公司辦公行政管理制度

QB公司標(biāo)準(zhǔn)QG/HA2007-03-05公司辦公行政管理制度2007-04-發(fā)布2007-04-實(shí)施公司發(fā)布公司標(biāo)）隹辦公行政管理制度 QG/HA2007-03-05目錄.總則.適用范圍3彳亍政辦公紀(jì)律管理規(guī)定.辦公物品管理規(guī)定.印章使用管理規(guī)定.公文處理程序規(guī)定.公司檔案保管制度規(guī)定.業(yè)務(wù)招待管理規(guī)定.會(huì)議安排規(guī)定.其他事項(xiàng)的管理.附則2007-04-實(shí)施公司2007-042007-04-實(shí)施辦公行政管理制度總則適用范圍行政辦公紀(jì)律管理規(guī)定辦公物品管理規(guī)定印章使用管理規(guī)定公文處理程序規(guī)定公司檔案保管制度規(guī)定業(yè)務(wù)招待管理規(guī)定會(huì)議安排規(guī)定其他事項(xiàng)的管理附貝^1總則為實(shí)現(xiàn)公司辦公行政工作的規(guī)范化、程序化、制度化，進(jìn)一步加強(qiáng)管理和協(xié)調(diào)，明確業(yè)務(wù)程序，提高工作效率，保障和促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，制定本制度。2適用范圍本制度適用于公司總部。公司控股子公司可參照?qǐng)?zhí)行，或根據(jù)本制度的原則規(guī)定制訂本公司的管理制度。3行政辦公紀(jì)律管理規(guī)定公司員工應(yīng)經(jīng)常組織學(xué)習(xí)理解國(guó)家的法律和政策、自覺(jué)遵守公司的規(guī)章制度，關(guān)心公司的經(jīng)營(yíng)管理和效益，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)及管理知識(shí)，提高自身的工作能力，樹(shù)立公司良好的形象。公司員工應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)指揮，全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。公司員工上班時(shí)需堅(jiān)守工作崗位，不得竄崗，上班時(shí)間不能看報(bào)紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無(wú)關(guān)的事情。公司員工應(yīng)做到上班不遲到、不早退，在工作時(shí)間不辦私事，不飲酒，不私拿或損害公物，不做有損團(tuán)結(jié)的事，不因私事占用電話，不在公司的電腦上發(fā)第3頁(yè)共9頁(yè)送私人郵件或上網(wǎng)聊天。公司員工因故外出必須向部門(mén)經(jīng)理報(bào)告。公司員工不向客戶(hù)或外部人員談?wù)摴緝?nèi)的一切事情，接待來(lái)訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會(huì)議室進(jìn)行，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和部門(mén)經(jīng)理授意，不要打印、復(fù)印其他部門(mén)的資料，內(nèi)部文件、資料、報(bào)表、總結(jié)等，都應(yīng)做到桌上無(wú)泄密。嚴(yán)禁長(zhǎng)明燈，長(zhǎng)流水現(xiàn)象的發(fā)生，節(jié)約使用文具和器材，愛(ài)惜各種設(shè)備和物品。辦公桌上應(yīng)保持整潔，并注意辦公室的安靜。4辦公物品管理規(guī)定公司各類(lèi)辦公物品由公司管理部歸口管理。公司管理部負(fù)責(zé)公司各類(lèi)辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通信設(shè)備的采購(gòu)、保管與發(fā)放。公司管理部建立各類(lèi)辦公物品的采購(gòu)、發(fā)放臺(tái)帳，登記辦公用品的采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、時(shí)間以及方法對(duì)象、數(shù)量、時(shí)間，并定期核對(duì)結(jié)存。各部門(mén)將所需的辦公物品應(yīng)提前半個(gè)月報(bào)送書(shū)面計(jì)劃至管理部，由管理部列表報(bào)至總經(jīng)理批準(zhǔn)，統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)。各類(lèi)辦公物品的領(lǐng)用，需由領(lǐng)用部門(mén)填寫(xiě)統(tǒng)一的“辦公物品領(lǐng)用表”經(jīng)管理部審核后發(fā)放。各部門(mén)須設(shè)立耐用辦公物品檔案，由管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失由當(dāng)事人賠償。公司員工離崗或調(diào)換工作崗位，管理部應(yīng)收回公司其原使用的辦公物品，登記造冊(cè)，并在公司范圍內(nèi)調(diào)撥使用。5印章使用管理規(guī)定公司各類(lèi)印章由公司管理部統(tǒng)一歸口、部門(mén)分級(jí)使用管理。公司管理部負(fù)責(zé)各類(lèi)印章的刻制、登記、發(fā)放、銷(xiāo)毀及用印情況的監(jiān)督檢查。各類(lèi)不同的業(yè)務(wù)，依據(jù)其性質(zhì)使用不同的印章。凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表、簽訂協(xié)議等一律加蓋公司印章。公司文件使用公司印章。凡屬公司內(nèi)部行文、通知，使用公司內(nèi)部印章；凡屬部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門(mén)印章；凡屬業(yè)務(wù)合同類(lèi)的文件使用合同專(zhuān)用章；凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。其他各類(lèi)專(zhuān)用印章僅使用于該專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)。各類(lèi)印章的刻制，需由使用部門(mén)書(shū)面報(bào)告，公司管理部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部組織刻制。各類(lèi)印章的發(fā)放，實(shí)行登記制度，公司管理部留下印章印模，并在印模上由使用部門(mén)的經(jīng)辦人員簽收。各類(lèi)印章應(yīng)由各部門(mén)經(jīng)理妥善保管。對(duì)于因保管不善形成的后果，各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)承擔(dān)直接責(zé)任，所在部門(mén)管理人員承擔(dān)連帶責(zé)任。使用印章，實(shí)行審批制度。其審批權(quán)限根據(jù)級(jí)別分級(jí)授權(quán)，凡使用公司印章的一律經(jīng)公司總經(jīng)理審批，使用部門(mén)印章的由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，其他各類(lèi)專(zhuān)用章由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批人對(duì)印章的合理使用負(fù)責(zé)。凡不符合用印章需要的，不得用印。使用印章，實(shí)行登記制度，由印章保管人建立印章使用登記臺(tái)帳，注明用印章事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印章日期。使用印章時(shí)，保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書(shū)內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印章。印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印章妥善移交，以免貽誤工作。公司管理部定期對(duì)公司各類(lèi)印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)，妥善處理。.公文處理程序規(guī)定公司公文包括：收到外部的文件、信函、通知、紀(jì)要及其他公文；公司內(nèi)部文件、通知、紀(jì)要、制度、辦法等。公司各類(lèi)公文由公司管理部統(tǒng)一歸口管理。公司管理部負(fù)責(zé)外部公文的收取、登記、傳閱、存檔，以及內(nèi)部公文的草擬、審批、下發(fā)或報(bào)送、存檔。外部公文的處理公文處理包括公文的擬制、辦理、管理、整理、歸檔等。.公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。收到下級(jí)部門(mén)上報(bào)的需要辦理的公文，管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。第5頁(yè)共9頁(yè)公司收到的國(guó)內(nèi)信函郵件，應(yīng)由公司管理部統(tǒng)一簽收啟封。所有外部來(lái)文均由管理部統(tǒng)一登記處理。各部門(mén)收到的職權(quán)以外或涉及公司其他事務(wù)并需要由公司決定的外部來(lái)文，應(yīng)送交公司管理部統(tǒng)一登記編號(hào)，按規(guī)定程序辦理。無(wú)法送交通報(bào)并以函的形式傳真到公司，由公司管理部按規(guī)定辦理。內(nèi)部公文的處理公文處理必須堅(jiān)持“準(zhǔn)確、及時(shí)、安全”的原則，公司公文由管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦印和歸檔管理。必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度。公司公文由管理部統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、集中化。公文的種類(lèi)：請(qǐng)示、報(bào)告、指示、通告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、函、會(huì)議紀(jì)要。各部門(mén)要配備專(zhuān)管人員，負(fù)責(zé)本部文書(shū)資料的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、整理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。外來(lái)的文件，管理部專(zhuān)管人員統(tǒng)一簽收、拆封、登記、呈閱、分發(fā)，并按不同處理。內(nèi)容重要的急件，應(yīng)立即送至管理部處理,再由管理部轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)閱批。領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳閱后，應(yīng)由管理部立卷歸檔管理。公文的存檔公文辦理完畢后，個(gè)人一般不得保留，應(yīng)及時(shí)存檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，存檔公文應(yīng)當(dāng)使用打印件，手寫(xiě)的應(yīng)當(dāng)使用鋼筆或簽字筆，字跡要清楚，存檔公文一般用A4紙。公文由公司管理部專(zhuān)人統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。外來(lái)公文需經(jīng)公司管理部批準(zhǔn)后，才可翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的份數(shù)和印發(fā)范圍。備歸檔和存查價(jià)格的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文，按照有關(guān)規(guī)定移、清退。公文處理結(jié)果的檢查各部門(mén)要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。文件傳遞過(guò)程中，必須辦理登記、簽收、注銷(xiāo)等手續(xù)，并按照收文簿檢查歸檔，以防遺漏。各部門(mén)工作中形成的文書(shū)，包括文件、會(huì)議紀(jì)要、決定、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料進(jìn)行保存,以備查閱。.公司檔案保管制度規(guī)定公司辦公室應(yīng)有存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)，庫(kù)存檔案必須賬物相符。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終進(jìn)行整理。經(jīng)確定需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。借閱檔案必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任。借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。.業(yè)務(wù)招待管理規(guī)定各類(lèi)業(yè)務(wù)招待由公司管理部統(tǒng)一歸口管理、業(yè)務(wù)部門(mén)自行組織。業(yè)務(wù)招待的一般原則業(yè)務(wù)招待為工作所必須，不得進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的招待。業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)控制，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)招待。從加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)的角度，有效組織業(yè)務(wù)招待，嚴(yán)禁形成不良風(fēng)氣。招待用餐的規(guī)定第7頁(yè)共9頁(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)需組織招待用餐，應(yīng)事先向公司管理部備案。組織招待用餐，應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定合理的標(biāo)準(zhǔn)。招待后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，公司將逐步落實(shí)招待費(fèi)用責(zé)任，并與所在部門(mén)的工作業(yè)績(jī)、經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤。對(duì)外贈(zèng)送各類(lèi)禮品，納入公司的例外業(yè)務(wù)控制。凡確需對(duì)外贈(zèng)送禮品的，由所在業(yè)務(wù)部門(mén)提出書(shū)面報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明贈(zèng)送禮品的必要性及所需禮品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量，經(jīng)公司管理部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司管理部統(tǒng)一采購(gòu)，業(yè)務(wù)部門(mén)按需領(lǐng)取。.會(huì)議安排規(guī)定公司的各類(lèi)會(huì)議由公司管理部統(tǒng)一辦理。公司管理部其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)務(wù)工作，包括：（1）下達(dá)會(huì)議通知；（2）負(fù)責(zé)發(fā)放入場(chǎng)證件、會(huì)議相關(guān)材料等；（3）迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排；（4）支付各類(lèi)費(fèi)用；（5）財(cái)務(wù)結(jié)算。通知發(fā)出后，應(yīng)即落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并統(tǒng)計(jì)好參會(huì)人數(shù)。若需報(bào)名單，則要注意統(tǒng)計(jì)姓名、性別、職務(wù)等項(xiàng)。大型會(huì)議需印制會(huì)議指南，內(nèi)容包括參會(huì)人員及會(huì)務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號(hào)和就餐時(shí)間、地點(diǎn)以及其他注意事項(xiàng)等內(nèi)容。（會(huì)議秩序冊(cè)應(yīng)在參會(huì)人員報(bào)到時(shí)發(fā)放）需分組座談的，應(yīng)指定座談地點(diǎn)、召集人等。.其他事項(xiàng)的管理公司股權(quán)由公司管理部按照有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一管理。公司勞動(dòng)保護(hù)用品由公司管理部統(tǒng)一采購(gòu)（或領(lǐng)?。?、發(fā)放，具體標(biāo)準(zhǔn)另行確定。公司的工商行政管理工作由公司管理部統(tǒng)一辦理。10附則10.1本制度未盡事宜按有關(guān)政策規(guī)定執(zhí)行，或根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要另行確定。

10.210.3附錄與本制度相關(guān)QG/HA2007-04-04-001QG/HA2007-04-04-002QG/HA2007-04-04-003QG/HA2007-04-04-004QG/HA2007-04-04-005QG/HA2007-04-0