辦公室副主任崗位任務說明書

8/8辦公室副主任崗位任務講明書編號：___YD/BG/002擬制：_____________核準：_____________生效日期：_____________一、差不多資料部門名稱辦公室崗位名稱副主任直接上級主任所轄人員本部門職員二、工作講明1、要緊職責1、協(xié)助主任做好各項工作。2、負責做好計算機系統(tǒng)建設、維護工作。3、協(xié)助分管后勤保障、房產(chǎn)治理工作。4、做好公司信息治理工作。2、要緊工作內(nèi)容1、參與部門治理，提出部門建設意見。2、積極主動的協(xié)助主任做好綜合協(xié)調(diào)、會務安排、后勤保障等治理工作。3、制定公司計算機應用和信息治理工作打算及其費用預算，經(jīng)部門討論，報領導批準后組織實施。4、制定公司信息化建設的系統(tǒng)方案，并進行可行性論證。5、制定公司計算機治理制度、操作程序和規(guī)范，經(jīng)審批后執(zhí)行；制定公司信息治理方案和有關細則，經(jīng)批準后實施。6、組織收集相關治理軟件的供應商資料，負責與供應商聯(lián)系、洽談，提出購買參考性意見。7、提出公司計算機大型硬件設備購買意見，負責與供應商聯(lián)系、洽談。8、開展對公司辦公自動化設備的維護保養(yǎng)和內(nèi)部局域網(wǎng)絡的軟硬件維護。9、跟蹤、檢驗公司信息化治理軟件的應用情況，并進行維護和升級完善。10、組織計算機防病毒和防黑客入侵等工作，負責公司計算機應用系統(tǒng)的安全和計算機信息資料的保密工作。11、建設和維護公司網(wǎng)站。12、對公司職員進行計算機知識和操作技能的指導或培訓，提高職員計算機應用水平。13、負責公司電話系統(tǒng)的治理與維護。14、依照公司治理需要，組織應用軟件的開發(fā)。15、依照主任授權，主持完成各項治理工作。16、保持與各部門的溝通和協(xié)作。17、完成上級交辦的其他工作。

3、要緊工作要求1、工作打算、總結1.1在每月第一個工作日，每季度首月的第三個工作日前，制定本職崗位的月度、季度工作打算，自查落實的情況；每年1月15日前，制定公司計算機應用和信息治理方面的工作打算，制定部門和全公司信息投資預算方案、信息設備采購方案，報批后執(zhí)行。工作打算的制定要及時、客觀，要具有全面性、科學性和可操作性；按打算開展各項工作，要及時跟蹤打算實施情況，發(fā)覺問題立即處理；要依照實際工作需要及時修改工作打算，并做修改記錄。1.2協(xié)助主任制定部門工作打算，要求能夠綜合平衡協(xié)調(diào)。1.3按打算完成工作并做好和工作小結、年度工作總結。2、制定制度2.1以公司現(xiàn)實情況為依據(jù)，及時制定、修改公司計算機系統(tǒng)治理制度，明確計算機應用系統(tǒng)的有關操作規(guī)范和維護保養(yǎng)的要求等，交主任審核后報送總經(jīng)理室審批，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實施并跟蹤檢查。2.2及時制定、修改公司信息治理制度，明確公司信息治理的分工、信息處理的程序、信息存儲和使用的要求，交主任審核后報送總經(jīng)理室審批，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實施并跟蹤檢查。3、信息化建設3.1依照公司的實際情況，提出公司實施信息化治理的建議。3.2掌握先進信息技術的應用情況，充分了解同行業(yè)信息化實施狀況，結合公司的實際情況，制定公司信息化方案，明確費用的預算、實施預備工作要求、實施程序的安排等，進行充分的可行性論證，經(jīng)批準后組織實施。3.3組織調(diào)查、了解計算機軟、硬件的性能和市場行情，收集相關供應商的資料，建立供應商檔案，明確供應商的信譽、服務和所供應軟硬件的性能優(yōu)缺點。與供應商聯(lián)系、洽談，貨比三家，綜合考慮價格、性能、有用性等因素，為領導做出引進先進信息技術的決策提供參考意見。4、系統(tǒng)維護4.1掌握計算機硬件、軟件系統(tǒng)的性能和配置，進行正確的安裝調(diào)試。4.2每月會同信息治理員，對公司的電話、傳真等信息設備和計算機應用系統(tǒng)進行一次全面的檢查和維護；對計算機硬件設備進行維護、保養(yǎng)，對軟件使用情況進行跟蹤檢查和維護、升級；關于各部門在計算機系統(tǒng)應用中反映的問題要立即解決處理，不拖延、推諉；對違反操作規(guī)定，損害設備的行為要提出處置意見，對超出費用的情況及時協(xié)調(diào)，專門情況要向總經(jīng)理室匯報，提出整改意見。5、系統(tǒng)與信息安全及時檢查計算機防病毒情況，安排做好防毒軟件升級，在病毒爆發(fā)日前要提醒各部門注意防毒，做好防止黑客入侵的技術工作，保證公司計算機應用系統(tǒng)的安全性和計算機信息資料的保密性。6、網(wǎng)站建設6.1制定公司網(wǎng)站建設方案，確定網(wǎng)站的容量、功能的區(qū)分、頁面的設計等內(nèi)容，經(jīng)審批后組織實施。6.2組織網(wǎng)站的維護和網(wǎng)頁的設計和更新。及時處理網(wǎng)站的系統(tǒng)問題，及時組織收集所要公布的信息，并對內(nèi)容進行嚴格的審查把關，每月至少更新一次網(wǎng)頁，有重要信息要立即公布，保持網(wǎng)站的新穎性和信息的準確性。使網(wǎng)站不斷完善，力求做到功能齊備，頁面美觀。7、培訓7.1在日常工作中隨時為公司職員提供計算機應用知識方面的指導和關心。7.2配合有關部門，開展對公司職員計算機知識和操作技能的培訓，精心安排培訓內(nèi)容，做好充分的預備，使培訓達到良好的效果。8、信息治理8.1協(xié)助主任組織做好收集、整理有關政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息工作，及時掌握公司相關的經(jīng)營、治理信息，每月初做書面報告遞交主任共同研討，遇有重要信息，立即匯報。8.2為公司重大決策事項提供信息支撐和專項研究報告：依照領導交辦的工作或公司治理中需要解決的重點問題，廣泛收集相關信息，參與專項調(diào)研。9、其他9.1注意平常與各部門的聯(lián)系、溝通，當其他部門需要協(xié)助時，不推諉、扯皮，積極做好協(xié)調(diào)配合。9.2積極主動地協(xié)助主任做好綜合治理工作，了解情況、參與協(xié)調(diào)，提出解決問題的方法。9.3了解和熟悉辦理會務及各類公務活動的具體細節(jié)，辦理小型會務，分擔大型活動的組織和落實工作。9.4分工治理公司機關內(nèi)部環(huán)境建設，檢查指導后勤保障工作，綜合處理通信、網(wǎng)絡線路、水電管線排布，環(huán)境衛(wèi)生治理。9.5協(xié)助主任做好部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)、治理，及時檢查、指導職員的工作，努力調(diào)動職員的工作積極性，力求形成良好的團隊氛圍，提高部門工作績效。9.6主任外出時，依照主任的授權，完成交辦的工作，遇到重大問題要及時加強聯(lián)系，向其匯報和請示，必要時要請示總經(jīng)理室。

三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學歷B計算機或相關專業(yè)大學本科以上學歷或相當程度。行業(yè)知識B熟悉航運行業(yè)知識，對行業(yè)進展趨勢的把握差不多準確。專業(yè)知識A掌握計算機軟硬件知識和網(wǎng)絡技術，掌握信息治理知識，熟練運用專業(yè)知識。能力領導能力C要能夠起到表率作用，能夠合理安排工作，能夠指導、關懷下屬。組織協(xié)調(diào)能力B綜合協(xié)調(diào)能力較強，能協(xié)調(diào)處理與上級、同事之間的工作聯(lián)系。能夠妥善處理各種人際關系。事務處理能力B能夠合理安排工作打算，及時、正確的完成各項工作，能夠解決突發(fā)事件。理解能力B能夠準確把握本身職務定位、工作內(nèi)容，比較準確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學知識能夠較為迅速的理解和掌握。決策能力C決策時要能夠考慮比較全面，方法比較科學，方案具有準確性和可行性。推斷能力B能迅速、準確的推斷專業(yè)性問題，掌握事實上質(zhì)，能較為準確的推斷從未遇到的問題，找到解決的方法。開拓創(chuàng)新能力B能夠較迅速地同意新事物，具有較強的創(chuàng)新意識，能夠在工作中提出切實可行的新思路、新觀點、新方法。