合同管理程序

-10-合同管理程序代碼版本A共9頁日期編制審核批準(zhǔn)1、目的為了防范市場及法律風(fēng)險，避免因合同簽訂、履行過程中不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本管理程序。2、適用范圍本管理程序適用于公司與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人等平等主體之間依法簽訂的各類合同或協(xié)議，包括維保、承運(yùn)、檢維修、建設(shè)工程施工、加工承攬、委托、勞務(wù)、買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)、供用電（水、氣）、運(yùn)輸、擔(dān)保、借（貸）款等合同（不含勞動合同）。3、依據(jù)性法律法規(guī)及上級公司文件3.1《中華人民共和國合同法》4、職責(zé)4.1經(jīng)營管理部是公司合同管理的歸口管理部門,設(shè)法務(wù)人員負(fù)責(zé)合同的合規(guī)性審查、存檔及檢查。負(fù)責(zé)公司保運(yùn)、檢維修、工程承包、專業(yè)工程分包及買賣合同的組織承辦。4.2人力資源部負(fù)責(zé)公司承運(yùn)、勞務(wù)分包、勞務(wù)派遣合同的組織承辦。4.3計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按照合同約定按期支付各類合同款項(xiàng)、收取保證金及保函。4.4安全技術(shù)部負(fù)責(zé)公司合同的質(zhì)量、技術(shù)及安全附件的審核及交底管理。4.5各項(xiàng)目部（分公司）、承責(zé)經(jīng)營單位負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的保運(yùn)、檢維修、工程承包等合同的組織承辦。5、工作程序本管理程序包括的工作事項(xiàng)有：合同談判，合同簽訂，合同交底，合同的履行，合同的變更與解除，合同的檔案管理，合同考核管理。具體要求如下：5.1合同談判5.1.1合同承辦單位的合同承辦人具體負(fù)責(zé)合同的談判。5.1.2合同談判應(yīng)留有談判記錄，談判記錄應(yīng)詳細(xì)記錄合同談判的過程及結(jié)果，由參與談判的人員簽字確認(rèn)，合同承辦人負(fù)責(zé)保留合同談判記錄作為合同起草的依據(jù)。對甲方保留談判記錄及簽字的，合同承辦人應(yīng)保留書面筆記。5.2合同簽訂5.2.1合同起草5.2.1.1基本要求a)對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來行為，超過壹萬元的均應(yīng)以合同書的形式簽訂合同。b)起草合同，有統(tǒng)一格式文本的，使用統(tǒng)一文本；沒有統(tǒng)一文本的，參照國家或行業(yè)示范文本，應(yīng)具備以下基本條款：雙方的名稱或姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者酬金，付款方式和期限；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。c)合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。5.2.1.2合同承辦人負(fù)責(zé)合同的起草，合同內(nèi)容應(yīng)與合同談判結(jié)果一致。合同承辦人草擬合同后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將合同電子版發(fā)送經(jīng)營管理部法務(wù)人員進(jìn)行審查存檔。a)買賣合同的起草應(yīng)注意：買賣物資必須先簽訂買賣合同后方可采購。采購固定資產(chǎn)或其他物資合同額超過1萬元的原則上均應(yīng)留取質(zhì)保金，質(zhì)保期不應(yīng)低于國家規(guī)定質(zhì)保期限，設(shè)備需要調(diào)試使用的在合同中應(yīng)明確約定免費(fèi)上門調(diào)試的條款。長期采購的合同應(yīng)在合同中詳細(xì)約定采購物資范圍及結(jié)算單價。b)分包合同的起草應(yīng)注意：分包合同原則上不允許有預(yù)付款，月度工程款的支付比例不得高于總包合同約定的付款比例，分包商必須交納一定比例的安全保證金，分包合同條款不得優(yōu)越于總包合同條款，并約定不低于總包合同的質(zhì)保期。5.2.1.3由合同相對方起草的合同，合同承辦人負(fù)責(zé)及時獲取合同電子版并在進(jìn)行初審后2個工作日內(nèi)發(fā)送經(jīng)營管理部法務(wù)人員進(jìn)行審查，同時報告初審情況。5.2.2合同的法務(wù)審查5.2.2.1經(jīng)營管理部法務(wù)人員負(fù)責(zé)合同的審查，審核合同文本、附件、〈合同審批表〉等資料的合法性及合規(guī)性，根據(jù)實(shí)際情況，合同承辦單位應(yīng)按法務(wù)人員的要求提供合同基礎(chǔ)及背景資料(談判記錄、成本分析等)。5.2.2.2法務(wù)人員對審查有重大問題的合同可提出<法律意見書>，對法務(wù)人員提出<法律意見書>的合同，合同承辦單位需書面答復(fù)并由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。<法律意見書>作為合同的資料與合同一并審批。5.2.3合同編號5.2.3.1合同由法務(wù)人員按照：公司名稱縮寫(YCEC)+年度末兩位數(shù)字+序列號的順序編號。5.2.3.2合同法務(wù)人員對審核后的合同電子版進(jìn)行編號，并將合同基本情況預(yù)登記在<合同管理臺賬>中待合同蓋章時與合同文本進(jìn)行核對。5.2.4合同審批5.2.4.1主合同審批a)合同標(biāo)的額在5萬元及以下的采購合同經(jīng)合同承辦單位負(fù)責(zé)人審核后，報公司總會計(jì)師及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。b)合同標(biāo)的額在5萬元以上采購及其他合同均應(yīng)由合同承辦單位負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司總會計(jì)師及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.4.2合同附件的審批a)物資及工作量清單附件的審批：物資清單、工程量明細(xì)及維修清單等作為合同附件的，由合同委托代理人簽字，與主合同一同審批。合同的委托代理執(zhí)行公司《授權(quán)委托管理規(guī)定》。b)技術(shù)類附件的審批：合同附技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)要求及圖紙的，由使用（需求）單位分管技術(shù)負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人簽字報安全技術(shù)部審核。主同金額在20萬元及以上的需由公司分管技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審批。c)安全環(huán)保協(xié)議的審批合同相對方作為甲方與主合同一同擬定的安全環(huán)保協(xié)議，由合同委托代理人簽字，與主合同一同審批。我公司作為甲方擬定的安全環(huán)保協(xié)議，由安全技術(shù)部擬定，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。d)其他合同附件的審批其他合同附件，由合同委托代理人簽字，與主合同一同審批。5.2.4.3合同及附件的審批應(yīng)在承辦單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)起7個工作日內(nèi)完成，審批領(lǐng)導(dǎo)外出的應(yīng)通過短信確認(rèn)。5.2.5合同用章5.2.5.1合同專用章由經(jīng)營管理部法務(wù)人員統(tǒng)一管理。合同專用章共2枚，分別為合同專用章（一）和合同專用章（二）。合同專用章（二）作為備用及外出借用使用。5.2.5.2公司除行政、人事勞動合同外所有經(jīng)濟(jì)往來產(chǎn)生的合同、協(xié)議必須統(tǒng)一使用合同專用章；經(jīng)營管理部法務(wù)人員建立<合同管理臺賬>，對經(jīng)過法務(wù)審查及審批通過的合同及附件加蓋合同專用章。5.2.5.3經(jīng)營管理部法務(wù)人員及合同承辦人需要攜帶合同專用章外出簽訂合同時，必須經(jīng)法定代表人授權(quán)，填寫<合同章借用審批表>，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、公司分管經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)直至總經(jīng)理批準(zhǔn)后交經(jīng)營管理部法務(wù)人員辦理借用，在授權(quán)的期限及權(quán)限內(nèi)使用印章。用章完畢，用章人應(yīng)及時交回。逾期不交的，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)催交，用章人使用合同專用章必須專章專事專用，不得超越授權(quán)使用。5.3合同交底5.3.1合同交底的范圍公司職能部室及下屬項(xiàng)目部（分公司）、崗位貨幣化單位簽署的工程承包合同、專業(yè)工程分包合同、勞務(wù)分包合同、合同金額在50萬元及以上或合同金額不足50萬元，但合同內(nèi)容有特殊要求確需交底的買賣、租賃等其他非工程類合同。5.3.2合同交底的時間

5.3.2.1對于工程類合同（工程承包、專業(yè)工程分包、勞務(wù)分包），在合同正式簽訂后一周內(nèi)完成；合同金額超過500萬元或者內(nèi)容較為復(fù)雜的合同，交底時間不得超過10個工作日。5.3.2.2對于因甲方原因無法及時簽訂完畢的工程合同，可以在雙方實(shí)質(zhì)性條款達(dá)成基本一致情形下，先行進(jìn)行合同交底，便于施工單位更好地把握合同要求。

5.3.2.3對于在合同交底范圍內(nèi)的買賣、租賃等非工程類合同在合同簽訂后3個工作日內(nèi)完成合同交底工作。5.3.3合同交底主要內(nèi)容

5.3.3.1維檢保運(yùn)合同：保運(yùn)項(xiàng)目的主要洽談內(nèi)容、承諾等；簽署保運(yùn)合同時商談的主要內(nèi)容和爭議點(diǎn)；合同的主要條款，即保運(yùn)期限，保運(yùn)范圍、人員配置及人工單價、違約責(zé)任和業(yè)主的其他要求。5.3.3.2工程承包合同：投標(biāo)報價期間有關(guān)工程的主要洽談內(nèi)容、承諾等；項(xiàng)目的下浮或讓利的幅度及原因、讓利點(diǎn)；簽署合同時商談的主要內(nèi)容和爭議點(diǎn)；合同的主要條款，即工程造價、工程內(nèi)容、工期、質(zhì)量、安全文明施工、機(jī)電設(shè)備管理、材料供應(yīng)、預(yù)結(jié)算編制依據(jù)、人工工資單價、材料價格執(zhí)行、讓利或下浮、違約責(zé)任和業(yè)主的其他要求以及對業(yè)主的其它承諾等。

5.3.3.3專業(yè)工程分包合同：工程造價、工程內(nèi)容、工期、質(zhì)量、安全文明施工、機(jī)電設(shè)備管理、材料供應(yīng)、預(yù)結(jié)算編制依據(jù)、人工工資單價、讓利或下浮、工程款支付、違約責(zé)任、對分包商的特殊要求等。

5.3.3.4勞務(wù)分包（派遣）合同：協(xié)議價款、勞務(wù)內(nèi)容、勞務(wù)合作工作期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、勞務(wù)報酬和結(jié)算方式、安全文明施工管理與檢查、勞務(wù)費(fèi)最終支付、爭議解決方式等。

5.3.3.5非工程類合同：標(biāo)的、單價、數(shù)量、質(zhì)量、價款或酬金、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。

5.3.3.6以上合同在合同談判過程中特別需要說明與交底的事項(xiàng)。5.3.4合同交底的方式

5.3.4.1一般合同交底由合同承辦單位或人員向合同履行單位或人員進(jìn)行當(dāng)面交底，并形成記錄。5.3.4.2工程類合同采用的交底方式：a)會議交底：合同預(yù)算額在500萬元及以上的，由分管工程或分管合同的公司領(lǐng)導(dǎo)主持、經(jīng)營管理部組織相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目部（分公司）參加的交底會議上進(jìn)行。b)網(wǎng)絡(luò)交底：對于預(yù)算額500萬元以下50萬元以上的工程及保運(yùn)合同，由經(jīng)營管理部組織，合同承辦人利用辦公系統(tǒng)（騰訊通）或者郵箱的形式，向相關(guān)部室人員及施工單位負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員進(jìn)行交底。

對于駐外項(xiàng)目公司因路途遙遠(yuǎn)無法參加會議交底的，可以由合同承辦人通過騰訊通或電子郵箱的形式，向相關(guān)部室人員及項(xiàng)目部（分公司）負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員進(jìn)行交底。

c）電話或口頭交底：對于50萬元及以下的工程合同由合同承辦人向各相關(guān)單位負(fù)責(zé)人及施工、技術(shù)人員進(jìn)行電話或口頭交底。5.3.4.3項(xiàng)目部（分公司）、崗位貨幣化單位自行簽訂的合同采用的交底方式：

a)項(xiàng)目部（分公司）、崗位貨幣化單位自行承辦的專業(yè)工程分包、勞務(wù)分包及買賣、租賃等非工程類合同由項(xiàng)目部自行組織交底，項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理及相關(guān)人員參加。

b)以上合同交底工作均須保存記錄，<合同交底記錄>上要有交底人及被交底人的簽名；記錄原件由合同承辦人留存，同時將復(fù)印件交經(jīng)營管理部法務(wù)人員存檔。5.4合同的履行5.4.1經(jīng)營管理部法務(wù)人員應(yīng)建立健全<合同管理臺帳>。臺帳應(yīng)包括：編號、標(biāo)的、價款、合同相對方信息、合同承辦部門及承辦人等主要內(nèi)容。5.4.2經(jīng)營管理部法務(wù)人員應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行調(diào)查，合同承辦人按照<__季度合同履行情況調(diào)查表>與每季度次月15日前向法務(wù)人員上報上季度合同履行情況。5.4.3合同承辦人應(yīng)及時跟蹤合同履約進(jìn)程，并負(fù)責(zé)收集和保存合同履約的原始憑證（與合同有關(guān)的往來文書、電報、電傳、信函、電話記錄）。5.4.4在履行合同過程中，合同承辦人應(yīng)根據(jù)履約實(shí)際情況，對相對方的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。5.4.5因不可抗力造成合同不能履行或需延期履行的，合同承辦人應(yīng)及時書面通知法務(wù)人員，并采取措施避免或減少損失。5.4.6合同承辦部門應(yīng)依據(jù)合同約定，按照公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同收支款項(xiàng)手續(xù)的辦理。計(jì)劃財(cái)務(wù)部收到合同承辦部門收支款項(xiàng)的相關(guān)手續(xù)后，應(yīng)首先核對是否與合同約定一致，否則不予付款。5.5合同的變更與解除5.5.1因我方原因變更或解除合同，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知相對方，說明變更或解除合同的原因，請相對方書面答復(fù)，與相對方達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。5.5.2需要變更或解除合同的，由需求單位填制<合同審批表>按照本程序5.2.4要求重新審批。5.5.3合同的解除還應(yīng)由承辦單位提交<合同解除說明>由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并交回作廢合同方可重新蓋章，作廢合同由經(jīng)營管理部法務(wù)人員回收封存。5.6合同的檔案管理5.6.1合同承辦人完成蓋章后，應(yīng)督促相對方在15日內(nèi)完成簽字蓋章并將合同原件送交經(jīng)營管理部法務(wù)人員。5.6.2法務(wù)人員登記<合同管理臺賬>電子賬本并與手寫賬本對應(yīng)。合同檔案由法務(wù)人員統(tǒng)一保管。5.6.3相關(guān)單位需借用合同原件或領(lǐng)用復(fù)印件，由借用人辦理借用及領(lǐng)用登記。5.6.3.1借用原件時，經(jīng)營管理部法務(wù)人員在<合同借（領(lǐng)）用臺帳>上登記借用信息后發(fā)放原件。借用人原則上應(yīng)在當(dāng)日歸還原件，如借用人逾期未歸還，法務(wù)人員負(fù)責(zé)催還，逾期2個工作日以上的，要求借用單位寫出書面解釋并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字。5.6.3.