外語系分團委學生會宣傳部工作手冊(送審稿)

外語系分團委、學生會《宣傳部工作手冊》（二〇一〇年）概述宣傳部是在系領導的指揮下，隸屬于外語系分團委、學生會的，一個綜合性和全面性的部門。它是外語系學生組織的重要窗口與傳話筒，工作雖較為繁重，但也是一個充滿著激情與挑戰(zhàn)的部門。宣傳部主要負責對外語系分團委、學生會的一些重要思想和成就以及外語系各項活動的宣傳工作。日常主要工作有：制作海報、橫幅、噴畫，設計舞臺背景，場地布置、裝飾等；負責管理本系宣傳用品和宣傳器具，派發(fā)本系的一些學習用報，張貼并向有關人員告知上級要求的一些通知或海報；部門內部培訓以及完成上級領導組織交代的其他工作。工作準則：真——真誠待人、真心為人、真抓實干新——積極創(chuàng)新、勇于開拓同——求同存異、顧全大局、齊心協(xié)力工作態(tài)度：主動、熱情、細致、耐心內部分工、各崗位職責、工作程序和方法內部分工：部門內設有：部長（一名），副部長（一或兩名），干事（每屆人數均視情況而定），宣傳委員（即大一、大二各班宣傳委員）。出于工作需要，又設有設計、繪畫、書法、后勤四個小組，副部長擔任組長，小組長（固定各一名）由組長在所有干事中挑選。各工作小組并非獨立性很強的個體，無論必要與否，都需相互學習、援助與合作。小組長要領好頭，及時上報本組最新動態(tài)。一般情況下，每個小組長都固定不變，需要更換時，干部討論并結合全體意見進行更換。其中，后勤組是一個臨時小組，除小組長外，其他組員只在工作需要時從所有干事或委員中挑選、安排。本部門內部屬部長最具權威性，干事與委員各司其職，其相互間并無明顯制約關系。整體層級關系為：部長→副部長→組長→干事與委員（其中，上一層級制約其下所有層級）各崗位工作職責和工作程序部長：服從本系領導、本系學生黨支部領導和本系分團委、學生會領導的指揮，接受來自上級組織的任務，合理向下屬分配任務；有序開展部門日常工作，組織擬定、審核本部門各時期工作計劃，及時完善本部的《宣傳部工作手冊》和制定本部發(fā)展藍圖。積極組織部門所有成員開展有益的培訓性和文娛型活動，鍛煉所有成員的工作能力，提高部門整體素質。及時向上級反映本部門最新動態(tài)，并對本系學生組織的工作提出合理意見和實質性建議。工作程序：接收任務→分析任務→計劃和安排→及時將任務分配給相關人員→及時向上級匯報工作進度 →收集來自下屬的關于工作完成情況的信息并作小結 →在本系分團委、學生會例會上作匯報并接受新的任務安排 →召開部門會議并作總結 →部署新的工作和任務副部長與部長一樣，同樣接受來自上級組織的工作和任務；協(xié)助部長開展日常工作，督促各工作小組的工作，及時匯報；擬寫工作計劃書或總結書，整理、管理部門大部分文檔、資料；提出對工作的合理意見和建議，必要時履行部長職責。工作程序：除部分細節(jié)要遵從上級指示外，程序與部長的相似。小組長：設計組：組織設計手繪海報、電子噴畫、大型活動的場景和舞臺背景，主要有構思、選材、排版、顏色處理等。繪畫組：組織繪制海報（如構圖、著色）、背景圖案、手工等。書法組：組織起草純文字性海報（如喜報、通知、公告）的內容并按格式書寫，設計并繪制海報上、噴畫上、舞臺背景上及活動場地的藝術字體等工作。補充：以上三小組長須參與每次的部門資料整理和管理中。后勤組：組織本部門內的文檔和資料收集，衛(wèi)生保潔，宣傳物品、用具的管理與購置，海報、噴畫和橫幅的貼掛與回收，彩旗的安置與回收，報紙的派發(fā)，重要文件的通知、宣傳等工作。必要時，提供機動人員處理相關事務。工作程序：體現于海報制作、后勤管理等過程中。干事：接受正、副部長的領導、監(jiān)督和安排，認真完成本職工作；按要求完成各項任務，積極配合做好干事考核工作；積極參與本系分團委、學生會和本部門組織的培訓或其他文娛性活動，認真從中學習與總結。對本部門或本系的相關工作提出實質性建議，勇于進諫；工作程序：接受任務→分析任務→執(zhí)行并及時向部長或負責人匯報工作進度→向負責人小結工作并提出建設性意見→與會并在會上作有關匯報和記錄宣傳委員：因其日常工作主要體現在其所在班級中，故須服從本部門和所在班級的班長或團支書的領導，以及及其合理的工作安排。積極參加本部門的工作匯報總結會，有針對性、建設性地提出我系或本部門宣傳方面工作的意見或建議。工作程序：暫不做說明。工作方法（僅供參考）及一些注意事項：工作匯報、或有緊急情況需向上反映時，原則上應該逐層上報，避免越級。但是，在逐層上報不成功，且事件十分緊急時，應及時向有關領導反映。事后再向上一級說明有關情況。各成員明確自己的工作安排，且對部門其他人員的工作安排有一定了解，方便應急時的工作調整。提高憂患意識，隨時檢查部門工作（如海報、橫幅等是否完好，噴畫上的文字有無錯誤），并及時匯報和解決問題。公私分明，嚴肅、細心地工作。注重團隊合作，揚長避短。注重時間和人力的集散。執(zhí)行多項任務時，較緊急的任務優(yōu)先完成，單一任務時，則快速完成，不脫節(jié)。保持對本部門職能的清醒認識，捕捉身邊的與部門有關的信息。加強對工作的預知性，不拖拉。與其他部門的交流與合作，應注意：先明確雙方的工作關系。寬厚待人并保持思想上的統(tǒng)一，目標一致——把活動辦好。注意工作細節(jié)的推敲，謹慎細致的完成每一項工作。及時總結經驗與不足，勇于承認錯誤，也要勇于堅持自己好的建議。開展活動時責任分工明確，敢于以身作則。宣傳部主要規(guī)章制度人員管理制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。各成員必須嚴格遵守本系分團委的各項規(guī)章制度（詳情請到工作室查閱或在本部門電子文檔庫中瀏覽），嚴于律己，在工作中做到言必行，行必果。樹立為廣大同學服務的思想，不以權謀私，言行不損害所在集體的形象各成員應主動聯(lián)系廣大同學，及時將學生情況反饋給有關部門。對上級組織的集體培訓及本部門開展的培訓應認真學習、把握。掌握計劃、總結、喜報、通知等的規(guī)范性書寫，熟練海報制作、舞臺背景設計、口頭宣傳等操作，憑良好的技能、經驗和人品贏得其他組織的好評，并為宣傳部爭得榮譽。部門內部干部與干部、干部與干事、干事與干事間應積極交流，為本部門營造活躍、上進的良好氣氛。每學期、每學年本部都會按照本系分團委、學生會的統(tǒng)一部署，并根據本部干事考核制度對干事進行打分，副部長直接由部長打分，其所得分數將作為其個人綜合測評中部分項目加分的參考，得分一直前列者將上報給以適當的表揚。本部門人員的任免嚴格按照本系分團委、學生會***制度并結合本部門有關規(guī)章執(zhí)行。一般不允許副部長、正式干事員、考察期人員在任職期間離崗。因特殊情況需辭職的，須向本系分團委、學生會主席團遞交辭職報告，待其批準后卸任，否則按撤職處理。會議制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。例會：（1）如無特殊情況，每兩周召開一次部門例會，具體時間、地點適時通知；（2）會議主要針對上兩周工作進行總結，以及對下周的工作做部署；（3）與會人員為全體干部和干事；（4）流程：考勤考勤部長或副部長主持會議各負責人對工作完成情況作小結針對存在問題進行討論，尋找解決方法針對工作如何分配安排進行全體討論部長或副部長說明近期工作部長或副部長作點評，副部長記錄部長或副部長確定總體安排后，各分組作具體安排（一天內完成）散會工作匯報總結會：（1）時間、地點適時通知；（2）與會人員：本部全體干部、干事；（3）會議流程：針對工作進行討論，并作總部署和安排針對工作進行討論，并作總部署和安排考勤部長或副部長主持會議各與會人員反映工作情況副部長對工作作全面匯報根據匯報和反映情況，部長做工作總結部長或副部長說明臨近的主要工作確定總體安排后，各成員做好工作準備散會緊急會議。為應付上級臨時交代的任務而召開，時間、地點靈活安排，出席人員按任務性質通知。會議流程：負責人當場作具體負責人當場作具體安排并作記錄散會部長或副部長說明任務記錄與會人員針對任務如何分配安排進行全體討論部長或副部長分配安排和工作會議準備：會議主持人必須明確會議目的，充分準備會議內容，按時完成會議內容，正確引導會議議程。會議相關工作人員必須做好通知工作，確保全部參會人員都收到通知并了解會議目的，收集并整理好會議的相關內容，會前布置好會場（衛(wèi)生、桌椅等）。各成員應準備好與會議內容相關的事項，且必須認真做好筆記。會議紀律：必須提前10分鐘到達會場，到后先簽到。到會議開始前5分鐘時，由相關人員聯(lián)系未到場者。考勤人員嚴格考勤。禁止一切開會不帶紙筆的現象。會議開始前所有人員必須將通訊工具調整至靜音或關閉狀態(tài)。會議期間不得制造任何噪音。無特殊情況，參會人員不得無故缺席、遲到或早退。因故不能到會的，須在會前一小時向部長請假，或找適當的人員代為出席。否則，一律視為無故缺席。所有人員在會議的各項表現情況將作為考核的重要參考。新成員錄用制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。自愿報名。報名后需在面試之前一天向負責人遞交入部申請書。一般情況下，本部錄用對象的能力要求為：對水粉、水彩、漫畫、素描、國畫、各種藝術字體、Logo設計、活動場景設計和制作以及Photoshop等繪圖軟件的基本操作，以及其他美工制作具有一定功底或有濃厚興趣者。凡報名者政治面貌為預備黨員或正式黨員，同時具有上一條規(guī)定的能力要求的，經上級批準，可暫且將其錄用為正式干事員。本部門將根據本系分團委、學生會的統(tǒng)一部署進行招新，然后對報名者進行一輪或二輪的面試。面試通過者按計劃考察期，考察期內工作態(tài)度、組織紀律性良好并且無嚴重工作失誤者，經上級審核批準后便可轉為宣傳部正式干事員。副部長選拔制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。競選者條件：屬本部門成員。具有較高的思想覺悟和較強的責任心。一定的文字、語言表達能力，能獨立起草各項計劃、決議、總結，能獨立主持會議，部署落實各項工作。有開拓創(chuàng)新意識，善于思考，有宏觀上駕馭工作的能力。對工作熱情主動、肯于吃苦。有較好的群眾基礎。學習勤奮刻苦，態(tài)度端正，體能達到學校要求的正常標準。補充：條件1和5為必要條件。條件2、3、4需至少具備兩個。選拔方式：以自薦、推薦方式參與競選；競選者按計劃進入選拔考察期，考察方式視情況而定，主要考察其責任心、實踐能力、交際能力、組織能力、應急能力以及耐性；考察期結束后，由本部門所有成員根據每位競選者在考察期間的表現，結合其學習和生活狀況，以選舉方式得出4名以下或4名副部長候選人；若候選人為一名，則由部長將其上報主席團和分團委書記審批；若候選人超過一名，則需召開競選大會（大會細則下續(xù)），得出當選者（原則上為一名，但出于工作需要，部長上報申請通過后，亦可為兩名），再由部長將其上報主席團和分團委書記審批；待審批通過后，在尊重個人意愿的前提下，當選者于本系學生干部換屆暨表彰大會上正式宣布任職。競選大會細則：會前須做好充分準備，保證大會按照計劃順利進行。必要與會人員：本部門干部、部分待換屆的干事、新錄用的全體干事，以及一些代表性較強的嘉賓（如分團委副書記、黨員）。會議流程在此不作說明。但須注意的是，會議正式開始前應明確說明競選的原則、方式、時間安排、參考數據等，增加大會的透明度。（具體操作可參照2009年副部競選方案中的部分內容）。選舉結束后，須再由主要干部進行討論（選票只視為一個參考），得出最終當選者，并在適當的時候公布名單。會后向主席團匯報情況。干事、委員培訓制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。培訓目的：培養(yǎng)、鍛煉設計、繪畫、美工、組織管理等方面人才，更好地提高宣傳效果,對外展示完好形象。為本系建立一支多能的宣傳隊伍，全面提升工作人員的素質，更好的服務廣大同學。

為部門成員提供良好的特長提升環(huán)境和交流平臺。培訓形式：集體培訓（由部長或副部長主持）與個人操練相結合。每月集中1-2次學習，其余時間自主把握。培訓內容：學習本部門的《工作手冊》。海報、藝術字、舞臺設計、Photoshop/Firework/Coreldraw等軟件的基本操作、Microsoftoffice軟件的基本操作等。分團委、學生會集體組織的培訓項目。每次集體培訓開始前一個星期，組織者須做好充分準備，確定好每次集體培訓的具體時間、時長、內容。每學期期中和期末時，組織者須各安排一次培訓心得交流會。培訓注意事項：集中培訓時，將嚴格考勤，并將考勤情況作為干事考核參考項目。須請假的培訓開始前1個小時向部長說明原因，事后須主動了解，及時自行補上所缺培訓項目。集中培訓時，各成員須認真聽講并做筆記，勤動腦、動手?？山栌霉ぷ魇疫M行練習，但須先詳細瀏覽本部門《工作室制度》。財務制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的。本部門各成員必須嚴格按照有關規(guī)定進行物品購置和報銷。在確定一項活動即將到來后，立即估計本部門需購置的物品，并做出經費預算，而且必須在***時候將本部門經費預算表交于生活部，待生活部向上級申報并通過后，方可以開始購置物品。物品的驗收：凡大型宣傳用品（如橫幅、噴畫、彩旗、系旗）購置后須經分團委書記或大隊長驗收。驗收后方可報銷。在本部門的活動經費預算中須寫明具體品名、單價和數量，涉及經費過多的（80元以上）需由本部門部長或副部長跟大隊說明。后勤組注意：物品購置前最好先匯總好所需，然后統(tǒng)一購置。并在購置之前必須問清賣方能否開具發(fā)票。原則上必須要求賣方開具正規(guī)發(fā)票（購置地點以較大型的、較規(guī)范的店鋪或超市為最佳選擇），發(fā)票或收據應寫明具體、明確的項目名稱，發(fā)票抬頭必須是學校全稱：“廣州航海高等?？茖W?！薄Ｒ驗闀r間不允許、無法提前預知或賣方方面的原因等導致無法按照要求開具發(fā)票的，先征求部長意見再進行購買。不按要求執(zhí)行的、以權謀私的、假公濟私的并損害集體利益的，一經查明，將不予以報銷并給予其嚴肅處理。工作室制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。本部成員必須愛護宣傳用具、節(jié)約墨水、顏料、紙張等。進行練習時，可以使用非一次性的用品，其余的用具請自備。本部成員應主動維持工作室衛(wèi)生，保持干凈、清潔，節(jié)約水電。本部成員有責任保護工作室內物品，特別是本部門的物品或用具，未經允許不得帶走任何物品。需借用用具、書籍或資料的，向本部部長申請并作相關登記?？稍诠ぷ魇覂扔懻摰坏么舐曅鷩W打鬧（或進行體育活動）影響隔壁老師辦公。進出工作室須輕敲輕關，舉止文明，語言大方。個人物品請妥善保管，不得留在工作室內。工作資料管理制度為規(guī)范本部門內部各種資料的管理和便于查閱使用,特對文檔的收集、整理、保管、查閱做出如下規(guī)定：后勤組負責在每次任務或活動后及時詢問并收集所有可供存檔的材料（具體工作時所產生的所有書面、音像、電子等資料），交由副部長組織其他三個工作小組組長統(tǒng)一進行整理歸檔。副部長要及時督促各小組資料的上交工作，及時對其進行分類、整理，必要時制訂目錄，統(tǒng)一存放于適當位置。各小組長有責任了解現有文檔的內容和存放位置。補充（需保存文檔項目）：各階段的的工作計劃及工作總結（需紙質和電子文檔各一份）。具體活動詳細的計劃、活動流程、總結等（均可為電子文檔）。學校及本系有關部門印發(fā)的重要宣傳品，如：各類活動的通知、刊物、傳單、簡報等。本部所參加的本系學生組織例會、本部門所有會議及其他大型會議的內容記錄。學期初本系重要老師領導、學生黨支部各部門負責人、分團委各部門人員、學生會各部門人員的名單、職稱及聯(lián)系方式。由副部長組織各小組每學期進行兩次更新。運動會等比賽項目的秩序冊、賽程安排、運動員名單及成績等。各小組可根據實際情況對材料的內容進行補充。電子文檔規(guī)范制度：本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。本部門電子文件夾下的文件應包括下列幾個：《宣傳部工作手冊》：部門概況、工作準則、結構分工、各種制度、宣傳部物品和用具管理、部門發(fā)展藍圖等；部門日常工作：存放部門日常工作數據（考勤、各月工作計劃和總結、各類活動完整材料、各種大小通知和通報；部門活動：由本部門發(fā)起、組織的各項活動的完整材料；備用表格：本部門成員的詳細聯(lián)系方式、分團委、學生會全體成員聯(lián)系方式（副部長級以上名單、干事、委員名單）、最新各班班長、團支書聯(lián)系方式、值班安排表，各類模板等等。其它：不屬于以上分類的其它文件。各電子文檔、文件夾的命名方法：對于隨時有可能更新的電子文檔（如班長團支書聯(lián)系方式）和一些內容展示沒有確定，尚需商議改動的文檔或文件夾（如各類活動的方案、策劃，換屆名單、委員擬定名單等）在其主題命名后面的括號內加上更改的日期或其他注釋，便于區(qū)分；建立名為“活動記錄”的文件夾，在其里面建立多個子文件夾存放完整材料（活動策劃、方案、流程、預算、總結、數據、照片、活動經費報銷表等），并將各子文件夾命名為各活動的活動名稱再加上活動開展的具體時間。電子文檔、文件夾的整理和存放：部長和副部長的電腦硬盤中均需保存相同或相似的各項資料。在本部門的U盤中保存最全面的資料。保密資料需加密（密碼由干部保存。副部長須對U盤進行不定期清理。在對文檔或文件夾中內容進行更改后，在文檔或文件夾上注明修改時間，并刪除改前的文檔或文件夾，以免造成冗余。各種材料性文檔字體、格式的標準：電子文檔的正標題統(tǒng)一用黑體，二號字體，不加粗；正文統(tǒng)一用仿宋GB-2312，小三號字體，段落為固定值25磅，不加粗（需打印的以整體美觀、節(jié)約為宜，在此不作具體要求）。落款統(tǒng)一用宋體，四號字體，段落為固定值20磅，不加粗；日期用阿拉伯數字寫明具體的年、月、日（如2011一些還沒完成的活動的資料請在臨時文件夾中過渡。報廢與賠償制度本制度是在遵循本系分團委、學生會***制度的前提下，并結合本部門實際而制定的，部門內部所有成員適用于本制度。報廢：凡宣傳物品（如橫幅）、用具（如打氣筒）因使用年久，自然老化不能修復；因其自身性質（如橫幅內容）造成其無重復使用價值；因制作時技術出錯，造成其無使用價值；遺失或損壞后無修復價值、無法修復時，及時上報并按規(guī)定辦理報廢手續(xù)。需報廢的小型宣傳物品、用具須經本部門上交《宣傳部物品報失或報廢申請表》于分團委書記，待其鑒定后方可報廢；大型物品（如橫幅）、用具（如宣傳板）須經本部門上交《宣傳部物品報失或報廢申請表》于本系大隊長，待其鑒定后方可報廢。報廢事宜由本部門干部進行處理，須認真填寫相關表格（部分表格須有相關領導的親筆簽名），并做好相關記錄。因責任事故造成宣傳物品、用具報廢時，應追究當事者責任。賠償：由于管理不善造成低值易耗品，較大型的物品、用具（橫幅、噴畫、宣傳板、彩旗、系旗、不銹鋼旗竿等）丟失或損壞，按原價的50％賠償。故意損壞物品或用具的，按原價賠償。相關人員有責任賠償卻拒絕賠償的，待上報有關領導后，按照領導指示做出嚴肅處理。補充：其他的具體物品管理、報廢與責任追究事項詳見第四章。宣傳部物品和用具管理與使用須知手繪海報：解釋：（1）一張完整的手繪海報一般包括：主標題（中心思想）、副標題（解釋說明的作用）、正文（文字部分，包括活動的性質主辦單位、時間、地點等內容）、插圖（穩(wěn)定海報重心，調節(jié)版面氣氛）、裝飾圖案(充實畫面)等；（2）海報設計基本原則就是主題、構圖、色彩和字體。制作流程：確定活動名稱和主題→確定海報尺寸→設計組開展工作→初步確定主標題、副標題、插圖、正文、裝飾圖案、字體、顏色（由負責人組織）→小組長將設計圖交給部長或副部長確認→部長或副部長交給上級過目→繪畫組和書法組開始繪制→制作過程中由小組長向部長或副部長匯報進度，完成后交于部長或副部長確認→后勤組組織人員搞好清潔工作并張貼→隨時檢查其完好與否（事先關注天氣）并及時作匯報和處理→按要求回收保存→后勤組收集大眾對海報意見，做記錄和匯報管理注意事項：必須保留電子擋草圖或復印草圖；活動完畢后及時回收，并由負責人要安排人員將其折好貼上標簽，統(tǒng)一存放；因其存在保存價值，回收時盡量小心，勿造成其破損，若破損嚴重，則不需保存。通知、公告和喜報：解釋：當本系有重要活動信息、重要活動名單、重量級活動優(yōu)異成果等需對外宣傳時，通常出通知、公告或喜報形式（基本上全文字）的海報。通知、公告和喜報由書法組起草和書寫，一般要求用大紅紙和黑色字，主要以毛筆或馬克筆書寫。正統(tǒng)書寫規(guī)格在此不做說明（培訓時將給予提點）。注意：字距和行距要適中（行距須比字距大三倍左右），落款須明顯（“外語系分團委、學生會”之中有‘、’號）。橫幅：解釋：橫幅式廣告（Banner）——又名“旗幟廣告”。本系規(guī)范的橫幅，是以大紅為底色，印有黃或白色字體的塑料布，有橫掛和豎掛兩種，室內室外均可用。制作流程：確定內容、尺寸、文字顏色、掛放地點和時長→后勤組聯(lián)系廣告設計公司并強調要求（包括內容、長度、文字顏色等）→后勤組收貨并當場檢查橫幅質量（橫幅質量不良時立即通知部長并要求重做）→付款后向部長詢問報銷事項→→部長將橫幅交于本系分團委書記或大隊長驗收→后勤組按時將橫幅掛出，隨時檢查工作并作出相應處理→按時回收保存→匯報注意：制作前必須牢記本部門《財務制度》的有關規(guī)定并嚴格按要求執(zhí)行，特別是發(fā)票的簽發(fā)和報銷事項）使用和管理注意事項：橫幅的懸掛必須嚴格遵循學校有關規(guī)定。當本部門懸掛的橫幅其內容與校外單位有關時，必須向本系分團委書記說明，待其向校團委說明情況后方可掛出。一般情況下，本系分團委、學生會活動橫幅的懸掛范圍由校團委限定，并且須嚴格遵守其有關規(guī)定。若需在行政樓前和行政樓前的斜坡段懸掛橫幅則須向校黨委宣傳部申請。橫幅內容必須合法、合理、健康向上，不得包含反動、邪教等違反法律與道德的內容或純商業(yè)性的內容橫幅懸掛不能超過10天，本部門必須在10天內回收橫幅。當校團委或校學生會要求調整橫幅的懸掛時，本部門應積極配合。橫幅制作取回后，須及時在《橫幅、噴畫記錄表》中做登記，并判斷是否可重復使用，可以或不確定的均須按要求制作其標簽。使用時要綁緊但是力度不能過猛，特別是室外的橫幅，固定后需盡量保證其兩端不會滑動（中間位置也必須固定）。橫幅掛出后，負責人須不時檢查其是否完好并及時針對問題做出處理?；顒咏Y束后，必須按計劃及時回收?；厥諘r要求：若橫幅上額外綁有繩子或棍子的，需先將其解下，然后將橫幅對折多次后卷起并用包裝繩綁緊（越緊越好，同時使橫幅兩端的繩段不外露）。橫幅回收后立即要按要求裝上標簽，并將其放于正確的位置。若有因內容有誤，在使用過程中出現破損、遺失，或橫幅已過期致使無重復使用價值的，先經本部門干部研究，需報失或報廢的，按照本系有關規(guī)定和部門《報廢與賠償制度》嚴格申請報失或報廢，并做好相關記錄與善后處理。已申請報廢并通過的橫幅，必須放于規(guī)定的位置或做其他處理。未經部長批準，任何人不得隨意移動或損壞橫幅，因此造成橫幅無法繼續(xù)使用的，由部長向上級匯報并追究相關人員責任。彩旗或系旗：解釋：背景為紅、藍、綠、粉紅、黃等顏色的旗布，除非清洗需要，通常不用將旗和旗竿分開。使用流程：負責人根據活動性質確定使用數量、使用地點和時長→后勤組做好登記工作并安排人員發(fā)放或安插→各工作小組安排人員按時檢查其完好與否（事先關注天氣）并作相應處理→后勤組安排人員將其回收并保存→做好登記并向部長或副部長匯報使用情況補充：購置彩旗前必須牢記本部門《財務制度》的有關規(guī)定并嚴格按要求執(zhí)行，特別是發(fā)票的簽發(fā)和報銷事項）使用和管理注意事項：彩旗除以下正常的使用地點外，其他地點（如行政樓、教學樓、綜合樓）的安插須向學校有關部門（主要有校黨委宣傳部、校團委、校學生會）申請：正對二棟左側花池，插10支；二棟前樓梯中間花池和正對收發(fā)室左側花池，插10-15支；二、三、四棟旁宣傳欄上方的欄桿，綁10支；五、六、七棟旁宣傳欄上方的欄桿，綁20-30支；正對文理樓正門兩旁。左側：花池插3支和水泥地與鋪磚地接壤處插2支，右側：不銹鋼欄綁5支、水泥地與鋪磚地接壤處插20支。右側可延伸至醫(yī)務室旁；信息樓正門兩旁花池，分別插5-10支。使用目的：宣傳、標識、助威等。使用者：在經分團委書記批準的情況下，使用者可為系內各組織，包括政教部門、學生黨支部、分團委各部門、學生會各部門、各區(qū)隊、臨時性組織和重要活動相關人。使用注意事項：妥善使用，事先關注使用期間的天氣，做好防范措施。在可預知的情況下，不得將其淋雨、弄污，造成損壞者，須承擔一定責任。使用前、中、后均須檢查旗和旗竿是否緊綁著，使用期間要隨時巡視或仔細檢查其完好與否，及時作出相應處理。盡量保持其直立，顏色分散，高度相互齊平，嚴禁隨地擺放隨意拆解。使用完后自覺將其清理干凈，并按時、按數、按原樣返還原處。管理注意事項：彩旗是外語系公共財產，我部作為主要的看管部門，部門各成員應極力做好其看管工作。系內學生黨支部、分團委其他部門、學生會各部門、各區(qū)隊、臨時性組織和系內重要活動相關人需借用的，由負責人直接聯(lián)系我部部長或副部長，并說明使用性質、使用數量和返還時間，待確認后，找相關負責人辦理具體事項，借出前須仔細閱讀使用注意事項。系外組織或個人需借用者，須先向我系分團委書記提出申請，經同意后聯(lián)系我部部長或副部長。使用前后相關負責人須按要求填寫好《彩旗使用登記表》，明確記錄使用數、剩余數和使用情況等。使用完回收后，除非清洗需要，旗和竹竿無需分開。以十條為一捆綁好，規(guī)范存放。為保持其整潔，我部每學期須有計劃的將其清理兩次以上。清理時將旗和竿分離，用水洗去旗上的污漬，曬干后將破損處縫合好，再套進竹竿綁緊，按要求還原。多余的旗將其存放在規(guī)定處，并貼好標簽、注明數量。報失與報廢事宜：若因在使用過程中出現破損、遺失或因其他原因導致彩旗無法使用價值的，先經本部門干部研究，需報失或報廢的，按照本系有關規(guī)定和部門《報廢與賠償制度》嚴格申請報失或報廢，并做好相關記錄與善后處理。未經部長批準，任何人不得隨意移動或損壞彩旗，因此造成彩旗無法繼續(xù)使用的，由部長向上級匯報并追究相關人員責任。噴畫：噴畫是先在制圖軟件（如Photoshop）把圖片編輯好后，以背膠、像紙、KT板等為材料噴出來的海報，主要是為了配合學校政教宣傳和本系重要活動信息的對外宣傳。制作及使用流程：確定主題或內容、尺寸→設計組尋找、收集相關材料（文字、照片等）和制作素材（背景圖、插畫等）→設計組排版編輯，形成初稿交給部長或副部長過目并參考其所提意見進行精加工→部長或副部長交上級過目→后勤組聯(lián)系廣告公司進行制作并向制作方強調必要的信息（如尺寸、質量、時限等）→后勤組收貨，當場檢查質量（噴畫質量明顯不合格時馬上聯(lián)系部長，并立即要求重做）→付款后向部長詢問報銷事項→副部長將噴畫交于本系分團委書記或大隊長驗收→后勤組按時將噴畫貼出，隨時檢查工作并作出相應處理→后勤組按時將其回收并保存→匯報并做好相關記錄管理注意事項：噴畫通常要重復使用，若無大的損傷都必須回收，每次活動后負責人要安排人員將其折好并貼上標簽，統(tǒng)一存放。若有因內容有誤，在使用過程中出現破損、遺失，或噴畫已過期致使其無重復使用價值的，先經本部門干部研究，需報失或報廢的，按照本系有關規(guī)定和部門《報廢與賠償制度》嚴格申請報失或報廢，并做好相關記錄與善后處理。未經部長批準，任何人不得隨意拆、貼或損壞彩旗，因此造成彩旗使用價值的，由部長向上級匯報并追究相關人員責任。宣傳板和宣傳欄：本部門管理的宣傳板是流動的，供本系政教部門、學生黨支部、分團委、學生會和本系區(qū)隊使用，其他系外組織需借用