物資采購招標管理規(guī)定

和馨實業(yè)物資采購招標管理規(guī)定（2016年3月30日總經理辦公會討論通過）內部文件，切勿外傳目錄TOC\o"1-1"\h\z1 目的 12 范圍 13 職責 14 招標工作程序 25 招標紀律 76 相關文件 97 記錄 9物資采購招標工作管理規(guī)定版次：A/0頁次：PAGE17/17本文件為河南和馨實業(yè)公司版權所有未經許可不得影印物資采購招標管理規(guī)定目的為了規(guī)范河南和馨實業(yè)的物資采購招標工作（以下簡稱招標），確保招標工作合法、有效進行，保證采購質量，控制采購成本，提高工作效率，維護公司利益，根據《中華人民共和國招標投標法》及相關法規(guī)，制定本規(guī)定。范圍本規(guī)定適用于公司各類設備、物資的采購招標活動。公司總承包的工程項目以及公司生產經營所需的設備、物資的采購，達到下列標準之一的，必須進行招標：2.2.1工程重要設備的采購，單項合同估算價在50萬元人民幣以上的；2.2.2一般設備/物資的采購，單項合同估算價在100萬元人民幣以上的；與設備、物資的提供相關的加工、服務的采購，單項合同估算價在30萬元人民幣以上的。年采購量在30萬元人民幣以上或者常年性使用的辦公耗材、生產用原材料須實行一次集中招標、分批進貨的招標采購辦法，以降低成本、保證質量、控制庫存。不得將采購項目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標。職責招標工作由公司招投標領導小組統(tǒng)一領導。招標采購部、各事業(yè)部或子公司、項目管理部、項目經理部、投資融資部、成本合約部、經營計劃部、財務部等部門共同協(xié)作完成招標工作，并承擔各自職能范圍內的任務與責任。重大招標項目應報董事會批準。公司采購招標工作的組織結構如下：招投標領導小組招投標領導小組是公司招標工作的領導和決策機構。招投標領導小組由公司部分董事及總經理班子全體成員組成。公司總經理任組長，分管副總經理任副組長。招標工作組針對具體的招標項目，設立招標工作組，負責具體組織、實施招標及評標工作，包括招標文件的編制、發(fā)售；對投標的技術、商務評審；與投標人的正常聯系；開標、評標過程的組織等。招標工作組一般由技術組、商務組、會務組等組成。技術組組長由公司副總工程師或事業(yè)部部長擔任，項目經理和/或設計經理任副組長。技術組成員由相關專業(yè)工程技術人員組成，必要時可外聘專家。商務組組長由公司副總經濟師或招標采購部部長擔任，項目經理和/或采購負責人任副組長。商務組成員由采購主管及成本合約部、經營計劃部、財務部等部門人員組成。委托招標當需要委托招標代理機構代理招標時，應報請公司招投標領導小組批準；招標采購部、項目經理部、事業(yè)部等應協(xié)助招標代理機構作好招標工作。招標工作程序招標工作流程流程工作內容承辦者或組織者采購申請招標申請采購申請招標申請1.填報招標申請書；2.報送招標采購部負責人審核；3.報送公司分管副總經理批準。采購負責人確定入圍廠商編制招標工作計劃確定入圍廠商編制招標工作計劃1.編制招標工作計劃書，匯總入圍廠商的初步名單；2.報部門領導審核；3.報分管副總經理批準。采購負責人編制招標文件編制招標文件1.招標文件技術/商務部分的編制；2.招標文件合成；3.招標文件報審。設計經理/采購主管采購主管采購主管發(fā)出投標邀請函發(fā)出投標邀請函1.發(fā)出投標邀請函；2.發(fā)售招標文件。采購主管標前會標前會1.召集并主持標前會；2紀要報分管副總經理。商務組組長開標開標1.開標會務組織；2.開標過程主持。項目經理評標評標1.組織閱讀投標文件，匯總澄清問題；2.發(fā)出并接收廠商澄清報告；3.組織技術澄清；4.組織技術評分，形成技術評審意見；5.組織商務澄清；6.組織商務評審，形成商務評審意見。商務/技術組組長技術組組長商務組組長定標、發(fā)預中標通知書定標、發(fā)預中標通知書1.向招標領導小組匯報；2.招標領導小組審閱評標報告，確定中標方；3.發(fā)出預中標通知書。商務/技術組組長、副組長采購主管合同談判及簽訂合同談判及簽訂1.組織合同技術協(xié)議的談判與簽訂；2.組織合同商務條款的談判；3.合成合同文件，并報批。技術組組長商務組組長采購主管招標申請采購負責人依據采購申請編制招標申請書（格式見附件1）。招標申請書應明確招標范圍，并提出標段劃分、招標方式的建議。招標申請書還應包括對招標項目背景的概要介紹。招標申請書由招標采購部門負責人審核，報公司分管副總經理批準。招標工作計劃及入圍廠商的確定采購負責人負責招標工作計劃書的編制（格式見附件2）。招標工作計劃書的主要內容包括：招標及評標組織機構；入圍廠商名單；招標時間及工作安排。入圍廠商原則上應在公司合格供方名冊中選??；名冊外的廠商必須經過資格預審，重要設備還應進行實地考察。入圍廠商名單應充分吸納請購部門、設計部門以及其它相關部門的推薦意見。入圍廠商數量不得少于3個，原則上不限定合格入圍廠商數量的上限。招標工作計劃書由招標采購部門負責人審核，并報公司分管副總經理批準。招標文件的編制及審批項目設計經理負責組織招標文件技術規(guī)范部分的編制，并提交副總工程師審查簽字。采購主管負責招標文件商務部分的編制，并提交副總經濟師審查簽字。采購主管負責招標文件的合成及送審，招標文件審批表格式見附件3。招標文件的編寫部門應根據審核意見，對文件進行必要修改。招標文件由公司分管副總經理批準。合同估價在500萬元以上的招標項目，招標文件還應由招投標領導小組另外一名以上成員（含一名）會簽。投標邀請及標書發(fā)售公開招標的項目，按國家相關法規(guī)的規(guī)定，以招標公告的方式向不特定的供應商發(fā)出投標邀請。邀請招標的項目，采購主管負責向入圍廠商發(fā)出投標邀請函，并做好跟蹤、確認工作。當潛在投標廠商不足3家時應及時調整采購方式。采購主管在收到入圍廠商的投標確認函后，向其發(fā)出招標文件，并由財務部按規(guī)定標準收取標書編制成本費，開具收據。招標文件編制成本費的收取標準為：估價在50萬及以下的招標項目，原則上不予收費；估價在50萬-200萬的招標項目，收費500元；估價在200萬-500萬的招標項目，收費1000元；估價在500萬-1000萬的招標項目，收費3000元；估價在1000萬元及以上的招標項目，收費5000元。標前會商務組組長在投標截止日前組織相關部門召開標前會。標前會討論并確定以下內容：評標工作日程；開標方式及程序；評標的細則和辦法；會務指南（招標工作組成員用）及會務須知（投標人用）；其它有關事項。標前會紀要應報送公司分管副總經理。合同估價超過500萬元的招標項目，必要時應邀請公司招標領導小組成員參加標前會。開標開標原則上在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行，開標地點為招標文件中預先確定的地點。開標由項目經理(或請購部門負責人)主持，采購主管負責通知公司相關部門人員并邀請所有投標人參加。開標應按標前會確定的程序進行，做好記錄，并由開標成員簽字。投標人應提供投標保函(或投標保證金)，保證金金額為合同估價的1-2%。財務部負責對投標保函(或投標保證金)的有效性予以審核，并登記、保管。評標技術組和商務組在各組組長的組織下，分別閱讀投標文件的技術和商務部分，提出澄清問題，匯總成技術、商務澄清函并由組長簽字后，由采購主管及會務組統(tǒng)一提交給投標人。采購主管及會務組負責通知投標人按招標日程確定的時間及順序參加技術、商務澄清答疑。澄清答疑分別由技術組和商務組組長主持。以澄清答疑過程中確認的技術參數為基礎，允許投標人提交調整報價。調整報價隨正式的技術、商務澄清報告一起，經投標授權代表簽字后，在規(guī)定的時間內提交到會務組。調整報價必須密封。調整報價的開啟必需符合標前會確定的原則。若公開開啟價格標，則按照4.7款規(guī)定的程序進行。當決定采取非公開方式開啟價格標時，則由商務組組長組織，商務組成員參加，內部開啟價格標。商務組組長組織商務組對投標人的資信、資質、報價等商務要素進行評審，并按附件6格式填報商務評審意見。技術組組長組織技術組對投標人的技術能力、產品技術性能等進行評審，小組各成員獨立進行技術評分。評分表交由技術組組長、副組長匯總，并由其填寫技術評審意見（格式見附件7）。定標評標結束后5個工作日內，招標工作組應向公司招投標領導小組匯報評標情況。參加匯報的人員應包括：技術/商務組組長、副組長、招標采購部部長，以及招投標領導小組臨時指定的其他一名組員。招投標領導小組綜合技術、商務評審意見，共同討論決定預中標人，并簽署定標意見（格式見附件8）。招投標領導小組內的董事會成員意見一致時對招標結果有一票否決權。否決全部投標發(fā)生以下情況時，可以否決全部投標：投標截止時，實際投標少于3家；經評審，確認所有的投標都不符合要求。這包括但不限于以下幾種情況：所有投標均不滿足技術規(guī)范的要求；所有投標報價均偏離正常的市場價格水平；所有投標均未對招標文件作出實質性的響應。有串通投標的行為；明顯缺乏競爭。否決全部投標時，招標工作組應向招投標領導小組提交書面報告，說明理由，分析原因。依法必須進行招標的項目的所有投標都被否決的，應當重新招標。合同談判和簽訂采購主管根據公司招投標領導小組定標意見，向投標人發(fā)出預中標通知書，并通知談判的具體時間、地點。技術組組長負責組織與預中標人的技術談判，并簽署技術協(xié)議書；商務組組長負責組織與預中標人進行商務談判。完成技術協(xié)議的草簽和商務談判后，采購主管負責合成合同文本，并按《合同評審程序》將合同送審，最后由公司總經理或授權人簽署合同。若未能與預中標人達成協(xié)議，應及時向招標領導小組匯報。資料歸檔合同簽定后,采購主管應按公司檔案管理規(guī)定將以下資料歸檔：招標文件及審查記錄；投標文件（正本）及書面技術、商務澄清文件（包括調整報價）。招標、評標過程文件，如：招標申請、廠商資格審查意見、招標工作計劃書、開標記錄、商務/技術評審意見、領導小組定標意見等；合同文件及審查記錄。招標紀律保密對招標過程中形成的文件、資料，以及與投標的審查、澄清、評價、排序和授標建議有關的信息，應嚴格控制知悉范圍，涉密人員不得向任何與該程序無關的人員透露。以下資料、信息屬公司秘密，涉密人員應當做好保秘工作，在規(guī)定的時間之前，其擴散不得超出下表限定的范圍。

資料及信息名稱時間招投標領導小組成員商務組長、副組長技術組長、副組長商務組組員技術組組員會務組招標文件正式發(fā)售前●●●○編寫人員○編寫人員入圍廠商名單投標截止前●●●○分管采購主管員○設計負責人商務組成員名單評標結束前●●○分管采購主管員○技術組成員名單評標結束前●●○○廠商投標方案合同簽訂前●●●●●技術評審意見及技術總評分公司規(guī)定的解密日期前●●商務評審意見及商務總評分公司規(guī)定的解密日期前●●未公開的報價合同簽訂前●●○分管采購主管員定標意見公司規(guī)定的解密日期前●●●預中標名單合同簽訂前●●●○參加合同談判人員○參加合同談判人員●表示有權知悉○表示部分成員知悉在上表規(guī)定的時間之后，上述文件、資料及信息的保密仍應遵從公司保密制度的規(guī)定。違紀行為以下行為屬違紀行為：將必須招標的項目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標；以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人；超出規(guī)定范圍，擴散保密資料及信息，或超越權限獲取保密資料及信息；收受投標人的財物或者其他好處；其他影響招標結果，損害公司利益的行為。對違紀行為的處理：禁止繼續(xù)參與公司任何招標、評標工作；行政處分；經濟處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。上述違紀行為影響中標結果的，中標無效。依法必須進行招標的項目，因違反本規(guī)定而使中標無效的，應當依照本規(guī)定從其余投標人中重新確定中標人，或者依照本規(guī)定重新進行招標。公司董事會授權成本合約部對招標工作全過程進行監(jiān)督，對其合法有效性出具獨立意見，并單獨歸檔。相關文件《河南和馨實業(yè)物資采購管理制度》《河南和馨實業(yè)招標管理制度》記錄附件1 招標申請書附件2 招標工作計劃附件3 招標文件審批表附件4 技術評審表附件5 商務評審表附件6 招投標領導小組定標審批表附件7 開標記錄表

附件1河南和馨實業(yè)招標申請書表格編號：KS210-2002-T7記錄編號：項目名稱招標申請單位采購負責人/采購主管項目經理/請購部門負責人招標申請時間招標項目屬性計劃招標時間擬采用招標方式1項目簡介及主要招標工作：2主管部門審核意見：3分管副總經理審批意見：4招標領導小組審批意見：5備注：

附件2河南和馨實業(yè)招標工作計劃書表格編號：KS210-2002-T7記錄編號：項目名稱招標申請編號招標人招標形式一、投標入圍單位情況介紹（可另附頁）1、單位名稱：地址：聯系人：手機號：電話：傳真：郵編：2、單位名稱：地址：聯系人：手機號：電話：傳真：郵編：3、單位名稱：地址：聯系人：手機號：電話：傳真：郵編：4、單位名稱：地址：聯系人：手機號：電話：傳真：郵編：二、招標機構及人員組成1、招標領導小組組長：常務副組長成員：2、技術組組長：副組長：成員：3、商務組組長：副組長：成員：

續(xù)表三、招標工作時間及內容安排（可另附頁）事項時間安排負責人1、招標書編制、送審2、發(fā)出招標邀請函3、郵寄/發(fā)出招標書4、招標截止日期5、開標、評標6、確定預中標人7、技術及商務合同談判8、合同評審9、技術協(xié)議簽署10、合同簽署11、合同執(zhí)行批準：審核：項目經理：編制：

附件3河南和馨實業(yè)招標文件審批表表格編號：KS210-2002-T8記錄編號：項目名稱送審招標書編號標書名稱送審時間標書主要內容：采購主管/采購負責人項目經理經營計劃部招標采購部財務部成本合約部分管副總經理：招標領導小組：

附件4河南和馨實業(yè)技術評審表表格編號：KS210-2002-T9記錄編號：項目名稱項目代號產品名稱評審時間供方名稱體系運行情況技術綜合實力評審備注技術評價推薦意見：技術組日期：

附件5河南和馨實業(yè)商務評審表表格編號：KS210-2002-T10記錄編號：項目名稱項目代號產品名稱評審時間供方名稱報價價格（元）交貨周期（天）企業(yè)資質/