文秘培訓(精簡版)課件

PowerPointTemplate把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。PowerPointTemplate把每一件簡單的事做好就培訓內容第一節(jié)文秘職責第二節(jié)目標與計劃第三節(jié)會議管理第四節(jié)公文擬寫與處理第五節(jié)辦公軟件應用第六節(jié)日常事務管理培訓內容文秘職責（關鍵詞：溝通、協助）第一節(jié)、文秘職責文秘職責（關鍵詞：溝通、協助）第一節(jié)、文秘職責文秘職責一、目標與計劃二、協助管理三、日常事務

工作內容：協助完成年度分項目標編制和完成年度、月度、三天準備工作計劃等各項計劃，報部門負責人審核計劃變更的起草、報告和協助更改協助計劃實施的監(jiān)督、檢查、報告

工作內容：文件的收發(fā)、報告的報批、存檔；中心文件的編寫、打印、下發(fā)、整理和歸檔會議的通知、記錄、紀要的編寫、收集、整理和歸檔，并對執(zhí)行情況進行檢查、報告本部門各項數據的統計與上報本部門考勤管理本部門辦公用品管理

工作內容：協助部門負責人完成本部門的定崗定編協助部門負責人完成崗位職責的劃分與人員考核協助部門負責人完善制度與流程文秘職責（關鍵詞：溝通、協助）文秘一、目標與計劃二、協助管理三、日常事務工作內容：工作第二節(jié)、目標與計劃目標與計劃（關鍵詞：明確、協助）第二節(jié)、目標與計劃目標與計劃（關鍵詞：明確、協助）崗位職責介紹（關鍵詞：溝通、協助）什么是目標？目標：是個人、部門或整個組織所期望的成果。目標管理：是用系統的方法，將龐大復雜的事情和行為，整理為關鍵性的可控制目標的管理活動，激勵所屬成員高效實現組織目標的方法。崗位職責介紹（關鍵詞：溝通、協助）什么是目標？制定目標時的注意事項？1、清晰原則，2、科學合理3、時間期限4、落實目標并溫習5、目標視覺化6、設定詳細的計劃7、堅持執(zhí)行并不斷檢查目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）制定目標時的注意事項？1、清晰原則，目標與計劃（關鍵詞：溝通什么是計劃？計劃是公司或部門在一定時期內,為了完成某項任務，事先制訂的明確具體的行動安排,包括對數量和質量的要求,對時間的限定,對完成任務所采取的措施等。什么是計劃？計劃工作的任務和內容計劃常用的三種結構是：文章式、表格式、時間軸式。編制計劃要回答的三個問題是：做什么、誰做、何時做。目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）計劃工作的任務和內容計劃常用的三種結構是：文章式、表格式、時目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）計劃必須是書面文件，必須規(guī)范，嚴格按照公司《文件標準化管理規(guī)定》的各項要求進行編寫，書面計劃包括的內容有：標題，編制時間，序號，項目，內容，起止時間，責任部門（人），備注，編制，審核，過程。目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）計劃必須是書面文件，必須規(guī)范第三節(jié)、會議管理會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）第三節(jié)、會議管理會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）定義功能要求認識會議的功能會議是由一些相關的，經選擇的人員參加，他們需貢獻自己的才智，討論與他們的興趣和工作相關的問題，并形成一定的決定。提供信息收集信息解決問題宣傳政策培育訓練會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）定義功能要求認識會議的功會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）做好會議的記錄工作會議記錄人員應具備的職業(yè)素質：反應快——對問題迅速做出反應書寫速度快知識面廣——對專業(yè)術語有所反應記憶力強——記住發(fā)言者所說的前因后果組織能力強傾聽能力強總結能力強會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）做好會議的記錄工作會議記會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）會議記錄的內容：（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；（3）權威人士或代表人物的言論；（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；（5）會議已議決的或議而未決的事項；（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。如何快速記錄會議內容1、剔除無關緊要的講話內容2、剔除無關緊要的句子成分（延緩性、修飾性）3、擱置自己可以回憶的內容（理論、故事）4、擱置自己可以查詢的內容（政策、數據）5、擱置自己可以推測的內容寧斷毋拖、寧疑毋缺、寧缺毋錯會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）會議記錄的內容：如何快速第四節(jié)、公文擬寫與處理公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）第四節(jié)、公文擬寫與處理公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）通用公文(正式、內部)專用公文按行文（傳遞）方向上行公文下行公文平行公文按形成、使用領域分類公文的分類公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）通用公文按行文（傳遞）方向上行公文按形成、使用領域分類公文的1．正式通用公文：各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。2.

內部通用公文：企業(yè)內部通行使用，具有復雜性、內部性和靈活性。3．專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范圍內、或各機關在履行自身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，具有專門性和限制性。4．上行公文：指下級機關向上級領導機關匯報工作、反映情況、請示問題時使用的公文。上行公文有兩種：報告和請示。但函有時也用作上行文,如向上級咨詢問題或請求答復問題的函。5．平行公文：指平級機關或不相隸屬機關之間相互商洽工作、在互通情況、協調關系時使用的公文。平行公文有兩種：函和議案。函在一般情況下屬于平行文，即平級機關往來的函。但作為上級機關答復下級機關的復函或發(fā)給下級機關討論的議案屬于下行文。下級機關向上呈送的函屬于上行文。6．下行公文：下行公文是指上級機關對下級機關制發(fā)的，用以發(fā)布和傳達方針、政策，安排和部署工作等情況使用的公文。國務院辦公廳規(guī)定的13種公文中，下行公文有9種，即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、批復、意見、會議紀要。公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）1．正式通用公文：各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。明確發(fā)文主旨收集有關資料擬出題綱，安排結構落筆起草，擬寫正文反復檢查，認真修改公文擬寫的基本步驟公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）明確發(fā)文主旨收集有關資料擬出題綱，安排結構落筆起草，擬寫正文步驟一、明確發(fā)文主旨

1、文件的中心內容是什么？ 比如相關工作的改善、主要提出目前情況怎樣、存在哪些問題等。 2、根據文件內容，準備采用什么文種？ 比如，針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)定性質的通知等。3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。4、明確發(fā)文的具體要求。 例如：是要求對方了解，還是要求對方答復等。步驟二、收集有關資料，進行調查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題收集材料。當然，這也要根據具體的情況。例如，通知、公告，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究工作。

公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）步驟一、明確發(fā)文主旨公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實

步驟三、擬出提綱，安排結構 提綱是文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。步驟四、落筆起草、擬寫正文結構安排好后，擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、要觀點鮮明，用材得當。 用語不能含糊不清，模棱兩可。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。 2、要語句簡練，交代清楚。

公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）

步驟三、擬出提綱，安排結構公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明步驟五、反復檢查，認真修改

自古以來，好文章都是要經過反復修改的，寫文件也一樣，尤其是重要文件，往往要經過幾次修改才能通過。公文的檢查修改主要從五個方面入手：主題、觀點、材料、結構、語言。 總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）步驟五、反復檢查，認真修改公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確正式公文主要由三大部分組成（文頭、正文、文尾）文頭正文文尾4、文件版頭5、發(fā)文字號6、簽發(fā)人7、標題8、題注9、主送單位：10、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX11、附件說明：12、發(fā)文署名13、成文日期14、蓋章15、主題詞16、抄送單位17、印發(fā)說明（印發(fā)單位和時間）18、頁碼公文格式公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）正式公文主要由三大部分組成（文頭、正文、文尾）文頭正文文尾4開頭用語：為（了）、關于、由于等結尾用語：為要（盼）、特（專）此通知稱謂用語：本人、本公司、你局、貴方、該公司、該項目承啟用語：為（對、因、據）此、鑒于、總之、以上等經辦用語：經、已經、業(yè)經、現經、茲經等征詢用語：當否、妥否、是否可行、意見如何等期請用語：期、盼、擬請、懇請、報請、特請等公文結構用語公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）開頭用語：為（了）、關于、由于等公文結構用語公文寫作（關鍵詞定義：請示是就有關問題向上級機關請求指示、批準時使用

的上行公文。

使用范圍向上級機關請求指示向上級機關請求批準特點請求性單一性隸屬性緊迫性請求批復性請求批轉性分類請示公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）定義：請示是就有關問題向上級機關請求指示、批準時使用

1、向上級機關請求指示（當否，請指示）；2、向上級機關請求批準（請審核批準；妥否，請批復）；3、需請求上級給予明確或具體解釋的重大問題；4、工作中遇到疑難，請求上級給予指示，或某項工作遇到困難，請求上級給予支持；5、工作中遇到新情況、新問題，無章可循；6、本單位意見分歧，需上級做出裁決；7、超出本單位工作權限范圍的事項；8、本單位特殊情況，無法統一執(zhí)行上級要求，需要變通處理；9、上級規(guī)定必須請示的問題。請示的使用范圍：公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）1、向上級機關請求指示（當否，請指示）；請示的使用范圍：公文緣由（主旨、行文目的、依據）（理論依據、事實依據。理由要充分，一是必要，二是可能）事項（分條列項）結語（公文專用語）以上事項，請明示；特此報請核批；以上請示，請予審核批準；妥否，請批復。請示的寫作模式：公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）緣由事項結語請示的寫作模式：公文寫作（關請示行文的注意事項：1、不與報告混用；2、不相隸屬不行請示；3、不越級；4、不要多頭請示，請示不能直接送上級主管領導個人；5、堅持“一文一事，一事一文”；6、不同時抄送下級。7、請示的理由要充分；行文語氣要謙敬，分寸得當；聯合請示的，要搞好會簽；事關重大或時間性較強的請示，可以提出幾個方案供上級機關選擇，便于上級迅速批復；不要事事請示，在自己職權范圍內可以解決的問題不要請示。請示行文注意事項：公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）請示行文的注意事項：請示行文注意事項：公文寫作（關鍵詞：簡明公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）例：計劃處關于購買辦公桌椅的請示辦公室：由于本科室新到兩名大學生需要購買以下辦公用品：1、辦公桌二個。2、椅子二把。3、鋼筆二只。4、筆記本二本。 妥否，請批示。

計劃處 二OOX年XX月XX日

公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）例：計劃處關于購買辦公桌語言表述方面1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t不予批復？口氣驕橫。

改為：我單位請示已于×月×日報送你單位，至今尚未得到批復。2、貴校府高庭闊，物實人濟，且具寬大為懷，救人之危的美德。以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。過于酸腐，不是現代書面用語。改為：貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）公文寫作錯誤分析語言表述方面1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t不予批過于口語化。

改為：此款由你單位自行解決。

時間、地點要素模糊，使用不適當的修辭。改為：會議時間：下午3：00。會議地點，二樓大會議室過于口語化。改為：在全體同志的共同努力下……3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。4、會議時間是午睡以后，地點在寬敞明亮的二樓大會議室5、這項工作經過咱們大家的共同努力……公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）過于口語化。時間、地點要素模糊，使用不適當的修辭第五節(jié)、辦公軟件辦公軟件第五節(jié)、辦公軟件辦公軟件辦公軟件內容：1、OA辦公軟件的應用。2、office辦公軟件的應用。3、打字速度。辦公軟件內容：第六節(jié)、日常事務事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）第六節(jié)、日常事務事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）辦公環(huán)境管理

——6常管理常分類常整理常清潔常維護常規(guī)范常教育事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）辦公環(huán)境管理

事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）分類的目的是：①改善和增加作業(yè)面積；②現場無雜物，行道通暢，提高工作效率；③減少磕碰的機會，保障安全，提高質量；④消除管理上的混放、混料等差錯事故；⑤有利于減少庫存量，節(jié)約資金；⑥改變作風，提高工作情緒。就是將物品分為2類：一類是有用的，一類是無用的。有用的留下，無用的處理掉。常分類：

就是把不再用的東西清理掉，把分類好的物品擺放整齊。為了減少整理的次數，所有物品擺放好后貼上標簽，劃定擺放區(qū)域。這就是常說的物品“有名有家”。整理活動的要點是：①物品擺放要有固定的地點和區(qū)域，消除因混放而造成的差錯；②物品擺放地點要科學合理；③擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標記加以區(qū)別。

常整理：

事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）分類的目的是：就是將物事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）常清潔：

就是對常分類、常整理、常清潔的成果進行維護。做到不用分類的分類，不用整理的整理，不用清潔的清潔。常維護就是連續(xù)地、反復不斷地堅持常分類、常整理和常清潔活動，并對以上三常的實施效果進行檢查評估，以保障以上三常的有效運行。常維護：

就是把物品整理后會空出一些空間，要做清潔工作，以保證所有地方干凈、衛(wèi)生。清潔活動的要點是：①天天清潔，不留死角②檢查清潔過后是不是干凈，物品擺放是否到位，設施、設備是否正常運轉③維修設施、設備出現的問題事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）常清潔：

就是對常分類事務管理（關鍵詞：）常規(guī)范：

通過經常不斷的教育，加強員工的自律性，使全員養(yǎng)成良好的“六常”習慣經常探討，將工作做好常教育：

建立起規(guī)范化和制度化的標準，確保人人有責，提高整體素質，這一項是該方法成敗的關鍵。確切而言，常規(guī)范就是規(guī)范大家的操作標準和行為習慣事務管理（關鍵詞：）常規(guī)范：

通過經常不斷的教育，加強員工的事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）辦公室6常管理操作步驟：將辦公室的物品分為三類：拋掉不用的物品，留下可環(huán)?；厥盏奈锲饭潭ㄎ恢么娣牛笆褂弥械奈锲穼⑽锲贩謩e貼上標簽，固定合適的位置，做到有名有家公司大掃除，清潔隱藏的角落，及清潔技巧規(guī)定明確清潔衛(wèi)生制度及落實負責人公司內部按照集中存放方法，顏色管理辦法，私人物品管理等方法實施六常研究工作計劃及成效，實行辦公室下班前一分鐘六常規(guī)定事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）辦公室6常管理操作步驟檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）檔案管理檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）檔案管理檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）在工作時常常會遇到的情況？必要的資料忘記收到什么地方去了，不能立即調出來文件柜內裝滿了舊資料，處理不了相同的資料在同一文件柜內分好幾處存放由于主管資料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影響了工作的進展在進行業(yè)務交接時，不能順利地進行工作交接檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）在工作時常常會遇到的檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）檔案管理對象2、公司的技術、標準文件1、公司的證照、印信、合同等相關文件4、人力資源管理相關文件6、其他需要留存的文件3、公司的制度、流程5、部門內部的管理文件檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）檔案管理2、公司的技檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）1、制定檔案利用權限2、建立檔案存、取記錄收集整理存檔利用檔案管理程序1、分類2、分件3、排序4、裝訂1、建立總、分目錄2、妥善存放，隨時更新1、文件形成后及時收集2、保證收集檔案的完整性檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）1、制定檔案利用權限檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）檔案的分件：一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：正文與附件，為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文，為一件；式樣相同、內容相關聯的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件;正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，為一件；裝訂順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；中文版本在前，其它文種版本在后；發(fā)文稿紙在前，正文在后；文件處理單在前，正文在后檔案的分類：先按照類別分后按照時間分檔案管理（關鍵詞：規(guī)范、完整、便于使用）檔案的分件：裝訂順序課程結束，謝謝！課程結束，謝謝！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！PowerPointTemplate把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。PowerPointTemplate把每一件簡單的事做好就培訓內容第一節(jié)文秘職責第二節(jié)目標與計劃第三節(jié)會議管理第四節(jié)公文擬寫與處理第五節(jié)辦公軟件應用第六節(jié)日常事務管理培訓內容文秘職責（關鍵詞：溝通、協助）第一節(jié)、文秘職責文秘職責（關鍵詞：溝通、協助）第一節(jié)、文秘職責文秘職責一、目標與計劃二、協助管理三、日常事務

工作內容：協助完成年度分項目標編制和完成年度、月度、三天準備工作計劃等各項計劃，報部門負責人審核計劃變更的起草、報告和協助更改協助計劃實施的監(jiān)督、檢查、報告

工作內容：文件的收發(fā)、報告的報批、存檔；中心文件的編寫、打印、下發(fā)、整理和歸檔會議的通知、記錄、紀要的編寫、收集、整理和歸檔，并對執(zhí)行情況進行檢查、報告本部門各項數據的統計與上報本部門考勤管理本部門辦公用品管理

工作內容：協助部門負責人完成本部門的定崗定編協助部門負責人完成崗位職責的劃分與人員考核協助部門負責人完善制度與流程文秘職責（關鍵詞：溝通、協助）文秘一、目標與計劃二、協助管理三、日常事務工作內容：工作第二節(jié)、目標與計劃目標與計劃（關鍵詞：明確、協助）第二節(jié)、目標與計劃目標與計劃（關鍵詞：明確、協助）崗位職責介紹（關鍵詞：溝通、協助）什么是目標？目標：是個人、部門或整個組織所期望的成果。目標管理：是用系統的方法，將龐大復雜的事情和行為，整理為關鍵性的可控制目標的管理活動，激勵所屬成員高效實現組織目標的方法。崗位職責介紹（關鍵詞：溝通、協助）什么是目標？制定目標時的注意事項？1、清晰原則，2、科學合理3、時間期限4、落實目標并溫習5、目標視覺化6、設定詳細的計劃7、堅持執(zhí)行并不斷檢查目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）制定目標時的注意事項？1、清晰原則，目標與計劃（關鍵詞：溝通什么是計劃？計劃是公司或部門在一定時期內,為了完成某項任務，事先制訂的明確具體的行動安排,包括對數量和質量的要求,對時間的限定,對完成任務所采取的措施等。什么是計劃？計劃工作的任務和內容計劃常用的三種結構是：文章式、表格式、時間軸式。編制計劃要回答的三個問題是：做什么、誰做、何時做。目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）計劃工作的任務和內容計劃常用的三種結構是：文章式、表格式、時目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）計劃必須是書面文件，必須規(guī)范，嚴格按照公司《文件標準化管理規(guī)定》的各項要求進行編寫，書面計劃包括的內容有：標題，編制時間，序號，項目，內容，起止時間，責任部門（人），備注，編制，審核，過程。目標與計劃（關鍵詞：溝通、協助）計劃必須是書面文件，必須規(guī)范第三節(jié)、會議管理會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）第三節(jié)、會議管理會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）定義功能要求認識會議的功能會議是由一些相關的，經選擇的人員參加，他們需貢獻自己的才智，討論與他們的興趣和工作相關的問題，并形成一定的決定。提供信息收集信息解決問題宣傳政策培育訓練會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）定義功能要求認識會議的功會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）做好會議的記錄工作會議記錄人員應具備的職業(yè)素質：反應快——對問題迅速做出反應書寫速度快知識面廣——對專業(yè)術語有所反應記憶力強——記住發(fā)言者所說的前因后果組織能力強傾聽能力強總結能力強會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）做好會議的記錄工作會議記會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）會議記錄的內容：（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；（3）權威人士或代表人物的言論；（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；（5）會議已議決的或議而未決的事項；（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。如何快速記錄會議內容1、剔除無關緊要的講話內容2、剔除無關緊要的句子成分（延緩性、修飾性）3、擱置自己可以回憶的內容（理論、故事）4、擱置自己可以查詢的內容（政策、數據）5、擱置自己可以推測的內容寧斷毋拖、寧疑毋缺、寧缺毋錯會議管理（關鍵詞：目標、協作、落實）會議記錄的內容：如何快速第四節(jié)、公文擬寫與處理公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）第四節(jié)、公文擬寫與處理公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）通用公文(正式、內部)專用公文按行文（傳遞）方向上行公文下行公文平行公文按形成、使用領域分類公文的分類公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）通用公文按行文（傳遞）方向上行公文按形成、使用領域分類公文的1．正式通用公文：各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。2.

內部通用公文：企業(yè)內部通行使用，具有復雜性、內部性和靈活性。3．專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范圍內、或各機關在履行自身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，具有專門性和限制性。4．上行公文：指下級機關向上級領導機關匯報工作、反映情況、請示問題時使用的公文。上行公文有兩種：報告和請示。但函有時也用作上行文,如向上級咨詢問題或請求答復問題的函。5．平行公文：指平級機關或不相隸屬機關之間相互商洽工作、在互通情況、協調關系時使用的公文。平行公文有兩種：函和議案。函在一般情況下屬于平行文，即平級機關往來的函。但作為上級機關答復下級機關的復函或發(fā)給下級機關討論的議案屬于下行文。下級機關向上呈送的函屬于上行文。6．下行公文：下行公文是指上級機關對下級機關制發(fā)的，用以發(fā)布和傳達方針、政策，安排和部署工作等情況使用的公文。國務院辦公廳規(guī)定的13種公文中，下行公文有9種，即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、批復、意見、會議紀要。公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）1．正式通用公文：各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。明確發(fā)文主旨收集有關資料擬出題綱，安排結構落筆起草，擬寫正文反復檢查，認真修改公文擬寫的基本步驟公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）明確發(fā)文主旨收集有關資料擬出題綱，安排結構落筆起草，擬寫正文步驟一、明確發(fā)文主旨

1、文件的中心內容是什么？ 比如相關工作的改善、主要提出目前情況怎樣、存在哪些問題等。 2、根據文件內容，準備采用什么文種？ 比如，針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)定性質的通知等。3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。4、明確發(fā)文的具體要求。 例如：是要求對方了解，還是要求對方答復等。步驟二、收集有關資料，進行調查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題收集材料。當然，這也要根據具體的情況。例如，通知、公告，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究工作。

公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）步驟一、明確發(fā)文主旨公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實

步驟三、擬出提綱，安排結構 提綱是文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。步驟四、落筆起草、擬寫正文結構安排好后，擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、要觀點鮮明，用材得當。 用語不能含糊不清，模棱兩可。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。 2、要語句簡練，交代清楚。

公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）

步驟三、擬出提綱，安排結構公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明步驟五、反復檢查，認真修改

自古以來，好文章都是要經過反復修改的，寫文件也一樣，尤其是重要文件，往往要經過幾次修改才能通過。公文的檢查修改主要從五個方面入手：主題、觀點、材料、結構、語言。 總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）步驟五、反復檢查，認真修改公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確正式公文主要由三大部分組成（文頭、正文、文尾）文頭正文文尾4、文件版頭5、發(fā)文字號6、簽發(fā)人7、標題8、題注9、主送單位：10、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX11、附件說明：12、發(fā)文署名13、成文日期14、蓋章15、主題詞16、抄送單位17、印發(fā)說明（印發(fā)單位和時間）18、頁碼公文格式公文擬寫與處理（關鍵詞：簡明、準確、實用）正式公文主要由三大部分組成（文頭、正文、文尾）文頭正文文尾4開頭用語：為（了）、關于、由于等結尾用語：為要（盼）、特（專）此通知稱謂用語：本人、本公司、你局、貴方、該公司、該項目承啟用語：為（對、因、據）此、鑒于、總之、以上等經辦用語：經、已經、業(yè)經、現經、茲經等征詢用語：當否、妥否、是否可行、意見如何等期請用語：期、盼、擬請、懇請、報請、特請等公文結構用語公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）開頭用語：為（了）、關于、由于等公文結構用語公文寫作（關鍵詞定義：請示是就有關問題向上級機關請求指示、批準時使用

的上行公文。

使用范圍向上級機關請求指示向上級機關請求批準特點請求性單一性隸屬性緊迫性請求批復性請求批轉性分類請示公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）定義：請示是就有關問題向上級機關請求指示、批準時使用

1、向上級機關請求指示（當否，請指示）；2、向上級機關請求批準（請審核批準；妥否，請批復）；3、需請求上級給予明確或具體解釋的重大問題；4、工作中遇到疑難，請求上級給予指示，或某項工作遇到困難，請求上級給予支持；5、工作中遇到新情況、新問題，無章可循；6、本單位意見分歧，需上級做出裁決；7、超出本單位工作權限范圍的事項；8、本單位特殊情況，無法統一執(zhí)行上級要求，需要變通處理；9、上級規(guī)定必須請示的問題。請示的使用范圍：公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）1、向上級機關請求指示（當否，請指示）；請示的使用范圍：公文緣由（主旨、行文目的、依據）（理論依據、事實依據。理由要充分，一是必要，二是可能）事項（分條列項）結語（公文專用語）以上事項，請明示；特此報請核批；以上請示，請予審核批準；妥否，請批復。請示的寫作模式：公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）緣由事項結語請示的寫作模式：公文寫作（關請示行文的注意事項：1、不與報告混用；2、不相隸屬不行請示；3、不越級；4、不要多頭請示，請示不能直接送上級主管領導個人；5、堅持“一文一事，一事一文”；6、不同時抄送下級。7、請示的理由要充分；行文語氣要謙敬，分寸得當；聯合請示的，要搞好會簽；事關重大或時間性較強的請示，可以提出幾個方案供上級機關選擇，便于上級迅速批復；不要事事請示，在自己職權范圍內可以解決的問題不要請示。請示行文注意事項：公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）請示行文的注意事項：請示行文注意事項：公文寫作（關鍵詞：簡明公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）例：計劃處關于購買辦公桌椅的請示辦公室：由于本科室新到兩名大學生需要購買以下辦公用品：1、辦公桌二個。2、椅子二把。3、鋼筆二只。4、筆記本二本。 妥否，請批示。

計劃處 二OOX年XX月XX日

公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）例：計劃處關于購買辦公桌語言表述方面1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t不予批復？口氣驕橫。

改為：我單位請示已于×月×日報送你單位，至今尚未得到批復。2、貴校府高庭闊，物實人濟，且具寬大為懷，救人之危的美德。以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。過于酸腐，不是現代書面用語。改為：貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）公文寫作錯誤分析語言表述方面1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t不予批過于口語化。

改為：此款由你單位自行解決。

時間、地點要素模糊，使用不適當的修辭。改為：會議時間：下午3：00。會議地點，二樓大會議室過于口語化。改為：在全體同志的共同努力下……3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。4、會議時間是午睡以后，地點在寬敞明亮的二樓大會議室5、這項工作經過咱們大家的共同努力……公文寫作（關鍵詞：簡明、準確、實用）過于口語化。時間、地點要素模糊，使用不適當的修辭第五節(jié)、辦公軟件辦公軟件第五節(jié)、辦公軟件辦公軟件辦公軟件內容：1、OA辦公軟件的應用。2、office辦公軟件的應用。3、打字速度。辦公軟件內容：第六節(jié)、日常事務事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）第六節(jié)、日常事務事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）辦公環(huán)境管理

——6常管理常分類常整理常清潔常維護常規(guī)范常教育事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）辦公環(huán)境管理

事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）分類的目的是：①改善和增加作業(yè)面積；②現場無雜物，行道通暢，提高工作效率；③減少磕碰的機會，保障安全，提高質量；④消除管理上的混放、混料等差錯事故；⑤有利于減少庫存量，節(jié)約資金；⑥改變作風，提高工作情緒。就是將物品分為2類：一類是有用的，一類是無用的。有用的留下，無用的處理掉。常分類：

就是把不再用的東西清理掉，把分類好的物品擺放整齊。為了減少整理的次數，所有物品擺放好后貼上標簽，劃定擺放區(qū)域。這就是常說的物品“有名有家”。整理活動的要點是：①物品擺放要有固定的地點和區(qū)域，消除因混放而造成的差錯；②物品擺放地點要科學合理；③擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標記加以區(qū)別。

常整理：

事務管理（關鍵詞：整潔、高效、有條理）分類的目的是：就是將物事務