中小企業(yè)ERP實(shí)施BOM變更應(yīng)對(duì)策略

中小企業(yè)ERP實(shí)施BOM變更應(yīng)對(duì)策略BOM(物料清單)是ERP系統(tǒng)最為關(guān)鍵的名詞，對(duì)BOM的定義層次和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的精確程度，直接影響專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的整體運(yùn)行狀況。所以，穩(wěn)定和準(zhǔn)確BOM數(shù)據(jù)是每個(gè)ERP系統(tǒng)實(shí)施極為關(guān)鍵的任務(wù)。然而，在專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用中BOM變更是不可避免,這就給ERP應(yīng)用提出了挑戰(zhàn)。在許多時(shí)候，BOM變更常常使ERP項(xiàng)目陷入泥潭，每每身陷其中而無法自拔。我在所負(fù)責(zé)的ERP實(shí)施時(shí)一不小心，走進(jìn)了BOM變更的雷區(qū)，由此引發(fā)的一連串的地雷爆炸使我深受其苦。一.什么是BOM變更？許多經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施顧問談到專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施體會(huì)時(shí)說，要成功實(shí)施ERP系統(tǒng)，三分靠技術(shù)，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)。此話雖有些夸大，但ERP系統(tǒng)只有在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的情況下才能發(fā)揮作用，否則只能帶來錯(cuò)誤的結(jié)果，可以說準(zhǔn)確的管理數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的依據(jù)。什么是BOM一般說來，我們對(duì)BOM的理解就是顧名思義的物料清單，也就是通常所說的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹，或可能稱為"配方"、"要素表”或其它名稱。物料是指所有產(chǎn)品、半成品、在制品、原材料、配套件、協(xié)作件、易耗品等與生產(chǎn)有關(guān)的物料的統(tǒng)稱，將各單項(xiàng)物料按物料代碼、品名、規(guī)格、單位用量、損耗等依制造流程的順序記錄下來，排列為一個(gè)清單，這就是物料清單，也就是BOM。BOM作用是識(shí)別物料、接受客戶定單、編制計(jì)劃、配套和領(lǐng)料、加工過程跟蹤、采購(gòu)和外協(xié)、成本計(jì)算、報(bào)價(jià)參考、物料追溯、改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)等。BOM本質(zhì)上是一項(xiàng)工程文件，不但是產(chǎn)品的規(guī)范說明，而且是制造流程的依據(jù)，還是用來核算產(chǎn)品成本的基礎(chǔ)。（2） BOM的分類BOM的分類有很多不同的方式，一般制造型企業(yè)的BOM分為：①工程BOM，是新產(chǎn)品的用料結(jié)構(gòu)，是研發(fā)與其它部門間針對(duì)新產(chǎn)品初始定義的溝通和日后設(shè)計(jì)變更用，主要涉及研發(fā)部門。②生產(chǎn)BOM，是批量生產(chǎn)產(chǎn)品的用料結(jié)構(gòu)，生產(chǎn)BOM是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工藝流程的結(jié)合體，二者不可分割。我們認(rèn)為離開工藝流程談制造時(shí)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，是沒有現(xiàn)實(shí)意義的。所以，簡(jiǎn)單說生產(chǎn)BOM就是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)+工藝流程，是用于進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃的制定，也是搭載選配及替代物料，主要涉及部門是生管和物管。③計(jì)劃BOM，是指產(chǎn)品組成及比例關(guān)系，用于進(jìn)行中長(zhǎng)期的原料采購(gòu)計(jì)劃及生產(chǎn)產(chǎn)能負(fù)荷計(jì)劃，主要涉及部門是生管、物管和采購(gòu)?fù)鈪f(xié)等。④成本BOM，是產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本組成結(jié)構(gòu)，主要用于查詢產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本構(gòu)成狀況，主要涉及財(cái)務(wù)部門。（3） 什么是BOM變更？一般情況下，我們將各種管理數(shù)據(jù)分為三類——靜態(tài)數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)及中間數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括BOM物料清單、工作中心能力和工藝路線、成本參數(shù)、工時(shí)定額、倉(cāng)庫和貨位代碼、會(huì)計(jì)科目的設(shè)置等等；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)生的數(shù)據(jù)，不斷發(fā)生而且經(jīng)常變動(dòng)，如客戶合同、庫存記錄、完工報(bào)告等；中間數(shù)據(jù)是在綜合靜態(tài)數(shù)據(jù)與動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，經(jīng)過綜合運(yùn)算形成的各種報(bào)表。在專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行準(zhǔn)備期及運(yùn)行過程中這些數(shù)據(jù)都要定期或隨時(shí)維護(hù)，保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。BOM是基礎(chǔ)的產(chǎn)品物料清單表，當(dāng)BOM發(fā)生變更的時(shí)候，無論是多或者少，都會(huì)對(duì)ERP應(yīng)用過程中的三種數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)）產(chǎn)生關(guān)聯(lián)影響，從而對(duì)專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的重大影響。因此，BOM變更問題不只是變更物料表（靜態(tài)數(shù)據(jù)）這么簡(jiǎn)單，它會(huì)涉及和影響ERP運(yùn)行（動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)）的方方面面，是實(shí)施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)中最為重大和關(guān)鍵性的變更之一。BOM變更是經(jīng)常會(huì)發(fā)生的事，發(fā)生的BOM變更的原因也有很多。例如客戶需求變更或針對(duì)客戶抱怨修改產(chǎn)品規(guī)格；或是生產(chǎn)工藝和設(shè)備造成的變更，如原設(shè)計(jì)圖修改以便提高生產(chǎn)的良率；也有可能是因?yàn)橘|(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、成本要求，如采購(gòu)需要尋找替代性原料以降低成本；或研發(fā)部門改正原來的設(shè)計(jì)暇疵和原來的產(chǎn)品增添新的功能等。分析BOM變更的原因有助于我們?cè)u(píng)估變更的影響一方面可界定變更的影響范圍，另一方面是為了從源頭上減少不必要的變更。因此，當(dāng)BOM需要變更的時(shí)候，應(yīng)該界定變更的影響。一般來說，主要有兩種情況：第一種情況是只發(fā)生于工程BOM新產(chǎn)品的更改，只涉及研發(fā)部門內(nèi)部，這由研發(fā)部門內(nèi)部就能解決了。換一句說，對(duì)于ERP應(yīng)用的三種數(shù)據(jù)來說，如果只涉及到靜態(tài)數(shù)據(jù)的變更則是相對(duì)簡(jiǎn)單的事情。第二種情況是，當(dāng)發(fā)生BOM變更的時(shí)候，ERP系統(tǒng)已經(jīng)根據(jù)BOM運(yùn)行了生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃。例如客戶訂單已經(jīng)配置了生產(chǎn)BOM，生產(chǎn)單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、采購(gòu)單已經(jīng)做進(jìn)去了，也開始進(jìn)行生產(chǎn)和材料采購(gòu)，或已經(jīng)有領(lǐng)料和入庫發(fā)生。這時(shí)，就會(huì)涉及到專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行的所有三種數(shù)據(jù):包括靜態(tài)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)），并可能涉及到銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、工程技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門。這個(gè)時(shí)候就不能直接進(jìn)行修改或變更，必須要進(jìn)行工程變更（ECN）。這是最為復(fù)雜的情況，也是我們需要討論和關(guān)注的情況，稍有不慎就會(huì)使ERP應(yīng)用踏入數(shù)據(jù)失真的雷區(qū)。二.BOM變更有什么影響？BOM是ERP系統(tǒng)中基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，由于專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)都以物料需求計(jì)劃來驅(qū)動(dòng)，任何對(duì)BOM的變動(dòng)都可能影響物料需求、生產(chǎn)排程、存貨和生產(chǎn)成本核算。所以，不正確和不規(guī)范的BOM變更會(huì)造成嚴(yán)重的影響。例如，一方面可能會(huì)造成物料短缺，而缺件的數(shù)量過多又會(huì)導(dǎo)致制造的低效率，或訂單不能按期交貨。另一方面，如果物料過多儲(chǔ)備，則會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃缺乏可信性，呆滯物料庫存增多，從而會(huì)導(dǎo)致不正確的產(chǎn)品成本核算。（1） 對(duì)計(jì)劃系統(tǒng)的影響對(duì)于MRP和MPS（主生產(chǎn)計(jì)劃）來說，生產(chǎn)BOM是不可缺少的關(guān)鍵因子。生產(chǎn)計(jì)劃的安排是根據(jù)生產(chǎn)BOM來下達(dá)的。對(duì)于MRP物料來說，在MRP運(yùn)算后系統(tǒng)一般會(huì)產(chǎn)生計(jì)劃的加工單建議。同時(shí)，這些加工單加上MPS（主生產(chǎn)計(jì)劃）派生出來的加工單會(huì)一起進(jìn)入工單排產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行排程調(diào)度。很顯然，這個(gè)時(shí)候，BOM變更會(huì)直接影響到排程調(diào)度產(chǎn)生的工作中心、設(shè)備、人員等。這種情況下一般要用ECNT程變更來通知。因此，需要綜合考慮實(shí)際生產(chǎn)情況來變更BOM，否則容易發(fā)生錯(cuò)誤而導(dǎo)致生產(chǎn)秩序混亂，影響交貨等問題。（2） 對(duì)物料處理的影響一般來說,采購(gòu)部門是使用計(jì)劃BOM來決定采購(gòu)物料清單。因此，當(dāng)發(fā)生計(jì)劃BOM需要變更時(shí)應(yīng)要先考慮物料如何處理。物料的處理有作廢、使用完現(xiàn)存量、正常使用、返還供應(yīng)商等。因此，要注意實(shí)際庫存的情況，以及還有多少在途庫存。解決方法可以是特殊物料的在途庫存能取消盡量取消，實(shí)際庫存要先安排用完后才用新的料。否則，會(huì)出現(xiàn)一些物料的呆滯，造成企業(yè)的物料庫存積壓。這要求當(dāng)計(jì)劃BOM變更時(shí)要根據(jù)生產(chǎn)、采購(gòu)的情況，進(jìn)行庫存量成本分析，基于合理有利的原則作出決策。（3） 對(duì)成本核算系統(tǒng)的影響由于成本BOM在核算成本時(shí)起到重要作用因此BOM變更時(shí)對(duì)成本計(jì)算的影響也會(huì)非常大。正所謂"差之毫厘，謬以千里"。因此，必須考慮企業(yè)本身成本核算和成本管理要求，進(jìn)行合理的BOM變更。造成管理上的混亂影響一般而言，大多數(shù)的公司在BOM變更的管理方面都會(huì)遭遇一些問題。例如：①缺乏一個(gè)BOM變更審核的程序，只有研發(fā)或少數(shù)人決定就立即做出BOM變更，變更的數(shù)據(jù)沒有在各種BOM及時(shí)更新，保持一致性。②或者BOM變更影響的部門無法事先得知，使到有些部門應(yīng)用仍使用舊料號(hào)或舊版本，造成工作上延誤或重工。例如會(huì)計(jì)或財(cái)務(wù)事后才被知會(huì)有關(guān)工程變更事宜。③最后，BOM變更缺乏事后的追蹤，將使得各種BOM缺乏一致性，使準(zhǔn)確性下降，而無法達(dá)到預(yù)期的成效，生產(chǎn)和存貨的規(guī)劃也會(huì)因此受影響。三.安全跨越BOM變更雷區(qū)的方法在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)行過程中,BOM變更是導(dǎo)致ERP數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的重要因素。因此，一定要有一套行之有效的BOM變更管理方法來管理變更。針對(duì)BOM變更頻繁的特點(diǎn)，ERP應(yīng)提供工程變更作業(yè)(ECN)。由于要涉及銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、工程技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門，工程變更作業(yè)應(yīng)該可以追溯歷史版本變更記錄打印變更憑證及清單，并提供BOM預(yù)期呆滯分析表協(xié)助研發(fā)和采購(gòu)部門預(yù)防因工程變更而造成的物料呆滯，做到事前控制。一般來說,BOM變更應(yīng)通過確認(rèn)、分析、審批、文件和監(jiān)督五個(gè)步驟。規(guī)范BOM審核及BOM變更流程穩(wěn)定的BOM數(shù)據(jù)對(duì)于ERP系統(tǒng)正常運(yùn)作有著至關(guān)重要的決定作用，所以必須要以BOM變更為源頭做好BOM的管理工作。解決方法是建立規(guī)范的BOM審核及BOM變更管理流程，當(dāng)有工程變更時(shí)應(yīng)經(jīng)過多個(gè)部門審核才會(huì)生效。變更的時(shí)候應(yīng)通過工程變更通知單(ECN)的方式來變更，確保涉及BOM的各種數(shù)據(jù)都能得到有效和最新版本的BOM。BOM變更應(yīng)考慮成本影響B(tài)OM的變更應(yīng)得到采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門認(rèn)可并事先模擬，以確定對(duì)成本的影響。在許多特定的環(huán)境下（如關(guān)鍵成本的物料），工程設(shè)計(jì)的更改必須經(jīng)過相關(guān)財(cái)務(wù)人員的確認(rèn)并記錄在案。當(dāng)然，工程變更的具體流程應(yīng)結(jié)合到ERP軟件流程來實(shí)現(xiàn)。（3）規(guī)范BOM版本管理還有一個(gè)比較重要的問題就是BOM版本管理。各部件明細(xì)表的變化，都會(huì)導(dǎo)致BOM的變化，但是在同一階段有效的BOM版本只能有一個(gè)。所以，必須嚴(yán)格的控制BOM的版本和生效、失效日