科技檔案管理北侖區(qū)檔案局課件

科技檔案管理北侖區(qū)檔案辦公室）86782949（業(yè)務科）科技檔案管理北侖區(qū)檔案局1提綱科技檔案基本知識科技檔案分類檔案整理原則和質(zhì)量要求檔案整理流程和方法提綱科技檔案基本知識2科技檔案概念國家機構(gòu)、社會組織和個人在科技活動（基建、水文觀測、地震、氣象、科研、設(shè)計、設(shè)備儀器、產(chǎn)品研發(fā)）中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？萍紮n案概念國家機構(gòu)、社會組織和個人在科技活動（基建、水文觀3科技檔案的含義在科技活動中直接形成的具有保存價值的各種載體的原始記錄科技檔案的含義在科技活動中直接形成的4科技文件和科技檔案的聯(lián)系１、科技文件可以轉(zhuǎn)化為科技檔案２、科技檔案可以再生科技文件科技文件和科技檔案的聯(lián)系１、科技文件可以轉(zhuǎn)化為科技檔案5科技文件與科技檔案的區(qū)別１、價值：科技文件現(xiàn)行價值，科技檔案非現(xiàn)行價值；２、外延范圍：兩者交叉而非從屬；３、形成過程：科技文件先個體后整體，科技檔案先整體后個體科技文件與科技檔案的區(qū)別１、價值：科技文件現(xiàn)行價值，科技檔案6科技檔案成套性一個立檔單位圍繞一項相對獨立的科技活動應當形成的，具有保存價值的科技文件有機整體。１、規(guī)定了科技檔案成套的來源范圍２、明確了科技檔案成套的客觀標準３、揭示了成套科技檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系科技檔案成套性一個立檔單位圍繞一項相對獨立的科技活動應當形成7科技檔案成套規(guī)律內(nèi)容１、按科技活動項目成套；２、按科技活動程序成套；３、按立檔單位成套；４、是科技活動成套文件的主體：科技文件與非科技文件。科技檔案成套規(guī)律內(nèi)容１、按科技活動項目成套；8基本建設(shè)活動的成套檔案基本建設(shè)指的是固定資產(chǎn)建設(shè)。基建程序：１、規(guī)劃決策：提出項目建議、進行可行性研究、編制計劃任務書、選址；２、設(shè)計：方案設(shè)計、初設(shè)、施工圖設(shè)計；３、前期準備：招投標、征地拆遷；４、施工：５、竣工驗收６、使用維修基本建設(shè)活動的成套檔案基本建設(shè)指的是固定資產(chǎn)建設(shè)。9形成檔案及其歸屬項目申請報告及批準文件、可行性研究報告、計劃任務書、廠址選擇報告、資源調(diào)查報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招投標、征地文件、工程承包合同、施工圖會審紀要、施工組織設(shè)計、開工報告和許可文件、施工圖預算、施工記錄、更改設(shè)計通知單、特種載體、工程質(zhì)量事故處理及報告、施工小結(jié)、竣工圖、驗收文件、監(jiān)理文件形成檔案及其歸屬項目申請報告及批準文件、可行性研究報告、計劃10形成檔案及其歸屬建設(shè)單位歸屬：施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位形成檔案及其歸屬建設(shè)單位歸屬：11設(shè)備儀器的成套檔案１、訂購２、裝運３、開箱驗收４、安裝調(diào)試５、使用維修設(shè)備儀器的成套檔案１、訂購12形成檔案及其歸屬設(shè)備申請報告及批準文件、技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告及批準文件、招投標材料、考察材料、合同協(xié)議、開箱記錄、隨機材料、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄、維修記錄形成檔案及其歸屬設(shè)備申請報告及批準文件、技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告及批13科研活動的成套檔案程序：１、課題選定：選題、定題２、組織實施：編制研究方案、研究和實驗３、超過匯總鑒定：匯總成果、成果鑒定４、成果推廣應用：申報專利、組織開展成果推廣應用、成果推廣應用的調(diào)查與分析、成果獎勵科研活動的成套檔案程序：14形成檔案及其歸屬課題申請報告及有關(guān)論證文件、用戶委托書、科研項目計劃任務書、年度計劃、研究計劃、實驗工藝設(shè)計文件、實驗記錄、實驗報告、成果報告或論文、鑒定驗收文件、應用推廣文件、獎勵文件、專利文件、各種技術(shù)合同、成果推廣應用的反饋信息形成檔案及其歸屬課題申請報告及有關(guān)論證文件、用戶委托書、科研15工業(yè)產(chǎn)品成套檔案１、調(diào)查決策：調(diào)查計劃、編制新產(chǎn)品建議書２、產(chǎn)品設(shè)計：結(jié)構(gòu)設(shè)計、工藝設(shè)計３、試制：試制、試驗、鑒定驗收４、生產(chǎn)階段：生產(chǎn)準備、試生產(chǎn)、正式生產(chǎn)５、銷售控制：商標注冊、售后服務、反饋工業(yè)產(chǎn)品成套檔案１、調(diào)查決策：調(diào)查計劃、編制新產(chǎn)品建議書16形成檔案及其歸屬調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告、開發(fā)試驗項目的計劃、試驗記錄、試驗報告、新產(chǎn)品建議書、技術(shù)任務書、技術(shù)設(shè)計、工作圖設(shè)計、評審會議紀要、試制記錄、試制總結(jié)、實驗計劃和記錄、鑒定驗收文件、工藝方案、工藝規(guī)程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、裝箱文件、修改記錄、商標文件形成檔案及其歸屬調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告、開發(fā)試驗項目的計劃、17二、科技檔案的分類根據(jù)內(nèi)容和載體材料的不同，可劃分為：紙質(zhì)文件有圖樣（按制作過程、內(nèi)容細分）、文字材料、表格感光材料有照片、影片磁性材料文件光盤不同內(nèi)容不同載體的科技檔案互為補充二、科技檔案的分類根據(jù)內(nèi)容和載體材料的不同，可劃分為：18按內(nèi)容分:基建檔案:與工程檔案的區(qū)別產(chǎn)品檔案科研檔案設(shè)備儀器檔案按內(nèi)容分:基建檔案:與工程檔案的區(qū)別19三、檔案整理原則與質(zhì)量要求尊循形成基礎(chǔ)保持文件間的有機聯(lián)系便于檔案的保管利用符合相關(guān)標準規(guī)范三、檔案整理原則與質(zhì)量要求尊循形成基礎(chǔ)20尊重原基礎(chǔ)科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累已有一定基礎(chǔ)，有的已處于預立卷狀態(tài)。因此利用原基礎(chǔ)可起到事半功倍的效果。尊重原基礎(chǔ)科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)21保持文件間的有機聯(lián)系科技檔案的特點之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。有機聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。保持文件間的有機聯(lián)系科技檔案的特點之一就是成套性。成套性就是22文件有機聯(lián)系的幾種狀態(tài)某一項目或單位工程、分部分項工程的文件。某一問題、事故處理形成的一組文件。請示與批復一組會議材料就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復、洽商材料等系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等。設(shè)備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，自成體系、互為聯(lián)系。某一組實驗記錄維修記錄文件有機聯(lián)系的幾種狀態(tài)某一項目或單位工程、分部分項工程的文件23符合相關(guān)標準規(guī)以《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》為基本準則。行業(yè)有特殊規(guī)定的按照行業(yè)有關(guān)要求。如電力公司檔號的規(guī)定、案卷封面特殊規(guī)定等。執(zhí)行地方綜合檔案館、城建檔案館接收檔案的相關(guān)規(guī)定。本項目制度、合同規(guī)定。符合相關(guān)標準規(guī)以《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》為基本準則24科學分類合理立卷系統(tǒng)收集卷內(nèi)文件整理卷內(nèi)目錄與備考表填寫案卷封面填寫案卷裝訂四、檔案整理流程與方法科學分類合理立卷系統(tǒng)收集卷內(nèi)文件整理卷內(nèi)目錄與備考表填寫案卷25（一）系統(tǒng)收集對照歸檔范圍，接收收集各部門、各有關(guān)人員形成的材料。將接收進來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準確等要求。區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普法性文件、重份文件、事務性文件等（一）系統(tǒng)收集對照歸檔范圍，接收收集各部門、各有關(guān)人員形成的26特別需要關(guān)注的幾個方面：

立項申報文件，注意原件的收集；項目籌建辦與業(yè)主單位檔案應及時集中統(tǒng)一保管。

招投標文件，應包括招標公告、招標書、投標書、招標會議材料、評標決標材料、中標通知書、承包合同、未中標文件等文件材料。

特別需要關(guān)注的幾個方面：立項申報文件，27征地拆遷、政策處理：與個人簽定的原始憑證施工文件，加強竣工圖的規(guī)范化編制工作，確保質(zhì)保材料、技術(shù)文件的原始性。設(shè)計文件，著重注意全過程文件的形成積累，強調(diào)變更文件的完整性與原始性，絕對避免復印件、傳真件。征地拆遷、政策處理：與個人簽定的原始憑證28設(shè)備考察材料設(shè)備試運行記錄科研項目推廣運用產(chǎn)品售后服務設(shè)備考察材料29（二）科學分類分類是為整理、編目、進行系統(tǒng)化管理的需要。分類要根據(jù)科技活動性質(zhì)、階段等情況設(shè)置類目。分類要清楚，不能相互交叉、包容。（二）科學分類分類是為整理、編目、進行系統(tǒng)化管理的需要。30（三）合理分卷卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。分卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個個案卷。卷和卷之間相對獨立，卷內(nèi)文件保持有機聯(lián)系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜。不超過６公分卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個或多個卷夾；也可以采用件保管的方法。（三）合理分卷卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本31若干分卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法問題組卷法時間組卷法文件名稱組卷法來源組卷法若干分卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。32項目或單位、分項工程組卷法將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。如：蘭溪電廠地基處理文件；一號機鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄；

項目或單位、分項工程組卷法33以一號機組為例：汽機間上部結(jié)構(gòu)工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程除氧煤倉上部結(jié)構(gòu)工程主廠房建筑工程地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結(jié)論與評價、樁基檢測報告變更文件及工作聯(lián)系單重大問題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗收記錄樁基以一號機組為例：地基處理文件樁基34階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進行的不同階段組卷。使用于施工文件。例：（1）蘭溪土地征用文件（階段）（2）行政辦公樓暖通結(jié)構(gòu)竣工圖（3）主廠房管道水壓檢驗記錄

階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進行35

問題組卷法法

將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。例如：（1）省市計經(jīng)委、省能源集團關(guān)于項目建議書的請示、批復（2）省能源集團、省市計經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于工程預可行性、可行性研究報告的請示、批復、通知。（3）蘭溪電廠水文地質(zhì)勘察報告問題組卷法法36時間組卷法內(nèi)容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特征明顯的文件可采用此方法。例如：蘭溪電廠1標段8月份計量支付報表；蘭溪電廠1標段2004年1—3月份施工日記；時間組卷法內(nèi)容針對同一時間的文件可以組成一個案卷37

名稱組卷法就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。例如：浙能蘭溪發(fā)電有限公司董事會2004年1-6月份會議紀要。蘭溪電廠二標段設(shè)計變更技術(shù)聯(lián)系單蘭溪電廠房屋拆遷協(xié)議書。

蘭溪電廠監(jiān)理部2004年1-50號工作聯(lián)系單。名稱組卷法38來源組卷法將來自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對同一地區(qū)的文件組成一卷。例如：

國華電力公司關(guān)于寧海電廠機構(gòu)調(diào)整、人事任免問題的批復寧海甲鎮(zhèn)、乙鎮(zhèn)房屋拆遷協(xié)議書來源組卷法將來自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對同一39基建檔案的立卷管理性文件材料：按問題組卷按時間和單位組卷施工（監(jiān)理）基礎(chǔ)資料：按工程部位（單位、分部、分項工程）組卷；按材料性質(zhì)組卷基建檔案的立卷管理性文件材料：按問題組卷40設(shè)備檔案的立卷維修記錄單獨立卷一般情況其它材料單獨立卷大型設(shè)備：前期、招投標材料、合同與隨機材料及驗收記錄、調(diào)試記錄設(shè)備檔案的立卷維修記錄單獨立卷41科研檔案一項一卷大型科研項目：課題申請報告及有關(guān)論證文件用戶委托書、科研項目計劃任務書、年度計劃、研究計劃實驗工藝設(shè)計文件實驗記錄、實驗報告成果報告或論文、鑒定驗收文件應用推廣文件、獎勵文件、專利文件、各種技術(shù)合同、成果推廣應用的反饋信息科研檔案一項一卷42產(chǎn)品檔案調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告開發(fā)試驗項目的計劃新產(chǎn)品建議書、技術(shù)任務書技術(shù)設(shè)計、工作圖設(shè)計、評審會議紀要試驗記錄、試驗報告產(chǎn)品檔案調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告43試制記錄、試制總結(jié)實驗計劃和記錄鑒定驗收文件、工藝方案、工藝規(guī)程產(chǎn)品質(zhì)量記錄、裝箱文件、商標文件試制記錄、試制總結(jié)44（四）卷內(nèi)文件整理查漏補缺、按照A4或16K大小粘貼折疊、去金屬物。卷內(nèi)文件排列：按重要程度、文件間的聯(lián)系、時間順序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結(jié)果在前過程在后。卷內(nèi)文件編號：按件整理的，逐件蓋檔號章；整卷裝訂的，從001起編頁號。卷夾一般不超過2公分（200頁），卷盒可以在2-4公分。不超過６公分（四）卷內(nèi)文件整理查漏補缺、按照A4或16K大小粘貼折疊、去45科技檔案管理北侖區(qū)檔案局課件46（五）卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當。

（五）卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫最好激光打印47卷內(nèi)文件目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號樁基檢測報告19990224001-0042浙江地球物理研究所溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告199903060053中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺1-10號樁檢驗申請批復單199904250074中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單19990510010-022卷內(nèi)文件目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1中天48如何填寫卷內(nèi)目錄序號：文件的順序號文件編號：完整的代字代號責任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、名稱不準確及表式名稱的填寫。日期：文件形成時間，用20010226表示。頁號：文件所在卷的頁號。備注：需說明的情況。如何填寫卷內(nèi)目錄序號：文件的順序號49互見號卷內(nèi)備考表說明：（1、卷內(nèi)文件數(shù)量）（2、分類、組卷及其他整理中需說明的情況）立卷人：年月日檢查人：年月日互見號卷內(nèi)備考表說明50檔號的編制

檔號----全宗號-類別號-案卷號-頁號

010-4?1?Z-122-054件（頁）號案卷流水號三級類目號二級類目號一級類目號全宗號（六）科技檔案案卷封面填寫檔號的編制（六）科技檔案案卷封面填寫51例：3－4－3．01－225

卷號（案卷流水號）合同號（合同段代號）屬類號（施工文件）項目代號（杭甬高速）門類號(基建類）例：3－4－3．01－22552

檔號４?１－２９檔案館號

溫州大橋下部結(jié)構(gòu)１號臺１－１０號樁基檢驗申請批復單立卷單位

浙江廣廈集團

起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密級科技檔案管理北侖區(qū)檔案局課件53

案卷標題的擬寫案卷標題=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業(yè)、階段、結(jié)構(gòu)）+文件內(nèi)容+文件名案卷標題=作者+問題（時間、地區(qū)等）+文種例如：（1）滬杭高速公路工程

K100+20~K110+15

項目名稱單位工程

路基壓實度評定

表

文件內(nèi)容文件名（2）蕭山機場

候機樓

電氣線路

竣工

圖

項目名稱單位工程專業(yè)階段文件名

案卷標題的擬寫54（3）杭州大學歷史樓

供水排水

施工

圖

項目名稱專業(yè)名階段文件名

（4）溫州大橋

橋面沉降觀測

記錄

項目名稱內(nèi)容文件名（5）杭寧高速公路

K100＋10~K150＋15路基中間檢

項目名稱分項工程

驗報驗單

文件名

（3）杭州大學歷史樓供水排水施工圖55

*（6）K2+695平湖橋基礎(chǔ)及下部結(jié)構(gòu)

單位工程名稱

1號墩鉆孔樁、立柱、蓋梁

分部工程名稱內(nèi)容文件名稱

（7）省市地震局

關(guān)于省檔案館庫房地震作者問題

安全性評價的

問題

通知、評價報告、評價結(jié)果、審批意見書文件名*（6）K2+695平湖橋基礎(chǔ)及下部結(jié)構(gòu)56案卷封面內(nèi)容填寫立卷單位：案卷的形成單位。立卷時間：卷內(nèi)文件的起止時間保管期限：對照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期。密級：文件自然形成的絕密、機密和秘密。案卷封面內(nèi)容填寫立卷單位：案卷的形成單位。57保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）1、脊背的案卷標題用150克的白色書寫紙制作并粘帖2、白色紙長、寬與脊背相同。保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）1、脊背的案卷標題用1558

（七）案卷的裝訂

1、卷裝訂的，用電鉆三孔一線線裝訂2、件裝訂的，用包角或縫紉機踏。左上角空白處逐件蓋上檔號章。

類別號案卷號件號（七）案卷的裝訂類別號案卷號件號59案卷目錄（科技檔案）總登記號檔號案卷題名立卷單位起止日期保管期限備注1溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號樁基檢測報告中天集團19990224永久2溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告浙江地球物理研究所19990306永久3溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺1-10號樁檢驗申請批復單中天集團19990425永久4溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單中天集團19990510永久案卷目錄（科技檔案）總登記號檔號案卷題名立卷單位起止日期保管60演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！61

科技檔案管理北侖區(qū)檔案辦公室）86782949（業(yè)務科）科技檔案管理北侖區(qū)檔案局62提綱科技檔案基本知識科技檔案分類檔案整理原則和質(zhì)量要求檔案整理流程和方法提綱科技檔案基本知識63科技檔案概念國家機構(gòu)、社會組織和個人在科技活動（基建、水文觀測、地震、氣象、科研、設(shè)計、設(shè)備儀器、產(chǎn)品研發(fā)）中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？萍紮n案概念國家機構(gòu)、社會組織和個人在科技活動（基建、水文觀64科技檔案的含義在科技活動中直接形成的具有保存價值的各種載體的原始記錄科技檔案的含義在科技活動中直接形成的65科技文件和科技檔案的聯(lián)系１、科技文件可以轉(zhuǎn)化為科技檔案２、科技檔案可以再生科技文件科技文件和科技檔案的聯(lián)系１、科技文件可以轉(zhuǎn)化為科技檔案66科技文件與科技檔案的區(qū)別１、價值：科技文件現(xiàn)行價值，科技檔案非現(xiàn)行價值；２、外延范圍：兩者交叉而非從屬；３、形成過程：科技文件先個體后整體，科技檔案先整體后個體科技文件與科技檔案的區(qū)別１、價值：科技文件現(xiàn)行價值，科技檔案67科技檔案成套性一個立檔單位圍繞一項相對獨立的科技活動應當形成的，具有保存價值的科技文件有機整體。１、規(guī)定了科技檔案成套的來源范圍２、明確了科技檔案成套的客觀標準３、揭示了成套科技檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系科技檔案成套性一個立檔單位圍繞一項相對獨立的科技活動應當形成68科技檔案成套規(guī)律內(nèi)容１、按科技活動項目成套；２、按科技活動程序成套；３、按立檔單位成套；４、是科技活動成套文件的主體：科技文件與非科技文件?？萍紮n案成套規(guī)律內(nèi)容１、按科技活動項目成套；69基本建設(shè)活動的成套檔案基本建設(shè)指的是固定資產(chǎn)建設(shè)?；ǔ绦颍海?、規(guī)劃決策：提出項目建議、進行可行性研究、編制計劃任務書、選址；２、設(shè)計：方案設(shè)計、初設(shè)、施工圖設(shè)計；３、前期準備：招投標、征地拆遷；４、施工：５、竣工驗收６、使用維修基本建設(shè)活動的成套檔案基本建設(shè)指的是固定資產(chǎn)建設(shè)。70形成檔案及其歸屬項目申請報告及批準文件、可行性研究報告、計劃任務書、廠址選擇報告、資源調(diào)查報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招投標、征地文件、工程承包合同、施工圖會審紀要、施工組織設(shè)計、開工報告和許可文件、施工圖預算、施工記錄、更改設(shè)計通知單、特種載體、工程質(zhì)量事故處理及報告、施工小結(jié)、竣工圖、驗收文件、監(jiān)理文件形成檔案及其歸屬項目申請報告及批準文件、可行性研究報告、計劃71形成檔案及其歸屬建設(shè)單位歸屬：施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位形成檔案及其歸屬建設(shè)單位歸屬：72設(shè)備儀器的成套檔案１、訂購２、裝運３、開箱驗收４、安裝調(diào)試５、使用維修設(shè)備儀器的成套檔案１、訂購73形成檔案及其歸屬設(shè)備申請報告及批準文件、技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告及批準文件、招投標材料、考察材料、合同協(xié)議、開箱記錄、隨機材料、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄、維修記錄形成檔案及其歸屬設(shè)備申請報告及批準文件、技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告及批74科研活動的成套檔案程序：１、課題選定：選題、定題２、組織實施：編制研究方案、研究和實驗３、超過匯總鑒定：匯總成果、成果鑒定４、成果推廣應用：申報專利、組織開展成果推廣應用、成果推廣應用的調(diào)查與分析、成果獎勵科研活動的成套檔案程序：75形成檔案及其歸屬課題申請報告及有關(guān)論證文件、用戶委托書、科研項目計劃任務書、年度計劃、研究計劃、實驗工藝設(shè)計文件、實驗記錄、實驗報告、成果報告或論文、鑒定驗收文件、應用推廣文件、獎勵文件、專利文件、各種技術(shù)合同、成果推廣應用的反饋信息形成檔案及其歸屬課題申請報告及有關(guān)論證文件、用戶委托書、科研76工業(yè)產(chǎn)品成套檔案１、調(diào)查決策：調(diào)查計劃、編制新產(chǎn)品建議書２、產(chǎn)品設(shè)計：結(jié)構(gòu)設(shè)計、工藝設(shè)計３、試制：試制、試驗、鑒定驗收４、生產(chǎn)階段：生產(chǎn)準備、試生產(chǎn)、正式生產(chǎn)５、銷售控制：商標注冊、售后服務、反饋工業(yè)產(chǎn)品成套檔案１、調(diào)查決策：調(diào)查計劃、編制新產(chǎn)品建議書77形成檔案及其歸屬調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告、開發(fā)試驗項目的計劃、試驗記錄、試驗報告、新產(chǎn)品建議書、技術(shù)任務書、技術(shù)設(shè)計、工作圖設(shè)計、評審會議紀要、試制記錄、試制總結(jié)、實驗計劃和記錄、鑒定驗收文件、工藝方案、工藝規(guī)程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、裝箱文件、修改記錄、商標文件形成檔案及其歸屬調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告、開發(fā)試驗項目的計劃、78二、科技檔案的分類根據(jù)內(nèi)容和載體材料的不同，可劃分為：紙質(zhì)文件有圖樣（按制作過程、內(nèi)容細分）、文字材料、表格感光材料有照片、影片磁性材料文件光盤不同內(nèi)容不同載體的科技檔案互為補充二、科技檔案的分類根據(jù)內(nèi)容和載體材料的不同，可劃分為：79按內(nèi)容分:基建檔案:與工程檔案的區(qū)別產(chǎn)品檔案科研檔案設(shè)備儀器檔案按內(nèi)容分:基建檔案:與工程檔案的區(qū)別80三、檔案整理原則與質(zhì)量要求尊循形成基礎(chǔ)保持文件間的有機聯(lián)系便于檔案的保管利用符合相關(guān)標準規(guī)范三、檔案整理原則與質(zhì)量要求尊循形成基礎(chǔ)81尊重原基礎(chǔ)科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累已有一定基礎(chǔ)，有的已處于預立卷狀態(tài)。因此利用原基礎(chǔ)可起到事半功倍的效果。尊重原基礎(chǔ)科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)82保持文件間的有機聯(lián)系科技檔案的特點之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。有機聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。保持文件間的有機聯(lián)系科技檔案的特點之一就是成套性。成套性就是83文件有機聯(lián)系的幾種狀態(tài)某一項目或單位工程、分部分項工程的文件。某一問題、事故處理形成的一組文件。請示與批復一組會議材料就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復、洽商材料等系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等。設(shè)備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，自成體系、互為聯(lián)系。某一組實驗記錄維修記錄文件有機聯(lián)系的幾種狀態(tài)某一項目或單位工程、分部分項工程的文件84符合相關(guān)標準規(guī)以《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》為基本準則。行業(yè)有特殊規(guī)定的按照行業(yè)有關(guān)要求。如電力公司檔號的規(guī)定、案卷封面特殊規(guī)定等。執(zhí)行地方綜合檔案館、城建檔案館接收檔案的相關(guān)規(guī)定。本項目制度、合同規(guī)定。符合相關(guān)標準規(guī)以《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》為基本準則85科學分類合理立卷系統(tǒng)收集卷內(nèi)文件整理卷內(nèi)目錄與備考表填寫案卷封面填寫案卷裝訂四、檔案整理流程與方法科學分類合理立卷系統(tǒng)收集卷內(nèi)文件整理卷內(nèi)目錄與備考表填寫案卷86（一）系統(tǒng)收集對照歸檔范圍，接收收集各部門、各有關(guān)人員形成的材料。將接收進來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準確等要求。區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普法性文件、重份文件、事務性文件等（一）系統(tǒng)收集對照歸檔范圍，接收收集各部門、各有關(guān)人員形成的87特別需要關(guān)注的幾個方面：

立項申報文件，注意原件的收集；項目籌建辦與業(yè)主單位檔案應及時集中統(tǒng)一保管。

招投標文件，應包括招標公告、招標書、投標書、招標會議材料、評標決標材料、中標通知書、承包合同、未中標文件等文件材料。

特別需要關(guān)注的幾個方面：立項申報文件，88征地拆遷、政策處理：與個人簽定的原始憑證施工文件，加強竣工圖的規(guī)范化編制工作，確保質(zhì)保材料、技術(shù)文件的原始性。設(shè)計文件，著重注意全過程文件的形成積累，強調(diào)變更文件的完整性與原始性，絕對避免復印件、傳真件。征地拆遷、政策處理：與個人簽定的原始憑證89設(shè)備考察材料設(shè)備試運行記錄科研項目推廣運用產(chǎn)品售后服務設(shè)備考察材料90（二）科學分類分類是為整理、編目、進行系統(tǒng)化管理的需要。分類要根據(jù)科技活動性質(zhì)、階段等情況設(shè)置類目。分類要清楚，不能相互交叉、包容。（二）科學分類分類是為整理、編目、進行系統(tǒng)化管理的需要。91（三）合理分卷卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。分卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個個案卷。卷和卷之間相對獨立，卷內(nèi)文件保持有機聯(lián)系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜。不超過６公分卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個或多個卷夾；也可以采用件保管的方法。（三）合理分卷卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本92若干分卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法問題組卷法時間組卷法文件名稱組卷法來源組卷法若干分卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。93項目或單位、分項工程組卷法將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。如：蘭溪電廠地基處理文件；一號機鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄；

項目或單位、分項工程組卷法94以一號機組為例：汽機間上部結(jié)構(gòu)工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程除氧煤倉上部結(jié)構(gòu)工程主廠房建筑工程地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結(jié)論與評價、樁基檢測報告變更文件及工作聯(lián)系單重大問題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗收記錄樁基以一號機組為例：地基處理文件樁基95階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進行的不同階段組卷。使用于施工文件。例：（1）蘭溪土地征用文件（階段）（2）行政辦公樓暖通結(jié)構(gòu)竣工圖（3）主廠房管道水壓檢驗記錄

階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進行96

問題組卷法法

將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。例如：（1）省市計經(jīng)委、省能源集團關(guān)于項目建議書的請示、批復（2）省能源集團、省市計經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于工程預可行性、可行性研究報告的請示、批復、通知。（3）蘭溪電廠水文地質(zhì)勘察報告問題組卷法法97時間組卷法內(nèi)容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特征明顯的文件可采用此方法。例如：蘭溪電廠1標段8月份計量支付報表；蘭溪電廠1標段2004年1—3月份施工日記；時間組卷法內(nèi)容針對同一時間的文件可以組成一個案卷98

名稱組卷法就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。例如：浙能蘭溪發(fā)電有限公司董事會2004年1-6月份會議紀要。蘭溪電廠二標段設(shè)計變更技術(shù)聯(lián)系單蘭溪電廠房屋拆遷協(xié)議書。

蘭溪電廠監(jiān)理部2004年1-50號工作聯(lián)系單。名稱組卷法99來源組卷法將來自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對同一地區(qū)的文件組成一卷。例如：

國華電力公司關(guān)于寧海電廠機構(gòu)調(diào)整、人事任免問題的批復寧海甲鎮(zhèn)、乙鎮(zhèn)房屋拆遷協(xié)議書來源組卷法將來自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對同一100基建檔案的立卷管理性文件材料：按問題組卷按時間和單位組卷施工（監(jiān)理）基礎(chǔ)資料：按工程部位（單位、分部、分項工程）組卷；按材料性質(zhì)組卷基建檔案的立卷管理性文件材料：按問題組卷101設(shè)備檔案的立卷維修記錄單獨立卷一般情況其它材料單獨立卷大型設(shè)備：前期、招投標材料、合同與隨機材料及驗收記錄、調(diào)試記錄設(shè)備檔案的立卷維修記錄單獨立卷102科研檔案一項一卷大型科研項目：課題申請報告及有關(guān)論證文件用戶委托書、科研項目計劃任務書、年度計劃、研究計劃實驗工藝設(shè)計文件實驗記錄、實驗報告成果報告或論文、鑒定驗收文件應用推廣文件、獎勵文件、專利文件、各種技術(shù)合同、成果推廣應用的反饋信息科研檔案一項一卷103產(chǎn)品檔案調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告開發(fā)試驗項目的計劃新產(chǎn)品建議書、技術(shù)任務書技術(shù)設(shè)計、工作圖設(shè)計、評審會議紀要試驗記錄、試驗報告產(chǎn)品檔案調(diào)查原始記錄、調(diào)查報告104試制記錄、試制總結(jié)實驗計劃和記錄鑒定驗收文件、工藝方案、工藝規(guī)程產(chǎn)品質(zhì)量記錄、裝箱文件、商標文件試制記錄、試制總結(jié)105（四）卷內(nèi)文件整理查漏補缺、按照A4或16K大小粘貼折疊、去金屬物。卷內(nèi)文件排列：按重要程度、文件間的聯(lián)系、時間順序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結(jié)果在前過程在后。卷內(nèi)文件編號：按件整理的，逐件蓋檔號章；整卷裝訂的，從001起編頁號。卷夾一般不超過2公分（200頁），卷盒可以在2-4公分。不超過６公分（四）卷內(nèi)文件整理查漏補缺、按照A4或16K大小粘貼折疊、去106科技檔案管理北侖區(qū)檔案局課件107（五）卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當。

（五）卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫最好激光打印108卷內(nèi)文件目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號樁基檢測報告19990224001-0042浙江地球物理研究所溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告199903060053中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺1-10號樁檢驗申請批復單199904250074中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單19990510010-022卷內(nèi)文件目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1中天109如何填寫卷內(nèi)目錄序號：文件的順序號文件編號：完整的代字代號責任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、名稱不準確及表式名稱的填寫。日期：文件形成時間，用20010226表示。頁號：文件所在卷的頁號。備注：需說明的情況。如何填寫卷內(nèi)目錄序號：文件的順序號110互見號卷內(nèi)備考表說明：（1、卷內(nèi)文件數(shù)量）（2、分類、組卷及其他整理中需說明的情況）立卷人：年月日檢查人：年月日互見號卷內(nèi)備考表說明111檔號的編制

檔號----全宗號-類別號-案卷號-頁號

010-4?1?Z-122-054件（頁）號案卷流水號三級類目號二級類目號一級類目號全宗號（六）科技檔案案卷封面填寫檔號的編制（六）科技檔案案卷封面填寫112例：3－4－3．01－225

卷號（案卷流水號）合同號（合同段代號）屬類號（施工文件）項目代號（杭甬高速）門類號(基建類）例：3－4－3．01－225113

檔號４?１－２９檔案館號

溫州大橋下部結(jié)構(gòu)１號臺１－１０號樁基檢驗申請批復單立卷單位

浙江廣廈集團

起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密級科技檔案管理北侖區(qū)檔案局課件114

案卷標題的擬寫案卷標題=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業(yè)、階段、結(jié)構(gòu)）+文件內(nèi)容+文件名案卷標題=作者+問題（時間、地區(qū)等）+文種例如：（1）滬杭高速公路工程

K100+20~K110+15

項目名稱