公司辦公行政管理制度

QB公司標(biāo)準(zhǔn)QG/HA2007-03-05公司辦公行政管理制度2007-04-發(fā)布2007-04-實施公司發(fā)布公司標(biāo)）隹辦公行政管理制度 QG/HA2007-03-05目錄.總則.適用范圍3彳亍政辦公紀(jì)律管理規(guī)定.辦公物品管理規(guī)定.印章使用管理規(guī)定.公文處理程序規(guī)定.公司檔案保管制度規(guī)定.業(yè)務(wù)招待管理規(guī)定.會議安排規(guī)定.其他事項的管理.附則2007-04-實施公司2007-042007-04-實施辦公行政管理制度總則適用范圍行政辦公紀(jì)律管理規(guī)定辦公物品管理規(guī)定印章使用管理規(guī)定公文處理程序規(guī)定公司檔案保管制度規(guī)定業(yè)務(wù)招待管理規(guī)定會議安排規(guī)定其他事項的管理附貝^1總則為實現(xiàn)公司辦公行政工作的規(guī)范化、程序化、制度化，進(jìn)一步加強管理和協(xié)調(diào)，明確業(yè)務(wù)程序，提高工作效率，保障和促進(jìn)各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，制定本制度。2適用范圍本制度適用于公司總部。公司控股子公司可參照執(zhí)行，或根據(jù)本制度的原則規(guī)定制訂本公司的管理制度。3行政辦公紀(jì)律管理規(guī)定公司員工應(yīng)經(jīng)常組織學(xué)習(xí)理解國家的法律和政策、自覺遵守公司的規(guī)章制度，關(guān)心公司的經(jīng)營管理和效益，學(xué)習(xí)經(jīng)濟及管理知識，提高自身的工作能力，樹立公司良好的形象。公司員工應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)聽指揮，全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。公司員工上班時需堅守工作崗位，不得竄崗，上班時間不能看報紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情。公司員工應(yīng)做到上班不遲到、不早退，在工作時間不辦私事，不飲酒，不私拿或損害公物，不做有損團(tuán)結(jié)的事，不因私事占用電話，不在公司的電腦上發(fā)第3頁共9頁送私人郵件或上網(wǎng)聊天。公司員工因故外出必須向部門經(jīng)理報告。公司員工不向客戶或外部人員談?wù)摴緝?nèi)的一切事情，接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會議室進(jìn)行，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和部門經(jīng)理授意，不要打印、復(fù)印其他部門的資料，內(nèi)部文件、資料、報表、總結(jié)等，都應(yīng)做到桌上無泄密。嚴(yán)禁長明燈，長流水現(xiàn)象的發(fā)生，節(jié)約使用文具和器材，愛惜各種設(shè)備和物品。辦公桌上應(yīng)保持整潔，并注意辦公室的安靜。4辦公物品管理規(guī)定公司各類辦公物品由公司管理部歸口管理。公司管理部負(fù)責(zé)公司各類辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通信設(shè)備的采購、保管與發(fā)放。公司管理部建立各類辦公物品的采購、發(fā)放臺帳，登記辦公用品的采購數(shù)量、價格、時間以及方法對象、數(shù)量、時間，并定期核對結(jié)存。各部門將所需的辦公物品應(yīng)提前半個月報送書面計劃至管理部，由管理部列表報至總經(jīng)理批準(zhǔn)，統(tǒng)一購買。各類辦公物品的領(lǐng)用，需由領(lǐng)用部門填寫統(tǒng)一的“辦公物品領(lǐng)用表”經(jīng)管理部審核后發(fā)放。各部門須設(shè)立耐用辦公物品檔案，由管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失由當(dāng)事人賠償。公司員工離崗或調(diào)換工作崗位，管理部應(yīng)收回公司其原使用的辦公物品，登記造冊，并在公司范圍內(nèi)調(diào)撥使用。5印章使用管理規(guī)定公司各類印章由公司管理部統(tǒng)一歸口、部門分級使用管理。公司管理部負(fù)責(zé)各類印章的刻制、登記、發(fā)放、銷毀及用印情況的監(jiān)督檢查。各類不同的業(yè)務(wù)，依據(jù)其性質(zhì)使用不同的印章。凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表、簽訂協(xié)議等一律加蓋公司印章。公司文件使用公司印章。凡屬公司內(nèi)部行文、通知，使用公司內(nèi)部印章；凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；凡屬業(yè)務(wù)合同類的文件使用合同專用章；凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)使用財務(wù)專用章。其他各類專用印章僅使用于該專門業(yè)務(wù)。各類印章的刻制，需由使用部門書面報告，公司管理部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部組織刻制。各類印章的發(fā)放，實行登記制度，公司管理部留下印章印模，并在印模上由使用部門的經(jīng)辦人員簽收。各類印章應(yīng)由各部門經(jīng)理妥善保管。對于因保管不善形成的后果，各部門經(jīng)理應(yīng)承擔(dān)直接責(zé)任，所在部門管理人員承擔(dān)連帶責(zé)任。使用印章，實行審批制度。其審批權(quán)限根據(jù)級別分級授權(quán)，凡使用公司印章的一律經(jīng)公司總經(jīng)理審批，使用部門印章的由部門負(fù)責(zé)人審批，其他各類專用章由使用部門負(fù)責(zé)人審批，審批人對印章的合理使用負(fù)責(zé)。凡不符合用印章需要的，不得用印。使用印章，實行登記制度，由印章保管人建立印章使用登記臺帳，注明用印章事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印章日期。使用印章時，保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印章。印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。公司管理部定期對公司各類印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，妥善處理。.公文處理程序規(guī)定公司公文包括：收到外部的文件、信函、通知、紀(jì)要及其他公文；公司內(nèi)部文件、通知、紀(jì)要、制度、辦法等。公司各類公文由公司管理部統(tǒng)一歸口管理。公司管理部負(fù)責(zé)外部公文的收取、登記、傳閱、存檔，以及內(nèi)部公文的草擬、審批、下發(fā)或報送、存檔。外部公文的處理公文處理包括公文的擬制、辦理、管理、整理、歸檔等。.公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是，精簡、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全。收到下級部門上報的需要辦理的公文，管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。第5頁共9頁公司收到的國內(nèi)信函郵件，應(yīng)由公司管理部統(tǒng)一簽收啟封。所有外部來文均由管理部統(tǒng)一登記處理。各部門收到的職權(quán)以外或涉及公司其他事務(wù)并需要由公司決定的外部來文，應(yīng)送交公司管理部統(tǒng)一登記編號，按規(guī)定程序辦理。無法送交通報并以函的形式傳真到公司，由公司管理部按規(guī)定辦理。內(nèi)部公文的處理公文處理必須堅持“準(zhǔn)確、及時、安全”的原則，公司公文由管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦印和歸檔管理。必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度。公司公文由管理部統(tǒng)一管理，實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、集中化。公文的種類：請示、報告、指示、通告、批復(fù)、通知、通報、決定、函、會議紀(jì)要。各部門要配備專管人員，負(fù)責(zé)本部文書資料的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、整理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。外來的文件，管理部專管人員統(tǒng)一簽收、拆封、登記、呈閱、分發(fā)，并按不同處理。內(nèi)容重要的急件，應(yīng)立即送至管理部處理,再由管理部轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)閱批。領(lǐng)導(dǎo)參加會議帶回的文件，在匯報和傳閱后，應(yīng)由管理部立卷歸檔管理。公文的存檔公文辦理完畢后，個人一般不得保留，應(yīng)及時存檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，存檔公文應(yīng)當(dāng)使用打印件，手寫的應(yīng)當(dāng)使用鋼筆或簽字筆，字跡要清楚，存檔公文一般用A4紙。公文由公司管理部專人統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。外來公文需經(jīng)公司管理部批準(zhǔn)后，才可翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的份數(shù)和印發(fā)范圍。備歸檔和存查價格的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文，按照有關(guān)規(guī)定移、清退。公文處理結(jié)果的檢查各部門要有專人負(fù)責(zé)文件的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文簿檢查歸檔，以防遺漏。各部門工作中形成的文書，包括文件、會議紀(jì)要、決定、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料進(jìn)行保存,以備查閱。.公司檔案保管制度規(guī)定公司辦公室應(yīng)有存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)，庫存檔案必須賬物相符。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終進(jìn)行整理。經(jīng)確定需要銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。借閱檔案必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。.業(yè)務(wù)招待管理規(guī)定各類業(yè)務(wù)招待由公司管理部統(tǒng)一歸口管理、業(yè)務(wù)部門自行組織。業(yè)務(wù)招待的一般原則業(yè)務(wù)招待為工作所必須，不得進(jìn)行與工作無關(guān)的招待。業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)控制，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)招待。從加強工作作風(fēng)建設(shè)的角度，有效組織業(yè)務(wù)招待，嚴(yán)禁形成不良風(fēng)氣。招待用餐的規(guī)定第7頁共9頁業(yè)務(wù)部門需組織招待用餐，應(yīng)事先向公司管理部備案。組織招待用餐，應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定合理的標(biāo)準(zhǔn)。招待后，應(yīng)當(dāng)及時辦理報銷手續(xù)。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，公司將逐步落實招待費用責(zé)任，并與所在部門的工作業(yè)績、經(jīng)濟利益相掛鉤。對外贈送各類禮品，納入公司的例外業(yè)務(wù)控制。凡確需對外贈送禮品的，由所在業(yè)務(wù)部門提出書面報告，詳細(xì)說明贈送禮品的必要性及所需禮品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，經(jīng)公司管理部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司管理部統(tǒng)一采購，業(yè)務(wù)部門按需領(lǐng)取。.會議安排規(guī)定公司的各類會議由公司管理部統(tǒng)一辦理。公司管理部其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會議會務(wù)工作，包括：（1）下達(dá)會議通知；（2）負(fù)責(zé)發(fā)放入場證件、會議相關(guān)材料等；（3）迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務(wù)結(jié)算。通知發(fā)出后，應(yīng)即落實有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并統(tǒng)計好參會人數(shù)。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性別、職務(wù)等項。大型會議需印制會議指南，內(nèi)容包括參會人員及會務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內(nèi)容。（會議秩序冊應(yīng)在參會人員報到時發(fā)放）需分組座談的，應(yīng)指定座談地點、召集人等。.其他事項的管理公司股權(quán)由公司管理部按照有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一管理。公司勞動保護(hù)用品由公司管理部統(tǒng)一采購（或領(lǐng)?。l(fā)放，具體標(biāo)準(zhǔn)另行確定。公司的工商行政管理工作由公司管理部統(tǒng)一辦理。10附則10.1本制度未盡事宜按有關(guān)政策規(guī)定執(zhí)行，或根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要另行確定。

10.210.3附錄與本制度相關(guān)QG/HA2007-04-04-001QG/HA2007-04-04-002QG/HA2007-04-04-003QG/HA2007-04-04-004QG/HA2007-04-04-005QG/HA2007-04-0