如何寫好郵件,為職場生存加分

關(guān)于內(nèi)部郵件的藝術(shù)CompanyLogoContents郵件基本禮儀1如何發(fā)送郵件2如何撰寫郵件3如何回復(fù)郵件4其他注意事項5態(tài)度友好郵件是解決問題，處理事情的工具精心構(gòu)思，認真撰寫不要帶著脾氣發(fā)郵件措辭得當(dāng)文明禮貌，多用敬語語言流暢、內(nèi)容簡介減少使用感嘆號“！”信息齊全主題明確描述清晰有條理基本要素要完整你寫信時憤怒么？請先存為草稿，1小時后重新打開再決定是否發(fā)出~一、郵件基本禮儀二、如何發(fā)送郵件主送事件負責(zé)人，主要閱讀該郵件的人確定主送和抄送人員的方法：發(fā)給其他部門的同事的郵件，應(yīng)該抄送給本部門的主管和對方部門的主管，如有必要應(yīng)該抄送給主管的主管。一般情況下，除非必要，不要抄送給主管的主管，可以由主管判斷是否需要上報。如果不清楚是否要抄送給某一個相關(guān)者，應(yīng)該向主管咨詢。抄送事件相關(guān)人（如需求方、產(chǎn)品經(jīng)理、跟進助理、事件負責(zé)人的直接主管等）密送不希望TO/CC看到的收件名單，原則上不建議使用這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支持的，一定CC，一是出現(xiàn)偏差時領(lǐng)導(dǎo)能及時指正你，二是做了很多事情，也應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)知道主要閱讀該郵件的人一般轉(zhuǎn)發(fā)郵件只有主送人如果FW:過多，請刪除重復(fù)的，避免郵件標(biāo)題過長。需要轉(zhuǎn)發(fā)的情況：郵件內(nèi)容未到達應(yīng)收者郵件內(nèi)容值得共享主送注意：無論主發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)，請慎用群發(fā)全體郵件避免成為“垃圾郵件”。二、如何發(fā)送郵件三、如何撰寫郵件匯報工作總結(jié)干了什么，因為你做了多少和別人覺得你做了多少某些時候不劃等號提綱挈領(lǐng)地說明白，如果需要事無巨細，請寫在附件里把輸出物一起發(fā)出去，不要忘了附件請求批示寫清楚是什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，請補充背景資料切忌只提問題不提解決方案，都把自己往manager的方向培養(yǎng)超過10分鐘才能匯報完畢的事情不要寫郵件，請電話或者面談轉(zhuǎn)發(fā)資料請寫清主題完整的電子郵件包括四部分內(nèi)容收件人主題正文簽名三、如何撰寫郵件三、如何撰寫郵件1.郵件一定要有主題，要簡短，不宜冗長。主題是正文的中心思想的提煉，即便于日后查詢也便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

2.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”3.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。4.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。5.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題。6、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。關(guān)于主題俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好處的，即便郵件中有些地方表達欠妥，對方也能平靜的看待。注意以下兩點：恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”；結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。三、如何撰寫郵件關(guān)于稱呼和問候1.正文內(nèi)容包含：收件人的稱呼、正文內(nèi)容、結(jié)束簽名如果郵件正文主要在一個附件里，那么郵件正文中應(yīng)該用簡單的文字描述附件的中心思想，這有利于以后郵件的查找，當(dāng)然一定要記得添加附件。2.Email正文要簡明扼要，行文通順。若對方不認識你，第一件事應(yīng)當(dāng)簡潔扼要表明身份以示對對方的尊重，同時為了收件人能夠順利地理解郵件來意。如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。3.注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。關(guān)于正文三、如何撰寫郵件三、如何撰寫郵件關(guān)于正文4.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。5.一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。免得兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。6.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重，也是自己工作品質(zhì)的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。7.合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。8.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。9.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在工作信函里面這樣顯得比較輕佻。每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。關(guān)于簽名三、如何撰寫郵件1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件2.附件文件最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。三、如何撰寫郵件關(guān)于附件1.及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，無法及時確切回復(fù)，應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。2.進行針對性回復(fù)當(dāng)回復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。3.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。4.主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。5.區(qū)分reply和replyall如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。四、如何回復(fù)郵件其他注意事項定時自動收取郵件郵箱修改