物業(yè)公司法律事務管理條例模板

8/8物業(yè)公司法律事務管理條例第一章總則第一條為加強和完善公司法律事務管理，建立健全公司法律事務管理體系，更好地發(fā)揮法律保障和服務作用，依據(jù)國家關于法律、法規(guī)及《XX工業(yè)區(qū)有限公司法律事務管理規(guī)定(試行)》，充分考慮物業(yè)管理行業(yè)特點，結(jié)合公司總部和各屬下公司實際，特制定本細則。第二條法律事務工作以維護公司權(quán)益，防范法律風險和解決經(jīng)營管理活動中遇到的法律問題為基本任務。第三條法律事務工作在XX工業(yè)區(qū)和蛇口控股股份公司監(jiān)督指導下，依照分級與授權(quán)的原則，建立以法律事務管理制度為基礎，以公司總部企業(yè)管理與培訓部和各屬下公司法律事務聯(lián)絡員為紐帶，以外聘常年法律咨詢顧問和律師為社會資源支持的法律事務管理體系。第二章職責范圍第四條法律事務工作分兩級管理，公司總部的法律事務歸口企業(yè)管理與培訓部管理，各屬下公司指派一名法律事務聯(lián)絡員。第五條公司總部企業(yè)管理與培訓部的職責如下：1、負責建立和完善招商局物業(yè)系統(tǒng)法律事務管理制度；2、負責公司總部和指導各屬下公司的行政復議、聽證、訴訟、仲裁事務；3、幫助參加重大的對外商務談判；4、依據(jù)總部、各屬下公司、行業(yè)協(xié)會的要求，為法律方面的事項提供法律建議或意見；5、起草總部對外投資、合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)處置關于的協(xié)議、章程、股東會和董事會決議等法律資料文件；審查各屬下公司上述資料文件，并存檔備案；6、接受XX工業(yè)區(qū)和XX控股股份公司法律事務管理的監(jiān)督、指導，按上級單位要求上報案件進展狀況和結(jié)案報告；對各屬下公司法律事務監(jiān)督、檢查、指導和考核；7、建立XX物業(yè)系統(tǒng)"外聘律師備選名錄"，指導、審查各屬下公司外聘法律咨詢顧問和律師事務；8、協(xié)作培訓經(jīng)理組織各屬下公司法律事務聯(lián)絡員的法律常識、證據(jù)收集保存和業(yè)務的培訓；9、建立物業(yè)管理法規(guī)規(guī)章、案例資料文件資料庫；10、辦理公司領導交辦的其它法律事務。第六條各屬下公司法律事務聯(lián)絡員的職責如下：1、負責各屬下公司與總部法律事務工作的聯(lián)系和溝通，及時報送法律事務工作總結(jié)；2、負責各屬下公司與外聘法律咨詢顧問和個案律師的對口聯(lián)系；3、負責各屬下公司重大法律事項、案件進展狀況和結(jié)案報告的報告；4、負責各屬下公司法律事務的管理，督促各管理中心(管理處)執(zhí)行公司法律事務管理細則的規(guī)定；5、負責組織各屬下公司二、三級培訓中的法律常識、證據(jù)收集保存和業(yè)務的培訓；6、負責各屬下公司協(xié)議的管理，建立協(xié)議檔案；7、負責收集本地的物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)規(guī)章、正在使用的協(xié)議、業(yè)主公約、業(yè)主委員會章程文本以及在物業(yè)管理實際操作中成功與失敗的典型案例，并上報總部企業(yè)管理與培訓部。第三章日常法律事務的管理第七條公司總部依據(jù)各屬下公司業(yè)務和工作需要簽發(fā)《授權(quán)書》，授予各屬下公司簽署經(jīng)濟協(xié)議、勞動協(xié)議、在銀行開立帳戶等法律事務的權(quán)限，期限一年。各屬下公司在權(quán)限內(nèi)行使職權(quán)。第八條公司總部與各屬下公司主要印章如行政公章、協(xié)議專用章和財務專用章等，對外代表企業(yè)，須嚴格其使用管理。部門印章只在業(yè)務和內(nèi)部往來中使用，不具有對外效力。各屬下公司應制定嚴格的印章管理使用制度。第九條各屬下公司加強空白法律資料文件如空白協(xié)議(特殊是格式協(xié)議)、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書的管理。授權(quán)委托書應由各屬下公司的法定代表人簽字，并加蓋公司公章。第十條各屬下公司應將法律事務工作納入年度工作總結(jié)內(nèi)容。各屬下公司聘請常年法律咨詢顧問的，可要求律師提交年度咨詢顧問工作清單。第十一條依照分級管理原則，對各屬下公司日常法律事務管理分為三級：1、重大法律事項應報總部批準：(1)超出本細則第七條各屬下公司《授權(quán)書》權(quán)限的法律事務；(2)各屬下公司需主動發(fā)出《法律建議或意見書》《律師函》《公司函》或在媒體發(fā)布聲明、啟示等法律文書的，涉及金額在10萬元以上的，應在發(fā)出3日前報總部批準；接到對方上述法律文書的，應在3日內(nèi)向總部匯報。2、一般法律事項應報總部知會備案：(1)在本細則第七條各屬下公司《授權(quán)書》權(quán)限范圍內(nèi)，但案件性質(zhì)、損失嚴峻、影響突出的法律事務；(2)各屬下公司需主動發(fā)出《法律建議或意見書》《律師函》《公司函》或在媒體發(fā)布聲明、啟示等法律文書的，涉及金額在10萬元以下的，應在發(fā)出3日前報總部知會備案；3、本細則第七條各屬下公司《授權(quán)書》權(quán)限范圍內(nèi)的可以自行處理。第四章協(xié)議管理第十二條公司總部和各屬下公司協(xié)議的談判、簽訂、履行、解除、終止都必需依照《中華人民共和國協(xié)議法》和物業(yè)管理法規(guī)規(guī)章執(zhí)行。第十三條本細則所指的"協(xié)議"包括：1、合資合作經(jīng)營企業(yè)協(xié)議、企業(yè)章程；2、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議；3、借款協(xié)議、擔保協(xié)議；4、物業(yè)管理委托協(xié)議(外委)、物業(yè)管理咨詢顧問協(xié)議；5、電梯、空調(diào)等機電設備修理修繕養(yǎng)護協(xié)議、清潔綠化等外包協(xié)議；6、其他協(xié)議。第十四條協(xié)議審批權(quán)限：1、公司總部和各屬下公司所有權(quán)整合、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、借款和擔保和對外投資新設公司事務由總部統(tǒng)一管理，各協(xié)議由總部審批。各屬下公司新拓展項目的外委和咨詢顧問物業(yè)服務協(xié)議均報總部批準。2、各屬下公司預算范圍內(nèi)其它經(jīng)濟協(xié)議審批權(quán)限：(1)公司：金額不超過20萬元，期限1年；(2)公司：金額不超過20萬元，期限1年；(3)公司：金額不超過5萬元，期限1年；(4)公司：金額不超過10萬元，期限1年；(5)公司：金額不超過10萬元，期限1年；(6)公司：金額不超過20萬元，期限1年。超過上述金額和期限的協(xié)議需報公司總部批準。各屬下公司上述權(quán)限由法定代表人按本細則第七條簽發(fā)的《授權(quán)書》確認。第十五條協(xié)議的談判、審批、簽署、履行、解除、終止的全過程，常年法律咨詢顧問或律師均可依據(jù)實際需要介入。常年法律咨詢顧問或律師應在公司總部和各屬下公司對外協(xié)議簽署前出具《律師協(xié)議審查建議或意見書》。第十六條協(xié)議簽署程序：1、協(xié)議的談判：新設公司的投資項目談判由總部領導、進展策劃部、企業(yè)管理與培訓部、項目所在地人員共同組建談判小組進行；不設公司的投資項目談判由進展策劃部和各屬下公司組建談判小組進行；其他協(xié)議由各屬下公司二人以上相關人員進行。2、需報總部審批的協(xié)議按本細則的審批權(quán)限、《協(xié)議審批單》和《協(xié)議審批流程》進行。各屬下公司應建立公司內(nèi)協(xié)議審批制度。3、協(xié)議的簽署：需經(jīng)總部批準的協(xié)議原則上要求由法定代表人簽署，并加蓋公章；其他協(xié)議由各屬下公司依據(jù)本細則第七條《授權(quán)書》的職權(quán)簽署，并加蓋公章。第十七條協(xié)議談判與簽署時應注意以下幾項重點審查內(nèi)容：1、簽約對方的主體資格/資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、注冊資本等；在與業(yè)主委員會簽訂物業(yè)服務協(xié)議時，應注意業(yè)主委員會是否經(jīng)當?shù)刂鞴懿块T的登記，是否取得業(yè)主大會的決議同意。2、授權(quán)委托書：受托人及身份證復印件、受托事項及權(quán)限、有效期等。3、簽約對方的履約能力：有無違約記錄、銀行信譽、股東背景等；對電梯維護養(yǎng)護等分包協(xié)議，應從合格分包方中選取。4、協(xié)議條款的完備和嚴謹，特殊是對于違約責任的商定應明確合理，經(jīng)辦人應充分估量違約風險。建議在協(xié)議中商定仲裁條款。第十八條協(xié)議應采納書面形式，部、行政管理局和各所在地有示范文本的應使用該范本，沒有的應使用公司范本。實行電子數(shù)據(jù)交換和E-MAIL形式的，應特殊注意保存，須打印存檔。各屬下公司應指派一個特定系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)電文，并要求簽訂確認書。第十九條總部及各屬下公司經(jīng)辦人應本著"認真負責"的態(tài)度保證協(xié)議的履行，注意保存各方往來資料文件、函件和數(shù)據(jù)電文。發(fā)生可能中止履行、履行未能，或協(xié)議變更、解除或終止等情形時，應及時向法律事務聯(lián)絡員和主管領導匯報。第二十條因執(zhí)行協(xié)議需申請資金支付或調(diào)動的，應由經(jīng)辦人向財務部出示協(xié)議副本，經(jīng)核對無誤后方可辦理。協(xié)議履行與條款不全都時，應及時向法律事務聯(lián)絡員和主管領導報告。財務部發(fā)覺協(xié)議的付款嚴峻與協(xié)議條款不符時應及時向總經(jīng)理和總部企業(yè)管理與培訓部匯報。第二十一條屬下公司應建立協(xié)議檔案制度，將協(xié)議正本(至少一份)、《協(xié)議審批單》和《律師協(xié)議審查建議或意見書》原件存檔。由總部批準的協(xié)議，上述資料文件的復印件一份由總部備案。第五章外聘律師管理第二十二條公司總部將選擇幾家律師事務所作為長期合作伙伴，建立"外聘律師備選名錄"?？偛科髽I(yè)管理與培訓部應加強和各地律師協(xié)會的聯(lián)系，及時把握律師的業(yè)績、執(zhí)業(yè)紀律和執(zhí)業(yè)道德狀況，充分了解律師執(zhí)業(yè)背景資料文件資料，對律師的滿意度進行評價。第二十三條公司依據(jù)各屬下公司業(yè)務量、所在地物業(yè)管理和律師行業(yè)進展水平，實行外聘律師的層級管理：1、、、公司應選擇當?shù)匦袠I(yè)內(nèi)的兩至三家知名律師事務所，征詢后擇優(yōu)聘請知名律師，依據(jù)業(yè)務量和律師實際協(xié)商確定費用；2、、公司按往年慣例和業(yè)務量聘請律師；3、公司外聘律師由總部監(jiān)管、指導聘用。第二十四條各屬下公司工作需要常年法律咨詢顧問時，原則上由各屬下公司自行聘請，但應由律師出具法律建議或意見書，并將《聘請常年法律咨詢顧問協(xié)議書》(明確工作任務、工作方式、協(xié)議期限、費用和法律責任)、律師事務所簡介、律師簡介等背景材料報總部審批。第二十五條各屬下公司依據(jù)工作需要，可以聘請項目律師或個案代理律師。項目律師指為特定項目臨時聘請的律師，一般是非訟代理，一事一聘，采納固定金額制。個案代理律師指訴訟仲裁代理的律師，費用可依據(jù)糾紛狀況實行固定費率制、風險費率制或其他方式。采納固定費率制的，應分期支付，且在結(jié)案后支付的律師費應不少于總額的30%。采納風險費率的，不得超過勝訴金額的30%，一般不再支付差旅費等辦案費，且律師費須在結(jié)案后支付。第六章特殊法律事務管理第二十六條本章所稱的特殊法律事務是指人民法院(仲裁機構(gòu))、當事人及其他參加人為解決案件所進行的全部活動的訴訟仲裁事務，行政復議、行政處罰聽證等特殊事務。第二十七條公司總部企業(yè)管理與培訓部是公司特殊法律事務的歸口管理部門。各屬下公司在訴訟仲裁事務上接受總部企業(yè)管理與培訓部的業(yè)務指導和監(jiān)管。第二十八條各屬下公司主動提起起訴、仲裁的：1、應做好起訴前籌備，收集整理各種有利和不利的證據(jù)；2、在起訴前10日內(nèi)，向總部提出書面報告，擬聘律師及其法律建議或意見書和起訴書(申請書)；3、總部征詢律師建議或意見后確定，并書面回復。第二十九條各屬下公司接到對方律師起訴前的《律師函》，或接到法院或仲裁機構(gòu)《應訴通知書》的，依據(jù)案件性質(zhì)、可能損失和危機程度實行分級管理：1、屬于解除物業(yè)管理服務協(xié)議(外委和咨詢顧問)糾紛性質(zhì)、或標的金額在10萬元以上(公司5萬元)、或已由媒體曝光的糾紛，必需在2日內(nèi)口頭或電話報告總部，并在7日內(nèi)書面報告，附擬聘律師及其法律建議或意見書、答辯書；2、屬于一般民事協(xié)議糾紛、或標的金額在10萬元以下(公司5萬元)的糾紛，在7日內(nèi)書面報告，附擬聘律師及其法律建議或意見書、答辯書。3、總部收到書面報告后5日內(nèi)書面回復。第三十條各屬下公司接到行政機關的《行政確定書》和《行政處罰確定書》等，必需在5日內(nèi)上報總部，確定是否復議或者提起行政訴訟。第三十一條各屬下公司接到行政機關的將被重大行政處罰的口頭或書面《聽證告知書》，必需在次日報告總部，確定是否聘請代理人，籌備參加聽證。第三十二條各屬下公司依據(jù)總部的授權(quán)權(quán)限、案件性質(zhì)和危機程度將案件進展狀況上報：1、屬于解除物業(yè)管理服務協(xié)議(外委和咨詢顧問)糾紛性質(zhì)、或標的金額在10萬元(公司5萬元)以上、或需由總部決策的案件應依據(jù)需要，一事一報、一事一請示；2、各屬下公司授權(quán)范圍內(nèi)的其他案件，在每季度末最后一個工作日前知會公司總部，報企業(yè)管理與培訓部備案。第三十三條