北京大學(xué)圖書館國際交換管理系統(tǒng)的特點(diǎn)及工作建議

北京大學(xué)圖書館國際交換管理系統(tǒng)的特點(diǎn)及工作建議

采訪部吳潔一、國際交換管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能

二、國際交換工作存在的問題及解決方法一、北京大學(xué)圖書館國際交換管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能

我館自開展國際交換工作以來，已與世界上30多個(gè)國家和地區(qū)的300多家單位建立了交換關(guān)系。每年收到刊物近400種2000余冊(cè)。雖然國際交換有完善的手工管理程序，但它們彼此相互獨(dú)立，不利于交換工作的管理及維護(hù)。因此需要建立一套數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來解決以上問題。經(jīng)過一年多的努力，國際交換數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)基本建成，并已投入運(yùn)行。系統(tǒng)的功能及特點(diǎn)1．多項(xiàng)查詢功能

2．提供各類統(tǒng)計(jì)資料3．及時(shí)打印及更改地址標(biāo)簽二、國際交換工作存在的問題及解決方法根據(jù)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計(jì)資料并結(jié)合這兩年從事該項(xiàng)工作的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我館國際交換工作存在的問題及解決方法提出如下建議：

1．明確交換與贈(zèng)閱關(guān)系，保證交換雙方受益2．確立交換刊物要有針對(duì)性3．隨時(shí)對(duì)交換單位進(jìn)行調(diào)整，確保交換刊物的質(zhì)量4．以換代訂，減少刊物的重復(fù)現(xiàn)象5．建立國際交換書刊專藏1．明確交換與贈(zèng)閱關(guān)系，保證交換雙方受益 過去交贈(zèng)關(guān)系不明確，在近400種的刊物中，無法區(qū)分哪些是交換的，哪些是贈(zèng)送的，不利于刊物的管理?，F(xiàn)在系統(tǒng)把交換關(guān)系分成A、B、C三種類型。

A類：互有交換關(guān)系，對(duì)方提供的刊物是我館接受的交換刊物的主要來源，其刊物質(zhì)量較高，實(shí)用性、專業(yè)性及連續(xù)性都很強(qiáng)。

B類：單一交換關(guān)系，我館只接受對(duì)方單位的資料，沒有回贈(zèng)對(duì)方，我館接受的贈(zèng)刊中，這類單位所贈(zèng)刊物占了很大的比重，但這類刊物沒有穩(wěn)定性，對(duì)方可以隨時(shí)終止贈(zèng)送。

C類：單一交換關(guān)系，我館給對(duì)方寄贈(zèng)資料，對(duì)方?jīng)]有回贈(zèng)我方，此類交換關(guān)系，主要是一些交換歷史悠久，雙方關(guān)系比較密切的單位。這些單位可能經(jīng)常與我館有合作項(xiàng)目，或是交流關(guān)系，因此，我館無償為其提供一些所需的資料。

2．確立交換刊物要有針對(duì)性

目前確定交換刊物，多是對(duì)方主動(dòng)提出交換目錄，我方根據(jù)刊物的質(zhì)量等因素來決定是否與之交換。由于缺乏調(diào)查研究，致使交換工作存在一定的盲目性和被動(dòng)性。針對(duì)這一問題，我們一方面要從自身館藏特點(diǎn)，學(xué)校專業(yè)設(shè)置，學(xué)科類型等具體情況出發(fā)，選擇對(duì)口的交換單位，另一方面要深入到學(xué)校的重點(diǎn)教學(xué)、科研單位，請(qǐng)教有關(guān)專家、教師、學(xué)生及本館工作人員，了解他們對(duì)交換刊物的評(píng)價(jià)，并請(qǐng)他們提供所需的資料，從而使交換工作更具有針對(duì)性。

3．隨時(shí)對(duì)交換單位進(jìn)行調(diào)整，確保交換刊物的質(zhì)量

我認(rèn)為，衡量交換工作的好壞，應(yīng)該以換回了多少有價(jià)值的文獻(xiàn)資料為標(biāo)準(zhǔn)，而不應(yīng)單一以數(shù)量為依據(jù)。近兩年，我館已開始對(duì)交換單位進(jìn)行調(diào)整，對(duì)一些沒有提供刊物或提供的刊物質(zhì)量較低的單位，暫停寄送資料。同時(shí)，我們也在發(fā)展新的交換伙伴，確保交換刊物的及時(shí)性及完整性。

4．以換代訂，減少刊物的重復(fù)現(xiàn)象

以換代訂，即通過交換取代訂購刊物，避免交換刊物同訂購刊物的重復(fù)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。首先，要與交換刊物的出版、發(fā)行或提供單位有良好的協(xié)作關(guān)系，簽訂合同，保證定期提供我方所需的刊物；其次，要做好期刊的催缺工作，確保刊物的完整性。

5．建立國際交換書刊專藏

為了更好地開展國際交換工作，建議在有條件的情況下建立國際交換書刊專藏，將交換書刊物直接展示給讀者，一方面可以使讀者盡快地看到最新資料，另一方面可以讓工作人員直接掌握交換書刊的利用情況，讀者也可以有針對(duì)性的提出建議，及時(shí)反饋給工作人員，以避免交換工作的盲目性，提高交換文獻(xiàn)的質(zhì)量。