辦公室文秘的時間管理

行政文秘的時間管理

......課程程序

1．分析時間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時間管理陷阱......一.分析時間每天留出時間進行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作分解困難的任務(wù)，逐個擊破在上班的路上大致計劃一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進行分割及時更新工作日志—記憶往往是不可靠的。......診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾......討論：如何排除辦公室4大效率毒素？......辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾......小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等......小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排的）下屬：單項（個人任務(wù)）......小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間......效率專家挑錯辦公室（圖1）80分錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺燈。錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人......效率專家家挑錯辦辦公室（圖2）60分錯誤1公共通道道和私人人空間交交叉錯誤2接待空間間在辦公公室盡頭頭錯誤3秘書與主主管座位位離開太太遠(yuǎn)錯誤4電腦顯示示器朝向向不對，，造成反反光錯誤5辦公室沒沒有隔板板，聲音音干擾嚴(yán)嚴(yán)重錯誤6適合安放放辦公桌桌的窗口口位置被被文件柜柜占據(jù)......效率專家家挑錯辦辦公室（圖3）70分錯誤1公共通道道過長錯誤2主管個人人空間失失去接待待功能......效率專家家挑錯辦辦公室（圖4）滿分優(yōu)點1充分利用用有陽光光的窗口口位置優(yōu)點2私人空間間和公共共空間交交叉減少少優(yōu)點3利用隔板板阻斷過過多噪音音優(yōu)點4主管與秘秘書溝通通方便優(yōu)點5減少訪客客對其他他人的干干擾......辦公室排排毒DIY自我檢測測問題：：我的辦公公桌為什什么要放放在這個個位置？？我的工作作空間和和公共通通道是否否過近？？我每天來來往于辦辦公桌與與文件柜柜的頻率率有多高高？我遭受的的最主要要的辦公公干擾來來自哪里里？提出辦公公室改善善建議。。......二.時間管理理的陷阱阱豬八戒踩踩西瓜皮皮——滑到哪里里是哪里里不好意思思拒絕別別人“反正時間間還早”——拖延文件滿桌桌病喋喋不休休的“電話粥”源源不斷斷的信息息......1.豬八戒踩踩西瓜皮皮——滑到哪里里是哪里里沒時間做計計劃工作是程序序化，規(guī)律律化，根本本沒必要做做計劃計劃常常被被打斷不喜歡被計計劃束縛“船到橋頭自自然直”......2.不好意思思拒絕別別人——接受請托托比拒絕絕更容易易——拒絕請托托會觸怒怒請托者者從而導(dǎo)致請托者報報復(fù)——我想做一個廣廣受愛戴的人人——我不懂得如何何拒絕......3．“反正時間還早早”——拖延帕金森定律工作會自動地地膨脹占滿所所有可用的時時間。時間管理陷阱阱隱含著你可可以為一項工工作安排過多多的時間，如如果你給自己己安排了充裕裕的時間從事事一項活動，，你會放慢你你的節(jié)奏以使使用掉所有分分配的時間。。......4．文件滿桌病病安全感猶豫的個性半途而廢的工工作習(xí)慣個人的喜好......5．喋喋不休的的“電話粥”不分優(yōu)先順序序打電話沒有充分準(zhǔn)備備就打重要電電話電話的談話離離題與喜歡的人打打電話，容易易失去對時間間的控制......6．源源不斷的的信息紙張的形式：：郵件、傳真真、備忘錄、、報紙、雜志志、期刊、報報告電子的形式：：電子郵件、、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：：面談、電視視、廣播、電電話......三.如何跨越時間間陷阱要事第一以最終的結(jié)果果來開始行動動（以終為始始）學(xué)會說“NO！”辦公桌上的“5S”運動恰當(dāng)、有效地地使用電話篩選信息......1.要事第一“大石頭”理論與“二八”定律ABC法則辦事的優(yōu)先次次序并行工作法......2.以終為始是必須要做的的嗎？不完成會怎樣樣？是自己想要的的嗎？和目標(biāo)直接相相關(guān)嗎？回報及收益高高嗎？......3.學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場場決定則要要告訴他你你還要考慮慮長點時間間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏顏悅色5.態(tài)度堅定......3.學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的的理由7.拒絕的是請請托而不是是他8.如有可能為為他提供其其他可行途途徑9.切忌透過第第三者來拒拒絕......4．辦公桌上上的“5S”運動整理整整頓清清掃清清潔修修養(yǎng)養(yǎng)整理廢紙簍簍的作用文件存檔系系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做做一件事不要總是重重復(fù)處理同同一文件不要為了表表面的整潔潔而塞入一一處下班前的清清理......5．有效、恰恰當(dāng)?shù)乩糜秒娫掃x擇打電話話的時間按照優(yōu)先順順序打電話話清楚每個電電話要討論論的要點對于自己花花在每個電電話的時間間，做到心心中有數(shù)......6．篩選信息息迅速處理妥善存放沒有保存價價值的資料料就銷毀......運籌他人的的時間......時間管理矩矩陣圖·危機·緊急的問題·有限期的任務(wù)、會議·準(zhǔn)備事項

·準(zhǔn)備事項·預(yù)防工作·價值觀的澄清·計劃·關(guān)系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動

·細(xì)瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費時間的事·“逃避性”活動·無關(guān)緊要的信件·看太多的電視

緊急不緊急重要不重要......五、時間管管理的工具具1．月歷2．行事歷與甘甘特表3．效率手冊4．商務(wù)通與訂訂房卡5．鬧鐘6.其它工具......六.你的計劃確立目標(biāo)探尋達成目目標(biāo)之各種種途徑轉(zhuǎn)化為每周周或每日之之工作事編排每周或或每日的行行事次序并并執(zhí)行之定期檢討......謝謝大家??！......9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、雨中黃黃葉樹，，燈下白白頭人。。。23:43:4923:43:4923:431/7/202311:43:49PM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。1月月-2323:43:4923:43Jan-2307-Jan-2312、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。23:43:4923:43:4923:43Saturday,January7,202313、乍乍見見翻翻疑疑夢夢，，相相悲悲各各問問年年。。。。1月月-231月月-2323:43:4923:43:49January7,202314、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。07一一月月202311:43:49下下午午23:43:491月-2315、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。一月2311:43下下午1月-2323:43January7,202316、行動出成果果，工作出財財富。。2023/1/723:43:4923:43:4907January202317、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時時，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點點的的射射線線向向前前。。。。11:43:49下下午午11:43下下午午23:43:491月月-239、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。23:43:4923:43:4923:431/7/2023111、成功就是日復(fù)一日那一點點小小努力的積累。。1月-2306:30:0406:30Jan-2325-Jan-2312、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。。06:30:0406:30:0406:30Wednesday,January25,202313、不知香積寺，數(shù)里入云峰。。1月-231月-2306:30:0406:30:04January25,202314、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。25一月20236:30:04上午06:30:041月-2315、楚塞三湘接，荊門九派通。。。一月236:30上午1月-2306:30January25,202316、少年十五二十時，步行奪得胡馬騎。。2023/1/256:30:0406:30:0425January202317、空山新雨后，天氣晚來秋。。6:30:04上午6:30上午06:30:041月-239、楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。。1月-231月-23Wednesday,January25,202310、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。06:30:0406:30:0406:301/25/20236:30:04AM11、越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。1月-2306:30:0406:30Jan-2325-Jan-2312、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。06:30:0406:30:0406:30Wednesday,January25,202313、知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強。1月-231月-2306:30:0406:30:04January25,202314、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。25一月20236:30:04上午06:30:041月-2315、最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。。一月236:30上午1月-2306:30January25,202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/1/256:30:040