人事檔案安全風險管理的具體研究-檔案管理論文

3/3人事檔案安全風險管理的具體研究-檔案管理論文

中圖分類號：G271文獻標識：A文章編號：1674-1145（2023）12-000-01

人事檔案是單位在人力資源、組織人事和社會保障管理活動過程中以及個人形成并經組織審查或認可、記述和反映個人經歷及德才表現(xiàn)等情況、以個人為單位組卷、按照有關規(guī)定整理、由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。它是考察和了解員工的重要依據(jù)，是影響個人就業(yè)工作和參加社會活動的主要憑證和重要資料。因此人事檔案安全風險管理是一個十分重要的事情，綜合現(xiàn)今的社會發(fā)展狀況，提出一套符合要求的人事檔案風險管理體系。

一、現(xiàn)今人事檔案管理之中存在的問題

（一）個人信息資料的質量普遍較低

在現(xiàn)在的人事檔案資料收集中，由于工作量巨大，工作內容繁瑣枯燥，個別的工作人員在工作過程之中易產生消極心理，很容易造成工作疏漏，例如個人信息資料的收集不全面、缺乏有力的證據(jù)、信息模糊等不利因素。而受到信息資料收集情況的影響，在人事檔案資料的形成過程之中很容易出現(xiàn)偏離實際的情況，影響檔案材料質量。這些人事檔案資料在以后的利用之中，其資料缺乏實際價值；有些人事檔案在個人經歷、學歷等不重要的內容所占的份額太多，不能夠突出重點；或者有些人事檔案資料編輯的內容缺乏客觀性，只是敘述個人的內容。

（二）人事檔案管理工作不具備完善的管理體系，檔案的損壞率高

所有的人事檔案資料在編寫完以后，都需要進行各層次嚴格的審查。由于企業(yè)在職人員眾多，其人事檔案資料的審查工作亦是十分繁重，資料的審查工作往往需要花費數(shù)個小時，甚至要花費數(shù)天時間去完成；人事檔案資料在完成之后不能夠及?r的做好保存和備份工作，如果出現(xiàn)一些嚴重的突發(fā)事件，很容易完成人事檔案資料的缺失，并且在損壞之后難以恢復；檔案資料多采用傳統(tǒng)的紙質記錄方式，如果是長時間的保存，字跡難以保持清晰程度，而且紙張質量要求亦是很高。檔案資料在保存之后，在經常性的查閱過程之中很容易完成資料的缺失現(xiàn)象，從而給管理工作造成較大的管理壓力。

二、人事檔案管理風險的預防和處理措施

（一）注重人事檔案管理人員的培養(yǎng)

1.加強領導責任態(tài)度的培養(yǎng)。所有的工作的核心都在于領導層次，如果在管理層次不能夠重視，做到盡職盡責，做好工作的帶頭作用，那么在基層檔案工作人員將很難達到理想的工作效果，最終造成整個工作的不利發(fā)展。因此，人事檔案管理工作做的好不好的根本原因在領導者，必須加強領導層次的責任態(tài)度的培養(yǎng)。

2.注重檔案管理工作人員的工作態(tài)度培養(yǎng)。社會總是在不斷地發(fā)展，人們的信息方案越來越復雜重要，對檔案管理工的要求亦是日益提高，逐步地趨向專一化、標準化。檔案管理工作人員的培養(yǎng)應該加強工作態(tài)度的培養(yǎng)，加大相關培訓工作的力度，開拓工作人員的視野，及時的做好企業(yè)工作體系的改革工作。不僅如此，檔案管理工作還包括業(yè)務管理，在工作人員進行檔案管理的同時，還需要進行業(yè)務綜合素質的培養(yǎng)和檢測，從而實現(xiàn)工作模式的全方面發(fā)展和延伸。積極地做好時事的關注力度，了解最新的社會需求，做出最恰當?shù)臋n案管理措施。

3.注重人事檔案的獨特性。由于企業(yè)中人事檔案材料的獨特性，工作人員在檔案的形成過程中很容易出現(xiàn)粗心、不認真完成任務等不良現(xiàn)象，而且所填寫的人事資料亦是存在內容不新穎和模仿的狀況，對于這些普遍性的問題，有關負責人和部門應該多加關注人事檔案內容的特點從而提高個人的工作特長描寫。具體而言，一方面人事檔案資料應該具有客觀性，從客觀的角度評價個人的各方面工作能力，例如領導能力、健康狀況、個人素質；另一方面要嚴格按照規(guī)定對人事資料進行分類、編排、整理，使人事材料形成規(guī)范的人事檔案，有利于人事檔案材料的保管和保護，也方便人事檔案的利用。

（二）加快人事檔案安全風險管理改革進程，提高檔案工作質量水平

現(xiàn)今的企業(yè)已不可同日而語，人事檔案管理亦是要進行合理的改革，善于應用高科技力量以及先進的人事