第一章商務(wù)秘書概述課件

第一章商務(wù)秘書概述第一章秘書與商務(wù)秘書第一節(jié)秘書概論第二節(jié)商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作第三節(jié)商務(wù)秘書工作環(huán)境第一章秘書與商務(wù)秘書第一節(jié)秘書概論第一節(jié)秘書概論一、秘書的定義

1、“秘書”的出處

（1）《漢書·劉向傳》:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究?！?/p>

（2）《晉書·荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書。”

（3）《后漢書·鄭玄傳》：（鄭玄）“遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術(shù)之奧”。

第一節(jié)秘書概論一、秘書的定義

1、“秘書”的出處

（1）《“秘書”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書西漢以前，秘書一詞指物東漢以后，秘書才演變成一種官職，指人曹魏時期，秘書一詞的含義才基本與現(xiàn)在的含義基本相同現(xiàn)在意義上的秘書最早在中華民國臨時政府時期。“秘書”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書2、狹義秘書定義

專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施服務(wù)的人員。3、廣義秘書定義

位居領(lǐng)導人身邊或領(lǐng)導機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。

據(jù)此，在我國，秘書是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導中樞或領(lǐng)導者的工作辦公、辦會、辦事，主要職責是輔助管理、綜合服務(wù)。

因此，對“秘書”的定義應從三個方面把握：首先，明確秘書是一門社會職業(yè)；其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬；再次，明確秘書的工作內(nèi)容和職責。2、狹義秘書定義

專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導國際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！鼻疤K聯(lián)：一項普通的職業(yè)，其職能主要為機關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)。《秘書國家職業(yè)標準》（2003年版）：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并對決策和實施提供服務(wù)的人員。國際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級秘書的各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等XX主管（行政主管、培訓主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）思考：秘書、文書、文秘三個詞的聯(lián)系秘書的各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等二、秘書的分類

國內(nèi)秘書的縱向分類1.秘書的來源與服務(wù)對象公務(wù)秘書、私人秘書

2.秘書的工作性質(zhì)黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等3.秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容行政秘書、機要秘書、事務(wù)秘書、外文秘書、會議秘書等4.秘書的職能層次初級秘書、中級秘書、高級秘書

二、秘書的分類

國內(nèi)秘書的縱向分類國外秘書簡況日本：（1）見習秘書

（2）初級秘書

（3）中級秘書

（4）高級秘書

美國：（1）LS-1級、LS-2級、LS-3級、LS-4級

（2）LR-一級秘書、LR-2級秘書

英國：國家秘書、高級秘書、私人秘書俄羅斯國外秘書簡況日本：（1）見習秘書

（2）三、秘書學的產(chǎn)生、研究對象及其性質(zhì)

1、秘書學的產(chǎn)生

秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學作為一門科學，是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個階段。

（1）現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。

（2）秘書職業(yè)化階段。

（3）秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。

（4）秘書學形成的階段。

80年代初出現(xiàn)秘書學理論研究的熱潮，主要標志：

（1）秘書教育大發(fā)展

初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。

（2）秘書工作組織的成立

從中央到地方建立學術(shù)團體、各種秘書協(xié)會。

（3）秘書刊物的出版發(fā)行

中共中央辦公廳《秘書工作》

上海大學：《秘書》三、秘書學的產(chǎn)生、研究對象及其性質(zhì)

1、秘書學的產(chǎn)生

2、秘書學的研究對象

關(guān)于秘書學的研究對象，至今大致有以下幾種說法

（1）“秘書工作”說：“以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點、任務(wù)、原則和方法的巧新科學。

（2）“輔助管理說”：概括地說，秘書學是研究如何進行輔助性管理活動的一門

科學。

（3）“對象多元說”：概括說，秘書學以秘書、秘書機構(gòu)和秘書工作和研究對象。

2、秘書學的研究對象

關(guān)于秘書學的研究對象，至今大致有

（4）秘書活動說：即學科對象，應為秘書活動

所謂活動，就是秘書人員為領(lǐng)導進行有效決策與管理所采取的輔助行為。

秘書活動的基本要素：

秘書人員——主體

秘書工作——客體，是載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。

秘書方法——中介要素，包括思維方法、學習方法、工作方法、處世方法。

領(lǐng)導意圖——潛在要素，是秘書活動的準繩和尺度。衡量某項秘書活動是否有效，往往視其能否如實而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導意圖。

秘書環(huán)境——外在因素，包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。（4）秘書活動說：即學科對象，應為秘書活動

三、秘書學的特征與研究方法

1、秘書學的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘書學是一門研究秘書活動及其規(guī)律的綜合學科。

特征：（1）知識的綜合性

（2）理論的應用性

（3）學科的群體性2、秘書學的研究方法

（1）理論聯(lián)系實際

（2）運用比較的方法

（3）注重對其他學科尤其是相關(guān)學科的研究

（4）高校教師與秘書工作者合作三、秘書學的特征與研究方法

1、秘書學的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘秘書節(jié)為了肯定秘書的貢獻，1952年兩位美國芝加哥資深秘書向美國商務(wù)部部長提議建立秘書周計劃，很快提出批準，并且于2號到7號設(shè)立秘書周。但是正式“秘書節(jié)”的提出是在1955年，將“秘書周”定在每年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日。秘書節(jié)為了肯定秘書的貢獻，1952年兩位美國芝加哥資深秘書向第二節(jié)商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書商務(wù)秘書部門商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書職業(yè)狀況第二節(jié)商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書商務(wù)秘書部門商務(wù)秘書商務(wù)秘書（一）（一）概念商務(wù)秘書是在工商企業(yè)中從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，其承擔著為領(lǐng)導和管理層決策服務(wù)的重要職責。商務(wù)秘書（一）（一）概念商務(wù)秘書（二）（二）商務(wù)秘書的類別初級商務(wù)秘書1、影響力和輔助作用中級商務(wù)秘書高級商務(wù)秘書公關(guān)型參謀型2、素質(zhì)、能力、職責秀才型技能型辦事型商務(wù)秘書（二）（二）商務(wù)秘書的類別（三）商務(wù)秘書的職業(yè)要求強烈的商業(yè)意識，具體表現(xiàn)在：敏銳的商業(yè)頭腦精于收支計算善于把握商業(yè)運作過程（三）商務(wù)秘書的職業(yè)要求（四）商務(wù)秘書的特點商務(wù)化從屬性（最典型特征）機要性事務(wù)性女性化被動性（四）商務(wù)秘書的特點商務(wù)秘書部門（一）商務(wù)秘書部門職能1、處理文書2、管理信息3、監(jiān)督檢查4、綜合協(xié)調(diào)5、辦理事務(wù)6、制定制度商務(wù)秘書部門（一）商務(wù)秘書部門職能商務(wù)秘書工作（一）（一）商務(wù)秘書工作的特性

輔助性——輔助地位、從屬地位（基本屬性）政策性——以身作則、不可監(jiān)守自盜綜合性——全面性、多樣性、系統(tǒng)性事務(wù)性——細致周密、認真負責商務(wù)秘書工作（一）（一）商務(wù)秘書工作的特性一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應聘某公司秘書崗位，面試中學生禮貌地問考官：“請問貴公司秘書的工作內(nèi)容有哪些？”主考官面帶微笑地說：“這個問題正是我們想問你的?！睂W生立即意識到犯了大錯，迅速改口說：“我是想問貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？”但為時已晚，面試結(jié)果也可想而知。那么，商務(wù)秘書具有怎樣的工作內(nèi)容呢？一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應聘某公司秘書崗位，面試中學生禮貌地問考官商務(wù)秘書工作（二）（二）商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容1、日常事務(wù)性工作環(huán)境管理、辦公用品管理、時間管理、流程管理、電話工作、接待工作、文書信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪工作等。2、上司指派性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會議工作、差旅準備工作、操辦事務(wù)、應對突發(fā)事件等。3、主動創(chuàng)造性工作信息的開發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。商務(wù)秘書工作（二）（二）商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容ABCD等級工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重要非常緊急B接著辦理非常重要不很緊急C第三層次不很重要非常緊急D酌情處理不很重要不很緊急ABCD等級工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重商務(wù)秘書工作（三）（三）商務(wù)秘書工作的基本原則1、準確周密2、迅速及時3、安全保密4、精簡務(wù)實商務(wù)秘書工作（三）（三）商務(wù)秘書工作的基本原則（四）商務(wù)秘書工作的作用參謀智囊作用事務(wù)助手作用中心樞紐作用事務(wù)協(xié)調(diào)作用門面窗口作用耳目信息作用（四）商務(wù)秘書工作的作用商務(wù)秘書的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書面臨的新挑戰(zhàn)1、全球化的視角2、科技的飛速發(fā)展3、管理理念的變化4、人力資源的新要求5、企業(yè)文化的變遷商務(wù)秘書的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書面臨的新挑戰(zhàn)（二）商務(wù)秘書發(fā)展趨勢1、智能化2、專業(yè)化3、復合化4、社會化5、女性化（二）商務(wù)秘書發(fā)展趨勢商務(wù)秘書的四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)；4.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管理。商務(wù)秘書的四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀第三節(jié)商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境環(huán)境適應與環(huán)境改變第三節(jié)商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘書工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護，使秘書工作適應這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。影響秘書工作的環(huán)境有宏觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點環(huán)境是指對工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。秘書工作環(huán)境特點有：1.復雜和多樣性。2.差異性。3.變異性。第一章商務(wù)秘書概述環(huán)境的上述特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；2.秘書工作必須適應環(huán)境；3.環(huán)境的變化必然導致秘書工作發(fā)展變化；4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。環(huán)境的上述特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應的不可控制的環(huán)境。秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。1.政治法律環(huán)境與秘書工作2.經(jīng)濟環(huán)境與秘書工作3，科技環(huán)境與秘書工作4，文化環(huán)境與秘書工作商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要的影響。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責任公司，國營獨資公司，股份有限公司。任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為高級管理人員，中級管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，又由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔負起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門（見閱讀資料）。商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境GeneralManager總經(jīng)理Logistics物流部Production生產(chǎn)部Export出口部Purchase采購部GMOffice總經(jīng)辦Finance財務(wù)部HR人力資源部Sale銷售部GeneralManagerLogisticsProduc商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書的辦公室自然環(huán)境1、辦公室環(huán)境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒適整潔、協(xié)調(diào)統(tǒng)一（3）環(huán)境安全2、辦公室的空間布局（1）開放式辦公室（2）封閉式辦公室（二）商務(wù)秘書工作的軟環(huán)境商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書的辦公室自然環(huán)境辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響可以從以下三點說明：

1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。2.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應。這種心理反應自然降低工作效率。心理厭煩導致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響可以從以下三點說明：

1.環(huán)境適應與環(huán)境改變（一）要盡快學會適應環(huán)境1、善于觀察，虛心求教2、善于總結(jié)經(jīng)驗教訓3、切忌說三道四（二）要學會在適應環(huán)境中逐步改變環(huán)境環(huán)境適應與環(huán)境改變（一）要盡快學會適應環(huán)境習題1.商務(wù)秘書可以從哪幾個方面進行分類？具體分為哪些類型？2.商務(wù)秘書部門的職能3.商務(wù)秘書的特點4.商務(wù)秘書工作的基本原則，并簡要說明該如何去做習題1.商務(wù)秘書可以從哪幾個方面進行分類？具體分為哪些類型？商務(wù)秘書的最典型特征是（）A商務(wù)化B機要性C從屬性D被動性商務(wù)秘書的最典型特征是（）秘書是上級的有力助手，發(fā)揮“助手“作用是指秘書要（）

A、跟從上級，當好參謀

B、鞍前馬后，搞好服務(wù)

C、調(diào)查研究，科學決策

D、維護權(quán)威，樹立形象

秘書是上級的有力助手，發(fā)揮“助手“作用是指秘書要（）

進行辦公室環(huán)境管理的主要目的是（）。A.布置辦公設(shè)備

B.營造舒適的辦公環(huán)境

C.改善辦公室物理條件

D.設(shè)計辦公室的內(nèi)部布局

進行辦公室環(huán)境管理的主要目的是（）。直接影響辦公室工作效率的基本要素之一是（）。A.辦公環(huán)境B.同事C.辦公設(shè)備D.上司

直接影響辦公室工作效率的基本要素之一是（）。辦公室的硬件環(huán)境包括（）。A.室內(nèi)空氣B.辦公設(shè)備布置C.辦公室布局D.建筑設(shè)計

辦公室的硬件環(huán)境包括（）。辦公室空間布局包括（）三種。A.混合式B.開放式C.封閉式D.統(tǒng)一式

辦公室空間布局包括（）三種。秘書工作，是指協(xié)助領(lǐng)導決策與管理所進行的各項輔助性工作。（

）

秘書獨立完成任務(wù)的原則是保密、準確、主動。（

）

秘書工作的性質(zhì)就是領(lǐng)導的參謀和助手。（

）

秘書工作，是指協(xié)助領(lǐng)導決策與管理所進行的各項輔助性工作。（

案例：朋友與原則

趙青是經(jīng)理辦公室秘書，負責辦公用品的領(lǐng)用以及款項的報銷。周一趙青正在電腦鍵盤上忙碌，她的好朋友——研發(fā)部的張然走進了辦公室。張然提出讓趙青報銷本月吃飯和打的的錢，順便領(lǐng)兩箱A4的紙。公司規(guī)定周二才能報銷和領(lǐng)用辦公用品，因此，趙青讓張然隔天再去。張然不依，把報銷票據(jù)推到趙青面前趙青拿起票據(jù)一看，上面沒有領(lǐng)導簽字，感到十分為難。面對著不達目的不罷休的張然，趙青妥協(xié)了，用自己掌握的零用現(xiàn)金給她報了帳，又從庫里拿了兩箱紙給張然，張然滿意地走了。

在上述案例中，趙秘書犯了什么錯誤？你怎么看待公司關(guān)于報銷和領(lǐng)用辦公品的規(guī)定？假如你是趙秘書，你會如何處理這件事？作為秘書，應怎樣正確處理公事與私事之間的關(guān)系？案例討論與分析案例：朋友與原則案例討論與分析公司對于辦公用品的領(lǐng)用一般都由專門的秘書負責，目的是為了既能保證供應又能防止浪費。為了提高辦事效率，不過多的占用秘書的時間，一般都規(guī)定一個專門領(lǐng)用辦公用品的時間，讓大家集中領(lǐng)取。再者，規(guī)定秘書掌握一些零用現(xiàn)金，目的是方便小額的報銷。但是同時也規(guī)定，報銷和領(lǐng)用辦公用品必須要有部門領(lǐng)導的簽字才能有效，秘書見簽字才能辦理。趙青礙于情面，為自己的好朋友而破壞了公司的規(guī)定，是十分失職的。分析與評述公司對于辦公用品的領(lǐng)用一般都由專門的秘書負責，目案例：誰的功勞

劉處長秘書李浩然是北大中文系的高才生，寫得一手好文章。前幾天，他按照處長要求，完成一篇工作總結(jié)。劉處長在全公司總結(jié)大會上宣讀了該總結(jié)，獲得了全公司的一致好評。知道內(nèi)情的人都說這是李秘書的功勞，李浩然得悉后，嚴肅地說：“不能這么說，我只是寫了個草稿，最后還是處長定的稿?！?/p>

上述案例中，劉秘書的做法對嗎？你是如何理解秘書的“謀”而不“斷”的？應該如何理解秘書要甘當領(lǐng)導身后的無名英雄？案例討論與分析案例：誰的功勞案例討論與分析

秘書是為領(lǐng)導服務(wù)的，是領(lǐng)導的參謀和助手，但只是起輔助作用，只是“謀”而不“斷”，領(lǐng)導在做最后的決策之前，會讓秘書做先期的工作。有時，秘書的工作能力，完成領(lǐng)導交給的任務(wù)比較到位，無須領(lǐng)導做更多的修改就采用了，但這不等于是秘書的意志，因為是由領(lǐng)導拍板的，就此已經(jīng)轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導的意志了，而最終為此負責的也是領(lǐng)導。分析與評述秘書是為領(lǐng)導服務(wù)的，是領(lǐng)導的參謀和助手，但只是說說你心目中的“秘書”？說說你心目中的“秘書”？演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第一章商務(wù)秘書概述第一章秘書與商務(wù)秘書第一節(jié)秘書概論第二節(jié)商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作第三節(jié)商務(wù)秘書工作環(huán)境第一章秘書與商務(wù)秘書第一節(jié)秘書概論第一節(jié)秘書概論一、秘書的定義

1、“秘書”的出處

（1）《漢書·劉向傳》:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究?！?/p>

（2）《晉書·荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書?！?/p>

（3）《后漢書·鄭玄傳》：（鄭玄）“遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術(shù)之奧”。

第一節(jié)秘書概論一、秘書的定義

1、“秘書”的出處

（1）《“秘書”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書西漢以前，秘書一詞指物東漢以后，秘書才演變成一種官職，指人曹魏時期，秘書一詞的含義才基本與現(xiàn)在的含義基本相同現(xiàn)在意義上的秘書最早在中華民國臨時政府時期?！懊貢币辉~的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書2、狹義秘書定義

專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施服務(wù)的人員。3、廣義秘書定義

位居領(lǐng)導人身邊或領(lǐng)導機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。

據(jù)此，在我國，秘書是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導中樞或領(lǐng)導者的工作辦公、辦會、辦事，主要職責是輔助管理、綜合服務(wù)。

因此，對“秘書”的定義應從三個方面把握：首先，明確秘書是一門社會職業(yè)；其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬；再次，明確秘書的工作內(nèi)容和職責。2、狹義秘書定義

專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導國際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！鼻疤K聯(lián)：一項普通的職業(yè)，其職能主要為機關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)。《秘書國家職業(yè)標準》（2003年版）：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并對決策和實施提供服務(wù)的人員。國際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級秘書的各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等XX主管（行政主管、培訓主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）思考：秘書、文書、文秘三個詞的聯(lián)系秘書的各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等二、秘書的分類

國內(nèi)秘書的縱向分類1.秘書的來源與服務(wù)對象公務(wù)秘書、私人秘書

2.秘書的工作性質(zhì)黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等3.秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容行政秘書、機要秘書、事務(wù)秘書、外文秘書、會議秘書等4.秘書的職能層次初級秘書、中級秘書、高級秘書

二、秘書的分類

國內(nèi)秘書的縱向分類國外秘書簡況日本：（1）見習秘書

（2）初級秘書

（3）中級秘書

（4）高級秘書

美國：（1）LS-1級、LS-2級、LS-3級、LS-4級

（2）LR-一級秘書、LR-2級秘書

英國：國家秘書、高級秘書、私人秘書俄羅斯國外秘書簡況日本：（1）見習秘書

（2）三、秘書學的產(chǎn)生、研究對象及其性質(zhì)

1、秘書學的產(chǎn)生

秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學作為一門科學，是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個階段。

（1）現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。

（2）秘書職業(yè)化階段。

（3）秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。

（4）秘書學形成的階段。

80年代初出現(xiàn)秘書學理論研究的熱潮，主要標志：

（1）秘書教育大發(fā)展

初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。

（2）秘書工作組織的成立

從中央到地方建立學術(shù)團體、各種秘書協(xié)會。

（3）秘書刊物的出版發(fā)行

中共中央辦公廳《秘書工作》

上海大學：《秘書》三、秘書學的產(chǎn)生、研究對象及其性質(zhì)

1、秘書學的產(chǎn)生

2、秘書學的研究對象

關(guān)于秘書學的研究對象，至今大致有以下幾種說法

（1）“秘書工作”說：“以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點、任務(wù)、原則和方法的巧新科學。

（2）“輔助管理說”：概括地說，秘書學是研究如何進行輔助性管理活動的一門

科學。

（3）“對象多元說”：概括說，秘書學以秘書、秘書機構(gòu)和秘書工作和研究對象。

2、秘書學的研究對象

關(guān)于秘書學的研究對象，至今大致有

（4）秘書活動說：即學科對象，應為秘書活動

所謂活動，就是秘書人員為領(lǐng)導進行有效決策與管理所采取的輔助行為。

秘書活動的基本要素：

秘書人員——主體

秘書工作——客體，是載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。

秘書方法——中介要素，包括思維方法、學習方法、工作方法、處世方法。

領(lǐng)導意圖——潛在要素，是秘書活動的準繩和尺度。衡量某項秘書活動是否有效，往往視其能否如實而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導意圖。

秘書環(huán)境——外在因素，包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。（4）秘書活動說：即學科對象，應為秘書活動

三、秘書學的特征與研究方法

1、秘書學的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘書學是一門研究秘書活動及其規(guī)律的綜合學科。

特征：（1）知識的綜合性

（2）理論的應用性

（3）學科的群體性2、秘書學的研究方法

（1）理論聯(lián)系實際

（2）運用比較的方法

（3）注重對其他學科尤其是相關(guān)學科的研究

（4）高校教師與秘書工作者合作三、秘書學的特征與研究方法

1、秘書學的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘秘書節(jié)為了肯定秘書的貢獻，1952年兩位美國芝加哥資深秘書向美國商務(wù)部部長提議建立秘書周計劃，很快提出批準，并且于2號到7號設(shè)立秘書周。但是正式“秘書節(jié)”的提出是在1955年，將“秘書周”定在每年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日。秘書節(jié)為了肯定秘書的貢獻，1952年兩位美國芝加哥資深秘書向第二節(jié)商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書商務(wù)秘書部門商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書職業(yè)狀況第二節(jié)商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書商務(wù)秘書部門商務(wù)秘書商務(wù)秘書（一）（一）概念商務(wù)秘書是在工商企業(yè)中從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，其承擔著為領(lǐng)導和管理層決策服務(wù)的重要職責。商務(wù)秘書（一）（一）概念商務(wù)秘書（二）（二）商務(wù)秘書的類別初級商務(wù)秘書1、影響力和輔助作用中級商務(wù)秘書高級商務(wù)秘書公關(guān)型參謀型2、素質(zhì)、能力、職責秀才型技能型辦事型商務(wù)秘書（二）（二）商務(wù)秘書的類別（三）商務(wù)秘書的職業(yè)要求強烈的商業(yè)意識，具體表現(xiàn)在：敏銳的商業(yè)頭腦精于收支計算善于把握商業(yè)運作過程（三）商務(wù)秘書的職業(yè)要求（四）商務(wù)秘書的特點商務(wù)化從屬性（最典型特征）機要性事務(wù)性女性化被動性（四）商務(wù)秘書的特點商務(wù)秘書部門（一）商務(wù)秘書部門職能1、處理文書2、管理信息3、監(jiān)督檢查4、綜合協(xié)調(diào)5、辦理事務(wù)6、制定制度商務(wù)秘書部門（一）商務(wù)秘書部門職能商務(wù)秘書工作（一）（一）商務(wù)秘書工作的特性

輔助性——輔助地位、從屬地位（基本屬性）政策性——以身作則、不可監(jiān)守自盜綜合性——全面性、多樣性、系統(tǒng)性事務(wù)性——細致周密、認真負責商務(wù)秘書工作（一）（一）商務(wù)秘書工作的特性一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應聘某公司秘書崗位，面試中學生禮貌地問考官：“請問貴公司秘書的工作內(nèi)容有哪些？”主考官面帶微笑地說：“這個問題正是我們想問你的?！睂W生立即意識到犯了大錯，迅速改口說：“我是想問貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？”但為時已晚，面試結(jié)果也可想而知。那么，商務(wù)秘書具有怎樣的工作內(nèi)容呢？一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應聘某公司秘書崗位，面試中學生禮貌地問考官商務(wù)秘書工作（二）（二）商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容1、日常事務(wù)性工作環(huán)境管理、辦公用品管理、時間管理、流程管理、電話工作、接待工作、文書信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪工作等。2、上司指派性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會議工作、差旅準備工作、操辦事務(wù)、應對突發(fā)事件等。3、主動創(chuàng)造性工作信息的開發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。商務(wù)秘書工作（二）（二）商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容ABCD等級工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重要非常緊急B接著辦理非常重要不很緊急C第三層次不很重要非常緊急D酌情處理不很重要不很緊急ABCD等級工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重商務(wù)秘書工作（三）（三）商務(wù)秘書工作的基本原則1、準確周密2、迅速及時3、安全保密4、精簡務(wù)實商務(wù)秘書工作（三）（三）商務(wù)秘書工作的基本原則（四）商務(wù)秘書工作的作用參謀智囊作用事務(wù)助手作用中心樞紐作用事務(wù)協(xié)調(diào)作用門面窗口作用耳目信息作用（四）商務(wù)秘書工作的作用商務(wù)秘書的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書面臨的新挑戰(zhàn)1、全球化的視角2、科技的飛速發(fā)展3、管理理念的變化4、人力資源的新要求5、企業(yè)文化的變遷商務(wù)秘書的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書面臨的新挑戰(zhàn)（二）商務(wù)秘書發(fā)展趨勢1、智能化2、專業(yè)化3、復合化4、社會化5、女性化（二）商務(wù)秘書發(fā)展趨勢商務(wù)秘書的四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)；4.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管理。商務(wù)秘書的四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀第三節(jié)商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境環(huán)境適應與環(huán)境改變第三節(jié)商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘書工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護，使秘書工作適應這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。影響秘書工作的環(huán)境有宏觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點環(huán)境是指對工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。秘書工作環(huán)境特點有：1.復雜和多樣性。2.差異性。3.變異性。第一章商務(wù)秘書概述環(huán)境的上述特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；2.秘書工作必須適應環(huán)境；3.環(huán)境的變化必然導致秘書工作發(fā)展變化；4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。環(huán)境的上述特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應的不可控制的環(huán)境。秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。1.政治法律環(huán)境與秘書工作2.經(jīng)濟環(huán)境與秘書工作3，科技環(huán)境與秘書工作4，文化環(huán)境與秘書工作商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要的影響。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責任公司，國營獨資公司，股份有限公司。任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為高級管理人員，中級管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，又由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔負起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門（見閱讀資料）。商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境GeneralManager總經(jīng)理Logistics物流部Production生產(chǎn)部Export出口部Purchase采購部GMOffice總經(jīng)辦Finance財務(wù)部HR人力資源部Sale銷售部GeneralManagerLogisticsProduc商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書的辦公室自然環(huán)境1、辦公室環(huán)境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒適整潔、協(xié)調(diào)統(tǒng)一（3）環(huán)境安全2、辦公室的空間布局（1）開放式辦公室（2）封閉式辦公室（二）商務(wù)秘書工作的軟環(huán)境商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書的辦公室自然環(huán)境辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響可以從以下三點說明：

1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。2.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應。這種心理反應自然降低工作效率。心理厭煩導致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響可以從以下三點說明：

1.環(huán)境適應與環(huán)境改變（一）要盡快學會適應環(huán)境1、善于觀察，虛心求教2、善于總結(jié)經(jīng)驗教訓3、切忌說三道四（二）要學會在適應環(huán)境中逐步改變環(huán)境環(huán)境適應與環(huán)境改變（一）要盡快學會適應環(huán)境習題1.商務(wù)秘書可以從哪幾個方面進行分類？具體分為哪些類型？2.商務(wù)秘書部門的職能3.商務(wù)秘書的特點4.商務(wù)秘書工作的基本原則，并簡要說明該如何去做習題1.