第四章 會議活動策劃

會展策劃張延會議活動策劃第四章第一節(jié)會議活動概述1.會議的概念2.會議的要素3.會議的籌備1.會議的概念

會議是人們懷著各種不同的目的，有組織的聚集在一起的議事活動。2.會議的要素

1.主辦者主辦者分三種：（1）協(xié)會等會員主辦者。（2）雇主主辦者。（3）主辦者是為公眾舉辦會議，常常成為公共研討會。2.承辦者可以是某一具體單位，也可是市某一會議的主要負責人。3.與會者參與會議的人通常稱為與會者。有些特殊的與會者要特別關注。如貴賓（VIP）、國際與會者、行為障礙者、老年與會者等。3.會議籌備會議籌備邏輯上按以下步驟進行：（1）主辦者決定舉行一個會議（2）選擇或聘請承辦者（3）指定籌劃委員會（4）確定會議目標（5）選擇會址（6）選擇發(fā)言者（7）市場營銷（8）舉行會議然而，在實際操作過程中，具體的會議根據(jù)其規(guī)模，主辦組織的結(jié)構(gòu)不同而有所區(qū)別。第二節(jié)會議活動策劃1.確定會議目標和訴求2.選擇召開會議的形式3.會議的流程與設計4.組織與主持會議1.確定會議目標和訴求

（1）明確召開會議的主要原因（2）根據(jù)原因確定會議目標（3）再度審核會議的原因和目的2.選擇召開會議的形式

（1）兩方會議（2）非正式會議（3）集思廣益會議（4）緊急委員會（5）常設委員會（6）正式會議（7）展示會議（8）公開會議3.會議的流程與設計

會議的議程一般包括以下幾個方面：（1）主席的開場白（2）介紹基本情況（3）自由發(fā)言，討論問題（4）整合意見，得出結(jié)論（5）會議結(jié)束4.組織與主持會議

包括以下幾個方面：（1）會議時間的確定（2）會議地點的確定（3）會議規(guī)模的確定（4）與會人員的篩選（5）會議主持與設計第三節(jié)會議活動策劃方案1.一日會議的策劃方案2.簡便的三日會議策劃方案1.一日會議的策劃方案

事件序號時間活動地點18:30am注冊登記大廳29:00am全體大會大會廳39:45am并行會議（靈活安排）410:30am休息大廳510:45am并行會議（靈活安排）611:30am自由活動712:00am午餐大會廳81:30pm討論會1見“討論會安排”92:30pm并行會議見“并行會議安排”103:15pm休息113:30pm討論會2見“討論會安排”124:30pm自由活動135:00pm全體大會大會廳146:00pm招待會大會廳

2.簡便的三日會議策劃方案

適用于規(guī)模20~75人的會議。見書本P87第四節(jié)會議活動策劃的相關事務1.資源中心2.文化活動3.休息區(qū)4.紀念禮品5.影像紀錄

1.資源中心

資源中心是對各種可以組合或單獨進行的活動的統(tǒng)稱，其目的是為了向與會者提供一個常規(guī)會議之外分享信息的組織形式。

2.文化活動

包括看戲劇、芭蕾舞演出、音樂會、歌劇，以及參觀博物館和展覽等。大型會議活動一般講文化活動列入會議的策劃方案或者作為自由活動時間的可選項目。

3.休息區(qū)在會議過程中，與會者長需要從會議的忙亂和慌張中抽身出來，放松一會，休息區(qū)是為與會者提供的這樣一個場所。

4.紀念禮品對與會者贈送適當?shù)亩Y品是現(xiàn)代會議常用的一個做法。

5.影像紀錄現(xiàn)代會議注重媒體報道，重要的會議往往還進行現(xiàn)場直播。2.詢問法1.1問卷訪問法（1）網(wǎng)上會展搭載的調(diào)研（2）門戶網(wǎng)站的會展頻道搭載的調(diào)研（3）郵寄問卷1.2小組焦點訪談使參與者對主題進行充分和詳盡的討論，通過這種方法，參展商可以對定價、銷售手段、產(chǎn)品性能等主題進行深入研究。1.3深度訪談法適用于兩類人群：（１）參會的重要官員、學者和企業(yè)高層管理者。（２）參觀者。casestudy**公司張家界培訓會接待方案一、方案總覽**公司財務經(jīng)理培訓是2009年度公司培訓計劃的一個重要部分，以提高與會人員的專業(yè)技能為直接目標;同時市場情況的急劇變化也是對這次培訓的產(chǎn)生提出緊迫要求.所以會議的組織必須按照團結(jié)、有序、高效的要求進行。二、會址選擇張家界國際大酒店三、行程安排6.15、代表自行抵達/專人接機，入住張家界國際大酒店6.16-6.18、酒店會議.6.19、早晨8：30赴森林公園，游覽世界自然遺產(chǎn)——武陵源風景區(qū)，游黃石寨（黃石寨）、摘星臺、金鞭溪、千里相會、水繞四門；住亙立國際大酒店6.20、游天子山、賀龍公園、十里畫廊、索溪峪；住張家界國際大酒店6.21、早餐后送代表赴機場.casestudy住房四星級張家界國際大酒店、準四星級亙立國際大酒店入住日期：2001年6月15日離店日期：2001年6月21日人數(shù)：50-60人房間數(shù)量：25間標準間、2間商務套房、1間豪華套房餐飲早餐自助餐，午餐、晚餐為中式圍席就餐地點：新良大酒中餐廳、百花園餐廳，金葉賓館中餐廳會議室張家界國際大酒店3樓大會議室3天人數(shù)：50-60人擺臺：課桌式用車金龍滿天星29座1臺、豐田柯斯特19座1臺、別克商務車1臺、別克轎車一臺線路：機場——酒店——市內(nèi)活動——武陵源——機場四、項目可行性分析1、選址可行：針對企業(yè)培訓會議選址，選址地張家界具有良好的文化背景與社會環(huán)境，會議酒店擁有豐富的接待經(jīng)驗和良好設施.2、行程可行：培訓與獎勵旅游結(jié)合進行，專業(yè)會議接待與專業(yè)旅游服務相輔相成.前三天緊張培訓提高員工專業(yè)技能，最后兩天集體活動增進團隊友誼，加強企業(yè)團隊建設，增強員工榮譽感.3、價值可行：整體安排目標明確，功能突出，能全面達成預期效果.

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