時間管理與工作統(tǒng)籌技巧課件

時間管理與工作統(tǒng)籌技巧喜歡加班不是好員工！WHY???——究竟誰偷了你的時間?對自己工作時間的分析自己時間哪里去了？我們的問題在哪里？■時間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時間為３－５分鐘日本學(xué)者關(guān)于時間浪費(fèi)的調(diào)查

“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，即每天50—60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時，人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。時間管理的陷阱

豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人

“反正時間還早”——拖延

會議病

文件滿桌病

事必躬親

1、豬八戒踩西瓜皮

——滑到哪里是哪里

沒時間做計劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃常常被打斷不喜歡被計劃束縛“船到橋頭自然直”2、不好意思拒絕別人

——接受請托比拒絕更容易——拒絕請托會觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報復(fù)——我想做一個廣受愛戴的人——我不懂得如何拒絕

3、“反正時間還早”——拖延

帕金森定律

工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。 時間管理隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。4、會議病

基于合群的愿望而聚會傾談為符合傳統(tǒng)為推卸責(zé)任沒有勇氣，逃避指出個別員工之錯誤無效的會議不斷重復(fù)5、文件滿滿桌病安全感猶豫的個個性半途而廢廢的工作作習(xí)慣個人的喜喜好時間管理是什么?時間管理就是是自我管管理自我管理理即是改變習(xí)慣，以令自己己更富績效，更富效能能把事情很很快地做做完,叫做效率率把事情很很快又很對地做完,叫做效能能時間管理就是是事前的規(guī)劃或長期的計劃時間管理理的基本本認(rèn)識知道該做做什么事事,并把時間間花在重要的事情上上時間無法法管理,事情/任務(wù)才是管理理的對象象浪費(fèi)的時時間遠(yuǎn)比比有效利利用的時時間多善用管理工具具提升時間間利用效效率應(yīng)該記住住的20條實用方方法■準(zhǔn)備之一一：長期期準(zhǔn)備（（4）——購買工具具書/增加知識識儲備/提高能力力——訓(xùn)練你的的快速閱閱讀能力力——把常用的的文件/文具放好好——養(yǎng)成存放放思想檔檔案和作作記錄的的習(xí)慣——凡事預(yù)則則立，不不預(yù)則廢廢。應(yīng)該記住住的20條實用方方法■準(zhǔn)備之二二：臨時時準(zhǔn)備（（5）——明天的工工作前晚晚進(jìn)行優(yōu)先級排排序——將相關(guān)的的工作列列在一起起——把工作計計劃放到到隨時可見見的地方——每天早晨晨比規(guī)定定時間起起早十分分鐘——做好正式式工作前前的準(zhǔn)備備工作應(yīng)該記住住的20條實用方法■要培養(yǎng)的好習(xí)習(xí)慣（7）——利用各種裝備備如電話/信件等節(jié)省時時間——把最困難的事事放在效率最最高的時候——利用零碎時間間處理例行性性事務(wù)——午餐或下班前前開會效率最最高/避免上午開會會——休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報刊放在晚上上看——每晚沉思片刻刻/回顧與總結(jié)應(yīng)該記住的20條實用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)聯(lián)系時的應(yīng)變變能力（4）——站著接待一向向健談的來訪訪者——從不主動閑聊聊/盡量回避來閑閑聊者——管理電話：主主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身身能快速擺脫脫辦公桌上的““5S”運(yùn)動整理廢紙簍的的作用文件存檔系統(tǒng)統(tǒng)“各就各位””的擺置集中精力做一一件事不要總是重復(fù)復(fù)處理同一文文件不要為了表面面的整潔而塞塞入一處下班前的清理理5S：整理整頓頓清掃掃清潔潔修養(yǎng)養(yǎng)◆工作優(yōu)先級級綜合分析——四象限坐標(biāo)圖圖重要度緊迫性A重要而且緊迫迫Ｃ緊迫但不重要要D不重要不緊迫迫Ｂ重要但不緊迫迫分清工作的輕輕重緩急四象限法解析析Ⅳ（水型的事務(wù)務(wù)）忙碌瑣碎的事事處理文件等函函件電話浪費(fèi)性時間逃避性活動Ⅲ（細(xì)沙型的事事務(wù)）造成干擾的訪訪問、電話信件、報告某些會議許多迫在眉睫睫的急事符合別人期望望的事Ⅱ（石塊型的事事務(wù)）準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、價價值觀的澄清清計劃人際關(guān)系的建建立真正的再創(chuàng)造造能力增進(jìn)自己的能能力Ⅰ（碎石型的事事務(wù)）重要緊急狀況迫切問題限期完成的會會議或工作緊急不不緊急重要不重要√每天要花10分鐘作計劃√要有書面的待辦單、日日計劃、周計計劃和月度計計劃√每周都將你你的工作排出出優(yōu)先順序√能在高效的時間里做完完你的重要工作√有明確的生活和工作作目標(biāo)必須養(yǎng)成習(xí)慣慣！時間管理的改改進(jìn)途徑方法之一：有有計劃地工作作建立包括目標(biāo)標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最最后期限、優(yōu)優(yōu)先順序等一一套計劃體系系。在剛開始時作作計劃。嚴(yán)于律己，經(jīng)經(jīng)常激勵和要要求別人監(jiān)督督和檢查。把所有的工作作按照緊迫性性、重要性等等進(jìn)行劃分，，制訂自己的的優(yōu)先工作次次序。每天的計劃都都有一定的預(yù)預(yù)留時間來處處理變化或危危機(jī)、偶然事事件等。目標(biāo)能喚起你最高高尚的才能自己的切合實際的書面的可衡量的有時限的平衡和諧的WhyWhatHowS-SpecificM-MeasurableA-AchievableR-RelevantT–TimeBased目標(biāo)明確化可衡量的可達(dá)成的符合實際的有時間限制的目標(biāo)的SMART原則：計劃---善用計劃的五個問題我的工作目標(biāo)是什么為了達(dá)成成目標(biāo)我需要做什么順序與重要性是什么我需要多少時間我該如何分配與使用我的時間計劃---周計劃檢查前一周未完成的事將每月重要的任務(wù)放入周計劃掌握重要的事事情先做提醒自己拒絕瑣事的誘惑每日審視周計劃的進(jìn)度計劃---日任務(wù)清單回顧昨天未完成的的事件將今天要完成的的事列下來排列優(yōu)先順序(A、B、C及1、2、、3)檢視每日進(jìn)度(進(jìn)度給予符號注記)寫下每日重要任務(wù)的備忘錄錄把每天要做的的事列一份清清單，確定優(yōu)優(yōu)先順序，從從最重要的事事情做起，每每天都這么做做??！——世界最大的鋼鋼鐵制造公司司伯利恒鋼鐵鐵公司管理顧顧問李愛菲Practice:展開你的計劃一日之計在昨天下班前前一周之計在于周日一月之計在于月底【分享】個人工作時間間管理模板完整版壓縮包包方法之二：減減少無序行動動時刻對自己的的工作和任務(wù)務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成成一套有效的的、有條理的的思維方式。。工作和任務(wù)肯肯定有輕重和緩急之分，與你的的目標(biāo)掛鉤確確定重要工作作及每日的工工作優(yōu)先順序序。方法之三：避避免貪大求全全不要追求盡善善盡美，只追追求達(dá)到目標(biāo)標(biāo)，完成職責(zé)責(zé)。成就感是建立立在要實現(xiàn)的的目標(biāo)上的，，不能脫離你你的目標(biāo)。讓上司認(rèn)可是是在完成你的的職責(zé)內(nèi)的工工作基礎(chǔ)上的的，能干是在在對你分內(nèi)事事項的處理中中體現(xiàn)出來的的。對別人的的請求和要求求，不屬自己己的分內(nèi)之事事要敢于說“不”。方法之四：避避免拖延嚴(yán)格要求自己己，規(guī)定任務(wù)務(wù)完成的期限限。排除工作過程程中的干擾，，保持優(yōu)先次次序的穩(wěn)定性性。不要只做熟悉悉的事務(wù)性工工作。與同事、上司司、下屬探討討改進(jìn)工作方方法，辨清各各自職責(zé)，不不推諉和相互互扯皮。方法之五：學(xué)學(xué)會說“不”有時不需要任任何借口，只只要你的拒絕絕對你來說是是合理的。實行公平交易易，給自己找找出拒絕的理理由。計劃好自己的的工作計劃和和優(yōu)先次序，，以便有理由由拒絕別人。。對上司要有合合理的、確切切的解釋和說說明，因為上上司不好違忤忤。明確不自己是是救世主，不不充能人。___現(xiàn)在就做吧。。Now，JustDoit！9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。07:41:1007:41:1007:4112/24/20227:41:10AM11、以我我獨(dú)沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2207:41:1007:41Dec-2224-Dec-2212、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。07:41:1007:41:1007:41Saturday,December24,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2207:41:1007:41:10December24,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。24十十二月20227:41:10上午午07:41:1012月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:41上午午12月-2207:41December24,202216、行動出成果果，工作出財財富。。2022/12/247:41:1007:41:1024December202217、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點(diǎn)的射線線向前。。7:41:10上午7:41上上午07:41:1012月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時停停止成成功?。?。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。07:41:1007:41:1007:4112/24/20227:41:10AM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2207:41:1007:41Dec-2224-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。07:41:1007:41:1007:41Saturday,December24,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2207:41:1007:41:10December24,202214、意志志堅強(qiáng)強(qiáng)的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:41:10上上午07:41:1012月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。十二月月227:41上上午午12月月-2207:41December24,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/247:41:1007:41:1024December202217、空山新雨雨后，天氣氣晚來秋。。。7:41:10上上午7:41上上午07:41:1012月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、閱讀一切好好書如同和過過去最杰出的的人談話。07:41:1007:41:1007:4112/24/20227:41:10AM11、越越是是沒沒有有本本領(lǐng)領(lǐng)的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。12月月-2207:41:1007:41Dec-2224-Dec-2212、越越是是無無能能的的人人，，越越喜