會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施課件

會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃1引入案例第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述第二節(jié)會(huì)議組織者第三節(jié)會(huì)議的策劃內(nèi)容提要小結(jié)引入案例第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述第二節(jié)會(huì)議組織者第三節(jié)會(huì)2飛鳥(niǎo)公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開(kāi)發(fā)的系列化妝品的洽談定貨會(huì)。秘書(shū)李玲負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，李玲想先解決容易預(yù)訂的近處與會(huì)者的車票，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對(duì)主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談定貨會(huì)的工作成果大打折扣。飛鳥(niǎo)公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新3第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述會(huì)議活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，歷史悠久，伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展。1.會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)而開(kāi)展的活動(dòng)2.會(huì)議是一種高度組織化的活動(dòng)3.會(huì)議是一種群體性的活動(dòng)會(huì)議——是人類社會(huì)中一種聚眾議事的過(guò)程，是在一定的時(shí)間和空間內(nèi)，為達(dá)到一定的目的所進(jìn)行的有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有共同議題的議事活動(dòng)。一、會(huì)議的基本含義第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述會(huì)議活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，歷史悠久，伴隨著人類歷4第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述發(fā)揚(yáng)民主科學(xué)決策——依賴于集體智慧聯(lián)絡(luò)感情——對(duì)內(nèi)增強(qiáng)組織凝聚力，對(duì)外樹(shù)立良好公關(guān)形象推動(dòng)工作——傳達(dá)決策意圖、布置落實(shí)任務(wù)、統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)各種關(guān)系、督促檢查工作、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)、表彰弘揚(yáng)先進(jìn)、批評(píng)鞭策后進(jìn)等。二、會(huì)議的作用第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述二、會(huì)議的作用5三、會(huì)議的類型三、會(huì)議的類型6第二節(jié)會(huì)議組織者會(huì)議的主辦單位主要可以分為三類：公司協(xié)會(huì)組織非營(yíng)利性組織公司和協(xié)會(huì)組織是會(huì)議市場(chǎng)的主要組織者，兩者相較，從會(huì)議次數(shù)和與會(huì)者人數(shù)來(lái)看，公司會(huì)議又占據(jù)絕大部分。第二節(jié)會(huì)議組織者會(huì)議的主辦單位主要可以分為三類：7第二節(jié)會(huì)議組織者公司內(nèi)部會(huì)議：由公司員工參加的會(huì)議，如銷售會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、經(jīng)理人員會(huì)議和獎(jiǎng)勵(lì)性質(zhì)的會(huì)議。公司外部會(huì)議：針對(duì)公司目標(biāo)市場(chǎng)而舉辦的會(huì)議，參會(huì)人員來(lái)自公司外部客戶，包括經(jīng)銷會(huì)/分銷商會(huì)議、產(chǎn)品展示會(huì)、股東會(huì)等。兼顧內(nèi)部和外部的會(huì)議：參會(huì)者既有公司職員也有公司客戶，這類會(huì)議主要包括講習(xí)班和培訓(xùn)會(huì)議。大多數(shù)公司會(huì)議在酒店召開(kāi)，也有些在專門的會(huì)議中心和管理培訓(xùn)中心召開(kāi)，這些地點(diǎn)都要具有專用的會(huì)議設(shè)施，并配備比較高檔的住宿條件。公司第二節(jié)會(huì)議組織者公司8第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式2.協(xié)會(huì)組織選擇會(huì)議舉辦城市時(shí)考慮的因素3.選擇會(huì)議場(chǎng)所或酒店時(shí)考慮的因素4.協(xié)會(huì)會(huì)議的種類5.協(xié)會(huì)會(huì)議的共同特點(diǎn)協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式9第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式（1）展覽收入（2）會(huì)費(fèi)收入（3）附加收入?yún)f(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式10第二節(jié)會(huì)議組織者2.協(xié)會(huì)組織選擇會(huì)議舉辦城市時(shí)考慮的因素（1）交通便捷（2）會(huì)議與酒店設(shè)施（3）專業(yè)技能（4）旅游景點(diǎn)（5）城市形象和國(guó)際認(rèn)知度（6）目的地政府或會(huì)員的邀請(qǐng)（7）吸納新會(huì)員的機(jī)會(huì)（8）安全協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者2.協(xié)會(huì)組織選擇會(huì)議舉辦城市時(shí)考慮的因素11第二節(jié)會(huì)議組織者3.選擇會(huì)議場(chǎng)所或酒店時(shí)考慮的因素（1）適當(dāng)?shù)臅?huì)議空間（2）客房是否充足（3）餐飲安排（4）適當(dāng)?shù)恼故究臻g（5）交通便捷（6）服務(wù)協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者3.選擇會(huì)議場(chǎng)所或酒店時(shí)考慮的因素12第二節(jié)會(huì)議組織者4.協(xié)會(huì)會(huì)議的種類（1）年會(huì)（2）地區(qū)性會(huì)議（3）大會(huì)（4）專題研討會(huì)（5）董事會(huì)和委員會(huì)會(huì)議協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者4.協(xié)會(huì)會(huì)議的種類協(xié)會(huì)組織13第二節(jié)會(huì)議組織者5.協(xié)會(huì)會(huì)議的共同特點(diǎn)·幾乎各個(gè)“行業(yè)”都有自己的協(xié)會(huì)和專業(yè)會(huì)議，都有召開(kāi)會(huì)議的可能，一般間隔一定時(shí)間就召開(kāi)會(huì)議·協(xié)會(huì)會(huì)議的舉辦地經(jīng)常變換，一般不會(huì)在一個(gè)地方連續(xù)舉辦兩次會(huì)議·協(xié)會(huì)會(huì)議的分支機(jī)構(gòu)往往是當(dāng)?shù)嘏e辦協(xié)會(huì)會(huì)議的發(fā)起者·協(xié)會(huì)會(huì)議的會(huì)期一般是4~5天，一般不會(huì)超過(guò)6天·協(xié)會(huì)會(huì)議的組委會(huì)一般喜歡租用容量400人以下并有相應(yīng)設(shè)施的會(huì)議場(chǎng)所·大約只有15%左右的協(xié)會(huì)會(huì)議需要使用同聲傳譯設(shè)施·協(xié)會(huì)會(huì)議的籌備時(shí)間一般是2~3年，有的還更長(zhǎng)，公司會(huì)議的籌備時(shí)間一般低于一年·協(xié)會(huì)會(huì)議對(duì)展覽空間的要求呈現(xiàn)不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者5.協(xié)會(huì)會(huì)議的共同特點(diǎn)協(xié)會(huì)組織14第二節(jié)會(huì)議組織者這類主辦者的會(huì)議與協(xié)會(huì)比較相似，主要由政府機(jī)構(gòu)、工會(huì)、宗教團(tuán)體、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等，它們都是非營(yíng)利性的，有不同的資金來(lái)源，很多可以使用公共資金。在國(guó)際上，人們把這些非營(yíng)利組織稱為——即社會(huì)團(tuán)體、軍事機(jī)構(gòu)、教育部門、宗教團(tuán)體以及兄弟會(huì)的集合組織。它們對(duì)價(jià)格很敏感，更易在淡季預(yù)定會(huì)議，常常由非專業(yè)人士策劃，且策劃人常常變化。非營(yíng)利組織第二節(jié)會(huì)議組織者這類主辦者的會(huì)議與協(xié)會(huì)15第三節(jié)會(huì)議的策劃一、會(huì)議分析（要素）第三節(jié)會(huì)議的策劃一、會(huì)議分析（要素）16第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():誰(shuí)來(lái)參加會(huì)議？會(huì)議規(guī)模、預(yù)期參加會(huì)議的人數(shù)，是否邀請(qǐng)與會(huì)代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(17第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():會(huì)議是什么類型的會(huì)議？第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(18第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”()：組織會(huì)議的有效時(shí)間：會(huì)議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會(huì)人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會(huì)議擬邀請(qǐng)嘉賓的工作時(shí)間、會(huì)議時(shí)間前后相關(guān)活動(dòng)是否會(huì)影響參會(huì)人數(shù)等；(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(19第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。會(huì)議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點(diǎn)與會(huì)議主題的關(guān)系等。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(20第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():舉辦會(huì)議的目的:具體的會(huì)議形式(包括:會(huì)議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂(lè)等)。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(21會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施22“”的中文全稱為。會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)需充分考慮哪些因素？在會(huì)議活動(dòng)中常見(jiàn)的突發(fā)事件主要有哪些？結(jié)合實(shí)例如何應(yīng)對(duì)？會(huì)議(武漢自考)的構(gòu)成要素有（）A.主辦者B.承辦者C.會(huì)場(chǎng)D.與會(huì)者E.其它與會(huì)議有關(guān)的人員通過(guò)會(huì)議上詳細(xì)羅列解決問(wèn)題的方法，從而獲得具有創(chuàng)造性的決策屬于下列哪一種?（）A.名義小組法B.頭腦風(fēng)暴法C.德菲爾法D.座談法請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)一份2010（廣州）休閑發(fā)展國(guó)際論壇的會(huì)議旅游的策劃方案。“”的中文全稱為。23第三節(jié)會(huì)議的策劃二、簡(jiǎn)易時(shí)間流程（把握思路）會(huì)前會(huì)中會(huì)后第三節(jié)會(huì)議的策劃二、簡(jiǎn)易時(shí)間流程（把握思路）會(huì)前會(huì)中會(huì)后24第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程（一）會(huì)前

1.與會(huì)議運(yùn)營(yíng)公司洽談，提出主辦方要求如：時(shí)間、地方、人數(shù)、酒店星級(jí)、會(huì)議設(shè)備等。

2.會(huì)議運(yùn)營(yíng)公司按主辦方要求提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案預(yù)案書(shū)和報(bào)價(jià)。

第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程（一）會(huì)前

1.與會(huì)議25第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程（一）會(huì)前

3.邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所，確定方案，簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，預(yù)付會(huì)議訂金事宜。

4.在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。準(zhǔn)備會(huì)議資料。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)等。

第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程26第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。分批分時(shí)段按要求接站。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

1.會(huì)議接待27第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

3.會(huì)議場(chǎng)所：會(huì)議秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會(huì)議住宿：會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)用房及整理記錄有關(guān)信息。房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

3.會(huì)議場(chǎng)所：28第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

5.會(huì)議餐飲：確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)（如：特殊客人有宗教信仰）的確認(rèn)。

6.會(huì)議旅游：確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

5.會(huì)議餐飲29第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

7.會(huì)議娛樂(lè)：提前確認(rèn)娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

7.會(huì)議娛樂(lè)30第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（三）會(huì)后

1.會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

2.會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。

3.與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作，提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（三）會(huì)后

1.會(huì)務(wù)服務(wù)的總31會(huì)務(wù)準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)方法內(nèi)容對(duì)象時(shí)間地點(diǎn)費(fèi)用會(huì)務(wù)提出問(wèn)題應(yīng)急性信息性決策性議程和程序各項(xiàng)會(huì)務(wù)文件內(nèi)容策劃方案批準(zhǔn)會(huì)議設(shè)計(jì)和布置專家咨詢領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)組織保障者會(huì)議實(shí)施執(zhí)行策略保障控制工具效果設(shè)施環(huán)境場(chǎng)所配套編制預(yù)算預(yù)算執(zhí)行結(jié)算歸檔紀(jì)要發(fā)布分工落實(shí)后續(xù)工作評(píng)估反饋補(bǔ)充會(huì)議第三方顧問(wèn)

會(huì)議制度和文化會(huì)議管理機(jī)構(gòu)會(huì)前會(huì)中會(huì)后會(huì)務(wù)準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)方法內(nèi)時(shí)提出問(wèn)題應(yīng)信決議程和程序各文策劃方案批32第三節(jié)會(huì)議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）第三節(jié)會(huì)議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）33會(huì)議策劃的基本流程會(huì)議策劃的基本流程34市場(chǎng)調(diào)研確定主題會(huì)議目標(biāo)市場(chǎng)需求市場(chǎng)背景會(huì)議定位新聞亮點(diǎn)項(xiàng)目1確定主題市場(chǎng)調(diào)研確定主題會(huì)議市場(chǎng)市場(chǎng)會(huì)議新聞項(xiàng)目1確定主題35策劃考慮的要素要一素：主辦單位、承辦單位和協(xié)辦單位要二素：贏利點(diǎn)策劃要三素：確定與會(huì)者要四素：確定會(huì)議形式要五素：確定會(huì)議日期和地址要素六：會(huì)務(wù)要七素：營(yíng)銷策略策劃考慮的要素36承辦者協(xié)辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制承辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制37要素二：贏利點(diǎn)策劃要素二：贏利點(diǎn)策劃38要素三：確定與會(huì)者要素三：確定與會(huì)者39主題報(bào)告會(huì)學(xué)術(shù)研討技術(shù)交流現(xiàn)場(chǎng)訪談會(huì)議中的其他活動(dòng)（展覽等）要素四：會(huì)議形式主題報(bào)告會(huì)要素四：會(huì)議形式40地點(diǎn)歷史服務(wù)設(shè)施住宿會(huì)議地點(diǎn)的工作人員公共區(qū)域及設(shè)施費(fèi)用景點(diǎn)安全其他要素五：會(huì)議日期和會(huì)址地點(diǎn)要素五：會(huì)議日期和會(huì)址41要素六：會(huì)務(wù)會(huì)議場(chǎng)地布置發(fā)言人視聽(tīng)設(shè)備餐飲服務(wù)其它供應(yīng)商選擇(印刷、搭建、禮品等）要素六：會(huì)務(wù)會(huì)議場(chǎng)地布置42準(zhǔn)備－發(fā)言人材料清單準(zhǔn)備－發(fā)言人材料清單43會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施44會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施45會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施46要素七：會(huì)議營(yíng)銷（傳播）受眾分析內(nèi)容分析：宣傳材料宣傳方式（會(huì)前宣傳、邀請(qǐng)，會(huì)中、會(huì)后媒體宣傳、各式公關(guān)）要素七：會(huì)議營(yíng)銷（傳播）受眾分析47項(xiàng)目3預(yù)算收入固定開(kāi)銷變動(dòng)開(kāi)銷預(yù)算總帳項(xiàng)目3預(yù)算收入48收入收入49固定開(kāi)銷固定開(kāi)銷50變動(dòng)開(kāi)銷變動(dòng)開(kāi)銷51預(yù)算總結(jié)預(yù)算總結(jié)52項(xiàng)目4： 時(shí)間進(jìn)度安排項(xiàng)目4： 時(shí)間進(jìn)度安排53甘特圖甘特圖54關(guān)鍵路徑計(jì)劃概要關(guān)鍵路徑計(jì)劃概要55項(xiàng)目5：依照時(shí)間進(jìn)度安排執(zhí)行并根據(jù)變化調(diào)整立項(xiàng)方案及預(yù)算項(xiàng)目5：依照時(shí)間進(jìn)度安排執(zhí)行56項(xiàng)目6：會(huì)中現(xiàn)場(chǎng)管理項(xiàng)目6：會(huì)中現(xiàn)場(chǎng)管理57項(xiàng)目7： 客戶數(shù)據(jù)整理會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施58項(xiàng)目8：評(píng)估和后繼評(píng)估策劃實(shí)施評(píng)估評(píng)估應(yīng)用后勤工作項(xiàng)目8：評(píng)估和后繼評(píng)估策劃59評(píng)估策劃以前的會(huì)議是否進(jìn)行過(guò)評(píng)估是否要對(duì)這次會(huì)議進(jìn)行評(píng)估評(píng)估哪些內(nèi)容誰(shuí)將參與評(píng)估誰(shuí)負(fù)責(zé)策劃整個(gè)評(píng)估方案評(píng)估和后繼工作需要多少預(yù)算誰(shuí)負(fù)責(zé)發(fā)放評(píng)估表格評(píng)估策劃以前的會(huì)議是否進(jìn)行過(guò)評(píng)估60評(píng)估策劃－可以進(jìn)行評(píng)估的會(huì)議因素評(píng)估策劃－可以進(jìn)行評(píng)估的會(huì)議因素61評(píng)估策劃－會(huì)議評(píng)價(jià)表格示例會(huì)議編號(hào)發(fā)言人1、發(fā)言人的講話（請(qǐng)選一處劃鉤）精彩很好一般很差2、會(huì)議的目標(biāo)是否明確是否3、會(huì)議是否達(dá)到了目的是否4、你是否推薦再次安排這場(chǎng)會(huì)議發(fā)言人：是否話題：是否5、評(píng)論評(píng)估策劃－會(huì)議評(píng)價(jià)表格示例會(huì)議編號(hào)發(fā)言人62實(shí)施評(píng)估評(píng)估什么時(shí)候進(jìn)行評(píng)估使用什么方法在會(huì)議期間使用什么方法鼓勵(lì)與會(huì)者對(duì)會(huì)議作出評(píng)估實(shí)施評(píng)估評(píng)估什么時(shí)候進(jìn)行63評(píng)估應(yīng)用誰(shuí)負(fù)責(zé)監(jiān)督評(píng)估數(shù)據(jù)的分析誰(shuí)將得到評(píng)估的結(jié)果分析采用哪種形式誰(shuí)負(fù)責(zé)監(jiān)督評(píng)估結(jié)果的作用評(píng)估應(yīng)用誰(shuí)負(fù)責(zé)監(jiān)督評(píng)估數(shù)據(jù)的分析64后繼工作會(huì)議結(jié)束后，是否要向與會(huì)者發(fā)送一些補(bǔ)充材料如何收集和記錄人們對(duì)未來(lái)會(huì)議好的建議是否需要提及下一次會(huì)議是否要保留會(huì)議的所有資料后繼工作會(huì)議結(jié)束后，是否要向與會(huì)者發(fā)送一些補(bǔ)充材料65會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施66演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！67會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃68引入案例第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述第二節(jié)會(huì)議組織者第三節(jié)會(huì)議的策劃內(nèi)容提要小結(jié)引入案例第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述第二節(jié)會(huì)議組織者第三節(jié)會(huì)69飛鳥(niǎo)公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開(kāi)發(fā)的系列化妝品的洽談定貨會(huì)。秘書(shū)李玲負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，李玲想先解決容易預(yù)訂的近處與會(huì)者的車票，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對(duì)主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談定貨會(huì)的工作成果大打折扣。飛鳥(niǎo)公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新70第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述會(huì)議活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，歷史悠久，伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展。1.會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)而開(kāi)展的活動(dòng)2.會(huì)議是一種高度組織化的活動(dòng)3.會(huì)議是一種群體性的活動(dòng)會(huì)議——是人類社會(huì)中一種聚眾議事的過(guò)程，是在一定的時(shí)間和空間內(nèi)，為達(dá)到一定的目的所進(jìn)行的有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有共同議題的議事活動(dòng)。一、會(huì)議的基本含義第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述會(huì)議活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，歷史悠久，伴隨著人類歷71第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述發(fā)揚(yáng)民主科學(xué)決策——依賴于集體智慧聯(lián)絡(luò)感情——對(duì)內(nèi)增強(qiáng)組織凝聚力，對(duì)外樹(shù)立良好公關(guān)形象推動(dòng)工作——傳達(dá)決策意圖、布置落實(shí)任務(wù)、統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)各種關(guān)系、督促檢查工作、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)、表彰弘揚(yáng)先進(jìn)、批評(píng)鞭策后進(jìn)等。二、會(huì)議的作用第一節(jié)會(huì)議業(yè)概述二、會(huì)議的作用72三、會(huì)議的類型三、會(huì)議的類型73第二節(jié)會(huì)議組織者會(huì)議的主辦單位主要可以分為三類：公司協(xié)會(huì)組織非營(yíng)利性組織公司和協(xié)會(huì)組織是會(huì)議市場(chǎng)的主要組織者，兩者相較，從會(huì)議次數(shù)和與會(huì)者人數(shù)來(lái)看，公司會(huì)議又占據(jù)絕大部分。第二節(jié)會(huì)議組織者會(huì)議的主辦單位主要可以分為三類：74第二節(jié)會(huì)議組織者公司內(nèi)部會(huì)議：由公司員工參加的會(huì)議，如銷售會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、經(jīng)理人員會(huì)議和獎(jiǎng)勵(lì)性質(zhì)的會(huì)議。公司外部會(huì)議：針對(duì)公司目標(biāo)市場(chǎng)而舉辦的會(huì)議，參會(huì)人員來(lái)自公司外部客戶，包括經(jīng)銷會(huì)/分銷商會(huì)議、產(chǎn)品展示會(huì)、股東會(huì)等。兼顧內(nèi)部和外部的會(huì)議：參會(huì)者既有公司職員也有公司客戶，這類會(huì)議主要包括講習(xí)班和培訓(xùn)會(huì)議。大多數(shù)公司會(huì)議在酒店召開(kāi)，也有些在專門的會(huì)議中心和管理培訓(xùn)中心召開(kāi)，這些地點(diǎn)都要具有專用的會(huì)議設(shè)施，并配備比較高檔的住宿條件。公司第二節(jié)會(huì)議組織者公司75第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式2.協(xié)會(huì)組織選擇會(huì)議舉辦城市時(shí)考慮的因素3.選擇會(huì)議場(chǎng)所或酒店時(shí)考慮的因素4.協(xié)會(huì)會(huì)議的種類5.協(xié)會(huì)會(huì)議的共同特點(diǎn)協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式76第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式（1）展覽收入（2）會(huì)費(fèi)收入（3）附加收入?yún)f(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者1.協(xié)會(huì)組織的會(huì)議收入的幾種形式77第二節(jié)會(huì)議組織者2.協(xié)會(huì)組織選擇會(huì)議舉辦城市時(shí)考慮的因素（1）交通便捷（2）會(huì)議與酒店設(shè)施（3）專業(yè)技能（4）旅游景點(diǎn)（5）城市形象和國(guó)際認(rèn)知度（6）目的地政府或會(huì)員的邀請(qǐng)（7）吸納新會(huì)員的機(jī)會(huì)（8）安全協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者2.協(xié)會(huì)組織選擇會(huì)議舉辦城市時(shí)考慮的因素78第二節(jié)會(huì)議組織者3.選擇會(huì)議場(chǎng)所或酒店時(shí)考慮的因素（1）適當(dāng)?shù)臅?huì)議空間（2）客房是否充足（3）餐飲安排（4）適當(dāng)?shù)恼故究臻g（5）交通便捷（6）服務(wù)協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者3.選擇會(huì)議場(chǎng)所或酒店時(shí)考慮的因素79第二節(jié)會(huì)議組織者4.協(xié)會(huì)會(huì)議的種類（1）年會(huì)（2）地區(qū)性會(huì)議（3）大會(huì)（4）專題研討會(huì)（5）董事會(huì)和委員會(huì)會(huì)議協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者4.協(xié)會(huì)會(huì)議的種類協(xié)會(huì)組織80第二節(jié)會(huì)議組織者5.協(xié)會(huì)會(huì)議的共同特點(diǎn)·幾乎各個(gè)“行業(yè)”都有自己的協(xié)會(huì)和專業(yè)會(huì)議，都有召開(kāi)會(huì)議的可能，一般間隔一定時(shí)間就召開(kāi)會(huì)議·協(xié)會(huì)會(huì)議的舉辦地經(jīng)常變換，一般不會(huì)在一個(gè)地方連續(xù)舉辦兩次會(huì)議·協(xié)會(huì)會(huì)議的分支機(jī)構(gòu)往往是當(dāng)?shù)嘏e辦協(xié)會(huì)會(huì)議的發(fā)起者·協(xié)會(huì)會(huì)議的會(huì)期一般是4~5天，一般不會(huì)超過(guò)6天·協(xié)會(huì)會(huì)議的組委會(huì)一般喜歡租用容量400人以下并有相應(yīng)設(shè)施的會(huì)議場(chǎng)所·大約只有15%左右的協(xié)會(huì)會(huì)議需要使用同聲傳譯設(shè)施·協(xié)會(huì)會(huì)議的籌備時(shí)間一般是2~3年，有的還更長(zhǎng)，公司會(huì)議的籌備時(shí)間一般低于一年·協(xié)會(huì)會(huì)議對(duì)展覽空間的要求呈現(xiàn)不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)協(xié)會(huì)組織第二節(jié)會(huì)議組織者5.協(xié)會(huì)會(huì)議的共同特點(diǎn)協(xié)會(huì)組織81第二節(jié)會(huì)議組織者這類主辦者的會(huì)議與協(xié)會(huì)比較相似，主要由政府機(jī)構(gòu)、工會(huì)、宗教團(tuán)體、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等，它們都是非營(yíng)利性的，有不同的資金來(lái)源，很多可以使用公共資金。在國(guó)際上，人們把這些非營(yíng)利組織稱為——即社會(huì)團(tuán)體、軍事機(jī)構(gòu)、教育部門、宗教團(tuán)體以及兄弟會(huì)的集合組織。它們對(duì)價(jià)格很敏感，更易在淡季預(yù)定會(huì)議，常常由非專業(yè)人士策劃，且策劃人常常變化。非營(yíng)利組織第二節(jié)會(huì)議組織者這類主辦者的會(huì)議與協(xié)會(huì)82第三節(jié)會(huì)議的策劃一、會(huì)議分析（要素）第三節(jié)會(huì)議的策劃一、會(huì)議分析（要素）83第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():誰(shuí)來(lái)參加會(huì)議？會(huì)議規(guī)模、預(yù)期參加會(huì)議的人數(shù)，是否邀請(qǐng)與會(huì)代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(84第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():會(huì)議是什么類型的會(huì)議？第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(85第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”()：組織會(huì)議的有效時(shí)間：會(huì)議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會(huì)人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會(huì)議擬邀請(qǐng)嘉賓的工作時(shí)間、會(huì)議時(shí)間前后相關(guān)活動(dòng)是否會(huì)影響參會(huì)人數(shù)等；(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(86第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。會(huì)議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點(diǎn)與會(huì)議主題的關(guān)系等。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(87第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”():舉辦會(huì)議的目的:具體的會(huì)議形式(包括:會(huì)議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂(lè)等)。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議策劃的要素“5W1H”“6W”(88會(huì)議業(yè)與會(huì)議策劃實(shí)施89“”的中文全稱為。會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)需充分考慮哪些因素？在會(huì)議活動(dòng)中常見(jiàn)的突發(fā)事件主要有哪些？結(jié)合實(shí)例如何應(yīng)對(duì)？會(huì)議(武漢自考)的構(gòu)成要素有（）A.主辦者B.承辦者C.會(huì)場(chǎng)D.與會(huì)者E.其它與會(huì)議有關(guān)的人員通過(guò)會(huì)議上詳細(xì)羅列解決問(wèn)題的方法，從而獲得具有創(chuàng)造性的決策屬于下列哪一種?（）A.名義小組法B.頭腦風(fēng)暴法C.德菲爾法D.座談法請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)一份2010（廣州）休閑發(fā)展國(guó)際論壇的會(huì)議旅游的策劃方案。“”的中文全稱為。90第三節(jié)會(huì)議的策劃二、簡(jiǎn)易時(shí)間流程（把握思路）會(huì)前會(huì)中會(huì)后第三節(jié)會(huì)議的策劃二、簡(jiǎn)易時(shí)間流程（把握思路）會(huì)前會(huì)中會(huì)后91第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程（一）會(huì)前

1.與會(huì)議運(yùn)營(yíng)公司洽談，提出主辦方要求如：時(shí)間、地方、人數(shù)、酒店星級(jí)、會(huì)議設(shè)備等。

2.會(huì)議運(yùn)營(yíng)公司按主辦方要求提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案預(yù)案書(shū)和報(bào)價(jià)。

第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程（一）會(huì)前

1.與會(huì)議92第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程（一）會(huì)前

3.邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所，確定方案，簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，預(yù)付會(huì)議訂金事宜。

4.在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。準(zhǔn)備會(huì)議資料。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)等。

第三節(jié)會(huì)議的策劃商務(wù)會(huì)議工作流程93第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。分批分時(shí)段按要求接站。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

1.會(huì)議接待94第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

3.會(huì)議場(chǎng)所：會(huì)議秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會(huì)議住宿：會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)用房及整理記錄有關(guān)信息。房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

3.會(huì)議場(chǎng)所：95第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

5.會(huì)議餐飲：確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)（如：特殊客人有宗教信仰）的確認(rèn)。

6.會(huì)議旅游：確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

5.會(huì)議餐飲96第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

7.會(huì)議娛樂(lè)：提前確認(rèn)娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（二）會(huì)中

7.會(huì)議娛樂(lè)97第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（三）會(huì)后

1.會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

2.會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。

3.與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作，提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。第三節(jié)會(huì)議的策劃會(huì)議工作流程（三）會(huì)后

1.會(huì)務(wù)服務(wù)的總98會(huì)務(wù)準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)方法內(nèi)容對(duì)象時(shí)間地點(diǎn)費(fèi)用會(huì)務(wù)提出問(wèn)題應(yīng)急性信息性決策性議程和程序各項(xiàng)會(huì)務(wù)文件內(nèi)容策劃方案批準(zhǔn)會(huì)議設(shè)計(jì)和布置專家咨詢領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)組織保障者會(huì)議實(shí)施執(zhí)行策略保障控制工具效果設(shè)施環(huán)境場(chǎng)所配套編制預(yù)算預(yù)算執(zhí)行結(jié)算歸檔紀(jì)要發(fā)布分工落實(shí)后續(xù)工作評(píng)估反饋補(bǔ)充會(huì)議第三方顧問(wèn)

會(huì)議制度和文化會(huì)議管理機(jī)構(gòu)會(huì)前會(huì)中會(huì)后會(huì)務(wù)準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)方法內(nèi)時(shí)提出問(wèn)題應(yīng)信決議程和程序各文策劃方案批99第三節(jié)會(huì)議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）第三節(jié)會(huì)議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）100會(huì)議策劃的基本流程會(huì)議策劃的基本流程101市場(chǎng)調(diào)研確定主題會(huì)議目標(biāo)市場(chǎng)需求市場(chǎng)背景會(huì)議定位新聞亮點(diǎn)項(xiàng)目1確定主題市場(chǎng)調(diào)研確定主題會(huì)議市場(chǎng)市場(chǎng)會(huì)議新聞項(xiàng)目1確定主題102策劃考慮的要素要一素：主辦單位、承辦單位和協(xié)辦單位要二素：贏利點(diǎn)策劃要三素：確定與會(huì)者要四素：確定會(huì)議形式要五素：確定會(huì)議日期和地址要素六：會(huì)務(wù)要七素：營(yíng)銷策略策劃考慮的要素103承辦者協(xié)辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制承辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制104要素二：贏利點(diǎn)策劃要素二：贏利點(diǎn)策劃105要