建設(shè)項目檔案管理

建設(shè)項目檔案管理

1a

項目文件的整理歸檔

b計算機技術(shù)在重點工程項目檔案工作中的應(yīng)用

c重點工程項目檔案的驗收辦法

d重點工程項目檔案的驗收程序

234第一章

項目文件

一項目文件材料的形成與定義一)，定義：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。5二)，作用：

1、是指導項目、生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)2、是繼承項目知識的重要手段3、是提高經(jīng)濟效益和社會效益的重要工具。

678三)，特點：

1、專業(yè)技術(shù)性2、通用性3、成套性4、更改性5、標準化

9四)，類型：

1、圖樣

2、文字

3、其他形式

4、非紙質(zhì)載體

1011二、項目文件的編制

一)，編制的標準要求：為了更好地發(fā)揮項目文件材料作為項目建設(shè)活動依據(jù)和工具的作用，要求項目文件材料在內(nèi)容上和編寫形式上必須實現(xiàn)標準化。

12二)，我國現(xiàn)行標準頒布情況：

1、國家標準2、專業(yè)標準3、企業(yè)標準13三)，項目文件更改方法

一），定義：項目文件的更改，就是按照一定的原則與要求，采用特定的方式和方法，改變項目文件某些內(nèi)容的一項工作。14二），更改權(quán)限:

1)設(shè)計與生產(chǎn)(施工)不在一個單位進行,原則上,只有設(shè)計單位具有項目文件材料的更改權(quán).2)設(shè)計與生產(chǎn)(施工)在一個單位內(nèi)部進行,該單位的設(shè)計部門對該項項目文件材料有更改權(quán),其它部門只有更改建議權(quán).3)幾個單位聯(lián)合設(shè)計或合作生產(chǎn)(施工)的,項目文件材料更改權(quán)由主辦單位或底圖保管單位掌握,參加單位有更改建議權(quán)。

15三），更改程序：

1）更改建議：任何項目文件材料使用部門均可提出。2）更改審核：建議要經(jīng)過原編制部門或原文件的設(shè)計主管人員審核同意，填寫項目文件材料更改通知單。3）更改會簽：在更改之前，實行有關(guān)部門的會簽制度。更改會簽是通過傳遞和簽署更改通知單的辦法完成的。

164）更改批準：項目文件材料編制部門的有關(guān)負責人，在更改通知單傳遞會簽返回后，審查批準。5）具體施改：依據(jù)已批準的更改通知單更改。一般先改底圖，并應(yīng)查明原復印發(fā)放數(shù)，通知逐一進行更改。如果是補制新圖，應(yīng)換回并銷毀原來發(fā)放的復印圖。17四）底圖的更改方法：

①劃改②刮改③換改④更改標記:Ⅰ、更改標記；Ⅱ、同一標記下更改的處數(shù)；Ⅲ、更改通知單編號；Ⅳ、更改人員簽字；Ⅴ、更改日期。18五），竣工圖的編制：

1）凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，該圖即作為竣工圖。192）凡在施工中，雖有一般性設(shè)計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設(shè)計變更通知單和施工說明，加蓋“竣工圖標志后，該圖即作為竣工圖。203）凡結(jié)構(gòu)形式改變，工藝改變、平面布置改變、項目改變以及有其他重大改變，不宜在原施工圖上修改、補充者，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖。21三：項目文件整理

一），

項目文件整理工作的主要內(nèi)容及程序：對形成的項目文件進行鑒別；把鑒別后應(yīng)當歸檔的項目文件組成保管單位；對組成的保管單位進行編目和裝訂。

22二），項目文件的鑒別工作：

1）完整性鑒別2）準確性鑒別23三），項目文件的立卷：

（一）圖紙的折疊（二）組織案卷24組織案卷

1）定義：案卷是一組具有有機聯(lián)系的、價值和密級大體相同的項目文件材料的集合體。2）特征：

a案卷是一組具有有機聯(lián)系的項目文件。

b案卷內(nèi)的項目文件有一個相對的數(shù)量界限。

c一個案卷內(nèi)項目文件的保存價值大體相同，保管期限一律從長。

d案卷采用卷皮、卷盒兩種形式的裝具。

253）方法：①產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組織案卷。②基建工程的項目文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專業(yè)，分別組織案卷。③科研課題的項目文件可以按其反映的不同研究階段，分別組織案卷。（4）產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組織案卷。264）、卷內(nèi)文件的排列：1）、文字材料按A：重要程度；B：時間；C：邏輯關(guān)系，同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前，定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。有譯文的外文資料，一般要求譯文在前，原文在后。2）、圖紙按專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電）排列，同專業(yè)的圖紙按圖號順序排列。（圖樣目錄的，按圖樣目錄，沒有的，按總體局部的關(guān)系排列。3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。275)案卷的編目：（1）有書寫內(nèi)容的頁面編號，從“1”開始（2）頁號編寫位置：單面右下角，雙面左下角

(3)成套圖紙或印刷成冊的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼282930檔號４?１－２９檔案館號

溫州大橋下部結(jié)構(gòu)１號臺１－１０號樁基檢驗申請批復單立卷單位

浙江廣廈集團

起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密級31案卷標題的擬寫案卷標題=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業(yè)、階段、結(jié)構(gòu)）+文件內(nèi)容+文件名案卷標題=作者+問題（時間、地區(qū)等）+文種例如：（1）滬杭高速公路工程

K100+20~K110+15

項目名稱

單位工程

路基壓實度評定

表

文件內(nèi)容文件名（2）蕭山機場

候機樓

電氣線路

竣工

圖

項目名稱單位工程專業(yè)階段文件名

3233卷內(nèi)文件目錄

序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號樁基檢測報告199902240012浙江地球物理研究所溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告199903060053中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺1-10號樁檢驗申請批復單199904250074中天集團公司溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單19990510010-0223435案卷的裝訂

1、卷裝訂的，用電鉆三孔一線線裝訂

2、件裝訂的，用包角或縫紉機踏。左上角空白處逐件蓋上檔號章。3637上四），項目文件材料歸檔：

1，定義：項目文件材料在一個應(yīng)用段落結(jié)束后，將具有保存價值的，應(yīng)按照一定的制度和要求，向科學技術(shù)檔案部門移交歸檔，項目文件材料由項目業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)入與項目檔案管理部門，項目文件材料就成項目檔案，叫歸檔。（實行業(yè)務(wù)部門立卷）382，歸檔制度：

歸檔范圍歸檔時間歸檔份數(shù)歸檔要求歸檔手續(xù)歸檔文件的質(zhì)量要求

39五）項目檔案管理各方職責：項目法人（建設(shè)單位、業(yè)主）——負總責,負責組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導本單位和參建各方；檔案實體的管理（收集、整理、歸檔、保管、移交等）。40監(jiān)理單位

向項目法人提交項目監(jiān)理檔案；監(jiān)督項目文件的完整、準確，審核、簽署竣工文件。（逐張簽署竣工圖，避免監(jiān)理缺位）41設(shè)計和施工單位設(shè)計單位——向項目法人提交經(jīng)整理立卷的設(shè)計基礎(chǔ)材料和設(shè)計文件。（受委托編制竣工圖）施工單位——向項目法人提交經(jīng)整理立卷的竣工文件（含施工文件和竣工圖）。42其他相關(guān)方—積極借助外部力量

上級主管部門—指導、檢查檔案行政管理部門—指導、監(jiān)督、驗收城建檔案館—接收社會中介——服務(wù)43六）、術(shù)語:

,建設(shè)工程項目：經(jīng)批準按照一個總體設(shè)計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個或若干個具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。44單位工程：具有獨立的設(shè)計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項目的組成部分。分部工程：單位工程中可以獨立組織施工的工程。45*工程準備階段文件：工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標等準備階段形成的文件。*監(jiān)理文件：監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。*施工文件：施工單位在工程施工過程中形成的文件。*竣工圖：工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。*竣工驗收文件：建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。46設(shè)備儀器文件材料

自制設(shè)備：在設(shè)計、研制、試驗和制造過程中形成的（自制設(shè)備儀器的各種裝配圖、部件、零件圖和技術(shù)文件）文件材料，還有該項設(shè)備在安裝、使用、維護、檢修、改造過程中形成的文件材料。

47外構(gòu)設(shè)備：設(shè)備購置文件材料（計算耗材、定購合同等）、隨機文件材料（設(shè)備儀器圖冊、說明書、合格證、保修卡、裝箱單、配件目錄、安裝規(guī)程。）安裝使用后形成的文件材料（安裝記錄、試車驗收記錄和總結(jié)報告、設(shè)備運行記錄、設(shè)備保養(yǎng)和維修記錄、事故記錄、設(shè)備使用分析表、設(shè)備檢查記錄、設(shè)備履歷表、設(shè)備改造記錄和總結(jié)。48第二章項目檔案

一），項目檔案收集工作的要求：1、要認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則2，要遵循項目檔案的自然形成規(guī)律3、要保證項目檔案的齊全、完整、準確49二），項目檔案收集工作的方法和措施：

1，按照歸檔制度的規(guī)定接收項目文件材料歸檔2，納入計劃管理，實行多種方式結(jié)合的收集方法3，確定和疏通項目檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集4，抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進行收集50三）、項目檔案的整理工作

1，項目檔案整理包括：系統(tǒng)整理和科學編目系統(tǒng)整理包括：對案卷的分類和排列，以真實反映項目、生產(chǎn)活動的歷史面貌，保持其有機聯(lián)系為原則。項目編目包括：編檔號、編目錄，用以固定案卷分類、排列的整理成果。512，項目檔案整理工作的原則

遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。523，項目檔案的分類基本要求：

1，項目檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點。2，在一個單位內(nèi)部和一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一項目檔案的分類標準應(yīng)該一致。3，分類層次類目要簡明，不宜過多過繁。4，分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。53四），項目檔案分類的具體步驟：

1，根據(jù)庫藏項目檔案的基本種類設(shè)大類，有多少種類項目檔案，就可以設(shè)置多少個大類。2，在每個大類中，根據(jù)項目檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個完整的類系。3，給每一個類目以固定的代字或代號4，將形成的類目體系用文字敘述或圖表的形式表達出來。5，撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)、分類標準、類目代字和代號的使用方法等。545，項目檔案案卷的排列:

1），案卷排列的基本方法：第一種是分類排列第二種是流水號排列法552），案卷具體排列的順序是：

（1）產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列，結(jié)構(gòu)排列。（2）科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段。56（3）基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、旋工圖設(shè)計）工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。（4）設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。576，項目檔案號的編制要求：

1，項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。2，項目檔案號，由代字和代號組成。3，項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復雜繁瑣（最好設(shè)置三個層次）。項目檔案號═分類號+案卷順序號587、項目檔案的編目：

項目檔案總目錄總登記號登記日期檔號案卷題名編制單位數(shù)量保管期限密級變更記載備注

份數(shù)頁數(shù)59總登記號檔號案卷題名立卷單位起止日期保管期限備注1溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號樁基檢測報告中天集團19990224永久2溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告浙江地球物理研究所19990306永久3溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺1-10號樁檢驗申請批復單中天集團19990425永久4溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單中天集團19990510永久60項目檔案分類目錄

類別：序號檔號案卷提名編制秘級保管期限頁數(shù)

備注單位時間

618、項目檔案鑒定工作：

內(nèi)容：一方面是對項目檔案價值的鑒定分析工作，即鑒別項目檔案現(xiàn)實的和歷史的價值，根據(jù)其價值的大小確定保管期限，把沒有保存價值和失去保存價值的項目檔案，經(jīng)過一定的審查和批準手續(xù)剔除銷毀的工作。項目檔案鑒定工作是通過兩個過程實現(xiàn)

62第一過程是在歸檔階段進行的：1、鑒別項目文件材料有無保存價值，從而確定項目文件的取舍，剔除無保存價值的項目文件材料。2，鑒別、核對歸檔材料的完整性和準確性，保證歸檔材料的質(zhì)量。3，判定項目文件材料價值大小，據(jù)以確定保管期限的長短，對每個歸檔的保管單位劃出保管期限。63第二過程：管理階段：1、對已經(jīng)超過保管期限的項目檔案重新進行審查，把失去利用價值