XY公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì),mba財(cái)務(wù)管理論文

XY公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì),mba財(cái)務(wù)管理論文本篇論文目錄導(dǎo)航：【第1部分】【第2部分】【第3部分】【第4部分】【第5部分】XY公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)【第6部分】第4章XY公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)4.1XY公司內(nèi)部控制改良設(shè)計(jì)總體情況第3章筆者已對XY公司各關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)部控制情況現(xiàn)在狀況進(jìn)行了描繪敘述,并對存在問題的進(jìn)行了分析,筆者以為,XY公司需要從本身需要和行業(yè)特點(diǎn)出發(fā),結(jié)合單位員工和管理層的需求,在規(guī)范運(yùn)營,合理運(yùn)用受權(quán)和內(nèi)部審計(jì)的基礎(chǔ)上,根據(jù)內(nèi)部控制框架理論進(jìn)行制度和流程設(shè)計(jì),并提供保障其執(zhí)行的環(huán)境。在盡可能考慮給予員工和中層管理層受權(quán)的基礎(chǔ)上,到達(dá)規(guī)范內(nèi)控措施、防備舞弊和操作風(fēng)險(xiǎn)、控制公司成本和支出、提高收入、提高運(yùn)營效率的目的。由于XY公司的快速發(fā)展,公司原有內(nèi)控體系已無法知足企業(yè)繼續(xù)擴(kuò)張的需求。同時(shí),企業(yè)希望通過在創(chuàng)業(yè)板上市融資擴(kuò)大公司經(jīng)營范圍、強(qiáng)化其行業(yè)競爭力,通過改善業(yè)務(wù)流程、提高管理能力、加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè),提升企業(yè)管理水平和競爭力,到達(dá)上市公司的要求。因而,筆者以為,首先建立了新的法人治理構(gòu)造、完善了組織構(gòu)造和機(jī)構(gòu)設(shè)置是企業(yè)內(nèi)控改良的當(dāng)務(wù)之急。根據(jù)券商建議,結(jié)合實(shí)際,n公司建立了三會,設(shè)立了北京分公司,改組了內(nèi)部部門設(shè)置,增設(shè)了產(chǎn)品部、人力資源部、采購部、投資部,明確了總裁對經(jīng)營的決策地位,并設(shè)立了獨(dú)立的審計(jì)部,審計(jì)部由董事長牽頭,負(fù)貴公司內(nèi)部經(jīng)營的審計(jì)監(jiān)督工作和風(fēng)險(xiǎn)評估,逐步建立起了以內(nèi)審為主體的內(nèi)部監(jiān)督體系(如此圖4-1),負(fù)責(zé)對公司的常規(guī)內(nèi)部控制和n業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià),構(gòu)成評價(jià)報(bào)告供管理層使用。改組后的組織構(gòu)造,各業(yè)務(wù)部門術(shù)業(yè)有專攻,董事長放權(quán),緩和了董事長和總裁之間的關(guān)系,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人事工作能有效統(tǒng)一,改變了以往的雙頭領(lǐng)導(dǎo),加快了經(jīng)營決策的效率。筆者以為,人力資源政策和企業(yè)文化在XY這類小型互聯(lián)網(wǎng)公司所起的作用非常重要,因而在筆者進(jìn)行內(nèi)控設(shè)計(jì)和優(yōu)化時(shí),組織建立了一系列必要的人力資源政策,包括績效考核、培訓(xùn)、人才引進(jìn)、企業(yè)文化建設(shè)等相關(guān)制度政策,并依托新的人力資源部進(jìn)行相關(guān)政策的執(zhí)行,基本到達(dá)了對優(yōu)秀員工進(jìn)行了充分肯定、提高優(yōu)秀員工積極性,提升XY公司和產(chǎn)品的知名度和企業(yè)形象,降低了人才流失率,提高員工學(xué)習(xí)積極性,規(guī)范勞資關(guān)系的目的。在重要業(yè)務(wù)板塊,梳理了流程和內(nèi)控漏洞,逐步建立起了崗位分離責(zé)任制,對重大對外投資、擔(dān)保、重大合同等均建立了風(fēng)險(xiǎn)評估制度和以總裁為首的總裁辦公會議的問責(zé)制,較為高效地解決了n公司在風(fēng)險(xiǎn)評估和控制活動上存在的漏洞,建立了以財(cái)務(wù)審批為主體的分級受權(quán)制度,提高了中基層經(jīng)理的工作積極性。在XY公司的內(nèi)部控制改良中,筆者以為,應(yīng)捉住關(guān)鍵環(huán)節(jié)和控制點(diǎn),以較少的精神和代價(jià)換取較好的效果,下面為XY公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)板塊的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和改良重點(diǎn)。4.2XY公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)思路和措施4.2.1采購管理改良結(jié)合XY公司的實(shí)際情況,筆者以為XY公司的采購內(nèi)控改良的控制點(diǎn)及目的如表4-1所示:結(jié)合第3章的有關(guān)分析,筆者以為,公司采購作為公司的第一大支出,控制環(huán)節(jié)薄弱,要到達(dá)控制釆購價(jià)格和采購物資質(zhì)量、節(jié)省公司成本,避免員工操作風(fēng)險(xiǎn)的目的,需要規(guī)范采購程序,分離采購、入庫、領(lǐng)用、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的人員,規(guī)范盤點(diǎn)程序,兼顧審批和采購效率,提高資產(chǎn)利用率和減少損耗率,詳細(xì)措施如下:1、制度建設(shè)因公司前期無規(guī)范的采購和資產(chǎn)管理制度,筆者設(shè)計(jì)撰寫了(采購制度〕、(供給商管理制度〕,明確了采購流程、供給商選擇和管理標(biāo)準(zhǔn)等。2、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)鑒于公司規(guī)模擴(kuò)大、采購量日益增大,且前期采購極不規(guī)范,筆者建議公司領(lǐng)導(dǎo)層建立了采購部,明確了采購部職責(zé),專門負(fù)責(zé)公司的各類采購。采購與資產(chǎn)管理職能分離,構(gòu)成采購問責(zé)制。設(shè)立了(采購管理制度〕,明確了采購流程和詢價(jià)、供給商管理制度。1)機(jī)構(gòu)設(shè)置:建議設(shè)立了采購部,負(fù)責(zé)公司日常單筆超過2000元以上的采購,進(jìn)而分離了資產(chǎn)管理與采購的職能,初步建立起不相容崗位分離的采購和資產(chǎn)管理的問責(zé)制。采購崗位責(zé)任制如表4-2所示。2)信息溝通:根據(jù)業(yè)務(wù)需求,公司自行研發(fā)了可用于掌上移動辦公的OA,通過移動QQ和短信短消息提示辦公,提高了采購審批的時(shí)效性和規(guī)范性。3)采購預(yù)算:預(yù)算執(zhí)行首年由財(cái)務(wù)部向采購部提供上一年度采購總量(以后年度由采購部自行統(tǒng)計(jì)),采購部根據(jù)下一年公司各部門和業(yè)務(wù)發(fā)展情況統(tǒng)計(jì)釆購需求,進(jìn)行市場詢價(jià)后提出采購初步整體預(yù)算,財(cái)務(wù)部審核修改通過后由預(yù)算委員會決定最終采購總量和金額,每年中期進(jìn)行一次預(yù)算修正。4)采購前置審批:計(jì)劃利用公司自行研發(fā)的OA系統(tǒng),高層管理者可通過手機(jī)辦公縮短審批時(shí)間。如此圖4-2、4-3所示,將原不太規(guī)范的采購流程分為兩步:物資申請、采購及支付審核,有采購合同的還需合同流程。需要講明的是,為了盡量簡化流程,提高效率,對于一次性付款的項(xiàng)目,合并了采購及支付流程,對于合同約定需分期付款的,再補(bǔ)充后幾次的支付流程。釆購前置審批解決了采購無法控制的問題,規(guī)范了采購人員的責(zé)任,同時(shí)緩解了集中在財(cái)務(wù)部和總裁處的矛盾。同時(shí),公司對采購和支付金額均進(jìn)行了分級受權(quán),提高了中層經(jīng)理的工作積極性。5)比質(zhì)議價(jià):(采購管理辦法〕規(guī)定了比質(zhì)議價(jià)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和事項(xiàng),采購員在提交釆購申請時(shí)也需提交比質(zhì)議價(jià)的書面材料。采購部門需貨比三家,選取性價(jià)比最高的供貨商,同時(shí),釆取集中釆購和大額賒購,控制釆購成本。6)支付審核:新的內(nèi)控體系下,明確了各崗位的權(quán)責(zé),支付審核根據(jù)簽署合同和釆購業(yè)務(wù)本質(zhì)進(jìn)行,并且由于釆用了0A,規(guī)定所有采購均需走OA流程,避免了紙質(zhì)審批以各種理由推脫相關(guān)責(zé)任人未簽字的情況。7)呆購與驗(yàn)收:公司設(shè)立釆購部后,釆購人員與驗(yàn)收人員分離,資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理和驗(yàn)收。8)采購付款控制:釆購管理制度里對釆購付款有明文規(guī)定,有合同的根據(jù)采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等嚴(yán)格執(zhí)行,無合同的財(cái)務(wù)根據(jù)驗(yàn)收單和發(fā)票進(jìn)行付款,存在預(yù)付款的采購部在OA上均需注明,且提供相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)釆購截圖等證明資料。4.2.2資產(chǎn)管理改良結(jié)合XY公司的實(shí)際情況,筆者以為XY公司的資產(chǎn)管理內(nèi)控改良的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及目的如表4-3所示:鑒于公司前期資產(chǎn)管理混亂,資產(chǎn)管理崗位與采購崗位不分離的情況,筆者設(shè)計(jì)明確了行政部、信息中心、北京分公司行政部肩負(fù)公司的資產(chǎn)管理職責(zé)。公司的電子信息產(chǎn)品均由信息中心管理,其余資產(chǎn)、禮品、存貨均由行政部門管理。為了到達(dá)企業(yè)資產(chǎn)完好、資產(chǎn)管理有序的目的,筆者設(shè)計(jì)制定了(資產(chǎn)管理制度〕,規(guī)范了資產(chǎn)管理的責(zé)任人和流程以及關(guān)鍵控制點(diǎn)。提出了資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)需求,該系統(tǒng)當(dāng)前已由技術(shù)部門研發(fā)測試完畢并開場測試使用。由資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的錄入,包括采購價(jià)格、采購時(shí)間、資產(chǎn)位置、資產(chǎn)使用人、資產(chǎn)型號及其附件等信息;財(cái)務(wù)人員和采購人員能對該系統(tǒng)進(jìn)行查詢和監(jiān)督。大大方便了公司的資產(chǎn)管理,公司的資產(chǎn)情況清楚明晰明了。詳細(xì)措施如下:1、制度建設(shè)筆者帶頭設(shè)計(jì)擬定了(資產(chǎn)管理制度〕、(帶寬使用管理制度〕,明確了入庫、驗(yàn)收、管理、維修各職能所對應(yīng)的人員或部門,明確了帶寬使用的監(jiān)測和雙重審批。2、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)1)存貨管理存貨釆購由資產(chǎn)管理人員根據(jù)公司日常需求情況提交物資申請后由采購部門釆購,由資產(chǎn)管理人員驗(yàn)收入庫。每月初由資產(chǎn)管理人員統(tǒng)計(jì)存貨領(lǐng)用信息,提交財(cái)務(wù)人員結(jié)轉(zhuǎn)存貨入費(fèi)用。由于XY公司存貨多為低值易耗品,故未考慮存貨跌價(jià)損失等因素。2)固定資產(chǎn)管理a)會計(jì)處理:改良后,會計(jì)在對資產(chǎn)進(jìn)行確認(rèn)時(shí),需根據(jù)資產(chǎn)管理員提供的驗(yàn)收單、采購部提供的發(fā)票、合同核對無誤后入帳。入帳編號根據(jù)資產(chǎn)系統(tǒng)自動生成的編號作為唯一對應(yīng)根據(jù),以便盤點(diǎn)和查找。b)盤點(diǎn):要求每半年進(jìn)行一次盤點(diǎn),盤點(diǎn)由財(cái)務(wù)部發(fā)起,審計(jì)部與資產(chǎn)管理人員介入,根據(jù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)記錄,并參考采購部臺賬,按資產(chǎn)編號對資產(chǎn)進(jìn)行逐一核對;對異地服務(wù)器資產(chǎn)的盤點(diǎn),提出開發(fā)需求,由研發(fā)部門開發(fā)遠(yuǎn)程盤點(diǎn)系統(tǒng),在線盤點(diǎn)遠(yuǎn)程服務(wù)器。C)驗(yàn)收與入庫:設(shè)計(jì)完善了崗位職責(zé)和流程,由資產(chǎn)管理員從采購部驗(yàn)收后入庫登記,簽署驗(yàn)收單。d)領(lǐng)用:在OA填寫物資申請流程;由使用人在資產(chǎn)管理員處領(lǐng)用物資,并簽字留痕。e)轉(zhuǎn)移:固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移需在OA上提交調(diào)配流程,落實(shí)后由資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行使用人更新,數(shù)據(jù)庫記錄資產(chǎn)管理員修改記錄。f)維修:由資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)資產(chǎn)的維修或售后。g)報(bào)廢與處置:由資產(chǎn)保管人提出報(bào)廢申請,資產(chǎn)管理員檢查確認(rèn)無法使用后資訊處置價(jià)格,分管領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)財(cái)務(wù)部門施行處置并進(jìn)行帳務(wù)處理。h)改造:由資產(chǎn)管理員根據(jù)公司需求,對廢舊設(shè)備進(jìn)行升級,采購相關(guān)配件,并將配件信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)對應(yīng)的設(shè)備原值中,由系統(tǒng)自動計(jì)算折舊并對配件進(jìn)行編號。這樣提高了公司資產(chǎn)計(jì)算的精到準(zhǔn)確性,減少了財(cái)務(wù)人員的工作,更重要的是能夠明確每一樣配件在哪臺機(jī)器上,做到了精細(xì)化管理。3)無形資產(chǎn)專利、著作權(quán)、商標(biāo)等仍由法務(wù)人員管理;外購的軟件及信息系統(tǒng)等由信息中心登記管理,財(cái)務(wù)部門在記賬時(shí)明確使用人及部門、產(chǎn)品名稱,以便盤點(diǎn)。能夠解決在專利技術(shù)和無形資產(chǎn)上職能部門和業(yè)務(wù)部門的信息脫節(jié),避免被侵權(quán)的可能。4.2.3市場業(yè)務(wù)控制改良公司的市場業(yè)務(wù)所牽涉的幾個(gè)部門是公司的核心部門,關(guān)系公司收入來源,因而格外重要。XY公司B2C業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)控重點(diǎn)主要在于價(jià)格制定、研發(fā)環(huán)節(jié)和代碼、系統(tǒng)管理環(huán)節(jié),B2B業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)控重點(diǎn)主要在于價(jià)格制定、聯(lián)運(yùn)形式、回款。B2C業(yè)務(wù)的研發(fā)和代碼、系統(tǒng)管理在研宄開發(fā)和系統(tǒng)管理里討論,本節(jié)不再贅述。為了到達(dá)提高營業(yè)收入、降低市場費(fèi)用、穩(wěn)定市場人員的目的,筆者以為需要從規(guī)范產(chǎn)品會談價(jià)格、規(guī)范市場投入監(jiān)督、提高市場人員收入等方面入手進(jìn)行制度和流程的設(shè)計(jì),風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)和控制目的如表4-4所示。1、制度建設(shè)設(shè)計(jì)制定了(廠商評級與聯(lián)運(yùn)分成比例規(guī)定〕、(廣告投放與監(jiān)測管理規(guī)定〕、(代理商管理制度〕(應(yīng)收賬款管理辦法〕,以規(guī)范市場人員價(jià)格會談權(quán)限,避免私吞回扣影響企業(yè)利益,提高回款速度。2、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)1)崗位職責(zé)與不相容崗位分離根據(jù)公司組織構(gòu)造圖可看出,改組后的市場部分為了三個(gè)職能組,詳細(xì)如表4-5所示:市場總監(jiān)分管三個(gè)業(yè)務(wù)小組,并直接向總裁匯報(bào)。通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)將三個(gè)業(yè)務(wù)小組創(chuàng)造的收益進(jìn)行統(tǒng)計(jì),定期與績效掛鉤,市場投入與銷售效果掛鉤考核。如表4-3,官網(wǎng)銷售職能從技術(shù)運(yùn)營部分離出來,成為獨(dú)立的產(chǎn)品部。產(chǎn)品部負(fù)責(zé)公司官方產(chǎn)品的銷售、用戶可視界面的改進(jìn)、官方網(wǎng)站與各類合作技術(shù)接口的開發(fā)、數(shù)據(jù)的分析、網(wǎng)站促銷以及提供產(chǎn)品改良意見至研發(fā)部門進(jìn)行產(chǎn)品改進(jìn)等。產(chǎn)品部由總裁分管。官方網(wǎng)站銷售職能從技術(shù)部門劃分出來,讓技術(shù)部門有更好的空間潛心技術(shù)研發(fā),同時(shí)產(chǎn)品部的數(shù)據(jù)分析職能讓公司管理更為精細(xì)化,用戶付費(fèi)轉(zhuǎn)化率通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和技術(shù)改進(jìn)得到很大提高。同時(shí),公司對產(chǎn)品部門充分受權(quán),產(chǎn)品部基層員工對于產(chǎn)品的改良意見和意見施行均可在測試產(chǎn)品上實(shí)踐,并根據(jù)產(chǎn)品改良效果進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì),改變了以往至上而下的要求式開發(fā)。表4-6為產(chǎn)品部內(nèi)部分工詳情。2)銷售審批與定價(jià)基于以往公司產(chǎn)品價(jià)格變動過分隨意的情況,考慮盡量減少個(gè)人原因?qū)井a(chǎn)品價(jià)格的影響,規(guī)范價(jià)格管理,筆者設(shè)計(jì)公司產(chǎn)品基礎(chǔ)價(jià)格制定及變動需由需求部門提出申請,并附市場調(diào)研資料報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及公司戰(zhàn)略委員會審批通過后方可執(zhí)行。產(chǎn)品B2C業(yè)務(wù)臨時(shí)促銷價(jià)格變化由產(chǎn)品部與年初編制活動預(yù)算及方案,預(yù)算委員會審批通過后執(zhí)行。并于每次促銷活動舉辦前提交活動及費(fèi)用申請,相關(guān)部門在預(yù)算總額度內(nèi)審核無問題后施行。產(chǎn)品B2B業(yè)務(wù)分成比例確定根據(jù)(廠商分成價(jià)格管理制度〕,根據(jù)合作廠商級別,由銷售人員按規(guī)定選擇對應(yīng)的分成比例。有效控制了人為因素造成的公司收益流失,提高了公司銷售收入。如此圖4-4所示的新市場合同流程規(guī)范了合同的訂立及抄送,降低了市場與技術(shù)部門人員信息不對稱的情況,提高了管理效率。新的審批與定價(jià)策略,明確了各業(yè)務(wù)條線的責(zé)任權(quán)利,明確了以往含糊不清的價(jià)格體系,使管理愈加精細(xì)化、有據(jù)可依,也梳理清了工作流程,提高了管理效率。3)發(fā)貨與收款公司產(chǎn)品收款與發(fā)貨流程基本未變,但是基于前期曾經(jīng)有黑客盜取大額產(chǎn)品的情況,筆者重新設(shè)計(jì)了改了代理商發(fā)貨流程。由以往的電郵卡密給代理商變?yōu)榱舜砩淘诠竞笈_注冊賬號,從銀行打款公司系統(tǒng)確認(rèn)收入后,代理商自動提貨(類似支付寶的虛擬自動購物)。減少了人為操作因素,同時(shí)也提高了代理商的卡密安全程度。應(yīng)收賬款管理方面,公司制定了(應(yīng)收賬款管理辦法〕,明確了市場人員在收款中需承當(dāng)?shù)呢?zé)任,并與績效考核掛鉤。未收到款項(xiàng)的業(yè)務(wù)不計(jì)入銷售業(yè)績。4.2.4研究開發(fā)管理改良結(jié)合XY公司的實(shí)際情況,筆者以為XY公司的研宄開發(fā)內(nèi)控改良的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及目的如表4-7所示:在第3章,筆者對公司的研究開發(fā)現(xiàn)在狀況進(jìn)行了描繪敘述分析,以為公司的研究開發(fā)內(nèi)部控制在整體上還是有效的,但是以部門經(jīng)理和總工程師為控制節(jié)點(diǎn)的創(chuàng)業(yè)式企業(yè)的管理特點(diǎn),不利于公司的擴(kuò)張發(fā)展和管理。隨著產(chǎn)品知名度的提高,用戶增加,開發(fā)需求增力口,為了到達(dá)提高研發(fā)效率,保障客戶需求,保障研發(fā)節(jié)點(diǎn)的代碼安全,保衛(wèi)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán),明確研發(fā)人員的開發(fā)工作量等目的,筆者在對公司研宄開發(fā)工作進(jìn)行深切進(jìn)入了解后,設(shè)計(jì)完善了部分內(nèi)部控制措施。1、研究開發(fā)的崗位責(zé)任制新的內(nèi)控體系下,XY公司的研宄開發(fā)職能由原技術(shù)運(yùn)營部門分離出來,成立了獨(dú)立的研發(fā)部和測試部,由總工程師分管。這兩個(gè)部門作為公司的核心生產(chǎn)力,與市場部、產(chǎn)品部共同承當(dāng)著創(chuàng)造公司收入的責(zé)任。因而,也介入了公司的SABC考核和年終獎(jiǎng)金績效掛鉤。品牌維護(hù)職能并入市場部,網(wǎng)站開發(fā)職能放到產(chǎn)品部。2、研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)管理XY公司研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)均為口頭及電子郵件傳達(dá),無書面規(guī)范文件,無會議紀(jì)要,且研發(fā)布置較為松懈,只要大致的分工,靠部門經(jīng)理口頭約束,無明確的崗位分工和考核機(jī)制。無立項(xiàng)報(bào)告和項(xiàng)目進(jìn)度、時(shí)間控制的相關(guān)制度。改良后的研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng),均通過OA進(jìn)行清楚明晰的立項(xiàng)留痕處理,并明確責(zé)任人、時(shí)間進(jìn)度、開發(fā)要求等,通過月度績效指標(biāo)考核約束項(xiàng)目質(zhì)量,通過OA系統(tǒng)的留痕開發(fā),人事部門也能清楚員工的工作情況,方便公司公正考核員工工作量和工作效果;同時(shí)也為財(cái)務(wù)核算提供了根據(jù)。3、研究開發(fā)的經(jīng)過管理通過OA系統(tǒng)流程管理,研發(fā)經(jīng)過中牽涉的各節(jié)點(diǎn)人均能清楚明晰了解項(xiàng)目進(jìn)展程度,如以下圖所示,各流程節(jié)點(diǎn)所牽涉的人員和部門均通過公司自行研發(fā)的OA和協(xié)同辦公平臺(營運(yùn)收入后臺系統(tǒng))進(jìn)行信息傳遞和進(jìn)度展示,工作人員能在第一時(shí)間了解各節(jié)點(diǎn)進(jìn)展和情況,總工程師也能通過信息化工具了解員工工作情況,并通過實(shí)地檢查,了解工作量和工作效果。表4-5為公司改良后的研發(fā)經(jīng)過管理圖。4、核心人員管理制度股改后,公司核心人技術(shù)人員均有一定比例的持股,同時(shí)與公司簽署了(競業(yè)禁止協(xié)議〕,核心技術(shù)人員作為股東能夠享遭到公司成長帶來的分紅。同時(shí),由于人力資源職能的加強(qiáng),公司每年與專業(yè)人力資源調(diào)查公司合作,對行業(yè)內(nèi)關(guān)鍵崗位進(jìn)行薪酬調(diào)研,并根據(jù)行業(yè)水平和員工績效情況定期調(diào)整技術(shù)人員工資,保證團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定性。5、研發(fā)成果驗(yàn)收制度改良后,公司制定了(研發(fā)成果驗(yàn)收規(guī)定及流程〕,對測試結(jié)果、上線效果、后續(xù)開發(fā)、財(cái)務(wù)核算、知識產(chǎn)權(quán)申請等都作出了成文規(guī)定,并責(zé)成相關(guān)部門人員定期申報(bào)知識產(chǎn)權(quán),檢查能否有侵權(quán)現(xiàn)象,避免侵權(quán)事件發(fā)生。4.2.5財(cái)務(wù)管理改良基于公司在前期財(cái)務(wù)管理上的不規(guī)范和存在的問題,筆者以為,應(yīng)從遵守國家法律法規(guī)、躲避人員舞弊、保障股東平等權(quán)益出發(fā),利用信息化工具和互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)員工對電子辦公的認(rèn)同,提高信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的作用,避免對人的過分依靠。表4-8為筆者總結(jié)的XY公司應(yīng)注意的財(cái)務(wù)管理控制重點(diǎn)及目的。鑒于以上認(rèn)知,筆者以為XY公司在日常財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)中應(yīng)采取下面措施:1、制度建設(shè)筆者根據(jù)公司實(shí)際情況,以企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則為藍(lán)本,草擬了(會計(jì)核算制度〕、(財(cái)務(wù)部人員工作手冊〕、(報(bào)銷管理規(guī)定〕、(財(cái)務(wù)分級受權(quán)規(guī)定〕、(關(guān)聯(lián)交易管理規(guī)定〕、(投資管理辦法〕、(對外擔(dān)保制度〕,以期解決公司財(cái)務(wù)核算不規(guī)范、審批節(jié)點(diǎn)權(quán)責(zé)不分明、關(guān)聯(lián)股東占用資金和投資隨意性等問題。2、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)1)財(cái)務(wù)人員組織構(gòu)造及管理關(guān)系如此圖4-6所示,重新分配的財(cái)務(wù)管理權(quán)限,董事長不再直接分管財(cái)務(wù),并從大型集團(tuán)引入財(cái)務(wù)總監(jiān),財(cái)務(wù)總監(jiān)分管財(cái)務(wù)和投資,向總裁匯報(bào)。以往的財(cái)務(wù)部只要基本的會計(jì)核算職能,考慮到公司原有老員工的工作能力和情緒,原財(cái)務(wù)部人員和構(gòu)造不動,工作內(nèi)容不變,負(fù)責(zé)日常會計(jì)核算、納稅申報(bào)、編制財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行及現(xiàn)金管理等工作,配合預(yù)算工作。新增財(cái)務(wù)分析崗,向財(cái)務(wù)總監(jiān)匯報(bào),負(fù)責(zé)公司年度預(yù)算的編制、預(yù)算進(jìn)度監(jiān)控等。公司閑置資金保值增值方面的工作由財(cái)務(wù)總監(jiān)直接負(fù)責(zé),并由銀行出納配合相關(guān)手續(xù)的完成。2)資金管理a)籌資業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制股份制公司制定了(籌資管理制度〕,規(guī)定了籌資業(yè)務(wù)管理流程、受權(quán)審批、決策管理、方案審批、合同訂立、業(yè)務(wù)償付、股利發(fā)放等相關(guān)事項(xiàng)細(xì)則。明確了財(cái)務(wù)部、總裁辦、董事會在各環(huán)節(jié)所起的作用和權(quán)利。b)投資業(yè)務(wù)旳內(nèi)部控制公司前期無投資職能,新的組織架構(gòu)下,設(shè)立了投資部,由財(cái)務(wù)總監(jiān)分管。投資部主要負(fù)責(zé)兩項(xiàng)業(yè)務(wù),一類常規(guī)業(yè)務(wù)即為公司閑置資金的保值增位;一類為發(fā)現(xiàn)投資并購時(shí)機(jī)并進(jìn)行可行性論證、提出投資建議,以及投資后的整合工作等。閑置資金的保值增值由財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)公司的風(fēng)險(xiǎn)承受能力,選擇穩(wěn)健型理財(cái)產(chǎn)品,與金融機(jī)構(gòu)簽訂合同,超過總裁權(quán)限的部分報(bào)董事會審批后執(zhí)行;戰(zhàn)略并購型投資按公司(投資管理辦法〕詳細(xì)執(zhí)行,流程如此圖4-7所示:C)擔(dān)保業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制公司制定了(對外擔(dān)保管理制度〕,明確了對外擔(dān)保的情況及審批、受權(quán)流程,并執(zhí)行上市公司對對外擔(dān)保的相關(guān)要求。d)資金營運(yùn)控制資金支付:制定了(資金及賬戶管理辦法〕,規(guī)范了支付流程,并十分規(guī)范了采購支付流程,明確了各審批節(jié)點(diǎn)人員的相關(guān)責(zé)任和義務(wù),與績效考核掛鉤,至此,公司資金支付再無推脫或?qū)徍瞬涣Φ那闆r,且效率大幅提高,關(guān)聯(lián)方占用資金的情況也不再允許,財(cái)務(wù)人員進(jìn)行非經(jīng)營性資金調(diào)配需獲得董事會相關(guān)決議才能執(zhí)行。資金受權(quán)審批:結(jié)合公司扁平化的管理體系,公司分別在分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁、董事長(董事會)三個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置了資金審批金額權(quán)限,且所有資金支付均需財(cái)務(wù)總監(jiān)審批方可流出公司,有效控制了資金支付風(fēng)險(xiǎn)。也縮短了審批流程。銀行賬戶管理:新的(資金及賬戶管理規(guī)定〕明確了財(cái)務(wù)崗位員工職責(zé)和權(quán)利,統(tǒng)一銀行賬戶的U盾均設(shè)立三個(gè)以上,分別設(shè)置相應(yīng)權(quán)限。三個(gè)U盾之間相互監(jiān)督,并有所分工。前期以個(gè)人名義開立的公司使用的賬戶被勒令注銷,并規(guī)定禁止再行設(shè)立。收款賬戶與支出賬戶分離,方便核算和查詢,銀行間資金調(diào)度執(zhí)行OA審批流程。票據(jù)、法人印鑒、財(cái)務(wù)印章分別保管在三個(gè)人手中?，F(xiàn)金管理:由出納辦理一張僅能用于公司支付的銀行卡(因紙幣現(xiàn)金保管不安全,均采用網(wǎng)銀),會計(jì)知曉查詢密碼,天天可登錄查詢余額及收付情況以便對賬。出納在申請備用金時(shí),填寫借款申請單,這樣也能保證公司現(xiàn)金用款一定的靈敏性。銀行存款管理:責(zé)成出納編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,工作完成情況嚴(yán)格執(zhí)行績效考核。票據(jù)領(lǐng)用管理:XY公司有(票據(jù)領(lǐng)用管理規(guī)定〕,且執(zhí)行較好?？瞻灼睋?jù)均由專人保管,財(cái)務(wù)印鑒也由專人保管,使用經(jīng)過中需要多人審批。保證了公司資金的安全性。用章審批登記:制定了(印章管理辦法〕,規(guī)定了公章、法人章、財(cái)務(wù)印章等的使用和借用規(guī)定,并分別由財(cái)務(wù)經(jīng)理、行政經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)印鑒和公章的用印登記,防備舞弊。3)預(yù)算管理根據(jù)公司的實(shí)際情況和規(guī)模,筆者前頭制定了扼要的(制定了預(yù)算組織制度〕和(預(yù)算編制制度〕,每年10月份由財(cái)務(wù)部牽頭,將當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行情況及建議預(yù)算發(fā)至各部門,由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)編制本部門次年預(yù)算,再匯總至財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部門根據(jù)情況對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,并反應(yīng)至各部門,再將由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后的預(yù)算提交至預(yù)算委員會確認(rèn)商討,確定方案報(bào)總裁及董事會。并在次年執(zhí)行。每年年中進(jìn)行預(yù)算分析及調(diào)整。預(yù)算執(zhí)行情況與各個(gè)部門及公司年終考核掛鉤。預(yù)算控制體系施行后,財(cái)務(wù)部門對公司整體經(jīng)營情況能夠及時(shí)進(jìn)行預(yù)測并提出建議,很好地躲避了公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),并且改變了以往老板拍腦袋決策無法控制公司整體費(fèi)用花銷的情況。公司經(jīng)營步入良性循環(huán)。避免了突發(fā)性費(fèi)用及無必要的花費(fèi)。詳細(xì)流程為:財(cái)務(wù)部組織預(yù)算編制,下發(fā)當(dāng)年實(shí)際花銷及建議預(yù)算額一各部門編制預(yù)算一財(cái)務(wù)部審核、分?jǐn)?并與各部門確定初稿總裁辦審核預(yù)算委員會通過報(bào)董事會預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)監(jiān)控及分析次年半年度預(yù)算調(diào)整。4)財(cái)務(wù)規(guī)范性a)壞賬及費(fèi)用計(jì)提:按(會計(jì)核算制度〕每月計(jì)提應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備。b)審批程序執(zhí)行:采用了OA工具,所有流程均有實(shí)時(shí)而快速的審批。C)收款與收入確認(rèn):筆者牽頭提出開發(fā)需求,由技術(shù)部門開發(fā)消耗收入計(jì)算和管理系統(tǒng),根據(jù)第三方傳遞來的收款收據(jù),計(jì)算公司每月配比的實(shí)際收入,月末與業(yè)務(wù)人員確認(rèn)后,確認(rèn)收入,由此,公司收入數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確,每月的報(bào)稅收入金額減少,延遲了稅收繳納的時(shí)間,同時(shí)由于收入與費(fèi)用配比,能夠更好的分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)的毛利率和經(jīng)營情況。制定了(應(yīng)收賬款管理制度〕,明確了業(yè)務(wù)人員的收款責(zé)任。公司匯款速度加快,資金利用率提高。d)資產(chǎn)核算:根據(jù)采購部、資產(chǎn)管理員提供的發(fā)票、驗(yàn)收單,配合支付情況,按會計(jì)規(guī)范入賬。(如前述)e)財(cái)務(wù)報(bào)告:由財(cái)務(wù)分析員每月生成財(cái)務(wù)報(bào)告以及內(nèi)部管理報(bào)告。f)期末結(jié)賬:(費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定〕明確費(fèi)用不得跨期報(bào)銷,當(dāng)期費(fèi)用當(dāng)期報(bào)銷,特殊情況無法提供票據(jù)的需將OA流程提交后由會計(jì)人員按時(shí)計(jì)提。4.2.6信息系統(tǒng)管理改良結(jié)合XY公司的實(shí)際情況,筆者以為XY公司的信息系統(tǒng)管理內(nèi)控改良的控制點(diǎn)及目的表4-9所示:根據(jù)公司開發(fā)流程,由筆者介入提出設(shè)計(jì)需求,公司自主幵發(fā)出了智能化OA系統(tǒng),結(jié)合信息系統(tǒng)控制的相關(guān)要求,到達(dá)了異地辦公、移動手機(jī)辦公、手機(jī)信息及時(shí)推送、提高辦公效率的目的。以自主研發(fā)的OA系統(tǒng)為載體,連接公司運(yùn)營收入系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng),到達(dá)協(xié)同辦公和規(guī)范流程運(yùn)作的目的。同時(shí),筆者以為在信息系統(tǒng)管理內(nèi)控中,應(yīng)注意執(zhí)行下面措施:1、信息系統(tǒng)開發(fā)控制根據(jù)前期信息系統(tǒng)幵發(fā)經(jīng)過中存在審批、簽發(fā)、立項(xiàng)、測試、用戶操作手冊及環(huán)境分離的相關(guān)問題,公司根據(jù)存在問題,修訂并重新簽發(fā)了下面制度:(網(wǎng)絡(luò)安全管理〕、(系統(tǒng)開發(fā)管理〕、(系統(tǒng)變更及緊急變更管理〕及(需求管理〕、(產(chǎn)品測試管理〕、(系統(tǒng)權(quán)限管理〕、(運(yùn)維管理〕、(數(shù)據(jù)中心(機(jī)房)管理〕、(外包服務(wù)管理〕、(電子郵件使用管理辦法〕、(用戶賬號口令管理辦法〕、(數(shù)據(jù)備份管理〕和(電子設(shè)備管理〕等相關(guān)制度。并且在組織構(gòu)造和人員崗位職責(zé)上明確了相關(guān)控制點(diǎn)的責(zé)任義務(wù)。2、信息系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)控制1)硬件設(shè)備更新修復(fù):新的股份公司成立了信息中心,獨(dú)立的信息中心除負(fù)責(zé)公司硬件維修復(fù)、網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全管理、IT資產(chǎn)管理。硬件設(shè)備運(yùn)行狀況分段24小時(shí)監(jiān)控,以防止出現(xiàn)意外情況。2)信息化會計(jì)檔案管理:新的OA系統(tǒng)上線后,合同檔案在系統(tǒng)中保管并有系統(tǒng)備份文件,財(cái)務(wù)人員不用再專門保管。3)會計(jì)信息管理及營運(yùn)數(shù)據(jù)管理:強(qiáng)化了財(cái)務(wù)人員和營運(yùn)數(shù)據(jù)接觸人員關(guān)于數(shù)據(jù)保密性的相關(guān)要求。4)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的審計(jì)謀略和密碼策略:根據(jù)前期在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)的審計(jì)和密碼策略漏洞,經(jīng)與技術(shù)人員溝通,確定公司操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的審計(jì)謀略和密碼策略如表4-10所示:5)用戶賬號(包括系統(tǒng)管理員)管理:用戶賬號管理問題:建立正式的用戶賬號管理制度和流程,建立正式的申請表,并對表格進(jìn)行編號,定期核對系統(tǒng)內(nèi)開創(chuàng)建立的用戶賬號能否與申請表相符;系統(tǒng)管理員做到一人一個(gè)賬號,假如有借用情況,將借用賬號的情況在日志中記錄完好,并由借用人簽字確認(rèn),歸還后應(yīng)及時(shí)修改口令;公司將應(yīng)用系統(tǒng)管理員、服務(wù)器操作系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)庫管理員三員分離,避免了以往一人多崗的情況,確保符合職位不相容原則。6)權(quán)限管理:建立了(用戶賬號權(quán)限管理制度〕,制定權(quán)限審批流程并在OA上執(zhí)行留痕;公司對各應(yīng)用系統(tǒng)的用戶受權(quán)嚴(yán)格根據(jù)制度要求進(jìn)行操作,并對用戶權(quán)限申請表進(jìn)行嚴(yán)格的審批流程,做到權(quán)限與崗位相匹配,遵守權(quán)限最小化原則;各應(yīng)用系統(tǒng)管理員在開通或撤銷用戶權(quán)限時(shí)進(jìn)行操作受權(quán)的記錄,以便于將來對受權(quán)情況的追溯;應(yīng)用系統(tǒng)管理員定期將用戶權(quán)限導(dǎo)出,交由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人確定用戶賬號的權(quán)限與實(shí)際使用者相符,并在用戶權(quán)限清單上簽署審閱意見,交由系統(tǒng)管理員保存。7)密碼管理:建立(用戶賬號密碼管理制度〕,增加用戶的安全意識,并要求定期更換密碼;對密碼復(fù)雜度進(jìn)行設(shè)置,強(qiáng)調(diào)密碼的復(fù)雜度。8)機(jī)房(數(shù)據(jù)中心)管理:建立了(機(jī)房管理規(guī)定〕,包括但設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)管理、巡檢制度、出入登記制度等內(nèi)容;建立(機(jī)房出入記錄〕,內(nèi)容應(yīng)包括:申請人姓名、出入原因及出入時(shí)間,機(jī)房管理員簽字確認(rèn)等信息,當(dāng)發(fā)生設(shè)備維修人員進(jìn)入機(jī)房的情況時(shí),應(yīng)填寫(機(jī)房出入記錄〕;數(shù)據(jù)中心的巡檢人員應(yīng)在(數(shù)據(jù)中心日常巡檢表〕中記錄故障或問題描繪敘述,并應(yīng)將處理方式方法、處理時(shí)間等內(nèi)容填寫在(數(shù)據(jù)中心日常巡檢表〕中;對于機(jī)房的物理環(huán)境,要做到防火、防盜和防震措施。9)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略、應(yīng)急演練:公司完善(災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃〕中的內(nèi)容,包含災(zāi)難恢復(fù)的執(zhí)行人名單、詳細(xì)聯(lián)絡(luò)方式、系統(tǒng)恢復(fù)的責(zé)任人等內(nèi)容,并將每年更新之后的(災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃〕提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱并簽字確認(rèn);每年進(jìn)行災(zāi)難演練后應(yīng)將該演練結(jié)果提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱并簽字確認(rèn);管理員定期對數(shù)據(jù)備份執(zhí)行情況進(jìn)行檢査并記錄檢查情況,由分管技術(shù)相關(guān)負(fù)責(zé)人審閱此類記錄并簽署意見;統(tǒng)管理員定期對備份數(shù)據(jù)施行恢復(fù)性測試,測試經(jīng)過及結(jié)果應(yīng)具體記錄,測試經(jīng)過中應(yīng)施行適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離,如備份執(zhí)行人不能單獨(dú)進(jìn)行恢復(fù)性測試,以防止個(gè)人舞弊行為的發(fā)生。10)設(shè)備報(bào)廢處理.公司應(yīng)在每次電子設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢前對數(shù)據(jù)進(jìn)行去除,并具體記錄數(shù)據(jù)去除的情況,由報(bào)廢操作人及核查人進(jìn)行簽字確認(rèn),最終妥善保存數(shù)據(jù)銷毀記錄。11)員工機(jī)器病毒軟件安裝、更新及檢查記錄:系統(tǒng)管理員定期對PC機(jī)的殺毒軟件情況進(jìn)行檢查,并記錄檢查結(jié)果。12)應(yīng)用控制:針對個(gè)人充值:完善了對賬系統(tǒng),獲取對方支付明細(xì)以盡可能保證充值金額和對付數(shù)據(jù)一致;建設(shè)差異分析報(bào)表,讓財(cái)務(wù)人員能夠查詢差異原因,作為入賬憑證。針對廠商合作:每月獲得對方的收款明細(xì),按訂單號建立對賬系統(tǒng);生成差異分析報(bào)表,作為財(cái)務(wù)壞賬處理憑證。13)數(shù)據(jù)加密:由研發(fā)部門每月定期修改產(chǎn)品加密文件,減少外部破解產(chǎn)品的使用周期;對于經(jīng)銷商自提卡密數(shù)據(jù),進(jìn)行了系統(tǒng)改造,密碼數(shù)據(jù)庫存儲為加密字符串。點(diǎn)卡除了后臺保存密文外,除經(jīng)銷商自已外,在任何地方都不存在副本,任何人在后臺系統(tǒng)中也不能看到密碼。活動卡在導(dǎo)出時(shí)強(qiáng)迫要求存為8位密碼的加密文件。4.3XY公司內(nèi)部控制改良后運(yùn)行評價(jià)如3.4所述六方面的內(nèi)控措施,在XY公司試運(yùn)行了或長或短的時(shí)間。已落實(shí)的部分措施和制度總體而言較為有效,提升了公司管理水平,到達(dá)了控制成本、增加收入、防備舞弊、保障股東和w工權(quán)益的目的,但是,部分措施也顯得較為繁瑣,效率較低。4.3.1采購管理1、成立采購部,明確崗位職責(zé)后,釆購工作得以有效監(jiān)督,公司采購成本下降。以帶寬采購為例,采購單價(jià)平均下降5%,帶寬采購占收入比例由成立采購部以前的28%下降到26.69%。2、不相容崗位的分離和流程的規(guī)范分離,降低了員工舞弊可能的發(fā)生。3、前置審批環(huán)節(jié)避免了員工先斬后奏的情形發(fā)生,把審批矛盾從財(cái)務(wù)和總裁處分散到了部門、分管領(lǐng)導(dǎo),明確了各節(jié)點(diǎn)審批人的權(quán)責(zé)。4、績效考核制度的出臺,對釆購人員節(jié)省成本的表現(xiàn)予以肯定,提高了員工工作的積極性。5、移動辦公OA系統(tǒng)的應(yīng)用,提高了采購審批速度。4.3.2資產(chǎn)管理1、資產(chǎn)管理系統(tǒng)的使用大大方便了公司的資產(chǎn)管理,公司的資產(chǎn)情況清楚明晰明了,避免了電子設(shè)備的過度釆購,監(jiān)督了采購價(jià)格,降低了采購成本和員工舞弊成本。2、規(guī)范了物資的領(lǐng)用、驗(yàn)收、調(diào)配、維修、報(bào)廢等相關(guān)流程,保證了公司資產(chǎn)的完好性,延長了資產(chǎn)使用壽命,減少了釆購支出。