NVQ企業(yè)行政管理培訓課程

NVQ企業(yè)行政管理整理：張守忠二零一三年十一月

第二單元

設(shè)備、材料、服務(wù)與供應(yīng)

中心思想：熟悉現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用與維護，提供最佳的投遞郵件的服務(wù)，學會辦公用品的采購與存儲。仔細學習本章后，你應(yīng)該能夠：陳述以下設(shè)備的功能、特點、操作和一般維護方法：復印機、傳真機、電信設(shè)備（包括電話答錄設(shè)備）、移動電話、多功能設(shè)備（聯(lián)合使用）、計算機、文字處理機和打字機、裝訂和壓膜設(shè)備；了解郵寄室的專有設(shè)備和服務(wù)功能；辨別投遞郵件的各種服務(wù)和適用范圍；不同供應(yīng)商的選擇； 說明辦公室中需要的辦公用品和易耗品的范圍；說明辦公室易耗品和打印器材所要求的貯存，如何綜合考慮安全和費用；說明發(fā)現(xiàn)、報告和記錄設(shè)備發(fā)生故障而請求修理時應(yīng)采取的行動；說明在使用設(shè)備時應(yīng)遵守的安全操作規(guī)程主要內(nèi)容：一、辦公室常用設(shè)備的主要功能二、辦公室郵件設(shè)備與郵政服務(wù)三、辦公用品的采購與存儲四、辦公設(shè)備的維修與安全設(shè)備、材料、服務(wù)和供應(yīng)常用設(shè)備郵件與郵政采購與存儲維修與安全一、辦公室常用設(shè)備的主要功能辦公設(shè)備復印機固定電話移動電話計算機打字機傳真機尋呼機通訊設(shè)備文字處理器裝訂設(shè)備培訓內(nèi)容使用功能優(yōu)點缺點操作方法設(shè)備維護一、辦公室常用設(shè)備的主要功能1、辦公室復印機、傳真機的使用功能、操作方法與維護2、固定定電電話話系系統(tǒng)統(tǒng)的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法與與維維護護電話話總總機機電話話機機答錄錄機機3、移動動電電話話和和多多功功能能通通訊訊設(shè)設(shè)備備的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法與與維維護護尋呼呼機機、、移動動電電話話、、多功功能能通通訊訊設(shè)設(shè)備備4、、計計算算機機、、文文字字處處理理器器、、打打字字機機和和裝裝訂訂設(shè)設(shè)備備的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法與與維維護護計算算機機文字字處處理理器器打字字機機裝訂訂設(shè)設(shè)備備一、、辦辦公公室室常常用用設(shè)設(shè)備備的的主主要要功功能能1、辦公公室室復復印印機機、、傳傳真真機機的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法與與維維護護（1））復印印機機的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法、、一一般般維維護護和和注注意意事事項項復印印機機的的功功能能：：操作作方方法法：：一般般維維護護原原理理：：一般般注注意意事事項項：：（2））傳真真機機的的使使用用功功能能、、特特點點、、操操作作方方法法及及一一般般維維護護傳真真機機的的使使用用功功能能：：傳真真機機的的特特點點：：傳真真機機的的操操作作方方法法：：傳真真機機的的一一般般維維護護作業(yè)業(yè)2．．1聯(lián)系系一一或或兩兩家家辦辦公公設(shè)設(shè)備備公公司司，，索索取取辦辦公公室室設(shè)設(shè)備備目目錄錄，，收收集集一一些些普普通通傳傳真真機機的的檢檢索索和和高高級級傳傳真真機機的的資資料料。。列列出出每每一一種種傳傳真真機機的的功功能能。。答案案傳真真型型號號功功能能描描述述備備注注CanonFax-B155發(fā)送送速速度度：：約約6秒秒/頁頁；；打打印印速速度度：：2頁頁/分分鐘鐘；；最最大大原原稿稿尺尺寸寸：：A4；；供紙紙道道容容量量：：A4約100張張；；自自動動輸輸稿稿器器：：A4約20頁頁普普通通傳傳真真機機CanonFax-L250發(fā)送送速速度度：：約約6秒秒/頁頁；；打打印印速速度度：：4頁頁/分分鐘鐘；；最最大大原原稿稿尺尺寸寸：：B4；；供紙紙道道容容量量：：250張張；；自自動動輸輸稿稿器器：：A430頁；；B420頁；；存存儲儲器器容容量量：：672K高級級傳傳真真機機2、、固定定電電話話系系統(tǒng)統(tǒng)的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法與與維維護護（1））電話話總總機機的的使使用用功功能能電話話總總機機主主要要分分為為兩兩種種：：APBX是專專用用小小型型交交換換機機。。這這種種類類型型的的電電話話總總機機操操作作板板有有一一名名接接線線員員，，其其工工作作就就是是接接聽聽電電話話，，并并轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)接接到到適適當當?shù)牡姆址謾C機號號碼碼。。接接線線員員也也經(jīng)經(jīng)常常接接入入或或接接出出工工作作人人員員的的外外線線電電話話。。B多線線或或按按鍵鍵電電話話系系統(tǒng)統(tǒng)，，并并能能在在任任一一分分機機上上回回答答來來電電。。PBX是專專用用小小型型交交換換機機。。多線線或或按按鍵鍵電電話話系系統(tǒng)統(tǒng)，，并并能能在在任任一一分分機機上上回回答答來來電電（2））、、電話話機機的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法與與維維護護電話話機機的的使使用用功功能能有有：：呼叫叫限限制制。。呼呼叫叫轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)送送。。呼呼叫叫記記錄錄。。數(shù)數(shù)字字聲聲音音應(yīng)應(yīng)答答。。不不同同的的鈴鈴聲聲。。暫暫停停等等待待（（秘秘密密工工具具））。。分分機機鎖鎖定定。。免免提提。。中中斷斷。。信信息息待待用用指指示示器器。。等等待待音音樂樂。。重重撥撥。。電電話話會會議議。。轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)接接。。電電話話留留言言。。（3）答錄機的使用用功能、操作作方法與維護護答錄機與電話話機相連，通通過事先錄制制好信息，使使呼叫者在一一天的任何時時候都可以留留言。使用功能有：：使用方法有：：等到預先錄錄制的信息結(jié)結(jié)束，在特殊殊的提示音之之后立即講話話；清楚地說說出你的姓名名和你的單位位的名字；給給出你留言的的日期和時間間；詳細說明明給誰留言；；拼寫不常見見的詞，特別別是姓名和地地址；緩慢重重復信息中的的數(shù)字；保持持信息簡潔；；掛斷之前，，對你所留言言的人說‘謝謝謝’或其它它禮貌用語。。3、移動電話和多多功能通訊設(shè)設(shè)備的使用功功能、操作方方法與維護（1）尋呼機的使用用功能及優(yōu)缺缺點（2）移動電話的使使用功能、操操作方法與維維護（3）多功能能通訊設(shè)備使使用功能和優(yōu)優(yōu)缺點多功能設(shè)備是是多種功能聯(lián)聯(lián)合使用的辦辦公設(shè)備，主主要有傳真機機、個人計算算機等。與單單一功能設(shè)備備比較，多功功能設(shè)備的優(yōu)優(yōu)點是，總成成本低，辦公公室占地空間間小。其缺點點是更新和維維修費用高。。4、計算機、、文字處理器器、打字機和和裝訂設(shè)備的的使用功能、、操作方法與與維護（1）計算機的使用用功能、操作作方法與維護護計算機是辦公公設(shè)備的一種種，包含計算算機硬件和辦辦公軟件。硬硬件包括；輸輸入數(shù)據(jù)的鍵鍵盤和鼠標，，處理數(shù)據(jù)的的主機，存儲儲數(shù)據(jù)的硬盤盤和軟盤，以以及產(chǎn)生數(shù)據(jù)據(jù)的顯示器和和打印機。軟軟件包括；數(shù)數(shù)據(jù)庫、電子子表格、文字字處理、財務(wù)務(wù)、桌面出版版、繪圖、電電子郵件、日日常記錄和集集成軟件等。。計算機設(shè)備和和磁盤（2）文字處理器的的使用功能、、操作方法與與維護（3）使用打打字機的原因因和主要功能能（4）裝訂設(shè)設(shè)備的使用功功能、操作方方法與維護作業(yè)2．3使用文字處理理器準備包括括以下信息的的“通知”。。要求使用不不同的字體，，下劃線和加加粗強調(diào)重要要內(nèi)容，并打打印一份。然然后在“通知知”周圍加邊邊框線在打印印一份。與其其他學員所作作比較，判斷斷哪一個更好好。將在HENRY`SPIZZAHOUSE，QUAYSIDEBUILDING舉行圣誕節(jié)晚晚會，時間是是12月9日日晚7點。是是否參加，請請告訴67號號房間的CHRISBANKE。答案圣誕晚會地點：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings時間：12月月9日晚7點點是否出席，請請通知67號號房間CHRISBANKS圣誕晚會地點：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings時間：12月月9日晚7點點是否出席，請請通知67號號房間CHRISBANKS培訓方法：教師講課；情景練習；把把學生分為兩兩組，其中一一組為“復印印組”按照相相關(guān)能力的要要求，學會使使用復印機，，并取得相關(guān)關(guān)的證據(jù)。另另一組為“傳傳真組”學會會使用傳真機機，并通過現(xiàn)現(xiàn)場使用取得得相關(guān)的證據(jù)據(jù)。分組討論；重重點開發(fā)電話話等設(shè)備的其其它功能組織學生參觀觀辦公室并現(xiàn)現(xiàn)場模擬使用用辦公設(shè)備。。教師首先會使使用上述辦公公設(shè)備。把現(xiàn)場考評與與本單元講課課同步進行。。二、辦公郵件件設(shè)備與郵政政服務(wù)郵件設(shè)備自動郵件開啟啟設(shè)備自動郵資蓋印印機封面打印機分撿設(shè)備拆疊和插入設(shè)設(shè)備稱重設(shè)備發(fā)送郵件方法法急件類密件類物件類電子郵件傳真件航空郵件快遞服務(wù)掛號郵寄特保郵寄文件掛號回執(zhí)掛號包裹郵寄貨運服務(wù)1、郵件收發(fā)發(fā)專有設(shè)備的的功能和服務(wù)務(wù)（1）自動郵件開啟啟設(shè)備，即開開信刀。（2）自動郵資蓋印印機，（3）封面打打印機，（4）分撿設(shè)設(shè)備，（5）折疊和和插入設(shè)備，，（6）穩(wěn)重設(shè)設(shè)備。2、選擇發(fā)送送郵件的最佳佳方法（1）急件，，可選擇以下下幾種方法：：電子郵件傳真在英國皇家郵郵政提供的特特殊投遞、數(shù)數(shù)據(jù)郵寄、頭頭等郵件等優(yōu)優(yōu)先服務(wù)。航空郵寄快遞服務(wù)（2）密件，，可選擇以下下幾種方法：：a、掛號郵寄、特特保掛號b、回執(zhí)掛號（3）物件可可選擇包裹郵寄貨運服務(wù)二、辦公室郵件設(shè)設(shè)備與郵政服服務(wù)1、郵件收發(fā)發(fā)專有設(shè)備的的功能和服務(wù)務(wù)郵件收發(fā)專有有設(shè)備有：（1）自動郵件開啟啟設(shè)備，即開開信刀。這種種設(shè)備用于開開啟信件，將將信封送入機機器后，機器器能切掉信封封頂部很突出出的一條，而而將信件開啟啟。自動郵件開啟啟機2）自動郵資資蓋印機。（3）封面打打印機。（4）分撿設(shè)設(shè)備，主要有有鴿籠式信件件架、金屬絲絲信件盤等。。（5）折疊和和插入設(shè)備。。（6））稱重重設(shè)備備。2、選選擇發(fā)發(fā)送郵郵件的的最佳佳方法法（1））如果果文件件或信信息需需求很很急，，最重重要的的是考考慮信信件或或信息息的發(fā)發(fā)送速速度，，在這這種情情況下下，可可選擇擇以下下幾種種方法法：電子郵郵件傳真在英國國皇家家郵政政提供供的特特殊投投遞、、數(shù)據(jù)據(jù)郵寄寄、頭頭等郵郵件等等優(yōu)先先服務(wù)務(wù)。航空郵郵寄快遞服服務(wù)（2））需要要安全全和保保密投投遞時時，可可選擇擇以下下幾種種方法法：A、郵寄費費貴重重物（（現(xiàn)金金、珠珠寶等等）可可用掛掛號郵郵寄、、特保保掛號號等方方式B、重要且且保密密的文文件選選用文文件掛掛號、、回執(zhí)執(zhí)掛號號等郵郵寄服服務(wù)（3））物品品類的的郵寄寄可選選擇包包裹郵郵寄（4））運輸輸不適適合其其它方方式的的大型型物品品可選選擇貨貨運服服務(wù)作業(yè)2．．6查找五五家快快遞公公司，，記錄錄它們們的名名字、、地址址和電電話號號碼。。以小組組為單單位工工作，，聯(lián)系系這些些快遞遞公司司，詢詢問它它們提提供的的服務(wù)務(wù)和費費用的的信息息。并并詳細細整理理比較較每一一個公公司的的信息息，放放在活活頁夾夾中，，為將將來參參考。。答案：：名稱地址電話北京龍鳳祥特快服務(wù)有限公司北京市海淀區(qū)德外后黑寺1方快捷特流服務(wù)有限公司東直門分部：東直門內(nèi)北小街2京小紅馬愉遞服務(wù)有限公司酒仙橋分部：朝陽區(qū)霄云路甲9號敦皇快遞公司北京市朝陽區(qū)酒仙橋路2IES即時通達快運北京總公司宣武家快快遞公公司名名錄培訓方方法：：分組討討論，，把學學生分分為兩兩組，，討論論“什什么是是最佳佳的郵郵政服服務(wù)””在小小組討討論的的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，，各選選出一一名代代表在在全班班上發(fā)發(fā)言由由老師師做點點評。。情景練練習，，由學學生相相互模模擬接接收或或發(fā)送送郵件件各一一次，，并根根據(jù)郵郵件的的類型型選擇擇最佳佳的郵郵寄方方式。。參觀大大型收收發(fā)室室或郵郵政局局現(xiàn)場模模擬與與現(xiàn)場場考評評結(jié)合合起來來，并并取得得相關(guān)關(guān)的證證據(jù)。。三、辦辦公用用品的的采購購與存存儲采購與存儲選擇貨貨物和和服務(wù)務(wù)的供供應(yīng)商商辦公用用品和和易耗耗品的的范圍圍辦公易易耗品品的存存儲怎樣選選擇供供應(yīng)商商價格、、預算算、費費用方便性性和位位置送貨和和服務(wù)務(wù)質(zhì)量量安全性性可靠性性三、辦公用用品的的采購購與存存儲1、選擇貨貨物和和服務(wù)務(wù)的供供應(yīng)商商價格、、預算算、費費用方便性性和位位置送貨和和服務(wù)務(wù)質(zhì)量量安全性性可靠性性2、辦公用用品和和易耗耗品的的范圍圍紙薄類類筆尺類類小裝訂訂類歸檔用用品類類專用易易耗品品類3、辦公易易耗品品的存存儲三、辦公用用品的的采購購與存存儲1、選擇貨貨物和和服務(wù)務(wù)的供供應(yīng)商商，要要考慮慮以下下幾點點：（1）現(xiàn)金付付款是是否有有折扣扣（2）貨物的的費用用是否否包括括運費費（3）批量訂訂購是是否提提供折折扣（4）如果有有折扣扣如何何按單單位有有關(guān)政政策開開發(fā)票票（5）如果不不提供供折扣扣，是是否有有其它它優(yōu)惠惠的付付款方方式。。（6）供貨的的便捷捷和供供應(yīng)商商的位位置（7）交付期期、送送貨、、服務(wù)務(wù)質(zhì)量量（8）供應(yīng)商商及有有關(guān)工工作人人員的的可靠靠性、、信譽譽（9）有關(guān)貨貨物的的安全全性2、識識別辦辦公用用品和和易耗耗品的的范圍圍包括：：（1）紙簿類類：A4、、B5等類型型辦公公用復復印紙紙；帶帶單位位抬頭頭用紙紙；普普通白白紙；；復寫寫紙；；便條條紙；；留言言條；；標簽簽紙；；牛皮皮紙；；專用用復寫寫紙；；大、、中、、小及及開窗窗信封封；橫橫格筆筆記本本；速速記本本；專專用本本冊（（如現(xiàn)現(xiàn)金收收據(jù)））（2）筆尺類類：鉛鉛筆、、圓珠珠筆、、鋼筆筆、彩彩色筆筆、白白板筆筆、橡橡皮、、各種種尺子子、修修正液液（3）裝訂類類：大大頭針針、曲曲別針針、剪剪刀、、打孔孔機、、訂書書機、、訂書書釘、、橡皮皮筋、、膠帶帶、起起釘器器（4）歸檔用用品：：各種種文件件夾、、檔案案袋、、收件件日期期戳（5）辦公設(shè)設(shè)備專專用易易耗品品：打打字機機用色色帶、、修正正液等等；復復印機機用黑黑盒等等；計計算機機用磁磁盤、磁盤盤盒等等。3、辦辦公易易耗品品要按以以下方方法進進行存存儲：：（1）儲藏間間或物物品柜柜要上上鎖（2）各類物物品要要貼標標簽（3）新物品品置于于舊物物品的的下面面（4）體積大大、分分量重重的放放置在在最下下面（（5）小的物物品、、常用用的物物品應(yīng)應(yīng)放在在前面面，易易于見見到和和領(lǐng)取?。?）儲藏間間要有有良好好的通通風和和照明明，房房間保保持干干燥（7）訂立物物品發(fā)發(fā)放制制度，，確定定物品品發(fā)放放人培訓方方法：：分組討討論、、“怎怎樣選選擇供供應(yīng)商商？””情景練習習；把學學生分為為兩組，，一組模模擬供應(yīng)應(yīng)商，向向另一組組模擬辦辦公室人人員推銷銷辦功用用品，在在標準劃劃定的范范圍內(nèi)，，使雙方方都進入入角色，，教師可可以作為為裁判，，根據(jù)雙雙方的表表現(xiàn)和最最終的結(jié)結(jié)果，即即是否成成功地采采購或銷銷售出辦辦公用品品。來為為學生打打分。培訓方法法：講課、討論、模擬購物物實際操作作四、辦公公設(shè)備的的維修與與安全維修安全辦公設(shè)備備故障登登記本辦公設(shè)備備安全規(guī)規(guī)范辦公設(shè)備備維修記記錄四、辦公公設(shè)備的的維修與與安全1、故障障登記本本：日期設(shè)備故障情況況故障報告告人采取的措措施修理日期期2、做好辦公公設(shè)備故故障的維維修記錄錄維修記錄錄應(yīng)包括括以下信信息：設(shè)備及設(shè)設(shè)備供應(yīng)應(yīng)商的名名字；設(shè)備所在在的位置置及購買買日期和和費用；；維修協(xié)議議和協(xié)議議的細節(jié)節(jié)；上次檢查查設(shè)備的的日期和和人員；；設(shè)備損害害的記錄錄、發(fā)生生故障的的類型及及修理費費用3、辦公公設(shè)備安安全使用用規(guī)范設(shè)備安全全使用規(guī)規(guī)范：使用設(shè)備備時應(yīng)禁禁止：使用設(shè)備備時應(yīng)做做到：負責管理理設(shè)備的的人員應(yīng)應(yīng)幫助和和提醒他他人四、辦公公設(shè)備的的維修與與安全1、辦公設(shè)備備故障報報告與記記錄辦公設(shè)備備的故障障報告應(yīng)應(yīng)注意如如下幾點點：（1）大大多數(shù)單單位有記記錄設(shè)備備或服務(wù)務(wù)出現(xiàn)故故障或缺缺陷的規(guī)規(guī)定。應(yīng)應(yīng)任命一一名工作作人員負負責一件件設(shè)備，，例如傳傳真機或或復印機機。（2）當當辦公設(shè)設(shè)備出現(xiàn)現(xiàn)故障時時，要及及時與負負責此項項設(shè)備的的工作人人員報告告。（3）工作人員員接到報報告后，，應(yīng)及時時向在有有關(guān)管理理人員或或辦公室室主任報報告，由由其與售售后服務(wù)務(wù)工程師師或租借借設(shè)備的的公司聯(lián)聯(lián)系進行行維修。。（4）一般單位位保留““故障登登記”本本，工作作人員發(fā)發(fā)現(xiàn)故障障后，應(yīng)應(yīng)在上面面記錄相相關(guān)的細細節(jié)。故故障登記記本如下下表示：：日期設(shè)設(shè)備故故障情況況故障障報告人人采取取的措施施修理理日期2、簡述述辦公設(shè)設(shè)備安全全使用規(guī)規(guī)范？所有工作作人員在在使用設(shè)設(shè)備時，，應(yīng)遵守守相關(guān)安安全操作作和使用用規(guī)范。。（1）設(shè)設(shè)備安全全使用規(guī)規(guī)范包括括以下幾幾個方面面：（2）使使用設(shè)備備時應(yīng)禁禁止：（3）使使用設(shè)備備時應(yīng)做做到：（4）負負責管理理設(shè)備的的人員應(yīng)應(yīng)幫助和和提醒他他人。3、做好辦公公設(shè)備故故障的維維修記錄錄維修記錄錄應(yīng)包括括以下信信息：（1）設(shè)備及設(shè)設(shè)備供應(yīng)應(yīng)商的名名字；（2）設(shè)備所在在的位置置及購買買日期和和費用；；（3）維修協(xié)議議和協(xié)議議的細節(jié)節(jié)；（4）上次檢查查設(shè)備的的日期和和人員；；（5）設(shè)備損害害的記錄錄、發(fā)生生故障的的類型及及修理費費用。培訓方法法：分組討論論“辦公公設(shè)備安安全的必必要性?”設(shè)備事故故現(xiàn)場模模擬;把把學生分分為兩組組一組模模擬辦公公室人員員操作辦辦公設(shè)備備,另一一組模擬擬檢查人人員,指指出存在在的安全全隱患.安全操作作演習,一部分分學生扮扮演假設(shè)設(shè)的違章章者,另另一部分分學生找找出存在在的問題題并加以以糾正?！，F(xiàn)場考評：：相關(guān)工作能能力復印文件發(fā)送接收傳真接收發(fā)送郵件第二單元課課堂討討論測試題題1、設(shè)計一一道辦公室室常用設(shè)備備的主要功功能的情景景練習教學學題。2、編編寫一一道怎怎樣選選擇郵郵政服服務(wù)的的分組組討論論題3、、提提供供一一個個如如何何選選擇擇供供應(yīng)應(yīng)商商的的模模擬擬教教學學方方案案4、、撰撰寫寫一一個個辦辦公公設(shè)設(shè)備備的的維維修修與與安安全全的的按按例例。。要求求遵遵照照標標準準和和教教材材，，圍圍繞繞讓讓學學生生掌掌握握相相關(guān)關(guān)知知識識與與技技能能出出題題，，每每題題不不少少于于100字字。。思考考題題及及答答案案：：1、簡述述復復印印機機的的使使用用功功能能、、