采購部門的組織設置課件

采購與供應部門的組織設置Step1采購與供應部門的設置Step2采購與供應部門的崗位設置Step3采購團隊的建設Step4采購控制Step1采購與供應部門的設置1、要思考的問題應該做什么？（部門職責）應該建在什么地方？（在組織結構中的位置）內(nèi)部應該如何構建？要考慮哪些因素？需要哪些資源？

……2、影響采購組織設置的因素1）采購與供應職能的重要性影響管理層對采購職能的認識與期望；取決于下列方面對公司的重要性：–產(chǎn)品創(chuàng)新與設計–對市場變化做出快速反應的支持–避免生產(chǎn)停頓–質量保證–促使成本降低–各種項目需要獲得的裝備、服務與供應品–采購支出占總營業(yè)額的百分比–供應風險水平。2）集權化決策還是分權決策集中采購與分散采購集中采購：企業(yè)在核心管理層建立專門的采購管理機構，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物品的采購業(yè)務。它具有較大的采購部門、更復雜的結構，采購活動由專家管理。集中采購的優(yōu)點：–合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟，提高買方地位；–有利于降低采購成本（獲得折扣、降低運費）；–較容易實現(xiàn)物料的標準化；–減少管理上的重復設置，統(tǒng)一采購規(guī)范；–集中采購責任重大，多采用公開招標、集體決策的方式，可以對采購活動進行更有效的控制；–更有效的庫存控制和材料利用；–簡化供應商的聯(lián)系；–易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應商之間的關系；–更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。降低成本，規(guī)范過程，穩(wěn)定關系集中采購適用的主體–集團范圍實施的采購活動；–跨國公司的采購；–連鎖經(jīng)營、特許經(jīng)營企業(yè)的采購；–OEM廠商的采購。集中采購的適用范圍–大宗物品、批量物品、價值高或總價多的物品；–關鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源；–共性要求的物品，如辦公用品；–定期采購的物品；–地理位置的分布；–降低成本的潛力；–專業(yè)技能的要求–價格浮動的影響。如金屬、油品、紙品、橡膠、大米等對政治、經(jīng)濟環(huán)境非常敏感，宜于集中采購。

選擇集中采購應遵循的原則–有利于資源的綜合配置–有利于減少層次，加速周轉，簡化手續(xù)；–有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率；–有利于加強管理，提高經(jīng)濟效益。哪些企業(yè)是通過集中采購取得競爭優(yōu)勢？

分散采購分散采購：由使用者（企業(yè)下屬個單位如子公司、分廠、分店等）自行管理采購工作，它是集中采購的完善與補充。?基本特點：–批量小、價值低或開支小；–過程短、手續(xù)簡、決策層次低；–問題反饋快，方便靈活；–……分散采購的優(yōu)點：–更好地滿足各地個性化的需求；–更快地對需求作出反應；–保持同供應商的密切聯(lián)系；–便于對采購活動進行控制。分散采購適用的主體：–子公司、分廠、車間；–離主廠區(qū)或集團供應基地較遠，其本地供應成本低于集中采購成本的情況；–異國、異地供應的情況。

集中/分散采購：在總部設置中央采購部，分部也設有采購部門，它綜合考慮了集中采購和分散采購的優(yōu)點。集中采購和分散采購誰哪個好？責任！義務！3、采購與供應部門的組織模式?采購職能從屬其他部門，向部門經(jīng)理匯報。設置獨立的采購部門體系，并向副總經(jīng)理匯報工作。集中采購設置模式，即總部設置采購部。最常見：集中與分散模式集中與分散相結合的采購設置模式，即總部設置中央采購部，分部設置采購部。中央采購部的職責：–制定采購政策、流程與控制系統(tǒng)、標準；–人員的招聘與培訓；–采購法律事務；–協(xié)調(diào)常用項目的采購；–協(xié)調(diào)重要設備的采購；–集團庫存的協(xié)調(diào)；–審查采購部門績效。集中與分散相結合的采購模式適用于：–多分廠/多事業(yè)部組織內(nèi)的采購部門設置–聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的采購部門設置案例：大型超市商品采購的模式案例：沃爾瑪?shù)牟少從Ｊ讲少徑?jīng)理2、崗位設置首席采購官（CPO:ChiefPurchasingOfficer）:采購經(jīng)理、采購主管、采購副總裁、物料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、…A根據(jù)產(chǎn)品種類設置崗位B根據(jù)業(yè)務分工設置崗位C綜合考慮種類和分工自學：商品采購的職責劃分

還有其他劃分方法：比如按照地域、按照經(jīng)營習慣……4、為采購部門配備資源人員；通訊工具；應用軟件。組織結構與人員配置——總部案例：九州通的采購崗位設置組織結構與人員配置——二級公司組織結構與人員配置——二級公司Step3采購團隊的建設1、采購團隊的主要目標共同開發(fā)公司的采購戰(zhàn)略加速新產(chǎn)品開發(fā)，降低開發(fā)成本

強化對供應商評估、選擇與管理

提高采購效率降低公司總成本

…2、采購團隊的類型1）跨職能采購團隊至少由來自三個不同職能部門的人員組成主要目的：–縮短采購時間–有利于解決采購問題–推動產(chǎn)品革新和協(xié)作–推進組織目標的實現(xiàn)–利于團隊成員的職業(yè)發(fā)展Reason?2）有供應商參加的團隊–有利于同供應商之間的信息交流–有利于對供應商進行管理–能得到供應商更多的幫助–推動新產(chǎn)品開發(fā)。3）有顧客參加的團隊–更好地及時了解顧客需求，方便采購部門及時制訂和修正采購計劃4）供應商委員會–由關鍵供應商組成，集中進行有利于成本削減的活動，如縮短采購提前期、消除浪費、開發(fā)更有效的程序等。5）采購委員會–由采購經(jīng)理、采購員骨干及相關部門的主管組成，集中進行采購預算的制定、重大采購活動的決策、供應商關系開發(fā)等活動。3、組建采購團隊的流程組建采購團隊特別是跨職能團隊要考慮許多因素：–團隊成員：多專業(yè)組合、允許觀點不同；–成員角色：明確團隊任務及職責分工，確定個人在團隊中的角色；–建立團隊績效目標、制定團隊紀律；–身份地位：應盡量消除任何部門或等級觀念，保證團隊的整體性；–工作間布置：要使團隊取得最佳效果，成員應當在一起工作；–報酬獎勵：團隊集體獎。Step4采購控制有效的采購控制系統(tǒng)應當是：–工作過程透明；–權力不能過于集中；–采購記錄完整、準確、清晰；–有相應的控制制度。?四要素：分類控制、制度控制、過程控制、審計控制1、采購的分類控制生產(chǎn)型采購通用型采購客戶服務型采購——對象不同，采購人員、控制程度不同2、采購制度控制建立請購控制制度；采購決策合理化，如：–四分開：申請人、采購人、付款人和收貨人分開；–逐級授權；–崗位輪換；

財務、審計雙管齊下；實物、信息同步；徹底保證采購質量以求防患未然；

謹防回扣中的賣方欺詐。3、過程控制應在采購控制系統(tǒng)中，對審批、簽約、登記、承付、驗收、審核、記帳等環(huán)節(jié)進行嚴格控制與審核。–請購的控制：要明確請購人、審批人、審核人、請購規(guī)范等。–訂購的控制：訂單的審批與核查、復查訂單的編制過程與內(nèi)容、將訂單副本送驗收部門和財務部門，作為貨物驗收和支付的憑據(jù)。–驗收的控制：明確驗收的組織及人員組成、確定驗收的質量體系、制定健全的驗收制度、確定對不合格采購品的處置制度。4、采購審計保證采購業(yè)務合法有效保證所購材料價廉物美保證采購成本核算正確保證采購記錄真實完整。采購中常見的舞弊手段–虛列采購–押金抵物–有單無貨–涂改發(fā)票單價。供應商欺詐的審計線索–采購方員工的奢侈的生活方式–對供應商欺詐沒有良好的防范制度–不正當?shù)膯我磺拦台C其它供應商的抱怨和申訴–供應商與采購方員工親密的關系–經(jīng)常發(fā)生但未得到解決的對供應商產(chǎn)品的投訴–……end采購組織設置–沒有簡單的答案；–企業(yè)采用哪種模式，要視企業(yè)的