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文檔簡介
第二節(jié)采購與應(yīng)付款管理系統(tǒng)初始設(shè)置一、采購管理系統(tǒng)初始設(shè)置(一)采購管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)是指在企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程中所使用的各種控制參數(shù),系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置將決定系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)模式、數(shù)據(jù)流向。由于有些選項(xiàng)在日常業(yè)務(wù)開始后不能隨意更改,最好在業(yè)務(wù)開始前進(jìn)行全盤考慮,尤其一些對其他系統(tǒng)有影響的選項(xiàng)設(shè)置更要考慮清楚。采購管理系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置界面有三個頁簽:“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”頁簽、“公共及參照設(shè)置”頁簽、“采購預(yù)警和報(bào)警”頁簽。如圖7-3所示。圖7-3采購系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置主要參數(shù)說明1.必有訂單業(yè)務(wù)模式以訂單為中心的采購管理是標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的采購管理模式,訂單是整個采購業(yè)務(wù)的核心,整個業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行都回寫到采購訂單,通過采購訂單可以跟蹤采購的整個業(yè)務(wù)流程。選項(xiàng)包括普通業(yè)務(wù)必有訂單、直運(yùn)業(yè)務(wù)必有訂單、受托代銷業(yè)務(wù)必有訂單。2.超單據(jù)控制包括“是否允許超訂單到貨及入庫”和“是否允許超計(jì)劃訂貨”兩全選項(xiàng),打勾選擇,可隨時修改。3.入庫單是否自動帶入單價只有在采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用,即采購入庫單在采購管理系統(tǒng)填制時可設(shè)置。4.訂單\到貨單\發(fā)票單價錄入方式在“手工錄入”、“取自供應(yīng)商存貨價格表價格”、“最新價格”三種方式中選擇一種,可隨時修改。5.修改稅額時是否改變稅率稅額一般不用修改,在特定情況下,如系統(tǒng)和手工計(jì)算的稅額相差幾分錢,用戶可以調(diào)整稅額尾差。6.商業(yè)版費(fèi)用是否分?jǐn)偟饺霂斐杀靖鶕?jù)商業(yè)企業(yè)的特殊需求,由用戶來決定采購費(fèi)用是否要分?jǐn)偟酱尕洺杀局?。只有商業(yè)版可選,工業(yè)版置灰。7.權(quán)限控制權(quán)限控制包括“檢查存貨權(quán)限”、“檢查部門權(quán)限”、“檢查操作員權(quán)限”、“檢查供應(yīng)商權(quán)限”、“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限”等選項(xiàng)。如檢查,查詢時只能顯示有查詢權(quán)限的有關(guān)項(xiàng)目及其記錄;填制單據(jù)時只能參照錄入有錄入權(quán)限的。友情提示:以上數(shù)據(jù)權(quán)限如果沒有在“企業(yè)門戶/控制臺/基礎(chǔ)信息/數(shù)據(jù)權(quán)限/數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”中進(jìn)行設(shè)置,則相應(yīng)的選項(xiàng)置灰,不可選擇。(二)收發(fā)類別收發(fā)類別設(shè)置,是為了用戶對材料的出入庫情況進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)而設(shè)置的,表示材料的出入庫類型,可根據(jù)本單位的實(shí)際需要自由靈活地進(jìn)行設(shè)置。操作要點(diǎn):在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/編碼檔案/收發(fā)類別”,進(jìn)入收發(fā)類別設(shè)置界面;單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕,屏幕上出現(xiàn)一空白行,在“類別編碼”、“類別名稱”欄目中輸入適當(dāng)內(nèi)容,并選擇收發(fā)標(biāo)志“收”或者“發(fā)”,點(diǎn)擊〖保存〗按鈕F6鍵,增加的收發(fā)類別就會在屏幕左邊的窗口中顯示出來,如圖7-4所示。系統(tǒng)規(guī)定收發(fā)類別最多可分三級,最大位數(shù)5位。必須逐級定義,即定義下級編碼之前必須先定義上級編碼。圖7-4收發(fā)類別設(shè)置(三)采購類型采購類型是企業(yè)對其采購業(yè)務(wù)的不同分類,主要是為了按照不同的采購類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的需要。采購類型不分級次,企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)立。例如:從國外購進(jìn)、國內(nèi)純購進(jìn)、從省外購進(jìn)、從本地購進(jìn);從生產(chǎn)廠家購進(jìn),從批發(fā)企業(yè)購進(jìn);為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。操作要點(diǎn):在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/其他設(shè)置/采購類型”,進(jìn)入采購類型設(shè)置界面;單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕,屏幕上出現(xiàn)一空白行,在“采購類型編碼”、“采購類型名稱”、“入庫類別”、“是否默認(rèn)值”等欄目中輸入適當(dāng)內(nèi)容,點(diǎn)擊〖保存〗按鈕或回車鍵,屏幕上出現(xiàn)新的空白行即表示輸入的采購類型已成功保存。在輸入入庫類別時,雙擊入庫類別欄目,會出現(xiàn)該收發(fā)類別參照,可根據(jù)參照選擇錄入即可。對于最常發(fā)生的采購類型,可以設(shè)定該采購類型為默認(rèn)的采購類型。(四)倉庫檔案存貨一般是用倉庫來保管的,對存貨進(jìn)行核算管理,首先應(yīng)對倉庫進(jìn)行管理,因此進(jìn)行倉庫設(shè)置是供銷鏈管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作之一。第一次使用本系統(tǒng)時,應(yīng)先將本單位使用的倉庫,預(yù)先輸入到系統(tǒng)之中,即進(jìn)行“倉庫檔案設(shè)置”。在本系統(tǒng)中,可以對操作員管理倉庫權(quán)限進(jìn)行控制,包括查詢、錄入權(quán)限。操作要點(diǎn):在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/編碼檔案/倉庫檔案”,進(jìn)入倉庫檔案設(shè)置界面;單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕,按欄目說明輸入相關(guān)內(nèi)容后,單擊〖保存〗按鈕即可。由于倉庫記錄在使用后,所屬部門不可修改,因此應(yīng)先輸入部門檔案后,方可輸入倉庫檔案,以便所屬部門的錄入。在倉庫檔案設(shè)置各欄目中,“倉庫編碼”、“倉庫名稱”欄目必須輸入,當(dāng)存貨核算系統(tǒng)選擇“按部門核算”時“所屬部門”欄必須輸入,“計(jì)價方式”欄目必須在預(yù)設(shè)的計(jì)價方式中選擇一種。系統(tǒng)提供六種計(jì)價方式。工業(yè)有計(jì)劃價法、全月平均法、移動平均法、先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、個別計(jì)價法;商業(yè)有售價法、全月平均法、移動平均法、先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、個別計(jì)價法。倉庫使用后,上述欄目不可修改。(五)計(jì)量單位要設(shè)置計(jì)量單位,必須先增加計(jì)量單位組,然后再在該組下增加具體的計(jì)量單位內(nèi)容。計(jì)量單位組分無換算、浮動換算、固定換算三種類別。無換算計(jì)量單位組的計(jì)量單位都以單獨(dú)形式存在,即相互之間不需要輸入換算率,而且全部缺省為主計(jì)量單位。固定換算的計(jì)量單位組包括多個計(jì)量單位,一個主計(jì)量單位、多個輔計(jì)量單位。浮動換算的計(jì)量單位組包括兩個計(jì)量單位,一個主計(jì)量單位、一個輔計(jì)量單位。可以設(shè)置主輔計(jì)量單位之間的換算率;如一箱啤酒為24聽,則24就是輔計(jì)量單位箱和主計(jì)量單位聽之間的換算比。操作步驟:1.增加計(jì)量單位分組在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/編碼檔案/計(jì)量單位”,進(jìn)入計(jì)量單位設(shè)置界面;按〖分組〗按鈕,彈出計(jì)量單位分組窗口;按〖增加〗按鈕,錄入計(jì)量單位組編碼和名稱,并在“無換算”、“固定換算”、“浮動換算”三種計(jì)量單位組類別中選擇一種;按〖保存〗按鈕,保存添加的分組。2.增加計(jì)量單位在計(jì)量單位設(shè)置界面左邊的計(jì)量單位組別列表中,將光標(biāo)移至要增加的計(jì)量單位組,按〖單位〗按鈕,彈出計(jì)量單位設(shè)置窗口;按〖增加〗按鈕,錄入計(jì)量單位編碼、名稱、換算率等欄目;按〖保存〗按鈕,保存添加的計(jì)量單位。友情提示:1.存貨檔案中每一存貨只能選擇一個計(jì)量單位組,計(jì)量單位組保存后不可修改。2.無換算計(jì)量單位組中不可輸入換算率;固定換算的計(jì)量單位組,輔單位的換算率必須錄入;浮動換算的計(jì)量單位組,可以錄入,可以為空。3.每個輔計(jì)量單位都是和主計(jì)量單位進(jìn)行換算,數(shù)量(按主計(jì)量單位計(jì)量)=件數(shù)(按輔計(jì)量單位計(jì)量)*換算率。(六)存貨檔案存貨主要用于設(shè)置企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中使用到的各種存貨信息,以便于對這些存貨進(jìn)行資料管理、實(shí)物管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析。本功能完成對存貨目錄的設(shè)立和管理,隨同發(fā)貨單或發(fā)票一起開具的應(yīng)稅勞務(wù)等也應(yīng)設(shè)置在存貨檔案中。主要欄目說明:存貨檔案編輯界面通常有四個頁簽,即:基本頁、成本頁、控制頁、其他頁。啟用質(zhì)量管理系統(tǒng)會顯示“質(zhì)量”頁簽;使用的賬套為“醫(yī)藥行業(yè)賬套”并在“企業(yè)門戶/系統(tǒng)啟用”中啟用“GSP質(zhì)量管理系統(tǒng)”的會顯示“醫(yī)藥”頁簽;啟用了物料需求計(jì)劃系統(tǒng),則會顯示“計(jì)劃”頁簽,在“基礎(chǔ)設(shè)置”中的“自定義項(xiàng)”中定義了自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)的顯示自“定義項(xiàng)/自由項(xiàng)”頁簽。這里主要介紹基本頁的編輯。1.“存貨編碼”、“存貨名稱”、“計(jì)量單位組”、“主計(jì)量單位”等四個欄目為必填項(xiàng),且存貨編碼必須唯一。2.庫存(成本、銷售、采購)系統(tǒng)默認(rèn)單位:對應(yīng)每個計(jì)量單位組均可以設(shè)置一個且最多設(shè)置一個庫存(成本、銷售、采購)系統(tǒng)缺省使用的輔計(jì)量單位。3.稅率:此稅率為銷售單據(jù)上該存貨默認(rèn)的銷項(xiàng)稅稅率,默認(rèn)為17,可修改。4.是否折扣:即折讓屬性,若選擇是,則在采購發(fā)票和銷售發(fā)票中錄入折扣額。該屬性的存貨在開發(fā)票時可以沒有數(shù)量,只有金額;或者在蘭字發(fā)票中開成負(fù)數(shù)。5.存貨屬性:系統(tǒng)為存貨設(shè)置了六種屬性。具有“銷售”屬性的存貨可用于銷售;具有“外購”屬性的存貨可用于采購;具有“生產(chǎn)耗用”屬性的存貨可用于生產(chǎn)耗用;具有“自制”屬性的存貨可由企業(yè)生產(chǎn)自制;“在制”屬性暫時不用;“勞務(wù)費(fèi)用”屬性指開具在采購發(fā)票上的運(yùn)費(fèi)費(fèi)用、包裝費(fèi)等采購費(fèi)用或開具在銷售發(fā)票或發(fā)貨單上的應(yīng)稅勞務(wù)。若未正確設(shè)置存貨屬性,會導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)開單或開票時無法參照該存貨。同一存貨可以設(shè)置多個屬性。操作要點(diǎn):在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/編碼檔案/存貨檔案”,進(jìn)入存貨檔案設(shè)置界面;在左邊的選擇一個末級的存貨分類,單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕,系統(tǒng)彈出存貨檔案編輯界面,如圖7-5所示。在各頁簽輸入有關(guān)信息后,單擊〖保存〗按鈕,則保存當(dāng)前輸入信息。圖7-5增加存貨檔案友情提示:1.系統(tǒng)提供自動復(fù)制功能。點(diǎn)擊拷貝按鈕,則每增加一個存貨時,自動復(fù)制上一個存貨內(nèi)容。存貨編號、代碼、名稱不復(fù)制。2.保存存貨記錄時,若發(fā)現(xiàn)該條記錄的存貨名稱+規(guī)格型號與別的記錄相同,則應(yīng)提示用戶:"該存貨記錄的名稱+規(guī)格型號與×××記錄重復(fù),是否繼續(xù)進(jìn)行?",若選擇繼續(xù)進(jìn)行,則保存該記錄,否則不予保存檔案記錄,且將焦點(diǎn)停留在存貨名稱輸入框中。(七)采購期初錄入及記賬為保證賬簿數(shù)據(jù)的連貫性,初次使用采購管理系統(tǒng)時,應(yīng)先輸入采購業(yè)務(wù)的期初數(shù)據(jù),包括:沒有取得供貨單位的采購發(fā)票,不能進(jìn)行采購結(jié)算的期初暫估入庫;已取得供貨單位的采購發(fā)票,但貨物沒有入庫期初在途存貨;沒有與供貨單位結(jié)算完的期初受托代銷商品。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù),在使用“結(jié)轉(zhuǎn)上年”功能后,上年度采購數(shù)據(jù)自動結(jié)轉(zhuǎn)本年。期初記賬是將采購期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬;期初記賬后,期初數(shù)據(jù)不能增加、修改,除非取消期初記賬。期初記賬后輸入的入庫單、發(fā)票都是啟用月份及以后月份的單據(jù),在“月末結(jié)賬”功能中記入有關(guān)采購賬。操作步驟:1.期初單據(jù)錄入期初暫估入庫單可進(jìn)入“業(yè)務(wù)/入庫/入庫單”或“業(yè)務(wù)/入庫/紅字入庫單”功能錄入;期初受托代銷入庫單可進(jìn)入“業(yè)務(wù)/入庫/受托代銷入庫單”或“業(yè)務(wù)/入庫/紅字受托代銷入庫單”功能錄入;期初在途存貨可進(jìn)入“業(yè)務(wù)/發(fā)票/采購發(fā)票(藍(lán)字、紅字)”功能錄入。2.采購期初記賬在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/采購期初記賬”,進(jìn)入采購期初記賬界面,系統(tǒng)顯示提示信息。單擊〖記賬〗按鈕,則系統(tǒng)開始記賬。記賬后,如取消記賬,則單擊〖取消記賬〗,系統(tǒng)將期初記賬數(shù)據(jù)設(shè)置為未期初記賬狀態(tài)。期初數(shù)據(jù)以系統(tǒng)啟用日期為準(zhǔn),啟用日期以前的數(shù)據(jù)為期初數(shù)據(jù)。友情提示:若采購管理系統(tǒng)已進(jìn)行月末結(jié)賬、采購結(jié)算,或者存貨核算系統(tǒng)已進(jìn)行期初記賬,不能取消期初記賬。二、應(yīng)付款管理系統(tǒng)初始設(shè)置(一)應(yīng)付款管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置應(yīng)付款管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置分三部分:常規(guī)選項(xiàng)定義包括應(yīng)付款核銷方式、單據(jù)審核日期依據(jù)、匯兌損益方式、應(yīng)付賬款核算模型、是否自動計(jì)算現(xiàn)金折扣、是否進(jìn)行遠(yuǎn)程應(yīng)用、是否登記支票、改變稅額是否反算稅率等八項(xiàng);憑證選項(xiàng)定義包括受控科目制單方式、非控科目制單方式、控制科目依據(jù)、采購科目依據(jù)、月末結(jié)賬前是否全部生成憑證、核銷是否生成憑證、預(yù)付沖應(yīng)付是否生成憑證、紅票對沖是否生成憑證等八項(xiàng);權(quán)限與預(yù)警定義包括是否啟用供應(yīng)商權(quán)限、是否啟用部門權(quán)限、是否根據(jù)單據(jù)自動報(bào)警、是否根據(jù)信用額度自動報(bào)警等四項(xiàng)。除應(yīng)付賬款核算模型選項(xiàng)有限制外,其余選項(xiàng)均可隨時更改。友情提示:應(yīng)付賬款核算模型選項(xiàng)在系統(tǒng)啟用時或者還沒有進(jìn)行任何業(yè)務(wù)時,才允許從簡單核算改為詳細(xì)核算;一旦有數(shù)據(jù),簡單核算就改不回詳細(xì)核算。操作方法:用鼠標(biāo)單擊菜單條上的“設(shè)置/選項(xiàng)”,系統(tǒng)彈出賬套參數(shù)設(shè)置窗口;點(diǎn)擊〖編輯〗按鈕,進(jìn)行選項(xiàng)的設(shè)置,分別單擊每個選項(xiàng)后邊的下拉框選擇所需要的賬套參數(shù);選擇完各個賬套參數(shù)后,單擊〖確認(rèn)〗按鈕,系統(tǒng)即保存所選的操作。(二)初始設(shè)置應(yīng)付款系統(tǒng)初始設(shè)置包括憑證科目設(shè)置、賬齡區(qū)間設(shè)置、報(bào)警級別設(shè)置和單據(jù)類型設(shè)置。通過應(yīng)付款系統(tǒng)初始設(shè)置,建立應(yīng)付款管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),確定使用哪些單據(jù)處理應(yīng)付業(yè)務(wù),確定需要進(jìn)行賬齡管理的賬齡區(qū)間,使應(yīng)付業(yè)務(wù)管理更符合用戶的需要。這里主要介紹憑證科目設(shè)置。如果企業(yè)應(yīng)付業(yè)務(wù)類型較固定,生成的憑證類型也較固定,為了簡化憑證生成操作,可以利用憑證科目設(shè)置功能將各業(yè)務(wù)類型憑證中的常用科目預(yù)先設(shè)置好,生成憑證時系統(tǒng)依據(jù)制單業(yè)務(wù)規(guī)則將設(shè)置的科目自動帶出。核算應(yīng)付款項(xiàng)時經(jīng)常用到的科目可以在“基本科目設(shè)置”項(xiàng)設(shè)置;如果需要針對不同的供應(yīng)商分別設(shè)置不同的應(yīng)付賬款科目和預(yù)付賬款科目,可在“控制科目設(shè)置”項(xiàng)設(shè)置;如果需要針對不同的存貨或存貨分類分別設(shè)置不同的采購科目、應(yīng)交進(jìn)項(xiàng)稅科目,則可在“產(chǎn)品科目設(shè)置”項(xiàng)設(shè)置;“結(jié)算方式科目設(shè)置”項(xiàng)可以為每種結(jié)算方式設(shè)置一個默認(rèn)的科目。操作方法:在應(yīng)付款系統(tǒng)單擊“設(shè)置/初始設(shè)置”,進(jìn)入初始設(shè)置窗口;在左邊的樹型結(jié)構(gòu)列表中選擇“設(shè)置科目/基本科目”,在各欄目內(nèi)直接輸入或參照輸入有關(guān)科目的信息,如圖7-6所示。設(shè)置賬齡區(qū)間時,單擊〖增加〗按鈕,輸入該區(qū)間的總天數(shù),即可在當(dāng)前區(qū)間之前插入一個區(qū)間。插入一個區(qū)間后,該區(qū)間后的各區(qū)間起止天數(shù)會自動調(diào)整。友情提示:1.設(shè)置憑證科目時,設(shè)置的科目必須是最明細(xì)科目,且應(yīng)付和預(yù)付科目必須是已經(jīng)在科目檔案中指定為應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目。2.設(shè)置賬齡區(qū)間時最后一個區(qū)間不用輸入總天數(shù),系統(tǒng)自動定義為從上一個區(qū)間的最大天數(shù)到無窮大,且不能修改和刪除。圖7-6應(yīng)付款系統(tǒng)初始設(shè)置(三)單據(jù)編號設(shè)置業(yè)務(wù)模塊中使用的各種單據(jù)對于不同的用戶需要不同編碼方案,所以通過系統(tǒng)自動形成流水號的方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶的需要。為了解決這個問題,系統(tǒng)提供了用戶自己來設(shè)置各種單據(jù)類型的編碼生成原則?!皢螕?jù)編號設(shè)置”有編號設(shè)置、對照表、查看流水號三個功能。點(diǎn)擊“對照表”頁簽,可查看編碼方案中可用前綴的詳細(xì)信息;點(diǎn)擊“查看流水號”頁簽,可查看當(dāng)前單據(jù)的流水號;點(diǎn)擊“編號設(shè)置”頁簽,可設(shè)置單據(jù)編碼方案。示例7-1:設(shè)置“銷售出庫單”。要求按收發(fā)標(biāo)志流水,前綴1設(shè)為“收發(fā)類別”,長度為“3”,規(guī)則為按第二級編碼,前綴2設(shè)為“倉庫”,長度為“2”,前綴3設(shè)為“日期”,規(guī)則為“年月”,流水依據(jù)為“收發(fā)類別”,長度為“6”,起始值為“1”。操作步驟:1.在應(yīng)付款系統(tǒng)單擊“設(shè)置/單據(jù)編號設(shè)置”,進(jìn)入單據(jù)編號設(shè)置窗口;2.在左邊目錄區(qū)選擇“庫存/銷售出庫單”,點(diǎn)擊〖修改〗按鈕,激活修改狀態(tài);3.修改相應(yīng)欄目信息,如圖7-7所示。點(diǎn)擊〖保存〗按鈕,保存對“銷售出庫單”的編碼方案設(shè)置。圖7-7單據(jù)編號設(shè)置(四)期初余額系統(tǒng)通過錄入期初單據(jù)的形式建立期初數(shù)據(jù)。為了詳細(xì)記錄每一筆往來業(yè)務(wù),加強(qiáng)往來款項(xiàng)的管理,在啟用應(yīng)付系統(tǒng)之前,將賬套啟用會計(jì)期間以前的未處理完的應(yīng)付、付款、預(yù)付單據(jù),錄入到系統(tǒng)中,作為期初建賬的數(shù)據(jù),系統(tǒng)即可對其進(jìn)行管理,這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性,又保證了數(shù)據(jù)的完整性。錄入期初余額,包括未結(jié)算完的發(fā)票和應(yīng)付單、預(yù)付款單據(jù)、未結(jié)算完的應(yīng)付票據(jù)以及未結(jié)算完畢的合同金額。這些期初數(shù)據(jù)必須是賬套啟用會計(jì)期間前的數(shù)據(jù)。示例7-2:2003年12月25日,西南辦事處業(yè)務(wù)員黃強(qiáng)向重慶建設(shè)集團(tuán)購進(jìn)175型發(fā)動機(jī)-自動
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