XX集團(tuán)OA系統(tǒng)管理辦法

XX集團(tuán)0A系統(tǒng)管理方法第一章總那么第一條總部集團(tuán)0A系統(tǒng)是集團(tuán)后勤、采購、銷售、財(cái)務(wù)一體化的管理信息平臺(tái)。為規(guī)范該系統(tǒng)的使用，保障系統(tǒng)高效運(yùn)行，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平安性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，特制定本管理方法。第二條總部集團(tuán)信息化中心是0A系統(tǒng)的責(zé)任管理部門，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施、維護(hù)工作，總部集團(tuán)信息化中心負(fù)責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行情況監(jiān)控，對(duì)各單位使用情況進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。第三條集團(tuán)公司及屬下各單位各部門、各地區(qū)公司和下屬公司的關(guān)鍵用戶和最終用戶，在信息化中心指導(dǎo)下負(fù)責(zé)本單位0A系統(tǒng)的使用和培訓(xùn)工作。第二章系統(tǒng)使用規(guī)范第四條用戶須按照總部集團(tuán)相關(guān)管理制度規(guī)定使用0A系統(tǒng)，及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入數(shù)據(jù)，進(jìn)行業(yè)務(wù)處理和產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。第五條各0A使用單位均須設(shè)立0A關(guān)鍵用戶，由業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵崗位資深業(yè)務(wù)人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)本單位用戶培訓(xùn)、常見問題解決、新需求收集，與信息化中心溝通解決疑難問題。第六條新需求管理。各單位在系統(tǒng)使用過程中提出的新需求，統(tǒng)一由所在業(yè)務(wù)部門0A關(guān)鍵用戶負(fù)責(zé)收集，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至信息化中心負(fù)責(zé)人。信息化中心負(fù)責(zé)人對(duì)需求進(jìn)行初步分析判斷，按照需求優(yōu)先級(jí)及緊急程度安排需求溝通及后續(xù)實(shí)現(xiàn)工作。第七條系統(tǒng)運(yùn)維支持。信息化中心0A系統(tǒng)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)回答和解決各單位使用系統(tǒng)過程中出現(xiàn)的問題。用戶在使用過程中遇到問題時(shí)，先聯(lián)系本部門關(guān)鍵用戶解決；不能解決的問題，上報(bào)信息化中心解決。第八條信息化中心負(fù)責(zé)定期抽查和審計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)操作記錄，對(duì)使用過程中違反本管理方法的，進(jìn)行問責(zé)處理。第三章主數(shù)據(jù)管理第九條0A系統(tǒng)的物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)（不包括財(cái)務(wù)供應(yīng)商）由信息化中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)，其它均由各業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門自行維護(hù)。第十條物料主數(shù)據(jù)的編碼需嚴(yán)格按照《XX集團(tuán)0A系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)編碼規(guī)范》執(zhí)行。其新增、修改、刪除、凍結(jié)需通過0A流程進(jìn)行。第十一條供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的新增、修改、刪除、凍結(jié)需通過0A流程進(jìn)行申請(qǐng)，信息確認(rèn)無誤后，須在一個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)更新。第十二條信息化中心設(shè)置專人負(fù)責(zé)物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)（不包括財(cái)務(wù)供應(yīng)商）的系統(tǒng)維護(hù)。第十三條生產(chǎn)計(jì)劃主數(shù)據(jù)維護(hù)物料清單（BOM）：新增產(chǎn)品或產(chǎn)品升級(jí)、升版時(shí)，企業(yè)相關(guān)配方及包裝設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人須于2個(gè)工作日內(nèi)提供物料清單等信息通過0A流程申請(qǐng)，信息化中心于1個(gè)工作日內(nèi)在0A系統(tǒng)中維護(hù)BOM主數(shù)據(jù)；工藝路線：新增產(chǎn)品、工作中心變更、工藝調(diào)整時(shí)，生產(chǎn)部通過0A流程申請(qǐng)，信息化中心須于1個(gè)工作日內(nèi)在0A系統(tǒng)中新增或調(diào)整工藝路線；第十四條客戶主數(shù)據(jù)管理客戶開戶應(yīng)根據(jù)《經(jīng)銷商管理方法》、《經(jīng)銷商開關(guān)戶管理流程》、《經(jīng)銷商考察指引》、《XX集團(tuán)合同管理制度》及集團(tuán)相關(guān)集團(tuán)進(jìn)行流程審批?？蛻糸_（關(guān)）戶管理。地市級(jí)分公司根據(jù)客戶考察結(jié)果，確定合作意向的客戶后，負(fù)責(zé)在0A系統(tǒng)提報(bào)經(jīng)銷商開（關(guān)）戶審批資料；涉及商超、特通渠道客戶申請(qǐng)開戶的，分別由省公司商超銷售分公司總監(jiān)、省分公司特殊渠道部總監(jiān)提交審批資料；涉及直營水站客戶開戶申請(qǐng)資料提交由直營主管提交；原那么上所有開（關(guān)）戶需求由各部門在線下或0A系統(tǒng)完成審批流程后，由各市按審批的內(nèi)容打印好合同交客戶簽字蓋章后，按合同審批流程報(bào)集團(tuán)蓋章。集團(tuán)總部經(jīng)銷商管理專員根據(jù)開（關(guān)）戶審批結(jié)果及合同信息，在0A系統(tǒng)創(chuàng)建（關(guān)閉）客戶主數(shù)據(jù)；經(jīng)銷商客戶數(shù)據(jù)統(tǒng)一編碼規(guī)范“D+省+市+區(qū)+流水號(hào)”。第十五條價(jià)格主數(shù)據(jù)管理1、價(jià)格主數(shù)據(jù)管理，價(jià)格主數(shù)據(jù)分為內(nèi)部結(jié)算價(jià)與對(duì)外銷售價(jià)格兩局部。對(duì)于對(duì)外銷售價(jià)格的制定和審核，集團(tuán)統(tǒng)一采用線下呈批流程執(zhí)行。內(nèi)部結(jié)算價(jià)的制定由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)核算，并將結(jié)果報(bào)備營銷中心。所有價(jià)格的制定和調(diào)整經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)最終審批后，再交由營銷管理中心專員錄入系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。第十六條信用主數(shù)據(jù)管理1、客戶信用主數(shù)據(jù)維護(hù)流程主要由兩局部組成：一是授信方案確實(shí)定。該局部根據(jù)業(yè)務(wù)需要和不同的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別設(shè)置不同的授信級(jí)別,此方案由各產(chǎn)業(yè)公司銷售管理部或相關(guān)部門會(huì)同財(cái)務(wù)部共同起草，報(bào)相關(guān)權(quán)限人審批后，下發(fā)各省市執(zhí)行；二是各省市根據(jù)授信方案，提交符合條件的客戶的授信申請(qǐng)，經(jīng)各級(jí)審批后由傳統(tǒng)渠道營銷中心經(jīng)銷商管理專員創(chuàng)立客戶授信額度，或出于業(yè)務(wù)需要，對(duì)目標(biāo)客戶臨時(shí)授信。銷售訂單會(huì)實(shí)時(shí)檢查此客戶的信用額度及賬期，如果超過那么訂單信用凍結(jié)，不可以發(fā)貨；系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)客戶都需要根據(jù)授信方案建立信用額度，如果是先款后貨的那么額度為零。第十七條銷售訂單管理1、經(jīng)銷商通過DMS前端下采購訂單，經(jīng)地市銷管審批，訂單數(shù)據(jù)上傳到0A系統(tǒng)，0A系統(tǒng)審核客戶賬款，并把審核賬款后自動(dòng)把結(jié)果通知到DMS系統(tǒng)；如果客戶信用賬款、代墊款項(xiàng)、返利金額足夠，那么0A系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)DMS訂單創(chuàng)立0A銷售訂單，如果款項(xiàng)缺乏，那么不創(chuàng)立訂單，并將詳細(xì)返回DMS系統(tǒng)。第四章賬號(hào)及權(quán)限管理第十八條根據(jù)信息化中心賬號(hào)管理相關(guān)制度，針對(duì)0A系統(tǒng)賬號(hào)和權(quán)限管理如下：1、業(yè)務(wù)用戶：由各單位業(yè)務(wù)人員擔(dān)任，按照崗位職責(zé)授權(quán)，負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。業(yè)務(wù)用戶如需要申請(qǐng)0A賬號(hào)和權(quán)限，需通過0A流程申請(qǐng)，經(jīng)審批后，由0A用戶賬號(hào)管理員進(jìn)行維護(hù)。2、0A用戶賬號(hào)管理員：由信息化中心管理員擔(dān)任，負(fù)責(zé)審核關(guān)鍵用戶提交的賬號(hào)申請(qǐng)或賬號(hào)權(quán)限變更申請(qǐng)的資料；負(fù)責(zé)創(chuàng)立用戶賬號(hào)、用戶分組、刪除用戶賬號(hào)工作；負(fù)責(zé)系統(tǒng)角色的分配和權(quán)限維護(hù)操作；但沒有應(yīng)用系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限。第十九條用戶賬號(hào)和密碼管理用戶初次登入系統(tǒng)后須立即修改密碼。系統(tǒng)登錄密碼長度必須為六位以上，使用“字母+數(shù)字”，并至少每3個(gè)月更改一次；密碼不得使用容易被猜到的數(shù)字和字母組合，例如，姓名、生日、號(hào)碼等。用戶須嚴(yán)格保管好自己的系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得向任何人泄漏自己的密碼。員工因喪失賬號(hào)和密碼造成0A中流程審批問題、相關(guān)數(shù)據(jù)或資料外泄，并給公司造成損失的，將進(jìn)行失職問責(zé)處理。用戶如果忘記系統(tǒng)密碼，須走0A密碼重置流程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由0A用戶權(quán)限管理員進(jìn)行密碼重置，以或手機(jī)短信方式通知本人。員工使用重置密碼登入系統(tǒng)后，須立即修改密碼。嚴(yán)禁盜用他人賬號(hào)和密碼進(jìn)入0A系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即開除，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的追究其法律責(zé)任。第五章系統(tǒng)運(yùn)維管理第二十條用戶使用0A系統(tǒng)時(shí)，須嚴(yán)格遵守信息化中心管理制度及相關(guān)條款，平安可靠地使用系統(tǒng)，確保信息平安。第二十一條信息化中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)服務(wù)器運(yùn)行情況、網(wǎng)絡(luò)帶寬資源使用情況的監(jiān)控和優(yōu)化。第二十二條信息化中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)的應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫的定期備份和恢復(fù)等工