公文行文規(guī)范

公文行文規(guī)范第一條公文是集團公司在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達、貫徹頒布規(guī)章制度，實施行政措施、請示和答復(fù)問題，聯(lián)系商洽工作，開展業(yè)務(wù)，制定計劃報告情況，總結(jié)經(jīng)驗，記載活動的重要工具，是各單位、部門進行正常工作和活動的有效手段。為使集團公司適應(yīng)發(fā)展需要，使集團公司的公文處理規(guī)范化、制度化，特制定本辦法。第二條公文處理指公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第三條公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保集團秘密的安全。第五條集團辦公室負(fù)責(zé)集團公司公文處理工作。統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、催辦、打印、用印、立卷、歸檔和銷毀。子公司辦公室在集團辦公室指導(dǎo)下負(fù)責(zé)本單位的公文處理工作。第六條常用公文種類一、上行文：是指下級機關(guān)向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)送的文件。1、報告：適用于向上級單位（部門）、領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級單位（部門）、領(lǐng)導(dǎo)的詢問。結(jié)束語用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)”、“專此報告”、請審

閱。2、閱。2、請示：（1）適用于向上級單位（部門）、領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)。要求一文一事，結(jié)束語用“以上請示妥否，請批示”。（2）請示和報告使用時有區(qū)別，不能寫成“請示報告”，具體說：“請示”用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；“報告”用于向上級機關(guān)匯報工作、答復(fù)詢問?！罢埵尽毙形谋仨氃谑虑?；“報告”一般在事后行文?！罢埵尽币蠹皶r答復(fù)，而且以批復(fù)下文；“報告”不需要答復(fù)。二、下行文：是指領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下屬機關(guān)的發(fā)文。1、命令：適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政或業(yè)務(wù)的規(guī)章制度；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級單位、部門不適當(dāng)?shù)臎Q定。2、決定：（1）適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)人員變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（2）“命令”具有特別的強制力，“決定”制約性僅次“命令”，具有指導(dǎo)和指揮性。3、指示：適用于對下級機構(gòu)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。4、通知：（1）是發(fā)布規(guī)章制度；傳達上級精神，辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項；人員任免所使用的公文。（2）“指示”不能濫用，一般日常工作用“通知”，對下級布置重要工作，同時闡明工作活動的原則時，用“指示”。5、通報：（1）是表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況所使用的公文。（2）“通報”具有教育性，啟發(fā)教育相關(guān)人員，以先進為榜樣，以錯誤為借鑒，常為企業(yè)使用文體。先寫事由，再寫事項，進行必要的分析，得出必要的結(jié)論，最后寫明有關(guān)的態(tài)度和決定。6、公告、通告：（1）“公告”適用于向各單位、各部門宣告重要事項或者法定事項。（2）“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。7、批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位（部門）請示事項。三、平行文：是指同級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)。1、函：函是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。2、意見：適用于就某一工作提出見解和主張，闡明工作原則和方法，或提出建議。四、其他文體1、會議記錄（1）生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)或其他重要事情用會議形式研究討論，把會議內(nèi)容記錄下來就是會議記錄。（2）記錄內(nèi)容包括：舉行會議的單位、會議名稱。會議組織情況：時間、地點、會議主持人、出席人、列席人、缺席人、記錄人。會議進行情況：會議主持人的啟示性講話及與會者發(fā)言；會議的決定。另外，休息、散會、表決等會議進行情況也要記錄。2、會議紀(jì)要（1）適用于記載和傳達會議情況和議定事項。（2）它根據(jù)會議的指導(dǎo)思想和目的要求，以會議記錄為底本而寫成，它既可以上呈，用以匯報會議情況和結(jié)果；也可以下發(fā)或平發(fā)，用以傳達會議精神和議定事項。重點在寫會議中心思想和要點。3、大事記（1）是根據(jù)時間順序記載一個企業(yè)在一定時間、一定范圍內(nèi)發(fā)生的具有重大影響的重要事件或重要活動的公務(wù)文書。（2）正文由時間和事項兩部分構(gòu)成。（3）時間連續(xù)而有序，反映事物的發(fā)生發(fā)展過程和行政管理工作的進展情況。因此，大事記必須按照時間的先后順序記明年、月、日，有的重要事件還要記明上午、下午或晚上的具體時間。有的工作不是一天完成的，則要記明起止日期。時間延續(xù)較長的某項工作，可以分為幾個階段分別記載。（4）事項，即大事記記錄的大事、要事。通常是一事一記。如果一天之內(nèi)發(fā)生幾件大事，按一項一條一個自然段分別記錄；如果是連日組成一件大事的，一般是放在事件的最后一天記錄。4、計劃：是為指導(dǎo)未來行動而擬定的目的和目標(biāo)做出的安排。具體點就是辦理任何一件工作、完成任何一項任務(wù)之前，對工作內(nèi)容、質(zhì)量提出一定要求，對時間規(guī)定一定時限，對做好工作采取一定措施，并把這些要求、時限、措施寫成書面材料，就叫計劃。5、總結(jié)：一定階段內(nèi)的工作、學(xué)習(xí)或思想情況進行分析，做出判斷，以便肯定成績和經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)缺點和問題，明確前進方向，更好指導(dǎo)今后的實踐，這個認(rèn)識過程叫總結(jié)。6、述職報告：是指管理者在一定范圍內(nèi)的會議上，向上級組織和員工如實地陳述自己履行職責(zé)情況，請求與會者審議的報告。第七條公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄報、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)時間等部分組成。一、發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。（我公司簡稱為：金邦公司）二、發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。各單位發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號、用印。三、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，包括公文主題和文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。四、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)某一文件的，文末不必再寫“附件”。五、公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章。六、成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，特殊情況以印發(fā)日期為準(zhǔn)。七、文件應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容標(biāo)注主題詞。八、公文排版規(guī)格：文字從左至右橫寫、橫排，標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體字，正文用三號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用三號小標(biāo)宋體字或三號黑體字。九、頁面尺寸：公文用紙上白邊（天頭）空37mm±1mm，左白邊（訂口）空28mm±1mm，版心尺寸為156mmx225mm（不含頁碼）。十、公文頁碼：使用四號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字，位置居于頁面底端中心15mm處，公文一般每頁22行，每行28個字左右。第八條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)慶4型（長297毫米、寬210毫米）。左側(cè)裝訂。平訂釘鋸與書脊間距離為7mm—10mm,釘鋸?fù)庋劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。第九條主題詞、主送單位、抄報單位、抄送單位、印發(fā)單位（部門）、印發(fā)份數(shù)和印發(fā)時間打印在公文最后一頁底端。第十條以集團公司名義下發(fā)的文件應(yīng)由集團公司總經(jīng)理簽發(fā)。各子公司公文由各公司根據(jù)本辦法，制定具體實施細(xì)則，但所下發(fā)文件須抄報集團公司。第十一條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。凡需要在公司范圍內(nèi)下發(fā)的文件都應(yīng)填寫《發(fā)文審批表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后，方可下發(fā)，否則下發(fā)文件無效，并給予當(dāng)事人及單位領(lǐng)導(dǎo)警告批評、經(jīng)濟考核，直至紀(jì)律處分。第十二條集團公司收到的公文（署名部門的除外）統(tǒng)一由集團辦公室根據(jù)文件內(nèi)容，分送相關(guān)部門辦理。第十三條公文催辦、查辦應(yīng)做到：一、送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由集團辦公室負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。二、承辦人員對承辦的文件必須認(rèn)真、及時做出處理。對不能及時處理或答復(fù)的文件，應(yīng)先以電話、便函答復(fù)對方；需延時處理的應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得無故拖延。三、對重要文件，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。第十四條公文的傳閱：一、凡需傳閱的文件應(yīng)由辦公室文秘人員填寫《文件傳閱卡》，由辦公室閱讀并簽署擬辦意見后，再由文秘人員分別呈報或送達各級領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門閱辦。公文一般應(yīng)當(dāng)天簽收，當(dāng)天簽出，重要文件、急件根據(jù)需要急事急辦，即來即辦。二、正常工作情況下，文件自收文之日起，至送達閱處之人止，不得超過兩天。三、對于需傳閱的文件，由辦公室文秘人員按程序負(fù)責(zé)傳閱、回收。四、閱讀文件應(yīng)及時，重要文件應(yīng)在當(dāng)天閱完并交回辦公室，其它文件不能超過兩天。文件的傳閱應(yīng)遵循保密制度，不得將有密級的文件帶出辦公室閱辦或擅自復(fù)印、散發(fā)。五、公文傳遞要準(zhǔn)確、迅速、安全、保密，并要有嚴(yán)格的登記手續(xù)。第十五條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：一、符合國家的法律、法規(guī)、方針、政策及公司的各項規(guī)范及發(fā)展要求。二、情況屬實，條理清楚，文字精煉，標(biāo)點準(zhǔn)確。三、人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。不要寫“去年”、“上月”、“昨天”，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“2006年”不能寫成“06年”。四、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為〃（1）〃。五、公文中的計量單位必須使用國家法定計量單位。六、用詞、用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。（如：山西金邦貿(mào)易有限公司，以下簡稱金邦公司）七、草擬公文后需審批的公文，主批人應(yīng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。八、草擬、修改、審批和簽發(fā)公文，一律用鋼筆或中性筆，禁止用鉛筆或圓珠筆等容易涂改、褪色的書寫工具。修改公文內(nèi)容時不得在文稿裝訂線外書寫。第十六條公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞語、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十七條印章使用應(yīng)遵守以下規(guī)定：一、印章蓋章位置：要求印章與正文之間不允許再加內(nèi)容，因此印章與正文之間應(yīng)控制在3—5cm內(nèi)蓋章，應(yīng)端正、居中、印章下弧線壓住成文日期。二、公文蓋章時必須檢查原稿是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)核簽，嚴(yán)格執(zhí)行《印鑒管理使用規(guī)范》的印鑒使用流程，印章要蓋得清晰端正，嚴(yán)防錯蓋、漏蓋。第十八條打印、校對應(yīng)做到：一、繕印的文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。二、打印出的文件應(yīng)由起草人或起草部門校對,一般文件校對1至2次；重要文件應(yīng)校對3次；上報文件和重要報表應(yīng)由經(jīng)辦人親自校對。校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及時同有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。第十九條為確保檔案