九段秘書課程筆記課件

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主講:鍾海濤（原名鍾昌鎬）2014年03月21日九段秘書：如何做好秘書工作廣州市巨和工程機(jī)械有限公司聚成企業(yè)管理顧問股份番禺公司主講:鍾海濤（原名鍾昌鎬）201講師簡介

鍾海濤（本名鍾昌鎬）資深管理培訓(xùn)專家/潛能開發(fā)大師《如何管理/育/留80后后與90后員工》第一人清華大學(xué)基礎(chǔ)工業(yè)訓(xùn)練中心特聘客座教授深圳北京大學(xué)研究生院客座教授名仕管理學(xué)院資深高級講師總裁學(xué)院-總裁培訓(xùn)網(wǎng)金牌講師暨南大學(xué)管理學(xué)院客座教授時代光華（深圳）公司培訓(xùn)總監(jiān)為1000多家企業(yè)或團(tuán)隊(duì)提供過培訓(xùn)或咨詢服務(wù)講師簡介鍾海濤（本名鍾昌鎬）2長期以來，人們總以為，秘書/助理就是接接電話、收發(fā)一下文件、搞搞會議記錄、接待一下訪客……總之，是一些事務(wù)性的工作，其實(shí)不然。秘書/助理雖然沒有主管、主任、經(jīng)理、部長等職務(wù)，但其級別卻與其相同。秘書/助理往往是“一人之下，數(shù)人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千萬人之上”，所以，秘書/助理就必須具備良好的素質(zhì)、較寬的知識面與包括管理在內(nèi)的各方面的能力，課程《九段秘書：如何做好秘書工作》便是你的加油站，你準(zhǔn)備好了嗎！課程背景長期以來，人們總以為，秘書/助理就是接接電話、3第一單元對秘書素質(zhì)與能力的要求第一單元對秘書素質(zhì)與能力的要求4秘書要有文采例：下雨天留客天天留我不留（段句）秘書要有文采5一、秘書/助理的崗位職責(zé):日常、專門、團(tuán)組；:電話、傳真、郵件、電子郵件；:使用電腦寫各類文件及制作文件；:自己、上司；:會前、會中、會后；:存、管、?。?吃、住、行；:聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動；:營銷、市場、稅務(wù)、法律；:上司安排。接待工作信息收發(fā)文書寫作時間管理會議組織信息檔案管理旅行安排對外公關(guān)商務(wù)活動指派工作一、秘書/助理的崗位職責(zé):日常、專門、團(tuán)組；接待工作6二、對秘書/助理的素質(zhì)與能力要求素質(zhì)能力是知識與智力諸因素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。1、文字寫作能力2、你的人文魅力3、組織管理能力4、信息處理能力5、公眾講演能力6、情緒管理能力7、利用職權(quán)的能力8、利用時間的能力9、管理上司的能力……二、對秘書/助理的素質(zhì)與能力要求素質(zhì)能力是知識7語錄：人生最大的成功莫過于在最短時間內(nèi)達(dá)成多個目標(biāo)上樓梯時走在領(lǐng)導(dǎo)后面下樓梯時走在領(lǐng)導(dǎo)前面語錄：8三、21世紀(jì)的秘書\助理的風(fēng)范

——全美秘書學(xué)會⒈像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人⒉像政治家一樣有靈敏的頭腦⒊像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度⒋有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)⒌有良好的寫作能力和文字功夫⒍熟練運(yùn)用各種辦公自動化設(shè)備⒎熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識⒏迅速對文件、信息歸類、整理和查詢處理能力三、21世紀(jì)的秘書\助理的風(fēng)范⒈像心理學(xué)家一樣善于觀察和理9四、秘書/助理的職業(yè)機(jī)遇共和國的第一任總理周恩來曾經(jīng)當(dāng)過秘書任粥時同志在抗日戰(zhàn)爭期間擔(dān)任過中央秘書長，直接領(lǐng)導(dǎo)中央秘書處的工作鄧小平早年在上海期間，曾擔(dān)任黨中央秘書長，領(lǐng)導(dǎo)秘書處工作

新中國開國領(lǐng)袖毛澤東早年曾經(jīng)當(dāng)過秘書聯(lián)合國秘書長安南的形象完美無缺，令人尊敬和愛戴鄧穎超曾經(jīng)兼任蘇區(qū)中央局秘書長，到了陜北后，又擔(dān)任中央秘書長四、秘書/助理的職業(yè)機(jī)遇共和國的第一任總理周恩來曾經(jīng)當(dāng)過10第二單元九段秘書:標(biāo)準(zhǔn)化會議流程第二單元九段秘書:標(biāo)準(zhǔn)化會議流程11案例研究：總經(jīng)理要求秘書安排次日上午十點(diǎn)開一個會議。對秘書來說，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？怎樣做才能得到好結(jié)果？讓我們看看一至九段秘書的做法。案例研究：總經(jīng)理要求秘書安排次日上午十點(diǎn)開一個12一段秘書的做法：發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個通知；準(zhǔn)備相關(guān)會議用品；參加會議，做好服務(wù)。

會議通知會議名稱：業(yè)務(wù)會議會議時間：3月18日上午10:00會議地點(diǎn)：大會議室與會人員：業(yè)務(wù)部、客服課長、MT制程、MT技專、設(shè)計(jì)人員、MTQC、主辦單位：總經(jīng)辦思考：會議通知是不是這樣？一段秘書的做法：發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個通知；13文章叫主題，會議叫議題會議前要與領(lǐng)導(dǎo)分析這個會議要不要開文章叫主題，會議叫議題14提個醒：研判是否需要開會

1、可以不要開會的“五個如果”一段秘書的做法（續(xù)）：１、如果沒有什么特別的事情不要開會２、如果你是唯一可以做決策的人，也不要開會３、如果還有比開會更好的方法就不舉行會議４、如果已經(jīng)有了例會也不要召開會議５、如果會議成本太大，不要開會提個醒：研判是否需要開會1、可以不要開會的“五個如果”152、必須開會的“五個如果”一段秘書的做法（續(xù)）：１、如果必須把信息同時傳達(dá)給很多人２、如果遇到重大事件需要激勵大家時３、如果確要讓大家參與以集思廣益４、如果要聽取很多部門匯報(bào)工作５、如果確需解決多方存在的矛盾2、必須開會的“五個如果”一段秘書的做法（續(xù)）：１、如果16頭腦風(fēng)暴最長不可超過30分鐘參加的人最多不可超過10人不允許批評別人會議室半圓形或馬蹄形頭腦風(fēng)暴最長不可超過30分鐘17發(fā)通知后打電話與參會人確認(rèn)；確保每個人被及時通知到。二段秘書的做法：抓落實(shí)提個醒：

應(yīng)該將出席會議的人分為必需參加者，可以旁觀（聽）者和可選擇參加者幾類發(fā)通知后打電話與參會人確認(rèn)；二段秘書的做法：抓落實(shí)18為什么會場有人打瞌睡，不投入追求卓越，唯一不變的就是改變江山易改，本性可移改變從現(xiàn)在開始改變在改變之前為什么會場有人打瞌睡，不投入19一、失敗會議的具體表現(xiàn)二段秘書的做法（續(xù)）：一、失敗會議的具體表現(xiàn)二段秘書的做法（續(xù)）：20二、對失敗會議的預(yù)防措施二段秘書的做法（續(xù)）：二、對失敗會議的預(yù)防措施二段秘書的做法（續(xù)）：21部門例會在周一早上總經(jīng)理總結(jié)會議在周五下午日常部門會議不可超過1.5小時（人的注意力不超過90分鐘）部門例會在周一早上22（發(fā)通知打電話落實(shí)到人后）在會前30分鐘提醒與會者會；確定參會人員有沒有變動；對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席的是不是必須參加會議的人。三段秘書的做法：重檢查（發(fā)通知打電話落實(shí)到人后）三段秘書的做法：重檢查23（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒后）發(fā)完通知還去測試可能用到的投影、電腦、放大器等設(shè)備是否工作正常；并在會議室門上貼上小條：此會議室明天十點(diǎn)到十二點(diǎn)有會議四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備一、成功會議的標(biāo)志:不唱獨(dú)角戲——會議管理必要（除與會者以外）的三個角色：會議長：部門負(fù)責(zé)人主持人：秘書書記員：（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒后）四段秘書的做法：勤241、會議長在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色各自在會前的工作四段秘書的做法（續(xù)）：１、決定是否召開會議并提出議題２、確定參會人員、會議時間與地點(diǎn)３、提出主持人的人選，確保其愿意且能承擔(dān)任務(wù)４、與主持人商討：提出議程建議，請主持人制訂會議議程，包括限定各環(huán)節(jié)的時間５、預(yù)測會議爭論的焦點(diǎn)和利害關(guān)系６、提醒安排會議必略去的物資７、委托主持人安排會議通知1、會議長在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色各自在會前252、主持人在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色在會前的（準(zhǔn)備）工作四段秘書的做法（續(xù)）：１確定書記員人選２落實(shí)會場地點(diǎn)３安排會議通知４制定會議議程2、主持人在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色在會前的（26四段秘書的做法（續(xù)）：二、會議管理的仨角色在會前的（準(zhǔn)備）工作3、書記員在會前的（準(zhǔn)備）工作１了解議題和議程２會場及設(shè)施落實(shí)３通知會議４會議物資準(zhǔn)備四段秘書的做法（續(xù)）：二、會議管理的仨角色在會前的（準(zhǔn)備）27（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒，測試了設(shè)備）1、還主動了解這個會議的目的性質(zhì)是什么？2、會議的議題是什么？3、會議通知中就有與這個會議相關(guān)的議題等注意事項(xiàng)，供他們參考，以便會議一開始就能進(jìn)入主題。五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒，測試了設(shè)備）五段秘書的28（發(fā)通知，落實(shí)到了人，會前也通知到了，也測試了設(shè)備，還提供了相關(guān)會議資料）還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄；在得到允許的情況下，做一個錄音備份。六段秘書的做法：做記錄（發(fā)通知，落實(shí)到了人，會前也通知到了，也測試了設(shè)備，還提供了29——書記員（秘書）在會議中的職責(zé)六段秘書的做法(續(xù))：１提醒與會者簽到２全面而準(zhǔn)確的進(jìn)行會議記錄３會議記錄起頭處應(yīng)注明標(biāo)題、議題、會議長、主持人及出席人名單４使用列點(diǎn)或簡短文字說出會議達(dá)成了什么一致５指出令人困惑的發(fā)言，請其解清楚——書記員（秘書）在會議中的職責(zé)六段秘書的做法(續(xù))：１提30會后整理好會議記錄；起草會議紀(jì)要，呈送給總經(jīng)理；請示總經(jīng)理：會議紀(jì)要是否發(fā)給參加會議的人員或者其他人員（如有必要）。發(fā)記錄七段秘書的做法：一、會議紀(jì)要的概念1、什么是會議紀(jì)要

是記載和傳達(dá)會議情況和議事事項(xiàng)的公文

2、會議紀(jì)要的重要作用

一旦被權(quán)力機(jī)關(guān)批復(fù)，就同其文件一樣需要執(zhí)行

會后整理好會議記錄；發(fā)記錄七段秘書的做法：一31會議管理本是高效管理的工具，如果沒有做好會議管理，那么會議會成為高效管理的殺手會議管理本是高效管理的工具，如果沒有做好會議管理，那么會議會32二、會議紀(jì)要結(jié)構(gòu)的三個部分1、標(biāo)題（兩項(xiàng)要素）：會議名稱和文種2、正文（四項(xiàng)內(nèi)容）：１）會議概況２）會議精神３）會議的決定事項(xiàng)４）結(jié)語3、末尾（三項(xiàng)內(nèi)容）：下發(fā)單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期七段秘書的做法（續(xù)）：二、會議紀(jì)要結(jié)構(gòu)的三個部分1、標(biāo)題（兩項(xiàng)要素）：會議名稱和33三、會議紀(jì)要寫作的四個要點(diǎn)七段秘書的做法（續(xù)）：１真實(shí)準(zhǔn)確２重點(diǎn)突出３把握順序，注意取舍已經(jīng)決定的問題先寫重要的尚待解決的問題后寫分歧性的意見不寫三、會議紀(jì)要寫作的四個要點(diǎn)七段秘書的做法（續(xù)）：１真實(shí)準(zhǔn)34２小時內(nèi)的部門會議紀(jì)要，一張紙即可２小時內(nèi)的部門會議紀(jì)要，一張紙即可354、會議紀(jì)要慣用的銜接用語課堂作業(yè)：起草《會議紀(jì)要》七段秘書的做法（續(xù)）：會議認(rèn)為、會議提出、會議強(qiáng)調(diào)、會議決定4、會議紀(jì)要慣用的銜接用語課堂作業(yè)：起草《會議紀(jì)要》七段36將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人；八段秘書的做法：定職責(zé)形成書面?zhèn)渫洠?jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份；定期檢查、跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，并及時匯報(bào)給總經(jīng)理。將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人；八段秘書37一、遵守高效會議的規(guī)則八段秘書的做法(續(xù))：１、不唱獨(dú)角戲２、會前要有議程３、找個沒有干擾的會場４、在醒目地方掛置一個鐘５、日常會議不要超過1.5小時６、找出適合所有參會人的時間７、逾１Ｈ的會議有書面通知、議程８、主持人具備會議組織能力９、準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時結(jié)束１０、會后要有會議紀(jì)要一、遵守高效會議的規(guī)則八段秘書的做法(續(xù))：１、不唱獨(dú)角38二、與會者的八項(xiàng)守則八段秘書的做法(續(xù))：１會前充分準(zhǔn)備２準(zhǔn)時出席會議３會中以解決問題為已任４開放的心態(tài)，排除部門之見５所有“必須參會者”都要準(zhǔn)備會上發(fā)言６耐心聆聽，尊重他人７不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊８二、與會者的八項(xiàng)守則八段秘書的做法(續(xù))：１會前充分準(zhǔn)備39三、會議主持人的職責(zé)八段秘書的做法(續(xù))：１營造和諧氣氛２按照議程進(jìn)行３能聽得進(jìn)各種觀點(diǎn)４制止支流辯論和私下交談５鼓勵過于內(nèi)向者發(fā)言，限制過分活躍者三、會議主持人的職責(zé)八段秘書的做法(續(xù))：１營造和諧氣氛40把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會議流程，讓任何一個秘書都可以把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段；形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！九段秘書的做法：做流程把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會議流程，讓任何一個秘書都可以把會議服41小組研討：制作會議管理流程１可以是網(wǎng)絡(luò)圖，也可以是列點(diǎn)表達(dá)２反映從會議準(zhǔn)備工作到會議后的跟進(jìn)落實(shí)３小組研討：制作會議管理流程１可以是網(wǎng)絡(luò)圖，也可以是列點(diǎn)表達(dá)42在這件事上，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議并做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的是什么呢？執(zhí)行就是有結(jié)果的行動：是每次會議的問題都能得到落實(shí)和解決！九段秘書的啟示：在這件事上，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？九段秘書的啟示：43一至九段秘書的結(jié)果差異發(fā)通知一段1000元發(fā)通知抓落實(shí)二段1500元抓落實(shí)發(fā)通知重檢查抓落實(shí)發(fā)通知三段2000元重檢查勤準(zhǔn)備四段2500元勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知細(xì)準(zhǔn)備五段3000元細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知做記錄六段4000元做記錄細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知發(fā)記錄七段5000元發(fā)紀(jì)錄做記錄細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知定責(zé)任八段6000元定責(zé)任發(fā)紀(jì)錄做記錄細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知做流程九段10000元一至九段秘書的結(jié)果差異發(fā)通知一段發(fā)通知抓落實(shí)二段抓落實(shí)發(fā)通44對結(jié)果的追求程度不同，工作的內(nèi)容和結(jié)果就會不同。工作結(jié)果的差異就是報(bào)酬和前途的差異。你想成為幾段秘書？九段秘書的啟示：對結(jié)果的追求程度不同，工作的內(nèi)容和結(jié)果就會不同。你想成為幾段45第三單元卓越秘書的關(guān)鍵能力修煉第三單元卓越秘書的關(guān)鍵能力修煉46為什么要跳舞？日本心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)，學(xué)校里喜歡做早操的人，學(xué)習(xí)成績也好因?yàn)檫\(yùn)動促進(jìn)血液循環(huán)為什么要跳舞？47一、增強(qiáng)自己的人文魅力1、掌握高超的溝通技巧——語言溝通的五個絕招１在平靜的情緒狀態(tài)下進(jìn)行溝通２善于詢問，使用好鋪路話３向?qū)Ψ健氨磉_(dá)自我”與“體諒對方”４復(fù)述對方話語，確定對方的語意５傾聽是一種定力一、增強(qiáng)自己的人文魅力1、掌握高超的溝通技巧１在平靜的情緒48492、日常溝通留下好印象增強(qiáng)自己的人文魅力-續(xù)１相逢開口笑２善于自我介紹３記住別人的姓名４熱烈而堅(jiān)定的握手５嘴巴甜一點(diǎn)，度量大一點(diǎn)６與人相處，雪中送炭492、日常溝通留下好印象增強(qiáng)自己的人文魅力-續(xù)１相逢開49案例研究：打不開一拉罐的年輕人

近二十年前，—個16歲的男孩乘火車南下深圳，他平生第一次由自己支配錢為自己買了一罐“健力寶”，中途實(shí)在忍不住要打開時，卻發(fā)覺自己不會開，是坐在對面的一位年輕少婦為他解決了問題。那位少婦是如何處理的呢？日常溝通留下好印象-續(xù)７學(xué)會給人保全面子案例研究：打不開一拉罐的年輕人近二十年前，—個16歲50二、管理好你的上司有人說，遇到一個什么樣的上司，都是命中注定。然而，你是否想過，所有的上司，盡管位置比你高，權(quán)力比你大，可他仍是一個普通人，一個有著這樣或那樣缺點(diǎn)的人，因此，他也需要管理。1、管理上司的內(nèi)涵所謂管理上司，是指首先與上司建立一種好的工作關(guān)系，同時服從上司、忠誠上司、服務(wù)上司、肯定上司、影響上司、糾正上司……讓他進(jìn)步的過程二、管理好你的上司有人說，遇到一個什么樣的上司51

看《亮劍》：“小心老子揍你！”１毫無怨主地接受工作任務(wù)２主動向上司報(bào)告工作進(jìn)度３主動提出改善提案，讓上司進(jìn)步４多傾聽上司的看法５要改變上司先改變自己2、首先是要與上司處好關(guān)系上司是最重要的客戶看《亮劍》：“新一團(tuán)團(tuán)長是李云龍”管理好你的上司-續(xù)2、首先是要與上司處好關(guān)系上司是最重要的客戶看《亮52糾正上司時要適可而止糾正上司時要適可而止53看電影：春節(jié)要貸款3、管理上司的策略一：管理好你的上司-續(xù)忠于上司并讓上司感覺到你忠于他以他為終極請示或者報(bào)告對象不能抗命，特別是第三才在場時為他維護(hù)形象甚至美化形象不讓外界人士介入他的管轄內(nèi)的事當(dāng)他將犯錯時，出面提醒他不談?wù)撍氖欠牵樗Ｊ兀┰诠ぷ魃蠟樗麤_鋒沖鋒陷陣看電影：春節(jié)要貸款3、管理上司的策略一：管理好你的上司-續(xù)忠54⑴將榮耀歸于上司案例研究：……但是最近你發(fā)現(xiàn)，上司將你的方案改頭換面之后呈現(xiàn)給他的上司，面對喜好邀功的上司，你怎么辦？3、管理上司的策略二：管理好你的上司-續(xù)把榮耀歸于上司，勇于為他承擔(dān)責(zé)任１平常心，咽下這口氣，因?yàn)樯纤疽惨獮橄聦俪袚?dān)連帶責(zé)任２如果是一個不好的創(chuàng)意，上級就成了替罪羊３如果是一個好的創(chuàng)意，你會得到上司的常識（重用）⑴將榮耀歸于上司3、管理上司的策略二：管理好你的上司-續(xù)55案例研究：若你的上司犯了過錯，需要承擔(dān)法律責(zé)任，你愿意為你的上司承擔(dān)責(zé)任嗎？⑵解救上司的五個作為3、管理上司的策略二：管理好你的上司-續(xù)私下以強(qiáng)有力的理由提出不同見解妥善準(zhǔn)備好可行的替代方案設(shè)法令其決策延緩你的反對應(yīng)該適可而止可能的話為他的過錯公開承擔(dān)過失責(zé)任案例研究：若你的上司犯了過錯，需要承擔(dān)法律責(zé)任，你愿意為56三、提升上司對你的依賴程度盡管你不能威脅上司，但不要忘記，報(bào)償力本身也包含著威嚇力。平日不斷地提供報(bào)償給上司，他就會擔(dān)心：不定那一天你就不會再像過去那樣盡心盡力地愿意提供給我報(bào)償。這樣報(bào)償就發(fā)揮威嚇作用了。１報(bào)償力把榮譽(yù)歸諸于上司善盡職責(zé)避免上司犯錯替上司解困真誠地贊美他（真誠、具體、恰如其分，不要讓他感覺在拍馬屁）２威嚇力三、提升上司對你的依賴程度盡管你不能威脅上司，但不要57

……只要是你職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，你就應(yīng)主動一手搞定。這樣會使上司覺得：嘿！這件事找你就對了。于是，變成上司依賴你，而不是你依靠上司了。所以，身為下屬，要充分、善用自己的職權(quán)。你在公司以外的黨政軍學(xué)、三教九流各個方面的關(guān)系，都應(yīng)盡力維持好。因?yàn)橛袝r公司或上司需要借重你的關(guān)系。提升上司對你的依賴程度-續(xù)３職權(quán)４關(guān)聯(lián)力……只要是你職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，你就應(yīng)主動一手搞定。這58作為下屬，平日要不斷地想法增進(jìn)你的專業(yè)知識和專業(yè)技能，總要在某一領(lǐng)域持有一技之長。公司或上司必借重你的專業(yè)之長，這樣，你的名聲和影響力就會增大。提升上司對你的依賴程度-續(xù)５專業(yè)知識與技能溝通協(xié)調(diào)管理制度標(biāo)準(zhǔn)管理目標(biāo)計(jì)劃管理團(tuán)隊(duì)時間管理問題決策管理（解決問題是技術(shù)性的，發(fā)現(xiàn)問題是革命性的，是企業(yè)發(fā)展成長的過程）學(xué)習(xí)創(chuàng)新管理作為下屬，平日要不斷地想法增進(jìn)你的專業(yè)知識和專業(yè)技能5960結(jié)束寄語——謝謝！讓我們在成功的巔峰再次相聚60結(jié)束寄語——謝謝！讓我們在成功的巔峰再次相聚60演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！61聚成企業(yè)管理顧問股份番禺公司

主講:鍾海濤（原名鍾昌鎬）2014年03月21日九段秘書：如何做好秘書工作廣州市巨和工程機(jī)械有限公司聚成企業(yè)管理顧問股份番禺公司主講:鍾海濤（原名鍾昌鎬）2062講師簡介

鍾海濤（本名鍾昌鎬）資深管理培訓(xùn)專家/潛能開發(fā)大師《如何管理/育/留80后后與90后員工》第一人清華大學(xué)基礎(chǔ)工業(yè)訓(xùn)練中心特聘客座教授深圳北京大學(xué)研究生院客座教授名仕管理學(xué)院資深高級講師總裁學(xué)院-總裁培訓(xùn)網(wǎng)金牌講師暨南大學(xué)管理學(xué)院客座教授時代光華（深圳）公司培訓(xùn)總監(jiān)為1000多家企業(yè)或團(tuán)隊(duì)提供過培訓(xùn)或咨詢服務(wù)講師簡介鍾海濤（本名鍾昌鎬）63長期以來，人們總以為，秘書/助理就是接接電話、收發(fā)一下文件、搞搞會議記錄、接待一下訪客……總之，是一些事務(wù)性的工作，其實(shí)不然。秘書/助理雖然沒有主管、主任、經(jīng)理、部長等職務(wù)，但其級別卻與其相同。秘書/助理往往是“一人之下，數(shù)人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千萬人之上”，所以，秘書/助理就必須具備良好的素質(zhì)、較寬的知識面與包括管理在內(nèi)的各方面的能力，課程《九段秘書：如何做好秘書工作》便是你的加油站，你準(zhǔn)備好了嗎！課程背景長期以來，人們總以為，秘書/助理就是接接電話、64第一單元對秘書素質(zhì)與能力的要求第一單元對秘書素質(zhì)與能力的要求65秘書要有文采例：下雨天留客天天留我不留（段句）秘書要有文采66一、秘書/助理的崗位職責(zé):日常、專門、團(tuán)組；:電話、傳真、郵件、電子郵件；:使用電腦寫各類文件及制作文件；:自己、上司；:會前、會中、會后；:存、管、?。?吃、住、行；:聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動；:營銷、市場、稅務(wù)、法律；:上司安排。接待工作信息收發(fā)文書寫作時間管理會議組織信息檔案管理旅行安排對外公關(guān)商務(wù)活動指派工作一、秘書/助理的崗位職責(zé):日常、專門、團(tuán)組；接待工作67二、對秘書/助理的素質(zhì)與能力要求素質(zhì)能力是知識與智力諸因素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。1、文字寫作能力2、你的人文魅力3、組織管理能力4、信息處理能力5、公眾講演能力6、情緒管理能力7、利用職權(quán)的能力8、利用時間的能力9、管理上司的能力……二、對秘書/助理的素質(zhì)與能力要求素質(zhì)能力是知識68語錄：人生最大的成功莫過于在最短時間內(nèi)達(dá)成多個目標(biāo)上樓梯時走在領(lǐng)導(dǎo)后面下樓梯時走在領(lǐng)導(dǎo)前面語錄：69三、21世紀(jì)的秘書\助理的風(fēng)范

——全美秘書學(xué)會⒈像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人⒉像政治家一樣有靈敏的頭腦⒊像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度⒋有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)⒌有良好的寫作能力和文字功夫⒍熟練運(yùn)用各種辦公自動化設(shè)備⒎熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識⒏迅速對文件、信息歸類、整理和查詢處理能力三、21世紀(jì)的秘書\助理的風(fēng)范⒈像心理學(xué)家一樣善于觀察和理70四、秘書/助理的職業(yè)機(jī)遇共和國的第一任總理周恩來曾經(jīng)當(dāng)過秘書任粥時同志在抗日戰(zhàn)爭期間擔(dān)任過中央秘書長，直接領(lǐng)導(dǎo)中央秘書處的工作鄧小平早年在上海期間，曾擔(dān)任黨中央秘書長，領(lǐng)導(dǎo)秘書處工作

新中國開國領(lǐng)袖毛澤東早年曾經(jīng)當(dāng)過秘書聯(lián)合國秘書長安南的形象完美無缺，令人尊敬和愛戴鄧穎超曾經(jīng)兼任蘇區(qū)中央局秘書長，到了陜北后，又擔(dān)任中央秘書長四、秘書/助理的職業(yè)機(jī)遇共和國的第一任總理周恩來曾經(jīng)當(dāng)過71第二單元九段秘書:標(biāo)準(zhǔn)化會議流程第二單元九段秘書:標(biāo)準(zhǔn)化會議流程72案例研究：總經(jīng)理要求秘書安排次日上午十點(diǎn)開一個會議。對秘書來說，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？怎樣做才能得到好結(jié)果？讓我們看看一至九段秘書的做法。案例研究：總經(jīng)理要求秘書安排次日上午十點(diǎn)開一個73一段秘書的做法：發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個通知；準(zhǔn)備相關(guān)會議用品；參加會議，做好服務(wù)。

會議通知會議名稱：業(yè)務(wù)會議會議時間：3月18日上午10:00會議地點(diǎn)：大會議室與會人員：業(yè)務(wù)部、客服課長、MT制程、MT技專、設(shè)計(jì)人員、MTQC、主辦單位：總經(jīng)辦思考：會議通知是不是這樣？一段秘書的做法：發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個通知；74文章叫主題，會議叫議題會議前要與領(lǐng)導(dǎo)分析這個會議要不要開文章叫主題，會議叫議題75提個醒：研判是否需要開會

1、可以不要開會的“五個如果”一段秘書的做法（續(xù)）：１、如果沒有什么特別的事情不要開會２、如果你是唯一可以做決策的人，也不要開會３、如果還有比開會更好的方法就不舉行會議４、如果已經(jīng)有了例會也不要召開會議５、如果會議成本太大，不要開會提個醒：研判是否需要開會1、可以不要開會的“五個如果”762、必須開會的“五個如果”一段秘書的做法（續(xù)）：１、如果必須把信息同時傳達(dá)給很多人２、如果遇到重大事件需要激勵大家時３、如果確要讓大家參與以集思廣益４、如果要聽取很多部門匯報(bào)工作５、如果確需解決多方存在的矛盾2、必須開會的“五個如果”一段秘書的做法（續(xù)）：１、如果77頭腦風(fēng)暴最長不可超過30分鐘參加的人最多不可超過10人不允許批評別人會議室半圓形或馬蹄形頭腦風(fēng)暴最長不可超過30分鐘78發(fā)通知后打電話與參會人確認(rèn)；確保每個人被及時通知到。二段秘書的做法：抓落實(shí)提個醒：

應(yīng)該將出席會議的人分為必需參加者，可以旁觀（聽）者和可選擇參加者幾類發(fā)通知后打電話與參會人確認(rèn)；二段秘書的做法：抓落實(shí)79為什么會場有人打瞌睡，不投入追求卓越，唯一不變的就是改變江山易改，本性可移改變從現(xiàn)在開始改變在改變之前為什么會場有人打瞌睡，不投入80一、失敗會議的具體表現(xiàn)二段秘書的做法（續(xù)）：一、失敗會議的具體表現(xiàn)二段秘書的做法（續(xù)）：81二、對失敗會議的預(yù)防措施二段秘書的做法（續(xù)）：二、對失敗會議的預(yù)防措施二段秘書的做法（續(xù)）：82部門例會在周一早上總經(jīng)理總結(jié)會議在周五下午日常部門會議不可超過1.5小時（人的注意力不超過90分鐘）部門例會在周一早上83（發(fā)通知打電話落實(shí)到人后）在會前30分鐘提醒與會者會；確定參會人員有沒有變動；對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席的是不是必須參加會議的人。三段秘書的做法：重檢查（發(fā)通知打電話落實(shí)到人后）三段秘書的做法：重檢查84（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒后）發(fā)完通知還去測試可能用到的投影、電腦、放大器等設(shè)備是否工作正常；并在會議室門上貼上小條：此會議室明天十點(diǎn)到十二點(diǎn)有會議四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備一、成功會議的標(biāo)志:不唱獨(dú)角戲——會議管理必要（除與會者以外）的三個角色：會議長：部門負(fù)責(zé)人主持人：秘書書記員：（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒后）四段秘書的做法：勤851、會議長在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色各自在會前的工作四段秘書的做法（續(xù)）：１、決定是否召開會議并提出議題２、確定參會人員、會議時間與地點(diǎn)３、提出主持人的人選，確保其愿意且能承擔(dān)任務(wù)４、與主持人商討：提出議程建議，請主持人制訂會議議程，包括限定各環(huán)節(jié)的時間５、預(yù)測會議爭論的焦點(diǎn)和利害關(guān)系６、提醒安排會議必略去的物資７、委托主持人安排會議通知1、會議長在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色各自在會前862、主持人在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色在會前的（準(zhǔn)備）工作四段秘書的做法（續(xù)）：１確定書記員人選２落實(shí)會場地點(diǎn)３安排會議通知４制定會議議程2、主持人在會前的（準(zhǔn)備）工作二、會議管理的仨角色在會前的（87四段秘書的做法（續(xù)）：二、會議管理的仨角色在會前的（準(zhǔn)備）工作3、書記員在會前的（準(zhǔn)備）工作１了解議題和議程２會場及設(shè)施落實(shí)３通知會議４會議物資準(zhǔn)備四段秘書的做法（續(xù)）：二、會議管理的仨角色在會前的（準(zhǔn)備）88（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒，測試了設(shè)備）1、還主動了解這個會議的目的性質(zhì)是什么？2、會議的議題是什么？3、會議通知中就有與這個會議相關(guān)的議題等注意事項(xiàng)，供他們參考，以便會議一開始就能進(jìn)入主題。五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備（發(fā)通知，落實(shí)到人，會前提醒，測試了設(shè)備）五段秘書的89（發(fā)通知，落實(shí)到了人，會前也通知到了，也測試了設(shè)備，還提供了相關(guān)會議資料）還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄；在得到允許的情況下，做一個錄音備份。六段秘書的做法：做記錄（發(fā)通知，落實(shí)到了人，會前也通知到了，也測試了設(shè)備，還提供了90——書記員（秘書）在會議中的職責(zé)六段秘書的做法(續(xù))：１提醒與會者簽到２全面而準(zhǔn)確的進(jìn)行會議記錄３會議記錄起頭處應(yīng)注明標(biāo)題、議題、會議長、主持人及出席人名單４使用列點(diǎn)或簡短文字說出會議達(dá)成了什么一致５指出令人困惑的發(fā)言，請其解清楚——書記員（秘書）在會議中的職責(zé)六段秘書的做法(續(xù))：１提91會后整理好會議記錄；起草會議紀(jì)要，呈送給總經(jīng)理；請示總經(jīng)理：會議紀(jì)要是否發(fā)給參加會議的人員或者其他人員（如有必要）。發(fā)記錄七段秘書的做法：一、會議紀(jì)要的概念1、什么是會議紀(jì)要

是記載和傳達(dá)會議情況和議事事項(xiàng)的公文

2、會議紀(jì)要的重要作用

一旦被權(quán)力機(jī)關(guān)批復(fù)，就同其文件一樣需要執(zhí)行

會后整理好會議記錄；發(fā)記錄七段秘書的做法：一92會議管理本是高效管理的工具，如果沒有做好會議管理，那么會議會成為高效管理的殺手會議管理本是高效管理的工具，如果沒有做好會議管理，那么會議會93二、會議紀(jì)要結(jié)構(gòu)的三個部分1、標(biāo)題（兩項(xiàng)要素）：會議名稱和文種2、正文（四項(xiàng)內(nèi)容）：１）會議概況２）會議精神３）會議的決定事項(xiàng)４）結(jié)語3、末尾（三項(xiàng)內(nèi)容）：下發(fā)單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期七段秘書的做法（續(xù)）：二、會議紀(jì)要結(jié)構(gòu)的三個部分1、標(biāo)題（兩項(xiàng)要素）：會議名稱和94三、會議紀(jì)要寫作的四個要點(diǎn)七段秘書的做法（續(xù)）：１真實(shí)準(zhǔn)確２重點(diǎn)突出３把握順序，注意取舍已經(jīng)決定的問題先寫重要的尚待解決的問題后寫分歧性的意見不寫三、會議紀(jì)要寫作的四個要點(diǎn)七段秘書的做法（續(xù)）：１真實(shí)準(zhǔn)95２小時內(nèi)的部門會議紀(jì)要，一張紙即可２小時內(nèi)的部門會議紀(jì)要，一張紙即可964、會議紀(jì)要慣用的銜接用語課堂作業(yè)：起草《會議紀(jì)要》七段秘書的做法（續(xù)）：會議認(rèn)為、會議提出、會議強(qiáng)調(diào)、會議決定4、會議紀(jì)要慣用的銜接用語課堂作業(yè)：起草《會議紀(jì)要》七段97將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人；八段秘書的做法：定職責(zé)形成書面?zhèn)渫?，?jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份；定期檢查、跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，并及時匯報(bào)給總經(jīng)理。將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人；八段秘書98一、遵守高效會議的規(guī)則八段秘書的做法(續(xù))：１、不唱獨(dú)角戲２、會前要有議程３、找個沒有干擾的會場４、在醒目地方掛置一個鐘５、日常會議不要超過1.5小時６、找出適合所有參會人的時間７、逾１Ｈ的會議有書面通知、議程８、主持人具備會議組織能力９、準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時結(jié)束１０、會后要有會議紀(jì)要一、遵守高效會議的規(guī)則八段秘書的做法(續(xù))：１、不唱獨(dú)角99二、與會者的八項(xiàng)守則八段秘書的做法(續(xù))：１會前充分準(zhǔn)備２準(zhǔn)時出席會議３會中以解決問題為已任４開放的心態(tài)，排除部門之見５所有“必須參會者”都要準(zhǔn)備會上發(fā)言６耐心聆聽，尊重他人７不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊８二、與會者的八項(xiàng)守則八段秘書的做法(續(xù))：１會前充分準(zhǔn)備100三、會議主持人的職責(zé)八段秘書的做法(續(xù))：１營造和諧氣氛２按照議程進(jìn)行３能聽得進(jìn)各種觀點(diǎn)４制止支流辯論和私下交談５鼓勵過于內(nèi)向者發(fā)言，限制過分活躍者三、會議主持人的職責(zé)八段秘書的做法(續(xù))：１營造和諧氣氛101把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會議流程，讓任何一個秘書都可以把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段；形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！九段秘書的做法：做流程把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會議流程，讓任何一個秘書都可以把會議服102小組研討：制作會議管理流程１可以是網(wǎng)絡(luò)圖，也可以是列點(diǎn)表達(dá)２反映從會議準(zhǔn)備工作到會議后的跟進(jìn)落實(shí)３小組研討：制作會議管理流程１可以是網(wǎng)絡(luò)圖，也可以是列點(diǎn)表達(dá)103在這件事上，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議并做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的是什么呢？執(zhí)行就是有結(jié)果的行動：是每次會議的問題都能得到落實(shí)和解決！九段秘書的啟示：在這件事上，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？九段秘書的啟示：104一至九段秘書的結(jié)果差異發(fā)通知一段1000元發(fā)通知抓落實(shí)二段1500元抓落實(shí)發(fā)通知重檢查抓落實(shí)發(fā)通知三段2000元重檢查勤準(zhǔn)備四段2500元勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知細(xì)準(zhǔn)備五段3000元細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知做記錄六段4000元做記錄細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知發(fā)記錄七段5000元發(fā)紀(jì)錄做記錄細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知定責(zé)任八段6000元定責(zé)任發(fā)紀(jì)錄做記錄細(xì)準(zhǔn)備勤準(zhǔn)備重檢查抓落實(shí)發(fā)通知做流程九段10000元一至九段秘書的結(jié)果差異發(fā)通知一段發(fā)通知抓落實(shí)二段抓落實(shí)發(fā)通105對結(jié)果的追求程度不同，工作的內(nèi)容和結(jié)果就會不同。工作結(jié)果的差異就是報(bào)酬和前途的差異。你想成為幾段秘書？九段秘書的啟示：對結(jié)果的追求程度不同，工作的內(nèi)容和結(jié)果就會不同。你想成為幾段106第三單元卓越秘書的關(guān)鍵能力修煉第三單元卓越秘書的關(guān)鍵能力修煉107為什么要跳舞？日本心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)，學(xué)校里喜歡做早操的人，學(xué)習(xí)成績也好因?yàn)檫\(yùn)動促進(jìn)血液循環(huán)為什么要跳舞？108一、增強(qiáng)自己的人文魅力1、掌握高超的溝通技巧——語言溝通的五個絕招１在平靜的情緒狀態(tài)下進(jìn)行溝通２善于詢問，使用好鋪路話３向?qū)Ψ健氨磉_(dá)自我”與“體諒對方”４復(fù)述對方話語，確定對方的語意５傾聽是一種定力一、增強(qiáng)自己的人文魅力1、掌握高超的溝通技巧１在平靜的情緒1091102、日常溝通留下好印象增強(qiáng)自己的人文魅力-續(xù)１相逢開口笑２善于自我介紹３記住別人的姓名４熱烈而堅(jiān)定的握手５嘴巴甜一點(diǎn)，度量大一點(diǎn)６與人相處，雪中送炭492、日常溝通留下好印象增強(qiáng)自己的人文魅力-續(xù)１相逢開110案例研究：打不開一拉罐的年輕人

近二十年前，—個16歲的男孩乘火車南下深圳，他平生第一次由自己支配錢為自己買了一罐“健力寶”，中途實(shí)在忍不住要打開時，卻發(fā)覺自己不會開，是坐在對面的一位年輕少婦為他解決了問題。那位少婦是如何處理的呢？日常溝通留下好印象-續(xù)７學(xué)會給人保全面子案例研究：打不開一拉罐的年輕人近二十年前，—個16歲111二、管理好你的上司有人說，遇到一個什么樣的上司，都是命中注定。然而，你是否想過，所有的上司，盡管位置比你高，權(quán)力比你大，可他仍是一