外貿(mào)英語函電課件

外貿(mào)英語函電

ForeignTradeCorrespondence外貿(mào)英語函電

ForeignTradeCorrespon外貿(mào)英語函電學什么？本課程是國際貿(mào)易專業(yè)高年級的核心業(yè)務(wù)課程之一，是一門將英語與外貿(mào)業(yè)務(wù)相結(jié)合的課程。通過介紹外貿(mào)實務(wù)中各種英文業(yè)務(wù)函件，電傳和傳真以及其它方式的寫作格式，商業(yè)術(shù)語和各種不同的表達方法;通過介紹對外貿(mào)易各環(huán)節(jié)的具體做法，使學生在提高英語水平的同時，熟練掌握對外貿(mào)易業(yè)務(wù)中常用的基本術(shù)語及表達技能，培養(yǎng)和提高他們的外貿(mào)業(yè)務(wù)工作能力外貿(mào)英語函電學什么？本課程是國際貿(mào)易專業(yè)高年級的核心業(yè)務(wù)課程本課程的目的是:學習外貿(mào)業(yè)務(wù)書信的標準格式;了解通過哪些途徑來發(fā)展新客戶，開拓新市場;如何進行詢購某商品，怎樣報盤和還盤;怎樣靈活運用付款方式;如何做到重合同守信用;怎樣去審查信用證，做到不出差錯;在理賠和索賠中做到有理有理有節(jié)；學會擬寫信函和電傳傳真的寫作技巧。本課程的目的是:學習內(nèi)容：本課程主要學習信例，大量學習外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務(wù)關(guān)系和資信調(diào)查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。學習內(nèi)容：學習方法：《外貿(mào)函電》是一門實踐操作性很強的課程。也就是說，要達到正確擬寫外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的目的，僅有理論是遠遠不夠的，學員必須學習大量外貿(mào)實務(wù)中有一定代表性的信函，深入體會何為七個“C’S”寫作的基礎(chǔ)理論知識，更重要的是通過學習信例，熟悉大量外貿(mào)業(yè)務(wù)中各個環(huán)節(jié)中常用語，包括詞匯、短語、句型以及習慣表達方式等等，再通過一定量的練習，對常用語進行操練運用，從而達到掌握并熟練使用的目的。

學習方法：

OBJECTIVE

Analyzeandplanforabusinesswritingtask

Chooseprecise（精確的）

wordstoconveythecorrectmeaning

Writeclearandconcise（簡潔的）

sentencesandparagraphs（段落）

Identifyandcorrectcommonerrors（識別和改正常見錯誤）

foundinsentencestructures

Master（精通）

thenaturalwrittenEnglishOBJECTIVE

AnalThemostimportantobjectiveoftakingthiscourseis

***Tocultivate（培養(yǎng)）

thesenseofdoingbusiness

learningthetoneofwriting

learningtheformat（格式）(letter,memo（備注，便簽）,e-mail),strategy,andwordchoice

learningtheprinciplesofwriting

learningtheskillsofnegotiationThemostimportantobjectiveoInmostcases,thebusinessletterwillbethefirstimpressionthatyoumakeonsomeone.Forthisreasonitisimportantthatyouarediligentinyourtaskofwritinganeffectivebusinessdocument.Eventhoughbusinesswritingispossiblylessformalthanitoncewas.***Inanutshell,businesslettershouldcommunicateyourideaseffectively,conciselyandprofessionally.“Mostbusinesslettersandproposals（建議書）

areopportunitiestoinfluencedecisions.Usuallyit'saone-timeopportunity.That'swhyyoushouldacceptprofessionaltraining!"Inmostcases,thebusinessleLearningobjectives:Toenablestudentstomastertheprinciplesofbusinessletterwriting;Tobecomeacquaintedwith（開始熟悉）

thegenerallayout（總體）

ofmostbusinessletters;ToskillfullywritestructuralpartsofbusinessEnglishletterswithproperstyles;Tobefamiliarwiththeproceduresofforeigntrade,partiesanddocumentsinvolved.Learningobjectives:Unit1BusinessLetterWriting

1)信頭(letterhead)1Structure－－－

2）編號，日期(referenceanddate)

3）封內(nèi)名稱和地址(insideaddress)

4）經(jīng)辦人(attention)5）稱呼(salutation)6）事由（標題）(subject/caption)7）正文(body)8）結(jié)尾敬詞(complimentaryclose)9）簽名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)Unit1BusinessLetterWritiThecomponentpartofaletter

Aletterconsistsofanumberofparts,eachofwhichisessentialtotheletter,orcontributesinsomewaytoitsimpactontherecipient.Wemaylistthemasfollows:

theletterhead/heading

thereferences

thedate

theinsidenameandaddress

thesalutation

thesubjectheading/caption

theopeningparagraph

thebodyoftheletter

theclosingparagraph

thecomplimentaryclose

thesignature

theenclosuresandcopies

thepostscriptThecomponentpartofaletterPartsofaBusinessLetter

信件組成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信頭2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名稱地址/封內(nèi)地址4.Thesalutation 稱呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 結(jié)尾敬語7.Thesignature 落款PartsofaBusinessLetter

信件OptionalParts附加部分8.

Theattentionline

具體收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案號11.

Theenclosure

附件12.

Thecarboncopynotation

抄送13.

Thepostscript 附言O(shè)ptionalParts附加部分1)LetterheadLetterheadincludessender’sname,postaladdress,telephonenumber,telexnumber,faxnumber,andcableaddress,etc.Usuallyletterheadisprintedintheup-centerorattheleftmarginofaletterwritingpaper.外貿(mào)商號的信箋，一般都印有信頭，包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail等，有些會將經(jīng)營項目，注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。1)LetterheadLetterheadinclude名稱、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名稱街道郵編(在國家之前)國家城市門牌號名稱、地址AUKaddress:公司名稱街道郵編(在國中文名稱、地址舉例山東外貿(mào)職業(yè)學院中國山東省青島市江西路62號地址:由大到小單位名稱中文名稱、地址舉例山東外貿(mào)職業(yè)學院地址:單位名稱中國地址名稱用英文寫SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

單位名稱街道大樓名稱城市國家郵編(在國家之前)門牌號中國地址名稱用英文寫SinochemJiangsuImp中國地名的翻譯規(guī)范用漢語拼音直譯;一個地名只大寫第一個字母例如：“山東青島”

Qingdao,Shandong QingDao,ShanDong可用縮寫:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue中國地名的翻譯規(guī)范用漢語拼音直譯;2)ReferenceandDateReferencemayincludeafilename,departmentalcodeortheinitialsofthesignerfollowedbythatofthetypistoftheletter.參考號：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號，為避免混淆，最好標明Yourref:Ourref:Theformatofthedatelinediffersfromcountrytocountry.ThecommononesareM/D/Y(typicalAmerican),D/M/Y(typicalBritish)打印日期注意事項：

A.

年份應(yīng)完全寫出，不能用(94)代替(1994)

B.

月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，但可以用縮寫。

C.

日期最好用基數(shù)字（1，2，3……）。2)ReferenceandDateReference日期位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下均可以齊頭，也可以靠右寫法：美式：月-日-年英式：日-月-年日期位置：Thedate

Therecommendedorderfordatesisday,month,year,withopenpunctuation.Thus20November2004isperfectlyclearandpunctuationwouldnotaddany-thing.

Am.EMonthDate,YearNovember20,2004

Br.EDateMonth,Year20November,2004Thedate

Therecommendedorde美式日期舉例日期信頭收信人名稱地址美式日期舉例日期信頭收信人名稱地址英式日期舉例信頭收信人名稱地址日期稱呼英式日期舉例信頭收信人名稱地址日期稱呼日期寫法注意事項月份最好用文字，如：

1. 2ndMay,20--

2. 2May,20--

3. September21st,20--4. September21,20--

5. 25Aug.20--

6. Oct.10,20--避免月份用數(shù)字，如11/12/20—Notes：Datelineisthedateyousendtheletter,notthedatewhenyoutypeorwriteit.主意標點符號！日期寫法注意事項月份最好用文字，如：主意標點符號！3)InsidenameandAddressTheinsideaddressistherecipient’saddress,whichshouldbeidenticaltothedeliveryaddress郵寄地址ontheenvelope.Theinsideaddressservesasthedeliveryaddress.Itistypedattheleft-handmargintwolinesbelowthedate.Theinformationshouldbegiveninawaylikethis:Receiver’snameorhisofficialtitle頭銜/官銜;Company’sname;Numberofthehouseandnameofthestreet;District,nameofthetownorcity;Stateorprovince,ZIPcode;Nameofcountry;3)InsidenameandAddressThei受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封內(nèi)地址與信封地址寫法相同。信內(nèi)把收信人名稱地址寫明對工作有便利。對發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時可與信封地址相互對照，避免放入信封時發(fā)生差誤；二是發(fā)信后便于準確歸檔，便于以后查找。對收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地址不符，可以知道是放入信封時發(fā)生錯誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整，便于查閱。受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封4)AttentionLine指定收信人Ifyouwantyourletterattendedbyordirectedtoaspecificpersonordepartment,addanattentionline.Thiswillspeedupthesortingprocesswithinacompany.如需注明對方經(jīng)辦人，希望收信商號將信迅速交經(jīng)辦人辦理，可以在封內(nèi)地址下面加Attention或Attentionof

例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,

151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManager

4)AttentionLine指定收信人Ifyouw具體收信人位置：

1.

收信人名稱地址之下

2.齊頭式靠左，縮格式居中

3.要加下劃線表示的是承辦本信件的具體個人或部門

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.Iverson具體收信人位置：5)TheSalutationSalutationisthecomplimentarygreetingwithwhichthewriteropenshisletter.Thecustomaryformalgreetinginabusinessletteris:這是寫信人對受信人的一種稱呼，其位置是在封內(nèi)地址的下面空兩行，目前外貿(mào)書信中一般通用的稱呼語有：

Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames

[mei‘dɑ:m](Mrs的變形，已婚),Gentlemen(不能用單數(shù)),DearMr.xxx

Salutationisusuallytypedthreespacesbelowtheinsideaddressortheattentionline,andfollowedbycommafor“DearSir”,“DearSirs”,andacolonfor“Gentlemen.”稱呼后面的的標點，一般使用逗號comma或分號semicolon，美加來信中Gentlemen后用冒號colon：5)TheSalutationSalutationis稱呼位置：必須齊頭正規(guī)場合下常用：對男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:對女士：DearMadam,或DearMesdames,建議使用：DearMr.Johnson,或DearJack,

詞首字母全大寫，用逗號或不用標點符號Gentlemen后用冒號稱呼位置：詞首字母全大寫，用逗號或不用標點符號Gentlem6)SubjectLineorCaptionLine

Subjectlineisactuallythegeneralideaofaletter.Itisinsertedbetweenthesalutationandthebodyofthelettereitherattheleft-handmarginforfully-blockedletterformorcentrallyoverthebodyforotherforms.Itcallsthereceiver’sattentiontothetopicoftheletter.事由寫在稱呼語下面兩行，一般是在信箋中間位置，事由要簡單扼要，說明商品名稱，數(shù)量，信用證或合同號等即可。6)SubjectLineorCaptionLine事由位置：

1.稱呼和正文之間

2.齊頭式靠左，縮格式居中

3.要加下劃線表示的是該信函的主題

1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.8904事由位置：7)BodyoftheLetterThisisthemainpartoftheletter.Itexpressesthewriter’sidea,opinion,purposeandwishes,etc.,soitshouldbecarefullyplanned.Whenwriting,payattentiontothefollowing:Writesimply,clearly,courteously,grammatically,andtothepoint.Paragraphcorrectly,confiningeachparagraphtoonetopic.Seethat

yourtypingisaccurateandthedisplayartistic.這是書信的主體，表達發(fā)信人的意見。在信的開頭有開頭語(OpeningSentences),自成一節(jié)，在習慣上是用客套語先將收到對方的來信的日期、編號或查號、主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這封信是答復哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹。7)BodyoftheLetterThisisth在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語(TheclosingSentences),一般用來總結(jié)本文所談的事項，提示對受信人的要求，如希望來函或電報訂貨、答復詢問或作必要的聲明等。另起一段。如:

Wehopetoreceiveyourearlyreply.在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語(TheclosingSenten8)ComplimentaryCloseComplimentarycloseismerelyapolitewayofendingaletter.Itisinkeepingwiththesalutation.結(jié)束語是一種客套用語它應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)，后面加逗號。如：Formal:DearSir(s),Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,Gentlemen:Trulyyours,orYourstrully,Lessformal:DearMrxx,YourssincerelyorSincerelyyours,8)ComplimentaryCloseComplimen結(jié)尾敬語位置：齊頭式靠左對齊，縮格式偏右正規(guī)場合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建議使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours,第二個單詞小寫，結(jié)尾用逗號或不用標點符號結(jié)尾敬語位置：第二個單詞小寫，結(jié)尾用逗號或不用標點符號Whenusingcontinuationsheets,plainpaper空白紙張

ofthesamequalityastheletterheadmustbeusedandtypedwithaheadingtoshow:Thenumberofthesheet(inthecenterofthepage);Thenameofyourcorrespondent客戶(ontheleft-handside)Thedateoftheletter(ontheright-handside)Whenusingcontinuationsheets9)TheSignatureItiscommontotypethenameofthewriter’sfirmorcompanyimmediatelybelowcomplimentaryclose.結(jié)束語的下面，應(yīng)將行號的名稱用大寫打出，必須由負責人簽名，簽名的下面為使對方了解簽名人的姓名、職位，可以打字注明。Neversignaletterwitharubberstamp.外國函件都必須由負責親筆簽名，用橡皮戳說明該信并非本人親自過目，只是通函，不為人重視。9)TheSignatureItiscommonto落款結(jié)尾敬語手寫簽名打印簽名公司名稱職務(wù)落款結(jié)尾敬語手寫簽名打印簽名公司名稱職務(wù)10)EnclosureIfsomethingisenclosed,noteitbelowthesignature.如信中有附件時，應(yīng)在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應(yīng)注明2Enclsor3Encls,或詳細列明如下：Encls:2InvoicesEnc:1B/L

1Photo

1Certificate10)EnclosureIfsomethingisen附件位置：

落款之下，左對齊說明該信件有附件

1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure附件位置：11)TheCarbonCopyNotationWhencopiesoftheletteraresenttoothers,typec.c.belowthesignatureattheleftmargin.如果函件要抄送其他有關(guān)單位，同時使對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”11)TheCarbonCopyNotationWhe抄送位置：附件之下，左對齊表示該信件同時抄送給他人

1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonBlindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件里Carboncopy,收信人知道被抄送抄送位置：Blindcarboncopy,收信人不知道被12)PostscriptIfthewriterwishestoaddsomethingheforgottomentionorforemphasis,hemayaddhispostscripttwospacesbelowthecarboncopynotation.信寫完后，如果想起還有要緊的要說，可以在信末加P.S.引出補敘的話，然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名(本人姓名的第一個字母)。12)PostscriptIfthewriterwis2.WritingPrinciplesoftheBusinessLetters7“C”Courtesy禮貌Bycourtesywemeantradingpeoplewithrespectandfriendlyhumanconcern.Inordertomakeabusinesslettercourteous,trytoavoidirritating,offensive,orbelittlingstatements.Toanswerletterspromptlyisalsoamatterofcourtesy.Followingrulesshouldbefollowed:Changethecommandingtoneintorequestingtone;Usemitigation平靜andavoidoveremphasizingyourownopinionorirritatingyourpartner.Passivevoiceshouldbeadoptedaccordingly;相應(yīng)的采用被動語態(tài)Trytoavoidusingthewordwithforcingtoneorarousingunpleasantness.Useexpressionsaboutjoyandwillingness,thanksandregret,etc.語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。2.WritingPrinciplesoftheBuComparison:Tellusmoredetailedinformationonyourrequirements?(poorer)告訴我們你們的具體要求。Willyoupleasetellusmoredetailedinformationonyourrequirements?(better)請告訴我們你們的具體要求好嗎？Youcanmakeshipmentalittlelater,thatis,byJune10.你們可以裝運晚一點，即六月十號。Youmightmakeshipmentalittlelater,thatis,byJune10.你們可以考慮晚一點裝運，即六月十號。Wecan’tdeliverthegoodsallatonetime.我們不可能同時交貨。I’mafraidwecannotdeliverthegoodsallatonetime.恐怕我們無法同時交貨。Comparison:TellusmoredetailComparison:Youdidnotenclosethepricelistinyourletter.你們沒有在信中附價格單。Thepricelistwasnotenclosedinyourletter.貴方信中沒有附價格單。Wemustrefuseyouroffer.我們拒絕貴方報價。Weregretthatweareunabletoacceptyouroffer.很遺憾我們不能接受貴方報價。Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.（polite）Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.（courteous）Comparison:Youdidnotenclose2)Consideration

體諒：Considerationmeansthoughtfulness.ConsiderationemphasizesYou-attituderatherthanWe-attitude.Keepthereader’srequest,needs,desires,aswellashisfeelingsinmind.Inaddition,weshouldtrytodiscussproblemsinapositivewayratherthaninanegativeway.Thefollowingpointsarenecessaryforwritingalettertoembodyconsideration:You-attitude:Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.Focusonthepositiveapproach:Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.(Positive)Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.

(Negative)

2)Consideration體諒：3)Completeness完整Abusinesslettershouldincludeallthenecessaryinformation.Itisessentialtocheckthemessagecarefullybeforeitissentout.Asyouworkhardforcompleteness,keepthefollowingguidelinesinmind:Whydoyouwritetheletter?Whatarethefactssupportingthereasons?Haveyouansweredthequestionsasked?一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。3)Completeness完整4)Clarity/Clearness清楚意思表達明確，要注意：Avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaning避免使用有歧義的文字;Payattentiontothepositionofthemodifiers注意修飾語所放的位置：Payattentiontotherationalityinlogic:注意語言的邏輯性4)Clarity/Clearness清楚Comparison:Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.(Ambiguous)我方根據(jù)你方五月二十五日來函要求，昨日航郵5份樣品給你。Wesentyou,byair,5samplesofthegoodsyesterdaywhichyourequestedinyourletterofMay25.(Clarity)根據(jù)你方五月二十五日來函要求，我方于昨日航郵5份樣品給你。Comparison:Wesentyou5sampl5)Conciseness簡潔Concisenessisoftenconsideredtobethemostimportantwritingprincipleandlanguagefeature.Concisenessalsomeansyoushouldclearlyexpresswhatyouwoulddoinashortandpithystyle短小精悍的寫作方式ofwritingaspossibleasyoucan.Avoidusingwordyexpressions:避免廢話連篇Avoidunnecessaryrepetition:避免不必要的重復Usingshortsentences,simplewordsandclearexplanations:短句、單詞的運用Avoidtheout-of-datecommercialjargonsandtrytousemodernEnglish.不要使用過時的語言，要運用現(xiàn)代英語。

5)Conciseness簡潔Comparison：Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydaysandifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.(wordy)PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.(concise)TheyattendtheGuangzhouTradeFairforthepurposeoffindingabusinesspartner.TheyattendtheGuangzhouTradeFairtofindapartner.Comparison：WewouldliketoknOutofdatecommercialjargons:Duetothefactthat由于……的事實Terminate結(jié)束Attachedhereto隨函附Acknowledgereceiptof確認收到Inst.本月Uptothiswriting在寫這封信的時候ModernEnglish:As,becauseorsinceEndEnclosedis/areThankyoufor……Ireceived……ThismonthSofarOutofdatecommercialjargons6)Concreteness具體:Makethemessagespecific,definiteandvivid.Trytoheedthefollowingtips:Completewiththe6W’s:Who?What?Why?How?Where?When?Concretenessinaction:usingspecificlanguagetomakeourinformationmoreconcreteandconvincing;Usingconcretewords.Compare:ST858L5-BandStereoRadioCassetteRecorderisfullfunctions.ST858L5-BandStereoRadioCassetteRecordercandeliverssuperbFM/MW/LW/SW1/SW2/FMStereobandreception.Fullauto-stopandautomaticquickprogramsearch(AQPSsystem).自動快速搜索系統(tǒng)WehavedrawnonyouasusualunderyourL/C.WehavedrawnonyouoursightdraftNo.345fortheInvoiceamount,US$560.00,underyourL/CNo.234oftheChinaBank.

6)Concreteness具體:7)Correctness正確:Correctnessnotonlyreferstothecorrectgrammarrules,contents,andforms,butalsoaccuracyinstyle,languageandtyping.Usually,mistakeswithtonecanbeavoidedbyusingthefollowingtechniques:Placemoreemphasisonthereaderthanyourself;把重點放在讀者身上，而不是你身上；Avoidextremecasesofhumility,flattery,andmodesty;避免過度謙卑、奉承和謙虛Avoidcondescension[,k?ndi'sen??n;避免傲慢Avoidlecturing避免說教7)Correctness正確:Grammarmistakesoftenoccurredinbusinesswriting:WithpronounsWithverbsWithconjunctionsWithsubjectsAvoidusingoverstatements:Accuratenumbers:Capitalletters:North,South,East,WestThenameandthebrandofacommodity:Thenameofdocuments:Thenameofthetransportationtools:GrammarmistakesoftenoccurreLayoutofaBusinessLetter

商業(yè)信函的格式ThreemajorformsIndentedForm

縮格式BlockedForm

齊頭式ModifiedBlockedForm

改良齊頭式LayoutofaBusinessLetter

商縮格式示例具體收信人和事由居中日期靠右段首縮格結(jié)尾敬語和落款偏右縮格式示例具體收信人日期靠右段首縮格結(jié)尾敬語和齊頭式示例除信頭外全部左對齊段落之間用空格齊頭式示例除信頭外全部左對齊段落之間用空格改良齊頭式示例案號和日期靠右落款偏右改良齊頭式示例案號和日期靠右落款偏右3Form1)FullBlockFormInthefullblockform,alltypinglines,includingthoseforthedate,theinsidenameandaddress,thesalutation,thesubjectheadingandthecomplimentaryclose,everypartofaletteristypedfromtheleftmarginwithnoindention.完全平頭式：凡是用打字機打上去的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。3Form1)FullBlockForm2)ModifiedBlockForm:simplifiedformissomewhatlikeFullblockform.Butsomepartsareomitted,suchassalutationandcomplimentaryclose.改良平頭式：這種格式，除日期，結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白看齊。2)ModifiedBlockForm:3)ModifiedBlockFormwithIndentedStyle(Semi-blockstylewithindentedparagraphs)Inthisformthesender’snameandaddressistypedinblockform,buttheparagraphsformingthebodyoftheletterareallindented3ormorespaces.Thereceiver’saddressstartsfromtheleftmargin.混合式：封內(nèi)地址及其他需要分行的部分，采用齊頭式，但段落要縮進三個或更多的空格。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。3)ModifiedBlockFormwithInd4)SimplifiedForm

簡單式：與平頭式相仿，但省略部分內(nèi)容，如稱呼、結(jié)尾禮詞等。4)SimplifiedForm

簡單式：與平頭式相仿，5）Indentedform：Themainfeatureinthisstyleisthateachlineoftheinsidenameandaddressshouldbeindented2-3spaces,andthefirstlineofeachparagraphshouldbeindented3-5spaces.Thisisatraditionallyconservativeformatoflayout.封內(nèi)地址每行都應(yīng)縮進2-3個空格，每段的第一行也要縮進3-5個空格，是較為傳統(tǒng)的信函格式。5）Indentedform：4AddressingEnvelopesReturnAddressStampAddressRemarksMailingdirections4AddressingEnvelopesReturnEnvelopeAddressing信封格式EnvelopeAddressing寫信人在上，收信人在下信封格式不一,根據(jù)收信人名稱地址的寫法通常分兩種格式：縮格式：收信人名稱地址逐行右縮齊頭式：收信人名稱地址左端對寫信人在上，收信人在下信封格式不一,根據(jù)收信人名稱地址的寫縮格式舉例寫信人名稱地址收信人名稱地址：逐行右縮縮格式舉例寫信人名稱地址收信人名稱地址：逐行右縮齊頭式舉例收信人名稱地址：左端對齊寫信人名稱地址齊頭式舉例收信人名稱地址：左端對齊寫信人名稱地址郵寄方式ViaAirMail(ByAirmail,orParAvion)航空Registered 掛號ParcelPost 郵包Express 快遞SamplesPost 樣品郵寄方式ViaAirMail(ByAirmail,捎交Mr.CharlesWoodKindnessofMr.J.W.Smith由Mr.J.W.Smith捎交給Mr.CharlesWood捎交Mr.CharlesWood轉(zhuǎn)交最終收信人轉(zhuǎn)交人轉(zhuǎn)交人地址轉(zhuǎn)交最終收信人轉(zhuǎn)交人轉(zhuǎn)交人地址LayoutofE-mails電子郵件格式LayoutofE-mails外發(fā)的郵件外發(fā)的郵件收件人被抄送人被暗抄人主體部分添加附件處外發(fā)的郵件外發(fā)的郵件收件人被抄送人被暗抄人主體部分添加附件處接收的郵件接收的郵件Remarks:

1.Private私人信

2.Personal個人信3.Confidential機密信如需說明信或郵件的類別，課根據(jù)需要在信封“MailingDirections”處注明下列字樣：1.Registered掛號郵件

2.Express快遞郵件

3.OrdinaryMail平信

4.Immediate(Urgent)急件

5.PrintedMatter印刷品

6.Sample樣品Remarks:

1.Private私人信外貿(mào)英語函電

ForeignTradeCorrespondence外貿(mào)英語函電

ForeignTradeCorrespon外貿(mào)英語函電學什么？本課程是國際貿(mào)易專業(yè)高年級的核心業(yè)務(wù)課程之一，是一門將英語與外貿(mào)業(yè)務(wù)相結(jié)合的課程。通過介紹外貿(mào)實務(wù)中各種英文業(yè)務(wù)函件，電傳和傳真以及其它方式的寫作格式，商業(yè)術(shù)語和各種不同的表達方法;通過介紹對外貿(mào)易各環(huán)節(jié)的具體做法，使學生在提高英語水平的同時，熟練掌握對外貿(mào)易業(yè)務(wù)中常用的基本術(shù)語及表達技能，培養(yǎng)和提高他們的外貿(mào)業(yè)務(wù)工作能力外貿(mào)英語函電學什么？本課程是國際貿(mào)易專業(yè)高年級的核心業(yè)務(wù)課程本課程的目的是:學習外貿(mào)業(yè)務(wù)書信的標準格式;了解通過哪些途徑來發(fā)展新客戶，開拓新市場;如何進行詢購某商品，怎樣報盤和還盤;怎樣靈活運用付款方式;如何做到重合同守信用;怎樣去審查信用證，做到不出差錯;在理賠和索賠中做到有理有理有節(jié)；學會擬寫信函和電傳傳真的寫作技巧。本課程的目的是:學習內(nèi)容：本課程主要學習信例，大量學習外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務(wù)關(guān)系和資信調(diào)查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。學習內(nèi)容：學習方法：《外貿(mào)函電》是一門實踐操作性很強的課程。也就是說，要達到正確擬寫外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的目的，僅有理論是遠遠不夠的，學員必須學習大量外貿(mào)實務(wù)中有一定代表性的信函，深入體會何為七個“C’S”寫作的基礎(chǔ)理論知識，更重要的是通過學習信例，熟悉大量外貿(mào)業(yè)務(wù)中各個環(huán)節(jié)中常用語，包括詞匯、短語、句型以及習慣表達方式等等，再通過一定量的練習，對常用語進行操練運用，從而達到掌握并熟練使用的目的。

學習方法：

OBJECTIVE

Analyzeandplanforabusinesswritingtask

Chooseprecise（精確的）

wordstoconveythecorrectmeaning

Writeclearandconcise（簡潔的）

sentencesandparagraphs（段落）

Identifyandcorrectcommonerrors（識別和改正常見錯誤）

foundinsentencestructures

Master（精通）

thenaturalwrittenEnglishOBJECTIVE

AnalThemostimportantobjectiveoftakingthiscourseis

***Tocultivate（培養(yǎng)）

thesenseofdoingbusiness

learningthetoneofwriting

learningtheformat（格式）(letter,memo（備注，便簽）,e-mail),strategy,andwordchoice

learningtheprinciplesofwriting

learningtheskillsofnegotiationThemostimportantobjectiveoInmostcases,thebusinessletterwillbethefirstimpressionthatyoumakeonsomeone.Forthisreasonitisimportantthatyouarediligentinyourtaskofwritinganeffectivebusinessdocument.Eventhoughbusinesswritingispossiblylessformalthanitoncewas.***Inanutshell,businesslettershouldcommunicateyourideaseffectively,conciselyandprofessionally.“Mostbusinesslettersandproposals（建議書）

areopportunitiestoinfluencedecisions.Usuallyit'saone-timeopportunity.That'swhyyoushouldacceptprofessionaltraining!"Inmostcases,thebusinessleLearningobjectives:Toenablestudentstomastertheprinciplesofbusinessletterwriting;Tobecomeacquaintedwith（開始熟悉）

thegenerallayout（總體）

ofmostbusinessletters;ToskillfullywritestructuralpartsofbusinessEnglishletterswithproperstyles;Tobefamiliarwiththeproceduresofforeigntrade,partiesanddocumentsinvolved.Learningobjectives:Unit1BusinessLetterWriting

1)信頭(letterhead)1Structure－－－

2）編號，日期(referenceanddate)

3）封內(nèi)名稱和地址(insideaddress)

4）經(jīng)辦人(attention)5）稱呼(salutation)6）事由（標題）(subject/caption)7）正文(body)8）結(jié)尾敬詞(complimentaryclose)9）簽名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)Unit1BusinessLetterWritiThecomponentpartofaletter

Aletterconsistsofanumberofparts,eachofwhichisessentialtotheletter,orcontributesinsomewaytoitsimpactontherecipient.Wemaylistthemasfollows:

theletterhead/heading

thereferences

thedate

theinsidenameandaddress

thesalutation

thesubjectheading/caption

theopeningparagraph

thebodyoftheletter

theclosingparagraph

thecomplimentaryclose

thesignature

theenclosuresandcopies

thepostscriptThecomponentpartofaletterPartsofaBusinessLetter

信件組成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信頭2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名稱地址/封內(nèi)地址4.Thesalutation 稱呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 結(jié)尾敬語7.Thesignature 落款PartsofaBusinessLetter

信件OptionalParts附加部分8.

Theattentionline

具體收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案號11.

Theenclosure

附件12.

Thecarboncopynotation

抄送13.

Thepostscript 附言O(shè)ptionalParts附加部分1)LetterheadLetterheadincludessender’sname,postaladdress,telephonenumber,telexnumber,faxnumber,andcableaddress,etc.Usuallyletterheadisprintedintheup-centerorattheleftmarginofaletterwritingpaper.外貿(mào)商號的信箋，一般都印有信頭，包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail等，有些會將經(jīng)營項目，注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。1)LetterheadLetterheadinclude名稱、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名稱街道郵編(在國家之前)國家城市門牌號名稱、地址AUKaddress:公司名稱街道郵編(在國中文名稱、地址舉例山東外貿(mào)職業(yè)學院中國山東省青島市江西路62號地址:由大到小單位名稱中文名稱、地址舉例山東外貿(mào)職業(yè)學院地址:單位名稱中國地址名稱用英文寫SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

單位名稱街道大樓名稱城市國家郵編(在國家之前)門牌號中國地址名稱用英文寫SinochemJiangsuImp中國地名的翻譯規(guī)范用漢語拼音直譯;一個地名只大寫第一個字母例如：“山東青島”

Qingdao,Shandong QingDao,ShanDong可用縮寫:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue中國地名的翻譯規(guī)范用漢語拼音直譯;2)ReferenceandDateReferencemayincludeafilename,departmentalcodeortheinitialsofthesignerfollowedbythatofthetypistoftheletter.參考號：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號，為避免混淆，最好標明Yourref:Ourref:Theformatofthedatelinediffersfromcountrytocountry.ThecommononesareM/D/Y(typicalAmerican),D/M/Y(typicalBritish)打印日期注意事項：

A.

年份應(yīng)完全寫出，不能用(94)代替(1994)

B.

月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，但可以用縮寫。

C.

日期最好用基數(shù)字（1，2，3……）。2)ReferenceandDateReference日期位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下均可以齊頭，也可以靠右寫法：美式：月-日-年英式：日-月-年日期位置：Thedate

Therecommendedorderfordatesisday,mo