rojec管理項(xiàng)目的一般流程

第2章Project管理項(xiàng)目的一般流程2.1流程概述2.2靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和向?qū)?.3綜合案例——Project管理項(xiàng)目的流程2.4用好Project的幫助1第2章Project管理項(xiàng)目的一般流程根據(jù)項(xiàng)目的生命周期理論，項(xiàng)目需要經(jīng)歷五個(gè)階段——啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾，項(xiàng)目管理工作也圍繞這些階段依次展開。所以，使用MicrosoftProject管理項(xiàng)目時(shí)，無論項(xiàng)目的規(guī)模和種類如何，通常都要遵循特定的程序。本章的主要內(nèi)容是：MicrosoftProject管理項(xiàng)目的一般流程、掌握并能靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和項(xiàng)目向?qū)?、學(xué)會(huì)使用幫助解決問題。

22.1流程概述1根據(jù)項(xiàng)目生命周期確定管理流程

項(xiàng)目階段項(xiàng)目管理需要完成的工作MicrosoftProject能完成的工作啟動(dòng)確認(rèn)項(xiàng)目可以開始并付諸行動(dòng)。包括：選定項(xiàng)目、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目核準(zhǔn)、立項(xiàng)、準(zhǔn)備工作等確定項(xiàng)目目標(biāo)收集準(zhǔn)備資料計(jì)劃編制項(xiàng)目計(jì)劃用MicrosoftProject制定項(xiàng)目計(jì)劃，并保存為比較基準(zhǔn)執(zhí)行將書面的項(xiàng)目計(jì)劃轉(zhuǎn)化為實(shí)際成果按照項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施項(xiàng)目，并及時(shí)記錄項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展控制監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整偏差跟蹤項(xiàng)目，將項(xiàng)目實(shí)際狀態(tài)與比較基準(zhǔn)進(jìn)行比較，找出問題收尾正式接收項(xiàng)目成果，將項(xiàng)目有條不紊地結(jié)束整理并保存項(xiàng)目資料，進(jìn)行總結(jié)3

MicrosoftProject管理項(xiàng)目的基本流程

42MicrosoftProject的管理流程

準(zhǔn)備階段準(zhǔn)備階段與項(xiàng)目生命周期中的項(xiàng)目啟動(dòng)階段相對(duì)應(yīng)。主要工作為：收集相關(guān)資料。確定項(xiàng)目目標(biāo)、約束條件。52MicrosoftProject的管理流程項(xiàng)目計(jì)劃階段本階段中Project能夠充分發(fā)揮作用，具體工作包括：用Project編制一份完善的項(xiàng)目文件，文件的后綴名為mpp。項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容包括工作程序、日程安排、資源分配等。使用Project創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃初步完成后，要將計(jì)劃保存為“比較基準(zhǔn)”，以便與執(zhí)行情況對(duì)比。（關(guān)于比較基準(zhǔn)）62MicrosoftProject的管理流程項(xiàng)目實(shí)施與控制這兩個(gè)過程總是同時(shí)進(jìn)行的，控制是保證實(shí)施的基本手段。具體工作包括：項(xiàng)目實(shí)施就是要將制定的項(xiàng)目計(jì)劃不折不扣地落實(shí)到行動(dòng)中。在項(xiàng)目實(shí)施的同時(shí)，需要用MicrosoftProject將項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r及時(shí)地記錄到項(xiàng)目文件中，以便跟蹤和控制。將實(shí)際進(jìn)展與原定計(jì)劃（比較基準(zhǔn)）進(jìn)行比較，找出差異發(fā)現(xiàn)差異后，還要進(jìn)行分析。7項(xiàng)目信息報(bào)告管理者常常需要以合適的方式瀏覽項(xiàng)目信息Project提供了豐富的表、視圖、報(bào)表和篩選器等工具，條理清晰地將項(xiàng)目信息展示在用戶面前。Project提供的信息報(bào)告包含以下幾類：范圍報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、成本報(bào)告、資源報(bào)告以及綜合報(bào)告。有的教材稱之為“信息提取技術(shù)”。項(xiàng)目收尾項(xiàng)目的收尾階段往往會(huì)被忽視，但使用MicrosoftProject管理項(xiàng)目，就會(huì)使收尾工作變得簡(jiǎn)單輕松了。例如，資料的匯總和整理工作，MicrosoftProject可以將項(xiàng)目中涉及到的文檔以附件形式保存起來（也是保存在mpp文件中），項(xiàng)目收尾時(shí)，只要將這些文檔統(tǒng)一歸類即可。82.2靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和向?qū)?/p>

【例2-1】利用模板著手全新的項(xiàng)目Stephen剛剛接到了一個(gè)全新的項(xiàng)目，公司讓他負(fù)責(zé)拓展一項(xiàng)新業(yè)務(wù)。可是Stephen手頭沒有這類項(xiàng)目的資料可以參考，而且以前也沒有經(jīng)歷過類似項(xiàng)目，可以說這個(gè)項(xiàng)目對(duì)他是一個(gè)全新的領(lǐng)域。象這樣一個(gè)全新的項(xiàng)目應(yīng)該如何著手呢？這時(shí)，MicrosoftProject提供的項(xiàng)目模板就大有用武之地了它正好提供了一個(gè)名為“新業(yè)務(wù)”的模板，對(duì)缺乏這方面經(jīng)驗(yàn)的管理者具有很大的啟示作用和參考價(jià)值。9Project自帶的項(xiàng)目模板

項(xiàng)目類別模板個(gè)數(shù)所占比例模板舉例IT類項(xiàng)目16個(gè)69.6％部署MicrosoftOffice2003、MicrosoftWindowsXP、MSF應(yīng)用程序開發(fā)等房屋建設(shè)開發(fā)3個(gè)13.0％工程、商業(yè)建設(shè)、住宅建設(shè)公司運(yùn)作與事務(wù)3個(gè)13.0％新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)、辦公室搬遷日常生活1個(gè)4.3％搬家合計(jì)23個(gè)100％10獲得更更多的的項(xiàng)目目模板板除了MicrosoftProject自帶帶的模模板外外，Microsoft公司司的網(wǎng)網(wǎng)站上上就提提供了了最新新的模模板供供用戶戶免費(fèi)費(fèi)下載載。【例2-2】下下載Microsoft公司司提供供的最最新模模板選擇菜菜單【【文件件】/【新新建】】，在在窗口口左側(cè)側(cè)出現(xiàn)現(xiàn)新建建項(xiàng)目目的小小窗口口單擊““模板板”欄欄的““OfficeOnline模模板””選項(xiàng)項(xiàng)，系系統(tǒng)就就會(huì)自自動(dòng)進(jìn)進(jìn)入Microsoft公司司的Office模模板主主頁(yè)，，如下下圖，，這里里有Microsoft公司司創(chuàng)建建和收收集的的最新新項(xiàng)目目模板板(完完全免免費(fèi))。下載項(xiàng)項(xiàng)目模模板文文件將文件件另存存為項(xiàng)項(xiàng)目模模板。。方法法是：：在Project中選選擇菜菜單【【文件件】/【另另存為為】，，彈出出“另另存為為”對(duì)對(duì)話框框，選選擇底底部的的“保保存類類型””為““模板板”11【討論論】項(xiàng)目模模板保保存到到本地地以后后，用用戶可可以隨隨時(shí)使使用它它，方方法與與【例例2-1】】相同同。在另存存為對(duì)對(duì)話框框中，，選擇擇保存存類型型為““模板板”后后，MicrosoftProject會(huì)自自動(dòng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)到保保存項(xiàng)項(xiàng)目模模板的的文件件夾下下（文文件夾夾名稱稱為““Templates””），，用戶戶無需需修改改保存存位置置。其其實(shí)也也只有有保存存在這這一位位置，，下次次打開開MicrosoftProject才才能自自動(dòng)找找到它它。12建立自自己的的模板板庫(kù)在公司司或者者組織織環(huán)境境下，，已經(jīng)經(jīng)完成成的項(xiàng)項(xiàng)目是是一筆筆寶貴貴的經(jīng)經(jīng)驗(yàn)，，很可可能對(duì)對(duì)以后后或者者他人人的工工作大大有幫幫助，，所以以建立立個(gè)人人或公公司的的模板板庫(kù)是是值得得推薦薦的。?！纠?-3】建建立公公司的的模板板庫(kù)將公司司的每每一個(gè)個(gè)項(xiàng)目目都保保存為為項(xiàng)目目模板板(文文件后后綴名名為mpt)，，方法法同【【例2-2】，，這樣樣MicrosoftProject就就會(huì)將將這些些模板板集中中保存存在““常用用”模模板庫(kù)庫(kù)中。。將所有有模板板文件件發(fā)布布到公公司的的服務(wù)務(wù)器上上，項(xiàng)項(xiàng)目組組成員員下載載后用用【例例2-2】】同樣樣辦法法添加加到本本地計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)的模模板庫(kù)庫(kù)中。。使用模板庫(kù)庫(kù)。在MicrosoftProject中中，選擇菜菜單【文件件】/【新新建】，在在工作區(qū)的的左側(cè)出現(xiàn)現(xiàn)新建項(xiàng)目目的小窗口口，參見圖圖2-2(a)，單單擊“模板板”欄下的的“本機(jī)上上的模板””，出現(xiàn)““模板”對(duì)對(duì)話框，參參見圖2-2(b)。用戶添添加的所有有模板都被被存放在““常用”頁(yè)頁(yè)內(nèi)，如圖圖2-9為為作者本地地計(jì)算機(jī)上上收集的模模板庫(kù)?！居懻摗縈icrosoftProject將系統(tǒng)模模板和用戶戶模板分開開管理。打打開模板時(shí)時(shí)（如圖2-9），，系統(tǒng)自帶帶的模板放放在“Project模板””頁(yè)內(nèi)，用用戶保存的的模板則存存放在“常常用”頁(yè)內(nèi)內(nèi)。13使用項(xiàng)目向向?qū)ы?xiàng)目管理工工作往往是是瑣碎的，，但項(xiàng)目管管理者必須須按照一定定程序、無無一遺漏地地逐步展開開工作，這這對(duì)于MicrosoftProject的的新用戶來來說往往具具有一定難難度。針對(duì)對(duì)這一情況況，MicrosoftProject設(shè)置置了“項(xiàng)目目向?qū)А惫δ?。可以以這樣比喻喻，項(xiàng)目向向?qū)Ь拖褚灰环貓D，，指引著用用戶如何達(dá)達(dá)到目的地地。打開和關(guān)閉閉項(xiàng)目向?qū)?dǎo)14項(xiàng)目向?qū)?nèi)內(nèi)容項(xiàng)目向?qū)?nèi)內(nèi)容:任務(wù)向?qū)А笇?dǎo)用用戶制定項(xiàng)項(xiàng)目計(jì)劃、、編輯任務(wù)務(wù)列表、安安排任務(wù)日日程等。這這是項(xiàng)目管管理的第一一步工作。。資源向?qū)А?guī)劃好好項(xiàng)目任務(wù)務(wù)后，需要要設(shè)定項(xiàng)目目資源，并并為任務(wù)分分配資源，，資源向?qū)?dǎo)可以幫助助用戶完成成這些工作作，另外還還能管理資資源。跟蹤向?qū)А?guī)劃好好項(xiàng)目的任任務(wù)和資源源后，項(xiàng)目目開始實(shí)施施，在實(shí)施施過程中需需要不停地地跟蹤項(xiàng)目目的實(shí)際執(zhí)執(zhí)行情況。。跟蹤向?qū)?dǎo)能夠幫助助用戶有條條不紊地展展開跟蹤和和管理工作作。報(bào)表向?qū)А榭春秃蛨?bào)告項(xiàng)目目狀態(tài)和信信息。每個(gè)向?qū)Ф级加扇舾身?xiàng)項(xiàng)相關(guān)的工工作組成，，這些工序序已經(jīng)按照照項(xiàng)目管理理程序一步步一步排列列好了，用用戶可以按按照向?qū)е兄兴泄ぷ髯鞯拇涡蛘拐归_管理工工作，這樣樣就不會(huì)發(fā)發(fā)生遺漏或或混亂15定制自己的的項(xiàng)目向?qū)?dǎo)【例2-4】為公司司“量身定定做”項(xiàng)目目向?qū)螕舨藛巍尽竟ぞ摺?【選項(xiàng)】】，然后單單擊“界面面”選項(xiàng)卡卡。在“項(xiàng)項(xiàng)目向?qū)Чδ芎桶媸绞巾?yè)面”下下，單擊““使用自定定義頁(yè)”，，然后在““URL””框中鍵入入頁(yè)面位置置或單擊““瀏覽”按按鈕以瀏覽覽該頁(yè)。162.3綜綜合案例例——Project管理項(xiàng)項(xiàng)目的流程程【例2-5】用Project管理項(xiàng)項(xiàng)目的一般般流程本例以【例例2-1】】為背景繼繼續(xù)深入討討論。Stephen剛剛接接到拓展新新業(yè)務(wù)這一一項(xiàng)目。本本例探討他他用Project管理項(xiàng)目目的一般流流程。（1）打開開“新產(chǎn)品品”模板，，Stephen將將以它為基基礎(chǔ)創(chuàng)建項(xiàng)項(xiàng)目計(jì)劃。。修改項(xiàng)目目的開始日日期為需要要的時(shí)間。。（2）保存存項(xiàng)目文件件，命名為為02_01.mpp（第1、第2步步參考【例例2-1】】）。（3）修改改項(xiàng)目計(jì)劃劃。針對(duì)公公司的實(shí)際際情況，Stephen主要要針對(duì)項(xiàng)目目任務(wù)的劃劃分及時(shí)間間分配作了了調(diào)整，并并保存了新新的項(xiàng)目文文件。例如如對(duì)“第一一階段：制制定戰(zhàn)略計(jì)計(jì)劃”中的的任務(wù)作了了簡(jiǎn)化，并并根據(jù)公司司的情況調(diào)調(diào)整了任務(wù)務(wù)時(shí)間，如如圖2-14，其中中圖(a)為項(xiàng)目模模板的內(nèi)容容，圖(b)為修改改過后的結(jié)結(jié)果。1718（4）根據(jù)據(jù)公司的實(shí)實(shí)際情況修修改項(xiàng)目的的資源。這這一步在““資源工作作表”視圖圖下進(jìn)行。。19（5）將初初步完成的的項(xiàng)目計(jì)劃劃保存為比比較基準(zhǔn)，，以便與日日后的實(shí)際際執(zhí)行情況況比較。到此為止，，初始的項(xiàng)項(xiàng)目計(jì)劃就就基本完成成了，下一一步將進(jìn)入入實(shí)施階段段。（6）執(zhí)行行項(xiàng)目。定定期將項(xiàng)目目的實(shí)際進(jìn)進(jìn)展信息記記錄到項(xiàng)目目文件中，，例如：更更新項(xiàng)目的的實(shí)際進(jìn)度度（如圖2-17））、更新項(xiàng)項(xiàng)目的實(shí)際際成本（如如圖2-18）。20更新項(xiàng)目的的實(shí)際進(jìn)度度21更新項(xiàng)目的的實(shí)際成本本22（7）將項(xiàng)項(xiàng)目的實(shí)際際進(jìn)展情況況與原定的的項(xiàng)目計(jì)劃劃（比較基基準(zhǔn)）進(jìn)行行對(duì)比，找找出差異。。以進(jìn)度管管理為例，，下圖為項(xiàng)項(xiàng)目的比較較基準(zhǔn)和實(shí)實(shí)際進(jìn)度的的對(duì)比情況況。在右側(cè)側(cè)的圖表顯顯示區(qū)域中中，每個(gè)任任務(wù)都有兩兩根線條，，上面的線線條表示實(shí)實(shí)際進(jìn)度，，下面的線線條表示比比較基準(zhǔn)，，從中可以以很清楚地地看出計(jì)劃劃與實(shí)際在在日程、工工期方面的的詫異。如如果想了解解某個(gè)任務(wù)務(wù)的詳細(xì)情情況，只要要將鼠標(biāo)懸懸停在任務(wù)務(wù)的線條上上就會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)信息提示示。23將實(shí)際進(jìn)度度與比較基基準(zhǔn)對(duì)比24（8）報(bào)告告項(xiàng)目狀態(tài)態(tài)信息。選選擇適合的的視圖和報(bào)報(bào)表將需要要的信息按按照預(yù)定格格式輸出。。下圖為項(xiàng)項(xiàng)目日歷視視圖，它將將每一天安安排哪些任任務(wù)全部列列出，并能能直接打印印。（9）項(xiàng)目目收尾———項(xiàng)目文檔檔的整理。。Project可可以將相關(guān)關(guān)的項(xiàng)目文文檔（例如如Word、Excel文檔檔等）都統(tǒng)統(tǒng)一保存在在項(xiàng)目文件件中，項(xiàng)目目收尾時(shí)只只要將一個(gè)個(gè)項(xiàng)目文件件（*.mpp文件件）保存起起來即可，，也可以刻刻錄成光盤盤永久保存存。252.4用用好MicrosoftProject的的幫助在使用MicrosoftProject的的過程中，，用戶難免免會(huì)遇到各各種各樣的的問題。除除了查閱相相關(guān)的參考考書以外，，最常用的的解決方法法就是使用用MicrosoftProject自帶的的幫助功能能。與其它的MicrosoftOffice軟軟件相比，，Project的的幫助不僅僅功能更為為強(qiáng)大，而而且設(shè)計(jì)更更人性化，，便于用戶戶使用。用戶要想成成為MicrosoftProject的高高手，用好好幫助是必必由之路。。261使用MicrosoftProject幫助目錄錄首先，選擇擇菜單【幫幫助】/【【MicrosoftProject幫助】】，在工作作區(qū)左側(cè)即即出現(xiàn)“Project幫助助窗口”，，如圖2-21所示示。接著，單單擊“””超鏈接接，Project就就會(huì)通過過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)下載MicrosoftProject的幫幫助主題題，如圖圖2-22所示示（注意意：在Project2003版版本中，，首次使使用幫助助目錄時(shí)時(shí)，計(jì)算算機(jī)要與與互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)相連））。27【例2-6】查查閱幫助助主題用戶想查查閱有關(guān)關(guān)保存項(xiàng)項(xiàng)目文件件的相關(guān)關(guān)信息，，請(qǐng)通過過幫助主主題找到到相關(guān)的的幫助內(nèi)內(nèi)容。（1）打打開幫助助目錄。。（2）單單擊幫助助目錄中中的“使使用項(xiàng)目目文件””主題，，該目錄錄下又出出現(xiàn)3個(gè)個(gè)子目錄錄，分別別是“創(chuàng)創(chuàng)建和打打開項(xiàng)目目”、““保存和和關(guān)閉項(xiàng)項(xiàng)目”和和“查找找文件””。（3）單單擊“保保存和關(guān)關(guān)閉項(xiàng)目目”，Project提供了了十幾條條幫助主主題，用用戶選擇擇自己需需要的內(nèi)內(nèi)容，例例如“將將項(xiàng)目另另存為模模板”，，單擊該該主題即即彈出幫幫助的內(nèi)內(nèi)容282使用用索引如果希望望針對(duì)某某個(gè)關(guān)鍵鍵詞搜索索相關(guān)的的幫助主主題，那那就需要要使用索索引功能能了。如如圖2-25，，在搜索索框內(nèi)輸輸入搜索索關(guān)鍵字字，例如如“保存存”，單單擊按鈕鈕或者直直接回車車，Project就就會(huì)到OfficeOnline搜索相相關(guān)的幫幫助主題題、并列列出結(jié)果果293使用用Office助手與其它Office軟軟件一樣樣，MicrosoftProject也提供供了“Office助助手”功功能。Office助助手可以以根據(jù)用用戶的當(dāng)當(dāng)前操作作提供動(dòng)動(dòng)態(tài)的提提示信息息列表。。如果您不不習(xí)慣使使用Office助手手，也可可以讓他他隱藏起起來。方方法是在在助手身身上點(diǎn)擊擊右鍵，，選擇““隱藏””。304智能能標(biāo)簽在MicrosoftProject中中，有些些操作具具有歧義義性，即即某一個(gè)個(gè)操作可可能代表表多種不不同的含含義，且且每一種種含義對(duì)對(duì)項(xiàng)目的的理解是是截然不不同的。。為了避避免歧義義造成的的影響，，Project會(huì)提提示用戶戶選擇哪哪一種才才是用戶戶的本意意。例如，當(dāng)當(dāng)用戶修修改了一一項(xiàng)任務(wù)務(wù)的工期期時(shí)，可可能有兩兩種原因因：一是是因?yàn)槿稳蝿?wù)的工工作量發(fā)發(fā)生了變變化，二二是因?yàn)闉槿蝿?wù)分分配的資資源發(fā)生生了改變變。這兩兩種理解解相去甚甚遠(yuǎn)。當(dāng)當(dāng)用戶修修改了工工期之后后，Project會(huì)會(huì)立即提提示用戶戶作出選選擇，如如圖2-29所所示。通通常這種種情況下下，需要要確認(rèn)的的單元格格的左上上角會(huì)出出現(xiàn)一個(gè)個(gè)小黑點(diǎn)點(diǎn)；鼠標(biāo)標(biāo)懸停單單元格上上時(shí)，前前方會(huì)出出現(xiàn)標(biāo)記記；單擊擊該標(biāo)記記就會(huì)出出現(xiàn)選項(xiàng)項(xiàng)菜單（（請(qǐng)參照照下圖））。31325項(xiàng)目目向?qū)icrosoftProject另外外一個(gè)別別具特色色的幫助助功能，，體現(xiàn)在在“項(xiàng)目目向?qū)А薄鄙?。?xiàng)項(xiàng)目向?qū)?dǎo)為管理理者有條條不紊地地開展工工作提供供了便利利，且向向?qū)У拿棵恳徊蕉级加凶⑨屷專词故故浅鯇W(xué)學(xué)者也能能一看就就懂。它它的具體體使用參參考2.2.2節(jié)，以以后的章章節(jié)中會(huì)會(huì)有使用用向?qū)У牡陌咐！?32.4.6項(xiàng)項(xiàng)目地圖圖和教程程以上是Micros