合約采購部管理制度

合約采購部業(yè)務(wù)流程及管理制度第一條為了適應(yīng)工程公司飛速發(fā)展的需要，加強對本公司項目在物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，經(jīng)總經(jīng)辦批準，特成立合約采購部，并制定業(yè)務(wù)流程及管理制度。第二條本業(yè)務(wù)流程及管理制度的基本制定原則是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當分離，其中包括：（一）工程部或采購部不能單獨辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù)；（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任；（三）貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。第三條采購部門的組成采購部由采購部經(jīng)理，采購部助理及合約專員組成。每次的采購計劃由項目部及采購部分別指派專員人共同完成。采購部經(jīng)理：胡炫，助理：方中偉，采購文員：劉茜第四條采購方式一般情況，選擇下列中最有利的一種方式進行采購：（一）集中計劃采購：工程項目中凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。（二）長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。（三）未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。（四）詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價，否則公司不予認可價格（特殊情況下，需電話征得總經(jīng)理同意）；由此引起后果由責任人負全責。（五）采購合同簽訂由公司采購部門專人負責，否則視為無效。第五條詢價、比價、議價（一）經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。（二）凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。（三）采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。（四）采購部門接到請購部門（項目部）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定采購部經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。具體實施細則第六條請購與采購（一）使用部門根據(jù)本部門實際物資需求情況，提供請購清單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標準、數(shù)量、價格、使用日期等，采購部根據(jù)該部門的要求列出采購清單。（二）采購部人員在技術(shù)部/工程部專業(yè)人員的配合下完成市場的詢價、比價、議價。并由該技術(shù)部/工程部人員作為證明人在采購單上簽字確認。完成此流程后將采購單交給采購部經(jīng)理審核，采購部經(jīng)理審核并決定最合理的廠商供貨，并由采購經(jīng)理審核簽字。經(jīng)各相關(guān)部門會簽并最終由董事長簽字確認后方可制定采購合同。每張完整的采購單需要各部門負責人、總經(jīng)辦及辦事人員分別在審核、批準、入庫、采購員處簽字。審核部分由項目部負責人及采購部經(jīng)理簽字，批準欄由執(zhí)行總經(jīng)理確認簽字，入庫欄由工程部副總驗收簽字，采購員欄由具體的采購人員簽字。四欄簽字完整后方可到財務(wù)部走銷流程。若采購時需要借支時，必須請購單、采購單完成會簽情況下方可向財務(wù)部進行借支。第七條驗收入庫（一）采購物資到貨后，采購員要及時組織工程部、項目部進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后，項目部人員根據(jù)具體的項目及用途填寫報銷單走報銷流程。報銷單中必須附有供貨商的名片或供應(yīng)商的地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人。（二）項目負責人根據(jù)進貨檢驗報告結(jié)果（主要是驗收單）對合格貨品直接進入項目用途（入庫），入庫單必須通過項目負責人簽字。不合格品由相關(guān)采購人員辦理退貨事宜。第八條工程分包商的選擇項目部提出工程分包需求；采購部配合工程負責人尋找符合要求的施工方進行項目分包洽談；采購部根據(jù)項目實際情況的要求和特點起草合同；項目負責人與分包商細化合同內(nèi)容；合同修改后由采購部、項目部技術(shù)部共同審核并確定最終合同；確立最終合同后由項目負責人簽訂合同并到財務(wù)部蓋合同章后生效，財務(wù)部留底合同原件；最后由項目負責人執(zhí)行合同內(nèi)容。第九條付款與核算（一）預(yù)付款采購1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由項目部提供采購申請單、合同復(fù)印件、付款通知書（注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號），辦理付款批準手續(xù)后（付款通知書須由總經(jīng)理簽字），交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。2、貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財務(wù)做賬。（二）現(xiàn)款采購采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，項目負責人員將貨物帶到現(xiàn)場驗收入庫后，在入庫單上簽字。（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途簽字）采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。（三）后付款采購采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時，由財務(wù)將款項匯出。（四）貨物已到發(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值60%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款。（五）物資采購必須取得發(fā)票方可報銷，如無特殊情況，發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票。

崗位說明書職位名稱合約采購部經(jīng)理直屬上級董事長所屬部門合約采購部薪金標準崗位級別核準人職位概要：一、工作內(nèi)容：1負責本部門各項工作的開展、人員調(diào)配、工作安排等工作。、確保所購物料及時、價格合理，負責復(fù)核采購員專員提供的市場信息，確定需采購物料的最終渠道。3根據(jù)預(yù)算，制定適當?shù)牟少彶呗裕档筒少彸杀?，保證工程項目指標順利完成。4嚴格遵守公司相關(guān)采購制度、嚴格執(zhí)行人以上經(jīng)辦，對涉及物料采購的相關(guān)事宜，實施行之有效的監(jiān)督、監(jiān)管工作。5對各項業(yè)務(wù)督辦到底對應(yīng)付的款項和物品按照合同的規(guī)定及時安排人員進行追蹤和催付出現(xiàn)問題及時處理。6組織配合相關(guān)人員與選定的供貨商、分包商洽談，達成T意向后簽訂供貨合同、施工合同；7負責建立物資采購的供應(yīng)體系，多方町拓供應(yīng)渠道，并進行妥善管理，與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系嚴把采購質(zhì)量關(guān)，確保到倉庫的產(chǎn)品都符合國家有關(guān)規(guī)定。協(xié)助有關(guān)部門妥善解決使用過程中出現(xiàn)的問題。嚴格把控貨到入庫，出庫手續(xù)，供應(yīng)商付款嚴格審核，并負責追回發(fā)票。10.負責各項目工程合約簽訂及工程進度款款的申報。二、工作權(quán)限：任職資格：.教育程度..專業(yè)知識與技能要求.必備專業(yè)知識：a).必備專業(yè)技能：a).經(jīng)驗要求：a).個人素質(zhì)要求工作環(huán)境：.工作地點：注：職位說明書可能會有所變更，新的變更會經(jīng)過公司會議討論通過。

合約專員崗位說明書職位名稱合約專員直屬上級合約采購部經(jīng)理所屬部門合約采購部薪金標準崗位級別核準人職位概要：一、工作內(nèi)容：1根據(jù)工程部所提供的采購需求清單，編制采購計劃，列出采購清單明細。2主動與申購部門聯(lián)系，核實所購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、驗貨時間等，避免差錯，按需采購，及時采辦保證按時到貨。3熟悉市場行情及進貨渠道，堅持“貨比三家，比質(zhì)比價，擇優(yōu)選購”的采購原則，努力降低進貨成本，嚴把質(zhì)量關(guān)，杜絕假冒偽劣商品的流入。4建立供貨商名錄系統(tǒng)，熟悉和掌握本人分管的各種物料的名稱、型號、規(guī)格、產(chǎn)地、單價、品質(zhì)及供應(yīng)商品的廠家、供應(yīng)商，要準確Y解、掌握市場網(wǎng)即時行情，適時組織采購。5嚴格執(zhí)行公司各項財務(wù)制度及規(guī)定，并堅持“憑單采購”的原則，購進的一切物資要及時通知用貨部門負責人，按規(guī)定辦理