Excel公式應(yīng)用常見錯誤及處理

在利用Excel完成任務(wù)的過程中，公式被使用得非常多，能夠解決各種各樣的問題。但是，這并不意味著公式的運用總會一帆風(fēng)順，如果我們運用函數(shù)和公式的時候稍微不仔細，公式就可能返回一些奇怪的錯誤代碼，這可不是我們希望得到的結(jié)果?？吹竭@些奇怪的錯誤代碼，有的朋友可能會手忙腳亂，甚至感到煩躁。其實，任何錯誤均有它內(nèi)在的原因，下面我們就通過實例剖析，和大家探討根據(jù)公式返回錯誤值的代碼識別錯誤的類型和原因，以及相應(yīng)的處理方法，幫助朋友們輕松地應(yīng)對各種常見錯誤。一、#DIV/0!錯誤常見原因：如果公式返回的錯誤值為“#DIV/0!”，這是因為在公式中有除數(shù)為零，或者有除數(shù)為空白的單元格(Excel把空白單元格也當(dāng)作0)。處理方法：把除數(shù)改為非零的數(shù)值，或者用IF函數(shù)進行控制。具體方法請參見下面的實例。具體實例：如圖1的所示的工作表，我們利用公式根據(jù)總價格和數(shù)量計算單價，在D2單元格中輸入的公式為“=B2/C2”，把公式復(fù)制到D6單元格后，可以看到在D4、D5和D6單元格中返回了“#DIV/0!”錯誤值，原因是它們的除數(shù)為零或是空白單元格。假設(shè)我們知道“鼠標(biāo)”的數(shù)量為“6”，則在C4單元格中輸入“6”，錯誤就會消失(如圖2)。假設(shè)我們暫時不知道“錄音機”和“刻錄機”的數(shù)量，又不希望D5、D6單元格中顯示錯誤值，這時可以用IF函數(shù)進行控制。在D2單元格中輸入公式“=IF(ISERROR(B2/C2)，""，B2/C2)”，并復(fù)制到D6單元格。可以看到，D5和D6的錯誤值消失了，這是因為IF函數(shù)起了作用。整個公式的含義為：如果B2/C2返回錯誤的值，則返回一個空字符串，否則顯示計算結(jié)果。說明：其中ISERROR(value)函數(shù)的作用為檢測參數(shù)value的值是否為錯誤值，如果是，函數(shù)返回值TRUE，反之返回值FALSE.。二、#N/A錯誤常見原因：如果公式返回的錯誤值為“#N/A”，這常常是因為在公式使用查找功能的函數(shù)(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)時，找不到匹配的值。處理方法：檢查被查找的值，使之的確存在于查找的數(shù)據(jù)表中的第一列。具體實例：在如圖4所示的工作表中，我們希望通過在A10單元格中輸入學(xué)號，來查找該名同學(xué)的英語成績。B10單元格中的公式為“=VLOOKUP(A10，A2：E6，5，F(xiàn)ALSE)”，我們在A10中輸入了學(xué)號“107”由于這個學(xué)號，由于在A2：A6中并沒有和它匹配的值，因此出現(xiàn)了“#N/A”錯誤。如果要修正這個錯誤，則可以在A10單元格中輸入一個A2：A6中存在的學(xué)號，如“102”，這時錯誤值就不見了(如圖5)。說明一：關(guān)于公式“=VLOOKUP(A10，A2：E6，5，F(xiàn)ALSE)”中VLOOKUP的第四個參數(shù)，若為FALSE，則表示一定要求完全匹配lookup_value的值;若為TRUE，則表示如果找不到完全匹配lookup_value的值，就使用小于等于lookup_value的最大值。說明二：出現(xiàn)“#N/A”錯誤的原因還有其他一些，選中出現(xiàn)錯誤值的B10單元格后，會出現(xiàn)一個智能標(biāo)記，單擊這個標(biāo)記，在彈出的菜單中選擇“關(guān)于此錯誤的幫助”(如圖6)，就會得到這個錯誤的詳細分析(如圖7)，通過這些原因和解決方法建議，我們就可以逐步去修正錯誤，這對其他的錯誤也適用。三、#NAME?錯誤常見原因：如果公式返回的錯誤值為“#NAME?”，這常常是因為在公式中使用了Excel無法識別的文本，例如函數(shù)的名稱拼寫錯誤，使用了沒有被定義的區(qū)域或單元格名稱，引用文本時沒有加引號等。處理方法：根據(jù)具體的公式，逐步分析出現(xiàn)該錯誤的可能，并加以改正，具體方法參見下面的實例。具體實例：如圖8所示的工作表，我們想求出A1：A3區(qū)域的平均數(shù)，在B4單元格輸入的公式為“=aveage(A1：A3)”，回車后出現(xiàn)了“#NAME?”錯誤(如圖8)，這是因為函數(shù)“average”錯誤地拼寫成了“aveage”，Excel無法識別，因此出錯。把函數(shù)名稱拼寫正確即可修正錯誤。選中C4單元格，輸入公式“=AVERAGE(data)”，回車后也出現(xiàn)了“#NAME?”錯誤(如圖9)。這是因為在這個公式中，我們使用了區(qū)域名稱data，但是這個名稱還沒有被定義，所以出錯。改正的方法為：選中“A1：A3”單元格區(qū)域，再選擇菜單“名稱→定義”命令，打開“定義名稱”對話框，在文本框中輸入名稱“data”單擊“確定”按鈕(如圖10)。返回Excel編輯窗口后，可以看到錯誤不見了(如圖11)。選中D4單元格，輸入公式“=IF(A1=12，這個數(shù)等于12，這個數(shù)不等于12)”，回車后出現(xiàn)“#NAME?”錯誤(如12)，原因是引用文本時沒有添加引號。

修改的方法為：對引用的文本添加上引號，特別注意是英文狀態(tài)下的引號。于是將公式改為“=IF(A1=12，"這個數(shù)等于12"，"這個數(shù)不等于12")”(如圖13)。四、#NUM!錯誤常見原因：如果公式返回的錯誤值為“#NUM!”，這常常是因為如下幾種原因：當(dāng)公式需要數(shù)字型參數(shù)時，我們卻給了它一個非數(shù)字型參數(shù);給了公式一個無效的參數(shù);公式返回的值太大或者太小。處理方法：根據(jù)公式的具體情況，逐一分析可能的原因并修正。具體實例：在如圖14所示的工作表中，我們要求數(shù)字的平方根，在B2中輸入公式“=SQRT(A2)”并復(fù)制到B4單元格，由于A4中的數(shù)字為“-16”，不能對負數(shù)開平方，這是個無效的參數(shù)，因此出現(xiàn)了“#NUM!”錯誤。修改的方法為把負數(shù)改為正數(shù)即可。五、#VALUE錯誤常見原因：如果公式返回的錯誤值為“#VALUE”，這常常是因為如下幾種原因：文本類型的數(shù)據(jù)參與了數(shù)值運算，函數(shù)參數(shù)的數(shù)值類型不正確;函數(shù)的參數(shù)本應(yīng)該是單一值，卻提供了一個區(qū)域作為參數(shù);輸入一個數(shù)組公式時，忘記按Ctrl+Shift+Enter鍵。處理方法：更正相關(guān)的數(shù)據(jù)類型或參數(shù)類型;提供正確的參數(shù);輸入數(shù)組公式時，記得使用Ctrl+Shift+Enter鍵確定。具體實例：如圖15的工作表，A2單元格中的“壹佰”是文本類型的，如果在B2中輸入公式“=A2*2”，就把文本參與了數(shù)值運算，因此出錯。改正方法為把文本改為數(shù)值即可。圖16中，在A8輸入公式“=SQRT(A5：A7)”，對于函數(shù)SQRT，它的參數(shù)必須為單一的參數(shù)，不能為區(qū)域，因此出錯。改正方法為修改參數(shù)為單一的參數(shù)即可。如圖17的工作表，如果要想用數(shù)組公式直接求出總價值，可以在E8單元格中輸入公式“{=SUM(C3：C7*D3：D7)}”，注意其中的花括號不是手工輸入的，而是當(dāng)輸入完成后按下Ctrl+Shift+Enter鍵后，Excel自動添加的。如果輸入后直接用Enter鍵確定，則會出現(xiàn)“#VALUE”錯誤。修改的方法為：選中E8單元格后激活公式欄，按下Ctrl+Shift+Enter鍵即可，這時可以看到Excel自動添加了花括號(如圖18)。六、#REF!錯誤常見原因：如果公式返回的錯誤值為“#REF!”，這常常是因為公式中使用了無效的單元格引用。通常如下這些操作會導(dǎo)致公式引用無效的單元格：刪除了被公式引用的單元格;把公式復(fù)制到含有引用自身的單元格中。處理方法：避免導(dǎo)致引用無效的操作，如果已經(jīng)出現(xiàn)錯誤，先撤銷，然后用正確的方法操作。具體實例：如圖19的工作表，我們利用公式將代表日期的數(shù)字轉(zhuǎn)換為日期，在B2中輸入了公式“=DATE(lef(A2，4)，MID(A2，5，2)，RIGHT(A2，2))”并復(fù)制到B4單元格。這時如果把A2：A4單元格刪除，則會出現(xiàn)“#REF!”錯誤(如圖20)，這是因為刪除了公式中引用的單元格。先執(zhí)行“撤消刪除”命令，然后復(fù)制B2：B4單元格區(qū)域到A2：A4，也會出現(xiàn)“#REF!”錯誤(如圖21)，這是因為把公式復(fù)制到了含有引用自身的單元格中。由于這時已經(jīng)不能撤銷，所以我們先把A2：A4中的數(shù)據(jù)刪除，然后設(shè)置單元格格式為“常規(guī)”，在A2：A4中輸入如圖19所示的數(shù)據(jù)。為了得到轉(zhuǎn)換好的日期數(shù)據(jù)，正確的操作方法為：先把B2：B4復(fù)制到一個恰當(dāng)?shù)牡胤?，如D2：D4，粘貼的時候執(zhí)行選擇性粘貼，把“數(shù)值”粘貼過去。這時D2：D4中的數(shù)據(jù)就和A列及B列數(shù)據(jù)“脫離關(guān)系”了，再對它們執(zhí)行刪除操作就不會出錯了(如圖22)。說明：要得到圖22的效果，需要設(shè)置D2：D4的格式為“日期”。七、#NULL!錯誤導(dǎo)致原因：如果公式返回的錯誤值為“#NULL!”，這常常是因為使用了不正確的區(qū)域運算符或引用的單元格區(qū)域的交集為空。處理方法：改正區(qū)域運算符使之正確;更改引用使之相交。具體實例：如圖23所示的工作表中，如果希望對A1：A10和C1：C10單元格區(qū)域求和，在C11單元格中輸入公式“=SUM(A1：A10C1：C10)”，回車后出現(xiàn)了“#NULL!”錯誤，這是因為公式中引用了不相交的兩個區(qū)域，應(yīng)該使用聯(lián)合運算符，即逗號(，)。改正