秘書助理完全工作手冊4

秘書工作手冊目錄TOC\o"1-5"\h\z前言 3\o"CurrentDocument"第一章秘書必備的素質(zhì) 5\o"CurrentDocument"一、職業(yè)化秘書的標準 5\o"CurrentDocument"二、秘書的職業(yè)態(tài)度 5\o"CurrentDocument"第二章秘書的重要職業(yè)技能 6第一部分：日常事務處理 6一、撥打/接聽電話的程序和技巧 6\o"CurrentDocument"二、傳真 8\o"CurrentDocument"三、郵件 8四、文件管理 9\o"CurrentDocument"五、名片 9\o"CurrentDocument"第二部分日程安排 10\o"CurrentDocument"一、總體日程安排 10\o"CurrentDocument"二、出差日程安排 11\o"CurrentDocument"三、會議安排 20\o"CurrentDocument"四、媒體采訪 27\o"CurrentDocument"五、大型活動 30第三部分溝通協(xié)調(diào) 35一、內(nèi)部溝通 35\o"CurrentDocument"二、外部溝通 35\o"CurrentDocument"三、秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀 36\o"CurrentDocument"四、秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 37\o"CurrentDocument"第四部分文字支持 39\o"CurrentDocument"一、秘書文字支持應達到的要求 39\o"CurrentDocument"二、秘書文字支持的種類 39\o"CurrentDocument"三、程序：準備一一撰擬一一審核修改、發(fā)布 39第五部分會議支持 42一、例會、業(yè)務會議 42\o"CurrentDocument"二、公司級會議 42、兒、4

刖百在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。 秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領導的左膀右臂，是領導與公司上下保持溝通的橋梁為此，他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務， 從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài)； 聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何， 秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像 。然而，秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想， 秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理。在領導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)， 而不可或缺，有時我們需要扮演更多角色，，以適應工作安排和領導需要。 別看都是秘書，但由于所服務白^對象不同，各部門性質(zhì)不同，其所進行的工作任務也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。 事實上有很多相似的工作不同之處只是因為事件輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。無論什么時候，謹慎認真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此，什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)， 什么樣的秘書會得到領導的認可，在聯(lián)想，不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。我們-作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法， 積累了一些工作經(jīng)驗和技巧，在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定， 我們將這些點滴一一收集，在經(jīng)過了反復總結和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下；為聯(lián)想，為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進行一番奮斗后 ，我們定會做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同時我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和大家一起探討， 也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領導和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補已之短。秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員， 致力于給予任何一個聯(lián)想人關于行政方面的指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的， 在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關人員的大力支持，在此， 我們深表謝意，關于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務，為你所用。第一章秘書必備的素質(zhì)、職業(yè)化秘書的標準敬業(yè)精神正直--公平，堅持既定政策和原則表率作用表率作用誠實--實事求是領導風范敬業(yè)--以工作為榮，設定高的工作水準業(yè)務能力守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與控制能力勤奮-努力工作，不斷學習合作精神合作精神有序-利落，有條不齋學習與創(chuàng)新能力高效-追求效率和效益知人善任的能力可靠-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時對待意見與批評大局觀二、秘書的職業(yè)態(tài)度主動性(Initiative)適應性(Flexibility)團隊精神(Teamwork)尊重他人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅持原則(UncompromisingIntegrity)服務與貢獻(Service&Contribution)認同與分享(Sharing)雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)溫柔的心和自省第二章秘書的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務處理一、撥打/接聽電話的程序和技巧1、打電話前的準備準備好電話記錄本和筆把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。準備好通話時需要的文件資料。查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。2、正式撥打電話：撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說： “你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**?！比缧枧c有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。如告知對方的內(nèi)容較復雜，應主動提醒對方做好記錄逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的： “你好！我是**部**?！迸袛郬HO分以下幾種情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)埋不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉入記錄留言如事務緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接卜屬問清事情梗概，轉接時向總經(jīng)理說明梗概后轉入問清梗概，如不緊急，記錄卜來轉告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。普通員工何清事由，如需要，轉告總經(jīng)理；其他可視情況處理記錄留言外重要且緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉入如事務緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。部重要但不緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)理指不轉入或小轉入記錄留言，向總經(jīng)理匯報。不重要且不緊密問清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較復雜，或有不清楚的地方，最后應當將要點重復一便，以免遺漏或有偏差。通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。4、通話技巧：日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？” “請問有什么事？”等對總經(jīng)理直接領導、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應在日常工作中盡量熟悉， 達到聞其聲知其人，并及時予以轉接。如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下， 不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣： “實在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話； 如果您方便的話，能否讓我轉達您的事情？” 做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情況下， 如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉接； 也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復詢問后未果，可委婉結束通話。如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結束通話。如一個未完又來一個，應視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關信息。二、傳真1、將傳真分類：1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理2）由秘書來待為處理的：A、轉給其他相關負責人R由秘書本人回復使用電腦公司標準CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時，應先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認。需請對方協(xié)助抄送時，務必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。2、必要的傳真分類存檔三、郵件1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關事宜。以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。2）由秘書來待為處理的：A、轉給其他相關負責人；B、由秘書本人回復3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達；5、重要郵件及時進行存檔四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）1、閱讀文件，判斷是否應由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理處理3、按總經(jīng)理批改意見復印后轉發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定） ，必要的事情進行追蹤,反饋結果。4、必要文件進行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應及時譯出五、名片1、分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等;2、存放：名片盒錄入到NOTES1訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）3、應準備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。第二部分日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領導工作計劃， 是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好 “管家”按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模版， 希望能給大家的工作提供分”爹苦。日程是領導的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領導的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序的工作。 作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格， 調(diào)整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識， 為日后工作的順利開展做鋪墊。 此外，勤于思考，多做總結對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的， 把看得出的經(jīng)驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用。一、總體日程安排領導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作 （如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。（一）總體原則了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是所服務總經(jīng)理的業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；以利定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識,以利工作開展；注意日程安排的時間松緊，適當安排；（二）經(jīng)驗與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；根據(jù)總經(jīng)理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心， 及時提醒已定下來的安排， 防止沖突；每日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理；控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理習慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作， 同時也是需要更加細致的一項工作。 通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序， 愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差出差前： 確定出差目的和日期；確認總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。 ）確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次） 、酒店（選擇總經(jīng)理習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等） （見范例）。根據(jù)總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表） 。擬寫授權書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出郵件和復印件（財務部等）。（見范例）出差中 在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及 6般心的業(yè)務進展情況；配合總經(jīng)理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。根據(jù)情況及時與相關人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；出差后 及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘） ，根據(jù)需要轉發(fā)相關人員或存檔；向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：根據(jù)公司最新業(yè)務情況準備 PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。機票購買時注意避免經(jīng)停中轉，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型；注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；準備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料；確認對方還是我方提供翻譯服務；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求， 在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設費購買、 機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人;到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話， 并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；每日及時核對本日及第二天的日程安排；提前設置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當天的日程安排落實車輛；及時提醒并事先落實各項安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱） ；注意建立各種客戶關系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、 跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現(xiàn)金或信闈卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應急藥及常用藥品附件二：授權書模版文件編號OURREF.:LCS-DTEB-60023-99發(fā)文日期DATE2000.6.14文件類另1JCATEGORYf知擬文人FROM:—審 核VERIFIED://批準APPROVED:—收文人TQ全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務器事業(yè)部、外設事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財務附 件ATTACHMENT://口傳閱 兇閱后存檔口保密 保密期限CIRCULARFILING CONFIDENTIALTERM口其他OTHERS//口|頁數(shù)NO.OFPAGES1授權通知電腦公司副總裁在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關簽字權授予副總經(jīng)理 ,臺式電腦事業(yè)部其他相關財務及文件審批授權予常務副總經(jīng)理,除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關財務簽字及文件審批委托副總裁處理。特此通知2000.6.14附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（ 4月25-27日）時間日程地點備注4月25日17:25北京一深圳CA1305機場接機人.—1360入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21:30夜宵自行安排4月26日11:30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：—、—議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺1390299751413:20出發(fā)前往EMCoffice、陪同前往14:00EMC^面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、—、—、—、—EM3加人：總經(jīng)理 余昭信副總經(jīng)理 陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊技術處協(xié)理郭宗欽研發(fā)部經(jīng)理張濱會面安排：14:00~15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關產(chǎn)品）及未來業(yè)務合作磋商

17:20返回新世紀，梁青陪同18:00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員^|^想： 、 4月27日14:00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球工程總監(jiān) 鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍?—、—、—議程安排：14:00-14:05雙方介紹14:05-14:25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關噴漆關鍵技術、發(fā)展趨勢等）14:25-14:55雙方討論14:55-15:25參觀金和新廠15:35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:35-15:40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15:40-16:10參觀瑞和工廠16:10-16:25機動16:25前往機場，車程約30分鐘17:40CA1303深圳一北京安排接機隨行及重要聯(lián)系電話:附件四：國外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（ 99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注

7月14日17:50——20:4021:00——21:30北與 漢城到達酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機場左邊出口舉牌接（Tel:0193367896）下榻處：HolidayinSeoul（ 佳樂）Tel:82 —02—7179441Fax:82 —02—71594417月15日00——9:0000——12:3030——13:2020——14:4014:40——16:4016:40——18:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進早餐及會談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負責人午餐參觀及會談（陪同及參加者:LGLCD廠 總 經(jīng) 理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會談（陪同及參加者： LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事：K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾路程：3小時中餐主持人：Mr.K.S.Park路程：3小時主持人：Mr.M.H.Park訪問時間主要活動地點備注

718:00——19:30與LG電子人員共進晚餐平澤月1519:30——21:00回酒店日8:00——9:20自酒店前往三星電子LCD工廠所在七星地(Kiheung聯(lián)絡人：Mr.J.Y.Park9:30——10:00)Tel:82—02—7507313高層領導見面（LCDMarketing10:30——10:50W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）10:50——11:20作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹11:20——11:50針對相關問題進行會談參觀711:50——13:00與會者共進午餐月13:00——14:00乘車前往LG總部16

日14:30——17:0017:00——17:3019:00——21:00會談(參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG 電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進晚餐(D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡人:LG商事Mr.J.S.Park主持人：Mr.D.H.Kang訪問時間主要活動地點備注7月17日10:00——18:0018:00——19:0021:40——22:40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結帳、乘車前往金浦機場漢城北東漢城市區(qū)及近郊陪同人：導游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國國慶日）自酒店到機場約40分鐘路程三、會議安排召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。 組織會議和處理與會議有關的事務幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)， 它將多種繁雜事務匯集一身。保證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，沉著應對， 以不變應萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。（一）內(nèi)部會議安排總經(jīng)理主持的會議注意事項：會前與GM及相關部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點及時間；可通過電話確認;下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知， 對特別重要的參會人,可通過電話確認;會中協(xié)助放映PPT并時刻關注會場內(nèi)情況，隨機應變；對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給 GM總經(jīng)理參加的會議注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。會后材料整理工

作進度跟蹤反饋（二）外部會面安排總經(jīng)理主持的外部會面注意事項：綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送， 如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點;考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；會前給總經(jīng)理提供相關背景材料，如需要請相關部門負責人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容， 注意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；--初次會面PPT應包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務情況介紹；--再次會面應注意：有針對性的業(yè)務回顧（可請相關業(yè)務部門提供資料） 。幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會面時攜帶；提前30分鐘進行，調(diào)試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映 ppt,并關注會場內(nèi)情況，隨機應變，靈活處理各種情況；會面結束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設備；總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。 但應從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關注以下幾點：

注意事項:會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料;會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間;對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋;外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest'sCompany:AMDGuest'sNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

COOVicePresidentofLegendComputersystemMr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktopV.PofAsiaSales&MarketingbusinessDivisionMr.KelvinKwokMr.SalesDirectorofAsiaVicePresidentofLegendComputersystemMr.ThomsonChanGeneralManagerofNotebookMarketingDirectorofAsiabusinessDivisionMr.PerryChanMr.CountryManagerofChinaGeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.JackLeeMiss.AssistantSalesManagerManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.InterpreterMr.HectordeJ.RuizMr.AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr. )15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪

1、接受采訪聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排， 集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排； 除此之外的采訪需求必須轉交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌， 要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定， 請對方理解；應記下記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪， 必要時可幫助品推人員進行溝通聯(lián)絡。2、采訪準備（采訪前一■周）落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案， 呈送總經(jīng)理審閱并適時修改； 對于常見問題的回答應該有所備份并及時更新；了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；3、采訪準備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；如果采訪在公司外進行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；如果是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應該檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應由秘書先行接待， 了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料；安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；5、采訪結束與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項：對記者的界面要非常友好。五、大型活動（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動\^門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理參與支持的大型活動流程說明:1、接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程；2、活動前三星期參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實；如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；幫助總經(jīng)理準備PPT發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；參加彩排；對重大活動中需要配合演示的 PPT一定要反復演練；3、活動當天參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；活動中配合演示PPT做好錄音；活動中配合接待公司或外部領導， 活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)， 在關注自己總經(jīng)理需求的同時也關注其他總經(jīng)理的需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂， 首先要關注自己總經(jīng)理的需求或部署， 可能情況下主動分擔會務人員的工作；4、活動后整理業(yè)務資料和名片；根據(jù)錄音整理講話稿；總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人， 引發(fā)很多工作管理上的想法， 需要秘書參會后跟進落實。接待突發(fā)來訪流程說明:留卜來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料轉交相關部門負責人處理征求對方意見，幫助安排其他負責人見面1總經(jīng)理方便時告知來訪情況F根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排問清對方來訪目的;對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人， 如果總經(jīng)理當時有時間接待， 應該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久， 同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間；對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人， 如果總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室， 由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎， 同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關負責人見面； 留下來訪者的聯(lián)系方式和資料， 待總經(jīng)理方便時轉告總經(jīng)理，如果需要可進行后續(xù)安排；對于與公司和部門毫不相關的來訪者， 有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關負責人的意見；對于與其它部門業(yè)務相關的來訪， 可以告訴對方相關部門的聯(lián)系方式， 留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉交相關部門處理；對于確實應由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄email的方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排。注意事項：有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋， 死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)一但要注意禮貌一反復進行解釋并提出建議。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通， 了解總經(jīng)理近期的工作重點、 業(yè)務要點及管理方面的思想。準確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。秘書應以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領導的部門人員充分溝通， 盡可能及時了解各項業(yè)務的進展情況，并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進工作作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作， 要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關系，對任何部門、任何一位同事都應有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務合作作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關系，但在處理事務時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供應商，要注意多方了解與業(yè)務相關的事務， 以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。在代總經(jīng)理進行有關業(yè)務的推進工作時， 要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進。（二）禮尚往來答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求總經(jīng)理意見之后， 以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關系。在業(yè)務合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐， 與廠商建立經(jīng)常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。三、秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務。一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。(一)作好助手和參謀的工作1、參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預案。再次是和領導同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點：第一，要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領導的思想火花。才能及時預測總經(jīng)理在想什么，準備什么。第二，要站在領導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。第三，主動與總經(jīng)理交流思想， 通過聽取領導的意見不斷調(diào)整自己的思維， 在事務處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。2、參與實踐，協(xié)助總經(jīng)理推進工作。積極介入有關工作，及時掌握相關情況，適時提出建議。經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務的主動權。與要有度，參謀要有方(1)參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。(2)參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”(3)參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手” ，做好牽頭、把關、協(xié)調(diào)的工作。(二)輔助總經(jīng)理塑造良好的形象秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務的，領導對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務水準。秘書可從以下幾方面來輔助領導塑造良好的形象。.語言形象總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。公務活動之前，提供廣泛適用的背景資料(包括活動內(nèi)容、 所要解決的基本問題及與此相關的人文等知識)供總經(jīng)理參考準備。.協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領導多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領導的形象得以升華。.協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。要尊重別人，幫助領導把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強合力。.協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領導者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作：1）要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領導掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。2）對外交往要真誠情切，秘書要很好地領會和把握總經(jīng)理的處事原則， 并在對外交往中很好地運用，必要時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。四、秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外， 還應從以下幾方面加強對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。（一）培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式， 良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)， 表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。.公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人， 也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。.忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。.擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中， 要正確履行自己的職責，而不能超越權限，既要積極地配合工作，又不能干預領導的決策和下屬或其它部門的工作。（二）培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估計自己，不過低估計別人,于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。 恭敬就是尊重對方的人格， 誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。.表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。 它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、 理解和歡迎。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話， 因為每個人都喜歡用語言表達自己， 喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人” 無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任， 從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。.舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。 秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合， 更應注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。.牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。 ，切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。.培養(yǎng)溫文而雅的儀表風度。衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)， 顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分文字支持秘書不僅要領會領導的指示，而且要能貫徹領導的指示。一、秘書文字支持應達到的要求針對性強一一文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。 比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫； 從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式； 對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。具體真實一一具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。條理性強一一文字工作具有明確的指導作用， 可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。時限性強一一文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。 要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。有固定的格式一一格式為內(nèi)容服務，要有相對的穩(wěn)定性。對于文件的格式， 可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。二、秘書文字支持的種類傳真和郵件（詳細處理流程見前）業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、 PPT制作等）一般信件、感謝信、邀請函等條、程序：準備一一撰擬一一審核修改、發(fā)布（一）準備明確行文要求。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準確領會領導意圖，并據(jù)此進行寫作。確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。,因為“報告”選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”不要求批復而只適用于向領導反饋信息、提供參考。,因為“報告”調(diào)查研究收集材料。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。（二）撰擬文稿合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。寫好開頭與結尾。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采用下述形式：1）簡明交代擬文根據(jù)與目的2）概述有關情況，使收文人了解發(fā)文背景3）以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意4）闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識5）直接點明結論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性6）表明批準或轉發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知7）表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿結尾通常采用下述形式：1）使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”2）概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文3）陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”4）發(fā)出號召，提出希望與要求5）說明文件生效、施行時間書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序數(shù)第一層為“一” ，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。用詞用字應準確、規(guī)范，應正確標明標點符號。文內(nèi)使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。（三）審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領導人審核批準、發(fā)布。

參考模板附件:傳真和郵件（詳細處理流程見前）新7v新7v傳直模版.

due業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、 PPT制作等）F5：公司內(nèi)部簡易

文件格式（巾英文）鞘F5：公司內(nèi)部簡易

文件格式（巾英文）鞘F5：公T內(nèi)部筒易

文件格式（巾英文）PPW.PPt般信件、感謝信、邀請函等帽書信殿施感附例此遨清函殿.依

第五部分會議支持一、例會、業(yè)務會議根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經(jīng)理確定需參加的人員、時間、地點。做詳細的會議紀錄、整理會議紀要（例會和業(yè)務會議一般是有針對性的解決問題， 會議紀要需要特別明確對事件的處理結果或工作推進計劃。以供總經(jīng)理和參會人員參考）根據(jù)紀要在限定的任務時間內(nèi)進行跟蹤推進， 及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。、公司級會議總裁室周例會（每周四發(fā)出會議通知、落實例會地點、菜單、參會人員、請假人員，會議當天落實人員參會情況并通知主持人、 進行會議紀要、關注會中需求，會后完成會議紀要并發(fā)出）總裁室月例會的組織實施。附件：《會務手冊》鞘的都及Qdx鞘的都及Qdx秘書處篦器節(jié)卷全務所需用品清單.due應急預案現(xiàn)場處置方案（一）、觸電事故現(xiàn)場處置方案第一節(jié)事故特征1.1危險程度分析a人直接與帶電體接觸的觸電事故：按照人體觸及帶電體的方式和電流通過人體的途徑，此類事故可分為單相觸電和兩相觸電。單相觸電是指人體在地面或其他接地導體上，人體某一部分觸及一相帶電體而發(fā)生的事故。兩相觸電是指人體兩處同時觸及兩帶電體而發(fā)生的事故，其危險性較大。此類事故約占全部觸電事故的 40%以上；50%以上；b50%以上；c跨步電壓觸電事故：當帶電體接地有電流流入地下時，電流在接地點周圍產(chǎn)生電壓降，人在接地點周圍兩腳之間出現(xiàn)電壓降，即造成跨步電壓觸電。事故類型人體因電流通過所受的傷害可分電傷和電擊兩種 ，其對人體的傷害如下：電傷：電傷是因為觸電而使人體的外表局部受傷，有灼傷和電烙印等。這種觸電往往因電火花或電弧的發(fā)生而造成，會引起剌痛的感覺。電擊：電擊是指觸電傷亡事故。當人體與有電導體接觸時,有電流通過人體，電流產(chǎn)生的熱將人體表皮燒傷，發(fā)生水泡，這樣皮膚電阻驟然減低，電流加大；在大電流通過人體時，神經(jīng)細胞受傷，產(chǎn)生局部麻痹，使觸電人不能自我脫離險境，被電“吸住';電流對人體的傷害進一步加重，至便有一部分電流通過心臟，引起心臟或呼吸器官發(fā)生麻痹，造成死亡事故。事故發(fā)生的區(qū)域變壓器區(qū)域、配電室、車間等生產(chǎn)裝置區(qū)域。事故可能發(fā)生的季節(jié)觸電事故有明顯的季節(jié)性：一殿每年以二、三季度事故較多，六至九月集中。因為夏秋兩季天氣潮濕、多雨，降低了電氣設備的絕緣性能；人體多汗皮膚電阻降低，容易導電；天氣炎熱，電扇用電或臨時線路增多，且操作人員不穿戴工作服和絕緣工具。事故前可能出現(xiàn)的征兆絕緣層破損、老化，超負荷運行；設備存在安全隱患，出現(xiàn)漏電現(xiàn)象；電氣設備金屬外殼接地不良或不接地；未按規(guī)定進行必要的保養(yǎng)和檢查；員工未按安全操作規(guī)程操作。第二節(jié)應急組織與職責火災事故現(xiàn)場應急處置小組組長：車間主任副組長：班組長通訊保障組：綜合辦、事故發(fā)現(xiàn)人員搶險救護組：車間保全人員滅火警戒組:各班組長應急職責組長：

(1)組織本處置方案的制訂、修善,并定期組織演練；(2)負責本處置方案應急資金投入的落實；(3)發(fā)生事故后，組織指揮本單位的應急救援工作，并負責向公司領導報告；(4)事故結束后，組織事故原因的調(diào)查、分析，處置方案適用性的評審。2.2.2副組長(1)協(xié)助組長，具體組織本處置方案的編制、修善工作；(2)根據(jù)施工需求，制定處置方案的資金投入計劃；(3)發(fā)生事故后，協(xié)助總指揮負責應急救援的具體指揮工作；(4)協(xié)助事故后的恢復工作；(5)參與事故原因的調(diào)查和分析，處置方案適用性的評審；(6)組長不在，由副組長代理行使職責。通訊保障組主要職責(1)掌握所有重要部門的電話號碼以及重要應急機構、部門、人員的電話號碼；(2)保證通訊聯(lián)絡的暢通；(3)負責配合常務副總指揮的各項工作協(xié)調(diào)；及時下達各種指令，落實指令的執(zhí)行情況，并匯報常務副總指揮；(4)保證應急搶險車輛的調(diào)配。搶險救援組主要職責(D迅速組織搶險、搶修隊員奔赴現(xiàn)場，佩戴好個人防護用品，按照指揮部的命令，搶救、轉移受傷人員，切斷事故源，迅速搶修并控制事故進一步擴大；(2)負責對傷員的臨時處置，待病情穩(wěn)定后，做進一步處理；2.2.5滅火警戒組主要職責(D查明火情和職工傷亡情況，搶救事故現(xiàn)場職工、組織滅火；(2)滅火救援組組長如果不在現(xiàn)場，由保衛(wèi)組組長代行職責；(3)配合專業(yè)消防隊伍做好滅火救援工作；(4)建立警戒區(qū)，根據(jù)確定的安全疏散路線，疏散公眾(包括公司內(nèi)人員和公司外周邊人員)，引導消防人員或醫(yī)護人員進入事故現(xiàn)場，迅速將警戒區(qū)內(nèi)與事故應急處理無關的人員撤離。第三節(jié)應急處置應急處置程序：最早發(fā)現(xiàn)者就立即向主管部門領導或車間主任報告,在確保自身安全It況下并采取辦法控制事態(tài)。主管部門領導或車間主任接到報警后，應迅速通知有關車間，要求查明裝置和原因，下達應急救援預案處置的指令，同時發(fā)出警報通知上級應急指揮部，同時和車間指揮部成員迅速趕往事故現(xiàn)場，必要時向消防雌警救援。應急指揮部人員應迅速到達事故現(xiàn)場，根據(jù)事故狀態(tài)及危害程度，做出相應的應急決定進行救援，如事故擴大無法控制，應立即向上級指揮中心*匚報，上級指揮中心上報公安、安監(jiān)等領導機關報告事故情況，并請求支援。其他相關班組到達事故現(xiàn)場后，會同發(fā)生事故的部門積極展開救援。在查明部位和范圍后看能否控制，車間按生產(chǎn)調(diào)度命令進行停車或緊急停車。當事故得到控制。立即成立專門工作小組調(diào)查事故發(fā)生原因和研究制定防范措施。研究制定搶修方案，并立即組織搶修，盡早恢復生產(chǎn)。應急處置措施首先做好現(xiàn)場保衛(wèi)工作，保護好現(xiàn)場并采取積極措施保護傷員生命，減輕傷情，減少痛苦，并根據(jù)傷情需要，迅速聯(lián)系醫(yī)療部門救治。發(fā)現(xiàn)有人觸電，應立即斷開有關電源，使觸電者在脫離電源后在沒有搬移、不急于處理外傷情況下，立即進行心肺復蘇急救，并根據(jù)傷情迅速聯(lián)系公司就近醫(yī)院救治，發(fā)現(xiàn)觸電者呼吸、心跳停止時，應立即在現(xiàn)場就地搶救，用心肺復蘇法支持呼吸循環(huán)，對腦、心重要臟器供氧。如果觸電者處于高位,為防止解脫電源后自高處墜落應采取預防措施。觸電者觸及低壓帶電設備，救護人員應設法迅速切斷電源，救護人員也可站在絕緣墊上或木板上進行救護。高處觸電緊急救護：5秒繼續(xù)救護人員應在確定觸電者已與電源隔離，且救護人員本身所涉及環(huán)境安全距離危險電源時，方能接觸傷員進行搶救，并應注意防止發(fā)生高處墜落的可能。如傷員停止呼吸，立即口對口吹氣 25秒繼續(xù)吹一次，如頸動脈無搏動時，可用空心拳頭叩擊心前區(qū)域數(shù)次，促使心臟復跳。高處發(fā)生觸電，為使救援更為有效,應及時設法將傷員送至地面，在完成上述措施后，應立即用繩索迅速將傷員送至地面，或采取可能的迅速并有效的措施送至平臺上，觸電傷員送至地面后，應立即繼續(xù)按心臟復蘇法堅持搶救，按心臟復蘇法支持生命的三項基本措施：通暢氣道，口對口人工呼吸法，胸外按壓。如發(fā)現(xiàn)傷員口中有異物，可將其身體及頭部同事側轉，迅速用一個手指或兩手指交叉從口角插入，取出異物。在保持傷員氣道通暢的同時，救護人員用放在傷員額上的手的手指捏住傷員鼻翼，救護人員深呼氣后，與傷員口對口緊合，在不漏氣情況下，先連續(xù)大口吹氣兩次，每次 1-1.5秒。如兩次吹氣后測試頸動脈仍無搏動，可判斷心跳已經(jīng)停止，要立即同時進行胸外按壓。觸電傷員如牙關緊閉，可口對鼻人工呼吸，口對鼻人工呼吸時，要將傷員嘴緊閉,防止漏氣。報告事項TOC\o"1-5"\h\z報警電話。內(nèi)部應急救援成員及聯(lián)系方式詳見附件 1.外部聯(lián)系單位通訊錄詳見附件 2。第四節(jié)注意事項觸電者未脫離電源前，救護人員不準直接用手觸及傷員。脫離電源要把觸電者接觸的那部分帶電設備的開關、刀閘或其他斷路設備斷開；或設法將觸電者與帶電設備脫離。在脫離電源中，救護人員要注意保護自己。觸電者觸及高壓帶電設備，救護人員應迅速切斷電源，或用適合該電壓等級的絕緣工具解脫觸電者，救護人員在搶救過程中注意保持自身與周圍帶電部分必要的安全距離。觸電者觸及低壓帶電設備，救護人員應設法迅速切斷電源，如拉開電源開關、刀閘，拔除電源插頭等；或使用絕緣工具、干燥木棒、木板、絕緣繩子等不導電的材料解脫觸電者；也可抓住觸電者干燥而不粘身的衣服，將其拖開，切記要避免碰到金屬物體和觸電者的裸漏身體，也可用絕緣手套或?qū)⑹钟酶稍镆挛锇鸾^緣后解脫觸電者；救護人員也可站在絕緣墊上火干木板上進行救護。應急救援結束注意事項：救援結束后，注意保護現(xiàn)場，配合有關部門調(diào)查處理，做好善后工作，盡快恢復生產(chǎn)。特別警示：根據(jù)事故現(xiàn)場情況適時調(diào)整部署。(二)、機械傷害事故現(xiàn)場處置方案第一節(jié)事故特征事故類型機械傷害事故是指機械運動作用于人體的一種傷害。機械傷害類型包括夾擠、碾壓、剪切、切割、纏繞或卷入或剌傷、摩擦或磨損、飛出物打擊、高壓流體噴射、碰撞或跌落等。危險程度分析根據(jù)生產(chǎn)安全事故綜合應急救援預案第二章生產(chǎn)經(jīng)營單位的危險性分析第二節(jié)危險源與風險分析可知我單位在生產(chǎn)過程中使用較多的轉動設備，如清棉機、粗紗機、條卷機、細紗機、并條機、精梳機、電機、風機、泵等,這些設備如果運轉部位(聯(lián)軸節(jié)、皮帶輪)裸露、人員有可能觸及的部位，未設防護裝置，有可能發(fā)生機械傷害事故，另外，檢修不及時，存有缺陷的運轉設備的零部件飛出，有可能發(fā)生零部件動能擊傷事件，另外，在檢修時，動力設備未嚴格執(zhí)行拉閘、斷電、掛牌制度，誤啟動，有可能發(fā)生機械事故，操作人員在操作運轉設備時，未嚴格執(zhí)行防護用品的穿戴或個人穿戴不符合要求，也有可能發(fā)生如絞、碾、擠等傷害。事故發(fā)生的區(qū)域前紡車間、后方車間運轉設備的場所。事故可能發(fā)生的季節(jié)機械傷害事故一年四季均有可能發(fā)生。事故前可能出現(xiàn)的征兆檢查檢修機械忽視安全措施；缺乏安全防護裝置；自制或任意改造機械設備；在機械運行進行清理、維護等工作；違規(guī)進入機械運行危險作業(yè)區(qū)域；不具資格的人員上崗操作機械或其他人員亂動機械。第二節(jié)應急組織與職責火災事故現(xiàn)場應急處置小組組長：車間主任副組長：班組長通訊保障組：綜合辦、事故發(fā)現(xiàn)人員搶險救護組：車間保全人員滅火警戒組:各班組長應急職責組長：(1)組織本處置方案的制訂、修善，并定期組織演練；(2)負責本處置方案應急資金投入的落實；(3)發(fā)生事故后，組織指揮本單位的應急救援工作，并負責向公司領導報告；(4)事故結束后，組織事故原因的調(diào)查、分析，處置方案適用性的評審。2.2.2副組長(1)協(xié)助組長，具體組織本處置方案的編制、修善工作；(2)根據(jù)施工需求,制定處置方案的資金投入計劃；(3)發(fā)生事故后,協(xié)助總指揮負責應急救援的具體指揮工作；(4)協(xié)助事故后的恢復工作；(5)參與事故原因的調(diào)查和分析，處置方案適用性的評審；(6)組長不在，由副組長代理行使職責。通訊保障組主要職責(1)掌握所有重要部門的電話號碼以及重要應急機構、部門、人員的電話號碼；(2)保證通訊聯(lián)絡的暢通；(3)負責配合常務副總指揮的各項工作協(xié)調(diào)；及時下達各種指令，落實指令的執(zhí)行情況，并匯報常務副總指揮；(4)保證應急搶險車輛的調(diào)配。搶險救援組主要職責(D迅速組織搶險、搶修隊員奔赴現(xiàn)場，佩戴好個人防護用品，按照指揮部的命令，搶救、轉移受傷人員，切斷事故源，迅速搶修并控制事故進一步擴大；(2)負責對傷員的臨時處置，待病情穩(wěn)定后，做進一步處理。3.2.5機械維修組職責沉著冷靜地處理機械傷害事故，采取相應措施進行補救；迅速切斷事故源，分析機械設備發(fā)生事故的原因，為事故最終定論提供依據(jù)及時恢復設備的正常工作狀態(tài)；及時將事故原因通知通訊聯(lián)絡組。第三節(jié)應急處置應急處置程序a最早發(fā)現(xiàn)者就立即向上級有關領導報告，在確保自身安全It況下并采取辦法控制事態(tài)。b車間主任接到報警后，應迅速通知有關車間，要求查明裝置和原因，下達應急救援預案處置的指令，同時發(fā)出警報通知上級應急指揮部，同時和車間指揮部成員迅速趕往事故現(xiàn)場，必要時向消防雌警救援。c應急指揮部人員應迅速到達事故現(xiàn)場，根據(jù)事故狀態(tài)及危害程度，做出相應的應急決定進行救援，如事故擴大無法控制，應立即向上級指揮中心匯報，上級指揮中心上報公安、勞動、環(huán)保、衛(wèi)生等領導機關報