第十一章會議管理課件

第十一章會議管理學(xué)習(xí)目標(biāo)重點難點職場經(jīng)驗職場忠告主要內(nèi)容實踐課堂第十一章會議管理學(xué)習(xí)目標(biāo)【學(xué)習(xí)目標(biāo)】一、知識（一）熟悉會議的種類、會議程序、會議接待的流程（二）熟練掌握會議記錄和會后整理的方法二、技能（一）會前準(zhǔn)備工作（二）會議進行中的注意事項（三）會后整理【學(xué)習(xí)目標(biāo)】一、知識（一）會前準(zhǔn)備工作（二）會議進行中的注意事項（三）會后整理（一）會前準(zhǔn)備工作【職場經(jīng)驗】2分鐘閱讀時間3分鐘表演主要人物：趙剛、小王、工作人員甲、乙、丙、丁分組討論：5分鐘會議為什么失敗？換個角度思考：哪里的錯誤能糾正要求：記錄討論過程和結(jié)果【職場經(jīng)驗】2分鐘閱讀時間【職場忠告】高效率會議應(yīng)具備的特征是：在絕大多數(shù)與會者感到滿意的情況下，以最短的時間實現(xiàn)會議目標(biāo)。這個特征有三個關(guān)鍵要素：實現(xiàn)目標(biāo)、時間、與會者滿意?！韭殘鲋腋妗扛咝蕰h應(yīng)具備的特征是：主要內(nèi)容第十一章

會議管理第一節(jié)會議的種類第二節(jié)會議策劃第三節(jié)會議議程和通知第四節(jié)會前準(zhǔn)備第五節(jié)會議記錄和會議紀(jì)要第六節(jié)如何對待會議中的意外情況主要內(nèi)容第十一章會議管理第一節(jié)會議的種類一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類二、企業(yè)的會議第一節(jié)會議的種類一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類表11-1一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類表11-1二、企業(yè)的會議常規(guī)會議特種會議專業(yè)會議表11-2二、企業(yè)的會議常規(guī)會議【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司將舉辦職工代表大會，小組討論這屬于哪一種會議?！颈竟?jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司將舉辦職工代表大會，小組討論這屬于哪第二節(jié)會議策劃一、會議目標(biāo)二、會議流程第二節(jié)會議策劃一、會議目標(biāo)一、會議目標(biāo)

1.讓團隊成員獻計獻策、匯聚集體的智慧。2.向團隊成員宣布消息、說明情況。3.確定具體的行動方案。4.明確各自的角色和所需承擔(dān)的責(zé)任。5.協(xié)調(diào)大家的意見、做出組織決策。一、會議目標(biāo)1.讓團隊成員獻計獻策、匯聚集體的智慧。二、會議流程（一）會前準(zhǔn)備工作（二）組織開會工作（三）會后整理工作二、會議流程（一）會議前準(zhǔn)備工作1.確定會議主題。2.確定會議時間、地點、領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄員、參會人員、所需物品。3.擬定會議通知、議程、演講稿、收集相關(guān)信息資料，如果不需保密可發(fā)送給每個參會人。4.制訂會議紀(jì)律（包括不準(zhǔn)遲到、早退、不準(zhǔn)帶入會場的物品、禁止事項、手機調(diào)成靜音、到會人服裝要求等）。5.申請會議場地，并布置會場和清掃、飲食等相關(guān)的各項準(zhǔn)備工作。6.發(fā)布會議消息：通知參會人會議主題、時間、地點、主持人、議程和會議紀(jì)律，落實外部參會人員接送、食宿、演講、會見、禮品等事項。7.會議組織人于會議當(dāng)天提前到達會議場地，最后一次檢查會議裝置和各項準(zhǔn)備工作情況。

（一）會議前準(zhǔn)備工作1.確定會議主題。（二）組織開會工作1.參會人員簽到，檢查人員是否到齊，提醒手機調(diào)為靜音、不得在會場吸煙等事項。2.維護會議秩序和安全。3.控制會議進程，對影響進程的事項提醒主持人加一制止，或?qū)ψh程做適當(dāng)調(diào)整。4.為會議提供服務(wù)，包括飲料、茶歇、路徑指引、醫(yī)療服務(wù)等。5.會議記錄，包括錄音、錄像、照相。6.其他事項。（二）組織開會工作1.參會人員簽到，檢查人員是否到齊，提醒手（三）會后整理工作1.整理會議記錄，根據(jù)會議記錄撰寫會議紀(jì)要。2.領(lǐng)導(dǎo)審批會議記錄、會議紀(jì)要。3.下發(fā)會議紀(jì)要到各參會人，參會人執(zhí)行工作。4.會議記錄存檔。（三）會后整理工作1.整理會議記錄，根據(jù)會議記錄撰寫會議紀(jì)要【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】小組合作：召開一個會議議題：討論“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”設(shè)計：會議的流程【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】小組合作：召開一個會議第三節(jié)會議議程和通知一、設(shè)計會議議程二、派發(fā)通知第三節(jié)會議議程和通知一、設(shè)計會議議程一、設(shè)計會議議程（一）會議議程的內(nèi)容（二）安排會議議程的原則（三）安排會議議程的步驟一、設(shè)計會議議程（一）會議議程的內(nèi)容（一）會議議程的內(nèi)容1.會議名稱；2.會議期望的目標(biāo)或結(jié)果；3.會議時間、地點及食宿情況；4.參會人員名單及聯(lián)絡(luò)方式；5.分組情況；6.會議主持人；7.會議所要討論的每一個議題、相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和時間安排；8.有關(guān)會外活動安排、返程定票、機場、車站、碼頭接送等事宜；9.任何外來參加者的姓名和角色。（一）會議議程的內(nèi)容1.會議名稱；（二）安排會議議程的原則1.依照議題的輕重緩急安排先后順序2.標(biāo)明每一個議題的起止時間3.要求與會者預(yù)先思考所要討論的問題（二）安排會議議程的原則1.依照議題的輕重緩急安排先后順序（三）安排會議議程的步驟1.列出需要討論的所有議題；2.依照輕重緩急的程度安排先后順序；3.給每一項議題分配合適的時間；4.補充其他信息包括會議的名稱、目標(biāo)、時間、地點、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、交通、食宿、要求等；5.將議程初稿分發(fā)給與會者完善。（三）安排會議議程的步驟1.列出需要討論的所有議題；【案例11-1】會議議程表表11-3【案例11-1】會議議程表表11-3二、派發(fā)通知（一）會議通知的內(nèi)容（二）會議通知送達時間二、派發(fā)通知（一）會議通知的內(nèi)容（一）會議通知的內(nèi)容1.開會的時間（包括日期及起止時間）；2.開會地點（如果開會地點與會者不熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖）；3.會議的目標(biāo)；4.參會者須事先準(zhǔn)備的事項；5.其他參會者的姓名。（一）會議通知的內(nèi)容1.開會的時間（包括日期及起止時間）；（二）會議通知送達時間1.提前一周送達。2.開會前兩、三天再次提醒?！景咐?1-2】（二）會議通知送達時間1.提前一周送達?！颈竟?jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司在最近招聘技術(shù)人員15名，公司總經(jīng)理要求進行一次新員工入職歡迎會。要求：寫出會議議程和會議通知?！颈竟?jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司在最近招聘技術(shù)人員15名，公司總經(jīng)理第四節(jié)會前準(zhǔn)備一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間二、選擇適宜的地點三、預(yù)算經(jīng)費開支四、布置會場第四節(jié)會前準(zhǔn)備一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間（一）預(yù)留充分的準(zhǔn)備時間（二）確保決策者出席的時間（三）需要快速得出結(jié)論的會議不容拖延（四）考慮會議召開期間的自然因素（五）嚴(yán)格控制會議時限一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間（一）預(yù)留充分的準(zhǔn)備時間二、選擇適宜的地點（一）會議地點的選擇要素（二）會場考察二、選擇適宜的地點（一）會議地點的選擇要素（一）會議地點的選擇要素1.會議地點應(yīng)與會議目的相適合；2.考慮會議費用預(yù)算；3.選擇適度舒服的環(huán)境；5.交通要便于與會者抵達會場；6.優(yōu)良的視頻、音頻效果必不可少。（一）會議地點的選擇要素1.會議地點應(yīng)與會議目的相適合；（二）會場考察（二）會場考察三、預(yù)算經(jīng)費開支會議經(jīng)費包括場地租賃、設(shè)備租金、資料、食宿、交通、娛樂活動、其他經(jīng)費等項目開支。三、預(yù)算經(jīng)費開支會議經(jīng)費包括四、布置會場（一）會場布置類型（二）會場布置中座位的編排（三）環(huán)境控制四、布置會場（一）會場布置類型（一）會場布置類型禮堂式（劇院式）教室式（課堂式）弦月式（研討式）方形中空式（口字形）馬蹄形或“U”形宴會式雞尾酒式T形E形多U形（一）會場布置類型禮堂式（劇院式）（二）會場布置中座位的編排環(huán)繞式散座式圓桌式方桌式主席臺式主持人、主人和主賓安排在一起就坐主席臺必須排座次、放座次牌（二）會場布置中座位的編排環(huán)繞式（三）環(huán)境控制表11-5會議準(zhǔn)備事項表（三）環(huán)境控制表11-5會議準(zhǔn)備事項表【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】設(shè)計新員工入職歡迎會的會前準(zhǔn)備工作內(nèi)容。由小組合作完成要求記錄所有討論的經(jīng)過【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】設(shè)計新員工入職歡迎會的會前準(zhǔn)備工作內(nèi)容。第五節(jié)會議記錄和會議紀(jì)要一、會議記錄二、會議紀(jì)要三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密第五節(jié)會議記錄和會議紀(jì)要一、會議記錄一、會議記錄（一）記錄人員（二）會議記錄的準(zhǔn)備（三）會議記錄的基本要求（四）會議記錄的內(nèi)容（五）會議記錄和會議文件的整理一、會議記錄（一）記錄人員（一）記錄人員反應(yīng)快寫字快知識面廣（能清楚專業(yè)術(shù)語）記憶力特別強組織、傾聽、總結(jié)能力強（一）記錄人員反應(yīng)快（二）會議記錄的準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備會議記錄的用品和設(shè)備2.了解會議的細(xì)節(jié)3.了解會議的術(shù)語4.閱讀會議議程和相關(guān)文件5.記錄齊全議程開始前的基本信息（二）會議記錄的準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備會議記錄的用品和設(shè)備（三）會議記錄的基本要求1.規(guī)范2.全面3.整潔（三）會議記錄的基本要求1.規(guī)范（四）會議記錄的內(nèi)容1.真實記錄會議所執(zhí)行的各項議程和內(nèi)容2.準(zhǔn)確、清楚、完整地記錄會議結(jié)論、決定、決議及其他重要問題（四）會議記錄的內(nèi)容1.真實記錄會議所執(zhí)行的各項議程和內(nèi)容（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時間要求2.會議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求3.會議文件的整理（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時間要求（1）根據(jù)會議領(lǐng)導(dǎo)的要求確定時間。（2）根據(jù)會議的具體情況確定時間。（3）根據(jù)單位的規(guī)章制度確定時間。（4）根據(jù)檔案管理規(guī)定確定時間。（5）除了上述四種情況之外的會議記錄和會議文件的整理時間，應(yīng)該在會議結(jié)束后一周內(nèi)完成。（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時（五）會議記錄和會議文件的整理2.會議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求（1）會議記錄格式的整理。（2）會議記錄文字整理。（3）會議內(nèi)容的整理。（五）會議記錄和會議文件的整理2.會議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求（五）會議記錄和會議文件的整理3.會議文件的整理（1）會議準(zhǔn)備階段形成的文件（2）會議舉行過程中形成的文件（3）會后形成的文件（五）會議記錄和會議文件的整理二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征（二）會議紀(jì)要的標(biāo)題（三）會議紀(jì)要的開頭（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法（五）結(jié)尾部分（六）會議紀(jì)要的印發(fā)二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征1.紀(jì)實性。2.概括性。3.條理性。二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征（二）會議紀(jì)要的標(biāo)題1.會議名稱加紀(jì)要如：××鋼鐵集團工會工作會議紀(jì)要2.把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，類似文件標(biāo)題式的。如：關(guān)于加強質(zhì)量管理工作座談會紀(jì)要（二）會議紀(jì)要的標(biāo)題1.會議名稱加紀(jì)要（三）會議紀(jì)要的開頭1.會議召開的形勢和背景；2.會議的指導(dǎo)思想和目的要求；3.會議的名稱、時間、地點、參會人員、主持者；4.會議的主要議題；5.對會議的評價。（三）會議紀(jì)要的開頭1.會議召開的形勢和背景；（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法1．要從會議的客觀實際和具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點。2.概括寫作要如實反映情況。（1）必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。（2）凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。3.眉目清楚。常用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。4.引用性文字，必須忠實于發(fā)言原意，不能篡改5.決議事項（1）小型會議，側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項。（2）大型會議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來寫。（3）常見的有三種：概括敘述式、分列標(biāo)題式、發(fā)言記錄式。6.會議紀(jì)要必須確保會議紀(jì)要的使用者能夠正確理解會議的宗旨和意圖，正確的執(zhí)行會議的結(jié)論、決定、決議，以推動會議要求事項的順利進行（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法1．要從會議的客觀實際和具體（五）結(jié)尾部分提出號召和希望。根據(jù)會議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求：以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神；突出強調(diào)貫徹落實會議精神的關(guān)鍵問題；對會議做出簡要評價，提出希望和要求。（五）結(jié)尾部分提出號召和希望。（六）會議紀(jì)要的印發(fā)會議紀(jì)要是文書1.會議紀(jì)要是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)為生效標(biāo)識。2.會議紀(jì)要的印發(fā)范圍，是由單位領(lǐng)導(dǎo)確定的。3.會議紀(jì)要可以多向行文。（六）會議紀(jì)要的印發(fā)會議紀(jì)要是文書三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密（二）會議紀(jì)要的保密三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密1.不對會議之外的任何人透漏會議內(nèi)容；2.會議記錄本，要專人專柜保管。會議記錄本必須保管在專用、加鎖的文件柜或辦公桌抽屜里。記錄本不使用時，存放記錄本的文件柜或辦公桌抽屜必須處于鎖閉狀態(tài)。存放會議記錄本的文件柜或辦公桌抽屜門鎖的鑰匙，專人保管。3.未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得給任何人翻閱會議記錄本。4.會議記錄，要按機密檔案管理的要求及時送入檔案室保管。5.重要例會，如黨委會議、董事會議、經(jīng)理辦公會議等應(yīng)設(shè)置專職記錄員。三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（二）會議紀(jì)要的保密1.正確把握會議紀(jì)要寫作的保密尺度。2.對參與印發(fā)會議紀(jì)要人員進行保密教育，宣布保密紀(jì)律，明確提出防泄密的要求。3.嚴(yán)格控制發(fā)放范圍。4.嚴(yán)格履行領(lǐng)取文件的手續(xù)。5.加強對使用紀(jì)要單位和人員的保密教育、檢查和管理，確保會議紀(jì)要涉密事項不外傳、不泄漏。6.如發(fā)生會議紀(jì)要丟失、被盜或泄密事件，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)，采取措施，及時追查，設(shè)法補救。三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】以“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”為主題開會，并做會議記錄，制成會議紀(jì)要。

【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】以“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”為主題開會第六節(jié)如何對待會議中的意外情況一、針對意外的與會者的對策二、主持人的守則與責(zé)任三、參會者的守則與責(zé)任四、面對沖突時人們的反應(yīng)第六節(jié)如何對待會議中的意外情況一、針對意外的與會者的對策第六節(jié)如何對待會議中的意外情況閱讀【案例11-3】分組進行角色扮演：“蟬”、“鯊魚”“兔子”、“驢”、“螃蟹”分析案例中的人物，對比會議經(jīng)驗，學(xué)習(xí)當(dāng)主持人，控制會議中的各種情況第六節(jié)如何對待會議中的意外情況閱讀【案例11-3】一、針對意外的與會者的對策表11-6五種類型的意外處理辦法一、針對意外的與會者的對策表11-6五種類型的意外處理辦法二、主持人的守則與責(zé)任（一）營造和諧氣氛（二）按照議程進行（三）正確總結(jié)討論內(nèi)容（四）引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言（五）幫助與會者理清不暇思索的想法（六）尊重別人，避免會中已經(jīng)一邊倒的情況（七）減少與議題無關(guān)的爭辯和討論（八）保持中立態(tài)度二、主持人的守則與責(zé)任（一）營造和諧氣氛三、參會者的守則與責(zé)任（一）參會者守則1.認(rèn)真準(zhǔn)備2.中全情投入貢獻自己的創(chuàng)意與意見3.以解決問題為己任4.開發(fā)心態(tài)，摒除部門之見5.盡可能多地獲取信息6.耐心聆聽，尊重他人意見7.勇于發(fā)言，不搞人身攻擊8.不隱惡揚善，言之有物9.避免不當(dāng)?shù)闹w語言10.會后總結(jié)（二）參會者的責(zé)任。三、參會者的守則與責(zé)任（一）參會者守則四、面對沖突時人們的反應(yīng)（一）暴力型（二）遷就型（三）回避型（四）協(xié)作型（五）妥協(xié)型四、面對沖突時人們的反應(yīng)（一）暴力型【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】寫一篇600字的短文，說明面對會議中的沖突作為主持人你是如何處理的?！颈竟?jié)任務(wù)訓(xùn)練】寫一篇600字的短文，說明面對會議中的沖突作【實踐課堂】一、任務(wù)模塊你受雇于一家大型制造公司――米尼公司，組織一個大型會議。（一）會議目的1．決策性會議；2．交流性會議。（二）參會人員范圍：1.單位內(nèi)部；2.單位外部【實踐課堂】一、任務(wù)模塊二、目的和要求目的：培訓(xùn)和檢驗完成會議記錄和撰寫會議紀(jì)要的職業(yè)能力，要求：掌握與以下職業(yè)能力相關(guān)的知識和操作要領(lǐng)：1.根據(jù)會議要求充分準(zhǔn)備進行會議記錄的用品和必要的設(shè)備。2.閱讀會議議程和相關(guān)文件，力求對會議內(nèi)容和有關(guān)術(shù)語有一定了解。3.按照規(guī)范的會議記錄格式和會議的要求記錄齊全議程開始前的基本信息。4.根據(jù)會議要求，真實記錄會議所執(zhí)行的各項議程和內(nèi)容。5.準(zhǔn)確、清楚、完整地記錄會議結(jié)論、決定、決議及其他重要問題。6.在會議結(jié)束后認(rèn)真查看記錄和簽字，并及時請會議主持人審閱簽名。7.按照會議要求在規(guī)定的時間內(nèi)整理會議記錄及其他會議文件，并歸檔備存。8.按照會議要求和會議紀(jì)要格式在規(guī)定的時間內(nèi)編制會議紀(jì)要。9.對會議提出的要點和要求準(zhǔn)確地表述在會議紀(jì)要中，以便于指導(dǎo)和推進會議決定的事項。10.在會議記要經(jīng)過會議領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，在規(guī)定的時間內(nèi)印發(fā)給指定的范圍。11.按照會議要求或單位規(guī)定確保會議記錄和會議紀(jì)要的安全和保密。二、目的和要求三、模擬現(xiàn)場設(shè)計（一）所需場地模擬標(biāo)準(zhǔn)會議室1間；模擬物品存放室1間（二）所需設(shè)備、器材、物品（三）模擬與會人員（四）模擬現(xiàn)場的設(shè)置要求（五）模擬會議記錄和會議紀(jì)要步驟三、模擬現(xiàn)場設(shè)計（一）所需場地四、完成任務(wù)后每個人需要提供的工作成果（一）提交一份近期召開的有主持人簽字的會議記錄（二）一份由上述記錄整理出來的會議紀(jì)要。四、完成任務(wù)后每個人需要提供的工作成果（一）提交一份近期召開三、完成任務(wù)后每個人需要提交的工作成果（一）提交一份近期召開的有主持會議領(lǐng)導(dǎo)簽字的會議記錄（含視聽記錄）（二）一份由上述記錄整理出的會議紀(jì)要三、完成任務(wù)后每個人需要提交的工作成果（一）提交一份近期召開演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第十一章會議管理學(xué)習(xí)目標(biāo)重點難點職場經(jīng)驗職場忠告主要內(nèi)容實踐課堂第十一章會議管理學(xué)習(xí)目標(biāo)【學(xué)習(xí)目標(biāo)】一、知識（一）熟悉會議的種類、會議程序、會議接待的流程（二）熟練掌握會議記錄和會后整理的方法二、技能（一）會前準(zhǔn)備工作（二）會議進行中的注意事項（三）會后整理【學(xué)習(xí)目標(biāo)】一、知識（一）會前準(zhǔn)備工作（二）會議進行中的注意事項（三）會后整理（一）會前準(zhǔn)備工作【職場經(jīng)驗】2分鐘閱讀時間3分鐘表演主要人物：趙剛、小王、工作人員甲、乙、丙、丁分組討論：5分鐘會議為什么失敗？換個角度思考：哪里的錯誤能糾正要求：記錄討論過程和結(jié)果【職場經(jīng)驗】2分鐘閱讀時間【職場忠告】高效率會議應(yīng)具備的特征是：在絕大多數(shù)與會者感到滿意的情況下，以最短的時間實現(xiàn)會議目標(biāo)。這個特征有三個關(guān)鍵要素：實現(xiàn)目標(biāo)、時間、與會者滿意?！韭殘鲋腋妗扛咝蕰h應(yīng)具備的特征是：主要內(nèi)容第十一章

會議管理第一節(jié)會議的種類第二節(jié)會議策劃第三節(jié)會議議程和通知第四節(jié)會前準(zhǔn)備第五節(jié)會議記錄和會議紀(jì)要第六節(jié)如何對待會議中的意外情況主要內(nèi)容第十一章會議管理第一節(jié)會議的種類一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類二、企業(yè)的會議第一節(jié)會議的種類一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類表11-1一、按開會的不同方式區(qū)分會議的種類表11-1二、企業(yè)的會議常規(guī)會議特種會議專業(yè)會議表11-2二、企業(yè)的會議常規(guī)會議【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司將舉辦職工代表大會，小組討論這屬于哪一種會議?！颈竟?jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司將舉辦職工代表大會，小組討論這屬于哪第二節(jié)會議策劃一、會議目標(biāo)二、會議流程第二節(jié)會議策劃一、會議目標(biāo)一、會議目標(biāo)

1.讓團隊成員獻計獻策、匯聚集體的智慧。2.向團隊成員宣布消息、說明情況。3.確定具體的行動方案。4.明確各自的角色和所需承擔(dān)的責(zé)任。5.協(xié)調(diào)大家的意見、做出組織決策。一、會議目標(biāo)1.讓團隊成員獻計獻策、匯聚集體的智慧。二、會議流程（一）會前準(zhǔn)備工作（二）組織開會工作（三）會后整理工作二、會議流程（一）會議前準(zhǔn)備工作1.確定會議主題。2.確定會議時間、地點、領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄員、參會人員、所需物品。3.擬定會議通知、議程、演講稿、收集相關(guān)信息資料，如果不需保密可發(fā)送給每個參會人。4.制訂會議紀(jì)律（包括不準(zhǔn)遲到、早退、不準(zhǔn)帶入會場的物品、禁止事項、手機調(diào)成靜音、到會人服裝要求等）。5.申請會議場地，并布置會場和清掃、飲食等相關(guān)的各項準(zhǔn)備工作。6.發(fā)布會議消息：通知參會人會議主題、時間、地點、主持人、議程和會議紀(jì)律，落實外部參會人員接送、食宿、演講、會見、禮品等事項。7.會議組織人于會議當(dāng)天提前到達會議場地，最后一次檢查會議裝置和各項準(zhǔn)備工作情況。

（一）會議前準(zhǔn)備工作1.確定會議主題。（二）組織開會工作1.參會人員簽到，檢查人員是否到齊，提醒手機調(diào)為靜音、不得在會場吸煙等事項。2.維護會議秩序和安全。3.控制會議進程，對影響進程的事項提醒主持人加一制止，或?qū)ψh程做適當(dāng)調(diào)整。4.為會議提供服務(wù)，包括飲料、茶歇、路徑指引、醫(yī)療服務(wù)等。5.會議記錄，包括錄音、錄像、照相。6.其他事項。（二）組織開會工作1.參會人員簽到，檢查人員是否到齊，提醒手（三）會后整理工作1.整理會議記錄，根據(jù)會議記錄撰寫會議紀(jì)要。2.領(lǐng)導(dǎo)審批會議記錄、會議紀(jì)要。3.下發(fā)會議紀(jì)要到各參會人，參會人執(zhí)行工作。4.會議記錄存檔。（三）會后整理工作1.整理會議記錄，根據(jù)會議記錄撰寫會議紀(jì)要【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】小組合作：召開一個會議議題：討論“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”設(shè)計：會議的流程【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】小組合作：召開一個會議第三節(jié)會議議程和通知一、設(shè)計會議議程二、派發(fā)通知第三節(jié)會議議程和通知一、設(shè)計會議議程一、設(shè)計會議議程（一）會議議程的內(nèi)容（二）安排會議議程的原則（三）安排會議議程的步驟一、設(shè)計會議議程（一）會議議程的內(nèi)容（一）會議議程的內(nèi)容1.會議名稱；2.會議期望的目標(biāo)或結(jié)果；3.會議時間、地點及食宿情況；4.參會人員名單及聯(lián)絡(luò)方式；5.分組情況；6.會議主持人；7.會議所要討論的每一個議題、相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和時間安排；8.有關(guān)會外活動安排、返程定票、機場、車站、碼頭接送等事宜；9.任何外來參加者的姓名和角色。（一）會議議程的內(nèi)容1.會議名稱；（二）安排會議議程的原則1.依照議題的輕重緩急安排先后順序2.標(biāo)明每一個議題的起止時間3.要求與會者預(yù)先思考所要討論的問題（二）安排會議議程的原則1.依照議題的輕重緩急安排先后順序（三）安排會議議程的步驟1.列出需要討論的所有議題；2.依照輕重緩急的程度安排先后順序；3.給每一項議題分配合適的時間；4.補充其他信息包括會議的名稱、目標(biāo)、時間、地點、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、交通、食宿、要求等；5.將議程初稿分發(fā)給與會者完善。（三）安排會議議程的步驟1.列出需要討論的所有議題；【案例11-1】會議議程表表11-3【案例11-1】會議議程表表11-3二、派發(fā)通知（一）會議通知的內(nèi)容（二）會議通知送達時間二、派發(fā)通知（一）會議通知的內(nèi)容（一）會議通知的內(nèi)容1.開會的時間（包括日期及起止時間）；2.開會地點（如果開會地點與會者不熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖）；3.會議的目標(biāo)；4.參會者須事先準(zhǔn)備的事項；5.其他參會者的姓名。（一）會議通知的內(nèi)容1.開會的時間（包括日期及起止時間）；（二）會議通知送達時間1.提前一周送達。2.開會前兩、三天再次提醒。【案例11-2】（二）會議通知送達時間1.提前一周送達。【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司在最近招聘技術(shù)人員15名，公司總經(jīng)理要求進行一次新員工入職歡迎會。要求：寫出會議議程和會議通知?！颈竟?jié)任務(wù)訓(xùn)練】米尼公司在最近招聘技術(shù)人員15名，公司總經(jīng)理第四節(jié)會前準(zhǔn)備一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間二、選擇適宜的地點三、預(yù)算經(jīng)費開支四、布置會場第四節(jié)會前準(zhǔn)備一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間（一）預(yù)留充分的準(zhǔn)備時間（二）確保決策者出席的時間（三）需要快速得出結(jié)論的會議不容拖延（四）考慮會議召開期間的自然因素（五）嚴(yán)格控制會議時限一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r間（一）預(yù)留充分的準(zhǔn)備時間二、選擇適宜的地點（一）會議地點的選擇要素（二）會場考察二、選擇適宜的地點（一）會議地點的選擇要素（一）會議地點的選擇要素1.會議地點應(yīng)與會議目的相適合；2.考慮會議費用預(yù)算；3.選擇適度舒服的環(huán)境；5.交通要便于與會者抵達會場；6.優(yōu)良的視頻、音頻效果必不可少。（一）會議地點的選擇要素1.會議地點應(yīng)與會議目的相適合；（二）會場考察（二）會場考察三、預(yù)算經(jīng)費開支會議經(jīng)費包括場地租賃、設(shè)備租金、資料、食宿、交通、娛樂活動、其他經(jīng)費等項目開支。三、預(yù)算經(jīng)費開支會議經(jīng)費包括四、布置會場（一）會場布置類型（二）會場布置中座位的編排（三）環(huán)境控制四、布置會場（一）會場布置類型（一）會場布置類型禮堂式（劇院式）教室式（課堂式）弦月式（研討式）方形中空式（口字形）馬蹄形或“U”形宴會式雞尾酒式T形E形多U形（一）會場布置類型禮堂式（劇院式）（二）會場布置中座位的編排環(huán)繞式散座式圓桌式方桌式主席臺式主持人、主人和主賓安排在一起就坐主席臺必須排座次、放座次牌（二）會場布置中座位的編排環(huán)繞式（三）環(huán)境控制表11-5會議準(zhǔn)備事項表（三）環(huán)境控制表11-5會議準(zhǔn)備事項表【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】設(shè)計新員工入職歡迎會的會前準(zhǔn)備工作內(nèi)容。由小組合作完成要求記錄所有討論的經(jīng)過【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】設(shè)計新員工入職歡迎會的會前準(zhǔn)備工作內(nèi)容。第五節(jié)會議記錄和會議紀(jì)要一、會議記錄二、會議紀(jì)要三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密第五節(jié)會議記錄和會議紀(jì)要一、會議記錄一、會議記錄（一）記錄人員（二）會議記錄的準(zhǔn)備（三）會議記錄的基本要求（四）會議記錄的內(nèi)容（五）會議記錄和會議文件的整理一、會議記錄（一）記錄人員（一）記錄人員反應(yīng)快寫字快知識面廣（能清楚專業(yè)術(shù)語）記憶力特別強組織、傾聽、總結(jié)能力強（一）記錄人員反應(yīng)快（二）會議記錄的準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備會議記錄的用品和設(shè)備2.了解會議的細(xì)節(jié)3.了解會議的術(shù)語4.閱讀會議議程和相關(guān)文件5.記錄齊全議程開始前的基本信息（二）會議記錄的準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備會議記錄的用品和設(shè)備（三）會議記錄的基本要求1.規(guī)范2.全面3.整潔（三）會議記錄的基本要求1.規(guī)范（四）會議記錄的內(nèi)容1.真實記錄會議所執(zhí)行的各項議程和內(nèi)容2.準(zhǔn)確、清楚、完整地記錄會議結(jié)論、決定、決議及其他重要問題（四）會議記錄的內(nèi)容1.真實記錄會議所執(zhí)行的各項議程和內(nèi)容（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時間要求2.會議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求3.會議文件的整理（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時間要求（1）根據(jù)會議領(lǐng)導(dǎo)的要求確定時間。（2）根據(jù)會議的具體情況確定時間。（3）根據(jù)單位的規(guī)章制度確定時間。（4）根據(jù)檔案管理規(guī)定確定時間。（5）除了上述四種情況之外的會議記錄和會議文件的整理時間，應(yīng)該在會議結(jié)束后一周內(nèi)完成。（五）會議記錄和會議文件的整理1.整理會議記錄和會議文件的時（五）會議記錄和會議文件的整理2.會議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求（1）會議記錄格式的整理。（2）會議記錄文字整理。（3）會議內(nèi)容的整理。（五）會議記錄和會議文件的整理2.會議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求（五）會議記錄和會議文件的整理3.會議文件的整理（1）會議準(zhǔn)備階段形成的文件（2）會議舉行過程中形成的文件（3）會后形成的文件（五）會議記錄和會議文件的整理二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征（二）會議紀(jì)要的標(biāo)題（三）會議紀(jì)要的開頭（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法（五）結(jié)尾部分（六）會議紀(jì)要的印發(fā)二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征1.紀(jì)實性。2.概括性。3.條理性。二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特征（二）會議紀(jì)要的標(biāo)題1.會議名稱加紀(jì)要如：××鋼鐵集團工會工作會議紀(jì)要2.把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，類似文件標(biāo)題式的。如：關(guān)于加強質(zhì)量管理工作座談會紀(jì)要（二）會議紀(jì)要的標(biāo)題1.會議名稱加紀(jì)要（三）會議紀(jì)要的開頭1.會議召開的形勢和背景；2.會議的指導(dǎo)思想和目的要求；3.會議的名稱、時間、地點、參會人員、主持者；4.會議的主要議題；5.對會議的評價。（三）會議紀(jì)要的開頭1.會議召開的形勢和背景；（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法1．要從會議的客觀實際和具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點。2.概括寫作要如實反映情況。（1）必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。（2）凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。3.眉目清楚。常用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。4.引用性文字，必須忠實于發(fā)言原意，不能篡改5.決議事項（1）小型會議，側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項。（2）大型會議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來寫。（3）常見的有三種：概括敘述式、分列標(biāo)題式、發(fā)言記錄式。6.會議紀(jì)要必須確保會議紀(jì)要的使用者能夠正確理解會議的宗旨和意圖，正確的執(zhí)行會議的結(jié)論、決定、決議，以推動會議要求事項的順利進行（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法1．要從會議的客觀實際和具體（五）結(jié)尾部分提出號召和希望。根據(jù)會議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求：以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神；突出強調(diào)貫徹落實會議精神的關(guān)鍵問題；對會議做出簡要評價，提出希望和要求。（五）結(jié)尾部分提出號召和希望。（六）會議紀(jì)要的印發(fā)會議紀(jì)要是文書1.會議紀(jì)要是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)為生效標(biāo)識。2.會議紀(jì)要的印發(fā)范圍，是由單位領(lǐng)導(dǎo)確定的。3.會議紀(jì)要可以多向行文。（六）會議紀(jì)要的印發(fā)會議紀(jì)要是文書三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密（二）會議紀(jì)要的保密三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密1.不對會議之外的任何人透漏會議內(nèi)容；2.會議記錄本，要專人專柜保管。會議記錄本必須保管在專用、加鎖的文件柜或辦公桌抽屜里。記錄本不使用時，存放記錄本的文件柜或辦公桌抽屜必須處于鎖閉狀態(tài)。存放會議記錄本的文件柜或辦公桌抽屜門鎖的鑰匙，專人保管。3.未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得給任何人翻閱會議記錄本。4.會議記錄，要按機密檔案管理的要求及時送入檔案室保管。5.重要例會，如黨委會議、董事會議、經(jīng)理辦公會議等應(yīng)設(shè)置專職記錄員。三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（一）會議記錄的保密三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密（二）會議紀(jì)要的保密1.正確把握會議紀(jì)要寫作的保密尺度。2.對參與印發(fā)會議紀(jì)要人員進行保密教育，宣布保密紀(jì)律，明確提出防泄密的要求。3.嚴(yán)格控制發(fā)放范圍。4.嚴(yán)格履行領(lǐng)取文件的手續(xù)。5.加強對使用紀(jì)要單位和人員的保密教育、檢查和管理，確保會議紀(jì)要涉密事項不外傳、不泄漏。6.如發(fā)生會議紀(jì)要丟失、被盜或泄密事件，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)，采取措施，及時追查，設(shè)法補救。三、會議記錄和會議紀(jì)要的安全保密【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】以“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”為主題開會，并做會議記錄，制成會議紀(jì)要。

【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】以“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”為主題開會第六節(jié)如何對待會議中的意外情況一、針對意外的與會者的對策二、主持人的守則與責(zé)任三、參會者的守則與責(zé)任四、面對沖突時人們的反應(yīng)第六節(jié)如何對待會議中的意外情況一、針對意外的與會者的對策第六節(jié)如何對待會議中的意外情況閱讀【案