后勤服務(wù)總公司公文管理辦法

后勤服務(wù)總公司公文管理辦法第一章總則第一條為推進后勤服務(wù)總公司（以下簡稱總公司）職能部門和二級單位的公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《公文處理實施細(xì)則》，結(jié)合總公司實際情況，特制定本辦法。第二條總公司公文處理工作由總公司辦公室歸負(fù)責(zé)，公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全，做好歸檔、保存工作。第三條關(guān)于涉密公文的處理，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法律、法規(guī)和制度，確保國家秘密的安全。第四條各職能部門、二級單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門、單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第二章發(fā)文辦理第五條總公司公文種類主要有：決定、公告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。第六條總公司公文發(fā)文字號主要有：（一）后服黨字〔年份〕_號，適用于發(fā)布黨務(wù)公文。（二）后服行字〔年份〕_號，適用于發(fā)布行政公文。（三）后服通字〔年份〕_號，適用于向校內(nèi)外及總公司內(nèi)部發(fā)布通知公告。（四）后服函字〔年份〕_號，適用于同級單位或不相隸屬單位間商洽工作，或向上級單位請示報告。（五）后服紀(jì)要〔年份〕_號，適用于傳達會議情況和議定事項。（六）后服人字〔年份〕_號，適用于發(fā)布人事公文。（七）后服財字〔年份〕_號，適用于發(fā)布財務(wù)公文。第七條二級單位確有工作需要，可以自主行文，行文效應(yīng)僅限于二級單位內(nèi)部，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，總公司辦公室備案，公文鑒印使用各單位方章。各二級單位發(fā)文號規(guī)范如下：（一）后服餐字〔年份〕_號，歸單位飲食服務(wù)中心。（二）后服物字〔年份〕_號，歸單位物業(yè)服務(wù)中心。（三）后服電字〔年份〕_號，歸單位水電服務(wù)中心。（四）后服訊字〔年份〕_號，歸單位通訊服務(wù)中心。（五）后服運字〔年份〕_號，歸單位運輸服務(wù)中心。（六）后服接字〔年份〕_號，歸單位接待服務(wù)中心。（七）后服修字〔年份〕_號，歸單位修建服務(wù)中心。第八條后服黨字、后服行字、后服通字、后服函字、后服紀(jì)要發(fā)文由總公司辦公室歸管理，后服人字發(fā)文由人力資源部歸管理，后服財字發(fā)文由財務(wù)部歸管理。第九條總公司發(fā)文辦理一般包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、發(fā)送、歸檔等程序。各職能部門和二級單位正式行文應(yīng)填寫《后勤服務(wù)總公司內(nèi)部簽報單》（附件1），按照程序辦理發(fā)文。（一）擬稿。后服黨字、后服行字、后服紀(jì)要公文文稿由總公司辦公室負(fù)責(zé)擬寫，其他公文文稿由業(yè)務(wù)主辦或相關(guān)的職能部門、二級單位擬寫。起草公文應(yīng)當(dāng)遵照以下原則：符合黨和國家的法律法規(guī)以及黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和規(guī)定切實可行；深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見；內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉，文風(fēng)清新；文種正確，格式規(guī)范。2起草公文時，內(nèi)容涉及師生切身利益、公眾權(quán)益和敏感事項的，應(yīng)當(dāng)進行充分的調(diào)研論證和風(fēng)險評估。3.公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（二）會簽。文稿內(nèi)容涉及其他單位職能范圍內(nèi)的事項，擬稿單位應(yīng)與有關(guān)單位協(xié)商會簽，并由相關(guān)單位負(fù)責(zé)人簽署意見及姓名、日期。取得一致意見并會簽后，提交總公司辦公室審核。（三）核稿?？偣巨k公室負(fù)責(zé)文稿審核工作。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。對于不符合辦理程序、不符合行文規(guī)則以及文稿內(nèi)容表述不清或需作較大修改變動的公文，總公司辦公室可以退回擬文單位重新起草。（四）簽發(fā)。以總公司名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以總公司名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（五）校對。由擬稿單位負(fù)責(zé)校稿工作，總公司辦公室負(fù)責(zé)末校把關(guān)。校對者應(yīng)對照原文校對文字、標(biāo)點符號、公文排列格式，必須在經(jīng)過多次校核無誤后，方可簽字付印。校對過程中，不得擅自更改原文。（六）發(fā)送。公文鑒印生效后，由辦文單位負(fù)責(zé)及時報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門單位，如需上網(wǎng)發(fā)布，應(yīng)及時提交總公司辦公室進行發(fā)布。所有發(fā)文均需登記，標(biāo)注簽收人、簽收日期。第十條公文格式（一）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。用2號小標(biāo)宋體字，編排在分隔線下空2行位置，一行或多行居中排布。多行標(biāo)題排列為正寶塔、倒寶塔或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形，每行詞意完整，長度適宜，字距恰當(dāng)。多個發(fā)文單位名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。副標(biāo)題用3號楷體字。副標(biāo)題中的人名，兩個字的中間加開兩個字，3個字的中間各加開1個字。日期用3號楷體字。（二）正文。公文的主體，用來表述公文內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。編排在主送單位名稱下1行，每個自然段左空2個字，回行頂格。一般用3號仿宋體字。如是轉(zhuǎn)發(fā)通知類的公文，通知用3號楷體字，轉(zhuǎn)發(fā)公文正文用仿宋體字，轉(zhuǎn)發(fā)公文另起一頁，標(biāo)題上空2行。標(biāo)點符號要符合排版規(guī)則，數(shù)字、年份不能折行。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”（一）“1.”（iy標(biāo)注；第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字。（三）幅面。使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品幅面尺寸為210mmx297mm。（四）版心。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mmx225mm。每頁22行，每行28個字，行間距為28磅。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當(dāng)調(diào)整行間距，保持版心高度不變。（五）頁碼。公文頁數(shù)1順序號。附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)字，編排于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號“一”字線，距版心下邊緣7mm。單頁碼居右，雙頁碼居左。公文版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（六）附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空1行左空2個字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.xxxxx”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時,應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。（七）發(fā)文機關(guān)署名：單一機關(guān)行文時，在正文下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，月、日不編虛位（即1不編為01）。（八）公文中的數(shù)字，凡可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字且很得體的，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（九）裝訂。左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm±4mm。第三章收文辦理第十一條收文辦理指收到外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。收文辦理由總公司辦公室歸管理。總公司收文應(yīng)填寫《后勤服務(wù)總公司收文處理單》（附件2）,按照程序辦理收文。（一）簽收。對收到的夕卜來公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。（二）登記。對公文主要信息和辦理情況應(yīng)詳細(xì)記載。（三）審核?？偣巨k公室對收到的公文進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本單位辦理，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽。（四）承辦。閱知性公文應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)由總公司辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見報總公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門；緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉；緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明；對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦部門并說明理由。（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。第十二條公文處理的全過程必須有書面的處理意見，處理完畢后及時將來文和處理單整理、歸檔。第四章公文歸檔第十三條公文的整理（立卷）、歸檔，應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案管理工作要求執(zhí)行，實行總公司辦公室歸管理，各部門、單位分散整理（立卷）歸檔的制度。第十四條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映總公司的主要工作情況，便于保管和利用。案卷中的文件要按文件形成的時間順序排