《Office 2007中文版實用教程》第2章 Word與財務(wù)表格

第2章Word與財務(wù)表格學(xué)習(xí)目標(biāo)：（1）了解Word在財務(wù)表格處理領(lǐng)域的用途及其具體應(yīng)用方式。（2）熟練掌握財務(wù)表格處理領(lǐng)域利用Word完成具體案例任務(wù)的流程、方法和技巧。Word在財務(wù)表格處理領(lǐng)域的應(yīng)用非常廣泛，利用Word強(qiáng)大的表格處理功能，可以完成財務(wù)管理工作中的財務(wù)票據(jù)、員工工資表的制作、計算和排序等各項工作。2.1制作財務(wù)票據(jù)在日常財務(wù)管理工作中，財務(wù)票據(jù)是非常重要的記賬憑證和依據(jù)。作為一名財務(wù)人員，必然需要經(jīng)常接觸和使用各種各樣的財務(wù)票據(jù)。這些票據(jù)有些可以買到，而有些特殊格式或包含特殊項目的票據(jù)只能由我們自己來設(shè)計和繪制。2.1制作財務(wù)票據(jù)2.1制作財務(wù)票據(jù)解題思路：（1）創(chuàng)建一個新文檔，并保存文檔。（2）輸入表格標(biāo)題及相關(guān)文本。（3）插入一個規(guī)則表格。（4）設(shè)置表格的行高和列寬。（5）利用“繪制表格”工具拆分單元格。（6）利用“擦除”工具合并單元格。（7）添加表格中的文字。（8）設(shè)置單元格的對齊方式。（9）設(shè)置表格標(biāo)題及其他文本格式。（10）后期處理及文件保存。2.1制作財務(wù)票據(jù)單擊“插入”選項卡中的“表格”按鈕，在彈出的下拉列表中會有一個網(wǎng)格顯示框，其中，每個網(wǎng)格代表一個單元格。在網(wǎng)格顯示框內(nèi)向右、向下拖曳鼠標(biāo)，選中的網(wǎng)格范圍會隨之?dāng)U大，并以橙色邊框方格突出顯示擬創(chuàng)建的表格的行數(shù)和列數(shù)，如圖2.5所示。當(dāng)突出顯示的網(wǎng)格的行數(shù)和列數(shù)達(dá)到需要時，釋放鼠標(biāo)，Word將自動而快速地在光標(biāo)所在位置插入一個規(guī)則的空表。但這種方法只能用來創(chuàng)建行數(shù)小于等于8，且列數(shù)小于等于10的規(guī)則表格。2.1制作財務(wù)票據(jù)

2.1制作財務(wù)票據(jù)在表格中移動光標(biāo)的快捷鍵如下：按下鍵盤中的Tab鍵，光標(biāo)移動到同一行的下一個單元格中。按下快捷鍵Shift+Tab鍵，光標(biāo)移動到同一行的前一個單元格中。按下快捷鍵Alt+Home鍵，光標(biāo)移動到當(dāng)前行的第一個單元格中。按下快捷鍵Alt+End鍵，光標(biāo)移動到當(dāng)前行的最后一個單元格中。按下快捷鍵Alt+PageUp鍵，光標(biāo)移動到表格的首行。按下快捷鍵Alt+PageDown鍵，光標(biāo)移動到表格的最后一行。2.1制作財務(wù)票據(jù)當(dāng)對一個或多個單元格中的文本設(shè)置對齊方式時，需要首先選中這些單元格；如果需要對整個表格設(shè)置對齊方式，就首先需要選中整個表格。2.1制作財務(wù)票據(jù)本案例通過“日常費(fèi)用報銷憑證”的制作過程，主要學(xué)習(xí)了Word2007中文版軟件提供的插入表格、調(diào)整和設(shè)置表格的行高、繪制表格、擦除表線、設(shè)置表中文字的對齊方式，以及表格標(biāo)題格式的設(shè)置和調(diào)整、特殊符號的輸入等操作的方法和技巧。關(guān)鍵之處在于，利用Word2007的表格處理功能插入和調(diào)整表格，使得表格更加符合我們的習(xí)慣和要求。利用類似本案例的方法，可以非常方便快捷地完成各種常見表格的插入、繪制和調(diào)整，從而制作出各種表格。2.2制作員工工資計算表作為一名財務(wù)人員，工資表必然是需要經(jīng)常接觸和使用的表格之一。工資計算表大體包括姓名、應(yīng)發(fā)工資、應(yīng)發(fā)合計、應(yīng)扣小計和實發(fā)合計等項目。由于單位的性質(zhì)和情況的不同，各單位的工資表涉及的項目也會有所差異。這就需要我們結(jié)合實際設(shè)計，制作符合要求的員工工資計算表。2.2制作員工工資計算表2.2制作員工工資計算表解題思路：（1）創(chuàng)建一個新文檔，并保存文檔。（2）設(shè)置計算表的頁面。（3）輸入表格標(biāo)題及相關(guān)文本，并設(shè)置其格式。（4）插入一個規(guī)則表格。（5）設(shè)置表格的行高。（6）利用“拆分單元格”和“合并單元格”命令調(diào)整表格。（7）設(shè)置表格邊框。（8）輸入表格中的相關(guān)文字，并調(diào)整其對齊方式。（9）輸入表格下方的其他文字。（10）后期處理及文件保存。2.2制作員工工資計算表

如果在插入表格之前忘記設(shè)置標(biāo)題，而是將表格直接插入到某頁的第1行，要在表格前插入標(biāo)題或文字，只需將光標(biāo)定位在表格第1行的第1個單元格中，然后切換到“布局”選項卡，單擊“合并”組中的“拆分表格”按鈕，即可在表格上方插入一個空行，這樣，就可以利用此空行輸入表格標(biāo)題了。

2.2制作員工工資計算表在利用Word編輯表格的過程中，經(jīng)常會遇到無法將整個表格放在一頁中的情況，此時，首先選中標(biāo)題欄，然后切換到“布局”選項卡，依次選擇“數(shù)據(jù)”組/“重復(fù)標(biāo)題行”命令，即可實現(xiàn)當(dāng)表格跨頁時自動顯示標(biāo)題欄。2.2制作員工工資計算表本案例通過“世紀(jì)輝煌大酒店員工工資計算表”的設(shè)計和制作過程，主要學(xué)習(xí)了Word2007中文版軟件提供的插入表格、調(diào)整和設(shè)置表格的行高、合并/拆分單元格、設(shè)置表中文字的對齊方式，以及表格邊框的設(shè)置與調(diào)整等操作的方法和技巧。關(guān)鍵之處在于，利用Word2007對單元格進(jìn)行合并、拆分等操作調(diào)整表格，并為表格選擇適當(dāng)?shù)倪吙?，從而使得表格更加實用、美觀。利用類似本案例的方法，可以非常方便、快捷地完成各種常見表格的調(diào)整和制作任務(wù)。2.3計算員工工資工資表設(shè)計和制作完成后，接下來要做的工作就是添加和計算每位員工的工資。計算每位員工的工資需要用到的公式為

實發(fā)合計=應(yīng)發(fā)合計-應(yīng)扣小計2.3計算員工工資2.3計算員工工資解題思路：（1）打開工資表文檔。（2）添加計算表中的基本數(shù)據(jù)。（3）給表格中的行自動編號。（4）利用公式完成表中“應(yīng)發(fā)合計”欄目的計算工作。（5）利用公式完成表中“實發(fā)合計”欄目的計算工作。（6）利用公式完成表中“小計”欄目的計算工作。（7）按照員工工資從高到低的順序?qū)Ρ砀裰械臄?shù)據(jù)進(jìn)行排序。（8）輸入表格下方的其他項目。（9）后期處理及文件保存。2.3計算員工工資單擊桌面左下角的“開始”按鈕，然后選擇“打開MicrosoftOffice文檔”命令，可以快速打開“打開MicrosoftOffice文檔”對話框，通過該對話框，可以選擇并打開相應(yīng)的文檔。利用Windows操作系統(tǒng)的“資源管理器”查找到需要打開的Word文件所在的目錄，然后雙擊該文檔，可以快速啟動Word軟件，并打開該文檔。如果在“編號庫”對話框中找不到需要的編號樣式，可以單擊“定義新編號格式”按鈕，系統(tǒng)彈出“定義新編號格式”對話框，如圖2.46所示，通過該對話框，可以設(shè)置需要的編號格式，單擊“確定”按鈕后，自定義的樣式將出現(xiàn)在“編號庫”列表中。2.3計算員工工資在利用“公式”對話框?qū)Ρ碇械臄?shù)據(jù)進(jìn)行求和計算時，可以直接在“公式”文本輸入框中輸入“=A3+B3+C3+……+J3”，這等同于“=SUM（LEFT）”，也等同于“=SUM（A3:H3）”。在完成數(shù)據(jù)的計算操作后，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生改變，計算結(jié)果應(yīng)同步得到更新，為了更新計算結(jié)果，首先需要將光標(biāo)定位到計算結(jié)果上，此時計算結(jié)果數(shù)據(jù)的底色將變成灰色，然后按下鍵盤中的功能鍵F9，即可對計算結(jié)果進(jìn)行更新。如果選定整個表格，然后再按下鍵盤中的功能鍵F9，即可對整個表格中的計算結(jié)果進(jìn)行快速更新。2.3計算員工工資本案例通過“世紀(jì)輝煌大酒店員工工資計算表”的計算和排序過程，主要學(xué)習(xí)了Word2007中文版軟件提供的利用公式對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動填充、計算和排序等操作的方法和技巧。關(guān)鍵之處在于，利用Word2007的公式對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求差和排序等操作。利用類似本案例的方法，可以非常方便完成各種常見的表格計算和排序任務(wù)。鏈接一如何插入或刪除單元格、行、列和表格1．在表格中插入單元格2．在表格中插入一行3．在左側(cè)或右側(cè)添加一列4．刪除單元格5．刪除行6．刪除列鏈接二如何拆分表格鏈接三如何為表格自動套用格式鏈接四單元格的對齊方式有哪幾種連接五如何控制表格與文字的環(huán)繞鏈接六表格與文字間如何互相轉(zhuǎn)換1．將表格轉(zhuǎn)換成文本2．將文本轉(zhuǎn)換成表格