《北京區(qū)域項目工程采購管理標(biāo)準(zhǔn)》

萬科集團(tuán)北京區(qū)域編號VKBQ-GC-BZ-(2006)-04名稱項目工程管理標(biāo)準(zhǔn)（四）——工程采購管理標(biāo)準(zhǔn)版本A/0第9頁共9頁編制冀予東更改審核楊新科、王自達(dá)、姜力剛批準(zhǔn)楊海生效期2007年1月1日PAGE9目錄總則……………………2采購原則與范圍………………………2采購體系………………2采購策劃………………4如何參與采購工作……………………5戰(zhàn)略采購………………5零星采購………………6合同管理………………7封樣管理………………8供方管理………………8附錄1本標(biāo)準(zhǔn)用詞說明相關(guān)支持文件1總則1.1為加強北京區(qū)域建設(shè)項目采購工作管理，使項目采購管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，北京區(qū)域工程及采購管理部根據(jù)國家相關(guān)政策法規(guī)的要求、集團(tuán)采購管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合北京區(qū)域?qū)嶋H情況，制定本標(biāo)準(zhǔn)。1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于北京區(qū)域范圍內(nèi)開發(fā)的所有在建項目，2007年1月份以后新開工項目一律執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)。1.3本標(biāo)準(zhǔn)為通用標(biāo)準(zhǔn)，各公司可根據(jù)項目要求制定更高標(biāo)準(zhǔn)，報區(qū)域工程及采購管理部備案。2采購原則與范圍采購原則透明公正原則充分競爭、擇優(yōu)中標(biāo)原則廉潔奉公原則維護(hù)信譽原則保密原則可追溯原則網(wǎng)上招標(biāo)原則采購范圍所有工程施工、材料設(shè)備（包含甲指乙供）、監(jiān)理、造價咨詢等工程類業(yè)務(wù)的采購。3采購體系采購模式萬科的采購模式分為戰(zhàn)略采購和單項目采購兩種。戰(zhàn)略采購是指由集團(tuán)、區(qū)域本部、一線公司根據(jù)常用產(chǎn)品的技術(shù)特點，與戰(zhàn)略合作伙伴簽訂長期合作協(xié)議，協(xié)議有效期通常為1－1.5年，當(dāng)有采購需求發(fā)生時，根據(jù)合作協(xié)議直接簽訂采購合同即可。戰(zhàn)略采購包括集團(tuán)戰(zhàn)略采購、區(qū)域采購、公司定點采購三種方式。單項目采購中，10萬元以內(nèi)（零星采購）由項目部經(jīng)辦；10萬元（含）以上由采購負(fù)責(zé)部門經(jīng)辦；10萬元以上的政府壟斷類、市政配套類采購，以及補充協(xié)議的簽訂，可由項目部經(jīng)辦。采購方式招標(biāo)，指根據(jù)經(jīng)過審批的招標(biāo)文件，提供公開的技術(shù)、商務(wù)信息，邀請三家或以上供方，在約定的時間內(nèi)密封提供技術(shù)、商務(wù)回標(biāo)文件，根據(jù)評標(biāo)方法，選擇最符合評標(biāo)方法的供方中標(biāo)。比價，指提供公開的技術(shù)、商務(wù)信息，邀請二家供方，在約定的時間內(nèi)密封提供技術(shù)、商務(wù)回標(biāo)文件，根據(jù)評標(biāo)方法，選擇符合要求的供方。委托，指通過談判，與特定的一家供方進(jìn)行談判，確定技術(shù)、商務(wù)條件的采購。采購方式的應(yīng)用范圍采購方式應(yīng)用范圍采購金額≥10萬元招標(biāo)通常條件均采用招標(biāo)方式進(jìn)行采購比價對于因為市場或技術(shù)相對壟斷導(dǎo)致的供方不足三家，可以采用議標(biāo)方式采購委托對于因為行政壟斷原因、市場或技術(shù)壟斷要求導(dǎo)致市場僅有一家供方，可以采用委托方式采購采購金額＜10萬元招標(biāo)可不采用比價通常情況下選擇二家或以上供方采用議標(biāo)方式采購委托對于因為行政壟斷原因、市場或技術(shù)壟斷要求導(dǎo)致市場僅有一家供方，可以采用委托方式采購評定標(biāo)原則無技術(shù)標(biāo)評比類：最低價中標(biāo)，適用于供方產(chǎn)品、服務(wù)水平相類似，任意一家產(chǎn)品均能達(dá)到萬科的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)。有技術(shù)標(biāo)評比類：技術(shù)標(biāo)與經(jīng)濟(jì)標(biāo)綜合評比，適用于供方產(chǎn)品與服務(wù)存在差異、有檔次區(qū)分的招標(biāo)。根據(jù)集團(tuán)《工程招標(biāo)辦法》，定標(biāo)時應(yīng)選擇投標(biāo)價不超過最低價3%（總包工程）或5%（非總包工程）的范圍的投標(biāo)單位中標(biāo)。評定標(biāo)原則事先確定即在采購準(zhǔn)備階段，由采購負(fù)責(zé)部門組織相關(guān)部門討論確定，并在公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組范圍內(nèi)予以公示。4采購策劃合同架構(gòu)采購負(fù)責(zé)部門組織項目經(jīng)理部等相關(guān)部門根據(jù)項目特點確定項目合同架構(gòu)，包括項目每期工程合同包含的種類和數(shù)量，甲供材料、甲分包種類、采購方式等，并據(jù)此編制項目采購計劃。采購計劃采購負(fù)責(zé)部門組織成本管理部、項目經(jīng)理部、設(shè)計管理部等相關(guān)部門根據(jù)項目開發(fā)計劃，編制項目采購計劃，計劃內(nèi)容包括出圖時間、進(jìn)場時間（供貨時間）、采購方式(招標(biāo)、比價、委托)、定標(biāo)時間、經(jīng)辦部門及配合部門等，采購計劃應(yīng)盡可能考慮多項目集中采購的可能性。采購計劃實施過程中，計劃如有增加或調(diào)整，項目經(jīng)理部應(yīng)于每月15日前報送計劃變更至采購負(fù)責(zé)部門，由采購負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)對采購計劃予以更新。采購計劃的跟蹤、考核由項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)完成，如經(jīng)辦部門對計劃節(jié)點提出調(diào)整要求，需經(jīng)項目總經(jīng)理同意。常見項目采購周期（參考周期）內(nèi)容總包監(jiān)理景園苗木門窗金屬構(gòu)件入戶門其它招標(biāo)審批22222222清單編制123115735招標(biāo)文件編制22222222審核發(fā)標(biāo)11111111回標(biāo)投標(biāo)文件編制7514777107樣品制作－－14(送樣)5(驗苗)77107評、定標(biāo)75775555約談11111111合同簽訂3020303020201515合計32＋3019＋2028＋3021＋3023＋2025＋2024＋1523＋15備注1.以上時間為日歷天；2.以上時間以設(shè)計部門提供符合要求的招標(biāo)圖紙之日起開始計算。采購計劃格式參考附件1：5如何參與采購工作項目經(jīng)理部主要職責(zé)：提出詳細(xì)的采購要求，包括承包單位、材料設(shè)備的進(jìn)場計劃，標(biāo)段劃分要求和技術(shù)要求。采購各階段項目經(jīng)理部職責(zé)采購階段項目經(jīng)理部職責(zé)1、項目采購策劃提出標(biāo)段劃分、甲供、甲分包范圍、采購方式等要求協(xié)助采購負(fù)責(zé)部門確定項目合同架構(gòu)2、項目采購計劃提出進(jìn)場時間要求協(xié)助采購負(fù)責(zé)部門編制采購計劃3、供方考察/資格預(yù)審參與新入圍供方考察對入圍單位提出評審意見4、合同條件擬定提出技術(shù)要求提出現(xiàn)場配合、工期方面的要求成品保護(hù)辦法、安全文明施工要求5、招投標(biāo)對評標(biāo)辦法提出評審意見組織投標(biāo)單位現(xiàn)場踏勘參與招標(biāo)答疑6、談判政府壟斷類工程，主導(dǎo)談判由其它部門經(jīng)辦的采購，提出意見并根據(jù)需要參與談判7、評標(biāo)評定技術(shù)標(biāo)（施工方案）是否滿足要求8、采購決策/定標(biāo)參與采購決策（定標(biāo)會），提出意見6戰(zhàn)略采購定義出于保證品質(zhì)、降低成本、提高效率等目的，由集團(tuán)總部/區(qū)域/公司與供方簽署協(xié)議，在協(xié)議約定期限內(nèi)或約定服務(wù)項目內(nèi)或約定供貨范圍內(nèi)直接向其采購，不再按單獨項目進(jìn)行采購，根據(jù)操作主體不同，戰(zhàn)略采購分為集團(tuán)戰(zhàn)略采購、區(qū)域采購、公司定點采購三種方式?？偘鼞?zhàn)略合作伙伴分為A、B、C三級，分別為區(qū)域、城市、項目范圍內(nèi)的戰(zhàn)略合作伙伴。操作方式接到集團(tuán)總部采購中心及北京區(qū)域采購中心簽署戰(zhàn)略協(xié)議的通知后，采購負(fù)責(zé)部門向公司各業(yè)務(wù)部門交底（根據(jù)協(xié)議應(yīng)予保密的協(xié)議價格除外）。采購負(fù)責(zé)部門匯總各級戰(zhàn)略采購供應(yīng)商名錄，并實時更新后知會公司各業(yè)務(wù)部門。采購負(fù)責(zé)部門根據(jù)集團(tuán)、區(qū)域和公司（含各項目）的戰(zhàn)略合作協(xié)議簽訂每個項目分期的戰(zhàn)略采購合同。項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)集中采購類合同簽署的提量工作。戰(zhàn)略采購合同范圍內(nèi)各標(biāo)段的供貨、技術(shù)服務(wù)、施工的委托分別以訂單、工作委托單、補充合同的方式明確，項目經(jīng)理部按照戰(zhàn)略采購合同的約定簽發(fā)訂單、工作委托單和簽訂補充協(xié)議。評定和提出不能選擇應(yīng)用戰(zhàn)略協(xié)議產(chǎn)品的部門，須編制《采用非戰(zhàn)略產(chǎn)品審批表》，經(jīng)公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，集團(tuán)及區(qū)域采購產(chǎn)品需報集團(tuán)總部及區(qū)域本部備案后方可實施。項目經(jīng)理部與采購負(fù)責(zé)部門一同進(jìn)行本項目總包單位評估結(jié)果匯總，根據(jù)評估結(jié)果確定C級戰(zhàn)略備選單位，并確定C級戰(zhàn)略總包承擔(dān)的標(biāo)段范圍；7零星采購金額低于10萬元（含）的材料、設(shè)備、工程的采購，由項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)操作。零星采購可采用比價或委托方式，由項目工程師和項目成本人員共同經(jīng)辦，所有談判均必須有兩人以上在場，并填寫《工程約談記錄》。談判完畢后，由項目工程師負(fù)責(zé)填寫《工程評定標(biāo)審批表》（或《預(yù)算價審批表》），報公司招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。零星采購邀請的供應(yīng)商應(yīng)該是公司供方資源庫中的合格供方，否則應(yīng)按供方管理有關(guān)規(guī)定履行資格預(yù)審手續(xù)。零星工程（場地平整、零星構(gòu)件、銷售配合等）可采用打包委托的模式，在項目開工初期通過費率或模擬清單的模式，與施工方簽訂《零星工程定點合作協(xié)議》，以提高工作效率?！豆こ碳s談記錄》及《工程評定標(biāo)審批表》參考格式見附件2、3：8合同管理原則合法性原則工程合同管理必須全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。合同書原則工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，但金額在一萬元以下且能及時結(jié)清的零星工程及工程類合同中已經(jīng)界定清楚歸屬的變更簽證事項可另行辦理。事前簽訂原則工程合同應(yīng)在經(jīng)濟(jì)事項發(fā)生前簽署，禁止工程類業(yè)務(wù)未簽署合同即先行施工。合同訂立在招標(biāo)（招標(biāo)文件附件）及合同簽署時，工程合同應(yīng)盡量應(yīng)用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。工程類合同應(yīng)將施工圖、預(yù)算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬文件一般還包括：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑文件等，并應(yīng)在合同條款中明確以下問題：包干形式、定額標(biāo)準(zhǔn)、取費方法；發(fā)包單位分包工程、甲供（發(fā)包單位）材料設(shè)備、（發(fā)包單位）限價的范圍和種類；人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結(jié)算辦法；總分包的關(guān)系、配合的范圍以及總包管理費和總包配合費的計取方法等；開辦費、施工組織措施費、擾民費、文明現(xiàn)場施工費、趕工費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體范圍。合同應(yīng)明確規(guī)定驗收及付款辦法、保修維護(hù)辦法及保修金處理辦法；進(jìn)度款的支付一般按形象進(jìn)度分階段確定付款金額，不采用分月審核進(jìn)度款的方法；各期進(jìn)度款累計不應(yīng)超過總造價的80%；無準(zhǔn)確施工圖預(yù)算或無準(zhǔn)確合同總價時，應(yīng)充分考慮付款風(fēng)險，尤其在施工中后期更應(yīng)有效地控制好進(jìn)度款，以防超付。合同履行合同交底：在合同簽訂之后，總包、監(jiān)理、門窗工程等大額合同由采購負(fù)責(zé)部門填寫《合同摘要表》，發(fā)至各部門，并向項目、成本等有關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場交底，說明工期、質(zhì)量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責(zé)（即甲供材料設(shè)備、甲方限價、甲方分包等范圍）、總分包的關(guān)系等，以便各崗位人員協(xié)調(diào)、配合；金額較小的合同交底，可只填寫《合同摘要表》發(fā)送到相關(guān)部門的有關(guān)人員，以便執(zhí)行。訂單/工作委托單：根據(jù)合同要求需要發(fā)出訂單/工作委托單的，項目經(jīng)理部應(yīng)由相關(guān)人員及時編制發(fā)出，格式應(yīng)按照合同要求，項目經(jīng)理對訂單/委托單的有效性負(fù)責(zé)。合同款支付：項目部的工程管理人員負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫付款申請單、工程付款審批表等，經(jīng)相關(guān)職能部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后支付；合同款支付審批按其支付金額規(guī)模確定審批流程。合同結(jié)算：當(dāng)合同中約定的承包單位的責(zé)任和義務(wù)已全部完成，并且通過驗收、達(dá)到了工程結(jié)算條件，由主辦工程師協(xié)助合作方收集整理結(jié)算資料，填寫《工程結(jié)算申請表》。如工程存在質(zhì)量問題或履約過程中承包單位存在違約情況等，主辦工程師應(yīng)在結(jié)算申請表中作出詳細(xì)說明及處理意見。9封樣管理封樣不同于定樣。定樣由設(shè)計部負(fù)責(zé)，供部品匯報、提供采購依據(jù)時使用；封樣由采購部或項目部負(fù)責(zé)，作為驗收依據(jù)時使用。凡是涉及到設(shè)計效果以及對產(chǎn)品質(zhì)量影響重大的材料設(shè)備都需要進(jìn)行封樣。封樣工作包括定標(biāo)時由采購部門發(fā)起的封樣，以及合同簽約后依據(jù)合同條款由項目部發(fā)起的封樣，封樣的材料設(shè)備需要采購部門、設(shè)計部、項目部以及供方簽字確認(rèn)，方能有效。封樣的材料設(shè)備需要由項目部集中安置在項目現(xiàn)場，設(shè)置單獨的樣板間進(jìn)行保管，必要時可搭建樣板樓，作為日后材料設(shè)備進(jìn)場驗收的依據(jù)。10供方管理供方資質(zhì)預(yù)審工程采購（包括項目零星采購）入圍單位應(yīng)為公司合格供方名錄內(nèi)選擇，新入圍單位由公司采購負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行資質(zhì)預(yù)審工作，預(yù)審合格的單位方可入圍進(jìn)入招投標(biāo)、談判階段。項目經(jīng)理部參與資質(zhì)審核的考察、評分，側(cè)重于技術(shù)管理、現(xiàn)場管理以及與本項目要求符合性相關(guān)指標(biāo)。供方評估供方評估包括過程評估和后評估，過程評估可按月度、季度、半年及年度開展評估。采購負(fù)責(zé)部門組織對工程供方進(jìn)行評估，通過評價其質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)實力、現(xiàn)場配合情況、驗收結(jié)算情況、售后服務(wù)等，全面了解其履約能力。項目經(jīng)理部重點評估合作伙伴的進(jìn)度控制、質(zhì)量驗證、技術(shù)支持及工作配合等方面的內(nèi)容，評估務(wù)求做到及時、公平?？偘鼏挝坏脑u估按月度進(jìn)行，項目經(jīng)理部應(yīng)及時將評估結(jié)果反饋至采購負(fù)