文秘常識的課件

目錄一、引言二、值班管理三、工作督辦四、信息傳遞五、會議管理目錄一、引言1引言文秘工作的準(zhǔn)確原則：辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎；切忌丟三落四，粗心大意，馬馬虎虎，心中無數(shù)。文秘工作的迅速原則：工作的快慢、效率的高低，往往直接影響到全局的工作進(jìn)展，關(guān)系到全局工作的正常運(yùn)行；工作當(dāng)中，所有文件都有時限，對于要辦的文件愈急，就愈要盡快地把文件或相關(guān)資料送到閱辦人手中，應(yīng)體現(xiàn)出工作及時、高效、盡可能縮短辦文辦事的時限，不拖泥帶水，并快速利用電腦實(shí)行辦公自動化管理。文秘工作的求實(shí)原則：一是一，二是二，實(shí)話實(shí)說，忠實(shí)可靠；“六不”，即不脫離實(shí)際、不主觀判斷、不弄虛作假、不謊報情況，不夾雜個人情感，不捏造事實(shí)是非。引言文秘工作的準(zhǔn)確原則：辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)2

文秘工作的保密原則：在工作中要時刻采取措施，保證文件等其他資料的安全性；保證自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，嚴(yán)守紀(jì)律；切忌麻痹大意，掉以輕心；不為個人炫耀，而影響全局運(yùn)作。文秘工作的作用：具有輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用；領(lǐng)導(dǎo)助手（左手與右手）的作用；領(lǐng)導(dǎo)參謀的作用；溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行信息反饋的耳目作用；部門的“窗口”作用。

文秘工作的保密原則：在工作中要時刻采取措施，保證文件等其他3值班管理一、值班工作

值班：是指值班人員在值班時間內(nèi)處理各項(xiàng)事務(wù)的活動，是各部門的一項(xiàng)基本任務(wù)與職責(zé)。值班工作要有嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)及組織紀(jì)律性，同時更具有重大意義：1、值班工作是組成一個部門或單位工作網(wǎng)絡(luò)的重要細(xì)胞，是一個部門或單位的樞紐工作起著溝通上、下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用；起著保證上級重要指示及時傳達(dá)，和本值班管理一、值班工作4

部門發(fā)生的緊急事務(wù)的及時反映與及時處理，保證工作順利進(jìn)行的作用。非工作時間或節(jié)假日，值班工作的這種作用表現(xiàn)得更為重要。2、由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些日常事務(wù)，或重要文件，在一定意義和一定程度上來說，值班工作代表了本部門或本單位的工作，值班人員亦是本部門的工作總代表。值班工作的好壞，將直接反映和影響到上下之間、左右之間、及本部門或本單位的精神面貌與工作作風(fēng)。部門發(fā)生的緊急事務(wù)的及時反映與及時5二、值班制度與組織1、值班制度是要求值班人員共同遵守的規(guī)程和行為準(zhǔn)則，是保證做好值班工作必不可少的措施。2、值班工作具有明顯的崗位責(zé)任性質(zhì)，必須建立嚴(yán)格的值班制度。3、值班制度應(yīng)根據(jù)本部門或本單位的工作性質(zhì)和具體情況制訂，一般有如下內(nèi)容：1）值班人員的職責(zé)與權(quán)限；2）各項(xiàng)值班工作的程序，值班人員應(yīng)遵守的規(guī)定，交接班時間和方法等。二、值班制度與組織63）值班的組織形式應(yīng)根據(jù)工作需要和人員情況而定：a..設(shè)有專門的值班地點(diǎn)，及設(shè)專職值班人員來負(fù)責(zé)本部門的值班接口工作。

b.工作人員輪流值班，主要做好非工作時間及節(jié)假日的值班工作。

c.專職與兼職值班相結(jié)合的形式，即白天有專人值班，晚上由工作人員輪流值班，平時有專人值班，節(jié)假日由工作人員輪流值班。

3）值班的組織形式應(yīng)根據(jù)工作需要和7三、值班資料和值班工作記錄1、值班資料是做好值班工作的必需，值班人員或值班部門應(yīng)時刻準(zhǔn)備以下資料：1）電話通訊錄，包括同事、領(lǐng)導(dǎo)的常用電話；有關(guān)車間、辦公室的常用電話，相應(yīng)接口地點(diǎn)及相關(guān)聯(lián)系電話，利于緊急事務(wù)的及時處理。2）值班工作所涉及的部門，特別是部門結(jié)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、辦公地點(diǎn)、人員分工等情況的了解。3）本部門的計劃安排、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作進(jìn)展程度、存在問題等有關(guān)文件資料。

三、值班資料和值班工作記錄82、值班工作記錄也稱值班記錄，是值班人員處理問題的依據(jù)。值班記錄主要有以下部分組成：1）值班日志：是將值班過程中接受的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項(xiàng)等，在有固定格式的記錄本上記載下來，以與其他值班人員交流和事后查考。值班日志應(yīng)包括：值班時間、值班人員、事項(xiàng)內(nèi)容、情況處理等。2）值班電話記錄主要用途有：向領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確報告、匯報情況；便于領(lǐng)導(dǎo)批示；留存?zhèn)洳椤?、值班工作記錄也稱值班記錄，是值班人員處理93）電話記錄應(yīng)用專用記錄本，不用“牛肉單”式的記錄，不隨處亂扔，同時具備以下五方面的要素：來電時間、來電人姓名/單位/職務(wù)；接電話人姓名；來電內(nèi)容；領(lǐng)導(dǎo)批示及其他處理情況。4）電話記錄一定要簡明、清楚，對人名、地名、數(shù)字必須認(rèn)真核對并記錄，必要時應(yīng)用錄音電話錄音，保留依據(jù)。3）電話記錄應(yīng)用專用記錄本，不用“牛肉單”式的10四、值班工作要求和交接班1、確立服務(wù)思想。即為客戶服務(wù)，為上級服務(wù)，為各部門各單位或下級服務(wù)。則全心全意為公司服務(wù)。2、具有較高的理論水平和一定的業(yè)務(wù)能力。值班工作涉及本部門的方方面面，有時要代表本部或本單位處理緊急事務(wù)，回答上級的問題，所以一定要熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，了解工作開展的情況和目前存在問題的意見和主張，并能熟練掌握現(xiàn)代化通訊和辦公工具，具備較強(qiáng)的知識面與接受能力。四、值班工作要求和交接班113、要有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及較高的工作效率。值班工作在一定意義上代表著本部門或本單位，因此對每項(xiàng)工作一定要嚴(yán)肅認(rèn)真，頭腦一定要清楚，不能輕率處理每一件事，不能放過收到信息中的每一個疑點(diǎn)，不能越權(quán)行事，要有較高的警惕性和較強(qiáng)的保密觀念，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。4、要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)及較強(qiáng)的應(yīng)急反應(yīng)能力。5、交接班是值班人員溝通情況、匯報工作、保持值班工作連續(xù)性的活動。3、要有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及較高的工12工作督辦一、工作督辦1、工作督辦：是部門文職人員，極力協(xié)助上司，把看到、聽到、查到的一些無人過問或解決不力的重大問題或常見性問題，自上而下地檢查、督促、使之落實(shí)與處理。2、督辦工作是文職人員的一項(xiàng)重要工作（1）是文職人員發(fā)揮參謀助手作用的重要手段，也是轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量的重要措施。

工作督辦一、工作督辦13（2）督辦工作從根本上講是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查、跟蹤各項(xiàng)工作執(zhí)行狀況的基礎(chǔ)。3、工作督辦的三個方面：（1）重要文件和領(lǐng)導(dǎo)批示落實(shí)情況的催辦；（2）群眾反映、投訴等重大問題的查辦；（3）重要工作事項(xiàng)或日常事務(wù)的催查落實(shí)；4、督辦工作的特點(diǎn)：督辦工作，是根據(jù)上司的批示或特殊交辦的問題，代表上司或其他領(lǐng)導(dǎo)自上而下地進(jìn)行工作，具有以下幾方面特點(diǎn)：

A、嚴(yán)肅性。查辦工作通常是圍繞部門的工作為核心，依據(jù)上司對本部門或其他部門安排或配合協(xié)助（2）督辦工作從根本上講是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查、跟蹤各項(xiàng)14的事項(xiàng)進(jìn)行一一落實(shí)，因而是一項(xiàng)很嚴(yán)肅、紀(jì)律性很強(qiáng)的工作。

B、權(quán)威性。工作督辦，是上司對下級辦理工作情況檢查、督促工作。上級查辦或委托查辦，下級必須去辦，不能推諉，更不能頂著不辦。

C、間接性。督辦，是對下面辦的情況的檢查與督促。督辦者一般不是直接去辦理，而是督促工作人員去辦理。有時督辦者也要深入下去進(jìn)行調(diào)查，弄清真相，但了解后還是要催促相關(guān)工作人員去辦理。

D、具體性和典型性。督辦工作不普遍指導(dǎo)或號召，而是對具體事項(xiàng)的檢查進(jìn)行辦理。但是查辦工作又往的事項(xiàng)進(jìn)行一一落實(shí)，因而是一項(xiàng)很嚴(yán)肅、紀(jì)律性15

往能夠起到舉一反三、普遍指導(dǎo)的作用。這是由于查辦的文件或事項(xiàng)具有典型性，而能起到突破一點(diǎn)，指導(dǎo)全盤的作用。

E、廣泛性。查辦問題的范圍和涉及面較廣，凡屬管轄范圍內(nèi)發(fā)生的問題，不論是哪一方面，只要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要查辦，督辦者便可以去查辦。5、督辦工作的作用1）督辦工作是部門文職人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。

沒有督辦系統(tǒng)，決策就缺少順利實(shí)現(xiàn)的保障，很多工作在執(zhí)行過程中往往流于形式，虎頭蛇尾。往能夠起到舉一反三、普遍指導(dǎo)的作用。這是由162）督辦工作是部門文職人員發(fā)揮參謀助手作用的重要方面。通過工作檢查，不僅能協(xié)助上司抓好各項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)，還可以根據(jù)實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)工作的不完善之處，及時提出修正或改變運(yùn)作，供上司參考，這就起到了參謀助手的作用。如果查辦工作有成效，文職人員參謀助手作用就能得到充分的發(fā)揮。3）督辦工作是由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)的一個有效手段。督辦工作給部門文職人員增加了一條具體的信息渠道，使之更主動地為上司服務(wù)且為決策提供方便。通過督辦，便于了解情況，檢查決策；2）督辦工作是部門文職人員發(fā)揮參謀助手作用的重要17通過督辦，才知道決策符不符合下面的實(shí)際情況，在執(zhí)行時有沒有困難，需不需要作一些調(diào)整；通過督辦，才能使信息反饋比較準(zhǔn)確，有利于對決策的指導(dǎo)。6、工作督辦的原則1）專人負(fù)責(zé)的原則：做好督辦工作，首先部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視，經(jīng)常批示查處一些工作問題，需部門文員協(xié)助或委托專人負(fù)責(zé)。督辦工作，責(zé)任人必須負(fù)責(zé)到底，不要頻繁地調(diào)換督辦工作人員，以確保督辦工作的質(zhì)量和效率。通過督辦，才知道決策符不符合下面的實(shí)際情況，182）實(shí)事求是、弄清是非的原則：督辦工作時，首先要注意了解實(shí)際工作情況，如發(fā)現(xiàn)工作偏差，有遺漏，要敢于指出來，并提出建議，這是最好的服務(wù)方式。其次要注意傾聽對方的意見，必要時要深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)查，切實(shí)弄清問題的性質(zhì)，從實(shí)際出發(fā)劃清是非界限。再次要注意防止和克服主觀隨意性、先入為主以及親一方、疏一方等不正之風(fēng)。通過工作查辦，發(fā)揚(yáng)優(yōu)良工作作風(fēng)，不斷提高本部及相關(guān)部門的工作質(zhì)量與工作效率。3）全面督辦和重點(diǎn)督辦相結(jié)合的原則：凡屬督促的系列問題，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，一查到底，有始有終，達(dá)2）實(shí)事求是、弄清是非的原則：督辦工作時，首先19到查辦的目的。各查辦人員一定要維護(hù)查辦工作的嚴(yán)肅性，務(wù)必做到有查必辦，有辦必果。圍繞本部中心工作，抓住典型事件，重點(diǎn)查處，以指導(dǎo)和促進(jìn)全局工作。尤其要注意重查那些影響較大，性質(zhì)較嚴(yán)重卻又久拖不決或無人過問的問題。（現(xiàn)場查實(shí)）7、督辦工作的范圍1）承擔(dān)上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)；2）承擔(dān)本部上級或領(lǐng)導(dǎo)人指定交辦的工作任務(wù)；3）承擔(dān)其他或臨時交辦的任務(wù)；8、督辦工作的基本程序1）督辦立項(xiàng)：一是上級主動批示督辦、交辦的事項(xiàng)；到查辦的目的。各查辦人員一定要維護(hù)查辦工作的嚴(yán)20二是部門文員在日常工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題，認(rèn)為需要查辦，示出意見，呈領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的查辦事項(xiàng)。立項(xiàng)后一定要認(rèn)真查辦，得出結(jié)果，匯報上司。查辦時盡量避免“眉毛胡子一把抓”，一定要突出重點(diǎn)，分出輕重。2）督辦通知：工作督辦立項(xiàng)后，部門文員要認(rèn)真領(lǐng)會上級指示精神，將所要查處的問題、領(lǐng)導(dǎo)的批示告知負(fù)責(zé)查辦的人員或部門，請他們核實(shí)情況，予以解決，并規(guī)定處理時限。一般有4種通知方式：

a..發(fā)文通知；b.電話通知；c.派員通知；d.會議通知3）催辦：凡是立項(xiàng)的都要加強(qiáng)催辦，一催到底，催出二是部門文員在日常工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題，認(rèn)為21查落實(shí)結(jié)果。在催辦過程中，若發(fā)現(xiàn)有些地方工作重視不夠，抓得不力，致使一些工作或其他文件久拖不決的，要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，然后根據(jù)情況，采取打電話或委派他人檢查，促其解決。有些問題比較復(fù)雜，工作量較大，一時難以查清，也能通過催辦來進(jìn)展情況。4）直接調(diào)查：一般的問題需直接查處，如：

a.查辦本部組員（或一線人員）分歧太大，自身無力解決的；

b.查辦問題涉及其他部門或其他單位的，當(dāng)事單位人員不便調(diào)查的；查落實(shí)結(jié)果。在催辦過程中，若發(fā)現(xiàn)有些地方工作22

c.下面抵觸情緒很大，久拖不決的；

d.不盡快解決可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果的；

e.情況錯綜復(fù)雜，長期弄不清的；以上種種現(xiàn)象，部門文員應(yīng)下去直接調(diào)查，一定要弄清情況，但不宜當(dāng)場表態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，再往下面?zhèn)鬟_(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示。5）商討處理：一般情況下，負(fù)責(zé)查辦人員在弄清實(shí)況后，應(yīng)及時向上級匯報處理意見，請領(lǐng)導(dǎo)審核批示。查辦者要認(rèn)真審核其處理意見是否符合公司政策與文化以及上級領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，給予恰當(dāng)回復(fù)。c.下面抵觸情緒很大，久拖不決的；236）結(jié)案反饋：工作查辦呈報結(jié)果處理后，要審核其處理是否正確、適當(dāng)；同時分析這個問題的查辦有無指導(dǎo)意義，可否轉(zhuǎn)發(fā)到其他各部門，并檢查還要做好哪些善后工作，并及時反饋給交辦的領(lǐng)導(dǎo)。7）立卷歸檔：將查辦的全部門資料，整理立卷，移交或自行歸檔，以便后用。9、督辦工作的組織形式1）專門的查辦工作組：即把所有的查辦工作都集中到一個專案組當(dāng)中統(tǒng)一進(jìn)行。這樣做的好處是：分工明確，力量相對集中，有利于查辦工作的系統(tǒng)展開。（一般適用于以往的政府、機(jī)關(guān)工作）6）結(jié)案反饋：工作查辦呈報結(jié)果處理后，要審核其處242）指定專人負(fù)責(zé)督辦工作：有些部門人員不多，難以成立專案組，一般是指定人員專管或兼管查辦工作。有時是個人具體查辦某件或幾件事項(xiàng)，有時是幾個人共同查辦某些事項(xiàng)。查處完畢，即可轉(zhuǎn)入其他需督辦的工作。3）臨時性的專項(xiàng)查辦組：對于涉及面廣、復(fù)雜、重大的工作問題，需要成立臨時的專項(xiàng)查辦組，集中人員和時間進(jìn)行查辦。4）事業(yè)部各部門文職人員有必要擔(dān)任督辦工作的職責(zé)和義務(wù)，保證部門工作信息順暢，確保查辦工作順利進(jìn)行。2）指定專人負(fù)責(zé)督辦工作：有些部門人員不多，難以25信息傳遞一、信息的含義1、什么是“信息”，目前還沒有公認(rèn)的定義（據(jù)說我國關(guān)于信息的定義有一百多種說法）。簡單地說，信息是客觀事物的特征和變化的直接或間接的表述。2、信息一般分為自然信息、機(jī)器信息和人類信息。

信息同消息、情報、知識、資料等概念有密切聯(lián)系信息傳遞一、信息的含義26，但嚴(yán)格來說又有所區(qū)別。當(dāng)消息是指包含某種內(nèi)容和意義的音信時，它與信息相近，但人們通常把它看成是新聞學(xué)上的一種體裁。信息是消息的內(nèi)核，消息是信息的外殼。不同的消息中所包含的信息量不同，有的消息中信息量大一些，有的消息中信息量少一些，有的消息中甚至不包含信息。情報，一般是指通過某種秘密手段取得的信息。信息的范圍比情報廣，情報與信息是局部與全局，部分與整體的關(guān)系。情報是信息，信息卻不一定是情報。如“他被提為SMT高級主管或高級工程師”，這是信息，而非情報。知識是人類社會實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也，但嚴(yán)格來說又有所區(qū)別。當(dāng)消息是指包含某種27可以說是人類通過信息對自然界、人類社會及思維方式和運(yùn)作規(guī)律的認(rèn)識及掌握，是人的大腦通過思維重新組合的系統(tǒng)化的信息的集合。知識與信息的關(guān)系，與情報和信息的關(guān)系類似。知識是信息的一部分。知識是信息，但信息不一定是知識。如：“水的化學(xué)分子式是H2O”，這是知識，也是信息；但“衣服放在衣柜里”，這是信息，卻不能叫做知識二、信息的特征1、客觀性：信息是客觀事物的特征和變化的最新反映。事物的特征和變化是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移

的客觀存在，反映這種客觀存在的信息，就不能可以說是人類通過信息對自然界、人類社會及思28帶有客觀性。2、傳遞性（傳輸或輸出）：信息要借助于文字、圖像、膠片、磁帶、電波、聲波、光波等物質(zhì)形態(tài)的載體，才能夠表現(xiàn)，才能為人們所感知，所接受。信息通過載體能進(jìn)行空間和時間上的傳遞，從一處傳到另一處。信息的傳遞能通過信道（信息傳遞通道）進(jìn)行，信源（信息的源泉，即發(fā)信者）發(fā)出信息后，經(jīng)由信道傳遞至信宿（信息的歸宿，即收信者）。信源、信道、信宿組成信息系統(tǒng)的有機(jī)整體。信息傳遞的手段和方式多種多樣，信息傳遞的快慢，對信息的效用影響極大帶有客觀性。293、時效性：信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，必須突出一個“新”字，要把新情況、新問題、新動向、新經(jīng)驗(yàn)及時向上級匯報與提供，以保證上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)新的形勢作出正確的決策。信息作為客觀事物的一種反映，是先有事實(shí)，后有信息的。即，信息有一定的滯后性。因此，信息一旦生成，就須趕快傳遞，盡量減少信息的滯留時間。信息的價值在于及時傳遞給更多的需求者，從而創(chuàng)造出更多的物質(zhì)財富，給工作帶來方便。愈是及時的信息愈有價值，過時的信息則價值小甚至無所價值。3、時效性：信息是客觀事物的特征和變化的最新反映304、系統(tǒng)性：信息源產(chǎn)生信息有兩種情況，一種是隨著時間的推移斷斷續(xù)續(xù)地發(fā)出信息（叫離散信息），一種是隨著時間的推移而連續(xù)發(fā)送信息（叫連續(xù)信息）。一般來說，社會政治信息是連續(xù)信息，而且具有系統(tǒng)性。在公司發(fā)展階段，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，這就要求我們必須系統(tǒng)地掌握公司的內(nèi)部政策與發(fā)展趨勢，系統(tǒng)地、連續(xù)地收集和提供信息，以便及時、準(zhǔn)確地向上匯報或正面向員工宣導(dǎo)。5、開發(fā)性：從信息作為一種資料看，由于它取之不盡，用之不竭，因而可以不斷探索與挖掘。利用信息資源，來配合、協(xié)助各部門做好每一項(xiàng)工作。4、系統(tǒng)性：信息源產(chǎn)生信息有兩種情況，一種是隨著31三、信息的作用1、為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。部門文職人員必須為上級決策服務(wù)，為上級提供及時、準(zhǔn)確、快速、有參考價值的信息。2、是提高工作效率的指路明燈和保障。進(jìn)行工作稽查，必要依靠信息，這樣才能避免重復(fù)，少走彎路，提高效率。3、提供反饋信息。在上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指揮、控制、協(xié)調(diào)以達(dá)到?jīng)Q策目標(biāo)的過程中，要提供反饋信息。在上層領(lǐng)導(dǎo)的過程中，反饋信息不僅對實(shí)現(xiàn)正確的指揮、控制、協(xié)調(diào)是十分重要的，而且對于決策也十分三、信息的作用32重要。它是判斷、檢驗(yàn)決策是否正確的主要尺度，是不斷修正、調(diào)整決策，使之符合客觀實(shí)際的主要依據(jù)。因此，部門文職人員必須積極為上司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，提供必要的信息反饋。四、信息工作的作用1、信息工作是文職人員輔助決策者的一項(xiàng)重要工作。領(lǐng)導(dǎo)者獲取信息一般有三種渠道：一是親自獲?。欢怯晌穆毴藛T或?qū)ｉT的信息機(jī)構(gòu)、信息人員收集提供；三是由各職能部門提供。由于領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的范圍很廣，只能作一些必要的直接調(diào)查或某些點(diǎn)上的情況，不可能用很多時間直接獲取信息。而文重要。它是判斷、檢驗(yàn)決策是否正確的主要尺度，33職人員可以綜合部門，上下級或同級以及其他部門的信息予以收集匯總，因而掌握得也較全面，并能快速可靠地反映各方面的動態(tài)，并可從中形成自己的觀點(diǎn)與看法呈報上級領(lǐng)導(dǎo)。信息工作是文職人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項(xiàng)重要工作。2、信息工作是文職人員的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)。從文職人員的工作性質(zhì)看，它作為部門或單位的樞紐者，其位置必然成為聯(lián)系上下左右、溝通四面八方的信息集合地。從文職人員的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策必須依靠信息外，辦文辦事和聯(lián)系各方也必須依靠信息。文職人員經(jīng)常性的工作是起草文件和各種職人員可以綜合部門，上下級或同級以及其他部門34材料，這一寫作過程實(shí)際是收集信息和加工信息的過程。“巧婦難為無米之炊”，沒有信息，辦文就難成，而文職人員隨時要辦文辦事，要辦好各種文件，必定要有信息來源。3、信息工作有利于開創(chuàng)文秘工作新局面。信息工作的加強(qiáng)，給文職人員注進(jìn)了活力，打破了以往那種按部就班、機(jī)械運(yùn)動的常規(guī)，迫使辦公室工作以信息為軸心，實(shí)現(xiàn)一條龍作業(yè)。信息工作不僅信息人員直接參與，而且收發(fā)文件、檔案管理等人員也要介入，使辦公室工作效率明顯提高。材料，這一寫作過程實(shí)際是收集信息和加工信息的354、信息的傳遞：信息傳遞是指把篩選和加工后的信息，通過各種傳播途徑提供給接受者和使用者。傳遞是信息工具的銜接手段，它使信息的收集、整理成為有效的勞動。一般來說，信息傳遞的速度越快，范圍越廣，信息的利用率就越高。5、信息傳遞的途徑

A.單通道傳遞：即信息從信息源發(fā)出后沿著一通道，傳給信息接受者。

B.多通道傳遞：即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。4、信息的傳遞：信息傳遞是指把篩選和加工后的信息366、信息傳遞的方式

A.口頭傳遞：是將信息變成語言傳遞給信息接受者。它具有簡單、快捷的特點(diǎn)，是文職人員在單位內(nèi)部傳遞信息時常用到的一種傳遞方式。

B.書面?zhèn)鬟f：是將信息變成文字、符號、圖像等傳遞給信息接受者。它能夠避免變形失真，可進(jìn)行遠(yuǎn)距離的多次傳遞，而且便于利用和儲存。

C.電訊傳遞：它是人類先進(jìn)的信息傳遞方式，具有100多年的歷史。一般具有以下通訊設(shè)備：電話、電報、漢字直拍、傳真、通信衛(wèi)星、電子計算機(jī)等多種傳遞方式。6、信息傳遞的方式377、信息傳遞的要求

A.迅速：信息對于上級領(lǐng)導(dǎo)是否有用，除了信息本身的質(zhì)量外，還取決于信息傳遞的速度，以提高信息的時效性。

B.準(zhǔn)確：指信息在傳遞過程中不能失真。信息稍有不慎，就會導(dǎo)致傳遞過程失誤。減少傳遞層次，開辟多種傳遞渠道，是保證信息準(zhǔn)確性的重要措施。

C.保密：一些重要的機(jī)密文件或人事政策，必須嚴(yán)格做好保密工作。重要的機(jī)密信息，應(yīng)通過機(jī)密的通道傳遞，并盡量縮小傳遞范圍。7、信息傳遞的要求388、信息的利用與儲存1、信息的利用。信息工作的意義在于充分利用信息。充分利用信息，對文職人員來說，是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供適用的信息，提高信息利用率；對領(lǐng)導(dǎo)者來說，是重視使用來自實(shí)踐的信息，更新觀念。2、信息（指信息資料）的儲存。信息的儲存，指把已利用過和尚未利用、有繼續(xù)使用價值或可能有使用價值的信息入庫存放起來，利便以后使用。3、信息儲存一般有以下幾項(xiàng)：

a.分類；b.記載；c.保管（加強(qiáng)信息資料入庫的存放和保護(hù)）8、信息的利用與儲存39會議管理一、會議1、會議：根據(jù)部門工作需求，需要共同討論、使意見達(dá)成一致，所談?wù)摰降母鞣N問題或主要內(nèi)容，具有協(xié)商性、討論性的主題，視為會議。2、會議的種類1）例行工作會議；（如經(jīng)營會議/事務(wù)會議/廠務(wù)例會/品質(zhì)例會/其他部門的例行會議等）2）專題性會議；（如新產(chǎn)品上線會議及品質(zhì)檢討會議）會議管理一、會議403）聯(lián)席性會議；4）布置和總結(jié)性會議；5）座談會議；6）學(xué)術(shù)性會議；7）群眾大會；8）代表會議和代表大會；9）現(xiàn)場會議；10）電話會議；12）預(yù)備會議；3）聯(lián)席性會議；41二、會議前的準(zhǔn)備工作1、安排會議議題；（開會的目的）

a.本次的會議是否實(shí)際需要？是否只是流于形式？

有沒有其他更好的解決方法？

b.會議的目的是否明確？

c.對于開會的主旨、議題是否確實(shí)通知與會人員？

d.是否事先擬就議題進(jìn)行順序及時間的分配？

E.是否事先通知與會人員應(yīng)當(dāng)事先就議題做好準(zhǔn)備？2、確定會議步驟；

a.開會的時機(jī)、時間是否妥當(dāng)？

b.開會的場所是否恰當(dāng)？二、會議前的準(zhǔn)備工作423、擬定與會人員及相關(guān)準(zhǔn)備；a.所召集的與會人員是否適合？

b.是否于與會人員確實(shí)通知妥當(dāng)？

c.是否通知與會人員事先備妥有關(guān)資料？

d.事前是否應(yīng)當(dāng)分發(fā)參考資料？是否已做好應(yīng)變的準(zhǔn)備？

e.是否安排好會議記錄人？

f.是否必須用到幻燈片或錄像機(jī)等設(shè)施？4、辦理會議報批手續(xù)；5、擔(dān)任會議記錄；3、擬定與會人員及相關(guān)準(zhǔn)備；436、編寫會議簡報；7、調(diào)派車輛；（有時要外請人員來參會）8、會議保密、通訊保障；（保密性內(nèi)容）9、會場服務(wù)、議案；10、會議記錄的發(fā)放、與宣傳；6、編寫會議簡報；44三、會議期間的工作1、做好簽到工作；2、熱情接待會議成員；傳接電話；3、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)控制會議進(jìn)程；4、發(fā)會議通知；5、準(zhǔn)備會議文件和相關(guān)資料；6、選擇和布置會議場地；（排列座次）；7、辦妥后勤服務(wù)事宜；8、做好會議發(fā)布工作；9、進(jìn)行全面的會前檢查工作；10、會議的參觀；會議的相關(guān)活動組織；三、會議期間的工作45四、會議的善后工作1、會議文件的收退；2、會議文件的立卷歸檔；3、會議文件匯編；4、送別與會人員；5、處理遺忘物品；6、完善會議工作；7、打印會議記錄；8、開關(guān)于“會議“的相關(guān)總結(jié)會；9、印發(fā)會議紀(jì)要或決議通知；10、會后協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成必要工作；四、會議的善后工作46五、會議質(zhì)量的保證1、會議風(fēng)氣不正的主要體現(xiàn)；2、端正會議風(fēng)氣的措施；3、會議成本的計算；（涉及成本控制）4、提高會議質(zhì)量；

五、會議質(zhì)量的保證47THEEND！文秘常識您記住了嗎？??！Thankyou!THEEND！文秘常識您記住了嗎？?。hankyo48演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！49目錄一、引言二、值班管理三、工作督辦四、信息傳遞五、會議管理目錄一、引言50引言文秘工作的準(zhǔn)確原則：辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎；切忌丟三落四，粗心大意，馬馬虎虎，心中無數(shù)。文秘工作的迅速原則：工作的快慢、效率的高低，往往直接影響到全局的工作進(jìn)展，關(guān)系到全局工作的正常運(yùn)行；工作當(dāng)中，所有文件都有時限，對于要辦的文件愈急，就愈要盡快地把文件或相關(guān)資料送到閱辦人手中，應(yīng)體現(xiàn)出工作及時、高效、盡可能縮短辦文辦事的時限，不拖泥帶水，并快速利用電腦實(shí)行辦公自動化管理。文秘工作的求實(shí)原則：一是一，二是二，實(shí)話實(shí)說，忠實(shí)可靠；“六不”，即不脫離實(shí)際、不主觀判斷、不弄虛作假、不謊報情況，不夾雜個人情感，不捏造事實(shí)是非。引言文秘工作的準(zhǔn)確原則：辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)51

文秘工作的保密原則：在工作中要時刻采取措施，保證文件等其他資料的安全性；保證自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，嚴(yán)守紀(jì)律；切忌麻痹大意，掉以輕心；不為個人炫耀，而影響全局運(yùn)作。文秘工作的作用：具有輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用；領(lǐng)導(dǎo)助手（左手與右手）的作用；領(lǐng)導(dǎo)參謀的作用；溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行信息反饋的耳目作用；部門的“窗口”作用。

文秘工作的保密原則：在工作中要時刻采取措施，保證文件等其他52值班管理一、值班工作

值班：是指值班人員在值班時間內(nèi)處理各項(xiàng)事務(wù)的活動，是各部門的一項(xiàng)基本任務(wù)與職責(zé)。值班工作要有嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)及組織紀(jì)律性，同時更具有重大意義：1、值班工作是組成一個部門或單位工作網(wǎng)絡(luò)的重要細(xì)胞，是一個部門或單位的樞紐工作起著溝通上、下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用；起著保證上級重要指示及時傳達(dá)，和本值班管理一、值班工作53

部門發(fā)生的緊急事務(wù)的及時反映與及時處理，保證工作順利進(jìn)行的作用。非工作時間或節(jié)假日，值班工作的這種作用表現(xiàn)得更為重要。2、由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些日常事務(wù)，或重要文件，在一定意義和一定程度上來說，值班工作代表了本部門或本單位的工作，值班人員亦是本部門的工作總代表。值班工作的好壞，將直接反映和影響到上下之間、左右之間、及本部門或本單位的精神面貌與工作作風(fēng)。部門發(fā)生的緊急事務(wù)的及時反映與及時54二、值班制度與組織1、值班制度是要求值班人員共同遵守的規(guī)程和行為準(zhǔn)則，是保證做好值班工作必不可少的措施。2、值班工作具有明顯的崗位責(zé)任性質(zhì)，必須建立嚴(yán)格的值班制度。3、值班制度應(yīng)根據(jù)本部門或本單位的工作性質(zhì)和具體情況制訂，一般有如下內(nèi)容：1）值班人員的職責(zé)與權(quán)限；2）各項(xiàng)值班工作的程序，值班人員應(yīng)遵守的規(guī)定，交接班時間和方法等。二、值班制度與組織553）值班的組織形式應(yīng)根據(jù)工作需要和人員情況而定：a..設(shè)有專門的值班地點(diǎn)，及設(shè)專職值班人員來負(fù)責(zé)本部門的值班接口工作。

b.工作人員輪流值班，主要做好非工作時間及節(jié)假日的值班工作。

c.專職與兼職值班相結(jié)合的形式，即白天有專人值班，晚上由工作人員輪流值班，平時有專人值班，節(jié)假日由工作人員輪流值班。

3）值班的組織形式應(yīng)根據(jù)工作需要和56三、值班資料和值班工作記錄1、值班資料是做好值班工作的必需，值班人員或值班部門應(yīng)時刻準(zhǔn)備以下資料：1）電話通訊錄，包括同事、領(lǐng)導(dǎo)的常用電話；有關(guān)車間、辦公室的常用電話，相應(yīng)接口地點(diǎn)及相關(guān)聯(lián)系電話，利于緊急事務(wù)的及時處理。2）值班工作所涉及的部門，特別是部門結(jié)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、辦公地點(diǎn)、人員分工等情況的了解。3）本部門的計劃安排、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作進(jìn)展程度、存在問題等有關(guān)文件資料。

三、值班資料和值班工作記錄572、值班工作記錄也稱值班記錄，是值班人員處理問題的依據(jù)。值班記錄主要有以下部分組成：1）值班日志：是將值班過程中接受的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項(xiàng)等，在有固定格式的記錄本上記載下來，以與其他值班人員交流和事后查考。值班日志應(yīng)包括：值班時間、值班人員、事項(xiàng)內(nèi)容、情況處理等。2）值班電話記錄主要用途有：向領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確報告、匯報情況；便于領(lǐng)導(dǎo)批示；留存?zhèn)洳椤?、值班工作記錄也稱值班記錄，是值班人員處理583）電話記錄應(yīng)用專用記錄本，不用“牛肉單”式的記錄，不隨處亂扔，同時具備以下五方面的要素：來電時間、來電人姓名/單位/職務(wù)；接電話人姓名；來電內(nèi)容；領(lǐng)導(dǎo)批示及其他處理情況。4）電話記錄一定要簡明、清楚，對人名、地名、數(shù)字必須認(rèn)真核對并記錄，必要時應(yīng)用錄音電話錄音，保留依據(jù)。3）電話記錄應(yīng)用專用記錄本，不用“牛肉單”式的59四、值班工作要求和交接班1、確立服務(wù)思想。即為客戶服務(wù)，為上級服務(wù)，為各部門各單位或下級服務(wù)。則全心全意為公司服務(wù)。2、具有較高的理論水平和一定的業(yè)務(wù)能力。值班工作涉及本部門的方方面面，有時要代表本部或本單位處理緊急事務(wù)，回答上級的問題，所以一定要熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，了解工作開展的情況和目前存在問題的意見和主張，并能熟練掌握現(xiàn)代化通訊和辦公工具，具備較強(qiáng)的知識面與接受能力。四、值班工作要求和交接班603、要有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及較高的工作效率。值班工作在一定意義上代表著本部門或本單位，因此對每項(xiàng)工作一定要嚴(yán)肅認(rèn)真，頭腦一定要清楚，不能輕率處理每一件事，不能放過收到信息中的每一個疑點(diǎn)，不能越權(quán)行事，要有較高的警惕性和較強(qiáng)的保密觀念，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。4、要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)及較強(qiáng)的應(yīng)急反應(yīng)能力。5、交接班是值班人員溝通情況、匯報工作、保持值班工作連續(xù)性的活動。3、要有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及較高的工61工作督辦一、工作督辦1、工作督辦：是部門文職人員，極力協(xié)助上司，把看到、聽到、查到的一些無人過問或解決不力的重大問題或常見性問題，自上而下地檢查、督促、使之落實(shí)與處理。2、督辦工作是文職人員的一項(xiàng)重要工作（1）是文職人員發(fā)揮參謀助手作用的重要手段，也是轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量的重要措施。

工作督辦一、工作督辦62（2）督辦工作從根本上講是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查、跟蹤各項(xiàng)工作執(zhí)行狀況的基礎(chǔ)。3、工作督辦的三個方面：（1）重要文件和領(lǐng)導(dǎo)批示落實(shí)情況的催辦；（2）群眾反映、投訴等重大問題的查辦；（3）重要工作事項(xiàng)或日常事務(wù)的催查落實(shí)；4、督辦工作的特點(diǎn)：督辦工作，是根據(jù)上司的批示或特殊交辦的問題，代表上司或其他領(lǐng)導(dǎo)自上而下地進(jìn)行工作，具有以下幾方面特點(diǎn)：

A、嚴(yán)肅性。查辦工作通常是圍繞部門的工作為核心，依據(jù)上司對本部門或其他部門安排或配合協(xié)助（2）督辦工作從根本上講是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查、跟蹤各項(xiàng)63的事項(xiàng)進(jìn)行一一落實(shí)，因而是一項(xiàng)很嚴(yán)肅、紀(jì)律性很強(qiáng)的工作。

B、權(quán)威性。工作督辦，是上司對下級辦理工作情況檢查、督促工作。上級查辦或委托查辦，下級必須去辦，不能推諉，更不能頂著不辦。

C、間接性。督辦，是對下面辦的情況的檢查與督促。督辦者一般不是直接去辦理，而是督促工作人員去辦理。有時督辦者也要深入下去進(jìn)行調(diào)查，弄清真相，但了解后還是要催促相關(guān)工作人員去辦理。

D、具體性和典型性。督辦工作不普遍指導(dǎo)或號召，而是對具體事項(xiàng)的檢查進(jìn)行辦理。但是查辦工作又往的事項(xiàng)進(jìn)行一一落實(shí)，因而是一項(xiàng)很嚴(yán)肅、紀(jì)律性64

往能夠起到舉一反三、普遍指導(dǎo)的作用。這是由于查辦的文件或事項(xiàng)具有典型性，而能起到突破一點(diǎn)，指導(dǎo)全盤的作用。

E、廣泛性。查辦問題的范圍和涉及面較廣，凡屬管轄范圍內(nèi)發(fā)生的問題，不論是哪一方面，只要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要查辦，督辦者便可以去查辦。5、督辦工作的作用1）督辦工作是部門文職人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。

沒有督辦系統(tǒng)，決策就缺少順利實(shí)現(xiàn)的保障，很多工作在執(zhí)行過程中往往流于形式，虎頭蛇尾。往能夠起到舉一反三、普遍指導(dǎo)的作用。這是由652）督辦工作是部門文職人員發(fā)揮參謀助手作用的重要方面。通過工作檢查，不僅能協(xié)助上司抓好各項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)，還可以根據(jù)實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)工作的不完善之處，及時提出修正或改變運(yùn)作，供上司參考，這就起到了參謀助手的作用。如果查辦工作有成效，文職人員參謀助手作用就能得到充分的發(fā)揮。3）督辦工作是由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)的一個有效手段。督辦工作給部門文職人員增加了一條具體的信息渠道，使之更主動地為上司服務(wù)且為決策提供方便。通過督辦，便于了解情況，檢查決策；2）督辦工作是部門文職人員發(fā)揮參謀助手作用的重要66通過督辦，才知道決策符不符合下面的實(shí)際情況，在執(zhí)行時有沒有困難，需不需要作一些調(diào)整；通過督辦，才能使信息反饋比較準(zhǔn)確，有利于對決策的指導(dǎo)。6、工作督辦的原則1）專人負(fù)責(zé)的原則：做好督辦工作，首先部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視，經(jīng)常批示查處一些工作問題，需部門文員協(xié)助或委托專人負(fù)責(zé)。督辦工作，責(zé)任人必須負(fù)責(zé)到底，不要頻繁地調(diào)換督辦工作人員，以確保督辦工作的質(zhì)量和效率。通過督辦，才知道決策符不符合下面的實(shí)際情況，672）實(shí)事求是、弄清是非的原則：督辦工作時，首先要注意了解實(shí)際工作情況，如發(fā)現(xiàn)工作偏差，有遺漏，要敢于指出來，并提出建議，這是最好的服務(wù)方式。其次要注意傾聽對方的意見，必要時要深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)查，切實(shí)弄清問題的性質(zhì)，從實(shí)際出發(fā)劃清是非界限。再次要注意防止和克服主觀隨意性、先入為主以及親一方、疏一方等不正之風(fēng)。通過工作查辦，發(fā)揚(yáng)優(yōu)良工作作風(fēng)，不斷提高本部及相關(guān)部門的工作質(zhì)量與工作效率。3）全面督辦和重點(diǎn)督辦相結(jié)合的原則：凡屬督促的系列問題，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，一查到底，有始有終，達(dá)2）實(shí)事求是、弄清是非的原則：督辦工作時，首先68到查辦的目的。各查辦人員一定要維護(hù)查辦工作的嚴(yán)肅性，務(wù)必做到有查必辦，有辦必果。圍繞本部中心工作，抓住典型事件，重點(diǎn)查處，以指導(dǎo)和促進(jìn)全局工作。尤其要注意重查那些影響較大，性質(zhì)較嚴(yán)重卻又久拖不決或無人過問的問題。（現(xiàn)場查實(shí)）7、督辦工作的范圍1）承擔(dān)上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)；2）承擔(dān)本部上級或領(lǐng)導(dǎo)人指定交辦的工作任務(wù)；3）承擔(dān)其他或臨時交辦的任務(wù)；8、督辦工作的基本程序1）督辦立項(xiàng)：一是上級主動批示督辦、交辦的事項(xiàng)；到查辦的目的。各查辦人員一定要維護(hù)查辦工作的嚴(yán)69二是部門文員在日常工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題，認(rèn)為需要查辦，示出意見，呈領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的查辦事項(xiàng)。立項(xiàng)后一定要認(rèn)真查辦，得出結(jié)果，匯報上司。查辦時盡量避免“眉毛胡子一把抓”，一定要突出重點(diǎn)，分出輕重。2）督辦通知：工作督辦立項(xiàng)后，部門文員要認(rèn)真領(lǐng)會上級指示精神，將所要查處的問題、領(lǐng)導(dǎo)的批示告知負(fù)責(zé)查辦的人員或部門，請他們核實(shí)情況，予以解決，并規(guī)定處理時限。一般有4種通知方式：

a..發(fā)文通知；b.電話通知；c.派員通知；d.會議通知3）催辦：凡是立項(xiàng)的都要加強(qiáng)催辦，一催到底，催出二是部門文員在日常工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題，認(rèn)為70查落實(shí)結(jié)果。在催辦過程中，若發(fā)現(xiàn)有些地方工作重視不夠，抓得不力，致使一些工作或其他文件久拖不決的，要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，然后根據(jù)情況，采取打電話或委派他人檢查，促其解決。有些問題比較復(fù)雜，工作量較大，一時難以查清，也能通過催辦來進(jìn)展情況。4）直接調(diào)查：一般的問題需直接查處，如：

a.查辦本部組員（或一線人員）分歧太大，自身無力解決的；

b.查辦問題涉及其他部門或其他單位的，當(dāng)事單位人員不便調(diào)查的；查落實(shí)結(jié)果。在催辦過程中，若發(fā)現(xiàn)有些地方工作71

c.下面抵觸情緒很大，久拖不決的；

d.不盡快解決可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果的；

e.情況錯綜復(fù)雜，長期弄不清的；以上種種現(xiàn)象，部門文員應(yīng)下去直接調(diào)查，一定要弄清情況，但不宜當(dāng)場表態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，再往下面?zhèn)鬟_(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示。5）商討處理：一般情況下，負(fù)責(zé)查辦人員在弄清實(shí)況后，應(yīng)及時向上級匯報處理意見，請領(lǐng)導(dǎo)審核批示。查辦者要認(rèn)真審核其處理意見是否符合公司政策與文化以及上級領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，給予恰當(dāng)回復(fù)。c.下面抵觸情緒很大，久拖不決的；726）結(jié)案反饋：工作查辦呈報結(jié)果處理后，要審核其處理是否正確、適當(dāng)；同時分析這個問題的查辦有無指導(dǎo)意義，可否轉(zhuǎn)發(fā)到其他各部門，并檢查還要做好哪些善后工作，并及時反饋給交辦的領(lǐng)導(dǎo)。7）立卷歸檔：將查辦的全部門資料，整理立卷，移交或自行歸檔，以便后用。9、督辦工作的組織形式1）專門的查辦工作組：即把所有的查辦工作都集中到一個專案組當(dāng)中統(tǒng)一進(jìn)行。這樣做的好處是：分工明確，力量相對集中，有利于查辦工作的系統(tǒng)展開。（一般適用于以往的政府、機(jī)關(guān)工作）6）結(jié)案反饋：工作查辦呈報結(jié)果處理后，要審核其處732）指定專人負(fù)責(zé)督辦工作：有些部門人員不多，難以成立專案組，一般是指定人員專管或兼管查辦工作。有時是個人具體查辦某件或幾件事項(xiàng)，有時是幾個人共同查辦某些事項(xiàng)。查處完畢，即可轉(zhuǎn)入其他需督辦的工作。3）臨時性的專項(xiàng)查辦組：對于涉及面廣、復(fù)雜、重大的工作問題，需要成立臨時的專項(xiàng)查辦組，集中人員和時間進(jìn)行查辦。4）事業(yè)部各部門文職人員有必要擔(dān)任督辦工作的職責(zé)和義務(wù)，保證部門工作信息順暢，確保查辦工作順利進(jìn)行。2）指定專人負(fù)責(zé)督辦工作：有些部門人員不多，難以74信息傳遞一、信息的含義1、什么是“信息”，目前還沒有公認(rèn)的定義（據(jù)說我國關(guān)于信息的定義有一百多種說法）。簡單地說，信息是客觀事物的特征和變化的直接或間接的表述。2、信息一般分為自然信息、機(jī)器信息和人類信息。

信息同消息、情報、知識、資料等概念有密切聯(lián)系信息傳遞一、信息的含義75，但嚴(yán)格來說又有所區(qū)別。當(dāng)消息是指包含某種內(nèi)容和意義的音信時，它與信息相近，但人們通常把它看成是新聞學(xué)上的一種體裁。信息是消息的內(nèi)核，消息是信息的外殼。不同的消息中所包含的信息量不同，有的消息中信息量大一些，有的消息中信息量少一些，有的消息中甚至不包含信息。情報，一般是指通過某種秘密手段取得的信息。信息的范圍比情報廣，情報與信息是局部與全局，部分與整體的關(guān)系。情報是信息，信息卻不一定是情報。如“他被提為SMT高級主管或高級工程師”，這是信息，而非情報。知識是人類社會實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也，但嚴(yán)格來說又有所區(qū)別。當(dāng)消息是指包含某種76可以說是人類通過信息對自然界、人類社會及思維方式和運(yùn)作規(guī)律的認(rèn)識及掌握，是人的大腦通過思維重新組合的系統(tǒng)化的信息的集合。知識與信息的關(guān)系，與情報和信息的關(guān)系類似。知識是信息的一部分。知識是信息，但信息不一定是知識。如：“水的化學(xué)分子式是H2O”，這是知識，也是信息；但“衣服放在衣柜里”，這是信息，卻不能叫做知識二、信息的特征1、客觀性：信息是客觀事物的特征和變化的最新反映。事物的特征和變化是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移

的客觀存在，反映這種客觀存在的信息，就不能可以說是人類通過信息對自然界、人類社會及思77帶有客觀性。2、傳遞性（傳輸或輸出）：信息要借助于文字、圖像、膠片、磁帶、電波、聲波、光波等物質(zhì)形態(tài)的載體，才能夠表現(xiàn)，才能為人們所感知，所接受。信息通過載體能進(jìn)行空間和時間上的傳遞，從一處傳到另一處。信息的傳遞能通過信道（信息傳遞通道）進(jìn)行，信源（信息的源泉，即發(fā)信者）發(fā)出信息后，經(jīng)由信道傳遞至信宿（信息的歸宿，即收信者）。信源、信道、信宿組成信息系統(tǒng)的有機(jī)整體。信息傳遞的手段和方式多種多樣，信息傳遞的快慢，對信息的效用影響極大帶有客觀性。783、時效性：信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，必須突出一個“新”字，要把新情況、新問題、新動向、新經(jīng)驗(yàn)及時向上級匯報與提供，以保證上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)新的形勢作出正確的決策。信息作為客觀事物的一種反映，是先有事實(shí)，后有信息的。即，信息有一定的滯后性。因此，信息一旦生成，就須趕快傳遞，盡量減少信息的滯留時間。信息的價值在于及時傳遞給更多的需求者，從而創(chuàng)造出更多的物質(zhì)財富，給工作帶來方便。愈是及時的信息愈有價值，過時的信息則價值小甚至無所價值。3、時效性：信息是客觀事物的特征和變化的最新反映794、系統(tǒng)性：信息源產(chǎn)生信息有兩種情況，一種是隨著時間的推移斷斷續(xù)續(xù)地發(fā)出信息（叫離散信息），一種是隨著時間的推移而連續(xù)發(fā)送信息（叫連續(xù)信息）。一般來說，社會政治信息是連續(xù)信息，而且具有系統(tǒng)性。在公司發(fā)展階段，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，這就要求我們必須系統(tǒng)地掌握公司的內(nèi)部政策與發(fā)展趨勢，系統(tǒng)地、連續(xù)地收集和提供信息，以便及時、準(zhǔn)確地向上匯報或正面向員工宣導(dǎo)。5、開發(fā)性：從信息作為一種資料看，由于它取之不盡，用之不竭，因而可以不斷探索與挖掘。利用信息資源，來配合、協(xié)助各部門做好每一項(xiàng)工作。4、系統(tǒng)性：信息源產(chǎn)生信息有兩種情況，一種是隨著80三、信息的作用1、為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。部門文職人員必須為上級決策服務(wù)，為上級提供及時、準(zhǔn)確、快速、有參考價值的信息。2、是提高工作效率的指路明燈和保障。進(jìn)行工作稽查，必要依靠信息，這樣才能避免重復(fù)，少走彎路，提高效率。3、提供反饋信息。在上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指揮、控制、協(xié)調(diào)以達(dá)到?jīng)Q策目標(biāo)的過程中，要提供反饋信息。在上層領(lǐng)導(dǎo)的過程中，反饋信息不僅對實(shí)現(xiàn)正確的指揮、控制、協(xié)調(diào)是十分重要的，而且對于決策也十分三、信息的作用81重要。它是判斷、檢驗(yàn)決策是否正確的主要尺度，是不斷修正、調(diào)整決策，使之符合客觀實(shí)際的主要依據(jù)。因此，部門文職人員必須積極為上司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，提供必要的信息反饋。四、信息工作的作用1、信息工作是文職人員輔助決策者的一項(xiàng)重要工作。領(lǐng)導(dǎo)者獲取信息一般有三種渠道：一是親自獲??；二是由文職人員或?qū)ｉT的信息機(jī)構(gòu)、信息人員收集提供；三是由各職能部門提供。由于領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的范圍很廣，只能作一些必要的直接調(diào)查或某些點(diǎn)上的情況，不可能用很多時間直接獲取信息。而文重要。它是判斷、檢驗(yàn)決策是否正確的主要尺度，82職人員可以綜合部門，上下級或同級以及其他部門的信息予以收集匯總，因而掌握得也較全面，并能快速可靠地反映各方面的動態(tài)，并可從中形成自己的觀點(diǎn)與看法呈報上級領(lǐng)導(dǎo)。信息工作是文職人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項(xiàng)重要工作。2、信息工作是文職人員的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)。從文職人員的工作性質(zhì)看，它作為部門或單位的樞紐者，其位置必然成為聯(lián)系上下左右、溝通四面八方的信息集合地。從文職人員的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策必須依靠信息外，辦文辦事和聯(lián)系各方也必須依靠信息。文職人員經(jīng)常性的工作是起草文件和各種職人員可以綜合部門，上下級或同級以及其他部門83材料，這一寫作過程實(shí)際是收集信息和加工信息的過程?！扒蓩D難為無米之炊”，沒有信息，辦文就難成，而文職人員隨時要辦文辦事，要辦好各種文件，必定要有信息來源。3、信息工作有利于開創(chuàng)文秘工作新局面。信息工作的加強(qiáng)，給文職人員注進(jìn)了活力，打破了以往那種按部就班、機(jī)械運(yùn)動的常規(guī)，迫使辦公室工作以信息為軸心，實(shí)現(xiàn)一條龍作業(yè)。信息工作不僅信息人員直接參與，而且收發(fā)文件、檔案管理等人員也要介入，使辦公室工作效率明顯提高。材料，這一寫作過程實(shí)際是收集信息和加工信息的844、信息的傳遞：信息傳遞是指把篩選和加工后的信息，通過各種傳播途徑提供給接受者和使用者。傳遞是信息工具的銜接手段，它使信息的收集、整理成為