大型活動策劃與管理展覽

大型活動策劃與管理

上海交通大學(xué)出版社2013年9月模塊二展覽活動策劃與管理項(xiàng)目引入——高交會“中國科技第一展”－－中國國際高新技術(shù)成果交易會（簡稱高交會），是由中華人民共和國商務(wù)部、中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部、中華人民共和國工業(yè)和信息化部、中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會、中華人民共和國教育部、中華人民共和國人力資源和社會保障部、中華人民共和國農(nóng)業(yè)部、中華人民共和國國家知識產(chǎn)權(quán)局、中國科學(xué)院、中國工程院、深圳市人民政府主辦，深圳市中國國際高新技術(shù)成果交易中心（深圳會展中心管理有限責(zé)任公司）承辦，中國規(guī)模最大、最具影響力的科技類展會。[思考]：1.為高交會設(shè)計(jì)招展書，應(yīng)包括哪些主要內(nèi)容？2.如何指引參展商進(jìn)行布展？3.展后的評估總結(jié)如何開展？項(xiàng)目一

策展任務(wù)1展覽的定義與分類任務(wù)2選題構(gòu)思任務(wù)3可行性分析任務(wù)4立項(xiàng)策劃任務(wù)1明確展覽的定義與分類大型活動里常說的展覽，不是指“展示”這個(gè)動詞，而是特指“展覽會”這個(gè)名詞。展覽會，在《辭?！分械亩x為：用固定或巡回的方式，公開展出工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品、手工業(yè)制品、藝術(shù)作品、圖書、圖片，以及各種重要實(shí)物、標(biāo)本、模型等，共參觀、欣賞的一種臨時(shí)性組織?！逗喢鞑涣蓄嵃倏迫珪方o“展覽會”的解釋是：為鼓舞公眾興趣、促進(jìn)生產(chǎn)、發(fā)展貿(mào)易、或者為了說明一種或多種生產(chǎn)活動的進(jìn)展或成就，將藝術(shù)品、科學(xué)成果或工業(yè)制品進(jìn)行有組織的展覽。展覽的分類根據(jù)性質(zhì)不同，分為貿(mào)易展和消費(fèi)展按照內(nèi)容不同，可分為綜合展覽和專業(yè)展覽按照規(guī)模不同，劃分為國際展、國家展、地區(qū)展、地方展以及單個(gè)企業(yè)的獨(dú)家展根據(jù)時(shí)間不同，分定期展覽和不定期展覽根據(jù)場地不同，分專用展覽館展和流動展覽按照形式不同，分為現(xiàn)實(shí)展覽和虛擬展覽按照國際展覽聯(lián)盟（UFI）的展會分類標(biāo)準(zhǔn)，分成綜合性展覽會、專業(yè)性展覽會和消費(fèi)性展覽會三大類任務(wù)2選題構(gòu)思展覽調(diào)研與信息分析（展覽信息、市場信息、同類展覽信息、場館、環(huán)境、交通等相關(guān)信息）選題與主題策劃任務(wù)3可行性分析一展覽選題分析環(huán)境分析戰(zhàn)略分析任務(wù)3可行性分析二執(zhí)行方案分析展覽基本框架方案展覽進(jìn)度計(jì)劃方案三財(cái)務(wù)預(yù)算分析四展覽風(fēng)險(xiǎn)分析任務(wù)4立項(xiàng)策劃一展覽會的基本框架展覽名稱辦展地點(diǎn)辦展時(shí)間和頻率辦展機(jī)構(gòu)展覽規(guī)模和定位二展展覽會會的預(yù)預(yù)算任務(wù)4立項(xiàng)策策劃三招招展招招商和和宣傳傳推廣廣計(jì)劃劃四展展會時(shí)時(shí)間進(jìn)進(jìn)度計(jì)計(jì)劃任務(wù)4立項(xiàng)策策劃學(xué)生以以小組組為單單位,討論論策展展流程程及其其注意意事項(xiàng)項(xiàng)。項(xiàng)目一一訓(xùn)練練:項(xiàng)目二二招招展展任務(wù)1招招展工工作任務(wù)2招招商工工作任務(wù)3宣宣傳推推廣任務(wù)1招展工工作招徠符符合展展會主主題和和展品品范圍圍的潛潛在公公司參參加展展覽會會以有形形的展展位為為媒介介，銷銷售一一種無無形的的服務(wù)務(wù)招展?fàn)I營銷要要素：：產(chǎn)品有形營營銷要要價(jià)價(jià)格格地點(diǎn)促銷人員無形服服務(wù)營營銷要要素有有形展展示過程任務(wù)2招商工工作招商對對象-分分析展展會相相關(guān)的的產(chǎn)業(yè)業(yè)鏈-分分析展展會產(chǎn)產(chǎn)品的的主要要消費(fèi)費(fèi)市場場的地地域分分布狀狀況和和需求求情況況，展展覽題題材所所在行行業(yè)的的結(jié)構(gòu)構(gòu)和背背景，，開展展專業(yè)業(yè)觀眾眾分析析招商渠渠道：：專業(yè)業(yè)媒體體、各各種大大眾媒媒體、、同類類展會會、有有關(guān)的的行業(yè)業(yè)協(xié)會會和商商會、、參展展企業(yè)業(yè)、各各種招招商代代理、、國際際組織織及外外國駐駐華機(jī)機(jī)構(gòu)、、政府府主管管部門門、招招展過過程中中的拒拒絕型型客戶戶任務(wù)3宣傳推推廣宣傳推推廣的的目標(biāo)標(biāo)任務(wù)3宣傳推推廣宣傳推推廣的的方式式召開新新聞發(fā)發(fā)布會會、廣廣告宣宣傳、、建立立專門門的網(wǎng)網(wǎng)站、、向相相關(guān)人人員直直接郵郵寄資資料、、公共共關(guān)系系營銷銷推廣廣、人人員推推廣、、在國國內(nèi)外外同類類展會會上推推廣、、網(wǎng)絡(luò)絡(luò)宣傳傳推廣廣、通通過專專業(yè)協(xié)協(xié)會和和商會會進(jìn)行行推廣廣、利利用國國外駐駐華機(jī)機(jī)構(gòu)和和我國國駐外外機(jī)構(gòu)構(gòu)進(jìn)行行宣傳傳推廣廣學(xué)生以小小組為單單位,討討論招展展流程及及其注意意事項(xiàng)。。項(xiàng)目二訓(xùn)訓(xùn)練:項(xiàng)目三布布展展任務(wù)1參參展手冊冊任務(wù)2展展品運(yùn)輸輸指南任務(wù)3展展臺設(shè)計(jì)計(jì)搭建任務(wù)4布布展須須知任務(wù)1參展手冊冊（上））第十二屆屆高交會會參展手手冊目錄高交會組組織結(jié)構(gòu)構(gòu)及職能能圖1交易中心心/會展中心心組織結(jié)結(jié)構(gòu)及職職能圖2第十二屆屆高交會會內(nèi)容及及展區(qū)安安排3第一章高高交會會簡介5第二章參參展申申請及相相關(guān)事項(xiàng)項(xiàng)第三章參參展開展期間間進(jìn)出館館時(shí)間14展品與資資料進(jìn)出出館管理理14進(jìn)出車輛輛管理及及路線安安排14展位管理理14展品及宣宣傳品管管理15參展安全全管理16展位清潔潔17貴重展（（物）品品的風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)防范及及保險(xiǎn)17噪音控制制規(guī)定17關(guān)于銷售售假冒偽偽劣和亂亂擺賣的的處罰17侵權(quán)投訴訴處理17成交統(tǒng)計(jì)計(jì)18境外參展展商注意意事項(xiàng)18參展配套套服務(wù)18任務(wù)1參展手冊冊（下））任務(wù)2展品運(yùn)輸輸指南展品運(yùn)輸輸注意事事項(xiàng)國際展覽覽運(yùn)輸協(xié)協(xié)會認(rèn)為為，運(yùn)輸輸代理的的業(yè)務(wù)主主要依賴賴于三個(gè)個(gè)方面的的管理：：聯(lián)絡(luò)、、海關(guān)手手續(xù)和搬搬運(yùn)操作作。常見的問問題包括括：全部或部部分展品品未及時(shí)時(shí)運(yùn)到，，導(dǎo)致不不能正常常參展；；展品因沒沒有進(jìn)行行適當(dāng)?shù)牡陌b而而在運(yùn)輸輸途中破破損，引引起額外外費(fèi)用的的產(chǎn)生；；缺少產(chǎn)地地證、檢檢疫證等等而造成成扣費(fèi)、、扣貨等等損失，，還造成成運(yùn)輸延延誤；包裝箱在在拆卸展展品時(shí)破破損，導(dǎo)導(dǎo)致回運(yùn)運(yùn)時(shí)不能能再用，，或是包包裝箱丟丟失等；；巡回展是是比較特特殊的戰(zhàn)戰(zhàn)略，為為了保險(xiǎn)險(xiǎn)起見，，會通過過不同的的途徑向向同一地地點(diǎn)發(fā)送送兩套展展覽用品品。境內(nèi)展品品運(yùn)輸流流程圖任務(wù)3展臺設(shè)計(jì)計(jì)搭建設(shè)計(jì)原則則目的性原原則藝術(shù)性原原則功能性原原則搭建原則則（一）和和諧（二）簡簡潔（三）重重點(diǎn)突出出（四）主主題明確確傳達(dá)信信息（五）視視覺沖擊擊要強(qiáng)烈烈（六）把把握觀眾眾的喜好好（七）展展臺要易易建易拆拆（八）其其他因素素任務(wù)4布展須知知布展期間間的主要要工作任務(wù)4布展須知知布展期間間的主要要工作學(xué)生以小小組為單單位,討討論布展展流程及及其注意意事項(xiàng)。。項(xiàng)目三訓(xùn)訓(xùn)練:項(xiàng)目四現(xiàn)現(xiàn)場任務(wù)1開開幕式式任務(wù)2現(xiàn)現(xiàn)場管管理任務(wù)3后后續(xù)工工作任務(wù)1開幕式一邀請請范圍政府官員員、工商商名流、、新聞記記者等人人士，展會知名名度，吸吸引觀眾眾，購買買決定權(quán)權(quán)或建議議權(quán)二貴賓賓接待貴賓主要要包括協(xié)協(xié)會高層層官員、、公司總總經(jīng)理、、名人演演講者、、重要的的贊助商商、著名名藝人等等，有時(shí)時(shí)還有重重要的貴貴賓如國國家領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人、各各國政要要、王室室貴族等等。給予特別別對待，，從到達(dá)達(dá)酒店到到出席開開幕直到到離開展展會地點(diǎn)點(diǎn)都要要進(jìn)行周周到的安安排。任務(wù)1開幕式三程程序由展會工工作人員員引領(lǐng)國國內(nèi)外嘉嘉賓到主主席臺就就位；主持人主主持展會會開幕并并介紹到到會嘉賓賓；主持人請請有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話話；相關(guān)開幕幕表演開開始；某位重要要嘉賓宣宣布展會會正式開開幕；主持人宣宣布開幕幕式結(jié)束束并請各各位嘉賓賓和展會會觀眾進(jìn)進(jìn)場參觀觀。任務(wù)2現(xiàn)場管理理一、辦辦展機(jī)構(gòu)構(gòu)現(xiàn)場管管理二、參展展商的現(xiàn)現(xiàn)場管理理工作三、撤展展管理任務(wù)2現(xiàn)場管理理一辦展展機(jī)構(gòu)現(xiàn)現(xiàn)場管理理（一）注注冊管理理（二）設(shè)設(shè)備設(shè)施施管理（三）安安全管理理（四）參參展人員員管理（五）危危機(jī)管理理（六）其其他服務(wù)務(wù)任務(wù)2現(xiàn)場管理理二、參展展商的現(xiàn)現(xiàn)場管理理工作布置展臺臺、配備備展臺的的工作人人員、展展臺接待待、貿(mào)易易洽談、、情況記記錄、其其他相關(guān)關(guān)宣傳推推廣活動動、信息息收集工工作、細(xì)細(xì)節(jié)管理理注意事事項(xiàng)三、撤展展管理展位的拆拆除、參參展商租租用展具具的退還還、參展展商展品品的處理理和回運(yùn)運(yùn)、展場場的清潔潔、撤展展安全保保衛(wèi)任務(wù)3后續(xù)工作作一展后后跟蹤建立參展展商和客客戶的信信息數(shù)據(jù)據(jù)庫、收集客戶戶意見和和建議、、及時(shí)通報(bào)報(bào)展會信信息、和參參展展商商及及客客戶戶保保持持長長期期的的感感情情聯(lián)聯(lián)系系。。二評評估估總總結(jié)結(jié)對展展覽覽總總體體環(huán)環(huán)境境和和參參展展整整體體工工作作的的評評估估與與總總結(jié)結(jié)，，其其作作用用與與意意義義在在于于為為判判斷斷此此次次展展覽覽工工作作的的效效率率和和效效果果提提供供標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)和和結(jié)結(jié)論論，，并并為為以以后后的的展展覽覽工工作作提提供供依依據(jù)據(jù)和和經(jīng)經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)?zāi)康牡模海嚎偪偨Y(jié)結(jié)經(jīng)經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)、、發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問問題題、、改改進(jìn)進(jìn)工工作作、、提提高高效效率率學(xué)生生以以小小組組為為單單位位,制制訂訂一一份份校校園園內(nèi)內(nèi)針針對對入入學(xué)學(xué)新新生生的的展展覽覽活活動動的的策策劃劃方方案案。。項(xiàng)目目四四訓(xùn)訓(xùn)練練:本模模塊塊主主要要講講述述了了展展覽覽活活動動策策劃劃與與管管理理的的整整體體流流程程，，詳詳細(xì)細(xì)分分析析了了策策展展、、招招展展、、布布展展以以及及現(xiàn)現(xiàn)場場四四個(gè)個(gè)部部分分的的具