華儀酒店管理系統(tǒng)HYCOM使用說明書

H錦秋之星版使用說明書第55頁共55頁華儀軟件HYCOM錦秋之星版說明書華儀軟件系統(tǒng)工程有限公司Hua-yiSoftwareSystemEngineeringCo.,Ltd__________________________________________________________

目錄第一章基本概念3第二章總臺(tái)9客房預(yù)訂9新建預(yù)訂9訂單處理14分類統(tǒng)計(jì)31住店客人32住店客人處理32帳務(wù)處理37結(jié)帳37查詢條件56個(gè)人審計(jì)57房態(tài)59房態(tài)59清掃完畢59非出租房管理60維修房管理62遺失物品管理53租借物品管理65已結(jié)帳單66查帳66第五節(jié)客戶信息67第六節(jié)特殊帳戶70第二章報(bào)表72第三章夜審73審計(jì)的組成73夜審工作規(guī)程73夜審步驟75夜審需打印的報(bào)表78注意79系統(tǒng)設(shè)置82系統(tǒng)維護(hù)人員工作職責(zé)82

基本概念帳戶如同在銀行開戶一樣,客人住店期間的相關(guān)信息也需存放在一帳戶中。帳戶唯一性。本系統(tǒng)是以人為單位建立帳戶，而不是以房為單位建立帳戶的。1、用途：(1)、對(duì)于接待來說，帳戶用于存放客人信息；(2)、對(duì)于收銀點(diǎn)來說，帳戶是用于存放帳目的戶頭。2、分類：客人帳戶、團(tuán)主帳戶、公司旅行代理帳戶、特殊帳戶?？腿藥簦褐赣蟹刻?hào)的住店客人，住店客人每人一個(gè)帳號(hào)，主要用于記錄客人住店期間發(fā)生的帳目；以及通過該帳戶對(duì)客人的信息進(jìn)行處理。當(dāng)客人預(yù)訂或登記入住時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)為每一個(gè)客人分配一個(gè)帳號(hào)，該帳號(hào)是唯一的。團(tuán)主帳戶：指團(tuán)隊(duì)的主帳號(hào)。每一個(gè)團(tuán)隊(duì)系統(tǒng)都會(huì)分配一個(gè)唯一的帳號(hào)，主要用于記錄由團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一結(jié)算的帳目，以及通過該帳戶對(duì)團(tuán)隊(duì)的信息進(jìn)行處理。公司帳戶：指公司帳戶。當(dāng)需要以公司為單位處理信息時(shí)，就需要在系統(tǒng)中建立公司帳戶。主要是用于記錄該公司的帳目，以及通過該帳戶對(duì)相應(yīng)公司的信息進(jìn)行處理。旅行代理帳戶：指旅行社帳戶。當(dāng)需要以旅行社為單位處理信息時(shí)，就需要在系統(tǒng)中建立旅行社帳戶。主要用于記錄該旅行社的帳目，以及通過該帳戶對(duì)相應(yīng)的旅行社的信息進(jìn)行處理。特殊帳戶：所謂特殊帳戶，是指不同于上述四種帳戶的帳戶。一般是用于無房戶的帳戶掛帳簽單或按照帳戶欠款數(shù)額和帳齡進(jìn)行不定期的催款管理。說明：每次只能對(duì)一種類型的帳戶進(jìn)行處理，因此，五種帳戶每次只能選擇一種。“預(yù)訂”、“現(xiàn)住”、“離店”，“取消”是帳戶的四種狀態(tài)，可以同時(shí)查任意組合狀態(tài)的帳戶?！安樵儣l件”：指可以按“房號(hào)”、“中文名”、“英文名”、“帳號(hào)”四種基本條件的組合來查詢需要的帳戶“其它”：指除了上述條件外，還可以按該部分的條件來查找需要的帳戶。當(dāng)需要模糊查詢時(shí)，可以通過在前面加“%”或在后面加“*”來進(jìn)行模糊查詢。例如：在“中文名”欄輸入“%李*”，則表示查找中文名中含有“李”字的客人。3、組成：帳戶信息是由兩個(gè)部分組成的：檔案信息、占房信息。4、檔案信息：(1)、存放帳戶基本信息。(2)、又分為：客戶檔案（又稱客人檔案）、團(tuán)主檔案、公司檔案、旅行代理檔案、特殊帳戶檔案。(3)、客戶檔案標(biāo)志：H 黑客C 跑帳S 有遺失物品B 有租借物品K 保密P 禁止簽單T 免稅E 免服務(wù)費(fèi)M 留言L 去向(4)、團(tuán)主檔案狀態(tài)：預(yù)訂、現(xiàn)住、離店、取消。(5)、公司旅行代理檔案狀態(tài)：臨時(shí)、確定、封鎖。(6)、特殊帳戶檔案狀態(tài)：臨時(shí)、確定、取消、封鎖。5、占房信息：(1)、又稱住店信息。(2)、只有客人帳戶才存在占房信息。(3)、占房狀態(tài)：R 預(yù)訂I 現(xiàn)住O 離店X 取消N 失約D 延遲離店二、占房信息1、預(yù)訂單號(hào)：⑴、在預(yù)訂模塊中建立的預(yù)訂單信息才有預(yù)訂單號(hào)。⑵、操作員每次建立并保存預(yù)訂單信息后，系統(tǒng)才自動(dòng)分配預(yù)訂號(hào)，并將預(yù)訂號(hào)顯示在占房信息中。⑶、操作員應(yīng)將此號(hào)碼手工記錄在預(yù)訂單上，供其他部門統(tǒng)一使用。2、狀態(tài)：⑴、標(biāo)志占房信息的當(dāng)前狀態(tài)（預(yù)訂、現(xiàn)住、離店、取消、或失約）。⑵、注意：操作員在接待中進(jìn)行客人登記時(shí)，系統(tǒng)先將客人占房信息保存為預(yù)訂狀態(tài)，等操作員確認(rèn)客人入住后才改為現(xiàn)住狀態(tài)。3、余額：顯示該帳戶的當(dāng)前余額。4、客人姓名：由客戶檔案中自動(dòng)提取。5、VIP類型：由客戶檔案中自動(dòng)提取。6、團(tuán)隊(duì)：⑴、有團(tuán)隊(duì)名稱時(shí)表示該客人為團(tuán)員，無團(tuán)隊(duì)名稱時(shí)表示該客人為散客。⑵、可以使用模糊查詢方式選擇所屬團(tuán)隊(duì)。7、旅行代理、公司：⑴、系統(tǒng)按此項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)公司旅行代理銷售業(yè)績(jī)。⑵、可以使用模糊查詢方式選擇所屬公司旅行代理。8、到店日期：⑴、必輸項(xiàng)目，而且建立新的占房信息時(shí)，到店日期可以大于系統(tǒng)日期，但不能小于系統(tǒng)日期。⑵、建立新的占房信息時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)為系統(tǒng)日期。9、離店日期：⑴、必輸項(xiàng)目，而且離店日期必須大于等于到店日期。⑵、注意：操作員可以直接輸入客人的住店天數(shù)然后回車，系統(tǒng)可以根據(jù)到店日期自動(dòng)計(jì)算離店日期，節(jié)省操作員手工輸入時(shí)間。⑶、注意：此種輸入方式在客人短期住店登記時(shí)比較方便。10、房間等級(jí)：⑴、必輸項(xiàng)目。⑵、操作員可以直接輸入房間等級(jí)代碼，也可以從下拉框中選擇。房間等級(jí)代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。11、人數(shù)：⑴、必輸項(xiàng)目，而且人數(shù)必須大于房數(shù)。⑵、前面的數(shù)字代表大人數(shù)，后面的數(shù)字代表小孩數(shù)。12、房數(shù)：必輸項(xiàng)目。13、房號(hào)：⑴、占房信息房數(shù)為1時(shí)，操作員才可以直接輸入房號(hào)（直接占房）。⑵、已輸入房號(hào)的占房信息不能直接修改房號(hào)。只能通過“其他功能”中的“換房”功能進(jìn)行換房處理。14、房?jī)r(jià)代碼：⑴、必輸項(xiàng)目。用戶可以通過房?jī)r(jià)代碼來控制操作員任意打折。⑵、房?jī)r(jià)代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。如果操作員選擇了某房間等級(jí)后無任何房?jī)r(jià)代碼顯示的話，說明房?jī)r(jià)代碼設(shè)置不齊全，應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)維護(hù)人員更正。15、折扣：⑴、用戶可以通過折扣代碼來控制操作員任意打折。⑵、折扣代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。16、房?jī)r(jià)：⑴、下拉框中顯示的是外幣幣種代碼。操作員通過幣種代碼選擇，系統(tǒng)可以將所輸入的房?jī)r(jià)自動(dòng)進(jìn)行幣種轉(zhuǎn)換。不輸入時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)為人民幣房?jī)r(jià)。⑵、幣種代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。17、付款方式：⑴、對(duì)前臺(tái)催付有輔助作用。⑵、付款方式代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。18、核實(shí)日期：⑴、預(yù)訂單的最后核實(shí)日期。此項(xiàng)目對(duì)于長(zhǎng)期預(yù)訂、或以預(yù)訂為主要客人來源的飯店來說比較重要。⑵、不輸入時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)為到店日期的前一天。19、釋放日期：⑴、系統(tǒng)夜審時(shí)根據(jù)釋放日期釋放預(yù)訂單（將占房信息置為失約狀態(tài)）。⑵、不輸入時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)為到店日期。⑶、操作員修改客人到店日期時(shí)，如果新日期大于原有日期的話，系統(tǒng)自動(dòng)將釋放日期修改為新的到店日期。如果新日期小于原有日期的話，系統(tǒng)不修改原有釋放日期。此時(shí)，操作員應(yīng)手工進(jìn)行修改。20、用房類型：必輸項(xiàng)目。對(duì)系統(tǒng)夜審統(tǒng)計(jì)有重要影響。21、預(yù)訂類型：⑴、表示預(yù)訂單可以自動(dòng)或手工取消的類型。⑵、預(yù)訂類型代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。22、銷售員：⑴、系統(tǒng)按此項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)公司旅行代理銷售業(yè)績(jī)。⑵、銷售員代碼是在銷售管理模塊中提前設(shè)置的，不能隨意輸入。23、介紹人：系統(tǒng)默認(rèn)為訂房人。24、擔(dān)保：按用戶需求輸入。25、市場(chǎng)：⑴、系統(tǒng)按此項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)客房銷售情況。⑵、市場(chǎng)代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。26、客人類型：⑴、系統(tǒng)按此項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)客房銷售情況。⑵、客人類型代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。27、客源：⑴、系統(tǒng)按此項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)客房銷售情況。⑵、客源代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。28、Package：⑴、輸入房包餐、服務(wù)費(fèi)等每日附加費(fèi)用。⑵、Package代碼是系統(tǒng)初始化時(shí)提前設(shè)置的，不能隨意輸入。⑶、保存后的訂單只能在“其他功能中”修改Package設(shè)置。29、備注：255個(gè)字符。用于輸入客人簽單、要求等重要信息?？腿巳俗r(shí)，總有一些特殊的要求或者酒店內(nèi)有一些特殊的業(yè)務(wù)。為了方便各部門的工作，在建立訂單或填寫客人檔案時(shí)，就需在‘備注’中將這些業(yè)務(wù)加以注明。通常針對(duì)不同的業(yè)務(wù)采用不同的簡(jiǎn)略描述。如：‘RM/2+TAR+張’可以表示‘結(jié)帳時(shí)房費(fèi)減半并且轉(zhuǎn)應(yīng)收掛帳，張總批準(zhǔn)’。在訂單備注中注明‘RM/2+TAR+張’，收銀員即可根據(jù)此提示信息帳務(wù)處理。但要注意這只是提示信息，有關(guān)業(yè)務(wù)的審批手續(xù)還必須有。而且要加強(qiáng)管理。30、占房信息：保存訂單信息后系統(tǒng)自動(dòng)顯示該訂單的簡(jiǎn)要信息。31、建立、取消、入住、上次操作：在此記錄了此訂單的建立、取消、入住、上次操作的操作員及操作時(shí)間三、帳本：1、帳目存放地點(diǎn)。2、每個(gè)帳戶可以建立多個(gè)帳本，將不同付款方式的帳目存放在不同帳本中，便于帳務(wù)處結(jié)帳。四、帳項(xiàng)主要是從部門分級(jí)核算的角度出發(fā)，提出‘帳項(xiàng)’這一概念的。酒店的總收入由各營業(yè)部門的收入組成，如前廳部、餐飲部、客房部等。各部門的收入又由許多營業(yè)項(xiàng)目組成，如客房部有房費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等；餐飲部有中餐廳、西餐廳等。這些營業(yè)項(xiàng)目就稱之為‘帳項(xiàng)’。帳項(xiàng)的劃分：1299為借方帳項(xiàng)，對(duì)應(yīng)帳戶的費(fèi)用發(fā)生如房費(fèi)、電話費(fèi)、中餐廳等；大于300為貸方帳項(xiàng)，對(duì)應(yīng)帳戶的各種付款、預(yù)付款方式如現(xiàn)金、支票、預(yù)付押金等。五、簽單1、用途：1）、用于控制客人、團(tuán)主、特殊帳戶在飯店中各項(xiàng)消費(fèi)的可簽單掛帳情況。2）、本系統(tǒng)可以設(shè)定多個(gè)帳本，使不同的費(fèi)用計(jì)入不同帳本，便于結(jié)算。2、說明：“帳項(xiàng)部分列”出了可簽單的帳項(xiàng)，“選擇簽單模板”用于直接選用已設(shè)好的簽單模板，“客人簽單信息”用于設(shè)置個(gè)人簽單，“團(tuán)主簽單信息”用于設(shè)置團(tuán)主簽單。設(shè)置簽單的具體過程如下：1）、散客簽單：表示該客人在酒店消費(fèi)時(shí)，有哪些消費(fèi)是可以掛帳的。2）、團(tuán)主簽單信息：表示當(dāng)為團(tuán)隊(duì)客人時(shí)，團(tuán)主支付的帳。3、簽單的具體操作如下：將帳項(xiàng)設(shè)置為可簽單。首先在“帳項(xiàng)”框中將可簽單的帳項(xiàng)挑“√”，如果是全部可簽，則可使用“S全選”將全部帳項(xiàng)選中，如果是全部不可簽（即所有消費(fèi)只能現(xiàn)付），則可使用“U不選”將所有帳項(xiàng)前的“√”去掉，再在“客人簽單信息”中選擇要掛到的帳本，然后點(diǎn)擊“A--》”。將該帳設(shè)置為不可簽單。操作為：如果是取消單個(gè)帳項(xiàng)，則先在客人或團(tuán)主簽單信息的相應(yīng)帳本中選擇要取消簽單的帳項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“D《--”；如果將該帳本中的所有帳都設(shè)置為不可簽單，則先在客人或團(tuán)主簽單信息中選擇相應(yīng)的帳本，然后點(diǎn)擊“C清空”即可。簽單限額。表示該帳戶的掛帳限額。當(dāng)帳戶余額超過此限額時(shí)，則系統(tǒng)會(huì)提示超限額。套用現(xiàn)有簽單模板。指該種簽單方式已經(jīng)設(shè)置好，此時(shí)此帳戶的簽單剛好與設(shè)置的一樣，則此時(shí)在“選擇簽單模板”中選擇相應(yīng)的模板，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)套用該模板的簽單。F帳本設(shè)置。用于增加、修改或刪除帳本。每個(gè)帳戶最多可以設(shè)置10個(gè)帳本（A~~J帳本），帳本名稱由系統(tǒng)自動(dòng)給出。當(dāng)點(diǎn)擊“F帳本設(shè)置”時(shí)。其中：“轉(zhuǎn)帳帳戶”表示將該帳本與相應(yīng)的帳戶關(guān)聯(lián)起來，這樣設(shè)置后，當(dāng)前臺(tái)收銀轉(zhuǎn)帳時(shí)，就可以加快結(jié)帳速度。當(dāng)做團(tuán)隊(duì)客人的簽單時(shí)，一般是個(gè)人與團(tuán)主帳戶的簽單不要重復(fù)。但如果重復(fù)之后，可通過參數(shù)來加以控制：簽到團(tuán)主還是將所簽帳項(xiàng)簽到個(gè)人。六、可出租房飯店客房分為兩大類：可出租房、非出租房?？沙鲎夥坑址譃椋嚎沙鲎獾暮梅?、不可出租的壞房（即：維修房（OOO））?？沙鲎獾暮梅靠赡艹鲎饨o：零散客人、團(tuán)隊(duì)會(huì)議客人、長(zhǎng)包房客人、免費(fèi)客人、酒店招待客人（亦稱HOUSEUSE酒店自用房）。不可出租的壞房如果過多（例如：大批量房間改造時(shí)），會(huì)降低出租率。如果將這些房間設(shè)置為非出租房的話，可以提高出租率。由于管理方式的差異，各飯店計(jì)算出租率的方法可能各不相同。在本系統(tǒng)中，查詢子系統(tǒng)中出租率的計(jì)算公式可以在系統(tǒng)設(shè)置模塊中自行設(shè)定。報(bào)表中出租率的計(jì)算公式：現(xiàn)住房+過時(shí)出租房+鐘點(diǎn)房–免費(fèi)房–自用房總房數(shù)–非出租房說明：LS長(zhǎng)包房HU酒店自用房FR免費(fèi)房OOO維修房OOI非出租房HA客房部鎖房FA前臺(tái)鎖房HR鐘點(diǎn)房

第二章總臺(tái)客房預(yù)訂一、新建預(yù)訂基本流程：【2客房預(yù)訂】->新建預(yù)訂->輸入客人的占房信息->保存->關(guān)閉在主界面中按【2客房預(yù)訂】，查看客房可租情況。輸入日期查詢條件，選擇可租、占用、含應(yīng)離等查詢條件，可以選擇查看客房可租情況。選中某天某等級(jí)訂房，出現(xiàn)交叉十字光標(biāo)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，進(jìn)入新建預(yù)訂或訂單處理。分類統(tǒng)計(jì)匯總各種分類出租情況。如圖1-1-1所示圖1-1-11）、在主界面中直接按【新建預(yù)訂N】，進(jìn)入新建預(yù)訂單界面。如圖1-1-2所示圖1-1-22）、按飯店規(guī)定輸入預(yù)訂單信息·每輸入完一個(gè)項(xiàng)目后按回車光標(biāo)跳到下一個(gè)項(xiàng)目?！と绻枰祷厍耙粋€(gè)輸入項(xiàng)目，按住【Shift】鍵，然后再按一下Tab鍵即可。·在客人姓名處輸入中文名或英文名，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查詢歷史檔案中是否有該客人信息。如果有的話，系統(tǒng)會(huì)提示出歷史檔案的簡(jiǎn)要信息，參照歷史檔案中證件號(hào)碼等提示信息。如果當(dāng)日到店客人確實(shí)是歷史客人的話，按鍵盤中的【】、【】鍵移動(dòng)光標(biāo)后回車選中歷史檔案；如果當(dāng)日到店客人不是歷史客人的話，直接按【Esc】鍵，繼續(xù)按飯店規(guī)定輸入占房信息。如果輸入完主要占房信息以外，還要輸入其他信息，按【其他Q】，進(jìn)行輸入。輸入完畢后，按【關(guān)閉其他U】。此時(shí)再按【保存S】，才能把主要占房信息和其他信息都保存上，完成整個(gè)建立預(yù)訂單工作。如果不需要輸入其他信息，可以直接按【保存S】即可。如圖1-1-3所示。圖13）、為同一個(gè)客人或團(tuán)會(huì)建立多條占房信息<此時(shí)預(yù)訂單號(hào)是相同的>·輸入完第一條占房信息后，按【保存S】，直接輸入下一條占房信息，再按【保存S】，自動(dòng)生成第二條占房信息。4）、為不同客人或團(tuán)會(huì)建立訂單<此時(shí)預(yù)訂單號(hào)是不同的>·輸入完第一條占房信息后，按【保存S】，再按【新建客房預(yù)訂N】，系統(tǒng)清空原有所有輸入的訂房信息，輸入下一條占房信息，再按【保存S】。5）、新建預(yù)訂單時(shí)的幾項(xiàng)操作，此時(shí)操作是針對(duì)具體列表中某一條訂單的操作，而不是整張預(yù)訂單的操作?！ば薷模喊床僮髦行薷膱D標(biāo)，輸入修改內(nèi)容，按【保存S】·復(fù)制：按操作中復(fù)制圖標(biāo)，輸入新訂單中內(nèi)容，按【保存S】，增加另一條占房信息·取消：按操作中取消圖標(biāo)，提示“確認(rèn)取消嗎”，按【確定】，狀態(tài)由預(yù)訂變?yōu)槿∠??！せ謴?fù)：按操作中恢復(fù)圖標(biāo)，提示“確定恢復(fù)嗎”，按【確定】，狀態(tài)由取消變?yōu)轭A(yù)訂?！ず瀱危喊床僮髦泻瀱螆D標(biāo)，選擇可簽單帳項(xiàng)，按【保存S】。6)、新建散客預(yù)訂單輸入客人姓名，到店日期、離店日期、房間等級(jí)、房?jī)r(jià)代碼、實(shí)際房?jī)r(jià)、房數(shù)/免床、成人/兒童、客源、簽單模板，按【保存S】，再按【關(guān)閉X】，完成建立最基本信息的散客預(yù)訂單。其中客源選擇“散客”，簽單模板選擇“散客簽單”。如圖1-1-4所示圖1-1-47）、新建團(tuán)隊(duì)預(yù)訂單輸入團(tuán)會(huì)名稱，到店日期、離店日期、房間等級(jí)、房?jī)r(jià)代碼、實(shí)際房?jī)r(jià)、房數(shù)/免床、成人/兒童、客源、簽單模板，按【保存S】，完成建立最基本信息的團(tuán)隊(duì)預(yù)訂單。其中客源選擇“團(tuán)隊(duì)”或者“會(huì)議”，簽單模板選擇“團(tuán)員簽單”。訂單保存后，點(diǎn)擊團(tuán)會(huì)名稱后面“…”，調(diào)出團(tuán)會(huì)列表界面，按【簽單P】，簽單模板選擇“團(tuán)主簽單”，按【保存S】，系統(tǒng)提示“簽單保存成功”，按【確定】，再按【返回ESC】，再按【確定Y】。此時(shí)只設(shè)置了團(tuán)主簽單，繼續(xù)設(shè)置團(tuán)員簽單。從訂房列表中，操作中選擇簽單圖標(biāo)，進(jìn)入團(tuán)員簽單設(shè)置界面。先選擇團(tuán)員簽單模板，按【保存S】，系統(tǒng)提示“簽單保存成功”，按【確定】。再按帳本列表中右上角操作上面的“新建帳本”圖標(biāo)，屏幕自動(dòng)出現(xiàn)B帳本，點(diǎn)擊【》】，進(jìn)入轉(zhuǎn)帳帳戶選擇界面，選擇最底行【轉(zhuǎn)團(tuán)主帳戶G】，把“結(jié)帳轉(zhuǎn)帳”改為“發(fā)生即轉(zhuǎn)”，按操作中“保存”圖標(biāo)。把簽單信息中空白的帳項(xiàng)，選擇為B，按【保存S】，系統(tǒng)提示“簽單保存成功”，按【確定】，再按【返回ESC】，回到新建客房預(yù)訂界面，直接按【關(guān)閉X】，完成建立最基本信息的團(tuán)隊(duì)預(yù)訂單建立。如圖1-1-5所示圖1-1-5·特殊情況處理(1)、如果可租房數(shù)<0,為超預(yù)訂狀態(tài)，房?jī)r(jià)代碼為空，不允許再建立該等級(jí)的訂單了。(2)、如果實(shí)際房?jī)r(jià)與標(biāo)準(zhǔn)房?jī)r(jià)不等，系統(tǒng)彈出授權(quán)框，要求選擇授權(quán)人并輸入授權(quán)原因，以備將來核查，屏幕自動(dòng)出現(xiàn)紅色燈泡，起提醒作用。(3)、界面中紅顏色的項(xiàng)目是必須輸入項(xiàng)目，如果這些項(xiàng)目不輸入信息無法保存預(yù)訂單。(4)、簽單模板是根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置好的簽單信息自動(dòng)設(shè)置簽單。如果不選擇模板，也可以手工設(shè)置簽單。(5)、歷史客人（包括散客和團(tuán)會(huì)）建立預(yù)訂單時(shí)，輸入姓名后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出該客人或團(tuán)會(huì)的歷史檔案。操作員仔細(xì)核對(duì)檔案信息與新建訂單時(shí)客人信息是否一致，如果一致，按【確定Y】，選擇原有歷史檔案，進(jìn)行歷史客人預(yù)訂。如果不一致，按【關(guān)閉X】，新建客人檔案。(6)、如果房數(shù)為1，人數(shù)為1，系統(tǒng)自動(dòng)默認(rèn)為已分帳戶，自動(dòng)給出“臨1”數(shù)為1，人數(shù)>1，房號(hào)為空，系統(tǒng)自動(dòng)默認(rèn)為未分帳戶?！ば陆▓F(tuán)會(huì)和散客的主要區(qū)別是：團(tuán)會(huì)輸入團(tuán)會(huì)名稱，不要輸入客人姓名；客源選擇團(tuán)隊(duì)或會(huì)議；標(biāo)記中團(tuán)隊(duì)為G，會(huì)議為M；選擇團(tuán)主簽單和團(tuán)員簽單。散客輸入客人姓名，不要輸入團(tuán)會(huì)名稱；客源選擇散客；標(biāo)記中長(zhǎng)包為L(zhǎng)，自用為H；選擇散客簽單。二、訂單處理基本流程：【3訂單處理】->訂單客人列表->對(duì)訂單進(jìn)行處理->返回訂單列表->關(guān)閉1）、在主界面中直接按【訂單處理D】，進(jìn)入訂房列表界面，查看當(dāng)天所有預(yù)訂和現(xiàn)住客人情況?？梢酝ㄟ^主界面中各種查詢條件查詢相應(yīng)訂單，其中【快查F】，【組合G】中有常用查詢條件。如圖1-1-6所示圖1-1-62）、【快查F】中幾種常用查詢今日新增訂單今日修改訂單本日本操作員新增訂單本日本操作員修改訂單本銷售員訂單本銷售組訂單今日應(yīng)到訂單今日應(yīng)到散客訂單今日應(yīng)到團(tuán)會(huì)訂單今日應(yīng)到VIP訂單今日已到訂單今日取消訂單昨日失約訂單未審核訂單明日即將過期的臨時(shí)訂單明日應(yīng)到訂單明日應(yīng)到散客訂單明日應(yīng)到團(tuán)會(huì)訂單明日應(yīng)到VIP訂單三日后應(yīng)到散客訂單一個(gè)月后應(yīng)到團(tuán)會(huì)訂單三日內(nèi)候補(bǔ)預(yù)訂單臨時(shí)訂單3）、【組合G】中幾種常用查詢。如圖1-1-7所示圖1-1-74）、在主界面中直接按【修改訂單M】，進(jìn)入大宗訂單界面，在訂房列表中選擇一條訂單記錄，按操作中修改圖標(biāo)，彈出預(yù)訂單明細(xì)界面，進(jìn)行修改訂單操作。修改完畢后，按【保存S】，提示“確認(rèn)保存嗎”，按【確定】，回到大宗訂單界面，再按【返回B】，回到訂單列表界面。如圖1-1-8所示圖1-1-8如果修改完預(yù)訂單明細(xì)，要繼續(xù)修改其他信息，按【其他Q】，彈出其他信息界面，輸入完修改信息后，按【關(guān)閉其他U】，再按【保存S】，提示“確認(rèn)保存嗎”，按【確定】，回到大宗訂單界面，再按【返回B】，回到訂單列表界面。如圖1-1-9所示圖1-1-95）、在主界面中直接按【復(fù)制訂單C】，輸入復(fù)制訂單的客人姓名或團(tuán)會(huì)名稱，新到店日期，新離店日期，按【確定Y】，系統(tǒng)提示“保存成功，新訂單號(hào)是20060916006，需要查看新訂單嗎”，按【確定Y】，進(jìn)入大宗訂單界面，按【取消C】，回到訂房列表主界面。如圖1-1-10所示圖1-1-106）、在主界面中直接按【取消訂單Q】，輸入授權(quán)人和原因，按【確定Y】，系統(tǒng)提示“操作成功”，按【關(guān)閉X】，回到訂房列表界面。此時(shí)取消的是整張預(yù)訂單，而不是具體某一條訂房信息。系統(tǒng)自動(dòng)取消過期預(yù)訂單占房信息：·系統(tǒng)在每天夜審過程中將過期預(yù)訂單占房信息自動(dòng)置為失約狀態(tài)?！は到y(tǒng)認(rèn)為：釋放日期大于等于系統(tǒng)日期的占房信息是過期占房信息。·自動(dòng)失約的占房信息在置為過期的當(dāng)天進(jìn)入歷史資料中?！と绻绢A(yù)訂單還有其它有效占房信息的話，系統(tǒng)在其它占房信息到店之后將取消或失約的占房信息從當(dāng)前信息中徹底刪除。否則的話，系統(tǒng)按夜審參數(shù)設(shè)置中的保留天數(shù)進(jìn)行保留，過了保留天數(shù)后再從當(dāng)前信息中徹底刪除。如圖1-1-12所示圖1-1-127）、在主界面中直接按【訂單客人列表L】，進(jìn)入訂單處理界面?？腿肆斜碇杏卸喾N訂單處理操作。如圖1-1-13所示圖1-1-138）、訂單客人列表中各項(xiàng)功能介紹<1>、【客人住店信息1】：查看并修改客人基本訂房信息和基本客人資料信息。輸入完畢后，按【保存S】，屏幕下方出現(xiàn)紅色“保存成功”，按【關(guān)閉X】。如圖1-1-14所示灰色：系統(tǒng)自動(dòng)帶出預(yù)訂單中信息，不可修改?？瞻卓颍菏俏谋据斎肟颍梢灾苯愉浫肟腿诵畔?。下拉框：選擇輸入框中內(nèi)容，不要直接錄入信息。圖1-1-14<2>、【收定金押金】：收取客人押金或信用卡授權(quán)。可是使用押金計(jì)算公式計(jì)算押金。如圖1-1-15所示圖1-1-15<3>、分帳戶：在確定預(yù)訂單到店情況后，旅行社或預(yù)訂客人一般都給銷售部提供一份客人信息簡(jiǎn)表，其中包括每個(gè)客人的姓名、性別、證件號(hào)碼等簡(jiǎn)要信息。飯店提前將客人簡(jiǎn)要信息輸入計(jì)算機(jī)，一方面各個(gè)站點(diǎn)可以提前知道客人行程，以便店外客人尋人、留言、傳真等資料信息的保存；另一方面也可以為提前分房時(shí)確認(rèn)每個(gè)房間住客情況做好準(zhǔn)備。如果飯店沒有上述管理模式的話，可以不使用此功能，直接進(jìn)行預(yù)訂分房處理。分帳戶前后應(yīng)特別注意簽單控制、Packages設(shè)置正確與否。如圖1-1-16所示圖1-1-16操作方法：[1]、在客人列表界面選擇一條預(yù)訂單占房信息。[2]、按【分帳戶3】，進(jìn)入分帳戶界面。[3]、按系統(tǒng)提示進(jìn)行輸入，輸入完成后按【確定】。[4]、等待系統(tǒng)進(jìn)行處理并自動(dòng)返回客人列表界面。注意：客人列表中，房數(shù)列中鄰近顯示的1、0表示這兩個(gè)客人應(yīng)住同一個(gè)房間。在分房時(shí)，給其中一個(gè)客人分配房號(hào)后，系統(tǒng)也自動(dòng)給另一個(gè)客人分配同樣的房號(hào)。<4>、分房：預(yù)訂客人、特別是團(tuán)隊(duì)預(yù)訂、VIP預(yù)訂一般都應(yīng)該提前分房、準(zhǔn)備房卡。分房前后應(yīng)特別注意簽單控制、Packages設(shè)置正確與否。如圖1-1-17所示圖1-1-17操作方法：[1]、在客人列表界面選擇一條預(yù)訂單占房信息。[2]、按【分房4】，進(jìn)入分房界面。[3]、分房界面中，左側(cè)界面的上面顯示的是已分帳戶列表，下面顯示的是未分帳戶列表，最底行為分帳戶方式和分付方式，右側(cè)界面居中顯示是選房列表，右側(cè)顯示含臟房、含應(yīng)離等其他選房條件。[4]、雙擊未分帳戶列表，選房列表中會(huì)出現(xiàn)該時(shí)間段內(nèi)、該等級(jí)的所有可出租房房號(hào)，同時(shí)可以通過查詢條件篩選出所需的房號(hào)。[5]、雙擊已分帳戶列表，選房列表中會(huì)出現(xiàn)該時(shí)間段內(nèi)、該等級(jí)的所有可出租房房號(hào)，同時(shí)可以通過查詢條件篩選出所需的房號(hào)。[6]、在房號(hào)前面打勾表示選中該房號(hào)。取消已選中的房號(hào)只需將房號(hào)前面的對(duì)勾打掉即可。選中房號(hào)后，選房列表下面已選房數(shù)隨之改變。[7]、選中某一房號(hào)后，操作員也可以在左下腳的“每房人數(shù)”處人為修改本房號(hào)所住人數(shù)。[8]、分付費(fèi)用時(shí)要打勾選擇房費(fèi)或者雜費(fèi)。[9]、輸入完成后按【確定】，等待系統(tǒng)進(jìn)行處理，提示“該訂單分房完畢”，自動(dòng)返回客人列表界面。<5>、入名單：同一訂單客人批量錄入并修改客人基本客人資料信息。輸入完第一個(gè)客人資料，按【下一個(gè)N】，繼續(xù)輸入下一個(gè)客人資料，全部輸入完成后，按【保存】，提示“保存成功”，按【關(guān)閉X】，返回客人列表，屏幕自動(dòng)更新所有已修改的客人資料。如圖1-1-18所示圖1-1-18<6>、簽單：控制客人在酒店消費(fèi)時(shí)，有哪些消費(fèi)是可以掛帳的。簽單分為簽單模板、帳本列表和簽單信息。(1)、簽單模板：系統(tǒng)預(yù)先根據(jù)酒店情況設(shè)置好的模板信息。如果沒有任何改變，建立新訂單時(shí)就可以選擇簽單模板，自動(dòng)按規(guī)定分配好簽單中所有可簽帳項(xiàng)。如果有改變，可以先選擇簽單模板，再在簽單信息中手工修改部分可簽帳項(xiàng)。(2)帳本列表：能建立多個(gè)帳本，分別進(jìn)行掛帳、結(jié)帳。在預(yù)知客人將來結(jié)帳時(shí)轉(zhuǎn)帳關(guān)系的情況下，先建立好帳本轉(zhuǎn)帳關(guān)系，提高結(jié)帳速度。操作方法：[1]、建立多帳本，在操作圖標(biāo)中點(diǎn)擊新建帳本，系統(tǒng)自動(dòng)帶出B帳本，再按保存帳本圖標(biāo)，完成建立新帳本操作。如圖1-1-19所示[2]、編輯帳本設(shè)置轉(zhuǎn)帳關(guān)系，在操作圖標(biāo)中點(diǎn)擊編輯帳本，按“》”，設(shè)置轉(zhuǎn)帳關(guān)系，查找出轉(zhuǎn)帳帳戶，按【確定Y】。如圖1-1-20所示[3]、選擇一種轉(zhuǎn)帳方式：“結(jié)帳即轉(zhuǎn)”、“發(fā)生即轉(zhuǎn)”、“夜審即轉(zhuǎn)”。如果有轉(zhuǎn)帳限額，在限額處輸入限額。如果與以前帳本設(shè)置的轉(zhuǎn)帳關(guān)系雷同，可以選擇“轉(zhuǎn)帳關(guān)系同”，最后按保存帳本圖標(biāo)保存帳本。一旦操作過程中想取消以前的操作，按取消操作圖標(biāo)進(jìn)行取消。想取消已經(jīng)設(shè)置好的轉(zhuǎn)帳關(guān)系，按取消轉(zhuǎn)帳關(guān)系圖標(biāo)進(jìn)行取消。想取消已有帳本，按取消帳本圖標(biāo)進(jìn)行取消。圖1-1-19圖1-1-20(3)、簽單信息：具體設(shè)置哪些帳項(xiàng)可以簽單，哪些帳項(xiàng)不可簽單。操作方法：按【帳本A】進(jìn)入簽單信息界面，左邊為待選帳項(xiàng)，右邊為已選帳項(xiàng)。中間為選擇按鈕：添加、移除、清除。查看全部帳本，點(diǎn)擊【全部W】。設(shè)置完成后，按【保存S】，提示“簽單保存成功”，按【確定】，再按【返回ESC】，回到客人列表界面。如圖1-1-21所示圖1-1-21<7>、入?。河捎趫F(tuán)隊(duì)預(yù)訂有客人數(shù)量多、入住集中的特點(diǎn)，因此，預(yù)訂客人、特別是預(yù)訂團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)提前分房，客人到店時(shí)應(yīng)使用批量入住功能先將客人變?yōu)槿胱顟B(tài)。在不影響客房部查房、客人交預(yù)付款、到房間打電話、或到各外圍站點(diǎn)消費(fèi)傳帳的情況下，等到前臺(tái)接待處工作量小了以后，再將客人信息盡快輸入計(jì)算機(jī)。如果是提前到店的訂單入住時(shí)，提示“到店日期大于系統(tǒng)日期，是否提前入住”。如果是非預(yù)訂狀態(tài)的訂單入住時(shí)，提示“非預(yù)訂客人不能入住”。如果未分配房號(hào)的訂單入住時(shí)，提示“未分房號(hào)不能入住”。(1)、單一入住如果要入住的預(yù)訂單還沒有分配房號(hào)，請(qǐng)應(yīng)先分配房號(hào)。分完房號(hào)后，再在客人列表界面中選擇一條預(yù)訂單，按【入住7】，提示“入住成功”，按【確定】，等待系統(tǒng)進(jìn)行處理。刷新客人列表后，該預(yù)訂單已由“預(yù)訂”變?yōu)椤艾F(xiàn)住”狀態(tài)。(2)、批量入住在客人列表界面中按住【SHIFT】鍵，再按鼠標(biāo)左鍵，批量選擇多條訂單，再按【入住7】，提示“入住成功”，等待系統(tǒng)自動(dòng)完成入住訂單工作。自動(dòng)刷新客人列表后，列表中訂單的狀態(tài)由預(yù)訂變?yōu)楝F(xiàn)住。如圖1-1-22所示圖1-1-22<8>、取消分房：由于各種原因，對(duì)已分房號(hào)的預(yù)訂單進(jìn)行取消分房。只有預(yù)訂、失約、取消狀態(tài)的訂單可以操作取消分房。而現(xiàn)住、離店、預(yù)離、外宿等狀態(tài)的訂單不能進(jìn)行取消分房。單一取消在客人列表界面中選中一條預(yù)訂單，按【取消分房8】，提示“確認(rèn)取消嗎”，按【確定】，提示“取消分房成功”，等待系統(tǒng)自動(dòng)完成取消分房工作。自動(dòng)刷新客人列表后，列表中訂單的房號(hào)由1001變?yōu)榕R1。批量取消在客人列表按在客人列表界面中按住【SHIFT】鍵，再按鼠標(biāo)左鍵，批量選擇多條訂單，再按【取消分房8】，提示“確認(rèn)取消嗎”，按【確定】，提示“取消分房成功”，等待系統(tǒng)自動(dòng)完成取消分房工作。自動(dòng)刷新客人列表后，列表中訂單的房號(hào)由有房號(hào)變?yōu)榕R時(shí)房號(hào)。如圖1-1-23所示圖1-1-23<9>、連房：主要用于標(biāo)識(shí)當(dāng)入住的客人不是團(tuán)隊(duì)，同時(shí)又是一起到、離，或者一起結(jié)帳的客人房間的。如果客人與別的房間有連房，則在接待或收銀中查詢?cè)撨B房中的任一間房時(shí)，同時(shí)可將相應(yīng)的連房帶出?？赏ㄟ^此功能查詢當(dāng)前所有的連房或建立新的連房信息。如圖1-1-24所示圖1-1-24操作方法：[1]、在客人列表界面中選中一條預(yù)訂單，按【連房9】，進(jìn)入連房設(shè)置界面。在房號(hào)處輸入所需連房的房號(hào)?？梢暂斎胍粋€(gè)房號(hào)，也可同時(shí)輸入多個(gè)房號(hào)。使用英文逗號(hào)分割多個(gè)房號(hào)。再按【增加連房A】，屏幕會(huì)把已輸入房號(hào)的客人訂單顯示出來。在客人列表中的主帳列里選擇一個(gè)主帳戶，按【保存連房S】，提示“保存連房成功”，按【確定】，自動(dòng)刷新客人列表后，連房房號(hào)列顯示出主帳戶房號(hào)，完成新建連房工作。[2]、如果連房時(shí)就已知道將來由誰結(jié)帳，可以直接設(shè)置轉(zhuǎn)帳，提高結(jié)帳時(shí)速度。如果有多帳本，按屏幕下方，帳本選擇“B”或其他帳本，再按【過濾Q】，分別查出其他帳本的帳，再進(jìn)行選擇“轉(zhuǎn)入主帳戶”、“轉(zhuǎn)入帳本”和“轉(zhuǎn)帳類型”。如果只有A帳本，可以直接選擇“轉(zhuǎn)入主帳戶”、“轉(zhuǎn)入帳本”和“轉(zhuǎn)帳類型”即可。選擇完畢后，按【保存S】，提示“轉(zhuǎn)帳保存成功”，按【確定】，再按【關(guān)閉X】，回到連房主界面。如圖1-1-25所示圖1-1-25[3]、如果取消全部連房，按【取消全部連房C】，提示“當(dāng)前選擇的連房取消成功”，按【確定】，屏幕上只顯示出一個(gè)當(dāng)前訂單的房號(hào)了。<10>、取消入住：由于各種原因，將已入住的訂單恢復(fù)為預(yù)訂狀態(tài)。只有現(xiàn)住狀態(tài)的訂單可以操作取消入住。而預(yù)訂、取消、失約、離店、預(yù)離、外宿等狀態(tài)的訂單不能進(jìn)行取消入住。取消入住時(shí)只能選擇一條訂單取消，不能多條同時(shí)操作，否則系統(tǒng)提示“只能選擇一條數(shù)據(jù)”。按【取消入住A】，提示“確認(rèn)取消嗎”，按【確定】，提示“取消入住成功”，再按【確定】，等待系統(tǒng)自動(dòng)完成取消入住工作。自動(dòng)刷新客人列表后，列表中的狀態(tài)由現(xiàn)住改為預(yù)訂。如圖1-1-26所示圖1-1-26<11>、換房：由于各種原因，將已入住的客人進(jìn)行換房。只有預(yù)訂、現(xiàn)住、預(yù)離、外宿狀態(tài)的訂單可以操作換房。而取消、失約、離店等狀態(tài)的訂單不能進(jìn)行換房。換房只能對(duì)一個(gè)房間操作，不能批量換房。不同房間之間可以使用對(duì)調(diào)、換上、換下多種方式對(duì)客人進(jìn)行換房。一旦不同等級(jí)之間換房，引起房?jī)r(jià)修改，注意要在分付房?jī)r(jià)中直接修改。如圖1-1-27所示圖1-1-27操作方法：在客人列表界面中選中一條預(yù)訂單，按【換房B】，進(jìn)入換房界面。在房號(hào)后面的空白框中可以直接輸入房號(hào)，按【ENTER】鍵，自動(dòng)帶出該房間信息。也可以點(diǎn)擊房號(hào)后面的“…”，進(jìn)入選房界面，選擇好新房號(hào)，按【確定Y】，回到換房主界面，自動(dòng)帶出該房間信息。屏幕上方為原房號(hào)中所有訂單信息，屏幕下方為新房號(hào)中所有訂單信息?？梢园捶块g換房，默認(rèn)全選房間內(nèi)有客人，也可以單獨(dú)換其中一個(gè)客人。再按【換下D】，選擇好要換房的客人。如果需要修改房?jī)r(jià)，可以在分付房?jī)r(jià)中直接修改。最后按【確定Y】，提示“操作成功”，再按【確定】，自動(dòng)刷新客人列表后，列表中的房號(hào)變?yōu)樾路刻?hào)，房?jī)r(jià)也變?yōu)樾路績(jī)r(jià)。<12>、延?。河捎诟鞣N原因，需要修改預(yù)訂單的離店日期。系統(tǒng)默認(rèn)為原離店日期+1，整房延住。單一延住在客人列表界面中選擇一條預(yù)訂單，按【延住C】，彈出延住框，按【確定Y】，提示“延住成功”，按【確定】。等待系統(tǒng)進(jìn)行處理。刷新客人列表后，該預(yù)訂單的離店日期已經(jīng)修改完成。如圖1-1-28所示圖1-1-28(2)、批量延住在客人列表界面中選擇多條預(yù)訂單，按【延住C】，提示“多人延住，將會(huì)延住為一個(gè)離店日期，繼續(xù)嗎”，按【確定】，進(jìn)入延住框，修改離店日期，選擇是否整房延住。如圖1-1-29所示圖1-1-29<13>、調(diào)價(jià)：由于各種原因，需要修改預(yù)訂單的房?jī)r(jià)。單一調(diào)價(jià)在客人列表界面中選擇一條預(yù)訂單，按【調(diào)價(jià)D】，彈出單一調(diào)價(jià)框，輸入新房?jī)r(jià)，按【ENTER】鍵，系統(tǒng)自動(dòng)更新住店期間所有的房?jī)r(jià)為新房?jī)r(jià)。按Packages后面的“…”，選擇Packages項(xiàng)目。如圖1-1-30。再按【確定Y】，回到單一調(diào)價(jià)界面，在Packages文本框中，按【ENTER】鍵，再按【確定Y】，提示“調(diào)價(jià)成功”，按【確定】，等待系統(tǒng)進(jìn)行處理。刷新客人列表后，該預(yù)訂單的房?jī)r(jià)已經(jīng)修改完成。如圖1-1-31所示圖1-1-30圖1-1-31(2)、批量調(diào)價(jià)在客人列表界面中選擇多條預(yù)訂單，按【調(diào)價(jià)D】，彈出批量房間調(diào)價(jià)框。按要求輸入浮動(dòng)金額或浮動(dòng)比例%，選擇進(jìn)位方式，按【確定Y】，提示“批處理調(diào)價(jià)成功”。如圖1-1-32所示圖1-1-<14>、打?。捍蛴∑聊恢酗@示的所有訂單列表。在客人列表界面中選擇一條預(yù)訂單，按【打印P】，彈出打印框，選擇打印機(jī)，輸入打印頁碼，打印份數(shù)，按【打印P】，直接輸出給打印機(jī)進(jìn)行打印。<15>、返回訂單列表：切換單個(gè)訂單與多個(gè)訂單處理界面。三、分類統(tǒng)計(jì)基本流程：【2客房預(yù)訂】->分類統(tǒng)計(jì)->關(guān)閉在主界面中直接按【分類統(tǒng)計(jì)C】，進(jìn)入分類統(tǒng)計(jì)界面，按各種查詢條件可以隨時(shí)查詢客房可租情況統(tǒng)計(jì)。日期區(qū)段、按團(tuán)隊(duì)、按客源、按市場(chǎng)、按協(xié)議客戶、按國籍、按地區(qū)、按房間等級(jí)、按全部、按房數(shù)、按房費(fèi)、按均價(jià)、含應(yīng)離。按【查詢Q】，查出結(jié)果，按【關(guān)閉X】，回到客房預(yù)訂主界面。如圖1-1-32所示圖1-1-住店客人住店客人處理基本流程：【4住店客人】->客人列表->對(duì)訂單進(jìn)行處理->1）、在主界面中按【4住店客人】，進(jìn)入客人列表界面，對(duì)住店客人進(jìn)行處理?？梢酝ㄟ^主界面中各種查詢條件查詢相應(yīng)訂單，其中【快查F】，【組合G】中有常用查詢條件。如圖1-2-1所示圖1-2-12）、【快查F】中幾種常用查詢本日應(yīng)到客人本日已到客人本日應(yīng)離客人本日已離客人現(xiàn)住客人現(xiàn)住散客現(xiàn)住團(tuán)會(huì)現(xiàn)住VIP現(xiàn)住會(huì)員封鎖客人未審核客人戶籍不全客人超限額客人超低折扣客人信用授權(quán)三日內(nèi)過期客人余額不為0的客人帶余額離店客人本日延住客人本日換房客人本日客房升級(jí)客人本日調(diào)價(jià)客人本日預(yù)離客人3）、【組合G】中幾種常用查詢。如圖1-2-2所示圖1-2-24）、【隨手發(fā)S】：在文本框中輸入一些信息，在手機(jī)框中輸入接收人的手機(jī)號(hào)碼，就可以以手機(jī)短信的形式把這些信息發(fā)送到相關(guān)人員的手機(jī)上。提供隨時(shí)提醒、呼叫、通知等多項(xiàng)人性化服務(wù)。如圖1-2-3所示圖1-2-35）、【集中修改客人A】：集中查看并修改客人基本資料。在要修改項(xiàng)目前的空格中打勾選中，表示此次修改該項(xiàng)目的信息。輸入完畢后，按【保存S】，提示“保存成功”，按【確定】。如圖1-2-4所示圖1-2-46）、客人列表中有幾項(xiàng)操作，此時(shí)操作是針對(duì)具體列表中某一條訂單的操作，而不是整張預(yù)訂單的操作。·與他人同住：在客人列表中，按住【SHIFT】鍵，用鼠標(biāo)同時(shí)選中兩條訂單，再按要和他人同住的訂單操作里的與他人同住圖標(biāo)，提示“與他人同住”，按【確定】，提示“與他人同住操作成功”，再按【確定】，完成與他人同住操作。自動(dòng)刷新客人列表，顯示出要和他人同住的訂單中房號(hào)已由原房號(hào)改為同住人的房號(hào)?！そ獬。涸诳腿肆斜碇?，選中一條訂單，按操作中解除同住圖標(biāo)，按【確定】，解除同住關(guān)系?！ぜ尤耍涸诳腿肆斜碇?，選中一條訂單，按操作中加人圖標(biāo)，提示“加人”，按【確定】，提示“加人成功”，再按【確定】，自動(dòng)刷新客人列表，顯示該房間又新增一個(gè)同名客人訂單?！ぜ臃浚涸诳腿肆斜碇校x中一條訂單，按操作中加房圖標(biāo)，提示“加房”，按【確定】，提示“新增同一訂單號(hào)的、預(yù)訂狀態(tài)的房間，操作成功”，按【確定】，進(jìn)入分房界面，分配一個(gè)房號(hào)，提示“加房操作成功”，按【確定】，自動(dòng)刷新客人列表，顯示又新增了一個(gè)同名客人的預(yù)訂單。·設(shè)置領(lǐng)隊(duì)：團(tuán)會(huì)客人，領(lǐng)隊(duì)標(biāo)記為黃色，設(shè)置為領(lǐng)隊(duì)后才顯示為紅色。一般客人，領(lǐng)隊(duì)標(biāo)記為灰色，只有在連房中設(shè)置了主帳戶，領(lǐng)隊(duì)標(biāo)記才顯示為紅色。在客人列表中，選中一條訂單，按操作中設(shè)置領(lǐng)隊(duì)圖標(biāo)，提示“設(shè)置領(lǐng)隊(duì)”，按【確定】，提示“操作成功”，再按【確定】，自動(dòng)刷新客人列表，顯示標(biāo)記變?yōu)榧t色五角星。7)、快速開房在上門散客客人登記集中、接待處工作量大的情況下，操作員應(yīng)使用房態(tài)圖右鍵中的“快速開房”功能先登入客人簡(jiǎn)要信息，在不影響客房部查房、客人交預(yù)付款、到房間打電話、或到各外圍站點(diǎn)消費(fèi)傳帳的情況下，等到前臺(tái)接待處工作量小了以后，再將客人信息盡快輸入計(jì)算機(jī)。如圖1-2-5所示操作方法：[1]、在房態(tài)圖上用鼠標(biāo)選中某一間空房，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【快速開房】功能，進(jìn)入散客入住界面。[2]、系統(tǒng)默認(rèn)離店日期為系統(tǒng)日期、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)房費(fèi)、性別為男、民族為漢、國籍為中國、簽單模板為散客模板。姓名后面打勾選擇E，是用于區(qū)分輸入的姓名為英文名還是中文名。中文名為空，英文名打勾選擇。輸入姓名后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查詢?cè)摽腿耸欠駷闅v史客人。如果歷史檔案中有同名歷史客人信息，系統(tǒng)彈出歷史客人列表，并等待操作員選擇確認(rèn)。如圖3-1-5所示[3]、散客入住界面中左側(cè)為散客基本占房信息和客人基本資料信息，右側(cè)為相關(guān)的接口信息。左下腳連接身份證掃描系統(tǒng)。[4]、按飯店要求錄完客人信息后，按【入住C】，提示“接口設(shè)置成功”，按【確定】，保存并刷新訂單，繼續(xù)提示下一步操作。提示“是否收取押金”，按【確定】，彈出傳押金框。收取押金完畢后，按【關(guān)閉X】，繼續(xù)提示“是否入名單”，按【確定】，彈出入名單框。入名單完畢后，按【關(guān)閉X】，繼續(xù)提示“是否設(shè)置簽單”，按【確定】，彈出簽單框。設(shè)置簽單完畢后，按【返回ESC】，繼續(xù)提示“是否打印住宿登記單”，按【確定】，再提示“是否打印押金條”，按【確定】，自動(dòng)關(guān)閉散客入住界面，回到房態(tài)圖主界面，此時(shí)該房間的顏色已經(jīng)由空房變?yōu)檎挤俊？焖匍_房工作完畢。[5]、如果房間已有人入住的話，在房態(tài)圖上用鼠標(biāo)選中某一間占房，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，可以選擇【客人列表】、【客人詳細(xì)信息】、【同住】、【換房】、【延住】、【帳務(wù)處理】、【收押金】、【簽單】、【調(diào)價(jià)】、【連房】、【設(shè)置房態(tài)】、【客房信息】、【開電話】、【操作稽核】等相關(guān)功能。[6]、【同住】：是把現(xiàn)住客人的訂單復(fù)制了一遍。選擇一個(gè)客人姓名后，按【同住】，提示“操作成功”，按【確定】。再到客人列表中查看，分別有兩個(gè)同名訂單，新增訂單中房?jī)r(jià)為0。通過入名單修改新增訂單中的客人資料，此時(shí)同住工作完畢。[7]、【操作稽核】：用于核查房間中所有操作信息的記錄。圖1-2-58）、團(tuán)員與散客之間的相互轉(zhuǎn)換操作方法：[1]、團(tuán)隊(duì)結(jié)帳后，大部分團(tuán)員離店，也可能有部分團(tuán)員轉(zhuǎn)為散客繼續(xù)消費(fèi)操作員應(yīng)進(jìn)入該客人的住店信息界面，刪除“團(tuán)會(huì)名稱”中已輸入的內(nèi)容，修改客源代碼由團(tuán)會(huì)改為散客，修改簽單模板由團(tuán)隊(duì)模板改為散客模板，按【保存S】，再按【關(guān)閉X】。[2]、會(huì)務(wù)或零星團(tuán)員提前到達(dá)時(shí)操作員可能是按照散客進(jìn)行入住登記的。等到團(tuán)隊(duì)大量客人入住時(shí)，需要將這些散客重新劃歸為團(tuán)員操作員應(yīng)進(jìn)入該客人的住店信息界面，在“團(tuán)會(huì)名稱”中輸入要?jiǎng)潥w的團(tuán)會(huì)名稱按【ENTER】鍵，查詢出該團(tuán)會(huì)檔案，按【確定Y】，修改客源代碼由散客改為團(tuán)會(huì)，修改簽單模板由散客改為團(tuán)隊(duì)模板，按【保存S】，再按【關(guān)閉X】。注意：·無論是將團(tuán)員轉(zhuǎn)為散客、還是將散客轉(zhuǎn)為團(tuán)員后，必須要重新核對(duì)客人的簽單控制。·團(tuán)員轉(zhuǎn)為散客后，可能還需要按飯店規(guī)定要求客人交納預(yù)付款。·散客轉(zhuǎn)為團(tuán)隊(duì)后，可能還需要操作員手工將散客帳戶上已有的公付費(fèi)用轉(zhuǎn)入團(tuán)主帳戶中。帳務(wù)處理一、結(jié)帳基本流程：【5帳務(wù)處理】->輸入房號(hào)或團(tuán)名->選擇結(jié)帳帳戶->結(jié)帳->退房在主界面中按【5帳務(wù)處理】，對(duì)散客、團(tuán)會(huì)結(jié)帳退房。如圖1-3-1所示圖1-3-1為了清楚起見，我們將現(xiàn)付結(jié)帳（現(xiàn)金、支票、信用卡）和轉(zhuǎn)帳（轉(zhuǎn)客人、轉(zhuǎn)團(tuán)隊(duì)、轉(zhuǎn)特殊帳戶)、轉(zhuǎn)應(yīng)收、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分為四部分分別進(jìn)行介紹?，F(xiàn)付結(jié)帳操作方法：注意：以下操作應(yīng)使用鍵盤、特別是右側(cè)小鍵盤完成，以提高操作速度[1]、輸入房號(hào)，按【ENTER】鍵，在右側(cè)客人列表中使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊結(jié)帳帳戶，把該房間信息自動(dòng)帶入左側(cè)結(jié)帳退房界面中。在帳務(wù)處理界面中，系統(tǒng)提示操作員該帳戶的一些簡(jiǎn)要信息（特別是備注），供操作員結(jié)帳參考[2]、使用快捷結(jié)帳：按【F2結(jié)帳】【F2現(xiàn)金】【P打印】【ENTER】鍵[3]、一般結(jié)帳：按【F2結(jié)帳】，在帳項(xiàng)后面的空白框按【ENTER】鍵，彈出結(jié)帳帳項(xiàng)，使用鼠標(biāo)或按【↑】、【↓】鍵選擇結(jié)帳帳項(xiàng)，按【ENTER】鍵，自動(dòng)帶出實(shí)付金額，再按【ENTER】鍵，光標(biāo)到核對(duì)號(hào)，支票和信用卡必須輸入核對(duì)號(hào)，否則提示“請(qǐng)輸入信用卡號(hào)或支票號(hào)”。再按【ENTER】鍵，光標(biāo)到備注，如果有特殊說明可以寫入備注中。再按兩次【ENTER】鍵，彈出結(jié)帳列表界面，顯示出所結(jié)帳項(xiàng)、金額、核對(duì)號(hào)、備注等信息，提示“是否進(jìn)行結(jié)帳”，按【確定】鍵，彈出打印帳單界面，選擇多種不同格式的帳單，再按【打印P】，預(yù)覽帳單格式，再按【P打印】，按【X返回】，彈出客人退房界面，此時(shí)如果其他客人余額為零，選中后可以一起退房。如果余額不為零要單獨(dú)結(jié)帳退房。選擇其他客人同時(shí)退房時(shí)要在列表中客人前面打勾選中，再按【確定】，結(jié)帳并退房完成。如果結(jié)帳成功后，按【取消】鍵，再按右上角╳關(guān)閉結(jié)帳列表，回到剛才按【F2結(jié)帳】界面，可以重新選擇結(jié)帳方式進(jìn)行結(jié)帳。如圖1-3-2、圖1-3-3、圖1-3-4、圖1-3-5所示圖1-3-2圖1-3-3圖1-3-4圖1-3-5注意：·如果結(jié)帳時(shí)間超過中午12：00，那么按【F2結(jié)帳】時(shí)，提示“是否加收半日房費(fèi)”?！ね粋€(gè)房間同一天內(nèi)只能加收一次房費(fèi)，否則提示“已經(jīng)加收過房費(fèi)，不可再加收”?！ぬ崾尽笆欠襁M(jìn)行結(jié)帳”，按【確定】前，可以隨時(shí)按【Esc】鍵退出結(jié)帳操作·如果結(jié)帳客人余額為零，按【F2結(jié)帳】結(jié)帳時(shí)，提示“該帳本下無可結(jié)帳”，按【確定】，彈出同時(shí)退房客人框，再按【確定】，結(jié)帳并退房。·如果帳戶中有多個(gè)帳本的話，按【F2結(jié)帳】前必須先選擇不同的結(jié)帳帳本。多帳本要分不同帳本分別結(jié)帳。只有所有帳本的帳目都結(jié)清后，才能進(jìn)行退房。如圖1-3-6所示轉(zhuǎn)帳或轉(zhuǎn)應(yīng)收時(shí)不能進(jìn)行多種付款組合結(jié)帳。如果客人要求部分現(xiàn)付、部分轉(zhuǎn)帳或轉(zhuǎn)應(yīng)收的話，應(yīng)先將客人明細(xì)帳進(jìn)行劈帳、挑帳，分離出現(xiàn)付金額，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)帳或轉(zhuǎn)應(yīng)收。圖1-3-6·選擇自定義帳單格式時(shí)，需要選擇要修改的帳項(xiàng)，按【修改】，彈出帳目輸入框，可以在這里修改中文帳項(xiàng)名、英文帳項(xiàng)名、日期、金額、備注。修改完畢后，按【確定O】，回到打印自定義帳單界面。除了修改功能外，也可以增加、刪除已有帳項(xiàng)。如圖1-3-7所示圖1-3-7轉(zhuǎn)帳結(jié)帳操作方法：[1]、輸入房號(hào)，按【ENTER】鍵，在右側(cè)客人列表中使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊結(jié)帳帳戶，把該房間信息自動(dòng)帶入左側(cè)結(jié)帳退房界面中。[2]、一般轉(zhuǎn)帳（客人、團(tuán)隊(duì)、特殊帳戶）：按【F4轉(zhuǎn)帳】，彈出轉(zhuǎn)帳帳戶選擇框，可以按姓名、證件號(hào)、房號(hào)查詢出所有現(xiàn)住客人，也可以按團(tuán)名查出所有現(xiàn)住團(tuán)主帳戶，還也可以按帳戶名、帳戶編號(hào)查詢出長(zhǎng)期狀態(tài)的特殊帳戶。再使用鼠標(biāo)或按【↑】、【↓】鍵選擇轉(zhuǎn)帳帳戶，按【確定】鍵，彈出選擇轉(zhuǎn)帳帳本框，默認(rèn)A帳本、轉(zhuǎn)明細(xì)，也可以選擇不同帳本、轉(zhuǎn)合計(jì)。再按【確定】鍵，打印帳單，結(jié)帳并退房。[3]、【轉(zhuǎn)連房主帳戶L】：客人在連房中已經(jīng)設(shè)置了主帳戶，不必使用查詢條件，直接把該帳戶的明細(xì)帳轉(zhuǎn)至連房主帳戶中，直接彈出打印帳單界面，結(jié)帳并退房。如果沒有對(duì)應(yīng)連房主帳戶，提示“該帳戶無連房”，不能進(jìn)行轉(zhuǎn)連房主帳戶操作。[4]、【轉(zhuǎn)團(tuán)主帳戶G】：團(tuán)員轉(zhuǎn)團(tuán)主帳戶，不必使用查詢條件，直接把該帳戶的明細(xì)帳轉(zhuǎn)至團(tuán)主帳戶中，直接彈出打印帳單界面，結(jié)帳并退房。如果不是團(tuán)員，提示“該帳戶不是團(tuán)員帳戶”，不能進(jìn)行轉(zhuǎn)團(tuán)主帳戶操作。如圖1-3-8所示、如圖1-3-9所示圖1-3-8圖1-3-9轉(zhuǎn)應(yīng)收結(jié)帳操作方法：[1]、輸入房號(hào)，按【ENTER】鍵，在右側(cè)客人列表中使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊結(jié)帳帳戶，把該房間信息自動(dòng)帶入左側(cè)結(jié)帳退房界面中。[2]、一般轉(zhuǎn)應(yīng)收帳：按【F5轉(zhuǎn)應(yīng)收】，彈出轉(zhuǎn)帳帳戶選擇框，可以按帳戶名、編號(hào)查詢出應(yīng)收帳戶，再使用鼠標(biāo)或按【↑】、【↓】鍵選擇轉(zhuǎn)帳所需的應(yīng)收帳戶，按【確定Y】，按【確定】鍵，打印帳單，結(jié)帳并退房。如圖1-3-10所示圖1-3-10[3]、【轉(zhuǎn)協(xié)議客戶應(yīng)收】：客人在協(xié)議客戶中已經(jīng)設(shè)置了應(yīng)收帳戶，不必使用查詢條件，直接把該帳戶的明細(xì)帳轉(zhuǎn)至協(xié)議客戶應(yīng)收帳戶中，直接彈出打印帳單界面，結(jié)帳并退房。如果沒有協(xié)議客戶或協(xié)議客戶沒有對(duì)應(yīng)應(yīng)收帳戶，提示“該帳戶不是協(xié)議客戶應(yīng)收帳戶”，不能進(jìn)行轉(zhuǎn)協(xié)議客戶應(yīng)收帳戶操作。4、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳操作方法：[1]、簽單中設(shè)置了帳本轉(zhuǎn)帳關(guān)系為結(jié)帳轉(zhuǎn)帳，按【自動(dòng)轉(zhuǎn)帳】，直接彈出打印帳單界面，結(jié)帳并退房。如圖1-3-11所示圖1-3-115、團(tuán)隊(duì)結(jié)帳操作方法：[1]、在團(tuán)名中輸入團(tuán)會(huì)名稱，按【ENTER】鍵，可模糊查詢出結(jié)帳退房的團(tuán)隊(duì)。也可以在團(tuán)名中直接按【ENTER】鍵，彈出團(tuán)主列表，用鼠標(biāo)選擇或按【↑】、【↓】鍵選擇團(tuán)主帳戶，按【ENTER】鍵，自動(dòng)帶出團(tuán)主帳戶（紅色）和所有團(tuán)員帳戶。如圖1-3-12所示、如圖1-3-13所示圖1-3-12圖1-3-13[2]、按【C批處理】，再按【打印查帳單P】，批處理打印出所有或部分有余額的團(tuán)員的查帳單，交給陪同或會(huì)務(wù)組通知客人核對(duì)結(jié)帳。如圖1-3-14所示圖1-3-14[3]、按【C批處理】，再按【打印查帳單P】，批處理打印出所有或部分有余額的團(tuán)員的查帳單，交給陪同或會(huì)務(wù)組通知客人核對(duì)結(jié)帳。如圖4-1-14所示[4]、在【C批處理】界面中，打勾選擇所有余額為0的房間，按【退房E】，直接退房。如果選中有余額的房間，按【退房E】，提示“客人（北京大學(xué)會(huì)議）有未結(jié)帳，是否退房”，按【確定】，提示“當(dāng)前操作員無帶余額退房權(quán)限”，再按【確定】，關(guān)閉【C批處理】界面，回到帳務(wù)處理主界面。如果操作員有帶余額退房權(quán)限就直接帶余額退房了。正常情況下，操作員都應(yīng)無此權(quán)限。余額不為0的房間，應(yīng)按散客一樣結(jié)帳退房。[5]、團(tuán)員帳都已經(jīng)結(jié)清并退房完畢后，再結(jié)團(tuán)主帳戶的帳。[6]、如果團(tuán)主帳戶暫時(shí)不結(jié)帳的話，按【凍結(jié)帳戶】將團(tuán)主掛起，此時(shí)再對(duì)該帳戶傳帳，提示“客戶凍結(jié)，不可簽”，避免其它站點(diǎn)向已離店團(tuán)主簽單傳帳。6、挑帳(1)、挑出部分帳目進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)帳處理(2)、挑出部分帳目打印查帳單操作方法：[1]、按【2挑帳結(jié)】，進(jìn)入挑帳結(jié)帳界面。挑帳時(shí)可以直接在帳務(wù)處理界面中明細(xì)帳分組方式下，打勾選擇所挑帳目。如圖1-3-15所示[2]、在挑帳界面中按各種條件挑選帳目。如帳組、帳項(xiàng)、房號(hào)、轉(zhuǎn)入帳單號(hào)、起始日期、終止日期、帳本。[3]、不同帳本要分別結(jié)帳，不能同時(shí)結(jié)多帳本的帳。[4]、設(shè)置完挑帳條件后，按【查找】，等待系統(tǒng)自動(dòng)查找所有符合條件的明細(xì)帳目[5]、默認(rèn)查詢出的所有符合條件的明細(xì)帳前都已打勾選中，直接在結(jié)帳中輸入結(jié)帳帳項(xiàng)或按【F2現(xiàn)金】、【F3支票】、【F4轉(zhuǎn)帳】、【F5轉(zhuǎn)應(yīng)收】結(jié)帳即可。注意：選中一條從房費(fèi)中扣減的Package帳目時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)尋找另一條在相對(duì)應(yīng)帳項(xiàng)上增加的Package帳目，并設(shè)置上選中標(biāo)志。按帳組或帳項(xiàng)挑帳查詢后（例如：挑房費(fèi)），查詢出帳目就只有從房費(fèi)中扣減的Package帳目、而沒有另一條在相對(duì)應(yīng)帳項(xiàng)上增加的Package帳目。操作員挑帳時(shí)必須注意不要選中負(fù)的Package帳目，否則會(huì)引起結(jié)帳實(shí)際付款比應(yīng)付少、帳單中收回比發(fā)生少。圖1-3-157、傳帳進(jìn)行沖帳處理時(shí)，操作員必須得到本部門經(jīng)理主管簽字的調(diào)帳單。某部門要求打折或調(diào)整帳目時(shí)，必須下發(fā)帳目調(diào)整通知單，并由該部門經(jīng)理主管簽字外圍收銀點(diǎn)無計(jì)算機(jī)時(shí)，前臺(tái)收銀點(diǎn)應(yīng)嚴(yán)格審核外圍送來的原始單據(jù)，核實(shí)正確后將單據(jù)歸入客人檔案，同時(shí)進(jìn)行傳帳處理操作方法：[1]、按【F3傳帳】，進(jìn)入傳帳界面。如圖1-3-16所示[2]、系統(tǒng)默認(rèn)A帳本，如果該帳戶有多個(gè)帳本，請(qǐng)先選帳本再傳帳。[3]、操作員可以直接輸入帳項(xiàng)代碼，也可以直接按回車進(jìn)