第02章-數(shù)據(jù)庫和表

第二章數(shù)據(jù)庫和表第一節(jié)數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建第二節(jié)表的創(chuàng)建第三節(jié)表的維護第四節(jié)表的操作第五節(jié)數(shù)據(jù)庫與外部數(shù)據(jù)的交流第六節(jié)對象的操作

本章考點第一節(jié)數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建在Access中，開發(fā)一個完整的數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)所需的所有元素都包含在數(shù)據(jù)庫中，所以數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建是一切工作的開始。本節(jié)主要有兩個問題：一、數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建二、數(shù)據(jù)庫的操作一、數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建在Access中，可以使用以下兩種方法創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫：１．使用“數(shù)據(jù)庫向導”建數(shù)據(jù)庫；２．先建立空數(shù)據(jù)庫，再添加所需對象。

方法１可自動、快速的創(chuàng)建一個功能簡單、格式固定的完整數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)，若欲創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)提供的某一模板數(shù)據(jù)庫相似，則可使用該方法；但實際創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫往往比較復雜，故方法１很少使用，一般常用方法２。１、使用“數(shù)據(jù)庫向導”創(chuàng)建例1:使用向導建立聯(lián)系人管理數(shù)據(jù)庫。（1）文件菜單新建新建任務窗格中單擊本機上的模板模板對話框中數(shù)據(jù)庫選項卡選擇聯(lián)系人管理模板確定（2）在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中指定所建數(shù)據(jù)庫文件的名稱與保存位置；（3）確定自動創(chuàng)建的表中的字段；（4）確定自動創(chuàng)建的窗體與報表的樣式（5）確定數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)的標題。２、創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫例2：建立教學管理數(shù)據(jù)庫（保存到D:\Access）。（1）打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框；

文件菜單新建（或單擊工具欄上的新建按鈕）新建文件任務窗格中選空數(shù)據(jù)庫。（2）在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中指定所建數(shù)據(jù)庫的文件名及保存位置。最終保存為：數(shù)據(jù)庫名.accdb二、數(shù)據(jù)庫的操作１、數(shù)據(jù)庫的打開２、數(shù)據(jù)庫的關閉１、數(shù)據(jù)庫的打開（1）啟動Access后：文件菜單打開選擇欲打開的數(shù)據(jù)庫文件。（2）在Windows資源管理器中：雙擊欲打開的數(shù)據(jù)庫文件名。２、數(shù)據(jù)庫的關閉

主要有以下四種方法：（1）單擊右上角關閉銨鈕；（2）單擊左上角圖標關閉；（3）雙擊左上角圖標；（4）文件關閉。(5)alt+f4(6)alt+f+x第二節(jié)表的建立觀察如下學生表中的數(shù)據(jù)：學生編號姓名性別年齡工作時間團員否簡歷照片20080101嚴肅男192008-9-1是福建廈門20080102劉力男212008-9-1是山東曲阜20080104劉紅女182008-9-1是新疆20080111李成男192008-9-1否山東東營20080301王海男202008-9-1是山東日照

Access中的表由結構和數(shù)據(jù)兩部分組成，建立表時要先建立表結構，之后再向表中輸入數(shù)據(jù)。本節(jié)內容一、表結構的設計二、表結構的創(chuàng)建三、表中數(shù)據(jù)的輸入一、表結構的設計表結構就是表頭，它直接決定了表中數(shù)據(jù)以何種格式存儲。設計表結構就是分別確定表中所包含字段的字段名、字段類型、字段屬性以及表的主鍵。本節(jié)主要介紹字段名的命名規(guī)則和Access所支持的字段類型。１．字段名的命名規(guī)則２．Access字段類型１．字段名的命名規(guī)則（1）可以是漢字、字母、數(shù)字、空格及特殊字符的任意組合，但不能用句號，感嘆號，重音符號和方括號等；（2）不能以空格或控制符號(從0到31的ASCII值)開頭；（3）不超過64個字符。２．Access字段類型

字段類型就是字段中存儲數(shù)據(jù)的類型，它決定了Access將以什么方式存儲該字段的內容，即該字段將能存儲什么性質的數(shù)據(jù)。

Access常用的數(shù)據(jù)類型有以下10種：（1）文本型：用于保存字符串，最多255個字符,默認數(shù)據(jù)類型。（2）備注型：用于保存解釋性的長度較大的字符串。（3）數(shù)字型：用于保存能夠進行算術運算的數(shù)值數(shù)據(jù)（涉及貨幣計算的除外）。字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型（4）貨幣型：用于存儲貨幣數(shù)據(jù)。Access會根據(jù)用戶輸入的數(shù)據(jù)自動添加貨幣符號和千位分隔符。默認兩位小數(shù)。（5）日期/時間型：用于存儲日期、時間或日期時間組合的。8字節(jié)存儲空間。具體格式可由用戶自己選擇。（6）自動編號型：其值由Access自動按照記錄添加時的順序指定一個唯一的順序編號（不允許用戶輸入或改變其值）。一個表中只能有一個該類型字段。

唯一，用戶不能修改，可以是隨機值，刪除不重新編（7）是/否型：用于存儲邏輯判斷的結果。

True|FalseYes|NoOn|Off（8）OLE對象型：用于存儲比較特殊的多媒體數(shù)據(jù)，如圖形、圖像、音頻、視頻、動畫及其他軟件的文件內容。（9）超鏈接型：存儲超級鏈接地址。如常用的網(wǎng)址或Email地址。（10）查閱向導型：用于輸入值比較固定的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)輸入時使用組合框從列表中選擇輸入，而列表內容由用戶創(chuàng)建時指定。注意：對于某一數(shù)據(jù)而言，可以使用的數(shù)據(jù)類型可能有多種，可根據(jù)字段的用途和性質來選擇一種最合適的類型。二、表結構的創(chuàng)建在Access中，表結構的建立主要有以下三種方法：１．使用“設計”視圖創(chuàng)建２．使用“數(shù)據(jù)表”視圖創(chuàng)建３．使用表向導創(chuàng)建１．使用“設計”視圖創(chuàng)建（1）選擇表對象；（2）新建設計視圖確定（或雙擊使用設計器創(chuàng)建表）（３）依次指定字段名、字段類型、字段屬性、主鍵等；（4）文件菜單保存（或保存按鈕）指定新表名稱確定。注意：此方法可以建立完整的表結構，為常用方法。例3：教學管理數(shù)據(jù)庫中建立“學生”表，結構如下：字段名字段類型長度學生編號文本8姓名文本5性別文本1年齡字節(jié)入校日期日期/時間團員否是/否簡歷備注照片OLE對象練習：創(chuàng)建如下教師表字段名類型大小字段名類型大小教師編號文本5政治面貌文本2姓名文本5學歷文本4性別文本1職稱文本3工作時間日期/時間系別文本10要求職稱、系別為查閱向導類型，職稱字段值為教授、副教授、講師，系別字段值為數(shù)學、經(jīng)濟、系統(tǒng)。２．使用“數(shù)據(jù)表”視圖創(chuàng)建（1）選擇表對象；（2）新建數(shù)據(jù)表視圖確定（或雙擊通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表）；（3）雙擊默認字段名指定所用的字段名。（4）保存。注意：此方法建立的表結構中所有字段的類型都為“文本”型，往往與實際需求不符，故創(chuàng)建后一般需要在“設計”視圖中進行修改。例4：在教學管理數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)表視圖建“課程”表，結構如下：字段名字段類型長度課程編號文本3課程名稱文本12課程類別文本3學分單精度3.使用向導創(chuàng)建表（1）數(shù)據(jù)庫窗口中選擇表對象（2）啟動表向導例5：使用表向導創(chuàng)建“選課成績”表，表結構如下：字段名字段類型長度學生編號文本8課程編號文本3成績單精度利用“數(shù)據(jù)表”視圖輸入數(shù)據(jù)（1）在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開欲輸入數(shù)據(jù)的表：表對象雙擊要打開的表（或單擊打開按鈕）。（2）輸入數(shù)據(jù)；（3）保存。

三、表中數(shù)據(jù)的輸入注意：各種類型數(shù)據(jù)的輸入方法如下：（1）文本型和備注型：直接輸入。（2）數(shù)字型：直接輸入，又分為字節(jié)型、整型、長整型、單精度型和雙精度型，注意各類型的取值范圍。（3）貨幣型：直接輸入數(shù)值，貨幣符號和千位分隔符自動輸入。（4）日期／時間型：直接輸入，但年、月、日之間用符號“-”或“/”分隔，且必須合法。（5）自動編號型：系統(tǒng)按記錄輸入的順序自動編號輸入，且不允許改變。（6）是/否型：選中（打勾）為“是”，未選中為“否”。（7）超鏈接型：必須是一個網(wǎng)頁地址或EMail地址，直接輸入。（8）OLE對象型：選中輸入字段插入菜單對象（或右擊插入對象）指定插入文件確定。

OLE對象的輸入分嵌入和鏈接，默認為嵌入，若指定鏈接，請選中“鏈接”項。嵌入（復制）是當源文件中數(shù)據(jù)改變時不影響表中數(shù)據(jù)；鏈接是表中數(shù)據(jù)隨著源文件的改變而變化。（9）查閱向導型：在組合框中選擇或直接輸入。用于值較為固定的字段，如“教師”表中的“性別”、“學歷”、“職稱”等字段。創(chuàng)建時須指定其列表值（來源于其它表或自行輸入）。第三節(jié)表的維護一、表的打開與關閉二、修改表的結構三、編輯表的內容四、調整表的外觀五、設置表間關系一、表的打開與關閉１．表的打開２．視圖的切換３．表的關閉１．表的打開表可以在數(shù)據(jù)表視圖（編輯數(shù)據(jù)）中打開也可以在設計視圖（編輯結構）中打開。（1）數(shù)據(jù)表視圖

①選擇要打開的表打開；

②雙擊要打開的表。（2）設計視圖選擇要打開的表設計。２．視圖的切換以下方法任選其一：（1）選擇“視圖”菜單中的相應菜單項；（2）單擊“設計”按鈕或“打開”按鈕；（3）單擊工具欄中的“視圖”按鈕；（4）右擊當前視圖標題欄，選擇相應菜單項。３．表的關閉

與一般窗口的關閉方法相同，以下四種方法任選其一：（1）單擊右上角關閉按鈕;（2）單擊左上角圖標關閉；（3）雙擊左上角圖標；（4）文件菜單關閉。二、修改表結構表結構的修改主要在“設計”視圖中進行，包括以下內容：１．字段的添加２．字段的刪除３．字段的修改４．主鍵的設置１．字段的添加字段可以添加在表中的任意位置，主要有以下三種方法：（1）選定插入位置插入菜單行；（2）選定插入位置插入行按鈕；（3）右單擊插入位置插入行。注意：“插入位置”為插入的新字段的后一字段。２．字段的刪除可以一次刪除一個字段，也可以一次刪除多個字段。主要有以下三種方法：（1）選定欲刪除字段編輯菜單刪除行；（2）選定欲刪除字段刪除行按鈕；（3）右單擊刪除字段刪除行。注意：在Access中，刪除是非常危險的操作，因為數(shù)據(jù)一旦刪除將無法恢復，所以往往會提示是否刪除，根據(jù)需要選擇即可。３．字段的修改字段的修改包括字段重命名、字段類型的更改和字段屬性的設置。這里重點介紹字段屬性的設置。（1）格式：用于設置當前字段的顯示和打印格式，不影響數(shù)據(jù)的存儲。（數(shù)字，日期/時間）例6：設置教師表中工作時間字段為短日期顯示格式。例7：設置學生表中入校日期字段以xx月xx日xxxx格式顯示。字段屬性的設置（2）輸入掩碼：是一種輸入格式，由字面顯示字符和掩碼字符組成，用于定義數(shù)據(jù)的輸入格式。主要用于“文本”和“日期/時間”型數(shù)據(jù)。例8：將學生表中入校日期的輸入掩碼屬性設置為短日期。例9：定義教師表中聯(lián)系電話字段的輸入掩碼屬性，使其書寫格式為前5位為“0531-”，后8位為數(shù)字。（3）標題：字段在顯示時的列標題，若不指定，則顯示字段名。（4）有效性規(guī)則和有效性文本：①有效性規(guī)則：用來限制輸入數(shù)據(jù)所必須遵守的規(guī)則，限制字段的取值范圍，確保輸入數(shù)據(jù)的合理性。例10：將學生表中年齡字段取值范圍設在14-70之間。②有效性文本：當輸入的數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則時，系統(tǒng)將提示的出錯信息。（5）默認值：字段默認輸入的內容。例11：設置學生表中性別字段默認值為女。。（6）必填字段：指定字段內容是否必須填寫（7）索引：索引是在數(shù)據(jù)庫表中對一個或多個列的值進行排序的結構。使用索引可以獲得對數(shù)據(jù)庫表中特定信息的快速訪問。例12：設置學生表中姓名字段為有重復索引。４．主鍵的設置

主鍵即關鍵字，唯一標識表中一條記錄的字段或字段組合。在表中，主鍵的值唯一且不能有空值，故表中定義了主鍵后，就可以避免出現(xiàn)完全相同的記錄，這稱為實體完整性。在Access中，有三種類型的主鍵：自動編號主鍵、單字段主鍵和多字段主鍵（復合主鍵）。在Access中，主鍵的創(chuàng)建主要有以下兩種情況：（1）自動定義自動編號主鍵（2）在“設計”視圖中定義任意類型主鍵（1）自動定義自動編號主鍵建立表結構時若未設置主鍵，則保存時會提示建立主鍵（自動編號主鍵）。若表中有自動編號型字段，則自動定義該字段為主鍵；若表中無自動編號型字段，則自動添加一個自動編號型字段，并定義該字段為主鍵。（2）在“設計”視圖中定義任意類型主鍵打開表的“設計視圖”，選擇要設置為主鍵的字段（可以用Ctrl選擇多個字段），然后選用以下三種方法之一：①編輯菜單主鍵②單擊主鍵按鈕③右擊該字段主鍵例13：設置學生表中學生編號為主鍵，分析選課成績表并設置其主鍵。注意：（1）主鍵的取消與設置方法相同；（2）一個表中只能有一個主鍵，當設置了新主鍵后，原來的設置自動取消。三、編輯表的內容表內容的編輯必須在數(shù)據(jù)表視圖中進行，包括數(shù)據(jù)的定位、選擇、修改、添加和刪除。

1．數(shù)據(jù)的修改

2．記錄的添加

3．記錄的刪除1．數(shù)據(jù)的修改和輸入的操作方法相似。2．記錄的添加

（1）插入菜單新記錄；

（2）單擊工具欄上新記錄按鈕；

（3）右擊記錄選定器新記錄；

（4）直接在尾部輸入。

注意：在Access中，記錄只能在尾部添加，不能在中間插入。3．記錄的刪除選擇要刪除的記錄，然后選用以下三種方法之一：（1）編輯菜單刪除記錄；（2）單擊工具欄上刪除記錄按鈕；（3）右擊記錄選定器刪除記錄。四、調整表的外觀表的外觀就是表在“數(shù)據(jù)表”視圖中顯示時的外觀屬性。１．設置字段顯示次序２．設置列寬和行高３．隱藏列４．凍結列５．設置數(shù)據(jù)表顯示格式６．設置數(shù)據(jù)表顯示字體１．設置字段顯示次序字段的默認顯示次序為結構設計時的次序，可以在數(shù)據(jù)表視圖中重新設置。方法如下：選定字段，拖動到新的位置。例14：交換學生表中學生編號和姓名字段的顯示位置。２．設置列寬和行高（1）設置列寬（字段顯示寬度）①拖動字段之間的垂直網(wǎng)格線到適當?shù)奈恢?；②右擊字段名列寬輸入列寬值；③選中字段格式菜單列寬輸入列寬值。例：設置選課成績表成績字段顯示寬度為20。（2）設置行高（記錄顯示高度）①拖動記錄之間的水平網(wǎng)格線到適當?shù)奈恢?；②右擊記錄選定器行高輸入行高值；③格式菜單行高輸入行高值。３．隱藏列（1）隱藏列選定欲隱藏的字段格式菜單隱藏列（或右擊隱藏列）。（2）取消隱藏列

格式菜單撤消隱藏列選擇取消隱藏列。４．凍結列（1）凍結列選定欲凍結的字段格式菜單凍結列（或右擊凍結列）。（2）取消列的凍結

格式菜單取消對所有列的凍結。５．設置數(shù)據(jù)表顯示格式

格式菜單數(shù)據(jù)表（或右擊標題欄數(shù)據(jù)表）設置格式。主要顯示格式有：單元格效果、背景顏色、網(wǎng)格線顯示方式、網(wǎng)格線顏色等。６．設置數(shù)據(jù)表顯示字體

格式菜單字體（或右擊標題欄字體）設置合適的字體、字型、字號、下劃線和顏色等。五、設置表間關系在表中，一個記錄就是一個實體，所以一個表就是一個實體集。表間關系就是兩個實體間的聯(lián)系。表間關系是根據(jù)兩個表間的公共字段建立的（一般字段名相同或字段內容相同）。１．關系的創(chuàng)建２．關系的編輯３．參照完整性的意義１．關系的創(chuàng)建（1）關閉所有相關的表；（注意）（2）工具菜單關系（或單擊關系按鈕），打開關系窗口；（3）打開顯示表對話框（首次自動顯示，以后右擊顯示表）添加需要建立關系的表；（4）將一表中相關字段拖動到另一表中的相關字段上；（5）在編輯關系對話框中設置關系屬性創(chuàng)建；（6）保存。例15：設置學生、選課成績和課程三表之間關系。２．關系的編輯（1）添加表

關系菜單（或右擊）顯示表（或單擊顯示表按鈕）顯示表對話框添加。（2）隱藏表選定欲隱藏的表關系菜單（或右擊）隱藏表。（3）關系的刪除選定欲刪除的關系編輯菜單（或右擊）刪除。（4）設置關系屬性主要是參照完整性的設置。

關系菜單（或右擊）編輯關系編輯關系對話框中設置。３．參照完整性的意義兩個表按照相關字段建立關系后，聯(lián)系類型或為“一對一”或為“一對多”，其中“一”的一方為主表，另一方為子表。如果在創(chuàng)建時指定了“實施參照完整性”，則子表中的相關字段值必須是在主表中存在的，否則拒絕接受。

“級聯(lián)更新相關字段”意義：子表中的相關字段值隨主表的改變而改變。

“級聯(lián)刪除相關記錄”意義：主表中的記錄刪除時，子表中與該記錄相關的記錄也隨著一起刪除。第四節(jié)表的操作一、數(shù)據(jù)的查找和替換二、記錄的排序三、記錄的篩選一、數(shù)據(jù)的查找和替換１．查找（1）選定查找字段；（2）打開“查找”對話框：右擊、工具欄、菜單；（3）指定查找內容、查找范圍、匹配方式與搜索方式，然后單擊“查找下一個”按鈕。注意：通配符的意義。＊:任意多個字符？：任意一個字符＃:任意一個數(shù)字字符

[]:通配方括號內任何單個字符[abc]!:通配任何不在括號之內的字符[!ac]-

：通配范圍內的任何一個字符[a-d]２．替換與查找不同之處：指定替換內容。二、記錄的排序根據(jù)表中某些字段的值的大小對表中記錄的順序重新排列。根據(jù)字段值的排列方式，分為升序（由小到大）和降序（由大到?。?。１．排序規(guī)則２．單字段排序３．多字段排序４．取消排序１．排序規(guī)則（1）文本型按ASCII碼值大小排序；

A:65a:970:48（2）中文按其拼音字母的ASCII碼值大小排序；（3）數(shù)字型按數(shù)值大小排序；（4）日期時間型按時間先后排序（前小后大）；（5）是否型：“是”小“否”大；（6）空值最小。注意：備注型、超級鏈接型或OLE對象型字段不能排序。２．單字段排序

選定待排序字段，然后選用以下三種方法之一：（1）記錄菜單排序升序或降序；（2）單擊升序或降序按鈕；（3）右擊選定的字段升序或降序。３．多字段排序（1）使用數(shù)據(jù)表視圖選定待排序的多個字段，下面與單字段排序相同。（2）使用“高級篩選/排序”窗口①記錄菜單篩選高級篩選/排序；

②指定排序字段和排序方式；

③篩選菜單應用篩選/排序（或單擊應用篩選按鈕，或右擊篩選窗體標題欄應用篩選/排序”）。４．取消排序排序的結果會保留，表關閉后，下次打開時仍然有效。以下方法可取消排序：（1）按照新的規(guī)則排序后，原來的排序結果自動取消；（2）記錄菜單取消篩選／排序（或右擊數(shù)據(jù)表標題欄取消篩選／排序）。三、記錄的篩選將表中滿足某種條件的記錄挑選出來，而將不滿足條件的記錄隱藏起來。共有以下4種方法：１．按選定內容篩選２．按窗體篩選３．按篩選內容篩選４．高級篩選注意：

記錄的篩選操作必須在數(shù)據(jù)表視圖中進行。１．按選定內容篩選按照單個字段與選定內容等值為條件篩選。方法：選定篩選內容，然后以下三種方法任選其一：

①記錄菜單篩選按選定內容篩選；②單擊按選定內容篩選按鈕；③右擊選定內容按選定內容篩選。注意：篩選的取消方法與排序相同。２．按窗體篩選(下拉列表設定條件)按多個字段與指定內容等值為條件篩選。方法：①記錄菜單篩選按窗體篩選（或單擊按窗體篩選按鈕，或右擊數(shù)據(jù)表視圖標題欄按窗體篩選）；②在出現(xiàn)的窗體中設置篩選條件；③篩選菜單應用篩選/排序（或單擊應用篩選按鈕，或右擊篩選窗體標題欄應用篩選/排序）。３．按篩選內容篩選按照單個字段的任意條件篩選。方法：

右擊篩選字段的任一位置，在篩選目標文本框中輸入篩選條件，按Enter鍵。４．高級篩選按照多個字段的任意條件篩選。方法：①記錄菜單篩選高級篩選/排序；②在出現(xiàn)的篩選窗體中設置篩選準則和排序方式；③篩選菜單應用篩選/排序（或單擊應用篩選按鈕，或右擊篩選窗體標題欄應用篩選/排序）。第五節(jié)數(shù)據(jù)庫與外部數(shù)據(jù)的交流1.導入外部數(shù)據(jù)2.鏈接外部數(shù)據(jù)3.導出外部數(shù)據(jù)1．導入外部數(shù)據(jù)(復制)

將符合Access要求的其它數(shù)據(jù)庫或文件中的數(shù)據(jù)制作一個副本添加在當前數(shù)據(jù)庫中的某個表中或獨立生成一個表。導入的數(shù)據(jù)與源文件沒有任何關系，故其中一方數(shù)據(jù)的改變不影響另一方。（1）選擇“表”對象；（2）文件菜單獲取外部數(shù)據(jù)導入（或單擊新建導入表確定。）（3）選擇欲導入的文件；（4）以后根據(jù)向導提示分別指定導入對象和屬性以及是導入到已有表中還是生成新表。例16：將D:\