時間管理與工作統(tǒng)籌技巧講解

時間管理與工作統(tǒng)籌技巧講師：李銀峰Monday,January2,2023“明日歌”明日復(fù)明日，明日何其多。我生待明日，萬事成蹉跎！世人若被明日累，春去秋來老將至。朝看水東流，暮看日西墜，百年明日能幾何？請君聽我明日歌！“今日歌”今日復(fù)今日，今日何其速！朝朝復(fù)暮暮，連命都不顧！世人若被今日累，終身勞累何其苦。早出又晚歸，忙碌何所圖？百年今日怎生度，人生真諦誰能悟！一、“水桶效應(yīng)”的啟迪二、時間與“習慣”的關(guān)系三、優(yōu)先管理四、西瓜與芝麻五、時間管理的角度目錄一個用不同長短木板拼成的水桶，其存水量取決于最短的那塊木板！問題：哪一塊是我們走向成功的“短板”？關(guān)鍵詞：必須設(shè)法找到那塊短板！必須充分利用那塊短板！一、“水桶效應(yīng)”的啟迪時間的特性不可逆性時間特性不可再生無法積蓄無法替代毫無彈性54321結(jié)論：“時間”是最珍貴的資源—短板！無意識、不經(jīng)思考的行為方式；是精神或性格的一種固定趨向；我們會受制于各種各樣的習慣。關(guān)鍵詞：你的潛意識會構(gòu)成無數(shù)個習慣。什么是習慣二、時間與“習慣”的關(guān)系習慣的養(yǎng)成不斷重復(fù)又重復(fù)，最后不再需要考慮；不斷重復(fù)，成為機械的行為——改也難！

例如：準時、勤奮、進取、守信、學習；

例如：暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒。

例如：拖延、隨意、猶豫、多變、無所謂。習慣的判斷什么是好習慣，什么是壞習慣？問題：好習慣、壞習慣、一般的習慣，哪一種危害性最大？思考：大象為什么不逃跑？習慣與“舒適區(qū)”的關(guān)系不舒適的舒適的不舒適的每個人都有自己的舒適區(qū)；因為舒服所以就不愿離開；舒適區(qū)是由習慣所構(gòu)成的。走出你你的舒舒適區(qū)區(qū)危機管管理：：“誰誰動了了我的的奶酪酪”；；要想舒舒適，，首先先必須須先不不舒適適。關(guān)鍵鍵詞詞：：不舒舒適適的的具具體體行行為為：：變變革革與與創(chuàng)創(chuàng)新新??！您的的工工作作中中，，有有哪哪些些需需要要改改善善的的習習慣慣？？并說說出出理理由由？？案例例分分享享■透透過過現(xiàn)現(xiàn)象象看看本本質(zhì)質(zhì)———很很多多管管理理者者的的三三個個字字特特征征———人人治治特特征征下下的的權(quán)權(quán)力力情情結(jié)結(jié)■時時間間管管理理失失序序———做做事事缺缺乏乏計計劃劃性性———做做事事分分不不清清主主次次———不不善善于于說說““不不””———無無法法恰恰當當處處理理外外部部的的打打擾擾三、、優(yōu)優(yōu)先先管管理理“茫?！薄薄懊γΑ薄薄懊っぁ薄笨匆灰豢纯次椅覀儌兊牡闹苤車鷩?、、每每8分分鐘鐘受受到到1次次打打擾擾；；每每小小時時約約7次次，，即即每每天天50——60次次；；2、、平平均均每每次次打打擾擾5分分鐘鐘，，每每天天約約4小小時時，，即即占占用用50%的的時時間間；；3、、其其中中，，約約3小小時時的的打打擾擾是是沒沒有有意意義義或或者者極極少少有有價價值值的的；；4、、打打擾擾后后，，重重拾拾原原來來的的思思路路至至少少需需要要3分分鐘鐘，，約約2.5小小時時。。結(jié)果果：：每天天因因打打擾擾而而損損失失的的時時間間約約為為5.5小小時時，，按按8小小時時工工作作制制算算，，占占用用了了工工作作時時間間的的68.7%。。日本本學學者者關(guān)關(guān)于于時時間間浪浪費費的的調(diào)調(diào)查查某項項調(diào)調(diào)查查數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)結(jié)結(jié)果果（（１１天天））睡眠眠8.05小小時時用餐餐1.31小小時時瑣事事0.55小小時時工作作7.34小小時時交際際0.39小小時時休息息0.45小小時時娛樂樂0.31小小時時上下下班班交交通通0.73小小時時讀書書報報雜雜志志0.42小小時時處理理家家務(wù)務(wù)事事0.26小小時時興趣趣的的工工作作0.37小小時時音樂樂或或電電視視2.51小小時時與朋朋友友聊聊天天1.11小小時時工作作優(yōu)優(yōu)先先級級綜綜合合分分析析重要要度度緊迫迫性性A重要要而而且且緊緊迫迫Ｃ緊迫迫但但不不重重要要D不重重要要不不緊緊迫迫Ｂ重要要但但不不緊緊迫迫———四四象象限限坐坐標標圖圖一象象限限文文化化這是是你你和和你你的的團團隊隊，，一一定定要要做做的的事事情情。。問題題：：真的的有有那那么么多多緊緊急急和和重重要要的的事事情情嗎嗎？？事實實：：投資資二二象象限限，，一一象象限限工工作作會會大大幅幅減減少少?。《笙笙尴尬奈幕o急急與與重重要要的的事事情情很很少少會會同同時時出出現(xiàn)現(xiàn)。。結(jié)果果：：我們們往往往往忽忽視視，，不不緊緊急急但但很很重重要要的的事事。。事實實：：問題題表表象象與與實實質(zhì)質(zhì)，，不不在在同同一一時時空空出出現(xiàn)現(xiàn)！！我們們投投資資第第二二象象限限的的回回報報是是最最高高的的??！三象象限限文文化化如果果總總是是忙忙而而無無效效，，太太不不值值得得；；很多多企企業(yè)業(yè)的的““西西部部牛牛仔仔””現(xiàn)現(xiàn)象象。。結(jié)果：我絕對是是最最不不能缺少少的人；；很多人開開會前5分鐘鐘最忙亂亂。事實：“忙亂””成為很很多企業(yè)業(yè)的文化化！四象限文文化猶豫、多多疑、拖拖延、發(fā)發(fā)呆；“明日歌歌”對于于我們的的啟迪。。結(jié)果：我們往往往在白白白浪費時時光！事實：有益的活活動并非非第四象象限！這是一個個不必進進入的象象限！■請運用四四象限方方法排列列你的工工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動如何投資資二象限限時間本身身并無多多余，無無法增加加。有效的方方法：堅決的從從第三象象限騰出出時間；；第三象限限的欺騙騙性是最最大的。。關(guān)鍵詞：：找回浪費費在第三三象限的的時間??！如何走出出三象限限問題：你真的無無法把你你的時間間投資第第二象限限？建議：改變你的的習慣，，增強持持續(xù)行動動的能力力；學會決不不受急迫迫性事件件的影響響和左右右。關(guān)鍵詞：：急迫性與與重要性性正邪兩兩立，互互為消長長！如何進入入第二象象限問題：你的生命命中最重重要的是是什么？？你的人生生意義和和目的是是什么？？你的為人人處事的的原則是是什么？？你人生的的基礎(chǔ)：：信念是是什么？？關(guān)鍵詞：：我們必須須認真和和深深的的思考！！否則，你你只能是是一個：：混球??！改變傳統(tǒng)統(tǒng)的時間間觀念誤區(qū)：在最短的的時間內(nèi)內(nèi)做最多多的事。。正確的方方法：依照重要要性程度度，來安安排順序序；不輕易因因緊急情情況，改改變計劃劃；認清緊急急性與重重要性的的區(qū)別；；要遵循你你心中的的目標和和方向。。你對時間間的控制制以下時間間哪個最最難控制制？請排排序：（））工作作的時間間；（））業(yè)余余的時間間；（酒酒、賭、、玩、侃侃）（））上司司的時間間；（））下屬屬的時間間；（））客戶戶的時間間；（））女友友的時間間；（））家庭的時時間；（））哥們的時時間。時間是怎樣樣流失的問題：時間總是被被干擾、控控制、割裂裂、破壞。。所以：你往往總是是感覺時間間實在太不不夠用了?。±Щ螅耗愕臅r間到到底到那里里去了？關(guān)于時間的的事實事實的一方方面：有些事情我我們認為能能夠左右和和管理，但但其實我們們不能！（沒問題！！）事實的另一一面：有些事情我我們認為不不能左右和和管理，但但其實我們們能?。ò⊙?不不行…)關(guān)鍵詞：學習分辨和和處理這些些事情！有效的建議議建議一：專心去照顧顧你的猴子子；建議二：讓別人照顧顧他的猴子子；建議三：把猴子交給給能干的人人。建議四：團隊分工合合作養(yǎng)猴群群！你的時間哪哪去了被你的上司司搶走了??！被你的同事事分走了??！被你的下屬屬偷走了?。”荒愕呐笥延涯米吡耍?！被它自己給給溜走了?。碜陨纤镜牡母蓴_來自上司的的干擾，往往往最難控控制。有效的方法法：讓上司清楚楚知道你的的工作目標標；主動約見你你的上司以以減少干擾擾。關(guān)鍵詞：管理好你的的上司！發(fā)揚“香蕉蕉文化”！！來自同事的的干擾來自同事的的干擾，往往往最難推推卻。有效的方法法：如果有人找找你，站起起來接待他他；公司設(shè)立人人人安靜一一小時制度度；紅色信號：：請勿打擾擾！綠色信號：：可以進來來。關(guān)鍵詞：必須學會拒拒絕的藝術(shù)術(shù)！來自下屬的的干擾來自下屬的的干擾，往往往容易忽忽視。有效的方法法：安排固定時時間，供屬屬下工作匯匯報；保留固定時時間，供屬屬下提出問問題；安排其他時時間，處理理非緊急事事件。關(guān)鍵詞：用“大黃點點”將可能能的干擾化化解！來自自己的的干擾來自自己的的干擾，往往往最難察察覺。例如：沒有目的的的游蕩、與與屬下閑聊聊；各種不良的的習慣，想想改也困難難。有效的方法法：學習管理和和控制自己己。關(guān)鍵詞：己所不欲，，勿施他人人！四、西瓜與與芝麻找到你生命命中的“西西瓜”我們生命中中總是會遇遇到西瓜和和芝麻；我們想得到到西瓜，卻卻總是在揀揀芝麻；結(jié)果我們錯錯誤的用數(shù)數(shù)量代替了了質(zhì)量。關(guān)鍵詞：揀芝麻沒有有大價值，，揀西瓜卻卻有！確認你的““西瓜”時間成成果果時間成成果20%80%80%20%確定有效目目標前提：工作不能沒沒有目標設(shè)設(shè)定；目標沒有計計劃就是空空想。所以：計劃必須要要考慮期望望值；計劃必須考考慮資源配配置；目標必須設(shè)設(shè)定最后期期限。工作確定的的順序回答以下問問題：要做什么事事情？為什么要去去做？用什么標準準做？什么時間開開始？那些人參加加做？怎樣分配時時間？關(guān)鍵詞：合理調(diào)整時時間及資源源分配的順順序。效率和效益益的分別問題：99張1元元和1張百百元鈔票，，你先拿哪哪張？分別：追求效率———把事情情做對；追求效益———做對的的事情。關(guān)鍵詞：抓西瓜和揀揀芝麻截然然不同！戰(zhàn)略正確，，戰(zhàn)術(shù)才有有意義！低回報工作作——揀““芝麻”問題：揀芝麻可以以將你的時時間消耗殆殆盡；不必關(guān)注芝芝麻，不要要被芝麻誘誘惑。方法：將芝麻分類類，集中時時間處理他他們；堅決停止你你習慣性的的揀芝麻行行動。關(guān)鍵詞：做慢而對的的事，比做做快而錯的的事好！如何避免揀揀“芝麻””可能的感覺覺：我工作很努努力，然而而沒有成就就感！可能的原因因:不良習慣偷偷走了你寶寶貴的時間間；解決的方法法：持續(xù)時間記記錄，提供供精確資料料；記錄每天或或30天內(nèi)內(nèi)的活動內(nèi)內(nèi)容；增強觀察進進入時間的的有效流程程。怎樣確認重重要文件真正重要的的文件，內(nèi)內(nèi)容不會超超過一張紙紙；80%的文文件，是根根本不重要要和不需要要的；如果你把大大多數(shù)文件件扔掉，啥啥事沒有??！座右銘：當你懷疑文文件是否應(yīng)應(yīng)保留時———扔掉它它！請放心，真真需要時一一定有人會會保存的??！記錄你的時時間軌跡問題：很少人會喜喜歡持續(xù)時時間記錄。。好處：通過時間記記錄能獲得得洞察力。。關(guān)鍵詞：短期代價必必將獲得長長期效益?。〕掷m(xù)時間記記錄，你會會變得更精精確；計劃某個工工作時，記記錄你的預(yù)預(yù)算時間；；工作完成后后，檢查你你用的實際際時間。您如何分辨辨工作中的的西瓜和芝芝麻？案例分享要求：1、時間：：不超過3分鐘/人人；2、可以分分享個人案案例、小組組討論結(jié)果果；3、語言簡簡練、分條條說明。1、流程層層面優(yōu)化核心流流程，降低低企業(yè)運營營及中層溝溝通成本。。2、組織層層面克服“塔式式組織”，，實現(xiàn)扁平平化、矩陣陣化，避免免內(nèi)耗。3、溝通層層面摒棄個人主主義的工作作模式，協(xié)協(xié)同工作。。4、授權(quán)層層面避免責、權(quán)權(quán)、利不清清的問題。。五、時間管管理的角度度5、資源層層面時間是企業(yè)業(yè)十分寶貴貴的資源之之一。6、學習層層面建立學習型型組織，避避免員工素素質(zhì)低下造造成浪費。。7、習慣層層面不斷檢討和和修正自己己的各種習習慣，才能能避免碌碌碌無為。8、情感層層面穩(wěn)定的家庭庭和情感，，在背后給給予你極大大的支持。。課程回顧一、水桶效效應(yīng)——我我們的短板板：時間二、時間與與“習慣””的關(guān)系三、優(yōu)先管管理四、西瓜與與芝麻五、時間管管理的角度度真誠是最佳佳的公關(guān)模模式用心是最好好的工作方方法謝謝大大家！！9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。07:41:0607:41:0607:4112/24/20227:41:06AM11、以我我獨沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2207:41:0707:41Dec-2224-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。07:41:0707:41:0707:41Saturday,December24,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2207:41:0707:41:07December24,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。24十十二月20227:41:07上午午07:41:0712月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:41上午午12月-2207:41December24,202216、行動出成果果，工作出財財富。。2022/12/247:41:0707:41:0724December202217、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點的射線線向前。。7:41:07上午7:41上上午07:41:0712月-229、沒有失敗敗，只有暫暫時停止成成功！。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。07:41:0707:41:0707:4112/24/20227:41:07AM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2207:41:0707:41Dec-2224-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。07:41:0707:41:0707:41Saturday,December24,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2207:41:0707:41:07December24,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:41:07上上午07:41:0712月月-2215、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。十二月227:41上午午12月-2207:41December24,202216、少年十十五二十十時，步步行奪得得胡馬騎騎。。2022/12/247:41:0707:41:0724December202217、空山新雨后后，天氣晚來來秋。。7:41:07上午7:41上上午07:41:0712月-229、楊柳