檔案培訓3檔案實務操作課件

歸檔文件整理操作實務

檔案工作培訓歸檔文件整理操作實務檔案工作培訓課程內容文書檔案以件為單位整理要點科技檔案整理要點會計檔案整理要點特殊載體檔案整理要點實物檔案整理要點課程內容文書檔案以件為單位整理要點

1文書檔案以件為單位整理要點1文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點以“件”為單位整理的前提：適應辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位

形成是自然的形式是單個獨立成冊的（實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄）效用是獨立可用的是文件歸檔時的基本保管單位文書檔案以件為單位整理要點以“件”為單位整理的前提：件，是指文書檔案以件為單位整理要點按“件”裝訂

分類

排列

編號 （室編件號）

編目 （歸檔文件目錄）

裝盒排架文書檔案以件為單位整理要點按“件”裝訂①按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：正文與定稿，為一件；原件與復制件，為一件；正文與附件，為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文，為一件；式樣相同、內容相關聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件;正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，為一件；①按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。①按“件”裝訂特殊情況：來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函），原則上各為一件，也可合為一件；會議記錄和會議紀要，原則上各為一件；一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領導講話、新聞報道稿等文件各為一件；歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；①按“件”裝訂特殊情況：裝訂前對文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內容主要有：修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。①按“件”裝訂裝訂前對文件的修整：①按“件”裝訂注：保管10年的文件可保持原狀，已經成冊不易拆釘的可保持原狀，減少不必要勞動

裝訂方式：采用不銹鋼訂書釘在文件左側或左上角，一般只訂一釘；注：一個單位的裝訂方式應該統(tǒng)一①按“件”裝訂注：保管10年的文件可保持原狀，①按“件”裝訂裝訂順序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；中文版本在前，其它文種版本在后；發(fā)文稿紙在前，正文在后；文件處理單在前，正文在后；①按“件”裝訂裝訂順序①按“件”裝訂一般采取“保管期限—年度—組織機構（問題）”的復式分類法。

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構（問題）分類。采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進館、鑒定銷毀。

②分類一般采取“保管期限—年度—組織機構（問題）”的復式分類法。

按年度分類：（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度（2）跨年度形成文件的處理：請示與批復，放在復文年；規(guī)劃放在針對的第一年；總結、決算、報表，放在針對的最后一年；會議文件，放在開幕年；兩個內容文件，歸入主要內容針對的年度；②分類按年度分類：②分類按組織機構分類：（1）按單位內部組織機構將歸檔文件分類，組織機構按黨、政、工、團順序排列，綜合性機構在前，專業(yè)職能部門列后（2）跨部門形成文件的處理：業(yè)務部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；單位名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門；參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務性歸業(yè)務部門；領導人兼任職務文件，分別歸有關部門或企業(yè)；②分類按組織機構分類：②分類歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因素進行排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同機構（問題）的文件，按分類方案設置的機構（問題）序列排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集中排列在一起。因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。

③排列歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據排列順序逐件編號：例如：按“保管期限-年度”分類，其最低一級類目為“年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號，形成一個流水號。（即每年3個流水號）④編號（室編件號）檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據排列順序逐件編號：④在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關內容。注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。全宗號目錄號館編件號保管期限年度類別室編件號頁數歸檔章④編號（加蓋歸檔章）在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關內容。全宗全宗號目錄號館編件號保管期限年度類別室編件號頁數永久2010歸檔章檔案移交進館時填寫

機構（問題）按機構分類的，用中文填寫分類方案類目的機構名稱或其規(guī)范化簡稱；（按問題分類的，用中文填寫類目名稱）

檔案室填寫

④編號（歸檔章）全宗號目錄號館編保管年度類別室編頁數永久2010歸檔章檔案移全宗號目錄號館編件號保管期限年度類別室編件號頁數永久2010歸檔章室編件號：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號，形成一個流水號。注：不同類目之間不能交叉編號。編號必須與分類方案一致。④編號（歸檔章）全宗號目錄號館編保管年度類別室編頁數永久2010歸檔章室編件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。⑤編目（歸檔文件目錄）依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。⑤編目（歸檔文歸檔文件目錄用紙采用Ａ4型；

歸檔文件目錄應裝訂成冊。應包括目錄封面和歸檔文件目錄二部分。

⑤編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用Ａ4型；

歸檔文件目錄應裝訂成冊。應將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內；同一年度、同一保管期限但不同機構（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；

⑥裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數量適度并填寫檔案盒封面盒脊

年度保管期限機構（問題）起止件號盒號2010永久辦公室1-71⑥裝盒盒脊年度保管期限機構（問題）起止件號盒號2010永久辦公室歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實體管理。

一般先按保管期限、再按年度、機構或問題排列，具體排列順序根據分類方案。

⑦排架歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊2科技檔案整理要點2科技檔案整理要點科技檔案整理要點分項目、組卷、排序

修整、編號

編目（卷內目錄、備考表）

裝訂、裝盒編制封面編制案卷目錄入庫上架科技檔案整理要點分項目、組卷、排序科技檔案一般有產品、科研、基建、設備四大類。特點：具有成套性。方法：按項目形成階段組卷、排序產品檔案一般有：市場調研、立項；設計、產品標準；圖紙、工藝；工裝、包裝；鑒定、檢驗；創(chuàng)優(yōu)；質量分析?？蒲袡n案一般有：調研、申報立項、研究、試驗、總結、鑒定、報獎、推廣應用。①分項目、組卷、排序科技檔案一般有產品、科研、基建、設備四大類。產品檔案一般基建檔案一般有：依據性文件（可行性研究、立項、審批）；基礎性文件（勘探、測繪、征遷、招投標）；設計文件、施工文件、監(jiān)理文件；竣工驗收文件；評獎創(chuàng)優(yōu)文件；使用維修改擴建文件。設備檔案一般有：隨機文件；合同發(fā)票（或復印件）開箱驗收；安裝調試；使用維護、更新改造。①分項目、組卷、排序基建檔案一般有：設備檔案一般有：①分項目、組卷、排序②修整編號修整：去釘和折疊。大于A4的圖紙采用“手風琴”式折疊，使標題欄外露。②修整編號修整：去釘和折疊。②修整編號檔號具體的編制方法，參照各單位相關檔案編制說明。下圖是某基建項目檔案檔號編制的例子：其施工階段的第3卷檔案（項目中第104卷檔案）表示為：JJ?sbh—III—3/104②修整編號檔號具體的編制方法，參照各單位相關檔案編制說明。③編目（卷內目錄、備考表）、④裝盒采用不裝訂方式的，將卷內目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內保存。須每份文件材料上依次標注順序號。③編目（卷內目錄、備考表）、④裝盒采用不裝訂方式的，將卷⑤編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，檔案盒可只編盒內檔案的起止檔號不編制封面；采用不裝訂方式的，要編制檔案盒的封面。⑤編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面3會計檔案整理要點3會計檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，即：會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。本單位的經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務制度、財務政策等管理性文件材料，應納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會部門保管一定時間，期滿后需向檔案室移交。財會部門保管期間需向檔案室提供會計檔案目錄。會計檔案整理要點會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，提示：會計4特殊載體檔案整理要點4特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案按不同載體形式分成：照片（底片）錄音帶錄像帶光盤計算機磁帶等類。特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案按不同載體形式分成：分類：一般是“年度-問題”分類法

組卷：分年度混問題組卷，按照形成日期依次整理入冊

照片編號：“卷號—張?zhí)枴?/p>

編制說明：一種是單張說明，一種是組合照片說明

裝冊

編目：卷內目錄、封面、備考表、脊背等照片檔案整理分類：一般是“年度-問題”分類法照片檔案整理照片檔案整理組合照片說明（可放在本組照片第一張照片的上方）單張照片說明照片檔案整理組合照片說明（可放在本組照片第一張照片的上方）單照片檔案整理照片檔案卷（冊）照片檔案整理照片檔案卷（冊）一盤錄音帶、一盤錄像帶自然形成一個保管單位，可形成時間先后分別進行排列編號，即錄音檔案一個流水號，錄像檔案一個流水號。要編寫文字說明，與錄音帶、錄像帶一起保存。錄音錄像帶整理；光盤整理光盤是電子文件的主要存儲形式，一張光盤即自然形成一個保管單位，每張光盤寫好文字說明。一盤錄音帶、一盤錄像帶自然形成一個保管單位，可形成時間先后分特殊載體檔案保管有特殊的要求。照片檔案保管要求防光、防潮、防高溫；照片檔案上架豎放，不應相疊平放；錄音、錄像檔案要求防磁，錄音（像）帶、磁帶分別單個放入塑料盒或專用存貯柜（防磁柜）平放，沒有防磁柜的單位可放在鐵制檔案箱或密集架上；光盤放入塑料盒或光盤檔案冊；不能放置樟腦丸等揮發(fā)性藥物上架入庫特殊載體檔案保管有特殊的要求。上架入庫5實物檔案整理要點5實物檔案整理要點區(qū)分載體：一般按種類分為證書、獎牌、獎杯、錦旗……

清潔修整

分類排序：按證書、獎牌、錦旗、獎杯……分類，并給予1、2、3、4……的代碼（在總體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列

貼標簽：貼在實物檔案的背面或貼在底座上，標簽上填寫實物檔案的檔號，一般由實物檔案代號、類別號、流水號構成。

編制目錄

入庫上架實物檔案整理區(qū)分載體：一般按種類分為證書、獎牌、獎杯、錦旗……實物檔謝謝！謝謝！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！歸檔文件整理操作實務

檔案工作培訓歸檔文件整理操作實務檔案工作培訓課程內容文書檔案以件為單位整理要點科技檔案整理要點會計檔案整理要點特殊載體檔案整理要點實物檔案整理要點課程內容文書檔案以件為單位整理要點

1文書檔案以件為單位整理要點1文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點以“件”為單位整理的前提：適應辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位

形成是自然的形式是單個獨立成冊的（實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄）效用是獨立可用的是文件歸檔時的基本保管單位文書檔案以件為單位整理要點以“件”為單位整理的前提：件，是指文書檔案以件為單位整理要點按“件”裝訂

分類

排列

編號 （室編件號）

編目 （歸檔文件目錄）

裝盒排架文書檔案以件為單位整理要點按“件”裝訂①按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：正文與定稿，為一件；原件與復制件，為一件；正文與附件，為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文，為一件；式樣相同、內容相關聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件;正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，為一件；①按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。①按“件”裝訂特殊情況：來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函），原則上各為一件，也可合為一件；會議記錄和會議紀要，原則上各為一件；一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領導講話、新聞報道稿等文件各為一件；歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；①按“件”裝訂特殊情況：裝訂前對文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內容主要有：修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。①按“件”裝訂裝訂前對文件的修整：①按“件”裝訂注：保管10年的文件可保持原狀，已經成冊不易拆釘的可保持原狀，減少不必要勞動

裝訂方式：采用不銹鋼訂書釘在文件左側或左上角，一般只訂一釘；注：一個單位的裝訂方式應該統(tǒng)一①按“件”裝訂注：保管10年的文件可保持原狀，①按“件”裝訂裝訂順序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；中文版本在前，其它文種版本在后；發(fā)文稿紙在前，正文在后；文件處理單在前，正文在后；①按“件”裝訂裝訂順序①按“件”裝訂一般采取“保管期限—年度—組織機構（問題）”的復式分類法。

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構（問題）分類。采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進館、鑒定銷毀。

②分類一般采取“保管期限—年度—組織機構（問題）”的復式分類法。

按年度分類：（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度（2）跨年度形成文件的處理：請示與批復，放在復文年；規(guī)劃放在針對的第一年；總結、決算、報表，放在針對的最后一年；會議文件，放在開幕年；兩個內容文件，歸入主要內容針對的年度；②分類按年度分類：②分類按組織機構分類：（1）按單位內部組織機構將歸檔文件分類，組織機構按黨、政、工、團順序排列，綜合性機構在前，專業(yè)職能部門列后（2）跨部門形成文件的處理：業(yè)務部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；單位名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門；參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務性歸業(yè)務部門；領導人兼任職務文件，分別歸有關部門或企業(yè)；②分類按組織機構分類：②分類歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因素進行排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同機構（問題）的文件，按分類方案設置的機構（問題）序列排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集中排列在一起。因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。

③排列歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據排列順序逐件編號：例如：按“保管期限-年度”分類，其最低一級類目為“年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號，形成一個流水號。（即每年3個流水號）④編號（室編件號）檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據排列順序逐件編號：④在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關內容。注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。全宗號目錄號館編件號保管期限年度類別室編件號頁數歸檔章④編號（加蓋歸檔章）在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關內容。全宗全宗號目錄號館編件號保管期限年度類別室編件號頁數永久2010歸檔章檔案移交進館時填寫

機構（問題）按機構分類的，用中文填寫分類方案類目的機構名稱或其規(guī)范化簡稱；（按問題分類的，用中文填寫類目名稱）

檔案室填寫

④編號（歸檔章）全宗號目錄號館編保管年度類別室編頁數永久2010歸檔章檔案移全宗號目錄號館編件號保管期限年度類別室編件號頁數永久2010歸檔章室編件號：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號，形成一個流水號。注：不同類目之間不能交叉編號。編號必須與分類方案一致。④編號（歸檔章）全宗號目錄號館編保管年度類別室編頁數永久2010歸檔章室編件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。⑤編目（歸檔文件目錄）依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。⑤編目（歸檔文歸檔文件目錄用紙采用Ａ4型；

歸檔文件目錄應裝訂成冊。應包括目錄封面和歸檔文件目錄二部分。

⑤編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用Ａ4型；

歸檔文件目錄應裝訂成冊。應將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內；同一年度、同一保管期限但不同機構（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；

⑥裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數量適度并填寫檔案盒封面盒脊

年度保管期限機構（問題）起止件號盒號2010永久辦公室1-71⑥裝盒盒脊年度保管期限機構（問題）起止件號盒號2010永久辦公室歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實體管理。

一般先按保管期限、再按年度、機構或問題排列，具體排列順序根據分類方案。

⑦排架歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊2科技檔案整理要點2科技檔案整理要點科技檔案整理要點分項目、組卷、排序

修整、編號

編目（卷內目錄、備考表）

裝訂、裝盒編制封面編制案卷目錄入庫上架科技檔案整理要點分項目、組卷、排序科技檔案一般有產品、科研、基建、設備四大類。特點：具有成套性。方法：按項目形成階段組卷、排序產品檔案一般有：市場調研、立項；設計、產品標準；圖紙、工藝；工裝、包裝；鑒定、檢驗；創(chuàng)優(yōu)；質量分析。科研檔案一般有：調研、申報立項、研究、試驗、總結、鑒定、報獎、推廣應用。①分項目、組卷、排序科技檔案一般有產品、科研、基建、設備四大類。產品檔案一般基建檔案一般有：依據性文件（可行性研究、立項、審批）；基礎性文件（勘探、測繪、征遷、招投標）；設計文件、施工文件、監(jiān)理文件；竣工驗收文件；評獎創(chuàng)優(yōu)文件；使用維修改擴建文件。設備檔案一般有：隨機文件；合同發(fā)票（或復印件）開箱驗收；安裝調試；使用維護、更新改造。①分項目、組卷、排序基建檔案一般有：設備檔案一般有：①分項目、組卷、排序②修整編號修整：去釘和折疊。大于A4的圖紙采用“手風琴”式折疊，使標題欄外露。②修整編號修整：去釘和折疊。②修整編號檔號具體的編制方法，參照各單位相關檔案編制說明。下圖是某基建項目檔案檔號編制的例子：其施工階段的第3卷檔案（項目中第104卷檔案）表示為：JJ?sbh—III—3/104②修整編號檔號具體的編制方法，參照各單位相關檔案編制說明。③編目（卷內目錄、備考表）、④裝盒采用不裝訂方式的，將卷內目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內保存。須每份文件材料上依次標注順序號。③編目（卷內目錄、備考表）、④裝盒采用不裝訂方式的，將卷⑤編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，檔案盒可只編盒內檔案的起止檔號不編制封面；采用不裝訂方式的，要編制檔案盒的封面。⑤編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面3會計檔案整理要點3會計檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，即：會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。本單位的經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務制度、財務政策等管理性文件材料，應納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會部門保管一定時間，期滿后需