會議 實訓(xùn)題課件

會議管理實訓(xùn)便條鐘秘書:定于下周一上午9:00召開的2月份的總經(jīng)理辦公會,目前決定上會的事項有:研究總經(jīng)理助理的人選問題、3月份組織青年員工參加野外拓展訓(xùn)練活動的實施問題、春節(jié)慰問老職工的費用額度問題、生產(chǎn)部主管人員調(diào)整問題以及春節(jié)后如何開展2011年第一次的春季商品促銷活動。請你將擬寫的會議議程明天一早交給我(注:請考生在備注中說明自己安排事項先后的原因).另外,我正在修訂公司的會議管理規(guī)定,請你就會議時間的長短問題談?wù)勀愕目捶?。行政?jīng)理XX2011年2月1日2月份的總經(jīng)理辦公會會議議程表公司2月份的總經(jīng)理辦公會將于2月5日星期一上午9：00在公司一號會議室舉行。宣布議程。說明有關(guān)人員缺席情況。宣讀并通過上次會議的記錄。通信聯(lián)系情況。1.確定春節(jié)慰問老職工的費用額度。2.3月份青年員工參加野外拓展訓(xùn)練活動的實施細(xì)則。3.生產(chǎn)部主管人員的調(diào)整。4.確定總經(jīng)理助理的人選。5.如何搞好2011年第一次的春季商品促銷活動。備注：一般應(yīng)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。但要將重要的具有保密內(nèi)容的議程放在最后，其他議程可以按照時間、部門排序。背景說明：你是金泰有限公司行政秘書衛(wèi)紅，下面是行政經(jīng)理張濤給你布置的幾項工作需要你完成。便條衛(wèi)紅：公司擬定于2011年7月15日至20日召開公司年會，各分公司經(jīng)理以上人員全部參加，會議規(guī)模150人，會期5天，王總經(jīng)理希望安排一處安靜、設(shè)施完備且環(huán)境較好的會議中心開會。請你給我發(fā)一封電子郵件，介紹一下選擇會址的技巧，并介紹一至兩家好的開會地址（請說明你的理由）。行政經(jīng)理張濤2011年6月9日電子郵件寄件人：weihong@收件人：日期：2011年4月10日主題：內(nèi)容：1.根據(jù)以往的辦會經(jīng)驗，應(yīng)先從報紙、雜志、廣播和網(wǎng)絡(luò)的廣告中獲取信息，也可通過同事、朋友提供的信息在市郊尋找?guī)准屹e館或會議中心，這些會址要盡量遠(yuǎn)離鬧市區(qū)，位置要安靜封閉，環(huán)境最好依山傍水，空氣清晰。2.通過電話、傳真、上網(wǎng)等方式讓人選3、4家賓館或會議中心提供包括會議室、客房、餐飲等方面的報價表，并問清楚折扣比例，再進(jìn)行比較。3.在此基礎(chǔ)上選擇2家會議中心或賓館，這兩家應(yīng)和會場大小會議規(guī)模相符，各種會議設(shè)備齊全，食宿方便，價格適中合理，娛樂設(shè)施齊全，環(huán)境封閉安靜。然后與之進(jìn)行具體的洽談。4.在此之前一定要親自到達(dá)實地看看，參觀一下客房和餐廳，品嘗一下飯菜，親眼看一下會場設(shè)施，檢查一下環(huán)境和衛(wèi)生，再做決定。5.要注意會議地點有無充足的停車位，并在回來后畫出會議地點的詳細(xì)路線圖。6.將兩處會址的租借費、環(huán)境交通狀況、客房、餐廳、會議室等各個方面情況和報價細(xì)目表用報告的形式上報公司領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定選擇哪一處。7、我建議選擇郊區(qū)的XX會議中心，這里環(huán)境好，價格便宜，設(shè)施齊全，并與我公司有過合作關(guān)系，能夠給予較優(yōu)惠的條件。便條衛(wèi)紅：下周一召開公司人事制度改革會議，主要內(nèi)容是推出人事制度改革方案，組織與會人員充分討論方案的實施問題。此次會議很重要，我已安排新來的秘書王璐擔(dān)任會議記錄，請你根據(jù)經(jīng)驗給她提供一些關(guān)于如何做好會議記錄的資料，用電子郵件的形式直接發(fā)給她。謝謝。行政經(jīng)理張濤2011年5月13日電子郵件寄件人：weihong@收件人：wanglu@日期：2011年5月12日主題：關(guān)于會議記錄內(nèi)容：（1）為會議記錄做好準(zhǔn)備工作1）準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。2）準(zhǔn)備好錄音機和足夠的磁帶以補充手工記錄。3）要準(zhǔn)備一份會議議程表和其他的相關(guān)資料、文件。4）提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者；在利用錄音機的同時，必須手工記錄，以防止錄音機中途出現(xiàn)故障。（2）會議記錄的內(nèi)容1）會議描述，包括會議類型、時間、日期、地點。2）與會者姓名，主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后面。3）會議過程：宣讀上次會議記錄，由會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會議日期。4）主席、記錄員簽名電子郵件寄件人：zhangtao@收件人：weihong@日期：2011年3月10日主題：關(guān)于日程安排內(nèi)容：2011年3月20日公司將召開科技成果研討會，會議內(nèi)容包括：上午9：00—10：30在二樓會議室聽報告，10：30—12：00觀看科技成果演示，12：00—13：00公司餐廳用餐，下午13：30—15：00專家專題講座，15：00—17：00現(xiàn)場觀摩科技成果的應(yīng)用。17：30—18：30用晚餐，20：00—21：30聯(lián)誼活動。請你設(shè)計一份日程安排表，并說明設(shè)計日程表的要求及與議程表的聯(lián)系和區(qū)別，用傳真的形式發(fā)給我。謝謝會議議程表與日程表的聯(lián)系與區(qū)別：（1）會議議程表與會議日程表的功能不同，會議議程表是對會議議題的細(xì)化，是會議內(nèi)容的具體體現(xiàn)，并冠以序號概略的編寫出來；會議日程是會議議程在時間上的具體安排和分配。（2）會議議程的編制應(yīng)在前，會議議程一旦確定，就不應(yīng)該再變了；會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到一些變化，可以相應(yīng)調(diào)整。（3）會議議程與會議日程的安排必須吻合。（4）會議議程、日程制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。電子郵件寄件人：zhangtao@收件人：weihong@日期：2011年3月10日主題：關(guān)于健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求內(nèi)容：一個健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求：1.辦公區(qū)建筑必須堅固安全，地面、墻面、天花板完好整潔，門窗開啟靈活能鎖，室內(nèi)有基本裝修。2.光線應(yīng)充足，局部照明要達(dá)到要求，并且燈光不閃爍，直射的窗戶應(yīng)安裝擋板或窗簾，應(yīng)注意光線不應(yīng)引起計算機屏幕的反射。3.溫度要適宜，根據(jù)天氣設(shè)置供暖、供冷設(shè)備。4.布局應(yīng)注意通風(fēng)，保持工作場所空氣流通和空氣質(zhì)量，禁止在辦公室吸煙，需要時可在工作區(qū)外設(shè)立吸煙區(qū)。5.辦公室空間及座位要適當(dāng)，座位間要留有通道，力求員工工作的舒適。6.辦公室噪聲要低，可以利用屏障、地毯、等減少噪音。7.辦公家具要滿足工作需要符合健康、安全要求，包括工作臺面、座椅、各種存儲設(shè)備及必要的鎖等。8.辦公設(shè)備、辦公用品和易耗品要滿足工作需要并符合健康、安全要求，包括電話、電腦，文具等。9.辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求，操作指南和注意事項要明晰展示。10.辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報警裝置。11.辦公室提供飲水符合健康、安全要求。12.辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包，并定期更換。13.建立相應(yīng)的規(guī)章制度，包括人員進(jìn)出規(guī)定、報名規(guī)定等。14.室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)示和適當(dāng)?shù)木G色植物。便條衛(wèi)紅：今天上班后，研發(fā)部的同志打電話，告知他們的辦公室暖氣漏水，我要去參加一個緊急會議，請你去現(xiàn)場處理一下，這也說明我們?nèi)粘k公室的檢查是不夠的，處理妥當(dāng)后請你把處理的過程和辦公室安全檢查的方法用備忘錄的形式發(fā)給我。謝謝行政經(jīng)理張濤2011年4月10日備忘錄發(fā)自：秘書衛(wèi)紅發(fā)給：行政經(jīng)理張濤日期：2011年4月10日內(nèi)容：事故處理過程：1.填寫《設(shè)備故障表》，寫清事故發(fā)生的時間、地點、基本情況等。2.立即報告有關(guān)部門（行政部、后勤部和物業(yè)管理部）要求派人維修。3.跟進(jìn)維修過程，直至恢復(fù)正常使用。辦公室中安全檢查的方