公共事務(wù)部工作手冊

力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第1頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日目的：公共事務(wù)部工作手冊是明確集團辦公室公共事務(wù)部的工作流程，規(guī)范來訪接待、媒介采訪、會務(wù)安排、組織專項公關(guān)活動等方面的實施和管理。范圍：本手冊適用于集團辦公室公共事務(wù)部使用；集團各分公司可以參考本手冊執(zhí)行。職責：集團辦公室負責公共事務(wù)部的策劃、管理和監(jiān)督；集團各職能部門負責配合集團總辦開展公共事務(wù)部工作。方法和過程的控制：安排接待來訪：咨詢情況：了解來訪單位來訪的主要領(lǐng)導、目的、時間、人數(shù)及拜訪的部門和交流的內(nèi)容（要求t￥細），同時了解在交流過程中是否需要萬科準備介紹資料、安排接送、預定房間等事務(wù)。并請來訪單位提供文字資料。初步判斷：對于來訪，公共事務(wù)部原則上必須在不影響集團的正常運作的情況下積極安排。安排建議：需要對接待中的人員、地點、時間、內(nèi)容、程序等安排提出建議及注意事項。以方便領(lǐng)導及接待人員對接待做出準確的判斷。通知聯(lián)系單位：在回復來訪單位中，要以正式的函件發(fā)送到來訪單位，將接待的時間、地點、接待人員、接待程序及聯(lián)系人員知會來訪單位，同時也為與來訪單位最終確定。知會相關(guān)人員：根據(jù)接待的安排情況，應(yīng)知會相應(yīng)部門配合接待。以下情況要注意：如果接待涉及多部門及其他分公司，需要將每個環(huán)節(jié)的聯(lián)系人及聯(lián)系方法注明；如果接待安排集團副總以上領(lǐng)導接待，必須安排部門經(jīng)理或分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪同；如果接待的工作對公司的形象及聲譽比較重要，應(yīng)知會周刊及時采訪報道。安排接待：

力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第2頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日接待過程中，原則上按照計劃進行，但可根據(jù)來訪者的需求和在接待過程的實際情況適當做出變動。同時以下細節(jié)需要注意：接待前，要先了解清楚來訪人員的主要領(lǐng)導，方便互相領(lǐng)導間的介紹；接待中每15分鐘安排保潔員為來訪者添加飲料；除準備來訪單位所需資料外，還應(yīng)準備部分萬科周刊及其他公司宣傳性質(zhì)的資料；接待中需要注意來訪單位領(lǐng)導適當?shù)男菹r間；接待中也應(yīng)注意司機的安排，以便及時的調(diào)動車輛；如果接待涉及到其他部門及分公司，需要與各各環(huán)節(jié)的聯(lián)系人及時溝通。統(tǒng)計歸檔：接待后，對來訪的公司、來訪的人員、來訪的人數(shù)、交流的內(nèi)容及其交流的情況進行記錄。接待安排流程：統(tǒng)計歸檔力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第3頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日安排新聞媒介采訪：咨詢采訪情況：解媒介采訪的時間、地點、單位、欄目、記者、方式、目的、提綱和預計報導的情況等。同時與記者溝通采訪的重點、方法和需要準備的相關(guān)資料,并達成初步的共識。初步判斷：在不影響被采訪部門或分公司的正常工作情況下，必須安排。采訪內(nèi)容建議：采訪主要是以媒介記者要求為主，但對于采訪內(nèi)容的重點需要根據(jù)集團近期的實際情況，提出意見，能夠在報導中達到集團的宣傳目的。通知采訪單位：采訪接受后，公共事務(wù)部需要及時知會記者，同時根據(jù)記者提供的采訪，提供相關(guān)資料及集團希望報道建議發(fā)送與采訪記者供參考。知會相關(guān)人員：在確定安排后，必須知會周刊安排人員陪同，這對采訪的情況有一個初步的了解，如發(fā)現(xiàn)不妥當之處能夠及時匯報。統(tǒng)計歸檔：安排采訪后，對采訪的情況進行記錄。包括：采訪單位、欄目、記者、題材、時間等。協(xié)助安排集團領(lǐng)導參加論壇：咨詢情況：初步了解論壇的名稱、時間、地點、主辦單位、協(xié)辦單位、主要論題、邀請集團領(lǐng)導演講的范圍及其其他事務(wù)。初步判斷后，索取有關(guān)資料。初步判斷：對于以下情況公共事務(wù)部不安排：論壇牽涉到費用；論壇對集團或業(yè)務(wù)部門發(fā)展無直接宣傳作用。參與建議：根據(jù)公共事務(wù)部安排論壇的原則，及其有關(guān)論壇的安排提出建議，協(xié)助領(lǐng)導判斷。通知聯(lián)系單位：必須以文字形式確定，并對需要會務(wù)組協(xié)助安排有關(guān)事宜注明。知會相關(guān)部門：知會當?shù)胤止居嘘P(guān)集團領(lǐng)導參加論壇的基本情況，請當?shù)胤止靖鶕?jù)當

力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第4頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日地的情況，收集資料、安排接送、安排住宿、陪同參加等4.3.52安排人員制作演講稿。采訪安排流程：集團董事會會務(wù)安排：會議時間：會議的時間由股證事務(wù)部確定。會議地點：會議的地點一般安排在集團總部大會議室，但股東大會后舉行的董事會則需要安排就近的會議室。參會人員：集團董事會及監(jiān)事會成員。議程的確定：會議議程由股證事務(wù)部確定，但要知會會務(wù)人員，以便會務(wù)工作安排。力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第5頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日邀請函的派發(fā)：邀請函由股證事務(wù)部安排發(fā)送并確定來訪情況。會前的準備：會務(wù)人員安排：主持人（董事會秘書）、記錄員（股證事務(wù)代表）、接待員（股證事務(wù)代表）、服務(wù)員；資料一一股證事務(wù)部準備：會議議程、會議議案、表決；會議用品一一管理處或會場：鉛筆、草稿紙（各3張）；演講資料一一股證事務(wù)部準備：發(fā)言稿、演講PP、演講稿（王總、郁總、主持人各一份）；記錄資料一一股證事務(wù)部準備：記錄本、筆、錄音機、磁帶、電池；會議設(shè)備一一公共事務(wù)部或會場：電腦、投影機、屏幕；接待物品一一股證事務(wù)部準備：參與者名單、簽到單、簽到筆、車馬費（分帶裝好）、車馬費簽收單；水果點心一一公共事務(wù)部、股證事務(wù)部或會場準備：咖啡、咖啡伴侶、咖啡糖、鮮奶、紅茶、咖啡爐、咖啡杯、小盤水果（每人一份）、點心（曲奇）或其他食品；文排停車一一管理處或會場：會他物品一一公共事務(wù)部準備：文件夾、專用筆、鉛筆、限額支票、萬科紙袋、計算器、5號及7號電池、訂書機、訂書釘、雙面膠、大頭釘?shù)?。會場的布置：會議主要以商議為主，所以采用馬蹄型擺法，可參見圖1:文件資料、會議用品應(yīng)放置到文件夾中，并在會議開始半小時前放到每個坐位上；會議開始前15分鐘，將小盤水果擺在每個位置上；會議開始前30分鐘，將點心、咖啡、茶等其他食品擺在會場門邊處。

力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第6頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日oooooooooo董事長ooooooooooooooooooooo董事長圖：1會議的跟進：會議開始后，公共事務(wù)部安排人員更換水果、添加茶點和處理突發(fā)時間。集團經(jīng)營例會會務(wù)安排：會議時間：在每個季度的第一個月舉辦上一季度的經(jīng)營例會；會議地點：會議的地點一般安排在集團總部大會議室，為增加會議的多樣化，可以考慮將會議安排在各酒店或會議中心等地。會議人員：董事長、集團總經(jīng)理、集團副總經(jīng)理、集團總部各部門負責人及各分公司負責人。會前準備：會務(wù)人員安排：主持人、記錄員、服務(wù)員；會議用品一一管理處及會場：鉛筆、草稿紙（3張）；演講資料一一各分公司：演講PP、演講稿記錄資料一一公共事務(wù)部：記錄本、筆、錄音機、磁帶、電池；會議設(shè)備：一一公共事務(wù)部或會場電腦、投影機、屏幕；力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第7頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日安排停車管理處或會場：點心公共事務(wù)部或會場準備：咖啡、咖啡伴侶、咖啡糖、鮮奶、紅茶、咖啡爐、咖啡杯、小盤水果（每人一份）、點心（曲奇）或其他食品；其他物品：指示牌、坐牌、文件夾、專用筆、鉛筆、限額支票、萬科紙袋、計算器、5號及7號電池、訂書機、訂書釘、雙面膠、大頭釘?shù)取霾贾茫簳h以匯報及總結(jié)工作為主，而且人數(shù)較少，所以采用大馬蹄型擺法?？蓞⒓訄D2:會議開始前15分鐘，將小盤水果擺在每個位置上；會議開始前30分鐘，將點心、咖啡、茶等其他食品擺在會場門邊處；坐位按照職務(wù)擺設(shè)坐牌（和放置指示牌）。OOOOOOOOOOO演講臺ooooooooooooooooooooX總經(jīng)理t己錄員OOOOOOOOOOO^圖：2會議跟進：會議開始后，公共事務(wù)部安排人員更換水果、添加茶點和處理突發(fā)時間股東大會會務(wù)安排：會議時間：根據(jù)股東大會通知時間確定。會議地點：力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第8頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日根據(jù)股東大會通知地點安排，一般情況安排在東湖賓館。參會人員：集團董事會成員、監(jiān)事會成員和股民。會議議程的確定：會議議程確定由股證事務(wù)部制定。同意與會者：在證券時報或中國證券報刊登召開股東大會通知；股證事務(wù)部通知集團董事會成員及監(jiān)事會成員；公共事務(wù)部邀請公證處公證員和律師。會前準備：會務(wù)人員安排：主持人（董事）、統(tǒng)計人員、護箱員、記錄員、攝影人員、拍照人員、服務(wù)員；文件資料一一股證事務(wù)部指定，公共事務(wù)部印制并準備：股東大會議案、選票、提問單（董事會成員和監(jiān)事會人員除外）；會議用品一一公共事務(wù)部或酒店準備：鉛筆、草稿紙（各3張）；演講資料一一股證事務(wù)部準備：發(fā)言稿、演講PP、演講稿（董事長、總經(jīng)理、監(jiān)事長、董事會秘書、主持人各一份）；記錄資料一一公共事務(wù)部準備：記錄本、筆、錄音機、磁帶、電池；攝制組物品一一公共事務(wù)部準備：攝影機、錄象帶、相機、膠卷、專業(yè)電池；會議設(shè)備一一公共事務(wù)部或會場：電腦、投影機、屏幕；場地布置物品一一公共事務(wù)部準備：背景版、指示牌、坐牌；接待物品一一股證事務(wù)部和公共事務(wù)部準備：股東名冊（電腦）、簽到單、簽到筆、年報、宣傳畫冊、簽到牌、銀盤、會議資料；文排停車一一會場：會計人員的安排一一公共事務(wù)部：安排房間方便統(tǒng)計人員統(tǒng)計及公證員和律師的監(jiān)督。場他物品一一公共事務(wù)部準備：

力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第9頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日花筒、背景宣傳片、宣傳畫、投票箱、坐牌、文件夾、專用筆、鉛筆、限額支票、萬科紙袋、計算器、5號及7號電池、訂書機、訂書釘、雙面膠、大頭釘?shù)??；I備會內(nèi)容：確定總干事、執(zhí)行干事、簽到組、接待組、護箱人員、記錄員、統(tǒng)計組、后勤組的人員及工作職責；4.6.72與各會務(wù)人員介紹會議程序和商議需要注意的事項；會場布置：會場采用劇院式擺法（詳見圖3）。要求在每個位置上放置股東大會文件、選票、提問單（董事會、監(jiān)事會成員除外）、鉛筆、草稿紙、水；董事會、監(jiān)事會人員按順序擺設(shè)坐牌；粘貼背景版、集團宣傳畫，并放置指示牌；董事長、監(jiān)事會召集人、大股東、總經(jīng)理、主持人、律師、公證員和其他發(fā)言人位置上擺設(shè)話筒（后備兩個無線話筒做提問用）；確定茶點放置位置、上點心和更換點心的時間；安排服務(wù)人員傳遞話筒。背景版0000000000000O0000O00000000000000ooO0000000O0O0000000000000000000000000000000000000會議跟進:力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第10頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日會議開始后，跟進會議的每個環(huán)節(jié)的情況。集團業(yè)績推介會的會務(wù)安排：會議時間：時間安排在集團年報公告的第二天；會議地點：會議一般安排在富臨酒店，但可根據(jù)情況適當?shù)母淖?；參會人員：與萬科保持良好關(guān)系的基金經(jīng)理、證券公司和其他證券部門。議程的確定：.1.總經(jīng)理介紹公司上年各項指標和發(fā)展情況；基金經(jīng)理、證券分析員提問。邀請函的派發(fā)：股證事務(wù)部根據(jù)與基金證券商聯(lián)系的情況邀請。會前準備：會務(wù)人員安排：主持人（董事會秘書）、記錄員（股證事務(wù)代表）、接待員（股證事務(wù)代表、公共事務(wù)部）、服務(wù)員；資料一一股證事務(wù)部準備：演講稿；會議用品一一管理處或會場：鉛筆、草稿紙（各3張）；演講資料一一股證事務(wù)部準備：發(fā)言稿、敏感問題回答建議、演講PP、演講稿（王總、郁總、主持人各一份）；記錄資料一一股證事務(wù)部準備：記錄本、筆、錄音機、磁帶、電池；會議設(shè)備一一公共事務(wù)部或會場：電腦、投影機、屏幕；接待物品一一公共事務(wù)部準備：參與者名單、簽到單、簽到筆、胸牌；水果點心一一公共事務(wù)部或會場準備：咖啡、咖啡伴侶、咖啡糖、鮮奶、紅茶、咖啡爐、咖啡杯、小盤水果（每人一份）、點心（曲奇）或其他食品；文排停車一一管理處或會場：

力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第11頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日其他物品一一公共事務(wù)部準備：指示牌、文件夾、專用筆、鉛筆、限額支票、萬科紙袋、計算器、5號及7號電池、訂書機、訂書釘、雙面膠、大頭釘?shù)取霾贾茫簠⒖级聲?wù)布置，詳見圖4:OOOOOOOOO屏幕,主持人力,主持人力OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO圖：3新聞發(fā)布會會務(wù)安排（如果舉行大型的新聞發(fā)布會可參照股東會的安排）會議時間：重大信息披露的第二天；會議地點：集團總部大會議室；參會人員：國家及當?shù)刂卮笮侣劽浇榧芭c萬科有良好關(guān)系的新聞記者。邀請函的派發(fā)：公共事務(wù)部根據(jù)媒介記者通訊錄的邀請。會前準備：會務(wù)人員安排：主持人（集團辦公室主任）、接待員（公共事務(wù)部）、服務(wù)員；資料一一總辦準備：新聞稿（簽到時派發(fā)）；會議用品一一管理處：力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第12頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日鉛筆、草稿紙（各3張）；會議設(shè)備一一公共事務(wù)部準備：電腦、投影機、屏幕；接待物品一一公共事務(wù)部準備：參與者名單、簽到單、簽到筆；水果點心一一公共事務(wù)部或會場準備：咖啡、咖啡伴侶、咖啡糖、鮮奶、紅茶、咖啡爐、咖啡杯、小盤水果（每人一份）、點心（曲奇）或其他食品；安排停車一一管理處或會場：會他物品一一公共事務(wù)部準備：指示牌、文件夾、專用筆、鉛筆、萬科紙袋、計算器、5號及7號電池、訂書機、訂書釘、雙面膠、大頭釘?shù)取霾贾茫簳h主要以討論為主，所以采用馬蹄型擺法，可參見圖4:.1.會議開始前15分鐘，將小盤水果擺在每個位置上；會議開始前30分鐘，將點心、咖啡、茶等其他食品擺在會場門邊處。OOOOOOOOOOooooooooooorsiiiOOOOOQOQOOQJ總經(jīng)理IOOOOOOOOOOn圖：4舉辦網(wǎng)球邀請賽的安排：參賽者的選擇參賽者主要是邀請喜愛網(wǎng)球運動的深圳市政府領(lǐng)導、深圳市各大房地產(chǎn)公司老總及與萬科發(fā)展開發(fā)有聯(lián)系的有關(guān)領(lǐng)導。時間的選擇原則上選擇在11月的第一個周末（安排在周六上午比較好），但必須注意以下幾點：力科企業(yè)股份有限公司編號VKZB01-09名稱公共事務(wù)部工作手冊版式A/0第13頁共14頁編制王郁更改審核肖莉批準陳之平生效期2001年5月9日2.1.應(yīng)該考慮方便自己的工作安排；應(yīng)該考慮主要邀請的主要政府領(lǐng)導的時間，以及所喜愛的時間。避免與政府公眾活動時間相沖突。地點的選擇筆架山網(wǎng)球中心。費用申請：費用申請應(yīng)注意以下費用：場地布置費、獎品費用、服裝費用（帽子、衣服、褲子）、參賽者用品費（沐浴液、洗發(fā)液、毛巾、更換衣服、帽子）場地費、