《秘書實(shí)務(wù)》第三章-會(huì)務(wù)工作

第三章會(huì)務(wù)工作

《秘書實(shí)務(wù)》一、會(huì)議與會(huì)務(wù)工作（一）什么是會(huì)議

事先約定、有組織、有目的的聚眾議事或傳達(dá)信息的一種社會(huì)活動(dòng)方式。第一節(jié)會(huì)務(wù)工作概述一、會(huì)議與會(huì)務(wù)工作（二）什么是會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作是指干脆為會(huì)議的組織召開(kāi)、順當(dāng)進(jìn)行、貫徹監(jiān)督所供應(yīng)的策劃、實(shí)施、服務(wù)、宣揚(yáng)等工作的總稱。第一節(jié)會(huì)務(wù)工作概述二、常見(jiàn)會(huì)議的種類(一)常務(wù)會(huì)議(二)專題會(huì)議(三)學(xué)術(shù)會(huì)議(四)代表會(huì)議

第一節(jié)會(huì)務(wù)工作概述(五)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議(六)聯(lián)席會(huì)議(七)電視電話、網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議(八)活動(dòng)性會(huì)議三、會(huì)議的構(gòu)成要素(一)會(huì)議議題(二)會(huì)議名稱(三)與會(huì)人員(四)會(huì)議時(shí)間(五)會(huì)議地點(diǎn)(六)會(huì)議組織形式(七)會(huì)議成本預(yù)算第一節(jié)會(huì)務(wù)工作概述一、制訂會(huì)議預(yù)案（一）會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容和格式1.明確召開(kāi)會(huì)議的目的、任務(wù)2.會(huì)議的規(guī)模3.會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)4.會(huì)議材料的組織和大會(huì)發(fā)言支配5.其他事項(xiàng)的支配（參見(jiàn)教材第100-101頁(yè)示例）其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備一、制訂會(huì)議預(yù)案（二）擬訂會(huì)議議程和日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行先后次序的支配，會(huì)議日程是對(duì)會(huì)議議程和會(huì)議期間其他各項(xiàng)活動(dòng)逐日做出的時(shí)間支配。議程和日程是會(huì)議方案的組成部分。（參見(jiàn)教材第102—104頁(yè)議程、日程表示例）其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備二、編制會(huì)務(wù)工作程序表會(huì)務(wù)工作程序表是在會(huì)議預(yù)案的基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)務(wù)工作做出的周到細(xì)致的具體支配。程序表應(yīng)當(dāng)包括各項(xiàng)具體會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容、完成時(shí)間、責(zé)任人等項(xiàng)目。（參見(jiàn)教材第105-107頁(yè)示例）其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備三、準(zhǔn)備會(huì)議材料(一)會(huì)議文件的起草主題報(bào)告決議、確定開(kāi)幕詞、閉幕詞參考材料候選人狀況介紹……其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備三、準(zhǔn)備會(huì)議材料(二)會(huì)議文件的審校(三)文件材料的印制和分發(fā)其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)前分發(fā)報(bào)到、入場(chǎng)時(shí)分發(fā)按座位發(fā)放四、發(fā)出會(huì)議通知會(huì)議通知的基本要素：其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議名稱會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議目的會(huì)議內(nèi)容會(huì)議期限和議程與會(huì)人員應(yīng)做哪些準(zhǔn)備報(bào)到日期、地點(diǎn)主辦單位、聯(lián)系人姓名及電話五、布置會(huì)場(chǎng)與檢查其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)整體格局的布置主席臺(tái)座次布局場(chǎng)區(qū)座次布局其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備主席臺(tái)座次支配（從臺(tái)上往下看）1.主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)：7

5

3

1

2

4

62.主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)：6

4

2

1

3

5其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)見(jiàn)座席布局其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)見(jiàn)座席布局六、落實(shí)后勤服務(wù)(一)預(yù)訂住宿客房(二)支配會(huì)議餐飲(三)落實(shí)交通保障(四)印制有關(guān)票證其次節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備一、統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)常用的簽到方式有：(一)簿式簽到(二)卡片簽到(三)電子簽到第三節(jié)會(huì)間服務(wù)二、做好會(huì)議記錄(一)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)一般包括會(huì)議基本狀況和會(huì)議主體內(nèi)容兩部分。1.會(huì)議基本狀況2.會(huì)議主體內(nèi)容第三節(jié)會(huì)間服務(wù)第三節(jié)會(huì)間服務(wù)會(huì)議記錄結(jié)構(gòu)示意圖XXX會(huì)議記錄會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)：出席與列席會(huì)議人員：缺席人員：會(huì)議主持人： 記錄人：主要議題：發(fā)言記錄： 批閱： 簽字：二、做好會(huì)議記錄(二)會(huì)議記錄的方法1.具體記錄2.擇要而記3.靈敏運(yùn)用省略法4.用簡(jiǎn)便的寫法代替困難的寫法5.做好記錄整理工作第三節(jié)會(huì)間服務(wù)二、做好會(huì)議記錄(三)會(huì)議記錄留意事項(xiàng)1.實(shí)事求是2.留意保密第三節(jié)會(huì)間服務(wù)三、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有一套特地設(shè)計(jì)的固定版式，通常由報(bào)頭、報(bào)身(正文)、報(bào)尾三部分構(gòu)成。第三節(jié)會(huì)間服務(wù)第三節(jié)會(huì)間服務(wù)

簡(jiǎn)報(bào)樣式示例三、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的正文，大致有三種結(jié)構(gòu)模式和寫作方法：綜述法重點(diǎn)報(bào)道法言論摘要法第三節(jié)會(huì)間服務(wù)四、會(huì)間后勤工作(一)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)(二)會(huì)間生活服務(wù)(三)會(huì)議文體活動(dòng)(四)會(huì)議衛(wèi)生保健(五)會(huì)議值班工作第三節(jié)會(huì)間服務(wù)一、會(huì)后文字工作(一)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí)，用于記載、傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位或其他相關(guān)單位遵守和執(zhí)行的指導(dǎo)性公務(wù)文書。

（參見(jiàn)教材第129頁(yè)示例）第四節(jié)會(huì)后處理一、會(huì)后文字工作(二)會(huì)議新聞報(bào)道會(huì)議新聞報(bào)道對(duì)于加快會(huì)議精神傳播的速度和范圍，擴(kuò)大會(huì)議的影響，提高會(huì)議的透亮度，實(shí)行會(huì)議精神具有重要作用。第四節(jié)會(huì)后處理新聞報(bào)道示例：中國(guó)輕工工藝品進(jìn)出口商會(huì)全體會(huì)長(zhǎng)會(huì)議8月11日—12日在北京召開(kāi)。會(huì)議由中國(guó)輕工工藝品進(jìn)出口商會(huì)王忠奇會(huì)長(zhǎng)主持。商務(wù)部部長(zhǎng)助理俞建華出席了會(huì)議并講話。商務(wù)部外貿(mào)司、人事司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席了會(huì)議。中國(guó)輕工工藝品進(jìn)出口商會(huì)李文鋒副會(huì)長(zhǎng)、張杰副會(huì)長(zhǎng)和33家兼職副會(huì)長(zhǎng)成員及其代表參與了會(huì)議。二、會(huì)議文書歸檔(一)會(huì)議文書材料的收集也稱會(huì)議文件的清退。機(jī)密程度較高的會(huì)議，要求參與重要會(huì)議的與會(huì)人員，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，依據(jù)規(guī)定將會(huì)議上發(fā)放的文件清理并退回會(huì)議秘書處。收集的重點(diǎn)：1.會(huì)議形成的各種稿本2.會(huì)議的選舉材料3.會(huì)議證件第四節(jié)會(huì)后處理二、會(huì)議文書歸檔(二)會(huì)議文書材料的歸檔會(huì)議結(jié)束后,秘書將會(huì)議文書材料依據(jù)其內(nèi)在聯(lián)系加以整理，按規(guī)定移交給檔案部門存檔，以便于日后查找利用。（依據(jù)文檔管理的要求進(jìn)行）第四節(jié)會(huì)后處理三、會(huì)后后勤工作(一)整理睬議場(chǎng)地1.會(huì)場(chǎng)檢查2.會(huì)場(chǎng)清理3.辦理清退手續(xù)第四節(jié)會(huì)后處理三、會(huì)后后勤工作(二)支配返程工作1.做好與會(huì)人員返程票的登記、代購(gòu)工作2.幫助與會(huì)人員做好返程準(zhǔn)備3.送別與會(huì)人員第四節(jié)會(huì)后處理三、會(huì)后后勤工作(三)結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)收入結(jié)算支出結(jié)算第四節(jié)會(huì)后處理四、會(huì)務(wù)工作總結(jié)是在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中或結(jié)束之后，會(huì)議的組織方對(duì)會(huì)議組織工作的實(shí)施狀況、會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議結(jié)果等進(jìn)行的回顧、分析和評(píng)價(jià)，并形成總結(jié)看法的過(guò)程。第四節(jié)會(huì)后處理四、會(huì)務(wù)工作總結(jié)

會(huì)務(wù)工作總結(jié)的方式：1.座談會(huì)2.總結(jié)表彰會(huì)議3.書面總結(jié)第四節(jié)會(huì)后處理思考題1.簡(jiǎn)述幾種常見(jiàn)會(huì)議中秘