寫字樓商務中心服務管理

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大型寫字樓辦公機構(gòu)集中，商務繁忙，一般會議主要供給各種商務服務工程的商務中心(與大型酒店、賓館類似)。

1.商務中心的設(shè)備配置

商務中心須配備的主要設(shè)備及用品有中英文處理機、打印機、傳真機、電傳機、打字機、電腦、裝訂機、塑封機、口述錄音機、電視、電話、影視設(shè)備、投影儀及屏幕、攝像機以及其他的辦公用品等。商務中心設(shè)備的配備可根據(jù)服務工程的增設(shè)而添置。

商務中心設(shè)備的正常使用和保養(yǎng)，是供給良好服務的保證。商務中心人員在使用過程中應嚴格按照正常操作程序舉行操作，定期對設(shè)備舉行必要的保養(yǎng)，設(shè)備一旦發(fā)生故障，應由專業(yè)人員舉行修理。

2.商務中心的工作要求和工作程序

商務中心的服務是小區(qū)域、多工程的直接服務?？腿藢ι虅罩行姆召|(zhì)量的評價是以服務的周到與快捷為啟程點的。要做到服務周到、快捷，務必依靠閱歷豐富的工作人員和一套健全的工作程序。

(1)工作要求。對商務中心工作人員要求有：①流利的外語聽說讀寫才能；②純熟的中英文打字才能；③純熟操作各種設(shè)備的才能；④熟諳商務信息學識；⑤熟諳秘書工作學識；⑥具備根本的設(shè)備清潔保養(yǎng)學識。

(2)工作程序。①服務前：了解客戶所需服務工程、服務時間及服務要求；向客戶講明收費處境，開據(jù)收費通知單并收確定比例的押金。②服務中：以切實、快捷為原那么，按客人服務要求準時、精確地完成服務。③服務后：完成客人所需服務后，填寫《商務中心費用收據(jù)單》，引導或陪伴客人到財務部結(jié)賬?！渡虅罩行馁M用收據(jù)單》一式三份，一聯(lián)交給財務部，一聯(lián)交給客人，一聯(lián)由商務中心存檔。

商務中心的主要對象是客人，有時寫字樓內(nèi)部人員也因工作需要在商務中心使用設(shè)備，為此制定商務中心簽單程序；

寫字樓內(nèi)部人員到商務中心使用設(shè)備，務必是因工作需要；使用前，務必由該員工所在部門經(jīng)理的同意。須在《商務中心設(shè)備使.用申請單》上填清理由、內(nèi)容、使用時間及批準人后，在不影響為客人供給服務的前提下使用。使用后須在《費用結(jié)算單》上簽名。

3.商務中心的服務工程

寫字樓客戶業(yè)務類型不同，自身辦公條件不同，對商務中心的服務范圍要求不同。較齊全的商務中心供給的服務工程包括：

(1)翻譯服務，包括文件、合同等；

(2)秘書服務，包括各類文件處理；

(3)辦公系統(tǒng)自動化服務；

(4)整套辦公設(shè)備和人員配備服務；

(5)臨時辦公室租用服務；

(6)長話、傳真、電信服務；

(7)商務會談、會議安置服務；

(8)商務接洽、商務信息查詢服務；

(9)客戶外出期間保管、代轉(zhuǎn)傳真、信件等；

(10)郵件、郵包、快遞等郵政服務；

(11)電腦、電視、錄像、攝像、幻燈、BP機、手機租賃服務等；

(12)報刊、雜志訂閱服務；

(13)客戶電信設(shè)備代辦、代裝服務；

(14)文件、名片等