【培訓(xùn)課件】會議的組織和管理

會議的組織和管理會議的組織和管理1

會議的組織和管理目錄一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理目錄會議的組織和管理2

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-目錄會前準(zhǔn)備策劃案的內(nèi)容Team小組

會場勘察

起草協(xié)議

會務(wù)分工制定會議費預(yù)算會議的組織和管理3

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負責(zé)人、各項活動的推進時間等策劃案的內(nèi)容會議的組織和管理4

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容案例：《99年代理會及聯(lián)歡會策劃實施案》會議的組織和管理5

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作要保證策劃案的順利實現(xiàn)會議的組織和管理6

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-成立TEAM組組織落實，成立TEAM組會議的組織和管理7

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作會議的組織和管理8

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察原則勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操作、節(jié)約資金，保證會議順利進行會議的組織和管理9

注意事項

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察

會場方面賓館的軟硬件注意事項會議的組織和管理10

注意事項

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察

餐飲方面租車問題價格問題注意事項會議的組織和管理11起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議《協(xié)議》是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細致、全面、對等、漏洞。起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項會議的組織和管理12

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議1、會議日期2、住房標(biāo)準(zhǔn)及費用3、場地安排及費用4、餐飲及費用5、甲方對乙方的規(guī)定6、乙方對甲方的規(guī)定7、結(jié)算等內(nèi)容涉及會議的組織和管理13

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工會議的組織和管理14

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工案例：2007年年會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注意事項4、入住賓館地點及電話5、回執(zhí)會議的組織和管理15

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工工作認真負責(zé)、細心、耐心

溝通協(xié)調(diào)能力強

任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)

服從分配協(xié)作意識好

原則性強

應(yīng)變能力強對會務(wù)人員的要求會議的組織和管理16

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算會議費預(yù)算的制定必須注意的問題全面、精細、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批；

會議的組織和管理17

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算會議費預(yù)算的制定必須注意的問題

距開會日期前一周，務(wù)必匯出所需款項；提前行文，寫明規(guī)則。

會議的組織和管理18

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算案例：99年代理會預(yù)算表99年代理會費用申請文件會議的組織和管理19

會議的組織和管理案例案例：西安活動費用使用審批、報銷規(guī)定關(guān)于參加西安活動的人員通知會議的組織和管理20

會議的組織和管理會務(wù)的實施會務(wù)的實施會務(wù)組：出發(fā)時間及工作內(nèi)容

簽到注意事項

會議期間的工作會議結(jié)束的工作會議的組織和管理21

會議的組織和管理會務(wù)的實施-出發(fā)時間會務(wù)組的工作提前兩天出發(fā)

熟悉環(huán)境檢查工作

熟悉各自接口人

購物及準(zhǔn)備工作

開預(yù)備會會議的組織和管理22

注意事項

會議的組織和管理會務(wù)的實施-簽到關(guān)鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它注意事項會議的組織和管理23

會議的組織和管理會務(wù)的實施-簽到案例：簽到程序界面演示會議的組織和管理24

會議的組織和管理會務(wù)的實施-開會期間開會期間的工作

與餐廳的聯(lián)系

與會場的聯(lián)系

與服務(wù)臺的聯(lián)系

與客房部的聯(lián)系

處理突發(fā)事件會議的組織和管理25

會議的組織和管理會務(wù)的實施-會議結(jié)束會議結(jié)束的工作1退房；整理物品；結(jié)帳；回收問卷。會議的組織和管理26

會議的組織和管理會務(wù)的實施-會議結(jié)束案例：意見反饋樣式會議的組織和管理27

會議的組織和管理會后總結(jié)和決算總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)、公務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn)會議的組織和管理28

會議的組織和管理會后總結(jié)和決算統(tǒng)計分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析會議的組織和管理29

會議的組織和管理會后總結(jié)和決算會議費的報銷、決算和分攤會后的總結(jié)和決算案例：99決算會議的組織和管理30

會議的組織和管理中小型會議的會務(wù)實施中小型會議的會務(wù)實施會務(wù)工作程序會議準(zhǔn)備檢查表會議主持人自我檢查表會議的組織和管理31

會議的組織和管理其它其它《會務(wù)指南》《會場安排一覽表》《各會場布置要求一覽表》會議的組織和管理32

會議的組織和管理謝謝大家謝謝大家會議的組織和管理33演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！34會議的組織和管理會議的組織和管理35

會議的組織和管理目錄一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理目錄會議的組織和管理36

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-目錄會前準(zhǔn)備策劃案的內(nèi)容Team小組

會場勘察

起草協(xié)議

會務(wù)分工制定會議費預(yù)算會議的組織和管理37

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負責(zé)人、各項活動的推進時間等策劃案的內(nèi)容會議的組織和管理38

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容案例：《99年代理會及聯(lián)歡會策劃實施案》會議的組織和管理39

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作要保證策劃案的順利實現(xiàn)會議的組織和管理40

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-成立TEAM組組織落實，成立TEAM組會議的組織和管理41

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作會議的組織和管理42

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察原則勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操作、節(jié)約資金，保證會議順利進行會議的組織和管理43

注意事項

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察

會場方面賓館的軟硬件注意事項會議的組織和管理44

注意事項

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察

餐飲方面租車問題價格問題注意事項會議的組織和管理45起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議《協(xié)議》是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細致、全面、對等、漏洞。起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項會議的組織和管理46

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議1、會議日期2、住房標(biāo)準(zhǔn)及費用3、場地安排及費用4、餐飲及費用5、甲方對乙方的規(guī)定6、乙方對甲方的規(guī)定7、結(jié)算等內(nèi)容涉及會議的組織和管理47

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工會議的組織和管理48

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工案例：2007年年會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注意事項4、入住賓館地點及電話5、回執(zhí)會議的組織和管理49

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工工作認真負責(zé)、細心、耐心

溝通協(xié)調(diào)能力強

任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)

服從分配協(xié)作意識好

原則性強

應(yīng)變能力強對會務(wù)人員的要求會議的組織和管理50

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算會議費預(yù)算的制定必須注意的問題全面、精細、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批；

會議的組織和管理51

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算會議費預(yù)算的制定必須注意的問題

距開會日期前一周，務(wù)必匯出所需款項；提前行文，寫明規(guī)則。

會議的組織和管理52

會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算案例：99年代理會預(yù)算表99年代理會費用申請文件會議的組織和管理53

會議的組織和管理案例案例：西安活動費用使用審批、報銷規(guī)定關(guān)于參加西安活動的人員通知會議的組織和管理54

會議的組織和管理會務(wù)的實施會務(wù)的實施會務(wù)組：出發(fā)時間及工作內(nèi)容

簽到注意事項

會議期間的工作會議結(jié)束的工作會議的組織和管理55

會議的組織和管理會務(wù)的實施-出發(fā)時間會務(wù)組的工作提前兩天出發(fā)

熟悉環(huán)境檢查工作

熟悉各自接口人

購物及準(zhǔn)備工作

開預(yù)備會會議的組織和管理56

注意事項

會議的組織和管理會務(wù)的實施-簽到關(guān)鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它注意事項會議的組織和管理57

會議的組織和管理會務(wù)的實施-簽到案例：簽到程序界面演示會議的組織和管理58

會議的組織和管理會務(wù)的實施-開會期間開會期間的工作

與餐廳的聯(lián)系

與會場的聯(lián)系

與服務(wù)臺的聯(lián)系

與客房部的聯(lián)系

處理突發(fā)事件會議的組織和管理59

會議的組織和管理會務(wù)的實施-會議結(jié)束會議結(jié)束的工作1退房；整理物品；結(jié)帳；回收問卷。