某集團(tuán)時(shí)間管理

時(shí)間管理II

日月光集團(tuán)GRP菁英團(tuán)隊(duì)管理課程Rev.:B;06/09/2002WorkShop時(shí)間:2.5小時(shí)*如果您的餘生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃人,為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開(kāi)始不滿於現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對(duì)“新的思考方式”請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可歪斜100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為何會(huì)畫(huà)不出來(lái)?因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是假設(shè)你畫(huà)了出來(lái).恭喜你,你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題.改變時(shí)間管理的第一步,從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始時(shí)間管管理的的架構(gòu)構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請(qǐng)排出出正確確的行行事優(yōu)優(yōu)先順順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的的行事事優(yōu)先先順序序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷陷阱一一:時(shí)時(shí)間的的配置置不對(duì)對(duì)Reaction消極回回應(yīng)vsProaction積極掌掌握危機(jī)就就是轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重重於做做事最好的的控制制是預(yù)防預(yù)防勝勝於處處理不合理理的時(shí)時(shí)間配配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的的時(shí)間間配置置III1.重要的的事情情著重重在PlanPlan著重在在DoDo著重在在CheckCheck著重在在Action2.重要的的事情情要逐逐漸地地交給給信任的的部屬屬,這叫“灌能”陷阱二二:拖拖延延除了第第四項(xiàng)項(xiàng)以外外,其其它它的做做起來(lái)來(lái)都不不太愉愉快不急的事情情一拖延之之後往往變變成緊急的的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成成本/效益益分析法成本..................好處..................克服2.思思維習(xí)慣的的改變這件事令人人感到為難難,但是是它非做不不可,因因此我將立立即做完它它,以便便儘早忘掉掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速速?zèng)Q的習(xí)慣慣將事情切成成好幾塊小小塊任務(wù),快速地地完成每一一塊的任務(wù)務(wù)完成最關(guān)鍵鍵的部份,讓事情情看起來(lái)像像做完80%一一般陷阱三:事事必親躬躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事事必親躬,後來(lái)過(guò)勞而而死.為何事必親親躬?因?yàn)榕虏繉賹偃〈环判牟繉賹?不信任部屬屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)過(guò)高陷阱四:有有求必應(yīng)應(yīng)會(huì)花太多時(shí)時(shí)間,時(shí)間不夠會(huì)會(huì)犧第二項(xiàng)項(xiàng)

受人尊尊敬重要,還是受人歡歡迎重要不好意思拒拒絕請(qǐng)託的的原因接納請(qǐng)託比比拒絕請(qǐng)託託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)請(qǐng)託者想要做廣受受愛(ài)戴之好好人不知如何拒拒絕他人之之請(qǐng)託每個(gè)人都有有一個(gè)好朋朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)氐鼐芙^.1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions:時(shí)時(shí)間管理理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速速?zèng)Q2.快刀斬亂麻麻1.決勝於廟堂堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事事重要的事不重要的事如何提高工工作效率如何提高工工作效率1.了解自己每每天工作時(shí)時(shí)段的特性性,善用之.2.以PDCA分佈週一到到週五的工工作性質(zhì).3.保持良好的的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的的習(xí)慣4.身心均衡地地發(fā)展;培養(yǎng)良好的的嗜好1.工作時(shí)時(shí)段分配法法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專(zhuān)案1.面對(duì)面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中專(zhuān)案1.花1小時(shí)寫(xiě)作2.每週工工作性質(zhì)分分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專(zhuān)案丟球2.組內(nèi)專(zhuān)案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒(méi)有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃如何管理你你的EMail葛洛夫:你你的時(shí)間間是不是被被Email切切成零零碎碎碎的片段段?集中中處理它.先問(wèn)自己以以下這幾個(gè)個(gè)問(wèn)題1.你一天花多多少時(shí)間在在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看小小品?3.你看Email的時(shí)間是連連續(xù)的,還是片斷的的?4.你的Email有沒(méi)有做分分類(lèi)?5.你回信時(shí)是是邊看邊回回,還是分類(lèi)後後集中回信信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信信還是先先發(fā)信?如何提高高Email的處處理效率率一進(jìn)信箱箱第一個(gè)個(gè)動(dòng)作就就是把所所有信件件的主題題瀏覽一一遍,然然後做做分類(lèi)的的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣慣,一一天只有有三個(gè)時(shí)時(shí)段看Email除了急件件以外,集中中時(shí)段回回信看Email的的時(shí)段段分配時(shí)段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料料夾的分分類(lèi)Reply:Private,公公務(wù)FollowUp:Urgent,Boss,重重要,向下下,PrivateProject進(jìn)度度有空再看看如何展開(kāi)開(kāi)你的計(jì)計(jì)劃一日之計(jì)計(jì)在昨天天下班前前一週之計(jì)計(jì)在於週週日一月之計(jì)計(jì)在於月月底1.捨得2.勇於拒絕絕3.交待1.怡情養(yǎng)性性2.輕鬆一下下良好的時(shí)時(shí)間管理理來(lái)自於於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂亂麻1.決勝於廟廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事PADC不好好耗用時(shí)間間花時(shí)間在在計(jì)劃上上才是最最節(jié)省省時(shí)間的的作法耗用時(shí)間間8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法法則花最少的的力氣,獲得得最多的的效益你所完成成的工作作裡,80%的成果果,來(lái)自自於20%的時(shí)時(shí)間=>也就是是說(shuō)80%的努努力是與與成果無(wú)無(wú)關(guān)的80/20原理理意示圖圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物物瑣碎的多數(shù)事物物目標(biāo)金字字塔長(zhǎng)程目標(biāo)標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)如何列管管重要計(jì)計(jì)劃將自己短短中長(zhǎng)期期的計(jì)劃劃依工作作,個(gè)人及生生活這三三個(gè)主軸軸一一列列舉出來(lái)來(lái),並算出每每個(gè)計(jì)劃劃的效益益.(如下一頁(yè)頁(yè)所示)在同一個(gè)個(gè)時(shí)間點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)行這這三個(gè)主主軸的前前3個(gè)專(zhuān)案(專(zhuān)案件數(shù)數(shù)依自己己能力而而定,紅線的右右手邊)有專(zhuān)案結(jié)結(jié)束之後後下一個(gè)個(gè)專(zhuān)案就就可以往往左遞補(bǔ)補(bǔ)每個(gè)計(jì)劃劃如何給給予評(píng)分分先將所有有計(jì)劃列列出來(lái),分成成短中長(zhǎng)長(zhǎng)期(自行定定義)分成三個(gè)個(gè)項(xiàng)目(也可依依自己的的價(jià)值觀觀調(diào)整),依依照:重重要性性,急急迫性及及成功機(jī)機(jī)會(huì)來(lái)給給分?jǐn)?shù).最好好給5分,最不不好給1分分將三個(gè)分分?jǐn)?shù)相乘乘,分分?jǐn)?shù)最高高者為最最優(yōu)先執(zhí)執(zhí)行的計(jì)計(jì)劃範(fàn)例:專(zhuān)專(zhuān)案評(píng)評(píng)分的範(fàn)範(fàn)例以Notes信箱箱管理計(jì)計(jì)劃的分分類(lèi)執(zhí)行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的的部份,下一章節(jié)節(jié)再講)自我成長(zhǎng)長(zhǎng):Pareto,前3個(gè)計(jì)劃生活:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃工作:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃執(zhí)行能力力的強(qiáng)化化備忘錄時(shí)間管理理的利器器:to-doList備忘錄緊急的事事情1.老闆今天天交待2.臨時(shí)狀況況重要的事事情1.工作計(jì)劃劃2.人生規(guī)劃劃3.家庭,健康,財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作作2.定期約會(huì)會(huì)範(fàn)例:備備忘錄錄的範(fàn)例例範(fàn)例:週週計(jì)劃劃的範(fàn)例例善用NotesBookMark的的功能連結(jié)書(shū)籤籤(BookMark)的的建立立可以用用來(lái)建立立一系列列相關(guān)計(jì)計(jì)劃的連連結(jié)在Notes裡裡頭,點(diǎn)點(diǎn)一以以下黃色色書(shū)籤即即可把該該計(jì)劃給給打開(kāi),並Update按Ctrl+V之後就會(huì)出現(xiàn)黃黃色書(shū)籤籤善用Notes顏色色管理的的功能紅色粗體體字體為為重要一一定完成成的部份份藍(lán)色斜體體字體為為已完成成的部份份黑色字體體為應(yīng)執(zhí)執(zhí)行事項(xiàng)項(xiàng)綠色字體體為RoutineSchedule良好工作作習(xí)慣的的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備備忘錄的的習(xí)慣可以早上上做完的的事,決決不拖到到下午完完成可可以一天天做完的的事,決決不分成成兩天完完成每天至少少完成一一件事情情,特特別是在在工作情情緒低潮潮時(shí)“執(zhí)行””的寫(xiě)照照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄錄的ToDo-CheckList如聖聖旨行動(dòng)才是是企劃的的開(kāi)始把掌控著著力焦點(diǎn)點(diǎn)集中在在計(jì)劃最最緊要的的20%執(zhí)行能力力鋒利如如倚天劍劍.劍劍鋒到處處,刀刀折劍斷斷執(zhí)行不是是一成不不變的合理性Reasonable表表示用心心試探一下下是不損損傷毫髮髮的平時(shí)基本本觀念(Sense)的建立立,在在臨場(chǎng)應(yīng)應(yīng)用時(shí)最最能顯現(xiàn)現(xiàn)效果執(zhí)行的速速度:兵兵貴速速戰(zhàn)速?zèng)Q決養(yǎng)兵千日日,用在一時(shí)時(shí)(資源珍貴貴)時(shí)機(jī)稍縱縱即逝將變數(shù)降降至最低低生米已煮煮成熟飯飯型(老公,來(lái)不及了了)自廢武功功型(成績(jī)已經(jīng)經(jīng)貼出去去了)客戶的感感受加速度,勢(shì)如破竹竹.兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q的的時(shí)機(jī)並不是每每一件事事情都需需要兵貴貴速戰(zhàn)速速?zèng)Q#1是是專(zhuān)案的的要徑任任務(wù)或是是一群人人要等你你的決策策之後方方能動(dòng)作作(丟丟球)#2重重要事件件的關(guān)鍵鍵任務(wù).通常常要完成成此關(guān)鍵鍵任務(wù)只只佔(zhàn)全部部專(zhuān)案時(shí)時(shí)間的20%.#3時(shí)時(shí)機(jī)稍縱縱即逝的的機(jī)會(huì).有時(shí)時(shí)候機(jī)會(huì)會(huì)的有效效性僅限限於某段段時(shí)間,甚至至短到幾幾分鐘而而已.HandCarry!讓程序進(jìn)進(jìn)行最迅迅速的方方法當(dāng)然需要要先了解解程序及及關(guān)鍵點(diǎn)點(diǎn)見(jiàn)面三分分情親自與關(guān)關(guān)鍵人物物(經(jīng)理)面對(duì)面溝溝通執(zhí)行的技技巧:KeySuccessFactor靈活如庖庖丁的刀刀,在牛牛的關(guān)節(jié)節(jié)中游走走

(游游刃有餘餘).分分解完完畢牛尚尚不自知知已經(jīng)被被解體由計(jì)劃階階段時(shí)即即被簡(jiǎn)單單勾勒出出來(lái)做對(duì)的事事情,並並不會(huì)會(huì)耗費(fèi)太太大的力力氣.反反而做做不對(duì)的的事情,才需需花時(shí)間間東補(bǔ)西西補(bǔ).Buffer緩緩衝區(qū)區(qū)並不是每每件事情情都那麼麼的急如果我們們每件事事情都要要即時(shí)地地處理掉掉,相相信我們們會(huì)變得得神經(jīng)兮兮兮的所以應(yīng)該該要有一一個(gè)地方方讓我們們放一些些比較不不必馬上上處理掉掉的事情情,但但是時(shí)間間到時(shí)又又要能提提醒我們們?nèi)绾翁幚砝砬榫w低低潮每天至少少完成一一件事情情完成事情情的定義義完整的相關(guān)的善後的記錄的文文件通常完成成一完整整任務(wù)就就會(huì)有力力氣再做做第二件件事情時(shí)間管理理結(jié)語(yǔ)交流時(shí)時(shí)間間9、靜靜夜夜四四無(wú)無(wú)鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉樹(shù)樹(shù)，燈下白頭頭人。。23:56:4223:56:4223:5612/24/202211:56:42PM11、以我獨(dú)沈久久，愧君相見(jiàn)見(jiàn)頻。。12月-2223:56:4223:56Dec-2224-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。23:56:4223:56:4223:56Saturday,December24,202213、乍見(jiàn)見(jiàn)翻疑疑夢(mèng)，，相悲悲各問(wèn)問(wèn)年。。。12月月-2212月月-2223:56:4223:56:42December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國(guó)國(guó)見(jiàn)青青山。。。24十十二二月202211:56:42下下午午23:56:4212月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。十二月2211:56下下午12月-2223:56December24,202216、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/2423:56:4223:56:4224December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時(shí)時(shí)，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點(diǎn)點(diǎn)的射線線向前。。。11:56:42下下午11:56下下午23:56:4212月-229、沒(méi)有失敗敗，只有暫暫時(shí)停止成成功！。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒(méi)有。。。23:56:4223:56:4223:5612/24/202211:56:42PM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2223:56:4223:56Dec-2224-Dec-2212、世間成事事，不求其其絕對(duì)圓滿滿，留一份份不足，可可得無(wú)限完完美。。23:56:4223:56:4223:56Saturday,December24,202213、不知香積積寺，數(shù)里里入云峰。。。12月-2212月-2223:56:4223:56:42December24,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。24十二月月202211:56:42下午午23:56:4212月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門(mén)門(mén)九派派通。。。。。十二月月2211:56下下午12月月-2223:56December24,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/2423:56:4223:56:4224December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天氣氣晚晚來(lái)來(lái)秋秋。。。。11:56:42下下午午11:56下下午午23:56:4212月月-229、楊楊柳柳散散和和風(fēng)