公文處理制度

第一章總則第一條為使**公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，保證公文的嚴肅性，結合集團公司的實際情況，特制訂本制度。第二條本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。第二章公文的定義和種類第一節(jié)公文的定義第三條公文是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。公文是傳達黨和國家的方針政策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請示和答復問題、指導和布置及商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。公文處理工作應做到及時、準確、安全，執(zhí)行有關保密管理規(guī)定，嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司管理制度。（一）外來公文—指政府部門、行業(yè)協(xié)會、上級單位等外企事業(yè)單位（轉）發(fā)給公司的公文。（二）內部公文—指在公司內部使用的公文，包括公司下發(fā)的或公文處理制度公文處理制度負責處理以各職能中心名義上報、下發(fā)的公文文件。（三）公司各下屬分公司總經(jīng)辦負責屬地地方政府相關職能部門的外來文件，負責接收、處理、宣貫和落實公司轉發(fā)的外來文件和公司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報等文件；負責處理以分公司名義上報、下發(fā)的公文文件。（四）各職能中心和下屬分公司根據(jù)業(yè)務需要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作。第四章公文格式第七條公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）版頭發(fā)文單位全稱用套紅大字居中印在公文首頁上部。（二）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標注于版頭下方居中。聯(lián)合發(fā)文一般只標明主辦單位的發(fā)文字號（公司、各職能中心和下屬分公司發(fā)文代字規(guī)范見附件一）。公文應在發(fā)文字號右側標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號的標注放在左側。（三）標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符合。（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，排列順序力求相對統(tǒng)一。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。（五）正文正文是公文主體部分。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關名稱下一行，字體采用4號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為2厘米，下頁邊距為2.6厘米，左、右頁邊距各為2.7厘米。（六）附件對正文具有補充、說明性的附加文字材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。附件順序使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號。（七）發(fā)文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印菩^章。（八）成文日期一般署會議通過或者領導人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期。會議紀要以會議通過日期為準。成文日期使用漢字，并標明年、月、日，零寫為“0”。（九）印章除會議紀要外，公文應當加蓋發(fā)文機關印章。用印應當上不壓正文，下壓成文日期。（十）主題詞上報公文應當注明主題詞。標注在發(fā)文日期和印發(fā)說明之間，并按照規(guī)定標引，最多不超過五個。（十一）印發(fā)說明公文的最后組成部分。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國際標準A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統(tǒng)一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。第五章行文規(guī)則第八條行文原則（一）依據(jù)隸屬關系行文:一般情況下，下級單位不得越級行文，尤其不應越級請示問題。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。（二）依據(jù)職責范圍行文：完全屬于職責范圍內的事項，可直接行文；屬于職責范圍之內，但涉及其他部門職責的事項，應與涉及部門協(xié)商一致，進行會簽。（三）不相隸屬機關的行文規(guī)則：行文雙方的關系基本上是對等的；雙方公文效力的登記應是對等的。（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來明復，密來密復”；主件和附件的秘密等級一致。（五）上行文的行文規(guī)則：請示類公文應堅持“一文一事”制度，避免“一文數(shù)事”，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關；“報告”中不得夾帶請示事項。（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯(lián)合行文。（七）各職能中心可根據(jù)領導授權，向下屬分公司行文。（八）正式公文須以“紅頭文件”上報。如以“白頭文”形式上報，原則應提前征得收文部門的同意。第九條不能行文的幾種情況：（一）不能對領導者個人行文（特別是請示、報告，不能出現(xiàn)領導姓名）。（二）各職能中心內部之間的工作往來一般不行文。（三）個人講話一般不以正式文件的形式印發(fā)。（四）相關部門就有關問題未協(xié)商一致時，不能各自行文。（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行文。第六章公文處理第一節(jié)收文處理第十條收文處理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第十一條簽收、登記。為保證公文辦理的準確、及時、安全和可追溯，對收到的各級公文、各類文字材料、各種信件等，須進行簽收、登記。第十二條分發(fā)、擬辦。（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據(jù)來文的內容和公司領導分工等情況，分發(fā)給相關的領導或部門。對屬于董事長、黨委書記或總裁審批權限的事項，簽發(fā)給董事長、黨委書記或總裁；對于來文內容不能明確對應領導班子成員分工的，分發(fā)給董事長或總裁確定。對于只涉及公司有關職能部門管理權限的事項，簽發(fā)給該部門負責人直接閱知并辦理。（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。（三）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總經(jīng)理審批。第十三條批辦。公司領導在批閱文件時，應簽署明確意見，并寫上姓名和審批時間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報送部門?？偛棉k應根據(jù)領導的批示、意見內容進行登記后，再轉送承辦部門處理。第十四條承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應及時辦理，辦理結果應及時報送給本事項的主管領導，并將相關材料存檔。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應當及時將來文退還給總裁辦，并需附上說明。對內容、形式要件不齊全等不符合相關要求的公文，承辦部門可退還給總裁辦。第十五條催辦?？偛棉k對需要辦理公文的承辦情況要隨時進行督促檢查。緊急或重要的公文應當及時、重點催辦，一般公文應當定期催辦，做到件件有結果，并及時向有關領導反饋。第十六條各職能中心和下屬分公司收文辦理流程（一）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。（二）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總經(jīng)理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。第二節(jié)發(fā)文處理第十七條發(fā)文處理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十八條擬稿。非部門業(yè)務范圍的綜合性重要文件，由公司總裁辦擬稿；內容屬各職能領域業(yè)務范圍內的文件，由各職能中心擬稿;內容屬分公司職能領域和部門內部業(yè)務范圍內的文件，由各下屬分公司擬稿；相關公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門擬稿。擬稿的基本要求：（一）要符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定；符合公司的章程及有關規(guī)定；（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準確、結構嚴謹、條理清楚、文字精煉、字詞規(guī)范、標點正確，篇幅力求剪短；（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權和與主送公司的行文關系確定；（四）公文內容一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、主頁碼等18項要素組成。第十九條審核。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公司總經(jīng)辦主任核稿；相關公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門負責人或公司主管領導核稿。核稿的重點是：（一）是否需要行文，是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定，與其它有關公文有無重復或矛盾；（二）是否完整準確地體現(xiàn)了發(fā)文意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行；（三）是否與有關部門協(xié)商，涉及其他公司或部門的問題是否協(xié)商一致；（四）文字表達、文種使用、公文格式等是否符合公文規(guī)定的要求。第二十條會簽。聯(lián)合行文的公司部門應予會簽，再送有關領導簽發(fā)。第二十一條簽發(fā)。以公司名義行文，由董事長或總裁簽發(fā)；以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發(fā)；以董事長或總裁名義行文，由其本人簽發(fā)；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分公司總經(jīng)理簽發(fā)，特殊行文上報公司簽發(fā)。第二十二條編號。以公司名義對外發(fā)文由總裁辦統(tǒng)一編寫發(fā)文字號；以分公司名義對外發(fā)文由分公司總經(jīng)辦統(tǒng)一編寫發(fā)文字號。經(jīng)辦公室編號后的文稿，采用A4國際標準的正式紅頭文紙印制、蓋章后發(fā)送。由相關部門保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室存檔。第二十三條繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中心分別負責打印；以各職能中心名義行文，由各職能中心負責打印;以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經(jīng)辦負責打印。第二十四條用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司人力中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各分公司名義行文，由各分公司總經(jīng)辦負責蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴格管理。第二十五條發(fā)送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各職能中心文員負責發(fā)送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心文員負責發(fā)送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經(jīng)辦文員負責發(fā)送；對于實效性較強的如會議紀要等公文，應當及時發(fā)送并抄送相關所有參會人員。第二十六條督辦。公司總裁辦、各職能中心與各下屬分公司總經(jīng)辦有權力和責任對文件所載內容的執(zhí)行情況予以催辦、監(jiān)督，而且有義務適時予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進展狀況以口頭或書面方式匯報上級領導，以保證有關公司、部門、人員依照指示按時、按質、按量完成任務，為下一步工作提供條件。第二十七條備案。為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必須登記備查，所有以公司名義下發(fā)的正式公文均由各相關職能中心進行備案，以下屬分公司部門名義下發(fā)的正式公文均由分公司總經(jīng)辦進行備案。第二十八條公文的發(fā)文流程：（一）公司公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ǜ髀毮苤行目偙O(jiān)/總裁辦主任）一會審（主管副總裁會審）一審批（董事長/總裁）一編號下發(fā)（總裁辦/各職能中心）一備案（總裁辦/各職能中心）。（二）各下屬分公司總經(jīng)辦公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ǚ止究偨?jīng)辦主任）一會審（副總經(jīng)理會審）一審批（總經(jīng)理）一編號下發(fā)（總經(jīng)辦）一備案（總經(jīng)辦）。各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務相關部門，以便協(xié)辦或查考。第二十九條應充分利用電子信息網(wǎng)絡，對普發(fā)或轉發(fā)類的公文實行網(wǎng)上處理。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦應指定專人及時登錄，確保及時收取公文。第七章公文的歸檔和銷毀第三十條公文由辦公室或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀。第三十一條歸檔。公文辦理完畢后，應根據(jù)有關規(guī)定，及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司負責本部門文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、年度、機構、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。第三十二條借閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時按照中心《檔案借閱制度規(guī)定》執(zhí)行。未立卷歸檔的文件材料由部門文書人員保管。查閱一般的文件、資料，由保管人員負責辦理；凡屬涉密文件、資料，須經(jīng)本部門經(jīng)理批準后方可查閱。第三十三條翻印。上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，經(jīng)總裁辦主任/總經(jīng)辦主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋印章。第三十四條銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀秘密公文，應進行登記，由二人監(jiān)銷。第三十五條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第八章公文的保密第三十六條公文處理工作須嚴格執(zhí)行公司有關保密規(guī)定，確保公司機密安全。第三十七條公文拆啟和傳送由專人負責，總裁辦、各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦指定一人負責此項工作，其他人不得私自