展務(wù)管理說(shuō)明

展務(wù)管理展前管理方案：一．參展商預(yù)示卡展前兩個(gè)月根據(jù)根據(jù)參展商信息和數(shù)據(jù)，制作具有展會(huì)特色的系列名片和胸卡，在展會(huì)舉辦前寄送至參展商手中。二．觀眾登記（由于展會(huì)由非專(zhuān)業(yè)觀眾主導(dǎo)到專(zhuān)業(yè)觀眾主導(dǎo)，登記將分為兩種方式）為了了解更多關(guān)于專(zhuān)業(yè)觀眾的信息，也為了更好的進(jìn)行確認(rèn)，更為了為展會(huì)提供更為優(yōu)質(zhì)貼心的服務(wù)，建立展會(huì)數(shù)據(jù)庫(kù)，便于這次展會(huì)的信息反饋以及下次展會(huì)的招展招商和宣傳推廣，觀眾填寫(xiě)簡(jiǎn)單的觀眾登記表。（由于展會(huì)由非專(zhuān)業(yè)觀眾主導(dǎo)到專(zhuān)業(yè)觀眾主導(dǎo)，觀眾登記表分為專(zhuān)業(yè)觀眾預(yù)登記和非專(zhuān)業(yè)現(xiàn)場(chǎng)登記兩種）對(duì)于預(yù)登記的專(zhuān)業(yè)觀眾將在展會(huì)前優(yōu)先收到展會(huì)服務(wù)手冊(cè)和資料，并發(fā)放專(zhuān)業(yè)觀眾參觀證；現(xiàn)場(chǎng)登記的觀眾將現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放資料。三．參展商報(bào)到注冊(cè)報(bào)到注冊(cè)是對(duì)資料庫(kù)信息的校對(duì)與驗(yàn)證，進(jìn)行預(yù)注冊(cè)過(guò)的參展商可以直接拿到自己的相關(guān)證卡、資料等，未預(yù)注冊(cè)的參展商在提交相關(guān)信息進(jìn)行注冊(cè)之后領(lǐng)取資料。（資料由展會(huì)形象識(shí)別的環(huán)保袋統(tǒng)一包裝）四．參展商申請(qǐng)服務(wù)管理參展商在報(bào)到時(shí)可能申請(qǐng)其他服務(wù)，如住宿、飲食、旅游、租用某些設(shè)備等，對(duì)于參展商提出的一些要求要做到妥善的處理與安排。在預(yù)注冊(cè)的時(shí)候就要實(shí)現(xiàn)確認(rèn)需不需要住宿，對(duì)于需要住宿的可以統(tǒng)一安排在某個(gè)酒店，并跟酒店商量好預(yù)留一些住房。旅游的話可以免費(fèi)為參展商提供杭州地圖，并適當(dāng)聯(lián)系一些旅游公司，為他們提供咨詢服務(wù)等。五．布展管理1．確定布展時(shí)間：年月號(hào)2.展臺(tái)籌備:展臺(tái)籌備核心工作步驟工作內(nèi)容與要點(diǎn)制定計(jì)劃制定詳細(xì)計(jì)劃，工作進(jìn)度表，規(guī)定截止期，協(xié)調(diào)安排相互關(guān)聯(lián)的工作布置任務(wù)將計(jì)劃表發(fā)給展臺(tái)人員，明確各自任務(wù).職權(quán)范圍，工作期限，明確相關(guān)人員和工作的前后銜接關(guān)系監(jiān)督建立健全的檢查監(jiān)督機(jī)制，做好檢查監(jiān)督工作，確保展前工作的順利進(jìn)行協(xié)調(diào)出現(xiàn)問(wèn)題，立即協(xié)調(diào)整理，確保工作順利進(jìn)行。特別是展位劃線和現(xiàn)場(chǎng)展位搭建協(xié)調(diào)工作，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)施工的管理和驗(yàn)收，做好現(xiàn)場(chǎng)的安保工作，消防和安全檢查，現(xiàn)場(chǎng)垃圾的清理和衛(wèi)生的保持。檢查驗(yàn)收對(duì)后勤，聯(lián)絡(luò)，展品運(yùn)輸，施工，宣傳，公關(guān)，行政等工作都進(jìn)行檢查驗(yàn)收，形成書(shū)面憑證。辦理工商、消防、安保、海關(guān)等相關(guān)手續(xù)，辦理外地車(chē)輛進(jìn)城證。與展會(huì)指定的承建商和展品運(yùn)輸代理進(jìn)行充分的協(xié)調(diào)與溝通，保證布展現(xiàn)場(chǎng)不混亂，有秩序。3展臺(tái)人員分配:種類(lèi)展臺(tái)管理人員維護(hù)展臺(tái)工作秩序,保證展臺(tái)工作效率展臺(tái)業(yè)務(wù)人員接待觀眾,介紹展品,洽談貿(mào)易,簽訂合同展臺(tái)輔助人員輔助展示,維護(hù)展臺(tái)秩序,維護(hù)展臺(tái)安全整潔等數(shù)量小展出者一個(gè)展臺(tái)配備人員不少于3名(可根據(jù)實(shí)際情況增減)大展出者每十平方米展出面積安排1名展臺(tái)人員,(按需要再進(jìn)行增減)素質(zhì)個(gè)性外向型,能主動(dòng)積極投入活動(dòng)中,靈活性以及”外交手段”體力體質(zhì)強(qiáng),有一定的耐力,能適應(yīng)高強(qiáng)度工作條件經(jīng)驗(yàn)有較好的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)有較好專(zhuān)業(yè)知識(shí)技術(shù)有較好專(zhuān)業(yè)技術(shù)4．展前人員培訓(xùn)：部分步驟內(nèi)容第一部分情況介紹人員介紹，籌備情況介紹，展出介紹，展出活動(dòng)介紹，展品介紹，市場(chǎng)介紹第二部分工作安排是每個(gè)人理解展出目的，向展臺(tái)人員布置展臺(tái)工作，包括觀眾接待，貿(mào)易洽談資料散發(fā)，公關(guān)工作，新聞工作以及后續(xù)工作等，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作時(shí)間，輪班安排每日展后會(huì)議，記錄管理等進(jìn)行布置，對(duì)宿，膳，行，日程等進(jìn)行行政安排第三部分技術(shù)訓(xùn)練使用模擬方式，并應(yīng)準(zhǔn)備完整，系統(tǒng)的培訓(xùn)資料進(jìn)行展臺(tái)的接待和推銷(xiāo)技巧訓(xùn)練展中管理方案：（一）展會(huì)開(kāi)幕管理1．開(kāi)幕式現(xiàn)場(chǎng)布置在舉辦開(kāi)幕式前，將開(kāi)幕現(xiàn)場(chǎng)布置妥當(dāng)，所有工作人員能夠就位，以便展會(huì)順利舉行。2．.嘉賓接待對(duì)于貴賓的接待要較為特別，從接機(jī)到到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)到參觀展覽都要有專(zhuān)人陪伴并進(jìn)行講解和帶領(lǐng)，對(duì)于餐飲、住宿都應(yīng)有特別而又周到的安排，對(duì)于重要貴賓還需事先制定接待計(jì)劃，并上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。3．媒體接待管理展會(huì)開(kāi)幕前，辦展機(jī)構(gòu)需與有關(guān)媒體聯(lián)系，邀請(qǐng)媒體記者對(duì)展會(huì)開(kāi)幕現(xiàn)場(chǎng)和展覽現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行參訪并做好報(bào)道準(zhǔn)備。4．展會(huì)開(kāi)幕(1)開(kāi)幕式支持人和演講人的確定(2)開(kāi)幕式講話稿和新聞通稿(3)開(kāi)幕流程的確定（二）展會(huì)期間管理1．普通觀眾現(xiàn)場(chǎng)登記：觀眾通過(guò)登記進(jìn)入展會(huì)，展會(huì)會(huì)對(duì)觀眾參觀、信息咨詢、場(chǎng)地休息、參與貿(mào)易談判等提供便利和服務(wù)。2．保持與參展商的現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系：展會(huì)派專(zhuān)門(mén)的工作人員或者負(fù)責(zé)人到展會(huì)拜訪參展商，與他們進(jìn)行交流，聯(lián)絡(luò)感情，并了解他們的需求，征詢意見(jiàn)，為他們提供及時(shí)而又優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3．對(duì)參展商和觀眾進(jìn)行管理：對(duì)于參展商，根據(jù)參展合同及參展商手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。派出工作人員進(jìn)行巡邏。對(duì)觀眾，派出小分隊(duì)保持現(xiàn)場(chǎng)的通暢。維持良好的秩序。4．在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)搭建一個(gè)客服中心。認(rèn)真解決各種投訴和展會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題5．對(duì)現(xiàn)場(chǎng)參展觀眾進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以了解到此次展會(huì)的規(guī)模，為下次展會(huì)的舉辦提供依據(jù)。(一是依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；二是根據(jù)參展商的客戶統(tǒng)計(jì)。)6.展會(huì)基本資料的發(fā)放，每位到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的觀眾。(盡量避免重復(fù)浪費(fèi))7．隨時(shí)關(guān)注天氣變化，及時(shí)向參展商、觀眾和管理人員公布天氣實(shí)況，特別是在戶外的活動(dòng)，天氣會(huì)對(duì)其產(chǎn)生較大影響，這一點(diǎn)需要特別注意。8．對(duì)前往觀展的觀眾的車(chē)輛進(jìn)行疏通和引導(dǎo)，進(jìn)行統(tǒng)一停放。9．展會(huì)安全管理：（1）對(duì)參展工作人員進(jìn)行安全教育，提出安全工作要求，將《參展人員須知》發(fā)到每個(gè)單位，并張貼于出入口處；（2）成立危機(jī)管理小組，做好緊急預(yù)案。（3）做好臨時(shí)搭建的設(shè)施、建筑物的安全檢查，消除安全隱患落實(shí)醫(yī)療救護(hù)、滅火、應(yīng)急疏散等救援措施。（4）加強(qiáng)展區(qū)巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可疑對(duì)象，以保證參展人員的人身安全與財(cái)產(chǎn)安全（5）每日召開(kāi)碰頭會(huì)，交流情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究處理工作中遇到的疑難問(wèn)題（6）每天閉館前15分鐘用廣播向參展、參觀人員預(yù)告，做好閉館的準(zhǔn)備工作。每天展覽結(jié)束后做好展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)垃圾清理工作，保持現(xiàn)場(chǎng)清潔展后管理方案：撤展：1．展位的拆除。展會(huì)委托承建商負(fù)責(zé)展位的拆除。辦展單位進(jìn)行監(jiān)督。特裝展位或參展商自己搭建的標(biāo)準(zhǔn)展位，由參展商自己負(fù)責(zé)。辦展單位會(huì)監(jiān)督各參展商或承建商按規(guī)定的時(shí)間和.程序進(jìn)行展位的拆除工作。參展商租用展具的歸還。參展商需按規(guī)定歸還，如有損壞按規(guī)定償還。3．參展商展品的處理和回運(yùn)。展會(huì)最后一天對(duì)參展商的展品處理意愿進(jìn)行調(diào)查收集，對(duì)需運(yùn)回的可委托展會(huì)運(yùn)輸承辦商，需銷(xiāo)毀的展品展會(huì)主辦方將統(tǒng)一處理。4．做好展場(chǎng)的清潔工作，主辦方需監(jiān)督展會(huì)撤展的清潔工作?？偨Y(jié)與宣傳：1．將展會(huì)總結(jié)報(bào)告寄往展會(huì)參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾。2．郵寄調(diào)查表，了解專(zhuān)業(yè)觀眾、展商對(duì)展會(huì)的評(píng)價(jià)。3．在總結(jié)基礎(chǔ)上，將有關(guān)情況提供給展覽會(huì)和新聞界，進(jìn)一步擴(kuò)大展出影響。后勤工作：1．財(cái)務(wù)人員盡快計(jì)算出各項(xiàng)工作的成本和成本效益2．準(zhǔn)備好