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文檔簡(jiǎn)介
4/4文件與資料管理程序文件與資料管理程序Documentnumber:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
1.目的
爲(wèi)有效地管理各項(xiàng)文件與資料,以便指導(dǎo)各項(xiàng)活動(dòng),特制定本程序。
2.范圍
凡指導(dǎo)各項(xiàng)活動(dòng)之內(nèi)外部文件與資料,均屬本程序管理范圍。
3.權(quán)責(zé)
內(nèi)部文件管理權(quán)責(zé):
3.1.1系統(tǒng)文件由管理代表擬定,副總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)行;
3.1.2程序文件由各部門制定,經(jīng)各部門討論會(huì)簽,由管理代表審查,副
總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)行;
3.1.3工程技術(shù)類作業(yè)指導(dǎo)書由工程部制定,主管審核發(fā)行;
3.1.4表單各部門制定,主管審核發(fā)行。
外部文件管理權(quán)責(zé):
3.2.1接收:香港營(yíng)業(yè)部、工程部、發(fā)貨部;
3.2.2轉(zhuǎn)換:工程部。
4.定義
內(nèi)部文件:依據(jù)公司內(nèi)部活動(dòng)行爲(wèi)特徵或依據(jù)外來文件需要而産生的文
件。
外部文件:凡來自國際國家標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、國家法律、行政機(jī)構(gòu)、客戶等標(biāo)
準(zhǔn)、法規(guī)、要求性文件等均爲(wèi)外來文件,此類文件將規(guī)范
指導(dǎo)或影響公司行爲(wèi)活動(dòng)。
系統(tǒng)文件:闡述系統(tǒng)活動(dòng)總體政策,公司經(jīng)營(yíng)宗旨,并爲(wèi)此描述總體架構(gòu)
之綱領(lǐng)性文件。
程序文件:規(guī)定某一要素活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的流程、活動(dòng)時(shí)機(jī)與目的、擔(dān)負(fù)管
理與實(shí)施之責(zé)的部門等指導(dǎo)性文件。
指導(dǎo)書:爲(wèi)實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)活動(dòng)而詳細(xì)描述其步驟、方法的文件。
表單:規(guī)定用於記錄活動(dòng)內(nèi)容、狀況或結(jié)果之文件。
5.作業(yè)內(nèi)容
文件與資料管理流程圖(見附件一);
各部門因工作而需制定活動(dòng)文件,或接收外來文件且須進(jìn)行相應(yīng)文件轉(zhuǎn)換時(shí),由相應(yīng)權(quán)責(zé)部門産生相關(guān)文件。
文件應(yīng)依規(guī)定之權(quán)責(zé)人員進(jìn)行審查核準(zhǔn),如爲(wèi)程序文件,需各部門主管進(jìn)行討論、會(huì)簽,審查、會(huì)簽、核準(zhǔn)之記錄應(yīng)體現(xiàn)在中。
制定部門應(yīng)將核準(zhǔn)文件連同一并交文控中心,由其依據(jù)以下規(guī)則統(tǒng)一編號(hào):
□□-□□-□-□□□-□□
文件版本01~99
文件流水序號(hào)001~999
文件類別
公司簡(jiǎn)稱:YH部門
5.4.1部門:
總經(jīng)理室-GM工程部-PE品管部-QC
生産部-PR采購部-PU倉管部-MC
發(fā)貨部-DC人力資源部-MR
5.4.2文件類別:
系統(tǒng)文件-S程序文件-P指導(dǎo)文件-W
表單文件-R外部文件-E
5.4.3版本說明:文件之版本由01~99依次改版,初版爲(wèi)01,改版依此爲(wèi)
02、03、04...;表單版本直接於編號(hào)中予以體
現(xiàn),爲(wèi)最後兩位碼,其他文件則單獨(dú)顯示其版號(hào)碼。
所有文件均由文控中心登錄於以利管控。
文件發(fā)行
5.6.1初次發(fā)行:文件初次發(fā)行,由文控中心依規(guī)定的分發(fā)范疇,復(fù)印相應(yīng)
份數(shù)後、加蓋“文件發(fā)行”章後,分發(fā)各部門,分發(fā)時(shí)由文控中心
於上予以登記,并由文件接收部門簽收;
5.6.2文件補(bǔ)發(fā):需求部門應(yīng)填寫并依下述情形予以審
批,交文控中心加蓋“文件發(fā)行”章補(bǔ)發(fā)文件,補(bǔ)發(fā)同樣應(yīng)由文控
中心於上予以登記,并由文件接收部門簽
收:
5.6.2.1數(shù)量不足時(shí):使用部門文件數(shù)量不足時(shí),由需求部門主管向副總
經(jīng)理申請(qǐng)核準(zhǔn);
5.6.2.2文件遺失時(shí):使用部門文件遺失時(shí),由需求部門主管向副總經(jīng)理
申請(qǐng)核準(zhǔn),分發(fā)時(shí)由文控中心于原上予以
標(biāo)記;
5.6.2.3文件損壞時(shí):使用部門損壞時(shí),由需求部門主管向副總經(jīng)理申請(qǐng)
核準(zhǔn),分發(fā)時(shí)由文控中心于原上記錄并收
回?fù)p壞文件。
5.6.3對(duì)外發(fā)行:如有需要將公司文件對(duì)外發(fā)行時(shí),應(yīng)由相關(guān)對(duì)口部門填寫
,經(jīng)副總經(jīng)理審核同意後,由文控中心於上予以記錄,由該對(duì)口部門代為簽收,并於
備注中注明發(fā)行對(duì)象,對(duì)外發(fā)行文件如屬向外包加工商、供應(yīng)商
發(fā)行標(biāo)準(zhǔn)類文件,需蓋“文件發(fā)行”章,更改時(shí)須回收再次發(fā)行;
其他則應(yīng)加蓋“參考文件”章,變更版本時(shí)無需回收。
文件修改:
5.7.1文件如因現(xiàn)狀發(fā)生變化或因系統(tǒng)改善而需進(jìn)行修改時(shí),針對(duì)修
改之內(nèi)容應(yīng)提出,注明修改內(nèi)容,
并經(jīng)文件原文件審查核準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人審查同意後,交文控中心變動(dòng)版
本,并依原文件的收回原文件後,再按規(guī)定
發(fā)行新版文件;
5.7.2發(fā)行新版本時(shí),ISO文控中心應(yīng)於中說明修
改情況,以標(biāo)識(shí)前後修改之重點(diǎn)。
5.8文件廢止:文件如因現(xiàn)實(shí)發(fā)生變化而失去其功效應(yīng)予廢止時(shí),建議單位
應(yīng)提出,注明廢止原由,并經(jīng)文件原審查核準(zhǔn)負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)同意後,交文控中心依原文件之收回原文件。
5.9文件修改、廢止收回原發(fā)行文件時(shí),文控中心應(yīng)注意文件的完整性,如
因知識(shí)積累或法規(guī)緣故而需保留時(shí),應(yīng)加蓋“廢止文件,僅供參考”章,
回收情況應(yīng)由文控中心於予以記錄。
文件總覽表的發(fā)行:文控中心依公司文件類別制作并發(fā)放各部門以供對(duì)照,文件如有增減、版本變動(dòng)均應(yīng)重新制作并
發(fā)放各部門。
外部文件
5.11.1外部文件如需進(jìn)行相應(yīng)轉(zhuǎn)換方可使用時(shí),依內(nèi)部文件之規(guī)定予以處
理,同時(shí)原外部文件交文控中心保存,并登記於;
5.11.2外部文件如可直接使用時(shí),由接收部門填寫規(guī)定文件分發(fā)范圍後,由該部門主管簽署審查意見,交文控中
心予以管理發(fā)行。
作廢或收回文件之處理:各部門收回之文件,其背面可回收利用,但僅可用於印刷使用之表單,且應(yīng)於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件”章以示識(shí)
別。
原稿保存:所有文件原件均由文控中心予以保存,如有修改、廢止,該文件原稿文控中心均應(yīng)分開保存,并加蓋“舊版文件”章以示識(shí)別。
暫時(shí)發(fā)行:如因工作需要而需暫時(shí)發(fā)行文件時(shí),文件可直接交文控中心加“暫時(shí)發(fā)行”章發(fā)行,發(fā)行時(shí)需注明有效期限,到期自行失效,無需回
收。
表單文件發(fā)行時(shí)可不加蓋“文件發(fā)行”章,以便各部門復(fù)印使用;改版時(shí)由各部門對(duì)照之最新版本狀態(tài)使用最新版本,原余留之舊
版空白表單自行作廢。
文件分發(fā)管理,各工作部門現(xiàn)場(chǎng)使用、保管情況於內(nèi)部品質(zhì)審查時(shí)均應(yīng)進(jìn)行審查。
有關(guān)文件管理之表單記錄均應(yīng)由文控中心依《質(zhì)量記錄管理程序》予以管理。
6.相關(guān)文件
內(nèi)部品質(zhì)審核管理程序
質(zhì)量記錄管理程序
7.使用表單
文件制定、修改、廢止申請(qǐng)單
文件總覽表
文件分發(fā)回收記錄表
文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單
8.附件
文件與資料管理流程圖
“文件發(fā)行”章、“參考文件”章、“暫時(shí)發(fā)行”章、“作廢文件”章、“舊版文件”章、“廢止文件,僅供參考”章
附件一:文件與資料管理流程圖
No
核準(zhǔn)
Y
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