時間管理培訓教材(PPT頁)

時間管理一、時間管理的概念和誤區(qū)

二、時間管理的基本準則

……目標原則

……20/80原則

……四象限原則

……有序原則

……對象原則

三、時間管理的方法和技巧

……了解自己使用時間的方式和狀況

……做好工作計劃

……縮短別人干擾的時間

課程內(nèi)容四、制定SMART的工作目標

五、時間管理系統(tǒng)……不要拖延

……第一次就把事情做好

……時間的判斷應(yīng)有彈性培訓的目標1了解時間管理的意義2知道如何控制時間漏洞3提升價值鑒別能力4掌握提高時間效率的技能5掌握常見時間管理工具的使用方法第一部分時間管理的概念和誤區(qū)

一算算我們的時間

二時間的特點三時間的誤區(qū)四時間管理意義抱怨很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題。其實沒有所謂“時間太多”或“時間不夠”的情形存在。一天就是二十四小時，不多也不少。不管你是誰，都是一樣的。所謂時間及少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已。時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事情?！澳軌蜃觥焙汀氨緛砜梢宰觥被旧喜]有多大的差別存在。

1、算算我們的時間每天24小時，均分配;工作8小時、休息8小、其他8小時。2、算算用于提升、學習的時間是多少？3、真正做有意義事件的時間有多少？有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打電話：2年找東西：1年其它：3年

一、下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？時間管理不是什么?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間按管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什么?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,令自己更富實效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃一、時間的四項獨特性：（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。（4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。時間的特性？2誤區(qū)之一：工作缺乏計劃

A、造成的原因：1、因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做計劃也能獲得實效；3、不了解做計劃的好處；4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5、不知如何做計劃。3、時間管理的誤區(qū)1、目標不明確2、沒有進行工作歸類的習慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則B、由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果：

組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面：*職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時斷時續(xù)

誤區(qū)之二：組織工作不當*職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)

1、沒有明確的分工2、沒明確的授權(quán)3、沒有綜合協(xié)調(diào)4、沒有及時必要的溝通、反饋*“事必躬親，親力而為”產(chǎn)生的原因1、擔心部屬做錯事；2、擔心下屬表現(xiàn)太好；3、擔心喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。*溝通不良產(chǎn)生的原因1、反饋不及時，或沒有反饋2、沒有跟進3、反饋錯誤4、局部利益，沒有全局觀念。誤區(qū)三：時間控制不夠

1、習慣拖延時間。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、無效的“會議”困擾。會議占甚至三分之一時間誤區(qū)五：進取意識不強誤區(qū)四：整理整頓不足

主要表現(xiàn)在以下幾個方面：*個人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊時間定義：物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源?！?/p>

3、時間管理意義1、什么是“時間管理”？“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“管理者的自我約束管理”。----所以時間管理又叫自我約束管理

2、時間浪費（1）做事無目標---白消耗時間。（2）做無效的事情——占用時間

（3）做錯事------雙倍占用時間（4）無反饋-----浪費別人的時間3、時間管理的意義：（1）在你的一生中，能為你創(chuàng)造價值的有效時間非常少。（2）而時間又是不可再生、不可儲存的資源（3）能夠用好你的時間，關(guān)系到你一生的事業(yè)成功和生活幸福！第二部分時間管理的五個步驟一第一步：堵住時間漏洞二第三步：區(qū)分輕重緩急三第五步：合理安排時間四第四步：制定周密的計劃五第六步：養(yǎng)成良好習慣第二步明確目標

六時間管理第一步堵住時間漏洞●打擾（電話或沒有預(yù)約客人）●重要性次序無所調(diào)整●沒有目標、次序和計劃●叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕●個人缺乏組織能力●缺乏自律●會議●資料不完整或有所延誤●文書工作及繁文縟節(jié)●分不清責任和權(quán)力時間大盜無價值的活動看電視網(wǎng)上聊天玩游戲閑聊……不良的工作習慣無序放置文件或其他物品，導(dǎo)致經(jīng)常需要花時間找東西拖延------工作不專心導(dǎo)致的低效率--------工作無序……1、常見的時間漏洞問題是：怎么辦？→建立目標→每天作時間計劃→編排優(yōu)先次序，定下限期→運用時間管理原則（找出最重要之事并先完成它）→改善技巧，排除打擾→憑借組織安排打電話→利用“QuietAnHour”（清凈一小時），學習說“不”→一次性時間處理文件→跟隨會議議程，控制會議時間→請別人幫忙→克服人性弱點，走出時間陷阱2、堵住時間漏洞的措施不做無價值的事情學會拒絕讓你的文件和物品有序擺放制定標準作業(yè)流程按計劃完成工作不拖延不分心不做沒有價值的事無價值有價值學會拒絕一起去喝茶？對不起，我沒空！讓你的文件和物品有序擺放宣傳資料…………制定標準的工作流程拜訪準備清單出差準備清單……按計劃完成工作不分心不拖延時間管理第二步堵住時間漏洞明確目標時間管理是一種能力，一種決定什么事情重要的能力！如何制定目標

一個目標應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的：具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時間的（time-based）時間管理第三步明確目標分清輕重緩急堵住時間漏洞Conclusions:時間管理架構(gòu)1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝於朝堂之上2.授權(quán)均衡緊急的事不緊急的事重要的事不重要的事正確的行事憂先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事1st

急2nd重不重要的事3rd輕4th緩緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停產(chǎn)重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突客客抱怨停電計劃之延遲技能之提升公關(guān)之促進問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無所謂的請求有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“授權(quán)”工作價值矩陣M2高度重要低度緊迫M1高度重要高度緊迫M4低度重要低度緊迫M3高度緊迫低度重要重要性高緊迫性高工作價值矩陣事務(wù)分類表M2防患未然；改進產(chǎn)能；建立人際關(guān)系；發(fā)掘新機會；規(guī)劃、休閑；M1危機急迫的問題；有期限壓力的計劃；M4繁瑣的工作；某些信件；某些電話；浪費時間之事；有趣的活動；M3不速之客；某些電話；某些信件與報告；某些會議；必要而不重要的問題；受歡迎的活動；重要性高緊迫性高工作矩陣結(jié)果M2有遠見平衡從容有價值少有危機M1壓力筋疲力盡危機處理忙于收拾殘局M4無責任感工作不保不能自食其力M3短視近利被動響應(yīng)忙碌而無價值重要性高緊迫性高總結(jié)你的時間掌控（表一）關(guān)注重要的事時刻關(guān)注幫助你實現(xiàn)目標的工作任務(wù)時刻關(guān)注你的重要客戶多做對你未來發(fā)展有益的事用有限的時間做最有價值的事情，你的人生將更加輝煌！時間管理第四步堵住時間漏洞目標明確區(qū)分輕重緩急制定周密計劃制定目標計劃制定行動計劃年度總計劃月計劃----周計劃日計劃目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標月計劃月計劃表格月計劃表的作用制定月計劃的方法月計劃表本月工作目標：本周重點星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六周計劃

年

月

日至

日本周工作目標：

上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日本周事項一覽表優(yōu)先順序事項截止時間是否完成日計劃表年月日星期本日工作目標：今日完成的事項日程安排最重要的6件事時間事項是否完成其他事項日計劃表案例本日工作目標：今日完成的事項日程安排最重要的6件事時間事項是否完成拜訪陳總2小時拜訪李經(jīng)理1.5小時打20個陌生電話1小時修訂銷售方案50分鐘整理客戶檔案40分鐘寫銷售報告30分鐘其他事項………………如果不堵車，往返路程1小時左右拜訪1小時如果不堵車，往返路程40分鐘拜訪50分鐘一般來說，打一個電話大約需要3分鐘如果抓緊干，50分鐘能完成。

年月日星期時間管理第五步堵住時間漏洞區(qū)分輕重緩急提高生產(chǎn)力制定周密計劃合理利用時間

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；

80%的財富集中在20%的人手中；……2.8定律告訴我們1、在我們每天工作、生活中只有20%的事情才是重要緊急，80%的事情是不重要，不緊急的。2、，利用80%的時間和